Đang tải... (xem toàn văn)
Giáo trình Công tác văn thư nhằm trang bị cho người học những kiến thức cơ bản về công tác văn thư như: khái niệm về công tác văn thư, văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ, văn bản mật, lập hồ sơ...từ đó người học hiểu về công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan thương mại.
GIO TRèNH VN TH www.Updatesofts.com www.updatesofts.com Giáo trình Văn thư www.Updatesofts.com Bài mở đầu Công tác văn thư phận gắn liền với hoạt động đạo, điều hành công việc quan, tổ chức Hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không tốt Cũng điều mà công tác văn thư Sở Giáo dụcĐào tạo, tổ chức ngày quan tâm nhiều Đặc biệt công cải cách hành Nhà nước, công tác văn thư trọng tâm tập trung đổi Cuốn sách biên soạn nhằm mục đích đáp ứng nhu cầu nghiên cứu, tham khảo quan, tổ chức công việc hàng ngày, đồng thời sử dụng làm giáo trình giảng dạy học sinh, sinh viên hệ quy chức trường trung học chuyên nghiệp cao đẳng Trong trình biên soạn, tác giả trọng đến phương châm khoa học, đại, thiết thực, đầy đủ, xác, ngắn gọn Hy vọng phần đáp ứng yêu cầu cán quan, tổ chức vịêc giảng dạy, học tập nhà trường Tuy nhiên thực tiễn lý luận công tác văn thư phong phú, giáo trình tránh thiếu sót, mong đóng góp độc giả để sách ngày tốt Mục tiêu chung môn học 1.1 Về kiến thức: trang bị cho học sinh kiến thức công tác văn thư như: khái niệm công tác văn thư, văn đi, văn đến, văn nội bộ, văn mật, lập hồ sơ từ học sinh hiểu công tác văn thư c¬ quan, tỉ chøc, doanh nghiƯp, c¬ quan th¬ng mại www.Updatesofts.com 1.2 Về kỹ năng: hướng dẫn cho học sinh nắm vững thao tác để thực nghiệp vụ công tác văn thư tổ chức giải quản lý văn đi, văn đến, văn nội bộ, văn mật, lập hồ sơ, tổ chức lao động khoa học công tác văn thư 1.3 Về thái độ: học sinh sau trường với tư cách người thư ký văn phòng đảm nhiệm những yêu cầu, nhiệm vụ quản lý văn phục vụ công tác quản lý lÃnh đạo, đồng thời có trách nhiệm việc tổ chức, xếp cách khoa học tài liệu loại hồ sơ cho lÃnh đạo quan Mục tiêu cụ thể 2.1 Về kiến thức - Hiểu khái niệm, đặc điểm, nội dung văn thư công tác văn thư - Hiểu mục đích việc thực nghiệp vụ công tác văn thư quan, tổ chức, doanh nghiệp 2.2 Về kỹ - Thực thao tác nghiệp vụ công tác văn thư: + Tổ chức, giải quản lý văn đi, văn đến, văn nội bộ, văn mật, + Biết lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan - Biết cách tổ chức lao động khoa học công tác văn thư quan - Vận dụng kiến thức lý luận công tác văn thư vào thực tiễn Việt Nam www.Updatesofts.com 2.3 Về thái độ - Học sinh hiểu rõ vị trí, vai trò, ý nghĩa công tác văn thư quan, tổ chức - Sau trêng, häc sinh cã tr¸ch nhiƯm viƯc thực chức năng, nhiệm vụ giao Đối tượng nghiên cứu công tác văn thư Công tác văn thư môn khoa học nghiên cứu vấn đề lý luận quy định hành Nhà nước công tác văn thư Đối tượng nghiên cứu công tác văn thư bao gồm: - Những vấn đề lý luận thực tiễn công tác văn thư; - Nghiệp vụ nội dung tổ chức giải quản lý loại văn đi, văn đến, văn nội văn mật; - Quản lý sử dụng dấu, công tác lập hồ sơ Phương pháp phương tiện dạy học 4.1 Phương pháp dạy giáo viên - Phương pháp nêu vấn đề, giải thích, phân tích, chứng minh (có sử dụng trang thiết bị giáo dục đại); - Phương pháp vấn đáp, so sánh, thực hành, thực tế; - Phương pháp đóng vai trò, xử lý tình 4.2 Phương pháp học học sinh - Học sinh nghe giảng, đọc giáo trình tài liệu tham khảo - Tham gia thảo luận lớp, làm tập, thực hành, tìm hiểu thực tế 4.3 Phương tiện dạy học www.Updatesofts.com - Thiết bị trình chiếu: Máy tính xách tay, overhead, projecter, phông chiếu - Tài liệu, bìa hồ sơ để học sinh thực hành lập hồ sơ - Con dấu để học sinh đóng dấu - Sổ đăng ký văn đi, đến, nội văn mật - Văn phòng phẩm: phấn, bảng, giấy A4, thước, bút Kiểm tra đánh giá - Kiểm tra vấn đáp trắc nghiệm sau bài, hệ số - Kiểm tra viết sau phần sau chương trọng tâm, đảm bảo đầu điểm, hệ số - Thi hết môn, thi trắc nghiệm kết hợp với thi viết - Kết học tập học sinh đánh giá, xếp loại qua điểm trung bình chung lần kiểm tra điểm kiểm tra học kỳ Cấu trúc chương trình môn học Với thời lượng 120 tiết, nội dung giáo trình biên soạn thành chương: Bài mở đầu (1 tiết) Chương I: Những vấn đề công tác văn thư (10 tiết) Chương II: Tổ chức giải quản lý văn (16 tiết) Chương III: Tổ chức giải quản lý văn đến (24 tiết) Chương IV: Tổ chức giải quản lý văn nội bộ- văn mật (10 tiết) Chương V: Quản lý sử dụng dấu (6 tiết) www.Updatesofts.com ChươngVI: Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan (30 tiết) Chương VII: Tổ chức lao động khoa học trang thiết bị công tác văn thư (13 tiết) Điều kiện đảm bảo chất lượng môn học Môn Nghiệp vụ văn thư môn học chuyên ngành đóng vai trò quan trọng chương trình đào tạo ngành Thư ký văn phòng thương mại Vì vậy, trước học môn này, học sinh cần học môn có kiến thức bổ trợ như: Chính trị, Pháp luật đại cương, Văn hành học sau môn Nghiệp vụ thư ký Văn phòng www.Updatesofts.com Chương Những vấn đề công tác văn thư Mục tiêu Học sinh hiểu mục tiêu, đối tượng nghiên cứu nội dung m«n häc; - Häc sinh biÕt vËn dơng kiÕn thøc công tác văn thư vào thực tế - Qua viƯc tiÕp nhËn nh÷ng kiÕn thøc lý ln học sinh có suy nghĩ thái độ ®óng mùc vỊ nghỊ nghiƯp, nhiƯm vơ sÏ ®¶m nhËn sau trường I Khái niệm, đặc điểm, nội dung yêu cầu công tác văn thư Khái niệm công tác văn thư Văn thư vốn từ gốc Hán, để tên gọi chung loại văn cá nhân, gia đình, dòng họ lập (đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả.) văn quan nhà nước ban hành (chiếu, chỉ, sắc lệnh) để phụ vụ cho quản lý, điều hành công việc chung Thuật ngữ sử dụng phổ biến triều đại phong kiến Trung Hoa du nhập vào nước ta từ thời Trung cổ Đặc biệt, triều Nguyễn sử dụng phổ biến quan nhà nước Cơ quan giúp việc vua công tác công văn, giấy tờ gọi văn thư phòng www.Updatesofts.com Ngày văn đà quan Đảng, Nhà nước, tổ chức trị- -xà hội, tổ chức kinh tế (sau gọi chung quan, tổ chức quan), dùng để ghi chép truyền đạt thông tin phục vụ cho lÃnh đạo, đạo điều hành mặt công tác Người ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý chúng soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng ký, lập hồ sơNhững công việc gọi chung công tác văn thư đà trở thành thuật ngữ quen thuộc cán bộ, viên chức quan, tổ chức Vậy định nghĩa công tác sau: Công tác văn thư khái niệm dùng để toàn công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải văn bản, lập hồ sơ hành nhằm đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quản lý quan, tổ chức Đặc điểm công tác văn thư 2.1 Công tác văn thư mang tính chất nghiệp vụ, kỹ thuật Để làm tốt công tác này, đòi hỏi phải nắm vững lý luận phương pháp tiến hành nghiệp vụ có liên quan kỹ thuật soạn thảo văn bản, lập hồ sơ phương pháp truyền thống ứng dụng công nghệ thông tin 2.2 Công tác văn thư mang tính chất trị cao Bởi nội dung công tác văn thư nhằm phục vụ cho hoạt động quản lý, tức phục vụ cho việc ban hành chủ trương, sách, chương trình, kế hoạch công tác, tổ chức điều hành thực nhiệm vụ trị Đảng, Nhà nước nói chung quan, tổ chức nói riêng 2.3 Công tác văn thư liên quan đến nhiều cán bộ, viên chức quan, tổ chức Phần lớn cán bộ, viên chức công việc hàng ngày mình, nhiều làm việc có liên quan tới văn bản, tức đà làm phần việc công tác văn thư Ví dụ: LÃnh đạo quan hàng ngày phải duyệt ký văn bản, chuyên viên, thư ký giúp việc phải soạn www.Updatesofts.com thảo, giải văn bản; cán văn thư chuyên trách phải làm nhiệm vụ tiếp nhận, chuyển giao văn bản, vào sổ văn đi, đến, theo dõi việc giải văn bảnChính vậy, quan, tổ chức người làm công việc nói làm công tác văn thư (hoặc công tác công văn, giấy tờ) Có thể gọi người cán làm công văn, giấy tờ Hiện nay, thuật ngữ cán văn thư dùng phổ biến quan, tổ chức cụm từ dùng để cán bộ, viên chức chuyên trách làm số phần việc công tác văn thư soạn thảo văn quy định, hướng dẫn công tác văn thư; đạo, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực nghiệp vụ văn thư quan, đơn vị; tiếp nhận, chuyển giao văn bản; đăng ký văn đi, đến; quản lý sổ sách sở liệu đăng ký; bảo quản, sử dụng dấu quan, tổ chứcbất kỳ quan có người bố trí làm công việc Họ thuộc ngạch công chức xếp hạng theo quy định Nhà nước cán văn thư, chuyên viên văn thư 2.4 Công tác văn thư ngành hay lĩnh vực hoạt động riêng biệt Nhà nước hay tổ chức trị, trị - xà hội, mà công việc cụ thể đen xen liên quan đến văn gắn liền với hoạt động quản lý quan, tổ chức Điều hoàn toàn khác với công tác lưu trữ, ngành hoạt động nhà nước rộng xà hội Tuy nhiên, để làm tốt công tác văn thư, cần có quản lý đạo thống tổ chức chuyên môn nghiệp quan, tổ chức nói riêng, phạm vi toàn quốc nói chung Nội dung Công tác văn thư bao gồm nội dung đây: 3.1 Quy trình soạn thảo ban hành văn www.Updatesofts.com mùa hè lò sưởi vào mùa đông Hoa tươi, chậu hoa, cảnh bố trí cách hài hoà, hợp lý có tác động tốt mặt tâm lý mà có tác dụng định làm không khí, điều hoà nhiệt độ độ ẩm phòng làm việc Ngoài ra, cần ý đến biện pháp thông gió để bảo đảm không khí thoáng mát, lành 3.Tiếng ồn Tiếng ồn thiếu ánh sáng kiện nhiệt độ, độ ẩm không thích hợp có ảnh hưởng không nhỏ đến sức khoẻ khả làm việc, suất lao động người Tiếng ồn gây căng thẳng thần kinh, thăng tâm lý, làm cho người lao động mệt mỏi, giảm khả tập trung suy nghĩ Tiếng ồn đặc biệt tác động xấu tới người lao động trí óc Các biện pháp chống tiếng ồn phân thành loại: - Biện pháp hành chính: Hạn chế tới mức tối đa trao đổi, nói chuyện điện thoại tổ chức trưng phòng làm việc, có tín hiệu điện thoại cần nhấc máy ngay, không sập cửa, di chuyển bàn, ghế mạnh, lại nhẹ nhàng phòng làm việc - Biện pháp kỹ thuật: Những nơi làm việc cần yên tĩnh nên bọc, phủ tường, trần nhà, sàn nhà cửa vật liệu hấp thụ âm thanh, đóng đệm cao su vào chân bàn, kê chân máy chữ đệm mềm để giảm chấn động, ®é rung, thay thÕ hƯ thèng tÝn hiƯu ©m b»ng hƯ thèng tÝn hiƯu ¸nh s¸ng - BiƯn ph¸p tổ chức: www.Updatesofts.com Bố trí phòng riêng để tiếp khách đặt điện thoại, xếp chỗ làm việc máy móc, thiết bị khoa học, hạn chế tiếng ồn từ bên lọt vào phòng làm việc Theo kết nghiên cứu mức độ tiếng ồn cho phép phòng làm việc cán bộ, nhân viên hành không 40 đại biểu Dưới bảng so sánh cường độ tiếng ồn với nhận biết thính giác người Bảng đo tiếng ồn (Decibel- db) db: tiếng động 10 db: tiếng động thở 20 db: tiếng nói thầm 30 db: tiếng động thờng nơi yên tĩnh 40 db: tiếng xì xào nói chuyện lại thư viện 50 db: tiếng động nhà theo tiêu chuẩn bình thường 60 db: cường độ phố đông người 70 db: cường độ phòng đánh máy 80 db: cường độ xưởng thợ máy 90 db: cường ®é tiÕng xe lưa ch¹y 100 db: tiÕng ån khu vực lao động cường độ tiếng ồn nổ 110 db: cường độ tiếng chày máy xưởng máy lớn 120 db: cường độ động máy bay 130 db: cường độ loại tiếng động nguy hiểm làm rách màng nhĩ tai tiếng đại bác, tiếng bom nổ www.Updatesofts.com - Từ db đến 10 cường độ tiếng động thích hợp cho việc nghỉ ngơi, đến 40 db người ta nghỉ ngơi - Từ 90 db trở lên cường độ tiếng động gây nguy hiểm cho sức khoẻ người - Tuỳ theo môi trường làm việc mà người ta phải chịu đựng loại tiếng động khác Màu sắc trang trí nội thất phòng làm việc Theo yêu cầu mỹ thuật công nghiệp lựa chọn màu sơn, vôi, ve cho phòng làm việc cần ý tới đặc điểm khí hậu, điều kiện làm việc tính chất ánh sáng phòng làm việc Việc sử dụng màu sắc trang trí thích hợp làm tăng vẻ đẹp cho phòng mà góp phần nâng cao suất lao động, làm gi¶m bít sù mƯt mái, cã ¶nh hëng tèt vỊ tâm lý người lao động Đứng từ khía cạnh sinh lý học nên dùng loại sơn, vôi, ve có gam màu nhẹ cho phòng làm việc như: xanh lục vàng, be sáng, vàng nhạt, xanh lam nhạt, xanh lục vàng mầu be có hệ số phản chiếu ánh sáng tương ứng là: 0,7; 0,62; 0,55; 0,45; 0,42; 0,38 Xét từ khía cạnh tâm lý học nơi thực công việc đơn điệu nên dùng loại sơn, vôi, ve có gam màu tươi sáng, làm tinh thần sảng khoái, phấn chấn Đối với công việc cần tập trung tư tưởng, ý cao nên dùng màu sắc êm dịu Trong ®iỊu kiƯn khÝ hËu nhiƯt ®íi, nãng, Èm ë nước ta, phòng làm việc tốt nên dùng loại sơn, ve có gam màu lạnh, tươi mát, nhẹ nhàng màu xanh lục pha vàng, xanh lam nhạt, xanh lục nhạt www.Updatesofts.com Bảng chọn màu Các loại ánh sáng mặt Bóng đèn Bóng đèn ánh Bóng đèn huỳnh màu trời thường sáng trắng quang ánh sáng trắng Màu xám Phơn Tươi phớt Tươi Ngả sang nước Ngả sang nước Ngả sang xanh biển biển Tối Không thay đổi Tối vàng Màu vàng Tươi Tối Không thay đổi Tối Vàng nâu Tươi Tối Sáng Tối Màu hồng Tối Xám Không thay đổi Xám thay Không thay đổi Xám Xanh Vui Không đổi Xanh nước Đậm Xám hơn, nâu Tươi biển Xám Chế độ làm việc nghỉ ngơi Khi quy định chế độ làm việc cho cán bộ, nhân viên văn thư phải đảm bảo kết hợp xen kẽ cách hợp lý khoảng thời gian lao động nghỉ ngơi yếu tố như: khối lượng công việc; tính chất, đặc điểm lao động cán bộ, nhân viên; mức độ căng thẳng thần kinh; điều kiện vệ sinh môi trường Thời gian làm việc nghỉ giải lao, nghỉ trưa cán bộ, nhân viên quan phải quy định cụ thể nội quy làm việc quan www.Updatesofts.com Trong cần quy định rõ thời gian bắt đầu kết thúc ngày làm việc, thời gian nghỉ giải lao, nghỉ trưa Đối với cán bộ, nhân viên làm công tác văn thư, việc quy định thời gian nghỉ giải lao cần thiết bời lao động họ có nơi mang tính chất lao động trí óc (nghiên cứu, soạn thoả văn ), có nơi lao động kỹ thuật chân tay đơn điệu (đánh máy, in ) dễ làm cho người lao động mệt mỏi, mức độ tập trung tư tưởng kém, làm giảm hiệu lao động Để giữ gìn sức khoẻ khả làm việc cán bộ, nhân viên làm công tác văn thư, cần ý số điểm sau: - Những công việc đòi hỏi phải có tập trung ý căng thẳng thần kinh cao nên thực vào khoảng thời gian từ 30 phút đến 11 30 phút từ 14 đến 16 giờ, lúc khả làm việc người mức cao - Mỗi làm việc nên nghỉ giải lao lần phút (đối với nhân viên đánh máy sau 45 phút) - Nên kết hợp xen kẽ hình thức lao động khác nhau, không nên làm liên tục suốt thời gian làm việc công việc lao động trí óc - Đối với người làm việc liên tục tư ngồi sau làm việc nên có 5-8 phút nghỉ để tập thể dục hay vận động chân tay Trong ngày làm việc nên tiến hành tập thĨ dơc lÇn: lÇn thø nhÊt sau giê- 30 phút kể từ đầu làm việc buổi sáng lần thứ hai sau - 30 phút kể từ đầu làm việc buổi chiều VII ứng dụng công nghệ tin học vào công tác văn thư www.Updatesofts.com Mục đích, ý nghĩa việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư Cuộc cách mạng khoa học công nghệ đà đưa loài người vào kỷ nguyên mới- kỷ nguyên công nghệ thông tin Công nghệ thông tin thuật ngữ cho ngành khoa học công nghệ liên quan đến khái niệm thông tin trình xử lý thông tin Công nghệ thông tin cung cấp cho quan điểm phương pháp, phương tiện, công cụ giải pháp kỹ thuật đại chủ yếu máy vi tính phương tiện truyền thông nhằm tổ chức khai thác có hiệu nguồn tài nguyên thông tin lĩnh vực hoạt động xà hội, kinh tế, văn hoá người. ( Xem: Từ điển bách khoa Việt Nam, T1, Trung tâm Biên soạn từ điển Bách khoa Việt Nam, Hà Nội, 1995, trang 56) níc ta, thËp kû 90 cđa thÕ kû tríc năm gần đây, nhằm đáp ứng yêu cầu công nghiệp hoá, đại hoá đất nước, công nghệ thông tin đà ứng dụng ngày nhiều vào lĩnh vực đời sống xà hội, đặc biệt lĩnh vực khoa học, công nghệ, kinh tế quản lý nhà nước Đảng Nhà nước đà đề nhiều chủ trương, biện pháp vấn đề này, thể văn Chỉ thị số 58- TC/TW ngày 17/10/2000 Bộ Chính trị ban chấp hành Trung ương Đảng (khoá VIII) đẩy mạnh ứng dụng phát triển công nghệ thông tin phục vụ nghiệp công nghiệp hoá, đại hoá, Quyết định số 81/2001/QĐ- TTg ngày 24 /5/2001 thủ tướng Chính phủ việc phê duyệt chương trình hành động triển khai Chỉ thị số 58- TC/TW đà nêu Bộ Chính trị, Quyết định số 112/2001/QĐTTg ngày 27/5/2001 Thủ tướng Chính phủ phê duyệt, Đề án tin học hoá quản lý hành nhà nước giai đoạn 2001- 2005 Công tác văn thư có chức đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý quan Cho nên công tác văn thư gắn liền với công tác văn www.Updatesofts.com thư, thông tin văn đối tượng mà người làm công tác công văn, giấy tờ phải xử lý Chính vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác yêu cầu mang tính tất yếu để tiến tới tin học hóa công tác hành văn phòng ứng dụng công nghệ thông tin sÏ cho phÐp chóng ta thay thÕ lao ®éng thđ công tự động hoá nửa tự động hoá nhiều khâu công tác văn thư, soạn thảo ban hành văn bản, quản lý văn bản, tra tìm cung cấp thông tin văn Do đó, đảm bảo thông tin đầy đủ, xác, nhanh chóng, kịp thời hỗ trợ đắc lực cho lÃnh đạo quan việc định điều hành công tác cho cán bộ, viên chức nghiên cứu, giải công việc thuộc chức trách Nhờ vậy, hiệu hoạt động quản lý quan nâng cao; điều kiện lao động cán bộ, viên chức làm công tác công văn, giấy tờ cải thiện; giúp họ nâng cao hiệu suất chất lượng công tác; đồng thời góp phần tạo nên phong cách, phương pháp làm việc khoa học, đại cán bộ, viên chức quan, tổ chức Đối với quan nhà nước, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư nói riêng, công tác hành văn phòng nói chung, tạo điều kiện để làm tốt việc cung cấp dịch vụ hành cho người dân cho x· héi nãi chung Nhµ níc cđa ta lµ nhà nước dân, dân dân, nên hoạt động quan nhà nước nhằm phục vụ cho lợi ích nhân dân Trong chế thị trường nay, nhà nước phải đối xử với dân doanh nghiệp, thương nhân đối xử với khách hàng Để phục vụ người dân tốt, nhiệm vụ đặt cho công tác hành quan tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ đảm bảo cung cấp dịch vụ hành cho người dân cho xà hội nói chung cách tốt Trong có dịch vụ cung cấp thông tin văn bản, www.Updatesofts.com thông tin chủ trương sách, luật pháp Đảng Nhà nước, kinh tế, văn hoá, khoa học, kỹ thuật vấn đề liên quan đến lợi ích thiết thân người dân Công tác văn thư quan dựa vào lao động thủ công với phương tiện kỹ thuật thô sơ thoả mÃn nhu cầu cung cấp thông tin văn nói xà hội Nhưng ứng dụng công nghệ thông tin, đặc biệt sử dụng website- internet, người dân nhận thông tin cách nhanh chóng, kịp thời; mặt khác ý kiến đóng góp nguyện vọng quần chúng nhân dân dễ dangd chuyển đến quan nhà nước hữu quan Như vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư nói riêng, công tác hành văn phòng nói chung góp phần thắt chặt mối quan hệ Đảng, Nhà nước với quần chúng nhân dân, giảm bớt công văn, giấy tờ hạn chế tệ quan liêu quan Những lợi ích nêu việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư hành văn phòng động lực thúc đẩy Nhà nước ta nhiều nước giới tiến hành xây dựng Chính phủ điện tử (Chính phủ điện tử cách thức qua Chính phủ sử dụng công nghệ hoạt động để làm cho người dân, doanh nghiệp tiếp cận thông tin dịch vụ Chính phủ cung cấp cách thuận tiện hơn, để cải thiện chất lượng dịch vụ mang lại hội tốt cho người dân, doanh nghiệp việc tham gia vào xây dựng thể chế tiến trình xây dựng đất nước - định nghĩa Chính phủ điện tử Tin học hoá quản lý nhà nước xây dựng Chính phủ điện tử TS Nguyễn Cộng Hoà chủ biên, Văn phòng Chính phủ ấn hành năm 2001) Tuy nhiên vấn đề không đơn giản, cần phải đầu tư nhiều kinh phí để xây dựng sở hạ tầng thông tin, đào tạo nguồn nhân lực Cũng có nghĩa hoàn thiện thời gian ngắn, mà phải tiến hành bước trải qua cách mạng tương đối www.Updatesofts.com lâu dài Đây thực cách mạng công tác hành văn phòng hoạt động quản lý nói chung ứng dụng công nghệ tin học vào số khâu công tác văn thư 2.1 ứng dụng công nghệ tin học vào việc soạn thảo văn Cán bộ, viên chức quan soạn thảo văn máy vi tính để thay cho soạn thảo chép tay máy chữ học Soạn thảo văn máy vi tính có ưu điểm sau: - Trong trình hoàn thiện văn bản, người soạn thaot sửa chữa, bổ sung câu, chữ chuyển đổi phần, đoạn khác văn để tạo nên thảo mà không tốn nhiều thời gian soạn thảo chép tay đánh máy chữ học - Giúp cho việc tình bày văn mỹ quan nhờ máy tình cài đặt phông chữ, kiểu chữ khác kỹ thuật in nén, in đậm, in thưa - Đối với văn đà mẫu hoá, cài đặt vào máy tính, cần soạn thảo loại nào, người hảo cần gọi lệnh theo yêu cầu thực việc soạn thảo nội dung văn (hoặc điền nội dung văn ) theo mẫu Trong quan, văn mẫu hoá thường gồm loại: + Giấy mời + Giấy giới thiệu + Các loại định (quyết định bổ nhiệm cán bộ, định điều động, thuyên chuyển cán bộ, định nâng bậc lương ) + Công điện + Các văn chuyên môn (về tài chính- kế toán, ngân hàng, lao động, tiền lương, thống kê, kế hoạch v.v ) - Có thể lưu giữ nhớ máy tính toàn nội dung văn bản, cần thiết sử dụng www.Updatesofts.com - Trong trường hợp có lắp đặt máy in, người thảo in thành văn để làm thủ tục ban hành, giảm bớt khâu đánh máy thảo văn soạn thảo thủ công 2.2 ứng dụng công nghệ tin học vào công tác quản lý văn Công tác quản lý văn quan bao gồm quản lý văn mà quan nhận quản lý văn quan ban hành Có thể dùng máy tính để thực công tác Có nghĩa văn đến nhập vào máy tính liệu cần thiết theo chương trình cài đặt sẵn chương trình sở liệu văn đến, chương trình sở lịêu văn đi, chương trình sở liệu danh sách quan trao đổi văn bản, chương trình quản lý hồ sơ dự án, chương trình quản lý đơn thư khiếu nại tố cáo Đối với văn đến, đưa vào liệu: Ngày nhận văn abrn, số ký hiệu văn bản, tác giả văn bản, trích yếu văn bản, ngày tháng văn bản, tên loại văn bản, trích yếu nội dung văn bản, tên đơn vị cán giải quyết, thời hạn giải xong văn bản, ý kiến thủ trưởng quanCòn văn gồm liệu :Số ký hiệu văn bản, ngày tháng văn bản, tên loại văn trích yếu nội dung văn bản, người ký, số bản, nơi nhận Cơ sở liệu văn đến văn giúp cho lÃnh đạo quan cán hữu quan nắm đầy đủ, nhanh chóng xác tình hình tiếp nhận, ban hành giải văn bản, đôn đốc, kiểm tra việc giải văn thuận tiện, tạo điều kiện quản lý văn hình thành hoạt động quan chặt chẽ cung cấp thông tin kịp thời cho hoạt động quản lý Quản lý văn máy vi tính thay cho phương pháp quản lý thủ công mà chủ yếu dựa vào hệ thống sổ sách sổ sách đăng www.Updatesofts.com ký văn đến, sổ đăng ký văn điBằng phương pháp quản lý mang lại hiệu nhiều mặt, mạng tin học nội quan đà nối kết 2.3 ứng dụng công nghệ tin học vào việc truyền tải, tiếp nhận cung cấp thông tin nội quan quan Trong phạm vi quan, việc cung cấp thông tin vào văn nhanh chóng thuận lợi toàn máy vi tính quan nối kết với thành mạng vi tính (mạng nội bộ) Trong trường hợp này, lÃnh đạo cán bộ, viên chức quan thông qua máy tính truy cập thông tin cần thiết cài đặt sở liệu máy tính khác, trừ thông tin thuộc diện không truy cập mà phần mềm đà thiết kế Bằng cách nối mạng này, tạo điều kiện thuận lợi để nâng cao hiệu suất chất lượng công tác quan nói chung, tiết kiệm sức lao động cán viên chức kinh phí hành Chẳng hạn: Nếu không nối mạng nội bộ, soạnt hảo văn máy vi tính, người soạn thảo phải: in để trình thủ trưởng quan, đơn vị góp ý phê bình Còn trường hợp nối mạng, người góp ý duyệt văn đọc, sửa chữa góp ý cho văn máy tính Người soạn thảo tiếp nhận thảo đà sửa chữa, góp ý duyệt qua mạng mức độ cao hơn, hệ thống quan, tổ chức hệ thống quan quản lý nhà nước (gồm Chính phủ, bộ, ngành, uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương), hệ thống quan ngành tỉnh, hệ thống quan ĐảngCó thể kết nối thành hệ thống thông tin (mạng tin học diện rộng) để truyền nhận văn bản, đảm bảo cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động lÃnh đạo, quản lý vào mục đích khác quan Đảng Nhà nước, trước hết Trung ương, Đảng www.Updatesofts.com Chính phủ Nối mạng thông tin diện rộng, quan truyền văn mính ban hành tiếp nhận văn quan hệ thống gửi tới cách nhanh chóng, kịp thời, nâng cao hiệu hoạt động quản lý mà giảm thiểu văn giấy, tiết kiệm nhận lực công quỹ, bước xây dựng sở liệu cho hệ thống, tiến tới hình thành văn phòng điện tử hoá hay gọi văn phòng không giấy Cho đến nay, mạng tin học diện rộng Đảng Chính phủ đà xây dựng, bước hoàn thiện bước đầu phát huy hiệu Riêng mạng tin học diện rộng Chính phủ đà kết nối với bộ, ngành Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, với văn phòng Trung ương Đảng, Văn phòng Quốc hội Văn phòng Chủ tịch nước đà thức đưa vào hoạt động từ ngày 01/01/1998 Nhiều văn đạo, văn quy phạm pháp luật, báo cáo công văn hành Chính phủ, bộ, ngành địa phương truyền quản lý mạng Do đà hỗ trợ đắc lực cho cán viên chức xử lý soạn thảo văn cho lÃnh đạo quan việc định quản lý giải công việc nói chung Ngoài ra, quan xây dựng Website riêng để qua truyền đạt, thông báo định quản lý, thông tin cần thiết khác tới quần chúng nhân dân; thực dịch vụ hành theo yêu cầu người dân doanh nghiệp; đồng thời tiếp nhận thông tin phản hồi đóng góp ý kiến đề đạt nguyện vọng họ Các biện pháp chủ yếu nhằm đảm bảo thực có hiệu việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư công tác hành văn phòng www.Updatesofts.com ứng dụng công nghệ thông tin vào côngtác văn thư nằm chủ trương tin học hoá công tác hành văn phòng hay rộng tin học hoá quản lý hành nhà nước đà Chính phủ xây dựng thành đề án Nếu thực góp phần tích cực vào thắng lợi công cải cách hành nhà nước thành công việc xây dựng phủ điện tử mà Nhà nước đà xà bước tiến hành Mặt khác, cần phải thấy tin học hoá công tác hành văn phòng, có công tác văn thư vấn đề có tính chất xà hội, không giới hạn quan nhà nước mà cần thực quan Đảng, tổ chức trị - xà hội, doanh nghiệp nhà nước tư nhânHiện tại, quan Đảng, việc đáp ứng công nghệ thông tin vào công tác hành văn phòng xúc tiến mạnh mẽ Tuy nhiên, đà đề cập, cách mạng công tác hành văn phòng nên vấn đề không đơn giản Bởi phụ thuộc vào nhận thức tư tưởng, hiểu biết khả ứng dụng công nghệ thông tin cán bộ, viên chức, hoàn thiện đại hệ thống thông tinDưới số biện pháp cần tiến hành để đảm bảo việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác hành văn phòng đạt hiệu cao, phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý quan, tổ chức: 3.1 Về mặt nhận thức: Cần làm cho lÃnh đạo, cán viên chức quan, tổ chức nhận thức hiệu to lớn việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác hành văn phòng nói riêng quản lý nói chung; xem khâu quan trọng cải cách hành có liên quan trực tiếp đến nhiều cán bộ, viên chức Từ có ý thức học tập, nghiên cứu nắm vững kiến thức cần thiết công nghệ thông tin áp dụng vào công việc mình, thay cho lề lối phương pháp làm việc thủ công hiệu www.Updatesofts.com 3.2 Cần tổ chức bồi dưỡng kiến thức tin học cho cán bộ, viên chức Hiện tại, trở ngại lớn việc thực chủ trương tin học hoá công tác hành văn phòng phần lớn cán văn thư chuyên trách cán làm công tác công văn, giấy tờ quan, tổ chức chưa trang bị đầy đủ kiến thức cần thiết tin học văn phòng Do đó, sử dụng chương trình phần mềm công tác văn thư Internet Bëi vËy, tỉ chøc båi dìng kiÕn thøc tin häc văn phòng cho đối tượng làm công tác văn phòng biện pháp cần thiết, có tác dụng thúc đẩy trình tin học hoá công tác hành văn phòng Các kiến thức tin học mà cán bộ, viên chức làm công tác văn phòng bồi dưỡng phải đạt yêu cầu tối thiểu: Sử dụng thành thạo chương trình soạn thảo văn vào công tác chuyên môn, biết cách đưa thông tin truy cập thông tin mạng nội bộ, mạng diện rộng Internet Yêu cầu cao biết cách tổ chức trao đổi, hội thảo qua mạng Riêng cán văn thư chuyên trách biết sử dụng thành thạo phần mềm công tác văn thư chương trình quản lý văn bản, quản lý dự án (nếu có) 3.3 Xây dựng chương trình phần mềm tối ưu công tác văn thư áp dụng thống cho quan nhà nước Công tác văn thư cần có quản lý thống nhà nước, trước hết quản lý thống nghiệp vụ chuyên môn Các chương trình phần mềm công tác văn thư nhằm thực nghiệp vụ văn thư phương pháp tự động hoá Do đó, cần có đạo hướng dẫn quan quản lý công tác văn thư Nhà nước việc xây dựng để đảm bảo thống đạt hiệu sử dụng cao 3.4 Xây dựng hệ thống thông tin quản lý quan nhà nước nói chung Để tin học hoá công tác văn phòng quản lý hành nhà nước tầm vĩ mô, nhà nước cần phải xây dựng sở hạ tầng thông tin quản lý mà cốt lõi hệ thống thông tin Chính phủ; quan www.Updatesofts.com cần xây dựng hệ thống thông tin quản lý kết nối với hệ thống thông tin có liên quan khác Hệ thống thông tin xây dựng với mục đích chủ yếu cung cấp thông tin trợ giúp lÃnh đạo việc định giải công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức Hệ thống thông tin phương tiện quan trọng để văn thư văn phòng quan thực tốt nhiệm vụ đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý chức tham mưu tổng hợp Tóm lại, để xây dựng hệ thống thông tin phục vụ có hiệu hoạt động quản lý quan cần phải đầu tư kinh phí để trang bị phương tiện kỹ thuật cần thiết; xây dựng sở liệu, chương trình phần mềm có liên quan, mạng tin học nội kết nối với mạng tin học diện rộng; trang bị kiến thức tin học văn phòng cho cán bộ, viên chức Câu hỏi ôn tập Nêu rõ nguyên tắc tổ chức lao động cán làm công tác văn thư? Nêu hình thức tổ chức công tác văn thư việc vận dụng hình thức tổ chức công tác văn thư quan Nhà nước? Các nội dung biên chế ngạch công tác văn thư Nêu rõ nội dung trang thiết bị công tác văn thư? Nêu rõ nội dung tổ chức làm việc cán văn thư? Nêu rõ điều kiện lao động cán văn thư? ... chủ yếu công tác văn thư, bao gồm: Nội dung công tác văn thư, hình thức công tác văn thư (thể thức công văn) , tổ chức quản lý công văn, giấy tờ, thảo duyệt công văn, ký công văn, lập hồ sơ công. .. cầu công tác văn thư? Phân tích vị trí, ý nghĩa, tác dụng công tác văn thư? Vì phải phân công trách nhiệm thực nhiệm vụ công tác văn thư quan? www.Updatesofts.com Nêu rõ nhiệm vụ công tác văn thư. .. công tác văn thư; Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư; Hợp tác quốc tế lĩnh vực công tác văn thư; Quản lý công tác thi đua khen thư? ??ng công tác văn thư (Xem định số 177/2003/QĐ- TTg ngày 01