Cong tac van thu luu tru doanh nghiep

Chẳng hạn các DN sản xuất thì tài liệu chủ yếu là các tài liệu thiết kế chế tạo, DN thương mại thì chủ yếu hình thành nên các HĐKT và tài liệu có liên quan đến qúa trình [r]

CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ DOANH NGHIỆP

TÀI LIỆU THAM KHẢO CỦA HỌC PHẦN

1 Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, HN, 1990

2 Giáo trình Lưu trữ, NXB Văn hóa Thơng tin, HN, 2006

3 Vũ Thị Phụng, Nguyễn Thị Kim Bình: Tập giảng Công tác văn thư, lưu trữ doanh nghiệp

4 Luật Doanh nghiệp số 60/2005/QH11 ngày 29/11/2005 (có hiệu lực thi hành từ 01/7/ 2006)

5 Pháp lệnh Lưu trữ Quốc Gia 2001

7 Nghị định số 88/2006/NĐ-CP ngày 29/8/2006 đăng ký kinh doanh

8 Công văn số 26/LTNN-NVĐP ngày 22/01/2003 Cục LTNN hướng dẫn xây dựng ban hành Danh mục quan tổ chức thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh lưu trữ huyện

10 Quyết định số 115/QĐ-VTLTNN ngày 25/5/09 Cục Văn thư Lưu trữ NN ban hành Danh mục số quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào TTLTQG II.

12 Quyết định số 13/QĐ-LTNN ngày 23/2/2001 Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành Quy định thẩm quyền quản lý sưu tầm, thu thập tài liệu Trung tâm lưu trữ quốc gia.

13 Từ điển lưu trữ Việt Nam.

BỐ CỤC CỦA HỌC PHẦN

• Chương I: Một số vấn đề chung doanh nghiệp tài liệu lưu trữ doanh nghiệp

Đề kiểm tra hệ số 1

Lớp chức Cao đẳng VTLT K1

• Bằng ví dụ cụ thể, trình bày ý nghĩa, tác dụng tài liệu lưu trữ doanh nghiệp

CHƯƠNG I: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ DOANH NGHIỆP VÀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP

• I Một số vấn đề chung doanh nghiệp

I Một số vấn đề chung doanh nghiệp

• Khái niệm doanh nghiệp

1 Khái niệm doanh nghiệp

• Doanh nghiệp khái niệm chung để loại hình doanh nghiệp

2 Các loại hình doanh nghiệp

• Tuỳ theo (tiêu chí) phân loại, có thể phân chia doanh nghiệp theo nhiều cách khác nhau:

• Theo ngành sản xuất kinh doanh: có doanh nghiệp cơng nghiệp, doanh nghiệp nông nghiệp, doanh nghiệp lâm nghiệp, doanh nghiệp giao thơng vận tải…

• Theo hình thức sở hữu có doanh nghiệp nhà nước doanh nghiệp dân doanh (ngoài quốc doanh) Trong đó, theo luật doanh nghiệp quy định doanh nghiệp nhà nước doanh nghiệp nhà nước sở hữu 50% vốn điều lệ.

Luật doanh nghiệp số 60/2005/QH11 ngày 29/11/2005 (có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2006) cho phép thành lập hoạt động loại

hình doanh nghiệp thuộc thành phần kinh tế, bao gồm:

• Doanh nghiệp nhà nước • Doanh nghiệp tư nhân

• Cơng ty (TNHH, cổ phần, hợp danh)

• Nhóm cơng ty (Cơng ty mẹ-cơng ty con, Tập đồn KT, Các hình thức khác)

• DN có vốn nước ngồi (Liên doanh, 100% vốn nước

2.1 Doanh nghiệp nhà nước

• Là DN Nhà nước sở hữu 50% vốn điều lệ

• DNNN tổ chức KT Nhà nước sở hữu 50% vốn điều lệ có cổ phần, góp vốn chi

2.2 Doanh nghiệp tư nhân

• DNTN khơng phát hành loại chứng khốn nào.

• Mỗi cá nhân quyền thành lập một DNTN.

2.3 Công ty

* Cơng ty TNHH

• Căn vào số lượng TV, C.ty TNHH chia thành loại:

• Công ty TNHH thành viên DN tổ

chức cá nhân làm chủ sở hữu (sau gọi chủ sở hữu c.ty); chủ sở hữu c.ty chịu trách nhiệm khoản nợ nghĩa vụ tài sản khác c.ty phạm vi vốn điều lệ c.ty

• Cơng ty TNHH hai thành viên trở lên

DN, TV tổ chức, cá nhân; số lượng TV không vượt qúa 50.

• TV chịu trách nhiệm khoản nợ nghĩa vụ tài sản khác DN phạm vi số vốn cam kết góp vào DN.

• C.ty TNHH có tư cách pháp nhân kể từ ngày cấp giấy chứng nhận đăng ký KD.

* Công ty cổ phần

• Cơng ty cổ phần DN, có đặc điểm sau:

• Vốn điều lệ chia thành nhiều phần bằng gọi cổ phần Có thể có nhiều loại cổ phần Cổ phần tự chuyển nhượng.

• Trách nhiệm cổ đông giới hạn trong phạm vi vốn góp vào c.ty • C.ty cổ phần có tư cách pháp nhân kể từ ngày cấp giấy chứng nhận đăng ký KD.

* Cơng ty hợp danh

• Là loại hình DN xuất VN từ năm 2000 Cho đến nay, số lượng DN loại không nhiều có đặc điểm sau:

• TV hợp danh chịu trách nhiệm liên đới vô hạn tồn tài sản khoản nợ nghĩa vụ khác DN; TV góp vốn chịu trách nhiệm phạm vi giá trị số vốn góp vào c.ty TV hợp danh có quyền quản lý điều hành hoạt động KD c.ty; thành viên góp vốn khơng có quyền quản lý c.ty Trường hợp TV góp vốn tham gia quản lý điều hành c.ty TV coi TV hợp danh

• C.ty hợp danh có tư cách pháp nhân

2.4 Nhóm cơng ty

• Nhóm cơng ty tập hợp cơng ty có mối quan hệ gắn bó lâu dài với lợi ích kinh tế, cơng nghệ, thị trường các dịch vụ kinh doanh khác.

• Nhóm cơng ty bao gồm hình thức sau:

- Công ty mẹ - công ty - Tập đoàn kinh tế

2.5 Doanh nghiệp có vốn nước ngồi

• Cơng ty liên doanh: Do nhiều bên

đứng góp vốn để thành lập, sở hợp đồng liên doanh bên theo ký kết CP nước, bên CP Việt Nam

• Nguyên tắc liên doanh: Các bên góp vốn theo quy định Nhà nước VN

• Cơng ty nước ngồi góp tối đa 70%, VN góp tối thiểu 30% (chủ yếu đất đai)

• Cơng ty 100% vốn nước ngoài: Là DN tổ chức, cá nhân nước đầu tư 100% vốn phải CP VN cho phép thành lập

• Cty 100% vốn nước ngồi đầu tư vào VN thuê đất địa phương

• Tài sản Dn thuộc sở hữu tổ chức, cá nhân nước ngồi

• Có tư cách pháp nhân bình đẳng với DNVN sản xuất, kinh doanh

2.6 Hợp tác xã

• Là tổ chức KT tự chủ người lao động có nhu cầu, lợi ích chung, tự nguyện góp vốn, góp sức lập theo quy định pháp luật để phát huy sức mạnh tập thể của xã viên nhằm giúp thực có hiệu hoạt động sản xuất, kd, dịch vụ cải thiện đời sống, góp phần phát triển KTXH đất nước

Đặc điểm

• Góp vốn tiền phương tiện

• Trường hợp góp vốn phương tiện tài sản mang tính cá nhân, khơng phải tài sản chung

Các loại hình Hợp tác xã

• HTX nơng nghiệp

• HTX cơng nghiệp (HTX vận tải)

II Khái niệm, đặc điểm, ý nghĩa tác dụng

của TLLT các doanh nghiệp

• Khái niệm tài liệu lưu trữ doanh nghiệp

• Đặc điểm tài liệu lưu trữ doanh nghiệp

1 Khái niệm tài liệu lưu trữ doanh nghiệp

• TLLTDN tài liệu có giá trị, lựa chọn từ toàn khối tài liệu hình thành qúa trình hoạt động DN, bảo quản kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho mục đích của DN xã hội.

• Tài liệu lưu trữ quốc gia tài liệu có giá trị

2 Đặc điểm tài liệu lưu trữ doanh nghiệp

• Đặc điểm chung

• TLLTDN chứa đựng thơng tin qúa khứ, phản ánh qúa trình hình thành phát triển DN

• Độ xác cao Độ xác thể việc

nội dung VBDN ban hành khơng trái với quy định PL Tính xác thể rõ yêu cầu kỹ thuật thể vẽ, tài liệu thiết kế…

• Được Nhà nước quản lý tập trung thống nhất TLLTDN

• VD: Thơng tư số 02/2006/TT-BXD ngày 17/5/2006 Bộ

Xây dựng hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thiết kế, BVHC cơng trình XD, quy định:

• + Hs thiết kế, BVHCCTXD nộp lưu trữ phải có đầy đủ dấu chữ ký quan, tổ chức, cá nhân lập hs, có chữ ký chủ nhiệm thiết kế chủ trì thiết kế (đối với hs thiết kế) • + Các bv thiết kế phải đảm bảo hình thức, quy cách theo tiêu

chuẩn quy định hành Các BVHC phải có dấu “Bản vẽ hồn cơng” nhà thầu thi cơng XD có danh mục bv • + Các vb hs lưu trữ vb phê duyệt dự án, vb phê

duyệt báo cáo KTKT (trường hợp phải lập báo cáo KTKT), vb thẩm định thiết kế, vb phê duyệt thiết kế, vb nghiệm thu bàn giao CT đưa vào sử dụng…trường hợp khơng cịn thay hợp pháp

* Đặc điểm đặc thù

• Một số vb DN mẫu hóa

mẫu bảng biểu kế tốn, thuế Đặc biệt số nhóm tài liệu KHKT cịn quy định cụ thể hình thức quy cách hs lưu trữ

• TLLTDN phải hợp pháp có thể lưu trữ những dạng thức phong phú, đại ở dạng băng từ, đĩa từ.

• VD: Quyết định số 218/2000/QĐ-BTC ngày

29/12/2000 Bộ Tài v/v ban hành Chế độ lưu trữ tài liệu kế tốn, có quy định như sau:

• Tài liệu kế toán phải bảo quản, lưu trữ theo quy định Chế độ tài liệu kế tốn ghi chép giấy, có giá trị kế tốn, bao gồm:

• Chứng từ kế toán, gồm: chứng từ gốc chứng từ ghi sổ

• Sổ kế tốn, gồm: sổ kế tốn chi tiết, thẻ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp

• Ví dụ: Hồ sơ đăng ký KD DN tư nhân (được

quy định Điều 16 Luật doanh nghiệp) bao gồm vb, tài liệu sau:

• Giấy đề nghị ĐKKD theo mẫu thống quan ĐKKD có thẩm quyền quy định

• Bản Giấy chứng minh ND, hộ chiếu chứng thực cá nhân hợp pháp khác

• VB xác nhận vốn pháp định quan, tổ chức có thẩm quyền DN kinh doanh ngành, nghề mà theo quy định PL phải có vốn pháp định

3 Ý nghĩa, tác dụng TLLT doanh nghiệp

• 3.1 Đối với doanh nghiệp

• Là nguồn thơng tin phong phú giúp lãnh đạo DN đưa định kịp thời, xác phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành sản xuất KD DN

• TLLT giúp DN lưu giữ bí riêng kỹ thuật, cơng nghệ quản lý.

• Là chứng thuyết minh cho hoạt động KD pháp luật DN có thanh tra, kiểm tra quan NN có thẩm quyền

3.2 Đối với quốc gia

• TLLT DN nguồn thông tin phản ánh khách quan đường lối đổi sách KT Đảng, NN thời gian qua, phản ánh phát triển KT đất nước

• Khi tham gia hội nhập quốc tế, qua hoạt động KD với đối tác nước ngoài, DNVN tạo nhiều TLLT phản ánh phần sách phát triển quan hệ đối ngoại kinh tế Đảng NN.

• Để quản lý TLLT DN, NN

• VD: Báo Lao động số 91/2008 (7895) có đưa tin:

CHƯƠNG II: TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ TRONG DOANH NGHIỆP

I.Tổ chức quản lý công tác lưu trữ DN

1 Những quy định Nhà nước công tác lưu trữ doanh nghiệp

2 Tổ chức phận phụ trách công tác lưu trữ tuyển chọn cán

3 Ban hành Quy chế, Quy định công tác lưu trữ

1 Những quy định NN công tác lưu trữ DN

• Điều 12-Luật Doanh nghiệp • Luật Kế tốn

• Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia 2001

• Quyết định số: 218/2000/QĐ-BTC ngày 29/12/2000 Bộ Tài việc ban hành chế độ lưu trữ tài liệu kế toán

• Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 CP quy định chi tiết thi hành số điều PLLTQG

• Quyết định số: 321/QĐ-VTLTNN ngày 22/8/2005 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước v/v ban hành Quy trình chỉnh lý tài liệu

• Quyết định số: 5270/QĐ-BTC ngày 30/12/2005 Bộ Tài v/v ban hành Bảng thời hạn bảo quản hs, tài liệu Bộ Tài

• Thơng tư số: 02/2006/TT-BXD ngày 17/5/2006 BXD hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thiết kế, BVHCCTXD

• Quyết định số 115/QĐ-VTLTNN ngày 25/5/09 Cục Văn thư Lưu trữ NN ban hành Danh mục số quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào TTLTQG II.

2 Tổ chức phận phụ trách công tác lưu trữ và tuyển chọn cán bộ

• Đối với DN phải giao nhiệm vụ cho phận đảm nhiệm (Phòng HC, phòng HCTC VP) Việc bố trí số lượng cán phụ trách công tác lưu trữ phụ thuộc quy mô DN

• DN vừa nhỏ lấy cán trình độ trung cấp, sơ cấp lưu trữ, DN lớn phải có cán có trình độ đại học tương đương.(VD Ngân hàng BIDV)

• Về đạo đức, phẩm chất cán làm cơng tác lưu trữ DN ngồi phẩm chất cần thiết phải có người cán lưu trữ nói chung thiết phải giữ kín thơng tin tài liệu lưu trữ DN, TLLT đặc biệt quan trọng

3 Ban hành Quy chế, Quy định cơng tác lưu trữ

• Các DN phải ban hành hướng dẫn, quy định công tác lưu trữ Hầu hết DN chưa có quy chế công tác lưu trữ Đa phần DNNN chụp văn đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ NN sau gửi cho đơn vị, thiếu hướng dẫn cụ thể nên đơn vị khó khăn thực

• Ở DN tư nhân c.ty nhỏ chưa có quy định có quy định miệng

• Quy trình XD ban hành quy chế, quy định công

tác lưu trữ.

• Các DN cần tiến hành cơng việc sau:

• Về lý luận, DN phải sưu tầm tất quy định NN quan cấp công tác lưu trữ, sau đó, tiến hành hệ thống hóa quy định

• Về thực tiễn:

• + Vận dụng quy định vào DN: quy định áp dụng vào, quy định không áp dụng

• + Từ thực tiễn DN, đề nghị với lãnh đạo cho phép ban hành quy định cho DN Nếu lãnh đạo đồng ý cán lưu trữ soạn thảo quy chế Bản dự thảo phải có ý kiến đóng góp cá nhân, đơn vị có liên quan

• Hình thức VB là: Quy định, Quy chế

• Trong thời gian đầu ban hành quy định tạm thời Sau thời gian thực thấy phù hợp nâng lên thành quy chế thức ban hành kèm theo Quyết định lãnh đạo

• Bố cục Quy chế

• Những ban hành Quy chế

• Những quy định chung: từ ngữ, thuật ngữ (khái niệm) dùng Quy chế, số nguyên tắc bản, nguyên tắc chung…

• Những quy định cụ thể cơng tác lưu trữ: điều thực chất quy phạm gồm phần: giả định, quy định, chế tài Đối với quy chế tạm thời phần chế tài nên quy định vừa phải, nên quy định chung “Cán bị….nếu vi phạm….”

• Trách nhiệm, đối tượng thi hành • Trách nhiệm đạo lãnh đạo

• Trách nhiệm cán thực cơng việc có liên quan đến cơng tác lưu trữ

• Hiệu lực văn bản • Thời gian

• Văn hết hiệu lực có văn khác

• Văn ban hành theo Quyết định ………

4 Bố trí xây dựng kho lưu trữ

• Theo nguyên tắc quản lý tập trung thống TLLT tài sản chung quan, thuộc sở hữu NN quan NN có DN thiết phải bố trí xây dựng KLT

• DN tư nhân, tài liệu lưu trữ thuộc sở hữu cá nhân sở hữu pháp luật bảo đảm → Ở DN tư nhân, việc xây dựng kho phụ thuộc vào định chủ DN

• Đối với c.ty quyền sở hữu thuộc tập thể, có kho chung

• Ở cơng ty TNHH, c.ty cổ phần việc xây dựng kho Hội đồng thành viên định

• Cơng ty liên doanh hai bên định việc XD kho

• Cơng ty 100% vốn nước ngồi phía nước định

Yêu cầu nhà kho bảo quản tài liệu

• VD quy định nơi lưu trữ tài liệu kế toán

(Điều 5- Quyết định số: 218/2000/QĐ-BTC ngày 29/12/2000 Bộ Tài v/v ban hành chế độ lưu trữ tài liệu kế toán)

• - Tài liệu kế tốn đơn vị LT

kho đơn vị đó.

• - Tài liệu kế tốn c.ty liên doanh, c.ty

• - Tài liệu kế toán đơn vị giải thể,

• - Tài liệu kế tốn đơn vị cổ phần hóa, chuyển

đổi hình thức sở hữu bao gồm tài liệu kế toán các niên độ kế toán tài liệu kế tốn liên quan đến cổ phần hóa, chuyển đổi hình thức sở hữu phải lưu trữ đơn vị chủ sở hữu hoặc lưu trữ nơi theo định cổ phần hóa, chuyển đổi hình thức sở hữu.

• - Tài liệu kế toán niên độ kế toán kết

II Quy trình nghiệp vụ lưu trữ DN

1 Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

3 Chỉnh lý tài liệu

4 Thống kê tài liệu lưu trữ

5 Xây dựng cơng cụ tra tìm tài liệu Bảo quản tài liệu lưu trữ

1 Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ

• Sự cần thiết phải thu thập tài liệu lưu trữ doanh nghiệp

• Do ý nghĩa, giá trị nhiều mặt khối TLLT hình thành hoạt động doanh nghiệp;

• Do quy định pháp luật hành.

• Điều PLLTQG năm 2001 xác

• PGS.TS Dương Văn Khảm (nguyên Cục

* Thực trạng thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ doanh nghiệp

• Tại lưu trữ Bộ lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc TW tình hình thu thập TLLT DN chưa có nhiều biến chuyển Một số bộ, quan ngang bước đầu triển khai việc thu thập tài liệu DN như: Bộ Kế hoạch Đầu tư, Bộ Công thương, Giao thông vận tải, Khoa học-Công

nghệ…Tuy nhiên, vấn đề thu thập TLLT khối DN số tồn sau:

• Các Bộ chưa có VB đạo công tác

thu thập tài liệu đơn vị sản xuất, KD.

• Việc thu thập tài liệu cịn mang tính bị

• Ở số tiến hành việc thu

• Tại TTLTQG, cụ thể Trung tâm III, công tác thu thập tài liệu đơn vị, sản xuất KD vài năm gần đây đã có những chuyển biến đáng kể. Trung tâm thu thập hàng trăm mét giá tài liệu có liên quan đến nhiều đơn vị sản xuất, KD thuộc Bộ Kế hoạch-Đầu tư, Khoa học-Công nghệ, Giao thơng vận tải…Ngồi ra, Trung tâm cịn thu nhiều tài liệu Tập đồn Dầu khí QGVN, tổng công ty Điện lực VN Thành

* Giải pháp thu thập tài liệu DN vào lưu trữ

• Tăng cường cơng tác kiểm tra, giám sát việc thực quy định NN nghiệp vụ

• NN cần NC để XD ban hành Danh mục thành

• * Lưu ý:

• Đối với DNNN việc thu thập TL tiến hành

cơ quan NN, nhiên DNNN, TL số số phận, đơn vị lãnh đạo DN xét thấy cần thiết không phải giao nộp vào LT Ví dụ: TL tài chính, kế tốn, TL thiết kế mẫu, mã hàng hóa số TL liên quan đến KD…nhưng phải bảo quản đơn vị.

• Đối với DN ngồi quốc doanh khơng có KLT chung

thì TLLT thu bảo quản đơn vị, phận Ví dụ: phận kế tốn bảo quản TL phận mình.

• Thời gian thu thập TL vào KLT chung thực theo quy

2 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

2.1 Các nguyên tắc

• * Nguyên tắc tính Đảng

ã Vn dng nguyờn tắc XĐGTTL phải đứng quan điểm ng ú l:

ã TL đ a vào bảo quản LT phải nhằm bảo vệ lợi ích ND, dân tộc, Đảng NN Ưu tiên lựa chọn bảo quản lâu dài TL phản ánh đ ờng lối, sách phát triển KT Đảng, NN

ã * Nguyên tắc lịch sử:

ã * Nguyên tắc toàn diện tổng hợp

• Giá trị TL nhiều tr ờng hợp đ ợc thể qua nội dung, hình thức TL, đồng thời cịn phụ thuộc vào mục đích ng ời sử dụng Đối với TLLT DN giá trị thực tiễn th ờng đ ợc thể rõ ràng phản ánh kết qủa hoạt động sản xuất, kinh doanh DN Tuy nhiờn, xem xét giá trị TLLT phải chỳ ý đến mối quan hệ hữu với TL khác mối

• Như vậy, DN, nguyên tắc

có thể áp dụng vào XĐGTTL, nhiên cần phải lưu ý:

• - Phải nắm lịch sử hình thành phát

triển DN, mốc lịch sử quan trọng của DN kiện quan trọng, bật liên quan đến qúa trình phát triển DN.

• - Tất tài liệu DN giúp DN

• + Những TL liên quan đến nhân vật

đảm nhận chức vụ quan trọng có vai trị đặc biệt quan trọng DN Ví dụ: Giám đốc DN, giám đốc chuyển DN sang cổ phần.

• + Những TL liên quan đến đất đai, chứng

• + Những tài liệu liên quan đến thành

tựu sản xuất KD VD: TL sự thành công sản phẩm được thị trường chấp nhận.

• + Những TL liên quan đến huy

chương, khen, giải thưởng

2.2 Cỏc tiờu chun

ã * Nhúm tiêu chuẩn chung (xem lại học phần Xác

định giá trị tài liệu thu thập, bổ sung tài liệu vào lu tr)

ã Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung ã Tiêu chuẩn tác giả

ã Tiờu chun ý nghĩa quan, đơn vị hình thành phơng • Tiêu chuẩn trùng lặp thơng tin

• Tiêu chuẩn thời gian địa điểm hình thành tài liệu

• Tiêu chuẩn mức độ hồn chỉnh chất lng ca PLT

ã Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý tài liệu

ã * Nhóm tiêu chuẩn đặc thù

• T.chuẩn nguyên tắc việc giải vấn đề KHKT.

• Trình độ giải pháp KHKT.

• Hiệu qủa kinh tế, kỹ thuật hiệu qủa xã hội.

• Mức độ tiêu chuẩn hóa sản phẩm hay cơng trình.

• Giai đoạn (bước) nghiên cứu, thiết kế

• Đạt trình độ phát minh, sáng chế có giá trị thương mại

• Chiếm giải thưởng thi, triển lãm hội chợ

• Tính độc đáo kiến trúc dân tộc cơng trình xây dựng.

Chỉnh lý tài liệu

3.1 Khái niệm

3.2 Mục đích

• Tổ chức xếp hồ sơ, tài liệu phông hoặc khối tài liệu đưa chỉnh lý cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản khai thác, sử dụng tài liệu;

3.3 Yêu cầu

• Tài liệu sau chỉnh lý hoàn chỉnh phải đạt

được yêu cầu sau:

• Phân loại lập thành hồ sơ hồn chỉnh;

• Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu lưu trữ hành; xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn tài liệu hết giá trị cần loại để tiêu huỷ lưu trữ lịch sử;

• Hệ thống hố hồ sơ, tài liệu;

• Lập cơng cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, tài liệu; sở liệu công cụ tra cứu khác, phục vụ cho việc quản lý, tra cứu, sử dụng;

3.4 Ngun tắc chỉnh lý

• Khơng phân tán phông lưu trữ Tài liệu đơn vị hình thành phơng phải chỉnh lý xếp riêng biệt;

• Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi lập hồ sơ), phải tơn trọng hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải cơng việc

3.5 Quy trình chỉnh lý tài liệu

• Cơng văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 Cục VTLTNN ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành

• Quyết định 321/QĐ-VTLTNN ngày 22/8/2005 Cục VTLTNN v/v ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu

Quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành chính

(theo Cơng văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004)

CHỈNH LÝ TÀI LIỆU

Chuẩn bị chỉnh lý Thực chỉnh lý Kết thúc chỉnh lý

1.Giao nhận tài liệu 2.Vệ sinh sơ vận chuyển

tài liệu địa điểm chỉnh lý 3.Khảo sát tài liệu

4.Thu thập bổ sung tài liệu 5.Biên soạn VB hướng dẫn chỉnh lý lập kế hoạch chỉnh lý

1.Phân loại tài liệu 2.Lập hồ sơ sửa chữa,

hồn thiện hồ sơ 3.Hệ thống hóa hồ sơ

(đơn vị bảo quản) 4.Biên mục hồ sơ (đơn vị bảo quản) 5.Các công việc sau biên mục 6.Thống kê, kiểm tra làm thủ tục tiêu hủy tài liệu loại

7.Đánh số hồ sơ, viết dán nhãn hộp 8.Xây dựng công cụ quản lý

và tra tìm hồ sơ tài liệu

1.Kiểm tra kết chỉnh lý 2.Bàn giao TL, vận chuyển TL

vào kho xếp lên giá 3.Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý

Quyết định 321/QĐ-VTLTNN ngày 22/8/2005

• Nhận tài liệu

• Vận chuyển từ kho bảo quản tài liệu địa điểm chỉnh lý • Vệ sinh sơ tài liệu

• Lập kế hoạch chỉnh lý, biên soạn văn hướng dẫn chỉnh lý:

• Phân loại tài liệu

• Lập hồ sơ chỉnh sửa, hồn thiện hồ sơ • Biên mục phiếu tin

• Kiểm tra việc lập hồ sơ biên mục phiếu tin

• Hệ thống hóa phiếu tin theo phương án hệ thống hóa • 10 Hệ thống hóa hồ sơ theo phiếu tin

• 11 Biên mục hồ sơ

• 13 Bổ sung thơng tin cịn thiếu phiếu tin

• 14 Đánh số thức cho toàn hồ sơ phiếu tin lên bìa hồ sơ

• 15 Vệ sinh, tháo bỏ ghim, kẹp, làm phẳng tài liệu vào bìa hồ sơ

• 16 Đưa hồ sơ vào hộp (cặp) • 17 Viết dán nhãn hộp

• 18 Vận chuyển tài liệu vào kho xếp lên giá • 19 Bàn giao tài liệu

• 20 Nhập phiếu tin vào máy

• 21 Kiểm tra việc nhập phiếu tin • 22 Lập mục lục hồ sơ

• 23 Sắp xếp, thống kê tài liệu loại, bó gói thuyết minh tài liệu loại

Quyết định 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/09

• Giao, nhận tài liệu

• Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản địa điểm chỉnh lý

• Vệ sinh sơ tài liệu

• Khảo sát biên soạn vb hướng dẫn chỉnh lý

• Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại

• Lập hồ sơ chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ, kết hợp với việc xác định giá trị tài liệu theo Hướng dẫn lập hồ sơ

• Kiểm tra, chỉnh sửa việc lập hồ sơ việc biên mục phiếu tin

• Hệ thống hóa phiếu tin theo phương án phân loại

• 10 Hệ thống hóa hồ sơ theo phiếu tin • 11 Biên mục hồ sơ

• 12 Kiểm tra chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ • 13 Đánh số thức cho hồ sơ vào trường

số phiếu tin lên bìa hồ sơ

• 15 Đưa hồ sơ vào hộp (cặp) • 16 Viết dán nhãn hộp

• 17 Vận chuyển TL vào kho xếp lên giá • 18 Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý

• 19 Nhập phiếu tin vào sở liệu

• 20 Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin • 21 Lập mục lục hồ sơ

4 Thống kê tài liệu lưu trữ

• Thống kê TLLT áp dụng ph ơng pháp, các cơng cụ chun mơn để xác định xác số l ợng, chất l ợng thành phần, ni dung

TL i tng khỏc KLT.

ã Đối với DN lớn NN, khèi l ỵng

TLLT t ơng đối nhiều tiến hành thống

kª TLLT theo hai nhãm cơ bản: TL hµnh

chÝnh TL chuyên môn (Vic thng kờ

theo ph ơng pháp ph ơng tiện t ơng tự nh

häc ë học phần Thống kê Cơng cụ tra tìm

• Nhìn chung, DN, tài liệu chun mơn chiếm số lượng lớn, việc thống kê riêng khối tài liệu chuyên môn cần thiết

• Cỏc DNNN phải thực chế độ bỏo thống kê sở công tác VTLT theo Quyết định số: 13/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 Bộ Nội vụ việc ban hành Chế độ báo cáo thống kê sở công tác văn th , l u trữ

• Biểu mẫu báo cáo theo Biểu số: 02/ CS báo cáo thống kê sở (ban hành kèm theo Quyết định trên)

ã Đối với DN khác cuối năm

nên tiến hành công tác thống kª lưu

trữ chủ yếu thống kê TLLT

5 Xây dựng cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ DN

• Cơng cụ tra tìm TLLT phương tiện tra tìm thơng tin tài liệu LTHH LTLS.

• Hầu hết DN sử dụng cơ sở liệu máy tính để quản lý và tra tìm VB Cơ sở liệu

hình thành qúa trình lập mục lục văn bản, MLHS.

6 Bảo quản tài liệu lưu trữ

• Bảo quản TLLT sử dụng biện pháp KHKT để kéo dài tuổi thọ bảo đảm an toàn cho TLLT, nh m ằ phục vụ đ ợc tốt yêu cầu n.cứu, khai thác tài liệu

• TLLT DN gồm nhiều loại: tài liệu hành chính, KHKT&CN, tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử… Các loại tài liệu bị hư hại hại nguyên nhân sau:

• - Do chÊt cÊu thµnh TLLT: tính chất giấy, mực.

ã - Do điều kiện thiên nhiên: nhit , độ ẩm, ánh sáng, bụi, nấm mốc, côn trùng

• Để bảo quản tài liệu, hạn chế tác hại yếu tố DN phải có kho tàng trang bị thiết bị cần thiết

• VỊ trang thiÕt bÞ, DN cần trang bị loại sau:

• - Giỏ: Nếu cú i u ki n nđ ề ệ ờn trang b cị ỏc giá đựng tài liệu l u trữ điều khiển tự động (giỏ compact) s giẽ ỳp tiết kiệm triệt để đ ợc diện tích phịng kho T i thi u c ng ph i trang b ố ể ũ ả ị giỏ kim lo i để đựng cỏc c p, h p t i li u.ặ ộ ệ

ã - Hòm, bìa, cặp, hộp

ã + Hòm: n ớc ta đựng tài liệu hòm ph ơng tiện bảo quản cần thiết, vật liệu làm gỗ kim loại Yêu cầu phải chắn chịu đ ợc lực

ã + Bìa hồ sơ: DN cú th s d ng bể ụ ìa theo m u tiẫ chu n ẩ c a Cơc l u tr÷ ho c m u theo ng nh quy ủ ặ ẫ định, c ng có th ũ ể thi t k mế ế ẫu bìa riêng phù h p v i th c t t i li u t i DN.ợ ự ế ệ • + Hép: s d ng h p theo tiêu chu n c a C c ho c mua ụ ộ ẩ ủ ụ ặ

nh ng h p phi Axit nữ ộ ước ngo i s n xu t.à ả ấ

• Ngo i ra, cà ác DN hi n ang s d ng ph bi n ệ đ ụ ổ ế lo i File để ả b o qu n t i li u v i nhi u ả ệ ề độ d y khác song ph i ả đảm b o yêu c u b n, ch c, b o qu n t t ả ầ ề ắ ả ả ố t i li u.à ệ

ã Tùy theo điều kiện kho tàng khả

kinh phí, cần trang bị m t sè thiÕt bÞ cho ộ

kho l u tr÷ nh : các phương ti n v n ệ ậ

chuy n bao g m thang m¸y, xe đẩy ;

trang thiết bị bảo vƯ cưa chÝnh, cưa sỉ, hƯ

thống báo động; trang thi t bị chống ế

• Với số DN để bảo quản an toàn tài liệu phát minh, sáng chế việc lưu trữ thêm tài liệu bảo hiểm, người ta tiến hành chụp microfilm tài liệu Với tài liệu dạng microfilm cần có tủ bảo quản chuyên dụng phải tủ chống cháy, ngồi cịn phải trang bị máy đọc microfilm máy in tài liệu dạng

• TL kế tốn lưu trữ phải bảo quản theo

pháp luật hành NN bảo vệ TLLT và theo quy định chế độ TL kế toán lưu trữ phải bảo quản KLT đơn vị KLT phải có đủ trang bị, thiết bị bảo quản điều kiện bảo đảm an tồn TL kế tốn lưu trữ như: giá, tủ, phương tiện phòng chống hỏa hoạn; chống ẩm, mốc, chống lũ lụt, mối xông, chuột cắn…

• Người đứng đầu đơn vị phải chịu trách nhiệm

• Trong trường hợp bất khả kháng thiên tai, hỏa hoạn,

TL kế toán bị hư hỏng mất, đơn vị phải thành lập Hội đồng phục hồi, xử lý TL kế toán người đứng đầu đơn vị làm chủ tịch Hội đồng Kế toán trưởng người phụ trách kế toán đại diện phận có liên quan phải tham gia Hội đồng phải thực cơng

việc:

• - Bằng biện pháp phục hồi, bảo toàn TL

phục hồi được.

• - Tiến hành kiểm kê, xác định số TL có, số tài liệu

bị mất, bị hư hỏng khơng thể phục hồi được.

• - Lập biên xác định số TL còn, số tài liệu bị

7 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

Các hình thức tổ chức sử dơng TLLT DN

• Đối với DN hạn chế đối tượng khai thác, sử dụng chủ yếu phục vụ cho nhu cầu giải công việc cán lãnh đạo, nhân viên DN hình thức tổ chức sử dụng giới hạn số hình thức mà theo DN hạn chế tối đa việc dị rỉ thơng tin Các hình thức bao gồm:

• - Tổ chức sử dụng TLLT phòng đọc

Nội dung ơn tập

• 1.Bằng ví dụ cụ thể, trình bày ý nghĩa, tác dụng TLLT doanh nghiệp cụ thể?

• Bằng ví dụ cụ thể, nêu đặc điểm tài liệu lưu trữ doanh nghiệp

• 3.Kể tên tiêu chuẩn cần vận dụng xác định giá trị TLLT doanh nghiệp Cho ví dụ minh hoạ

Nội dung ôn tập

Lớp CĐTC VTLT K1-thành phố HCM

• Ý nghĩa, tác dụng TLLTDN

• Các tiêu chuẩn vận dụng xác định giá trị tài liệu lưu trữ DN

• Các đặc điểm đặc thù TLLT DN