Đang tải... (xem toàn văn)
Hoàn thiện công tác kế toán tại văn phòng Tổng công ty cà phê VN
Lời nói đầuDoanh nghiệp là những đơn vị kinh tế cơ sở, tế bào của nền kinh tế quốc dân, nơi tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh để sản xuất kinh doanh để sản xuất sản phẩm, cung cấp các dịch vụ đáp ứng yêu cầu tiêu dùng xã hội, sản phẩm sản xuất ra nhiều hay ít, giá thành cao hay hạ, chất lợng tốt hay xấu đều quyết định ở donh nghiệp.Để quản lý một cách có hiệu quả và tốt nhất đối với các hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp, không phan biệt đó thuộc thành phần loại hình kinh tế lĩnh vực hoạt động hay hình thức sở hữu nào đều phải sử dụng hàng loạt các công cụ quản lý kinh tế khác nhau trong đó kế toán đợc coi nh một công cụ có hiệu quả.Vai trò quan trọng của kế toán trong công tác quản lý xuất phát từ thực tế khách quan của hoạt động quản lý và chức năng của kế toán. Nếu doanh nghiệp Nhà nớc hoạt động kinh doanh nhằm mục tiêu lợi nhuận đã đợc ghi rõ tại Luật doanh nghiệp nhà nớc thì kế toán đợc coi là công cụ, là phơng tiện để thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp đã đợc qui định tại Pháp lệnh kế toán thống kê đã đợc Chủ Tịch nớc ký ngày 20-5-1988.Ngày nay trong điều kiện nền kinh tế thị trờng, kế toán đợc các chủ donh nghiệp coi nh nghệ thuật để ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, từ đó cung cấp những thông tin cần thiết cho việc ra quyết định. Việc ra quyết định có hiệu quả dựa trên những thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác và trung thực.Nhận thức đúng đắn tầm quan trọng của kế toán, Tổng Công Ty Cà phê Việt Nam rất coi trọng việc tổ chức công tác kế toán và cải tiến, hoàn thiện cho phù hợp với thời đại.Qua thời gian thực tập tại văn phòng Tổng Công Ty Cà phê VN, em nhận thức đợc tính cấp bách của việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán và đã mạnh dạn nghiên cứu về đề tài này: Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại văn phòng Tổng Công Ty Cà phê VN Đề tài của em đợc chia làm 3 chơng:Chơng1: Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp.Chơng 2 : Tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán tại văn phòng Tổng Công Ty Cà phê VN.Chơng3 : Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại văn phòng Tổng Công Ty Cà phê VN. Chơng 1 : Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp1.1. Kế toán doanh nghiệp và vai trò của kế doanh nghiệp kinh tế thị trờng1.1.1. Kế toán doanh nghiệp1.1.1.1 Khái niệmTrong nền kinh tế thị trờng, các hoạt động kinh tế ngày càng phong phú đa dạng. Yêu cầu đặt ra là phải tổ chức quản các hoạt động đó. Trớc yêu cầu cấp thiết này, kế toán ra đời và là một công cụ quan trọng trong thực hiện nhiệm vụ chụp lại toàn cảnh và đa ra bức tranh về tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Kế toán đợc các chuyên gia kinh tế trên thế giới đúc kết thành nhiều khái niệm khác nhau. Nhng nhìn chung, kế toán đợc hiểu là một môn khoa học thu nhận , xử lý và cung cấp toàn bộ thông tin về tài sản và sự vận động của tài sản trong các đơn vị thành viên một cách thờng xuyên, liên tục và có hệ thống.Ngoài ra, còn có một số khái niệm khác nh:- Kế toán là ngôn ngữ kinh doanh. Thông tin kế toán cho các quyết định có liên quan đến kinh doanh- Kế toán là một nghệ thuật của kinh doanh- Kế toán là một hệ thống để duy trì ghi chép kế toán và lập báo cáo tài chính1.1.1.2 Kế toán tài chính và kế toán quản trịKế toán tài chính và kế toán quản trị là 2 bộ phận của kế toán doanh nghiệp, đợc phân định thành 2 loại khác nhau căn cứ vào mục đích sử dụng thông tin và đối tợng sử dụng thông tin. Mặc dù vậy nhng cả kế toán tài chính và kế toán quản trị đều dự phần vào quản trị doanh nghiệp.Sự khác nhau giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị:Tiêu thức phân biệtKTTC KTQTMục đích cung cấp thông tin- Phản ánh sản nghiệp và kết quả của doanh nghiệp dới dạng tổng quátSản nghiệp =Tổng tài sản Nợ phải trảPhản ánh sản nghiệp và kết quả của doanh nghiệp chi tiết theo yêu cầu của DN Kết quả = Doanh thu Chi phí - chủ yếu phản ánh các hoạt động và nghiệp vụ trong mối quan hệ của DN với bên ngoài- chủ yếu phản ánh các hoạt động, nghiệp vụ trong nội bộ doanh nghiệpThời điểm Thông tin của KTTC là thông tin về quá khứThông tin của KTQT là thông tin về tơng lai, mang tính chất dự báo.Tính chất thông tinThông tin chủ yếu đợc cung cấp cho các đối tợng ở bên ngoài DN, mang tính chất công khai của chủ doanh nghiệpThông tin của KTQT nằm trên báo cáo kế toán nội bộ (báo cáo kế toán quản trị, báo cáo kế toán bộ phận)Tính chất bắt buộcKTTC mang tính bắt buộc theo những chuẩn mực nguyên tắc chungKTQT không bắt buộc và không nhất thiết phải theo qui định chung mà nó tuỳ thuộc và bản thân doanh nghiệpTính pháp lýKTTC mang tính pháp lý cao Các nghiệp vụ của KTQT không có tính pháp lý.Kỳ báo cáoThờng theo năm, quí Kỳ báo cáo: năm, quí, tháng, tuầnMối quan hệ giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị:Giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị có mối quan hệ không thể tách rời, nó gắn bó khăng khít trong một hệ thống kế toán DN nhất định. Có ngời đã ví: Trong một DN, phần nổi là KTTC, phần chìm là KTQT nhng cả 2 đều nằm trên một tảng băng.Mối quan hệ đó đợc thể hiện nh sau:+ Mối quan hệ về số liệu thông tin : các số liệu thông tin kế toán tài chính và kế toán quản trị đều xuất phát từ chứng từ gốc, một bên phản ánh tổng quát chi phí và thu nhập, một bên phản ánh chi tiết, tỷ mỷ của tổng quát đó.+ Có mối quan hệ mật thiết với thông tin kế toán. KTQT sử dụng rộng rãi số liệu ghi chép hàng ngày của kế toán tài chính, mặc dù nó triển khai và tăng thêm số liệu và bản chất thông tin. Từ hệ thống chứng từ ban đầu, KTTC soạn thảo các báo cáo tài chính tổng hợp qui định ( bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính .) theo quí , năm và cung cấp cho cơ quan cấp trên, cơ quan Nhà nớc. Còn KTQT xử lý nhằm cung cấp thông tin thích hợp cho giám đốc.+ Cả 2 loại kế toán đều có mối quan hệ trách nhiệm của các nhà quản lý: kế toán tài chính liên quan dến trách nhiệm quản lý của toàn công ty còn kế toán quản trị liên quan đến trách nhiệm quản lý các cấp trong công ty, quản lý trên từng bộ phận cho đến ngời cuối cùng của công ty có trách nhiệm với các chi phí.Tóm lại, trong một doanh nghiệp đều phải tổ chức tốt 2 công tác kế toán này nhằm phục vụ cho việc ra quyết định của các đối tợng sử dụng thông tin kế toán đợc chính xác, thật sự có hiệu quả đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp trong điều kiện nền kinh tế thị trờng. Kế toán chiếm giữ một vai trò quan trọng trong doanh nghiệp. Do đó, vấn đề phải tổ chức tốt công tác kế toán trong doanh nghiệp nh thế nào lại là một vấn đề cấp bách mang tính thời đại.1.1.2. Vai trò của kế toán trong kinh tế thị trờnga)Đối tợng sử dụng thông tin kế toán Đối tợng sử dụng thông tin kế toán của DN là những ngời có quan hệ trực tiếp hay gián tiếp với DN. Có thể chia làm 3 nhóm chính nh sau:- Bản thân doanh nghiệp- Chính phủ- Bên thứ ba: chủ đầu t, ngời làm công ăn lơng, ngời cho vay, nhà cung cấp, công chúngSơ đồ 2 Đối t ợng sử dụng thông tin kế toán Các nhà quản lý DN là những ngời có trách nhiệm đầu tiên trong việc lập và trình bày các báo cáo tài chính của DN. Họ rất quan tâm dến các thông tin trong báo cáo tài chính. Bởi vì qua đó họ có thể nhìn nhận đánh giá về tình hình hoạt động SXKD, tình hình tài chính của DN mình và đa ra quyết định ngắn hạn , dài hạn giúp cho sự phát triển của DNNgân hàng (ngời cho vay) : dựa vào thông tin kế toán của DN họ biết đợc tình hình sử dụng vốn vay có hiệu quả hay không, DN có khả năng trả nợ cho họ đúng thời hạn hay không. Từ đó họ có quyết định nên tiếp tục cho DN vay nh thế nàoChủ đầu t : luôn luôn xem xét nếu tình hình tài chính DN mạnh thì đồng nghĩa với lợi nhuận họ đạt đợc từ các khoản đầu t cao hơn và ngợc lại. Vì vậy nắm bắt đợc thông tin kế toán một cách chính xác giúp họ xác định đợc lúc nào nên mua hay nên giữ hay bán chứng khoán. Nh vậy rủi ro về các khoản đầu t mới thấp Hoạt động kinh tếThông tin kinh tếDoanh nghiệp- Hội đồng quản trị-Ban giám đốc- Quản trị viênNgời có lợi ích trực tiếp- Ngân hàng- Chủ đầu t- Cổ đông- Nhân viên- Ngời cho vay- Nhà cung cấp- Khách hàng- Công chúngNgời có lợi ích gián tiếp- Cơ quan thuế- Cơ quan tài chính- Cơ quan thống kê Nhân viên: họ quan tâm đến tình hình tài chính của DN, nó giúp họ đánh giá khả năng chi trả lơng, trợ cấp hu trí và thời cơ tuyển dụng lao động của DN. Các nhà cung cấp: quan tâm dến các thông tin cho thấy khả năng thanh toán của DN và quyết định có tiếp tục thực hiện các hợp đồng với DN trong thời gian tới hay khôngKhách hàng: quan tâm đến những thông tin về khả năng tiếp tục hoạt động của doanh nghiệp đặc biệt là khi họ có những mối quan hệ dài hạn hoặc phụ thuộc vào DN.Công chúng: quan tâm đến các thông tin về xu hớng phát triển, khả năng tăng trởng gần đây cũng nh là các lĩnh vực hoạt động của DN để quyết định có nên tham dự đợt tuyển dụng lao động mới đây của DN hay không.Chính phủ và các cơ quan của chính phủ: quan tâm đế thông tin tài chính của DN để đề ra các chính sách phù hợp+ Cơ quan thuế xem xét thông tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp biết đợc khả năng thực hiện nghĩa vụ với nhà nớc của DN. Từ đó đề ra chính cschs thuế phù hợp + Cơ quan tài chính: xem xét thông tin về tình hình quản lý và sử dụng vốn có hiệu quả hay không+ Cơ quan thống kê: quan tâm đến thông tin phục vụ cho công tác thống kê nh : thu nhập quốc dân và các thống kê khácb) Vai trò của kế toán trong nền kinh tế thị trờng:Vai trò quan trọng của kế toán trong công tác quản lý xuất phát từ thực tế khách quan của hoạt động quản lý và chức năng của kế toán. Nếu DN nhà nớc hoạt động kinh doanh nhằm mục tiêu lợi nhuận đã đợc ghi rõ tại luật DNNN, thì hạch toán kế toán đợc coi là công cụ là phơng tiện để thể hiện mục tiêu của DN đã đợcqui định tại pháp lệnh kế toán thống kê đợc chủ tịch hội đồng Nhà N-ớc( nay là Chủ Tịch nớc) phê duyệt ký ngày 20/5/1988. Ngày nay, trong điều kiện nền kinh tế thị trờng, kế toán đợc coi nh nghệ thuật để ghi chép, phân loại tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh , từ đó cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ cho việc ra quyết định. Việc ra quyết định có hiệu quả phải dựa trên những thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác và trung thực.Nhận thức đúng đắn tầm quan trọng của nó, Hội đồng Bộ Trởng ( nay là Chính Phủ) ban hành Quyết định số 25/HĐBT ngày 18/3/1989 về Điều lệ tổ chức công tác kế toán nhà nớc. Điều lệ đã khẳng định Kế toán là một công cụ quan trọng để tính toán xây dựng và kiểm tra việc chấp hành ngân sách Nhà nớc để điều hành quản lý nền kinh té quốc dân Với DN là công cụ để điều hành, quản lý các hoạt động, tính toán kinh tế, kiểm tra và bảo vệ sử dụng tài sản, vật t, tiền vốn nhằm đảm bảo chủ động sản xuất kinh doanh, chủ động tài chính của DN.Kế toán DN cung cấp các thông tin rất hữu ích cho việc ra các quyết định kinh tế để đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh của DN.Chẳng hạn nh :- Các thông tin về các nguồn lực kinh tế do DN kiểm soát và năng lực của DN trong quá khứ đã tác động đến nguồn lực kinh tế này là những thông tin rất hữu ích để dự đoán năng lực của DN trong việc tạo ra các nguồn tiền và các khoản tơng đơng tiền trong tơng lai. Những thông tin về cơ cấu tài chính rất hữu ích để dự đoán nhu cầu đi vay trong tơng lai và phơng thức phân phối lợi nhuận.-Những thông tin về tính thanh khoản và khả năng thanh toán rất hữu ích cho việc dự đoán khả năng về tình hình tài chính khi đến hạn.- Các thông tin về những biến động về tình hình tài chính của DN rất hữu ích trong việc đánh giá các hoạt động đầu t, tài trợ và kinh doanh của DN trong kỳ báo cáo. Nh vậy chúng ta có thể nói vai trò của kế toán hết sức quan trọng và là một bộ phận không thể thiếu đợc trông từng đơn vị. Điều đó cũng đợc thể hiện rõ thông qua chức năng của kế toán DN( minh hoạ bằng sơ đồ 2 )Sơ đồ 2 chức năng của kế toán DN Kế TOáN DOANH NGHIệP 1.1.3 Yêu cầu của kế toán doanh nghiệp nhà nớcĐể thực hiện tốt nhiệm vụ của kế toán, nâng cao chất lợng của thông tin kế toán, khi tiến hành kế toán DN phải đảm bảo các yêu cầu sau:- Dễ hiểu - Phù hợp- Độ tin cậy- Trung thực- Khách quan- Đầy đủ- So sánh đợc- Kịp thời- Cân đối giữa lợi ích và chi phí- Cân đối hài hoà giữa các yêu cầu trênDễ hiểu : thông tin kế toán cung cấp cho mọi ngời ở mọi trình độ hiểu biết khác nhau về kinh doanh, kế toán. Vì vậy, nó phải đảm bảo cho ngời có trình độ bình thờng nhìn vào đó cũng có thể hiểu đợc nội dung thông tin muốn truyền đến mà không cần phải tập trung suy nghĩ cao vợt quá khả năng của họPhù hợp: Các thông tin phải phù hợp để đáp ứng các yêu cầu đa ra các quyết định kinh tế của ngời sử dụng. Thông tin phù hợp sẽ có tác động quyết định kinh tế của ngời sử dụng bằng cách giúp họ đánh giá các sự kiện quá khứ, hiện tại hoặc tơng lai. Chẳng hạn, để dự đoán tình hình tài chính tơng lai, ngời sử dụng th-ờng dựa vào các thông tin về tình hình tài chính và tình hình kinh doanh trong mấy năm gần đây Hoạt động kinh tế của DNNgời ra quyết địnhThu thập thông tin- Lập chứng từ- Ghi chépXử lý- Phân loại- Tổng hợpCung cấp thông tin- Báo cáo nhanh- Báo cáo định kỳ Độ tin cậy: Các thông tin có chất lợng tin cậy khi chúng không mắc phải những sai lầm nghiêm trọng hoặc phản ánh sai lệnh một cách cố ý và có thể phụ thuộc vào ngời sử dụng khi sử dụng các thông tin đó cho một mục đích khách quan hợp lýTrung thực: Các thông tin phải đợc trình bày một cách trung thực, phản ánh đúng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sự kiện liên quan đến đánh giá tài sản có, công nợ và vốn cổ phần của doanh nghiệp vào thời điểm lập báo cáo.Khách quan : để có độ tin cậy cao đòi hỏi thông tin trong các báo cáo tài chính phải khách quan, không bị xuyên tạc, bóp méo một cách cố ý. Các báo cáo tài chính sẽ không đợc coi là khách quan nếu nh việc trình bày thông tin có ảnh h-ởng đến việc ra các quyết định và cách trình bày đó nhằm đạt lợi ích cá nhân.Đầy đủ: các thông tin trong báo cáo tài chính phải đợc hoàn tất trong phạm vi những vấn đề trọng yếu và chi phí bỏ ra. Một sự bỏ sót có thể gây ra những thông tin sai lệch dẫn đến những kết luận nhầm lẫn và nh vậy thông tin không đợc coi là thích hợp vì chúng không đầy đủ và không đáng tin cậy.So sánh đợc: thông tin kế toán phải giúp ngời sử dụng có thể so sánh đợc giữa kỳ này với kỳ trớc, giữa các doanh nghiệp trong cùng ngành, cùng lĩnh vực về nội dung và phơng pháp .1.2. Lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp1.2.1. Nguyên tắcTổ chức công tác kế toán là một hệ thống các yếu tố bao gồm: tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức vận dụng các phơng pháp kế toán, chế độ, thể lệ kế toán. Mỗi yếu tố đều góp phần hoàn thiện tổ chức công tác kế toán. Tổ chức công tác kế toán có ý nghĩa quyết định trực tiếp đến chất lợng của công tác kế toán. Bộ máy kế toán của doanh nghiệp đợc tổ chức khoa học, hợp lý thì công việc kế toán sẽ có hiệu quả nhanh chóng, kịp thời. Phơng pháp kế toán, chế độ, thể lệ kế toán đợc vận dụng hợp lý sẽ nâng cao chất l-ợng thông tin do kế toán cung cấp.Tóm lại, tổ chức công tác kế toán là một vấn đề có ý nghĩa khoa học đồng thời lại là vấn đề cấp bách có tính chất thời đại trong mọi giai đoạn phát triển, đặc biệt là trong điều kiện đổi mới cơ chế quản lý.Vì vậy, tổ chức công tác kế toán phải tôn trọng các nguyên tắc sau:- Phải đúng với những qui định trong điều lệ tổ chức kế toán nhà nớc, phù hợp với yêu cầu quản lý vĩ mô của nhà nớc, cần phải nắm vững chức năng nhiệm vụ của kế toán, đảm bảo phối hợp chặt chẽ giữa hai chức năng của kế toán: cung cấp thông tin và kiểm tra- Phải phù hợp với chế độ, chính sách, thể lệ văn bản pháp qui về kế toán của nhà nớc ban hành- Phải phù hợp với đặc điểm hoạt động SXKD, hoạt động quản lý, qui mô và địa bàn hoạt động của các doanh nghiệp, phù hợp với yêu cầu và trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ kế toán trong doanh nghiệp- phải đảm bảo nguyên tắc gọn nhẹ, tiết kiệm và có hiệu quả.1.2.2. Nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán Để phù hợp và đáp ứng yêu cầu của cơ chế quản lý trong nền kinh tế thị tr-ờng đòi hỏi việc tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:- Tổ chức khoa học và hợp lý bộ máy kế toán đơn vị, tổ chức bộ máy kế toán thích hợp với điều kiện tổ chức SXKD, tổ chức quản lý và trình độ chuyên môn của cán bộ, nhân viên kế toán trong đơn vị. Để thực hiện đợc nhiệm vụ trên, lãnh đạo tổ chức phải căn cứ vào hình thức tổ chức công tác kế toán, và dặc điểm tổ chức, qui mô SXKD của doanh nghiệp, vào tình hình phân cấp quản lý, khối lợng, tính chất và mức độ phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cũng nh yêu cầu trình độ quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ quản lý, cán bộ kế toán. Từ đó phân công công việc cho từng ngời đảm bảo phát huy tối đa năng lực của cán bộ kế toán.- Tổ chức áp dụng những thành tựu khoa học kỹ thuật, khoa học quản lý tiên tiến, tổ chức trang bị và ứng dụng kỹ thuật tính toán hiện đại vào công tác kế toán, tổ chức đào tạo, bồi dỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn, nghiệp vụ quản lý cho cán bộ nhân viên kế toán để thích ứng với trình độ kế toán ngày càng tiên tiến, hiện đại trên thế giới.- Hớng dẫn và kiểm tra cán bộ, công nhân viên trong doanh nghiệp chấp hàng các chính sách, chế độ thể lệ kế toán, thực hiện kiểm tra kế toán- Vận dụng đúng đắn hệ thống tài khoản và sử dụng hình thức kế toán hợp lý. Bên cạnh đó còn phải thiết lập mối quan hệ chặt chẽ giữa phòng kế toán với các phòng ban, các bộ phận khác trong đơn vị để phát huy vai trò, chức năng của kế toán trong công tác quản lý điều hành hoạt động của DN.1.3 Những nội dung chủ yếu của công việc tổ chức kế toánThực chất của việc tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp sản xuất là việc tổ chức thực hiện ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo những nội dung công tác kế toán bằng phơng pháp khoa học của kế toán, phù hợp với chính sách, chế độ quản lý kinh tế qui định, phù hợp với đặc điểm tình hình cụ thể của DN để phát huy chức năng, vai trò quan trọng của kế toán trongcông tác quản lý vĩ mô nền kinh tế.Những nội dung cơ bản của tổ chức công tác kế toán bao gồm:1.3.1. Tổ chức công tác hạch toán ban đầu, tổ chức hệ thống hứng từ kế toán và tổ chức luân chuyển chứng từ một cách khoa học, hợp lý:Hạch toán ban đầu là khâu có ý nghĩa quyết định đến tính trung thực khách quan của số liệu kế toán. Hạch toán ban đầu đợc thực hiện tốt sẽ giúp kế toán đa ra những thông tin phản ánh đúng sát vơí tình hình thực tế của đơn vị.Nội dung của hạch toán ban đầu bao gồm những công việc sau:1.3.1.1. Lập chứng từ ban đầuChứng từ kế toán là căn cứ chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế- tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành.Theo điều lệ tổ chức kế toán do nhà nớc ban hành thì: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động SXKD, việc sử dụng kinh phí và thu chi ngân sách của mọi đơn vị, kế toán đều phải lập chứng từ. Chứng từ phải lập theo đúng qui định trong chế độ này và ghi chép đầy đủ kịp thời và đúng với sự thực nghiệp vụ kinh tế phát sinh.(Theo điều 2 nguyên tắc chung chế độ chứng từ kế toán)Do vậy các doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống chứng từ ban đầu của Tổng Cục thống kê, Bộ tài chính hoặc của ngành đã ban hành để qui định việc sử dụng các mẫu chứng từ ban đầu thích hợp với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh của doanh nghiệp, tự xây dựng các mẫu chứng từ phản ánh các nghiệp vụ nội sinh ở DN sử dụng thống nhất, các loại chứng từ cần phải có đầy đủ các yếu tố:- Tên gọi của chứng từ ( Hoá đơn, phiếu thu, phiếu chi)- Ngày, tháng, năm lập chứng từ- Các chỉ tiêu về lợng và giá trị - Số hiệu của chứng từ- Tên gọi của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ- Nội dung nghiệp vụ phát sinh ra chứng từ- Chữ ký của ngời lập chứng từ và những ngời chịu trách nhiệm về tính chính xác của nghiệp vụ. Những chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân phải có chữ ký của ngời kiểm soát ( kế toán trởng) và ngời phê duyệt (thủ trởng đơn vị)Theo qui định thì hệ thống chứng từ gồm 2 loại :- Hệ thống chứng từ bắt buộc: là hệ thống chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ, mang tính phổ biến rộng rãi.- Hệ thống chứng từ hớng dẫn: chủ yếu là những chứng từ sử dụng trong nội bộ đơn vị có thể do doanh nghiệp tự qui định hoặc do nhà nớc qui định nhng DN có sửa đổi , thêm bớt một số chỉ tiêu, thay đổi thiết kế mẫu biểu cho phù hợp với yêu cầu và nội dung phản ánh.Trờng hợp DN trực tiếp bán lẻ hàng hoá, cung cấp hàng hoá dịch vụ cho ngời tiêu dùng không thuộc diện phải lập hoá đơn bán hàng thì khi bán phải lập bảng kê bán lẻ hàng hoá dịch vụĐối với các cơ sở kinh doanh thuộc diện nộp thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp, khi bán hàng hoá dịch vụ phải sử dụng Hoá đơn bán hàng do Bộ tài chính ban hành Chứng từ kế toán phải đợc lập đầy đủ số liệu theo qui định . Ghi chép chứng từ phải rõ ràng, trung thực , đầy đủ các yếu tố, gạch bỏ phần bỏ trống, không đợc tẩy xoá sửa chữa trên chứng từ. Trờng hợp viết sai cần huỷ bỏ, không xé rời ra khỏi cuống. Những chứng từ dùng làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán phải có chỉ tiêu định khoản kế toán.1.3.1.2. Kiểm tra và xử lý chứng từ ban đầuNội dung của bớc kiểm tra chứng từ ban đầu :- Kiểm tra tính rõ ràng trung thực, đầy đủ các chỉ tiêu phản ánh trên chứng từ- Kiểm tra tính hợp pháp hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh- Kiểm tra tính hợp pháp hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh - Kiểm tra tính chính xác của số liệu thông tin trên chứng từ- Kiểm tra việc chấp hành qui chế quản lý nội bộ của những ngời lập, kiểm tra, xét duyệt đối với từng nghiệp vụ kinh tế Nội dung của bớc hoàn chỉnh chứng từ:Các chứng từ phản ánh hoạt động kinh tế liên quan đến tài sản ghi đầy đủ các đơn vị đo lờng (đơn vị tiền tệ cần thiết), phân loại chứng từ, tổng hợp số liệu, lập định khoản kế toán.1.3.1.3. Tổ chức luân chuyển chứng từ phục vụ ghi sổ kế toán, thông tin kinh tế, phục vụ quản lýViệc tổ chức luân chuyển chứng từ do kế toán trởng qui định. Căn cứ vào nhu cầu thu nhận thông tin, thời gian nhận và xử lý thông tin ở các bộ phận kế toán trởng xác định đờng đi của chứng từ theo đờng liên tiếp, song song hay vừa liên tiếp vừa song song đảm bảo thực hiện chức năng kiểm tra và thông tin của chứng từ kế toán.1.3.1.4. Bảo quản và lu trữ chứng từ kế toánViệc bảo quản và lu trữ chứng từ kế toán phải chấp hành đúng qui định của nhà nớc, không để mất mát h hỏng đảm bảo khi cần thiết có thể sử dụng lại chứng từ kế toán phục vụ cho công tác kiểm tra, thanh tra kinh tế. Mọi trờng hợp mất chứng từ gốc đều phải báo cáo với thủ trởng và kế toán trởng đơn vị biết để có biện pháp xử lý kịp thời. Riêng trờng hợp mất hoá đơn bán hàng, biên lai, séc trắng phải báo cáo với cơ quan thuế và cơ quan công an địa phơng số lợng hoá đơn mất, hoàn cảnh mất để có biện pháp xác minh xử lý theo pháp luật, phải có biện pháp thông báo và vô hiệu hoá chứng từ bị mất.1.3.2. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản thống nhất và tự xây dựng danh mục các tài khoản chi tiết để thuận lợi cho việc quản lý ở các DNHệ thống tài khoản kế toán là bảng kê danh mục các tài khoản kế toán sử dụng cho công tác kế toán ở đơn vị và toàn bộ nền kinh tế quốc dân bao gồm tên TK, số hiệu, nội dung, kết cấu và phơng pháp hạch toán trên các tài khoản.Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất hiện hành ban hành theo Quyết định 1141 TC-QĐ /CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ tài chính và mới đây là Quyết định 167/QĐ- BTC ngày25/10/2000 của Bộ tài chính áp dụng cho tất cả các DN bao gồm 74 TK đợc chia thành 9 loại và 7 TK ngoài bảng CĐKTLoại tài khoảnNhóm tài khoảnLoai 1 Tài sản lu độngLoại 2 Tài sản cố địnhLoại 3 Nợ phải trảLoại 4 Nguồn vốn chủ sở hữuLoại 5 Doanh thuLoại 6 Chi phí SXKDLoại7 Thu nhập hoạt động tài chínhLoại 8 Chi phí hoạt động tài chính [...]... hợp khối văn Kế toán ngân phòng hàng Ngời tạm ứng tổ Kế toán ngân hàng Kế toán thanh toán công nợ tổng hợp Kế toán thanh toán ngoại Kế toán ngân Kế toán ng hàng hàng Kế toán thanh Kế toán thanh toán ngoại toán ngoại Các bộ phận phòng ban Kế toán tiền lơng và BHXH Kế toán thanh toán công nợ tổng hợp Kế toán XDCB phụ Kế toán tiền mặt Kế toán thanh toán tổng hợp trách khối văn phòng TCT Ban thanh lý TSCĐ... phòng TCT Ban thanh lý TSCĐ Hội đồng đánh giá lại TSCĐ Kế toán tiền lơng và BHXH Kế toán phụ trách XDCB Kế toán tổ Kế toán thanh hợp khối v toán phòng Kế toán thanh toán tổng hợp khối văn phòng Ngời xin vay Kế toán công nợ khối văn phòng Kế toán tổng hợp Kế toán ngân Kế toán tổ hàng hợp khối v phòng công nợ Xuất nhập khẩu Hợp đồng XNK Bộ chứng từ hoàn hảo (L/C, invoiced bill packing list ) Hoá đơn bán... Các chứng từ thuế khác Bảng kê bán hàng Các chứng từ liên quan đến chi phí văn phòng Nơi phát sinh chi phí Kế toán tổng hợp khối văn phòng Kế toán thanh toán ngoại Kế toán ngân hàng Kế toán tha toán ngoại Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán hợp Chi phí 2.2.1.2 Kiểm tra và xử lý chứng từ ban đ Công tác lập kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ đợc tién hành kịp thời và chặt chẽ,đảm bảo các chứng từ... bộ máy kế toán theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán : Kế toán trởng (Trởng phòng kế toán đơn vị) Bộ phận tài chính Bộ phận kế toán tiền lơng Bộ phận tổng hợp Bộ phận kế toán chi phí Các nhân viên kinh tế ở các bộ phận phụ thuộc hoạt động tập trung Bộ phận kế toán vật t, TSCĐ Bộ phận kế toán vật t,TSCĐ Bộ phận kế toán bán hàng Bộ phận kiểm tra kế toán Bộ phận kế toán Các trởng phòng kế toán ở... chấm công Bảng theo dõi thời gian nghỉ ốm, hởng BHXH Bảng thanh toán lơng Hoá đơn GTGT Thẻ TSCĐ Biên bản giao nhận TSCĐ Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa hoàn thành Biên bản thanh lý TSCĐ Biên bản đánh giá lại TSCĐ Hồ sơ xin vay Hơp đồng kinh tế Bản đối chiếu Kế toán vốn bằng tiền Kế toán thanh Kế toán toán công nợ tổng hợp hợp khối văn Kế toán thanh toán công phòng TCT nợ tổng hợp khối văn Kế toán. .. kế toán đợc vận dụng ở các doanh nghiệp Hiện nay, các doanh nghiệp đã dần dần trang bị máy vi tính để phục vụ cho công tác kế toán, nhiều phần mềm kế toán linh hoạt, hiệu quả ra đời Vì vậy trong điều kiện nền kinh tế nớc ta, các doanh nghiệp có qui mô vừa và lớn chủ yếu là áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ Bản luận văn của em bàn về vấn đề tổ chức công tác kế toán tại văn phòng TCT Cà phê VN. .. chức và hoạt động HĐQT phê duyệt trong hoạt động lấy thu bù chi tạo nguồn thu từ dịch vụ nghiên cứu khoa học cho các đơn vị trong và ngoài nớc 2.2 Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại văn phòng TCT Cà phê VN 2.2.1 Tổ chức hệ thống chứng từ, công tác hạch toán ban đầu và luân chuyển chứng từ 2.2.1.1 Lập chứng từ ban đầu Công tác hạch toán ban đầu là khởi điểm của công tác kế toán. Nó có ý nghĩa quan... nghiệm, văn phòng TCT Cà phê VN đã áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ có cải tiến trên máy vi tính Do vận dụng hình thức này một cách khoa học, hợp lý, tận dụng đợc nhièu u điểm của hình thức này: mẫu sổ dơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho công tác phân công lao động kế toán, đặc biệt là phát huy triệt để năng lực của cán bộ kế toán, văn phòng TCT đã nâng cao đợc chất lợng của công tác kế toán, ... tính toán hiện đại, tự động hoá công tác kế toán Việc trang bị kỹ thuật tính toán cho công tác kế toán phải thích hợp với qui mô hoạt động của đơn vị, với khối lợng công việc tính toán và ghi chép của từng đơn vị nhng phải hợp lý với khả năng cho phép Muốn thực hiện tốt việc cơ khí hoá công tác kế toán ngoài việc trang bị phơng tiện kỹ thuật tính toán thích hợp phải thực hiện thống nhất chế độ kế toán. .. vụ cho công tác lãnh đạo và điều hành quản lý kinh tế ở đơn vị Lựa chọn hình thức kế toán có ý nghĩa quan trọng đối với việc tổ chức công tác kế toán ở doanh nghiệp, giúp kế toán cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác cho ngời sử dụng thông tin Hiện nay nớc ta đang sử dụng các hình thức kế toán sau: - Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ - Hình thức kế toán nhật ký sổ cái - Hình thức kế toán nhật . tác kế toán trong doanh nghiệp.Chơng 2 : Tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán tại văn phòng Tổng Công Ty Cà phê VN. Chơng3 : Hoàn thiện tổ chức công. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại văn phòng Tổng Công Ty Cà phê VN Đề tài của em đợc chia làm 3 chơng:Chơng1: Lý luận chung về tổ chức công tác
