Nguyên lý Kim tự tháp Minto (Phần 2) “Nguyên lý kim tự tháp Minto” được phát triển dựa trên kinh nghiệm làm việc của tác giả - Barbara Minto - tại McKinsey & Company, Inc. Hiện nay, bà điều hành Công ty riêng của mình - Minto International, Inc. - chuyên cung cấp dịch vụ đào tạo, huấn luyện Nguyên lý Kim tự tháp cho các hãng tư vấn nổi tiếng tại Mỹ và châu Âu cũng như các tổ chức lớn của chính phủ. Một trong những khách hàng của bà là Bob Waterman và Tom Peters – các tác giả của cuốn sách “Đi tìm sự hoàn hảo” (In Search of Excellence). Cuốn sách cung cấp những kiến thức bổ ích giúp chúng ta nắm vững các kỹ năng viết, đọc, tư duy, thuyết trình hay giải quyết vấn đề. Cuốn sách này được đưa vào chương trình giảng dạy của nhiều trường đại học và trung học tại Mỹ và cũng được các hãng tư vấn lớn trên thế giới sử dụng như một cuốn giáo trình thiết thực. Vấn đề bạn thường gặp phải khi viết lách là bạn biết mình muốn viết về cái gì, nhưng bạn cảm thấy thật lộn xộn, bạn không biết phải viết những gì và viết như thế nào. Cảm giác bất ổn này càng tăng cao bởi trong thâm tâm bạn luôn đòi hỏi xác lập bố cục rõ ràng cho các ý tưởng mà mình ngẫu nhiên đưa ra. Tuy nhiên, có một cách giải quyết tốt hơn là bạn hãy nghĩ xem mình có thể viết được gì. Để bắt đầu, bạn sẽ viết ra một câu đủ chủ ngữ và vị ngữ, đặt nó ở trên cùng. Như vậy, chủ ngữ của câu sẽ là chủ thể của tất cả những gì bạn viết sau đó. Hơn nữa, câu này sẽ giúp trả lời câu hỏi thường trực trong đầu bạn. Mỗi khi gặp tình huống rắc rối nảy sinh, người đọc sẽ phải lưu ý chủ thể là gì. Như vậy, họ sẽ hiểu thậm chí cả các luận điểm bạn chưa rõ hoặc sắp xếp lộn xộn về sau. Bạn có thể bắt đầu xây dựng cấu trúc kim tự tháp theo hai cách triển khai: từ trên xuống hoặc từ dưới lên, nhưng cách thứ nhất thường dễ hơn cách thứ hai và trước tiên chúng ta nên thử xem sao. TRIỂN KHAI TỪ TRÊN XUỐNG DƯỚI Cách này thường dễ hơn, vì ngay từ đầu bạn đã biết chắc chắn chủ đề mình viết về cái gì, và trong đoạn giới thiệu bạn sẽ cho người đọc biết ngay về nó. Tuy nhiên, bạn không muốn chỉ đơn giản viết ra đoạn mở đầu thật hay và hoàn chỉnh, thay vào đó, bạn muốn dùng ngay cấu trúc mở này để liệt kê ra hàng loạt các ý lớn, ý nhỏ tiếp theo đang có trong đầu bạn. Nếu vậy, tôi khuyên bạn nên tuân theo quy trình được mô tả trong Minh họa 4 dưới đây. Minh họa 4: Sự liên hệ của các yếu tố trong cấu trúc Điền ô trên cùng 1. Chủ đề bạn bàn đến là gì? 2. Người đọc sẽ đưa ra câu hỏi gì về chủ đề này? 3. Câu trả lời là gì? Kết hợp câu trả lời với phần giới thiệu 4. Tình huống là gì? 5. Nút thắt là gì? 2. Còn phát sinh câu hỏi và câu trả lời nữa không? Tìm kiếm ý nhỏ 6. Và khi trả lời các câu hỏi đó còn phát sinh câu hỏi mới nào không? 7. Bạn sẽ trả lời nó theo cách quy nạp hay diễn dịch? 7. Nếu quy nạp, thì câu của bạn đưa ra là gì? Xây dựng các ý bổ trợ 8. Nhắc lại quá trình hỏi/đáp tại cấp này 1. Hộp trên cùng của hình tháp là nơi bạn viết chủ đề thảo luận chính. 2. Chọn câu hỏi. Hình dung về người đọc, khi bạn viết xong, người đọc sẽ đặt câu hỏi gì và bạn sẽ chọn câu hỏi nào để trả lời. 3. Viết câu trả lời xuống dưới nếu bạn biết. 4. Xác định tình huống. Bước tiếp theo, bạn phải có được câu hỏi và câu trả lời rõ ràng nhất xoay quanh chủ đề này. Để làm được điều đó bạn cần đặt chủ đề lên trên tình huống và đưa ra những câu luôn luôn đúng, không cần tranh cãi. Bạn nên nhớ rằng những điều đầu tiên bạn viết ra phải được người đọc công nhận là đúng, bởi vì họ đã biết điều đó hoặc từ trước tới nay nó luôn đúng và dễ dàng kiểm chứng. 5. Khai triển nút thắt, bạn hãy bắt đầu đối thoại hỏi/đáp với bạn đọc. Bây giờ bạn hãy tự hỏi “Còn gì nữa đây?”. Nó sẽ buộc bạn phải nghĩ xem điều gì sẽ xảy ra trong tình huống đó và nhiệm vụ tiếp theo là gì. Có lẽ, sẽ có một số điều trở nên sai, một số khác sẽ nảy sinh rối rắm hoặc một số sẽ lộ rõ logic thiếu nhất quán. Từ đó gợi cho bạn hướng giải quyết bằng cách đặt câu hỏi. 6. Kiểm tra lại câu hỏi và câu trả lời. Tất cả các ý bạn khai triển ở trên ngay lập tức sẽ bổ trợ cho câu hỏi chính bạn đã viết ra. Những ý bạn lập sai hoặc đặt câu hỏi không đúng thì bạn phải nghĩ lại. Mục đích của toàn bộ bài tập trên là đảm bảo chắc chắn rằng câu hỏi bạn đang cố gắng trả lời là gì. Khi bạn đã có trong tay câu hỏi, mọi thứ sẽ trở nên tương đối dễ dàng. Tôi muốn chứng minh suy nghĩ của bạn sẽ phát triển theo hướng nào bằng việc sử dụng bài tập chép lại trong bản ghi nhớ ở Minh họa 5 dưới đây. Nó được lấy từ Phòng kế toán của một Công ty nước giải khát lớn ở Mỹ. Khi giao sản phẩm tới khách hàng, những người lái xe của Công ty này sẽ mang về Phòng kế toán một phiếu giao nhận, ghi rõ mã số cùng ngày tháng và số lượng hàng đã giao. Phiếu giao nhận này là cơ sở của hệ thống hóa đơn, hoạt động như sau: Một Một trong những khách hàng của Công ty, cửa hàng hamburger lớn có tên là “Big Chief”, thường phải thực hiện việc giao nhận nhiều lần trong ngày. Chính vì mục đích tính toán trên mà nó phải lưu chứng từ hằng ngày, nên số lượng hóa đơn ngày một tăng. Khi không thể lưu hết lượng chứng từ đó, họ bèn đưa ra giải pháp, ghi lại vào đĩa cứng, tính tổng và sau đó gửi đĩa đó kèm bản kiểm duyệt về trụ sở chính Công ty mỗi tháng một lần. Nói cách khác, hệ thống hóa đơn chứng từ được rút ngắn lại chỉ một ngày như sau: MỘT NGÀY Nhận đĩa ► Xử lý Và kiểm tra thanh toán Khi chúng tôi hỏi kế toán trưởng về việc thay đổi này có mang tính khả thi hay không, anh ta đã trả lời bằng bản báo cáo sau: Minh họa 5: Các ý không trả lời cho câu hỏi Người nhận: Mr. Robert Salmon Người gửi : John J. Jackson Chủ đề : Big Chief Ngày: Tôi được yêu cầu xem lại tính khả thi của việc xử lý phiếu giao nhận N/A số 8306 thông qua máy tính chuyển tới hệ thống kế toán của Công ty. Quá trình này được thực hiện bởi công ty Big Chief và công ty chúng ta. Tôi đã hoàn thành kiểm tra theo yêu cầu của Công ty và thấy rằng: 1. Yêu cầu đầu tiên của chúng ta với việc chấp nhận bất cứ dữ liệu kế toán nào có nguồn gốc từ bên ngoài đó là chỉ chấp nhận bản ghi theo mẫu sau: a. Số liệu nhập b. Số liệu xuất c. Số ghi phiếu d. Số lượng tiền của mỗi phiếu e. Ngày giao hàng của mỗi phiếu Nếu Big Chief không có sẵn số liệu nhập và số liệu xuất thì chúng ta sẽ cung cấp cho họ thông tin lấy từ tệp danh mục Khách hàng gốc của chúng ta. Thông tin này sau đó sẽ kết hợp với hệ thống của Big Chief, tạo thuận lợi cho quá trình xử lý chứng từ sau này. 2. Big Chief sẽ đưa ra một chương trình rút gọn chạy đối lại file (A/P ghi nợ) để lưu gộp tất cả các thông tin chứng từ hiện tại vào đó. Chương trình này tạo một file cho cổng ra hợp với định dạng được chấp nhận dành cho hệ thống phụ APNND, Hỗ Trợ Nhận Thẻ (Bản Ghi Tổng Hợp). Dữ liệu này được lưu vào một đĩa có mẫu sẵn, sau đó gửi tới chúng ta để cân đối số liệu. Cùng lúc, chúng ta thực hiện kiểm tra Big Chief bằng một danh sách chi tiết ghi trên đĩa ( xem bản báo cáo tổng hợp), và sau đó sẽ gửi tới Hệ thống Kế toán tổng hợp của Công ty để khóa sổ. Sau khi Phòng xử lý dữ liệu nhận đĩa này, chúng ta sẽ tự động cân đối số liệu theo mẫu đã lập trình sẵn. Kết quả cuối cùng của quá trình cân đối này đó là lượng tiền nhận về phải khớp với số liệu ghi trên đĩa, hay độ vênh phải bằng 0. 3. Sau khi hoàn thành, đĩa đã được cân đối này sẽ được xử lý tại hệ thống kế toán tổng của Công ty, tại đây nó sẽ được khớp đầy đủ với số ghi phiếu và bản kết toán hóa đơn của toàn Công ty. Qua đây, chúng ta biết được hệ thống mới hoạt động như thế nào, nhưng thực sự nó không trả lời cho câu hỏi chính. Nếu bạn là anh ấy và sử dụng kỹ thuật trong Hình 4 thì bạn có thể sẽ tiến hành các bước sau: 1. Bạn vẽ một ô và tự hỏi: “Chủ đề mình sẽ viết vào đó là gì?” (Big Chief yêu cầu thay đổi). 2. Tôi trả lời Câu hỏi nào trong tâm trí người đọc về chủ đề này tôi cần trả lời? (Đó có phải là ý tưởng tốt hay không?) 3. Và câu trả lời là gì? (Có) 4. Giờ bạn hãy kiểm tra xem Câu hỏi và Câu trả lời đó có thực sự cần đưa ra trong phần giới thiệu không, nó có gắn kết với chủ đề nêu ra ở trên không? Để làm được điều đó bạn phải đặt Chủ đề lên trên Tình huống. Câu đầu tiên của tình huống phải là câu về chủ đề, được người đọc chấp nhận như một thực tế không thể chối cãi. (Họ đã yêu cầu thay đổi quá trình). Khi bạn viết lời giới thiệu trong đoạn này bạn sẽ giải thích nguồn gốc thay đổi, nhưng với mục đích làm sáng tỏ ý của đoạn văn. 5. Giờ bạn hãy hình dung người đọc sẽ nói “Vâng, tôi hiểu điều đó, vậy thì còn gì nữa đây?” Từ đó sẽ trực tiếp dẫn bạn tới Nút thắt (Bạn trả lời vì sao cần phải chú ý). Câu trả lời đưa ra lúc này tạo ấn tượng trong tâm trí người đọc (Cái gì là đáng để chú ý), bạn làm rõ bằng cách đặt mình vào vị trí người đọc và hỏi “Điều đó có ý nghĩa hay không?”. Khi bạn thấy câu trả lời là thỏa đáng thì bạn đã tự kiểm định được yêu cầu của người đọc rồi. 6. Sau khi khẳng định rằng sự thay đổi trong hệ thống này là có ý nghĩa, bây giờ bạn có thể xuống dưới để tiếp tục phát triển ý mới bằng cách thay thế người đọc đặt câu hỏi ngược lại. (Tại sao?) 7. Câu trả lời cho bất kỳ câu hỏi Tại sao luôn phải là “nguyên nhân”. Vì vậy, bạn cần tìm ra tất cả các ý nhỏ phù hợp với chủ đề. Trong ví dụ trên nguyên nhân bạn đưa ra có thể là? • Nó sẽ cho chúng ta thông tin cần thiết. • Nó sẽ làm tăng lợi nhuận thực tế của chúng ta. • Nó sẽ làm giảm khối lượng công việc của chúng ta xuống. 8. Sau khi xác định những ý trên là đúng và hợp logic, bước tiếp theo bạn chuyển xuống tầng dưới và thiết lập các ý nhỏ bổ trợ cho từng ý lớn trên. Tuy nhiên, trong trường hợp văn bản quá ngắn, bạn không cần phát triển một cấu trúc dài hơn thế. Các ý nhỏ bổ trợ dường như đã có sẵn trong đầu bạn và có thể viết ra dễ dàng. Minh họa 6: Các ý trả lời cho câu hỏi Chắc bạn cũng biết, các nhà văn đã ứng dụng phương pháp xây dựng cấu trúc từ trên xuống này để đưa thông điệp đến với độc giả dễ dàng và lôi cuốn. TRIỂN KHAI TỪ DƯỚI LÊN TRÊN Đôi khi, bạn thấy suy nghĩ của mình chưa đầy đủ để viết từ trên đỉnh kim tự tháp xuống do bạn chưa xác định được chủ đề cần viết là gì, hoặc yêu cầu với bạn không rõ ràng, hay có thể bạn không nắm chắc bạn đọc đã biết hay chưa biết những gì. [...]... viết ra mà người đọc thấy không rõ ràng trong 30 giây đầu tiên thì bạn nên viết lại NGUYÊN LÍ KIM TỰ THÁP MINTO Tác giả: Barbara Minto Dịch giả: Bùi Quang Minh NXB Trẻ, 2008 Số trang: 356, Khổ 16*24, Giá 62.000 VND Cuốn sách được xuất bản theo hợp đồng chuyển nhượng bản quyền giữa Công ty cổ phần Tinh Văn và Barbara Minto (Còn nữa) ... biên soạn 2) Tìm ra nguyên nhân làm năng suất giảm, ví dụ tại sao xếp hạng lại không đạt chuẩn PAR Hiện tại, công việc sắp chữ đang quá tải Hầu hết các công đoạn thực hiện không đạt chỉ tiêu đặt ra Việc này diễn ra một phần là do chúng ta sắp chữ bằng tay Hơn nữa, mứuc lương mà TTW trả cho thợ sắp chữ lại thấp hơn mức của các thợ in khác trong khu vực và điều này đang trơ83 thành một trong những nguyên. .. giữa đơn giản hóa quá trình xử lý và thay đổi phương thức làm việc là gì? Không hề có, tuy hai là một, vì vậy chẳng có ích lợi gì trong việc phân tích những vấn đề này Chúng ta hãy xem kỹ các vấn đề trên bước 1, rõ ràng chúng có mối quan hệ nhân quả với nhau và có thể được trình bày lại như sau: Bước 2: Tìm ra mối liên hệ Ở đây, ta phân tích thành hai tầng nguyên nhân, với lý do có thể bỏ sót ý Bây giờ... hiện theo các trình tự cơ bản để cố gắng đạt chất lượng tốt Điều này cũng giải thích một phần cho lý do vì sao chúng thiếu tính cạnh tranh trong ngành xuất bản Cách giải quyết tốt nhất là hãy để ý tới những gì nằm đằng sau giá xuất bản của Công ty Aylesbury Tôi cũng đã nói chuyện với Roy Walter, Brian Thompson và George Kennedy Kennedy tỏ ý muốn giúp làm một thí nghiệm để tìm ra nguyên nhân: 1) Nếu... tranh kém đã chỉ ra điều đó Câu hỏi Trả lời (2) (3) Có thể giảm giá không? Có = = Làm như thế nào? 6 Câu hỏi mới = 7 nhỏ Loại bỏ các bước không cần thiết Ý = trong quá trình sản xuất đồng thời nâng mức lương tới mức cạnh tranh Minh họa 8 sau cho thấy việc tái tạo lại các ý trên thành một bản báo cáo mới có thể chấp nhận được Bạn có thể không đồng ý với các lý do nhà tư vấn đưa ra, nhưng chí ít người... là chuyện ly kỳ Tất cả họ dường như đều muốn điều tra xem như thế nào Bước 1: Tập hợp các ý Vấn đề Giải pháp 1 Năng suất thấp trong công tác xuất bản 2 1 Đơn giản hóa quá trình xử lý nhằm giảm giá Lặp lại các bước tương tự thành 2 trong mỗi công đoạn 3 Giá cả thiếu cạnh tranh 4 Trả lương thấp 6 Thiếu nhân lực 7 Làm thêm nhiều 8 bằng thay đổi phương thức Không đạt kế hoạch 5 Tăng năng suất Đi sau PAR... Người nhận: Ngày: Người gửi : Chủ đề: TTW Sau đây là bản tóm lược kết quả làm việc hai tuần qua Như chúng ta đã biết, giá thành xuất bản phẩm là quan trọng nhất, hiện nay theo bảng giá mới lập thì số liệu là 40% đối với sách bìa cứng, 50 - 55% với sách bìa mềm Những yếu tố quan trọng nhất hình thành nên giá xuất bản gồm: Sắp xếp bố cục Đọc 30 - 50% 17 - 25% In thử và duyệt lại 10 - 16% Trang trí 10... sắp chữ đang thiếu người so với dự kiến, nhân viên phải làm thêm ngoài giờ, chi phí tăng ca đang vượt quá 50% ngân sách KẾT LUẬN 1 Phương án khả thi để giảm chi phí sắp chữ: a) Đơn giản hóa quá trình xử lý nhằm giảm giá thành b)Tăng năng suất bằng việc thay đổi phương thức làm việc 2 Để thực hiện phương án thứ nhất, cần tiến hành thử nghiệm trong các công đoạn cụ thể, sau đó là tổng thể quá trình sắp . Nguyên lý Kim tự tháp Minto (Phần 2) Nguyên lý kim tự tháp Minto được phát triển dựa trên kinh nghiệm làm việc của tác giả - Barbara Minto -. điều hành Công ty riêng của mình - Minto International, Inc. - chuyên cung cấp dịch vụ đào tạo, huấn luyện Nguyên lý Kim tự tháp cho các hãng tư vấn nổi tiếng