A--Một số nguyên tắc cho những tình huống giao tiếp chốn công sở Tôn trọng danh thiếp Trao đổi danh thiếp khi gặp gỡ ban đầu là việc làm phổ biến bày tỏ sự coi trọng lẫn nhau của dân công sở. Nó thể hiện rằng, bạn đánh giá cao cuộc gặp gỡ hiện tại cũng như các cuộc gặp trong tương lai và mỗi một nền văn hóa có một hình thức trao danh thiếp riêng. Song điểm chung cần lưu ý là khi nhận danh thiếp, hãy dành thời gian nghiên cứu thông tin trên đó. Sẽ không hại gì khi nhớ tên của một đối tác tiềm năng. Và bạn sẽ bị cho là thô lỗ nếu thuận tay nhét tấm danh thiếp vào túi áo gần tay bạn nhất. Làm hài lòng các "cây cao bóng cả" Bằng việc luôn biết lắng nghe những người có thâm niên hoặc có địa vị cao hơn bạn trong công ty. Nếu bạn bất đồng với người quản lý, hãy thể hiện điều đó với họ khi chỉ có hai người. Không bao giờ được tỏ ra nghi ngờ vai trò hay quyền lực của họ trước mặt các nhân viên khác. Bạn cần phải hiểu rằng họ có được địa vị cao như lúc này là nhờ khả năng, kỹ năng và kinh nghiệm của bản thân họ (dĩ nhiên không tính những thành phần "con ông cháu cha"). Động lực qua các khẩu hiệu Nhiều công ty Nhật Bản bắt đầu ngày làm việc bằng một cuộc họp vào buổi sáng. Tại đó, nhân viên sẽ xếp hàng và hô to các khẩu hiệu của công ty như một cách để truyền cảm hứng và động lực làm việc cũng như sự trung thành. Vì thế, mỗi lần ngồi vào bàn làm việc, hãy tự nhắc nhở bản thân về công việc sẽ phải làm. Luôn làm tươi mới các mục tiêu lâu dài trong tâm trí bạn và cần ý thức được sự cần thiết của hoạt động tập thể để đạt được mục tiêu sớm nhất. Hãy ghi các khẩu hiệu của công ty vào một cuốn sổ nhỏ cầm tay để tiện theo dõi khi bạn cảm thấy chán nản hoặc hoài nghi. Văn phòng không phải toà án Đối với nhiều người, một không khí làm việc quá nghiêm túc thật sự gây ngột ngạt. Bạn không cần phải coi văn phòng của mình như thánh địa, nhưng cũng không có lý do gì để cư xử như thể đó là nhà đứa bạn thân của bạn. Một hình ảnh và tư cách chuyên nghiệp sẽ làm tăng sự tôn trọng đối với công việc và nhờ đó làm tăng năng suất. Đồng thời, biết cư xử, xã giao và thoải mái với đồng nghiệp bên ngoài nơi làm việc, bạn sẽ được sống với chính mình. B--Giao tiếp trong cơ quan Phong cách nghề nghiệp Hãy tạo cho mình một bề ngoài trông cảm giác vui tươi, khỏe mạnh, thể hiện cách ăn mặc, đầu tóc, . lịch sự, mang phẩm chất chuyên môn. Cần chú ý đến mọi hành vi, cử chỉ, tác phong nhanh nhẹn, đừng lề mề. Hãy lịch sự, an cần với mọi người, cởi mở trong giao tiếp hai chiều. Nên học cách chấp nhận các ý kiến và thử thách mới bằng sự hào hứng và lòng nhiệt tình, tập cách làm việc hiệu quả dù dưới sự cưỡng bách. Tạo thái độ tích cực trong cuộc sống để tránh bị pha lẫn trong công việc, nâng cao tinh thần tập thể, nâng cao khả năng ngay từ ban đầu, đừng thụ động, nhưng cần tế nhị chứng tỏ những kỹ năng và tài năng của mình. Phải luôn sẵn sàng tiếp thu và sửa chữa các sai sót, tránh tính hoài nghi và châm biếm. Biết cách tìm tòi, học hỏi mọi thứ để bổ sung cho công việc nhằm phát triển khả năng lãnh đạo của mình. Xã giao trong văn phòng Chào hỏi hàng ngày những người cùng cơ quan, gọi tên theo tập quán, văn hóa trong cơ quan. Đối với nhân viên mới, nên giúp đỡ họ, giới thiệu người mới đến với các nhân viên khác trong văn phòng khi vó dịp. Có thể mời họ dùng cơm trưa với mình ở một vài bữa đầu, nên dành thời gian để hướng dẫn cho họ về những nội qui, qui tắc trong công ty. Nếu bạn là nhân viên mới, đừng bao giờ là người chỉ trích, chê bai và không nên tỏ ra thân thiện và tự nhiên quá sớm Chú ý khi giao tiếp với những người lớn tuổi trong cơ quan Giao tiếp với cấp dưới Mục đích và cách thức tiến hành: nhà quản trị tiếp xúc với nhân viên nhằm: Kiểm tra sự thực hiện quyết định quản trị. Đánh giá tiến độ công việc. Đánh giá năng lực làm việc, đạo đức, chuyên môn. Nắm bắt tâm tư, nguyện vọng nhân viên. Các nguyên tắc giao tiếp với cấp dưới: Hãy tin và tín nhiệm nhân tài. Hãy biết dùng người. Hết sức quan tâm đào tạo, bồi dưỡng nhân tài. Hãy lắng nghe ý kiến cấp dưới. Hãy tôn trọng và quan tâm cấp dưới. Hãy đến với nhân viên bằng tấm lòng và trái tim. Đừng bao giờ quên lời hứa. Phải biết khen chê kịp thời. Giao tiếp với cấp trên cần chú ý Phải tuân theo trật tự, đẳng cấp, nguyên tắc làm việc, không được vượt cấp. Cần phản ánh thường xuyên công việc (báo cáo). Hãy tiếp nhận những lời phê bình một cách vô tư. Phải biết quý trọng thời gian, cần báo cáo ngắn gọn, rõ ràng. 3/ Nhập gia tùy tục Có thể ở Nhật, sự phân cấp giữa nhân viên và sếp là một trong những điều nổi tiếng điển hình cho văn hoá công sở Nhật Bản quá đỗi quen thuộc, nên khi người Nhật mở công ty và kinh doanh tại Việt Nam, nhân viên luôn có cảm giác nặng nề trước cung cách Nhật Bản: từ cách thức nói chuyện, cúi chào, ăn uống Nhưng trên thực tế, không phải sếp người Nhật nào cũng áp đặt nhân viên nước ngoài của mình cư xử rập khuôn các qui tắc. Một số nhân viên cấp quản lý nước sở tại vì muốn làm hài lòng sếp người Nhật, nên đã yêu cầu cấp dưới tuân theo những quy tắc ứng xử 1 cách cứng ngắc, vô tình gây ra tâm lý gò ép, chán nản của nhân viên và tạo ra một số hiểu lầm đáng tiếc với sếp người Nhật. Còn những yêu cầu nghiêm chỉnh về tác phong, giờ giấc, trang phục, trách nhiệm công việc, .thì không phải chỉ có công ty Nhật Bản mới khắt khe mà đó là những ràng buộc của phong cách làm việc tiến bộ ở bất kỳ công ty nào. Hiện nay, với xu hướng hợp tác cùng phát triển của Nhật Bản với các nước trong khu vực, các công ty Nhật đã tiến hành nghiên cứu văn hóa và thói quen của nước sở tại, nhằm thích nghi, trở nên thân thiện và thấu hiểu nhân viên bản xứ hơn C VAN HOA LAM VIEC CUA NHAT Để việc làm ăn với thị trường Nhật Bản thu được kết quả cao, một trong những yếu tố không kém phần quan trọng là phải tìm hiểu và nắm được tập quán, văn hoá giao tiếp kinh doanh của họ. Sau đây là một số nét để bạn đọc tham khảo: 1. Đừng quá vội vàng bắt tay với doanh nhân Nhật Bản. Nói chung, người Nhật tránh sự tiếp xúc quá thân mật trong kinh doanh. Vỗ vai khách từ phía sau để kết thúc một sự giao dịch được xem là bất lịch sự. Nhưng nếu một người Nhật thiện chí đưa tay ra trước thì bạn cũng đáp lại bằng việc bắt tay họ để thể hiện thiện chí của mình. 2. Sẵn sàng tôn trọng sự khác biệt về văn hoá. Khi gọi tên người Nhật bạn nhớ bỏ từ “Mr” ở đằng trước và thêm từ “san”- nghĩa là Ông, Bà, Anh, Chị… vào sau Họ của người đó để thể hiện sự kính trọng. Ví dụ : Mr. Fujita được gọi là Fujita-san. Mr. Jones được gọi là Jones-san. Không gọi “Mr. Fujita-san” hay “Mr. Jones-san”. Lưu ý là người Nhật gọi Họ chứ không gọi tên. Gọi tên được xem là thiếu lịch sự. 3. Khi kết thúc câu chào hỏi, đừng bao giờ quên trao “card visit”, đây là điều quan trọng nhất. Hầu hết người Mỹ nhận card của đối phương liếc nhìn rất nhanh rồi cất vào túi áo vét trong khi người Nhật xem card rất cẩn thận cả mặt trước và mặt sau. Họ giới thiệu, chứ không chỉ đơn thuần đưa cho bạn, và cầm card với dòng chữ in xuôi chiều về phía bạn để bạn dễ nhìn. Có thể kèm theo một cái cúi đầu nhẹ và nhanh. Chiếc card của người Nhật to hơn card của người Mỹ một chút và được in trên giấy chất lượng tốt hơn. Việc in có thể bằng tiếng Anh một mặt và mặt kia in bằng tiếng Nhật. 4. Vị trí ngồi vào bàn làm việc Dọc theo bàn hội nghị, khác với khá nhiều công ty Mỹ là thường ngồi xen kẽ giữa người của bên này với người của bên kia, người Nhật thường ngồi một bên, đối phương ngồi một bên, trưởng đoàn hoặc người có chức vụ cao nhất ngồi ở giữa. 5. Trường hợp bạn nhận được nhiều card visit một lúc: Đặt card visit mà đoàn doanh nhân Nhật Bản vừa trao cho bạn lên mặt bàn theo đúng thứ tự của doanh nhân Nhật ngồi đối diện với bạn. Người Nhật cũng sắp xếp card visit mà đoàn của bạn trao cho họ lên bàn theo thứ tự của người ngồi đối diện tương tự như vậy. Bạn có thể nhìn vào card visit để nhớ tên của người đó. Điều này có thể chấp nhận được. Tên của người Nhật Bản có thể khó nhớ, nhưng tên của người nước ngoài cũng khó nhớ đối với người Nhật. 6. Khi bạn là khách ở các văn phòng của người Nhật bạn sẽ được mời uống trà xanh, đây là truyền thống của người Nhật. Nhưng người Nhật cũng uống cafe. 7. Nói chậm và đúng sự thật Những lời giới thiệu bóng bẩy sẽ không gây được ấn tượng. Những từ và cụm từ hay được dùng như “chất lượng”, “công việc theo nhóm”, “danh dự”, “sự hài hoà”, “không thành vấn đề”, và “những lựa chọn khác” . 8. Trong đàm phán, học cách chấp nhận sự im lặng trong 30 giây hoặc lâu hơn Đây là thời điểm then chốt để người Nhật đưa ra quyết định. Người Nhật nghiền ngẫm những gì bạn nói và đưa ra các câu hỏi. Bạn cũng không nên bối rối trước những giây phút im lặng trong đàm thoại của họ như vây. 9. Tránh dùng từ “no” (không), vì được xem là thiếu lịch sự . Thay vào đó, hãy nói: “Chúng ta hãy xem xét lựa chọn khác” hay “Có lẽ đây là cách làm tốt hơn”. 10. Cuối cùng, bạn có thể mời doanh nhân Nhật Bản đến nhà, hoặc là thử chơi với họ một ván gôn. Người Nhật thích chơi gôn và sẵn sàng đàm phán tiếp sau khi cùng chơi môn thể thao tạo sự thân thiện này . tín nhiệm nhân tài. Hãy biết dùng người. Hết sức quan tâm đào tạo, bồi dưỡng nhân tài. Hãy lắng nghe ý kiến cấp dưới. Hãy tôn trọng và quan tâm cấp dưới phát tri n khả năng lãnh đạo của mình. Xã giao trong văn phòng Chào hỏi hàng ngày những người cùng cơ quan, gọi tên theo tập quán, văn hóa trong cơ quan.