Để thành công khi “làm ăn” tại châu Âu! Các doanh nhân châu Âu là những người rất “giỏi” nhưng cũng rất “khó tính”, do vậy kinh doanh tại đây không phải là điều dễ dàng. Tuy nhiên, không phải không có cách để thành công. Nhiều doanh nhân thành công tại đây đã rút ra các bài học kinh nghiệm đáng quý. 1/ Gửi thư và bản chào hàng trực tiếp Khi đã tuân thủ kế hoạch kinh doanh một cách có hệ thống và đã chọn lựa được thị trường mục tiêu và các đối tác tiềm năng thì phải thiết lập quan hệ trực tiếp. Trong phần lớn các trường hợp, điều này có nghĩa là phải gửi thư trực tiếp cho các đại lý, nhà nhập khẩu bán buôn hoặc người mua trong ngành hàng. Cơ sỏ dữ liệu với địa chỉ liên hệ của các đối tác tiềm năng có thể được tìm thấy trên Internet, danh bạ công ty, hoặc do các tổ chức xúc tiến thương mại cung cấp, CBI (cũng có trên Internet) hoặc các đại sứ quán (địa chỉ liên hệ, xem phụ lục). Không nên đánh giá thấp tầm quan trọng của thư tín. Đó là cách giới thiệu doanh nghiệp và nên được trình bày đúng ý, chính xác và chỉnh chu. Tài liệu về doanh nghiệp và sản phẩm tương ứng, và tài liệu về quy cách kỹ thuật và chứng chỉ tiêu chuẩn nên được trình bày bằng Tiếng Anh một cách chi tiết. Cũng nên nhớ là hiệu quả tức thì của thư tín trực tiếp có xu hướng bị hạn chế. Doanh nhân ở Châu Âu khó nhớ ngày tháng vì liên tục nhận được thư tín trực tiếp. Vì vậy bất kỳ một chiến dịch gửi thư trực tiếp nào cũng nên được tiếp nối bằng cuộc gọi điện thoại hoặc viếng thăm trực tiếp. bên cạnh đó nên hết sức chú ý đến các cơ sở dữ liệu về địa chỉ. Các cơ sở dữ liệu này trở nên lạc hậu rất nhanh. Khi cung cấp thông tin về giá cả và các bản chào hàng, không nên chào cố định cho một khoảng thời gian dài, mà nên chào mức giá theo thời điểm và tỷ giá ngoại hối. Điều này sẽ giúp tránh những vấn đề phát sinh do biến động của tỷ giá. Hơn nữa, các bản chào phải được ràng buộc với điều kiện được xác nhận bằng văn bản. Tốt nhất là nên chào giá theo Incoterm 2000, bằng USD hay Euro, nhưng phải nhớ là tỷ giá giữa USD và Euro có thay đổi. Khi giao dịch với các bạn hàng ở các nước ngoài khu vực có đồng Euro, ví dụ như Anh, Hy Lạp, Đan Mạch, Thuỵ Điển, thì bản chào bằng USD hay tiền bản địa của nước đó sẽ thích hợp hơn (chi tiết về Incoterm và tiền tệ, xin xem dưới đây). Các nhà xuất khẩu ở các nước đang phát triển không nên nghĩ về EU như một thị trường có thể đem lại lợi nhuận ngay. Vì tính cạnh tranh cao nên độ chênh giá rất nhỏ. Chính vì vậy nên chào sát giá. 2/ Viếng thăm trực tiếp Nếu nhận được phản hồi đầy triển vọng của các đối tác Châu Âu, có thể tiến hành bước tiếp theo là tổ chức một chuyến đi công tác. Chuyến đi cho phép nhà xuất khẩu thiết lập mối quan hệ trực tiếp với đối tác ở mức cá nhân. Đồng thời có thể lấy được mẫu sản phẩm tương tự (hàng thay thế) hiện có trên thị trường mục tiêu, để so sánh giá, chất lượng, thiết kế và bao bì. Điều này rất quan trọng vì trong phần lớn các trường hợp, sản phẩm xuất khẩu tiềm năng phải được địa phương hoá trước khi tung ra một cách thành công trên thị trường. chuyến thăm định hướng đến các triển lãm thương mại kết hợp đến thăm một số doanh nghiệp có thể là sự kết hợp rất hiệu quả. 3/Quản lý trong môi trường đa văn hoá Thiết lập các mối quan hệ kinh doanh đòi hỏi phải có nỗ lực để xây dựng cầu nối. Tập quán và phong tục luôn luôn là những vấn đề xuất hiện trong quan hệ kinh doanh quốc tế, ngay cả sau khi hai bên đối tac đã có bước tìm hiểu kỹ lưỡng trước đó. Điều này đặc biệt đúng với các nước Tây Bắc Âu, nơi các nhà nhập khẩu rất thận trọng trong việc chọn nhà cung cấp. Họ sẽ không chỉ nghiên cứu sản phẩm rất kỹ lường mà còn tìm hiểu về phương tiện sản xuất của đối tác. Hơn nữa, họ có đặc điểm là tiếp cận rất chặt chẽ. Trong một số trường hợp điều này có thể dẫn tới cú sốc văn hoá đối với các nhà xuất khẩu ở các n ưo ức đang phát triển. Điều này càcg đúng hơn vì thị trường EU là thị trường của người mua, nơi người mua chủ động. Các nhà mua hàng Châu Âu thường xuyên đòi hỏi phải có sự chỉn chu về sản phẩm. Cạnh tranh rất khốc liệt nên người mua có ưu thế đàm phán tuyệt vời. 4/ Độ tin cậy và liên lạc nhanh chóng Chữ tín và độ tin cậy là hai từ mấu chốt để quan hệ thành công. Về mặt này, liên lạc nhanh chóng và thái độ cởi mở, trung thực chắc chắn sẽ đem lại kết quả. Chậm trả lời các câu hỏi, giao hàng chậm, giao hàng có chất lượng thấp hơn quy định, hoặc cường điệu năng lực sản xuất sẽ triệt tiêu các nỗ lực thiết lập quan hệ kinh doanh lâu dài. 5/ Thư điện tử (căng thẳng) Để thiết lập và duy trì liên lạc với các đối tác kinh doanh, thư điện tử là một phương tiện tuyệt vời. Phương tiện này đã nhanh chóng trở thành phương tiện liên lạc chủ yếu trong giới kinh doanh toàn cầu. Thư điện tử đã cho phép giữ liên lạc thường xuyên và trả lời nhanh chóng các yêu cầu chào hàng. nếu doanh nghiệp làm được như vậy thì hình ảnh của doanh nghiệp sẽ được cải thiện. Tuy nhiên, chỉ dùng thư điện tử thì chưa đủ. Thư điện tử nên được dùng để kết hợp với các phương tiện liên lạc khác, bao gồm cả các chuyến viếng thăm cá nhân và điện thoại. Một trong những lý do là vì sự phổ biến nhanh chónh của thư điện tử làm nảy sinh sự khó chịu, bực bội và các vấn đề về quản lý. Vì gửi thư điện tử rất nhanh và rẻ nên lượng thu điện tử trao đổi là khổng lồ. Thư từ chất đống trong hộp thư bình thường vốn đã thường xuyên làm tâm trí của doanh nhân trở nên bất ổn. Tuy nhiên ngày nay, lượng thư điện tử đỏ vào hòm thư không ngừng còn gây bực mình hơn. Tình hình còn tồi tệ hơn nhiều so với thời kỳ dùng thư thông thường. Mọi người phải hiểu rõ một tình hình là ngày nay các doanh nhân Châu Âu không háo hức nhận thư điện tử gửi đến, mà hoàn toàn ngược lại. Doanh nhân hầu như không dám kiểm tra thư. Khi phải xem hộp thư, doanh nhân cố gắng lướt qua phần lớn thư điện tử, và huỷ đi rất nhiều sau khi chỉ xem tiêu đề hay dòng thư đầu tiên. Hằng ngày, phải lặp lại nỗ lực để giải quyết tất cả các thư điện tử (“căng thẳng thư điện tử” và “hội chứng thư điện tử”). Đó là lý do tại sao khi tiến hành chiến dịch tiếp thị bằng thư điện tử đem lại kết quả rất khiêm tốn hoặc không đem lại kết quả gì cả. Thư điện tử doanh nghiệp gửi đi có thể không được mở ra mà bị huỷ khỏi hộp thư đến mà chưa được đọc. Vì vậy đừng hy vọng quá nhiều khi tién hành chiến dịch gửi thư điện tử trực tiếp. Nếu đã quyết định tiến hành thì luôn phải có hoạt động tiếp theo là gửi thư fax, gửi thư thông thường hay g ọi điện thoại. Bên cạnh đó, đối với mọi giao dịch bằng thư điện tử, nên tuân thủ các hướng dẫn gửi thư điện tử, hay còn gọi là Netiquette. Hướng dẫn gửi thư điện tử. · Dòng tiêu đề phải rất rõ ràng · Thư nên ngắn gọn · Thư nên gửi cho người cụ thể · Trả lời thư nhanh chóng · Nên dùng chữ ký cá nhân ở cuối bức thư, với địa chỉ đầy đủ kèm theo · Thư điện tử nên cài chức năng tự động trả lời khi đi vắng, để người gửi biết khi nào người nhận trở về hay phải liên lạc với ai trong thời gian người nhận đi vắng · Tuy thư điện tử là phương tiện liên lạc nhanh nhưng nên bỏ chút thời gian để kiểm tra lỗi chính tả · Khi gửi thư hàng loạt, nên cài chức năng giấu phần địa chỉ đồng gửi · Không nên dùng chữ hoa vì như vậy sẽ bị coi là “quát tháo” trên Internet · Không nên gửi file lớn hoặc hình ảnh mà không được phép vì có thể phải mất nhiều thời gian để tải file hay hình ảnh. Làm cho người nhận bực mình. Vì gửi và nhận tin có thể nhanh chóng và không phải qua bàn thư ký nên có thể xoa nhãng viêc lưu trữ tin. Nên lưu trữ thư điện tử bằng cách dùng hệ thống lưu trữ điện tử hay lưu những bản tin đã được in ra giấy. . Để thành công khi “làm ăn” tại châu Âu! Các doanh nhân châu Âu là những người rất “giỏi” nhưng cũng rất “khó tính”, do vậy kinh doanh tại đây không. không có cách để thành công. Nhiều doanh nhân thành công tại đây đã rút ra các bài học kinh nghiệm đáng quý. 1/ Gửi thư và bản chào hàng trực tiếp Khi đã tuân