Bộ giáo dục đào tạo Bộ giáo dục đào Tr-ờng đại học dân lập hảitạo phòng Tr-ờng đại học dân lập hải phòng -o0o -o0o - x©y dùng ch-ơng trình QUảN Lý nhập xuất thiết bị TạI CÔNG TY E.C.S đồ án tốt nghiệp đại học hệ quy Ngành: Công nghệ Thông tin xây dựng ch-ơng trình QUảN Lý nhập xuất thiết bị TạI CÔNG TY E.C.S Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Lan H-ơng Giáo viên h-íng dÉn: Ths.Vị Anh Hïng M· sè sinh viªn: 1013101007 đồ án tốt nghiệp đại học hệ quy Ngành: Công nghệ Thông tin Hải Phòng - 2012 MC LỤC LỜI MỞ ĐẦU CHƢƠNG 1: MƠ TẢ BÀI TỐN VÀ GIẢI PHÁP 1.1 MÔ TẢ VỀ CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ ECS 1.2 MÔ TẢ BẰNG LỜI HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY 1.3 BẢNG NỘI DUNG CÔNG VIỆC 1.4 SƠ ĐỒ TIẾN TRÌNH NGHIỆP VỤ .10 1.5 GIẢI PHÁP 15 CHƢƠNG 2: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 16 2.1 MƠ HÌNH NGHIỆP VỤ 16 2.1.1 BẢNG PHÂN TÍCH, XÁC ĐỊNH CÁC TÁC NHÂN, CHỨC NĂNG, HỒ SƠ: 16 2.1.2 BIỂU ĐỒ NGỮ CẢNH 18 2.1.3 NHÓM DẦN CÁC CHỨC NĂNG .20 2.1.4 SƠ ĐỒ PHÂN RÃ CHỨC NĂNG 21 2.1.5 DANH SÁCH HỒ SƠ DỮ LIỆU SỬ DỤNG .24 2.1.6 MA TRẬN THỰC THỂ CHỨC NĂNG 25 2.2 SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU 25 2.2.1 Sơ đồ luồng liệu mức 25 2.2.2 Sơ đồ luồng liệu mức 27 2.3 THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU 32 2.3.1 Mô hình liên kết thực thể (ER) 32 2.3.2 Mơ hình quan hệ: 37 2.3.3 Các bảng liệu vật lý: 44 CHƢƠNG 3: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 48 3.1 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG HƢỚNG CẤU TRÚC 48 3.1.1 Các khái niệm hệ thống thông tin 48 3.1.2.Tiếp cận phát triển hệ thống thông tin định hƣớng cấu trúc 50 3.2 THIẾT KẾ CSDL QUAN HỆ 51 3.2.1 Mơ hình liên kết thực thể E-R 51 3.3 CÔNG CỤ ĐỂ CÀI ĐẶT CHƢƠNG TRÌNH 53 3.3.1 Hệ QTCSDL SQL SERVER .53 3.3.2 Ngôn ngữ VISUAL BASIC.NET 56 3.3.2.1 Giới thiệu 56 3.3.2.2 Đặc điểm môi trƣờng NET .57 CHƢƠNG 4: CÀI ĐẶT CHƢƠNG TRÌNH 58 4.1 MỘT SỐ GIAO DIỆN CHÍNH: .58 4.1.1 Giao diện chính: 58 4.1.2 Giao diện cập nhật liệu: 59 4.1.3 Giao diện xử lý liệu: 61 4.1.4 Một số báo cáo: 69 KẾT LUẬN 74 TÀI LIỆU THAM KHÀO 75 DANH MỤC CÁC HỒ SƠ DỮ LIỆU 76 LỜI MỞ ĐẦU Trong suốt thời gian học tập rèn luyện dƣới mái trƣờng Đại học Dân Lập Hải Phòng, đồ án tốt nghiệp dấu ấn quan trọng đánh dấu việc sinh viên hoàn thành nhiệm vụ ghế giảng đƣờng Đại học Trong phạm vi đồ án tốt nghiệp mình, em cố gắng để trình bày tồn phần mơ tả bái tốn, phân tích thiết kế cài đặt chƣơng trình “Quản lý nhập xuất thiết bị cơng ty ECS” Thông qua đồ án tốt nghiệp, em mong muốn hệ thống hố lại tồn kiến thức học nhƣ học hỏi thêm lý thuyết viết phần mềm đƣợc ứng dụng rộng rãi phổ biến Do khả thời gian hạn chế, đồ án tốt nghiệp tránh khỏi sai sót Em mong nhận đƣợc dạy góp ý thầy nhƣ bạn sinh viên khác để viết phần mềm nhƣ phần mềm sống sau hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn thầy, cô trƣờng Đại học Dân Lập Hải Phịng tận tình giảng dạy, truyền đạt kiến thức quý giá cho em nhƣ bạn sinh viên khác suốt thời gian học qua Đặc biệt, thông qua em xin đƣợc gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy giáo ThS Vũ Anh Hùng – giảng viên khoa công nghệ thơng tin, tận tình hƣớng dẫn em thực thành công đồ án Em xin chân thành cảm ơn! Hải Phòng, ngày 06 tháng 07 năm 2012 Sinh viên Nguyễn Thị Lan Hƣơng CHƢƠNG MÔ TẢ BÀI TỐN VÀ GIẢI PHÁP 1.1 MƠ TẢ VỀ CƠNG TY TNHH TM VÀ ƢD CÔNG NGHỆ ECS * Lĩnh vực hoạt động: Công ty TNHH thƣơng mại ứng dụng công nghệ E.C.S_số 234A Đà Nẵng Ngô Quyền - Hải Phòng đƣợc thành lập từ năm 2001, đến quy mô hoạt động công ty ngày phát triển, phong phú số lƣợng, mẫu mã, chủng loại hàng hóa Hoạt động cơng ty bao gồm hai lĩnh vực : - Chuyên cung cấp linh kiện máy tính, máy quay, máy in, máy fax, máy scan, máy foto, Camera giám sát, thiết bị an ninh chống trộm, đa dạng chủng loại, mẫu mã, cho đại lý khách hàng lẻ - Sửa chữa, bảo hành thiết bị máy tính, máy in Cơng ty phát triển với phƣơng châm bán giá, chất lƣợng, không bán hàng nhái, hàng giả, chất lƣợng Và với chất lƣợng bảo hành không đâu có nhƣ: “ đổi vịng tháng”, “ cháy nổ IC bảo hành” Đồng thời công ty có đội ngũ kỹ thuật viên động, nhiều kinh nhiệm, trả lời tƣ vấn kỹ thuật trực tiếp cho khách hàng (24/7) Cơng ty có dịch vụ giao hàng tận nhà để tiết kiệm thời gian cơng sức cho khách hàng Nhờ mà hoạt động kinh doanh công ty ngày phát triển * Sơ đồ tổ chức công ty: Giám đốc Phịng kinh doanh Kinh doanh Kế tốn / Thủ quỹ Phịng kĩ thuật Bộ phận kho 1.2 MƠ TẢ BẰNG LỜI HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY a MUA HÀNG: Dựa việc kiểm kê hàng hóa hàng ngày nhân viên kho, thủ kho thống kê đƣợc số lƣợng còn/hết mặt hàng lập danh sách hàng hết để nhân viên kinh doanh làm nhập thêm hàng Để đặt hàng, nhân viên kinh doanh yêu cầu báo giá sản phẩm nhà cung cấp để lựa chọn công ty cung cấp mặt hàng tốt mà giá hợp lý để tiến hành nhập hàng Các nhà cung cấp kiểm tra kho, hết hàng thơng báo hết hàng cho cơng ty, ngƣợc lại lập gửi báo giá Nhân viên kinh doanh đọc báo giá lựa chọn sản phẩm, hợp lý(giá tốt, có bảo hành, hàng hãng…) nhập hàng, ngƣợc lại khơng nhập Hình thức đặt hàng: trực tiếp, cách gọi điện thoại đặt hàng đặt hàng qua yahoo Nhà cung cấp giao hàng cho công ty kèm theo giấy tờ: phiếu xuất kho (kiêm bảo hành), hóa đơn VAT Thủ kho ngƣời nhận hàng kiểm tra hàng hóa , xem có với số lƣợng ghi phiếu xuất kho hay khơng, hàng hóa có bị trầy xƣớc khơng, có đủ tem (hoặc phiếu) bảo hành khơng Nếu có cố (khơng đủ bị lỗi) trả lại hàng, ngƣợc lại nhận nhập hàng vào kho, hóa đơn VAT đƣợc giao cho kế toán, phiếu xuất kho đƣợc giao cho phận kinh doanh Kế toán lập phiếu chi tốn tiền cho nhà cung cấp Các thơng tin mua hàng đƣợc thủ kho ghi sổ nhập hàng b BÁN HÀNG: Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng cơng ty u cầu báo giá, thủ kho kiểm tra kho xem cịn mặt hàng khơng, hết thơng báo hết hàng cho khách, ngƣợc lại nhân viên kinh doanh lậpvà gửi báo giá, báo giá cung cấp đầy đủ thông tin sản phẩm mà khách hàng quan tâm Khách hàng đọc báo giá , đồng ý đặt mua, ngƣợc lại khơng Nhân viên kinh doanh làm phiếu xuất kho , kế tốn viết hóa đơn VAT trả cho khách Phiếu xuất kho đƣợc in thành liên: liên trả cho khách hàng, liên trả kho, liên trả cho kế tốn Kế tốn lập phiếu thu hóa đơn VAT thu tiền khách Hàng đƣợc giao cho khách kèm với phiếu xuất kho, hóa đơn VAT.Thủ kho quản lí hàng xuất kho cách lƣu lại phiếu xuất kho c BẢO HÀNH: Khi khách hàng mang thiết bị đến yêu cầu bảo hành nhân viên kĩ thuật kiểm tra tem bảo hành thiết bị: - Còn hạn bảo hành: kiểm tra tem cơng ty có hợp lệ (có tem cơng ty tem cịn ngun vẹn) hay khơng: + Có hợp lệ: nhận hàng bảo hành cho khách, lập phiếu nhận sửa chữa - bảo hành Với lỗi mà nhân viên kĩ thuật sửa chữa đƣợc bảo hành công ty, ngƣợc lại, với lỗi q lớn, khơng thể bảo hành đƣợc nhân viên kĩ thuật gửi hàng bảo hành tới nhà cung cấp thông qua phiếu gửi bảo hành, nhà cung cấp nhận hàng bảo hành theo tem họ thiết bị + Khơng hợp lệ (khơng có tem cơng ty có nhƣng tem khơng cịn ngun vẹn): thông báo đề xuất bảo hành dịch vụ cho khách hàng, khách đồng ý nhân viên kĩ thuật lập phiếu nhận sửa chữa - bảo hành, kế toán lập phiếu thu thu tiền khách - Hết hạn bảo hành (hoặc trƣờng hợp khơng có tem hay phiếu bảo hành): thơng báo đề xuất bảo hành dịch vụ cho khách hàng, khách đồng ý nhân viên kĩ thuật lập phiếu nhận sửa chữa - bảo hành, kế toán lập phiếu thu thu tiền khách Các thông tin bảo hành đƣợc nhân viên kĩ thuật ghi sổ dịch vụ d SỬA CHỮA: Khi khách hàng mang thiết bị đến công ty yêu cầu sửa chữa, nhân viên kĩ thuật công ty nhận thiết bị kiểm tra sơ bộ: - Có thể sửa: nhân viên kĩ thuật lập phiếu nhận sửa chữa - bảo hành tiến hành sửa chữa, kế toán lập phiếu thu thu tiền, sau nhân viên kĩ thuật sửa chữa xong trả hàng cho khách - Không thể sửa: thông báo tƣ vấn mua mới, khách đồng ý giao hàng cho khách kèm theo phiếu xuất kho hóa đơn VAT, kế tốn lập phiếu thu thu tiền khách Các thông tin sửa chữa đƣợc nhân viên kĩ thuật ghi sổ dịch vụ e BÁO CÁO: Giám đốc công ty yêu cầu lập báo cáo với phận báo cáo sau tuần Nhân viên kinh doanh lập báo cáo mua bán dựa vào phiếu bán hàng/nhập hàng, nhân viên kĩ thuật lập báo cáo dịch vụ (sửa chữa, bảo hành) dựa vào sổ dịch vụ, thủ kho lập báo cáo tình hình xuất /nhập kho hàng dựa phiếu xuất kho/nhập kho, riêng kế toán phải lập báo cáo thu/chi chi tiết ngày dựa phiếu thu phiếu chi để báo cáo ngày Sau nộp báo cáo cho giám đốc 1.3 STT BẢNG NỘI DUNG CƠNG VIỆC Tên cơng việc Đối tƣợng thực Lập danh sách hàng hết Thủ kho Yêu cầu báo giá Nhân viên kinh doanh Nhà cung cấp Nhân viên kinh doanh Nhà cung cấp Nhân viên kinh doanh Nhân viên kinh doanh Nhà cung cấp Nhà cung cấp Nhà cung cấp Nhân viên kinh doanh Kiểm tra hàng kho Lập gửi báo giá Đọc báo giá lựa chọn Nhập hàng Thông báo hết hàng Giao hàng Nhà cung cấp Kiểm tra hàng hóa 10 Trả lại hàng 11 12 13 14 15 16 Nhận đổi lại hàng Nhập hàng vào kho Lập phiếu chi Ghi sổ nhập hàng Yêu cầu báo giá Kiểm tra kho 17 Thông báo hết hàng 18 Lập gửi báo giá 19 Đọc báo giá 20 Đặt mua 21 Lập phiếu xuất kho Lập phiếu thu hóa đơn VAT Thủ kho Thủ kho Nhà cung cấp Nhà cung cấp Thủ kho Kế toán Thủ kho Khách hàng Thủ kho Thủ kho Khách hàng Nhân viên kinh doanh Khách hàng Khách hàng Nhân viên kinh doanh Khách hàng Nhân viên kinh doanh 22 Kế toán 23 Thu tiền Kế toán Khách hàng 24 Nhận hàng Khách hàng 25 26 27 Yêu cầu bảo hành Kiểm tra tem bảo hành Kiểm tra tem công ty Thông báo đè xuất bảo hành dịch vụ Nhận hàng bảo hành Gửi hàng bảo hành Khách hàng 28 29 30 HSDL Danh sách hàng hết Báo giá Báo giá - Phiếu xuất kho - Hóa đơn VAT Phiếu chi Sổ nhập hàng Báo giá Báo giá Phiếu xuất kho - Phiếu thu - Hóa đơn VAT - Phiếu xuất kho - Hóa đơn VAT Nhân viên kĩ thuật Nhân viên kĩ thuật Nhân viên kĩ thuật Nhân viên kĩ thuật Phiếu gửi bảo hành 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 Nhận hàng bảo hành Lập phiếu nhận sửa chữa bảo hành Ghi sổ dịch vụ Yêu cầu sửa chữa Nhận thiết bị kiểm tra sơ Thông báo tƣ vấn mua Giao hàng Ghi sổ dịch vụ Yêu cầu lập báo cáo Lập báo cáo mua bán hàng hóa Lập báo cáo thu/chi Lập báo cáo dịch vụ Lập báo cáo nhập/xuất kho hàng Nộp báo cáo Nhà cung cấp Nhà cung cấp Nhân viên kĩ thuật Khách hàng Nhân viên kĩ thuật Khách hàng Phiếu nhận sửa chữa bảo hành Sổ dịch vụ Nhân viên kĩ thuật Nhân viên kĩ thuật Khách hàng Nhân viên kĩ thuật Nhân viên kĩ thuật Giám đốc Nhân viên kinh doanh Kế toán Nhân viên kĩ thuật Thủ kho Nhân viên kinh doanh Kế toán Nhân viên kĩ thuật Thủ kho Giám đốc Sổ dịch vụ Báo cáo mua bán hàng hóa Báo cáo thu/chi Báo cáo dịch vụ Báo cáo nhập/xuất kho hàng - Báo cáo mua bán hàng hóa - Báo cáo thu/chi - Báo cáo dịch vụ - Báo cáo nhập/xuất kho hàng 1.4 SƠ ĐỒ TIẾN TRÌNH NGHIỆP VỤ a) Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ: Nhập hàng Nhà cung cấp Nhân viên kinh doanh Thủ kho Kế toán HSDL Bảng kiểm kho Yêu cầu báo giá Kiểm tra hàng kho Lập danh sách hàng hết Danh sách hàng hết Cịn Thơng báo hết hàng Hết Bản báo giá Lập gửi báo giá Đọc báo giá lựa chọn Hợp lý Nhập hàng Phiếu xuất kho Giao hàng Có cố Khơng có cố Khơng hợp lý Nhận đổi lại hàng Hóa đơn VAT Kiểm tra hàng Trả lại hàng Nhập hàng vào kho Lập phiếu chi Ghi sổ nhập hàng Phiếu chi Sổ nhập hàng Hình 1.2: Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ: Nhập hàng 10 ... tốn, phân tích thiết kế cài đặt chƣơng trình ? ?Quản lý nhập xuất thiết bị công ty ECS? ?? Thông qua đồ án tốt nghiệp, em mong muốn hệ thống hố lại tồn kiến thức học nhƣ học hỏi thêm lý thuyết viết... hàng (30) Lập danh xuất kho /nhập kho (31) Lập báo cáo dịch vụ (32) Lập báo cáo thu/chi Nhóm lần Nhóm lần Nhập hàng Bán hàng Bảo hành HỆ THỐNG NHẬP XUẤT THIẾT BỊ TẠI CÔNG TY ECS Sửa chữa Báo cáo... Thông tin hàng đặt mua HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHẬP XUẤT THIẾT BỊ TẠI CÔNG TY E.C.S GIÁM ĐỐC Hình 2.1 Biểu đồ ngữ cảnh 18 b) Mô tả hoạt động: ● NHÀ CUNG CẤP: - Khi cơng ty có nhu cầu mua hàng (đƣa sản