Tổ chức công tác kế toán NVL của Cty Khóa Minh Khai

Tổ chức công tác kế toán NVL của Cty Khóa Minh Khai

Lời mở đầu

Lịch sử phát triển xã hội loài ngời luôn gắn liền với quá trình sản xuất Nền sản xuất xã hội của bất kỳ phơng thức sản xuất nào cũng gắn liền với sự vận động và tiêu hao Trong đó vật liệu là một trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất , nó là cơ sở vật chất ban đầu để hình thành nên sản phẩm mới hay giá thành của sản phẩm.

Trong nền kinh tế thị trờng hiện nay, mục đích cuối cùng của các DNSX là lợi nhuận Để đạt đợc mục đích này mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp là vừa bảo toàn vừa đẩy nhanh vòng quay của vốn kinh doanh Giá trị của nguyên vật liệu là biểu hiện của vốn lu động và là bộ phận dự trữ sản xuất quan trọng nhất của doanh nghiệp Để hớng tới lợi nhuận cao nhất thì nhất thiết các doanh nghiệp bên cạnh việc bảo đảm chất lợng sản phẩm để từ đó hạ đợc giá thành sản phẩm tăng sức cạnh tranh trên thị trờng.Do NVL có vai trò quan trọng đòi hỏi công tác kế toán NVL trong doanh nghiệp cần có phơng pháp hạch toán phù hợp về tình hình sử dụng NVL để từ đó có biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động Nhận thức vai trò của kế toán , đặc biệt là kế toán vật liệu trong việc quản lý chi phí của doanh nghiệp và để hiểu rõ hơn về thực tế công tác kế toán trong thời gian thực tập tại công ty khoá Minh Khai em muốn tìm hiểu và đi sâu vào nghiên cứu đề tài : " Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu của công ty khoá Minh Khai ".

Phạm vi nghiên cứu để viết đề cơng báo cáo thực tập này đợc kết cấu nh sau: Ngoài phần mở đầu và kết luận chuyên đề đựơc chia làm 3 phần chính.

* Phần I: Cơ sở lý luận chung về vật liệu và tổ chức kế toán vật liệutrong các doanh nghiệp sản xuất.

* Phần II : Thực trạng tổ chức công tác kế toán vật liệu

và tình hình quản lý sử dụng tại công ty khoá Minh Khai

* Phần III : Một số ý kiến nhận xét , kiến nghị và những giải pháp nhằm hoàn

thiện công tác kế toán vật liệu ở công ty khoá Minh Khai.

Trong việc tìm hiểu nghiên cứu không thể tránh khỏi thiếu sót , Em mong đợc sự đóng góp ý kiến,nhận xét của Thầy, Cô ,các Anh ,Chị trong công ty và các bạn để bản chuyên đề thực tập tốt nghiệp đợc hoàn thiện

1 Vị trí của vật liệu trong quá trình sản xuất :

Vật liệu là đối tợng lao động đợc biểu hiện dới hình tháI vật chất là một trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất Theo Mác “ Đối tợng lao động là tất cả mọi vật trong thiên nhiên ở xung quanh ta mà lao động có ích có thể tác động vào để tạo ra của cảI vật chất cho xã hội”.

Trong quá trình sản xuất , vật liệu chỉ tham gia và một chu kỳ sản xuất, bị tiêu hao và bị chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị vào chu kỳ sản xuất kinh doanh trong kỳ Vật liệu là những tàI sản vật chất tồn tạI dới nhiều dạng khác nhau , phức tạp về đặc tính lý , hoá nên dễ bị tác động của thời tiết khí hậu và môI trờng xung quanh

Trong các doanh nghiệp sản xuất thì vật liệu thờng chiếm tỉ trọng lớn trong tổng tàI sản lu động và chi phí vật liệu cũng chiếm tỉ trọng đáng kể trong tổng chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm

Qua đó , ta thấy vật liệu có vai trò hết sức quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp Nên đòi hỏi phảI tăng cờng công tác quản lý và kế toán vật liệu, đảm bảo sử dụng tiết kiệm , hiệu quả hạ thấp chi phí và giá thành sản phẩm

2 Đặc điểm và yêu cầu quản lý vật liệu:

Quản lý vật liệu là yêu cầu khách quan của mọi nền sản xuất xã hội vật liệu là một trong những tàI sản lu động của doanh nghiệp đồng thời cũng là yếu tố chi phí Nên vật liệu cần phảI đợc quản lý chặt chẽ từ khâu thu mua , bảo quản đến khâu dự trữ.

Quản lý vật liệu chặt chẽ thì hạn chế đợc những mất mát ,h hỏng , hạ giá thành sản phẩm góp phần tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp

Vật liệu là tàI sản dự trữ sản xuất , thờng xuyên biến động nên đòi hỏi doanh nghiệp phảI tiến hành thu mua vật liệu đảm bảo đáp ứng đầy đủ , kịp thời cho quá trình sản xuất về số lợng , chất lợng , đảm bảo giá trị hợp lý.

Tổ chức kho tàng bến bãI , phng tiện cân đo , thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loạI vật liệu tránh h hỏng mất mát và đảm bảo an toàn về số l-ợng và chất lợng vật liệu.

Quản lý vật liệu xuất dùng cho sản xuất kinh doanh theo từng đối tợng sử dụng ( phân xởng ) để phục vụ cho việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản…phẩm

Doanh nghiệp có thể quản lý định mức dự trữ vật liệu để đảm bảo tôn trọng định mức dự trữ , tránh tình trạng ứ đọng và khan hiếm vật liệu làm ảnh h-ởng đến tình hình tàI chính hay tiến độ sản xuất của doanh nghiệp.

Tóm lạI quản lý chặt chẽ vật liệu là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý tàI sản ở doanh nghiệp.

3 Nhiệm vụ của kế toán vật liệu:

Để đáp ứng đợc yêu cầu quản lý , kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau :

+ Tổ chức ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua , vận chuyển bảo quản , nhập – xuất – tồn vật liệu

+ Tính giá thành thực tế đã thu mua và nhập kho

+ áp dụng đúng đắn các phng pháp và kỹ thuật kế toán vật t, thực hiện kế toán vật liệu theo đúng chế độ và phơng pháp quy định

+ Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản ,dự trữ và sử dụng vật t

Tính toán xác định chính xác số lợng giá trị vật liệu đã tiêu hao cho quá trình sản xuất kinh doanh.

+ Tham gia kiểm kê, đánh giá lạI vật liệu theo đúng chế độ quy định

4 Nội dung chủ yếu về tổ chức kế toán vật liệu :

- Lập các định mức vật liệu cần thiết.

- Xây dựng các nội dung , quy chế bảo quản , sử dụng vật liệu.

- Tổ chức khâu hạch toán ban đầu vận dụng các chứng từ và luân chuyển chứng từ cho hợp lý và khoa học

- Tổ chức vận dụng tàI khoản và hệ thống sơ đồ kế toán một cách hợp lý- Tổ chức kiểm tra , kiểm kê , đối chiếu vật liệu cũng nh các báo cáo

Căn cứ vào nội dung kinh tế ,vai trò của vật liệu trong quy trình sản xuất và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp thì vật liệu gồm có:

-Nguyên vật liệu chính : Là đối tợng lao động chủ yếu trong doanh

nghiệp , là cơ sở vật chất chủ yếu dùng để chế tạo ra sản phẩm.

-Vật liệu phụ : là những loạI vật liệu chỉ có tác dụng phụ trong quá trình

kinh doanh , đợc sử dụng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng , chất lợng của sản phẩm hoặc đợc sử dụng để duy trì khả năng làm việc bình thờng của t liệu lao động.

-Nhiên liệu : Là những thứ dùng để tạo ra nhiệt năng cho quá trình sản

xuất, ví dụ nh : Xăng , dầu ,than , khí đốt,…

-Phụ tùng thay thế :Là loạI vật t đợc sử dụng cho hoạt động bảo dỡng sửa

chữa tàI sản cố định.

- Phế liệu : Là loạI vật liệu đợc loạI ra từ nguyên liệu dùng cho quá trình

sản xuất Nó đã mất hoàn toàn hay phần lớn giá trị sử dụng ban đầu.

-Vật liệu khác : Gồm những thứ vật liệu cha đợc kể trên.

-Việc phân loạI vật liệu ở trên chỉ mang tính tơng đối vì do đặc thù sản xuất kinh doanh ở mỗi doanh nghiệp là có sự khác nhau Trong từng loạI vật liệu nêu trên doanh nghiệp có thể chia thành nhóm , thứ tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý…và hạch toán của mỗi doanh nghiệp.

Bên cạnh đó doanh nghiệp có thể căn cứ vào nguồn nhập ; Vật liệu nhập ngoàI , vật liệu nhận góp vốn ,vật liệu tự gia công chế biến, ;Theo tính chất th… -ơng phẩm thì có Nguyên vật liệu tơI sống và nguyên vật liệu khô.

2 Đánh giá vật liệu :

Là việc xác định giá trị của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định Theo quy định hiện hành kế toán nhập –xuất – tồn vật liệu phảI phản ánh theo giá thực tế.

a Giá thực tế nhập kho:

Trong các doanh nghiệp sản xuất vật liệu thờng đợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau ,nên giá thực tế của chúng đợc xác định cụ thể nh sau:

- Đối với vật liệu mua ngoàI;

Trị giá thực tế Giá ghi trên hoá đơn Các chi phí thu mua thực Các khoảnCủa vật liệu = (gồm thuế nhập khẩu + tế (Gồm chi phí vận - chiết khấuNhập kho thuế khác nếu có) chuyển bốc xếp , ) giảm giá.

- Đối với vật liệu do doanh nghiệp thuê gia công ,chế biến:

Trị giá vốn Giá thực tế của vật các chi phí gia công , chế biếnvật liệu thực = liệu xuất thuê gia + (tiền thuê gia công,chi phítế nhập kho công, chế biến vận chuyển , bốc dỡ, )…

-Đối với vật liệu do doanh nghiệp tự gia công , chế biến:

Giá thực tế Giá thực tế của Các chi phíVật liệu = vật liệu xuất gia + gia côngNhập kho công ,chế biến chế biến.

- Đối với vật liệu nhận góp vốn liên doanh:

Giá thực tế = Giá do hội đồng liên doanh đánh giá.

- Đối với phế liệu : Đợc đánh giá theo giá ớc tính hay giá trị thu hồi tối thiểu.

b Giá thực tế xuất kho:

Trong các doanh nghiệp sản xuất thì vật liệu thờng đợc thu mua nhập kho ờng xuyên từ nhiều nguồn khác nhau và từng thời đIểm khác nhau cho nên giá thực tế của từng lần nhập kho không hoàn toàn giống nhau,vì thế khi xuất kho , kế toán phảI tính toán xác định đợc giá thực tế xuất kho cho các đối tợng sử dụng khác nhau, theo phơng pháp tính giá thực tế xuất kho đã đăng ký áp dụng và phảI bảo đảm tính nhất quản trong niên độ kế toán

th Phơng pháp nhập trớc , xuất trớc ( nhập trớc , xuất sau)

Theo phơng pháp này có nghĩa là vật liệu nào đợc nhập vào kho trớc thì sẽ xuất khỏi kho trớc ( hoặc sau ) và khi xuất kho thì phảI lấy đúng theo giá mua thực tế của từng lô vật liệu để tính trị giá thực tế của vật liệu xuất kho

-Phơng pháp giá thực tế đích danh :

Theo phơng pháp này có thể xuất kho bất kỳ các lô vật liệu hiện có ở trong kho và khi xuất kho loại vật liệu nào thì phảI lấy đúng theo đơn giá mua thực tế của lô vật liệu đó để tính trị giá thực tế của vật liệu xuất kho.

Hai phong pháp trên có u đIểm là kết quả tính toán chính xác nhng có ợc đIểm là tính toán phức tạp do đó phạm vi áp dụng chỉ thích hợp với các doanh nghiệp có chủng loạI vật liệu ít , số lần nhập - xuất vật liệu trong kỳ không nhiều điều kiện áp dụng các phng pháp trên là phảI kế toán chi tiết theo từng lô vật liệu có giá thực tế khác nhau.

nh Phơng pháp tính theo đơn giá thực tế bình quân : Theo phơng pháp

này, trớc tiên kế toán vật liệu phảI xác định đơn giá thực tế bình quân của từng thứ vật liệu luân chuyển trong kỳ (Pi):

Trị giá thực tế của vật liệu I + Trị giá thực tế của vật liệu i Tồn kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ

Số lợng vật liệu I + Số lợng vật liệu I Tồn kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ.

Đơn giá thực tế bình quân ( có thể tính cho cả 1 kỳ hạch toán (Pi) có thể tính cho một kỳ hạch toán, cũng có thể tính cho trớc mỗi một lần xuất kho ( Kỳ ngấn) Sau đó kế toán xác định trị giá thực tế của toàn bộ vật liệu xuất kho trong kỳ :

Trị giá thực tế vật liệu

Xuất kho trong kỳ = ∑ Pi Qi

Trong đó :

- Pi : giá thực tế bình quân.- Qi : Số lọng vật liệu I xuất kho- n : Số lần xuất kho.

Phong pháp này có u đIểm là dễ tính toán ,nhng kết quả tính toán không chính xác ,thích hợp với doanh nghiệp có quy mô nhỏ , ít danh đIểm vật liệu , tần xuất nhập xuất lớn.

- Phơng pháp trị giá thực tế của vật liệu tồn cuối kì dựa theo đơn giá mua lần cuối : phơng pháp thờng áp dụng cho các doanh nghiệp hàng tồn kho theo

phơng pháp kiểm kê định kì Theo phơng pháp này : cuối kì hạch toán vật liệu tồn cuối kì theo đơn giá mua lần cuối cùng trong kì đó.

Trị giá thực tế Số lợng vật Đơn giá vật

vật liệu tồn kho = liệu tồn kho x liệu nhập cuối kì cuối kì lần cuối.

Trị giá thực tế Trị giá thực tế Trị giá thực tế Trị giá thực tế VL xuất dùng = VLtồn đầu kì + VL nhập trong kì - VL tồn cuối kì

C Giá hạch toán vật liệu :

Trong các doanh nghiệp có quy mô lớn về khối lợng , chủng loạI vật liệu nhiều , nhập – xuất vật liệu diễn ra thờng xuyên , việc xác định giá thực tế của vật liệu hàng ngày rất khó khăn nên để đạt hiệu quả cho công tác kế toán , khắc phục khó khăn , các doanh nghiệp có thể sử dụng một loạI giá ổn định gọi là giá hạch toán giá hạch toán có thể lấy theo giá kế hoạch hoặc giá cuối kì trớc và đ-ợc quy định thống nhất trong 1 kì hạch toán giá hạch toán không có ý nghĩa trong việc thanh toán tổng hợp về vật liệu khi sử dụng giá hạch toán , hàng ngày kế toán ghi sổ về nhập- xuất – tồn vật liệu theo giá hạch toán.

Giá hạch toán Số lợng vật liệu Đơn giá Vật liệu nhập (xuất) = nhập ( xuất) x hạch toán

Đến cuối kì hạch toán, kế toán tiến hành đIều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế theo các bớc :

- Xác định hệ số giá theo từng loạI vật liệu (H):

Giá thực tế VL tồn đầu kì + Giá thực tế VL nhập trong kì H

Giá hạch toán VL tồn đầu kì + Giá hạch toán VL nhập trong kì

- Xác định giá thực tế vật liệu xuất trong kì :

Giá thực tế Giá hạch của

Xuất kho = vật liệu x Hệ số giá.Trong kì xuất kho

Bên cạnh việc tính giá vật liệu theo hệ số( H) , trong thực tế nhiều đơn vị ,tính giá vật liệu theo hệ số chênh lệch giá( K) gồm có 3 bớc:

Trị giá hạch toán VL Trị giá hạch toán VL Tồn đầu kì + Nhập trong kì

ớc 2 : Tính số tiền phân bổ cho vật liệu xuất kho

Số tiền phân bổ = Trị giá hạch toán VL xuất kho x KB

ớc 3 : Tính giá thực tế vật liệu xuất dùng

Giá thực tế VL Trị giá hạch toán Số tiền Xuất dùng = của VL xuất dùng + Phân bổ

III Tổ chức kế toán vật liệu :1 Kế toán chi tiết vật liệu:

Hạch toán chi tiết vật liệu là việc ghi chép hàng ngày tình hình biến động về số lợng , chất lợng ,giá trị , của từng nhóm ,từng thứ , từng loạI vật liệu đợc tiến hành ở kho và ở phòng kế toán.

1.1 Chứng từ sử dụng :

Hệ thống chứng từ kế toán phản kịp thời đầy đủ , chính xác tình hình nhập xuất và cơ sở để tiến hành ghi chép trên thẻ kho và trên sổ kế toán Để kiểm tra giám sát tình hình biến động về số lợng của từng thứ vật liệu , thực hiện quản lý

có hiệu quả , phục vụ đầy đủ nhu cầu về vật liệu cho hoật động sản xuất kinh doanh.

Theo QĐ1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của bộ trởng bộ tàI chính các chứng từ về vật liệu bao gồm :

- Phiếu nhập kho ( mẫu 01- VT)- Phiếu xuất kho ( Mộu 02- VT)

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( mẫu 03- VT)- Biên bản kiểm kê vật t , sản phẩm , hàng hoá ( mẫu 08-VT)- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ( mẫu 02 – BH)

- Hoá đơn cớc phí vận chuyển ( mẫu 03 _BH)

Từ sau 1/1/1999 với các doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT (Đợc quốc hội khoá IX thông qua kỳ họp thứ 11 từ 2/4 đến 10/5/1997 , có hiệu lực thi hành từ 1/1/1999)thì hoá đơn GTGT (mẫu 01/GTKT ban hành theo quyết định 885 ngày 16/7/1998 của bộ tàI chính , chỉ áp dụng với các DN tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ)

Hoá đơn bán hàng ( mẫu số 02/GTTT, chỉ áp dụng với các DN tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp )

NgoàI các chứng từ bắt buộc sử deụng thống nhất theo quy định của nhà nớc các doanh nghiệp có thẻe sử dụng thêm các chứng từ hớng dẫn sau :

+ Phiếu xuất vật t theo hạn mức ( Mẫu 04 – VT)+ Biên bản kiểm nghiệp vật t ( Mẫu 05-VT)

+ Phiếu báo cáo vật t còn lạI cuối kì ( Mẫu 07- VT)

và các chứng từ khác tuỳ thuộc vào tình hình cụ thể của từng DN Thuộc…

các lĩnh vực thành phần kinh tế khác nhau.

1.2- Sổ sách kế toán chi tiết vật liệu :

Tuỳ thuộc vào phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu áp dụng trong doanh nghiệp mà kế toán có thể sử dụng các sổ thẻ kế toán chi tiết sau:

Sổ (thẻ ) kho đợc sử dụng để theo dõi số lợng nhập – xuất – tồn của từng thứ vật liệu theo từng kho Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chi tiết tên nhãn hiệu quy cách , đơn vị tính ,mã số vật liệu , sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập (xuất ) kho , thủ kho ghi vào các cột tơng ứng trong thẻ , mỗi chứng từ một dòng cuối ngày tính số tồn kho Định kì kế toán vật t xuống tận kho nhận chứng từ và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho sau đó ký xác nhận vào các thẻ kho sau mỗi lần kiểm kê phảitiến hành đIều chỉnh số liệu trên thẻ kho cho phù hợp với số liệu thực téekiểm kê theo đúng chế độ quy định

Thẻ kho dùng để thanh toán ở kho , không phân biệt hạch toán chi tiết theo phơng pháp nào.

Sổ ( Thẻ ) kế toán chi tiết vật liệu, sổ đối chiếu luân chuyển sổ số d đợc sử dụng để hạch toán tình hình nhập, xuất , tồn vật liệuvề mặt giá trị.

Bên cạnh đó doanh nghiệp còn có thể mở thêm các bảng nhập , xuất , tồn vật liệu phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết đợc đơn giản, nhanh chóng , kịp thời

1.3 Các phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu :a Phơng pháp thẻ song song :

Theo phơng pháp này ở kho ghi chép về mặt số lợng , ở phòng kế toán ghi chép về mặt lợng và giá trị của từng thứ vật liệu Do cả 2 nơI đều sử dụng thẻ để ghi chép nên gọi là phơng pháp thẻ song song

Ưu điểm của phơng pháp này là ghi chếp đơn giản , dễ kiểm tra , đối chiếu Nhợc điểm : việc ghi chép giữa thủ kho và kế toán vật liệu còn trùng lặp về chỉ tiêu số lợng.Việc kiểm tra ,đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng làm hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán Do đó phơng pháp này thích hợp với DN có ít chủng loạI vật liệu, chứng từ nhập xuất ít

Sơ đồ 1A : Kế toán chi tiết VL theo phơng pháp thẻ song

Ghi chú : Ghi ngày tháng

Ghi cuối thángĐối chiếu , kiểm tra.

b Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển :

Trong phơng pháp này : ở kho mở thẻ kho để theo dõi vật liệu về mặt số ợng , ở phòng kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để theo dõi cả về số lợng và giá trị từng loạI vật liệunhng chỉ ghi vào 1 lần vào cuối tháng trên cơ sở các bảng kê nhập , xuất đợc lập từ các chứng từ nhập , xuất do thủ kho gửi lên định kì

l-Ưu đIểm : Giảm đợc khối lợng ghi chép do chỉ ghi có một lần vào cuối tháng

Nhợc đIểm : việc ghi sổ vẫn trùng lặp về chỉ tiêu hiện vật , việc kiểm tra , đối chiếu giữa thủ kho và phòng kế toán chỉ tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra trong công tác quản lý

Phơng pháp này áp dụng thích hợp với các doanh nghiệp có khối lợng nghiệp vụ nhập xuất không nhiều , không bố trí riêng nhân viên kế toán theo dõi vật liệu chi tiết nên không có đIều kiện ghi chép theo dõi vật liệu hàng ngày

Thẻ kho

Chứng từ nhập

Sổ chi tiết vật liệu

Bảng kê tổng hợpNhập – Xuất – Tồn

Chứng từ xuất

Sơ đồ 1B : Kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp

Sổ đối chiếu luân chuyển

Ghi cuối thángĐối chiếu,kiểm tra.

C Phơng pháp sổ số d :

*Nội dung của phơng pháp :

-ở kho : Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép tình nhập – xuất – tồn kho vật liệuvề mặt số lợng Cuối tháng phảI ghi số tồn kho đã tính đởctên thẻ kho sang sổ số d vào cột số lợng.

-Tại phòng kế toán :

-Kế toán mở sổ số d theo từng kho , chung cho cả năm để ghi chép tình hình nhập , xuất vật liệu hàng ngày hay định kì Từ các bảng kê nhập , bảng kê xuất kế toán lập các bảng luỹ kế nhập , xuất, rồi từ các bảng luỹ kế này lập bảng tổng hợp nhập –xuất tồn kho theo từng nhóm , loạI vật liệu theo chỉ tiêu giá trị.

-Cuối tháng , khi nhận sổ số d do thủ kho gửi lên , kế toán căn cứ vào số tồn kho cuối tháng do thủ kho tính đã ghi ở sổ số d ( về số lợng)và đơn giá hạch

Thẻ kho

Chứng từ nhập

Chứng từ xuất

Sổ đối chiếu luân

Bảng kê nhập

toán để tính ra số tồn kho của từng nhóm , loạI vật liệu theo chỉ tiêu giá trị để ghi vào cột số tiền ở sổ số d

-Việc kiểm tra đối chiếu đợc tiến hành vào cuối tháng căn cứ vào cột số tiền tồn kho trên sổ số du để đối chiếu với cột số tiền tồn kho trên bảng kê tổng hợp nhập – Xuất – tồn vật liệu và số liệu của kế toán tổng hợp.

-Phơng pháp này phù hợp với doanh nghiệp có khối lợng nghiệp vụ nhập- xuất vật liệu thờng xuyên , sử dụng giá hạch toán và đã xác định đợc hệ thống danh đIểm vật liệu

Sơ đồ 1 C : Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu Theo

ph-ơng pháp Sổ số d

Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra

1 Kế toán tổng hợp vật liệu

Theo chế độ kế toán hiện hành (QĐ 1141 TC/ QĐ/CĐKT ngày 1/1/1995 của BTC) trong một doanh nghiệp chỉ đựoc áp dụng 1 trong 2 phơng pháp hạch toán hàng tồn kho : Phơng pháp kê khai thờng xuyên hoặc phơng pháp kiểm kê định kì.

2.1 Phơng pháp kê khai thờng xuyên :

Chứng từ xuất

Bảng kê xuất

Bảng luỹ kế xuất

Phơng pháp kê khai thờng xuyên hàng tồn kho là phơng pháp ghi chép phản ánh thờng xuyên , liên tục và có hệ thống tình hình nhập xuất , tồn kho vật t , hàng hoá trên các tàI khoản và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập xuất vì vậy giá trị vật liệu trên sổ kế toán có thể xác định ở bất kì thời đIểm nào trong kì kế toán

CuốI kì , kế toán căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật liệu tồn kho đem so sánh , đối chiếu với vật liệu tồn kho trên sổ kế toán Nếu có chênh lệch phảI tìm nguyên nhân và có biện pháp giảI quyết kịp thời , đồng thời đIều chỉnh số liệu trên sổ sách cho khớp vối số liệu thực tế.

Phơng pháp này thờng áp dụng cho các đơn vị sản xuất và đơn vị thơng nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn

a TàI khoản kế toán sử dụng :

- TK 152 : Nguyên liệu, vật liệu

TàI khoản 152 dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tang , giảm các loạI nguyên vật liệu theo giá vốn thực tế.

Kết cấu của tàI khoản 152 nh sau:

Bên Nợ :

- Giá trị thực tế nguyên liệu, vật liệu nhập kho.

- Trị giá nguyên liệu , vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê

- Trị giá nguyên vật liệu tồn kho

TàI khoản 152 đợc chi tiết theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.- TK 151 hàng mua đang đI đờng

TàI khoản 151 dùng để phản ánh giá trị các loạI vật t, hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua , đã chấp nhận thanh toán với ngời bán nhng cha về nhập kho doanh nghiệp.

Kết cấu của tàI khoản 151 nh sau :

Bên nợ :

- Trị giá hàng đã mua trong kì , cuối kì còn đang đI trên đờng

Bên có: Trị giá hàng đang đI trên đờng của những kì trớc , kì này về nhập

kho,bán thẳng.

Số d bên nợ : Toàn bộ giá trị hàng mua hiện còn đang đI đờng

- TK 331 : PhảI trả cho ngời bán

TàI khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ, phảI trả của doanh nghiệp cho ngời bán vật liệu theo hợp đồng kinh tế đã kí

TK 331 đợcmở sổ theo dõi chi tiết từng ngời bán cụ thể.

- TK 133 : Thuế giá trị gia tăng đợc khấu trừ

TàI khoản này dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ , đã khấu trừ và còn đợc khấu trừ

Kết cấu của TK154 nh sau :

Bên nợ :

- Số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ

- Số thuế GTGT đầu vào của các loạI vật t,dùng đồng thời cho sản xuất các sản phẩm chịu thuế GTGT mà không phân tích đợc ở khâu mua

Bên có :

- Số thuế GTGT đầu vào đã đợc khấu trừ

- Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào không đợc khấu trừ - Số thuế GTGT của hàng mua bị trả lạI

- Thuế GTGT đầu vào đợc hoàn trả lại.

D Nợ :

Số thuế GTGT đầu vào còn đợc khấu trừ và thuế GTGT đầu vào ợc

đ-hoàn lạI nhng NSNN cha đ-hoàn lại.

- Khi mua vật liệu nhập kho , hàng và hoá đơn cùng về :

+ Nếu DN sử dụng VL vào SXSP, hàng hoá chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ : Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho , hoá đơn thuế GTGT ghi : Nợ TK 152 ( Chi tiết liên quan) Giá cha có thuế GTGT trên hoá đơn.

Nợ TK 133 (Chi tiết TK 1331)Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ ghi trên HĐ Có TK 111,112,141 ( trả tiền ngay)

Có TK331,311,341(cha trả tiền ngay,mua bằng tiền vay)tổng giá TT trên HĐ.

+ Nếu DN sử dụng VL vào SXSP, HH chịu thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp hoặc không thuộc diện chịu thuế GTGT , kế toán cũng căn cứ vào phiếu nhập kho và hoá đơn bán hàng ghi :

Nợ TK 152 ( chi tiết liên quan)

Có TK 331 ,311,341 ( cha trả tiền hoặc mua bằng tiền vay ) Có TK 111,112,141 ( trả tiền ngay)

Căn cứ vào tổng giá trị tiền thanh toán cho ngời bán ( đã có thuế GTGT).

- Trờng hợp hàng về cha có hoá đơn

Nếu trong tháng hàng về nhập kho nhng đến cuối thang cha nhận đợc hoá đơn , kế toán sẽ ghi giá trị vật liệu theo gía tạm tính:

Nợ TK 152 ( Theo giá tạm tính)Có TK 331 (Theo giá tạm tính)

Khi nhận đợc hoá đơn về sẽ tiến hành đIều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế ( giá ghi trên hoá đơn)theo số chênh lệch giữa giá tạm tính và giá ghi trên hoá đơn:

Nếu vật liệu mua về để SXSP ,HH chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ Kế toán sẽ phản ánh cả thuế GTGT cùng với bút toán đIều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế:

Nếu chênh lệch tăng ( giá cha có thuế ghi trên hoá đơn GTGT lớn hơn giá tạm tính sẽ ghi phần chênh lệch theo định khoản:

Và ghi:

Nợ TK 133 ( Phần thuế GTGT) Có TK331

Hoặc có thể tiến hành nh sau :

Nợ TK 152 (Ghi đỏ theo giá tạm tính) Có TK 331

Nếu VL mua về dùng để SXSP , HH chịu thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp hoặc không chịu thuế GTGT Kế toán sẽ đIều chỉnh chênh lệch nh sau :

+ Nếu chênh lệch tăng ( giá mua ghi trên hoá đơn lớn hơn giá tạm tính) Kế toán đIều chỉnh nh sau :

Hoặc cũng có thể tiến hành nh sau :Nợ TK 152

Có TK 331 ( hoặc ghi đỏ theo giá tạm tính)Sau đó sẽ ghi:

Nợ TK 152 ( theo giá hoá đơn)Có TK 331

Trờng hợp vật liệu đang đI đờng

Nếu trong tháng đã nhận đợc hoá đơn mà cuối tháng hàng vẫn cha về nhập kho

+ DN sử dụng VL này vào SXSP , HH chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ , kế toán ghi :

Nợ TK 151 : Hàng mua đang đI đờng ( Giá cha có thuế GTGT trên HĐơn)Nợ TK 133 Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ

Có Tk 111,112,331, ( Tổng giá thanh toán ghi trên hoá đơn GTGT)…

+ DN sử dụng VL này vào SXSP,HH chịu thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp , hoặc không phảI chịu thuế GTGT , kế toán ghi:

Nợ TK 151 Tổng giá thanh toán với ngời bán.Có TK 331, 111, 112,…

Kế toán ở các DN này mở sổ theo dõi số hàng đI đờng cho tới khi hàng về Sang tháng sau khi hàng đI đờng về nhập kho hoặc chuyển giao cho các bộ phận SX hay khách hàng , tuỳ từng tr… ờng hợp kế toán ghi :

Nợ TK Liên quan( 152 , 621,627, )…Có TK151

-Khi nhập khẩu vật liệu từ nớc ngoàI , kế toán phản ánh giá trị vật t nhập khẩu bao gồm tổng số tiền phảI thanh toán cho ngời bán , thuế nhập khẩu phảI nộp chi phí thu mua vận chuyển , ghi:

Nợ TK 152

Có TK 3333 ( Thuế xuất – nhập khẩu )Có TK 111,112,331,…

+Đối với thuế GTGT hàng nhập khẩu :

Nếu hàng hoá nhập khẩu dùng vào SXKD ,HH ,DV chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ ,thì thuế GTGT của hàng nhập khẩu sẽ đợc khấu trừ , kế toán ghi:

trang trảI bàng nguồn kinh phí khác , thì thuế GTGT phảI nộp của hàng nhập khẩu phảI tính vào giá trị hàng hoá mua vào ,kế toán ghi:

Nợ TK 152 Phần thuế GTGT phảI nộp theo phơng pháp trực tiếp Có TK 3331

Các chi liên quan đến mua vật liệu ( vận chuyển, bốc dỡ, )…

+ Nếu DN sử dụng VL để SXSP,HH chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ , kế toán ghi :

Nợ TK 152 Nợ TK 133

Có TK 133 Số thuế GTGT của hàng bán bị trả lạI(nếu có) Có TK 111,112

*Tăng do nhập kho vật liệu tự chế hoặc thuê ngoàI gia công chế biến ,căn cứ váo giá trị thực tế nhập kho kế toán ghi:

Nợ TK 152

Có Tk 154 “ chi phí SXKD dở dang”.

Nếu nhập kho vật liệu do thuê ngoàI gia công thì trị giá thực tế VL nhập kho này không gồm thuế GTGT nếu DN tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ

*Tăng do nhận góp vốn liên doanh của đơn vị khác ,đợc cấp phát đợc quyên tặng ,kế toán ghi

* Nhập kho vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê

+ Nếu chờ giảI quyết :Nợ TK 152

Có TK 338(3381) “ PhảI trả phảI nộp khác “- TàI sản thừa chờ giảI quyết + Khi có quyết định sử lý , tuỳ thuộc vào ghi giảm chi phí hay tính thu nhập bất thờng :

Nợ TK 338 (3381)

Có TK 621,627,641,642.

Có TK 721+ Nếu có quyết định sử lý ngay :

Nợ TK 152

Có TK liên quan (621,627 ,641, )…

Nếu VL thừa khi kiểm kê xác định là không phảI của DN thì giá trị của vật liệu thừa đợc đánh giá vào TK002 “ Vật t ,hàng hoá nhận giữ hộ , nhận gia công

*Trờng hợp VL xuất dùng cho SXSP không hết lạI nhập kho:

Nợ TK 152 Có TK 621

* Tăng giá trị VL do đánh giá lạI : Căn cứ vào số chênh lệch tăng ghi:

Nợ TK 152

Có 421” Chênh lệch đánh giá lạI tàI sản”.

b.2- Kế toán tổng hợp các trờng hợp giảm vật liệu:

• Xuất kho vật liệu dùng cho SXKD:

Nợ TK 621 “ chi phí NVL trực tiếp “- Dùng trực tiếp cho SX chế tạo SP Nợ TK 627 (6272) “ Chi phí SX chung”- Dùng cho phục vụ quản lý ở các PX.

Nợ TK 641 (6412) “ Chi phí bán hàng ” Nợ TK 642 (6422) “ chi phí QLDN”

Nợ TK 241 (2412;2413) “ XDCB dở dang” Dùng cho sửa chữa TSCĐ ,XDCB.

Có TK 152 ( Chi tiết liên quan).

• Xuất kho vật liệu tự chế hoặc thuê ngoàI gia công chế biến :

Căn cứ vào giá thực tế xuất kho :Nợ TK 154 ( Chi tiết liên quan)

Có TK 152

• Xuất kho VL góp vốn liên doanh với các đơn vị khác

Căn cứ vào giá trị vốn do hội đồng liên doanh xác định và giá thực tế ( giá trị ghi sổ ) VL xuất góp để X\xác định chênh lệch:

- Nếu giá trị vốn góp lớn hơn giá trị thực tế , kế toán ghi :Nợ TK 128 ,222 Giá trị vốn góp

Có TK 412 Chênh lệch tăng Có TK 152 Giá trị thực tế VL

- Nếu giá trị vốn góp nhỏ hơn giá trị thực tế Vl , kế toán ghi:Nợ TK 128 ,222 Giá trị vốn góp

Nợ TK 412 Chênh lệch giảm Có TK 152 Giá trị thực tế VL

• Xuất kho VL để bán , cho vay : Căn cứ vào giá thực tế xuất kho , ghi:

Nợ TK 632 “ Giá vốn hàng bán” – xuất bán Nợ TK 138 (1388) “ PhảI thu khác “- Cho vay

Có TK 152

• Giảm do mất mát thiếu hụt :

Căn cứ vào nguyên nhân gây ra mất mát , thiếu hụt để ghi - Nếu đã rõ nguyên nhân :

+ Do ghi chép nhầm lẫn , cân đong đo đếm sai cần phảI sửa chữa , đIều chỉnh lạI sổ kế toán theo đúng phơng pháp quy định :

Nợ TK liên quan Có TK 152

+ Nếu thiếu hụt trong định mức thì tính vào chi phí quản lý DN:Nợ TK 642 “Chi phí QLDN”

Có TK152

+ Nếu thiếu hụt ngoàI định mức , do ngời chịu trách nhiệm vật chất gây nên :

Nợ TK 111 – Số tiền bồi thờng vật chất đã thu

Nợ Tk 138 (1388) –Số tiền bồi thờng phảI thu Theo số bồi thờng vật chất Nợ TK 334 -Số thiếu hụt tính vào chi phí QLDN

Có TK 152

+ Nếu cha rõ nguyên nhân :

Nợ TK 138 (1381) phảI thu khác (TàI sản thiếu chờ sử lí)Có TK 152

Khi có quyết định xử lý ,tuỳ từng trờng hợp cụ thể kế toán ghi :Nợ TK 642

Nợ TK 138 (1388) Có TK138 (1381)

• Giảm giá do đánh giá lạI :

- Căn cứ vào số chênh lệch giảm do đánh giá lạI , kế toán ghi sổ.

Nợ TK 412 Có TK152

Kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kê khaithờng xuyên

TK 111,112,331,141 TK152 TK 621

Nhập kho do mua ngoàI

Xuất trực tiếp cho sản xuất TK133

TK641,642

Xuất phực vụ QL, BH, XDCB TK151

Nhập kho hàng

TK 632

Hàng mua đang đI đờng kì trớc

đI đờng Xuất bán TK 333

Thuế nhập khẩu

Chiết khấu đợc hởng TK 411

TK 154

Nhận GVLD, cấp phát

Xuất thuê ngoàI , gia công , chế biến

Đánh giá tăng Thiếu khi kiểm kê

Nhận lạI vốn LDXuất góp vốn liên doanh

TK 412 TK 338

Thừa khi kiểm kê Đánh giá tăng

2.2 Phơng pháp kiểm kê định kì :

Là phơng pháp hạch toán căc cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh trị giá vật t tồn kho cuối kì trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra giá trị vật t đã xuất dùng trong kì theo công thức sau:

Trị giá Trị giá Trị giá Trị giáhàng xuất = tồn đầu kì + nhập trong kì + tồn cuối kì

Theo phơng pháp này mọi biến động của vật t ( nhập -xuất ) không theo dõi , phản ánh trên các tàI khoản kế toán hàng tồn kho Mà các TK này chỉ sử dụng để phản ánh giá trị hàng tồn kho lúc đầu kì và cuối kỳ Giá trị của VL mua và nhập khỏ trong kì đợc theo dõi trên một TK kế toán riêng (YK 611- Mua hàng ).

Cuối kì tiến hành kiểm kê để xác định giá trị vật t tồn kho thực tế làm căc cứ ghi sổ vào sổ kế toán TK611 dựa vào giá trị vật t tồn kho.

Phơng pháp này thờng áp dụng ở các DNSX có quy mô nhỏ hoặc DN thơng mạikinh doanh mặt hàng có giá trị thấp ,số lợng nhiều.

a Các tàI khoản sử dụng:TK 611 : Mua hàng

TK này dùng để phản ánh giá trị thực tế của một số hàng hoá vật t mua vào trong kì

TK 611 có kết cấu nh sau

+ Bên nợ : Kết chuyển giá thực tế vật t ,hàng hoá tồn đầu kì

Giá thực tế vật t , hàng hoá mua vào trong kì

+ Bên có:

- Giá thực tế vật t , hàng hoá cuối kì.

- Giá thực tế vật t , HH đã gửi bán cha xác định là tiêu thụ trong kì -Chiết khấu hàng mua , giảm giá ,trả lạI

TK611 có 2 TK cấp II

+ 6111 Mua NL,VL.+ 6112 Mua hàng hoá.

TK 152 và TK151 dùng để kết chuyển giá trị thực tế VL và hàng mua đang đI đờng lúc đầu kì , cuối kì vào TK611

NgoàI ra cũng sử dụng một số TK liên quan khác nh phơng pháp KKTX.

b Phơng pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu :

- Căn cứ vào giá thực tế VL và giá trị VL đang đI đờng , tồn cuối kì trớc để kết chuyển vào TK 611 lúc đầu kì :

Nợ TK 611

Có TK 152,151

- Trong kì căn cứ vào các hoá đơn , chứng từ có liên quan đến việc thu mua, nhập kho VL ,kế toán ghi sổ kế toán nh các trờng hợp sau:

+ Căn cứ vào các hoá đơn của số VL mua ngoàI nhập kho

+ Nếu VL mua về để SXSP , HH chịu thuế theo phơng pháp Khấu trừ , kế toán ghi :

Nợ TK 611 (6111) Mua hàng (Mua NLVL)- Giá chua có thuế GTGT

Nợ TK 133 : Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ

Có TK 111,112,141 ( Trả tiền ngay) Tổng số tiền thanh toán Có TK 331 ( Cha trả tiền )

Có TK 311,341 ( mua bằng tiền vay)

+ Nếu VL mua về để SX SP ,HH chịu thuế theo phơng pháp trực tiếp ,kế toán ghi:

Nợ TK 611 (6111)

Có TK 311 ,331,341 ( cha trả tiền hoặc mua bằng tiền vay ) Tổng tiền Có TK 111,112,141 ( trả tiền ngay) thanh toán.

- Các chi phí mua vật liệu:

Nếu DN tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ , kế toán ghi :Nợ TK 611 (6111)

Nợ TK 133

Có TK111,112,331,…

Nếu DN tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp , hoặc sản phẩm ,hàng hoá không phảI chịu thuế GTGT , kế toán ghi :

Nợ TK 111,112 : Nếu thu lạI ngay

Nợ TK 138 (1388): Nếu cha thu lạI ngay Nợ TK 331 : Trừ vào nợ

Có TK 611 Giá trị hàng mua trả lạI

Có TK 133 :Thuế VAT đầu vào tơng ứng với giá trị hàng mua trả lại.

-Thanh toán tiền hàng cho ngời bán, ngời cung cấp vật liệu

Nợ TK 331

Có TK 111,112,

-Phản ánh trị giá VL do nhận góp vốn liên doanh , vốn cổ phần :

Nợ TK 611(6111)Có TK 411

-Riêng mua VL nhập từ nớc ngoàI , kế toán phản ánh trị giá vật t nhập

khẩu , ghi:

Nợ TK 611

Có TK 111,112.331,…

Có TK 3333 Thuế nhập khẩu.

-Đối với thuế GTGT hàng nhập khẩu :

+Với VL nhập khẩu để SXSP,HH chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế thì thuế GTGT của hàng nhập khẩu sẽ đợc khấu trừ, kế toán ghi:

Nợ TK 133

Có TK 3331(3331-2)

+ Đối với VL nhập khẩu để SXSPHH , chịu thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp, khi phản ánh nghiệp vụ nhập kho VL,kế toán ghi thuế GTGT hàng hoá nhập khẩu vào giá trị hàng mua :

Các nghiệp vụ lúc cuối kì đựơc ghi sổ nh sau:Kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kì

Nợ TK152

Có Tk 611 (6111)

Giá thực tế VL xuất dùng cho SXKD, xuất bán.

Nợ TK 621,627 - ( Xuất kho cho xây dựng kinh doanh.Nợ TK 612 : -( Xuất bán)

Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp Kiểm Kê Định Kỳ.

TK151,152 TK611 TK151,152 Kết chuyển giá trị tồn đầu kì

Kết chuyển giá trị tồn cuối kì

Mua trả tiền ngayChiết khấu hàng mua

Giảm giá , hàng mua trả lại

TK133 TK 621,627,642

Xuất dùng cho SXKD

TK331,141

ST đã

Nhận góp vốn cất phát

TK 222,128,412

Nhận lạI vốn góp LD

đánh giá tăng

3 Các hình thức kế toán Hệ thống sổ kế toán :–

a Hình thức kế toán Nhật ký Sổ cáI:–

Trong hình thức này các nghiệp vụ về vật liệu đợc kết hợp theo trình tự thời gian và định khoản kế toán trên cùng 1 quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ nhật kí – Sổ cáI.

Căn cứ vào các chứng từ liên quan đến nhập , xuất vật liệu để ghi vào nhật kí sổ cáI cột nợ TK 152 , 153,151 và có các TK liên quan

b Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ :

Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ về vật liệu kế toán lập chứng từ ghi sổ rồi vào sổ đăng kí chứng từ ghi sổ ,sau đó dùng để ghi vào sổ cáI TK152 Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ đợc ghi vào sổ chi tiết TK 152

Cuối tháng khoá sổ tính ra tổng số tiền phát sinh trên sổ đăng kí chứng từ ghi sổ , tổng số phát sinh nợ , tổng phát sinh có và số d của TK 152 trên sổ cáI từ đó lập bảng cân đối số phát sinh.

c Hình thức kế toán nhật kí chung :

Tất cả các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến vật liệu đều đợc ghi vào một quyển sổ gọi là nhật kí chung Đây là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tàI chính theo trình tự thời gian Bên cạnh đó thực hiện phản ánh theo quan hệ đối ứng tàI khoản ( định khoản kế toán )để phục vụ việc ghi sổ cáI TK152.

Sổ cáI TK152 ghi chép các nghiệp vụ nhập , xuất kho vật liệu phát sinh trong niên độ kế toán Đối với đơn vị có phất sinh lớn các nghiệp vụ về VL thì có thể mở Nhật kí mua hàng , Nhật kí chi tiền.

d Hình thức kế toán nhật kí chứng từ :

Là hình thức kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế

Trong hình thức này các nghiệp vụ nhập xuất VL đợc phân định rõ ràng, cụ thể:

Đối với các nghiệp vụ nhập : Kế toán sử dụng sổ chi tiết thanh toán với ngòi bán để ghi chép hàng ngày ,cuối tháng cộng sổ chi tiết và ghi vào nhật kí chứng từ số 5

Đối với các nghiệp vụ xuất : kế toán sử dụng : Kế toán sử dụng bảng phân bổ số 2 , bảng kê số2 , bảng kê số 5 , bảng kê số 6 và nhật kí chứng từ số 7

Cuối tháng căn cứ vào các NKCT , tập hợp ghi vào sổ cáI TK152.

IV Tổ chức kế toán vật liệu với việc nâng cao hiệu

Trong doanh nghiệp sản xuất , dự trữ hợp lý về nguyên liệu , vật liệu là hoàn toàn cần thiết, nố đảm bảo cho quá trình SX đợc tiến hành một cách thờng xuyên liên tục Vốn dự trữ về NL, VL là bộ phận chủ yếu của vốn dự trữ SXKD , một bộ phận chủ yếu của vốn lu động trong DN, quản lý tốt NL, VL dự trữ là một trong những biện pháp cực kì quan trọng để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động của doanh nghiệp.

Mặt khác , chi phí vật liệu chiếm tỉ trọng khá lớn trong giá thành sản phẩm , giảm chi phí vật liệu sẽ làm tốc đọ vốn lu động quay nhanh hơn và là biện pháp quan trọng để hạ thấp giá thành sản phẩm Đồng thời việc cung ứng vật liệu kịp thời ,đầy đủ , đồng bộ , đảm bảo chất lợng của vật liệu là đIều kiện quyết đinh để DN SX liên tục , góp phần nâng cao chất lợng sản phẩm , hạ giá thành và tăng lợi nhuận cho DN

Kế toán phảI thờng xuyên phân tích một số chỉ tiêu sau để thấy đợc tình hình sử dụng vốn lu động Để từ đố có các biện pháp đIều chỉnh kịp thời để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động và đạt kéet quả cuối cùng là tăng lợi nhuận.

1 Chỉ tiêu tỷ trọng nguyên vật liệu trong tổng vốn lu động:

Tỷ trọng Trị giá NVL tồn kho

Nguyên vật liệu =

Chỉ tiêu này cho biết nguyên vật liệu tồn kho chiếm bao nhiêu phần trăm trong vốn lu động Để từ đó có quyết định dành một số vốn nhất định cho việc mua sắm NVL.

Khi phân tích cần kêt hơp với chỉ tiêu quy mô SX Của DN Nếu quy mô mở rộng,vật liệu tăng là tốt Nhng nếu qui mô không rộng và vật liệu năm trớc vẫn đáp ứng đủ mà năm nay vật liệu tăng thì đó là sự ứ đọng vốn lu động

2 Chỉ tiêu hệ số đảm bảo nguyên vật liệu: (H)

Tổng trị giá NVL tồn đầu kì + Tổng trị giá NVL nhập trong kì H =

Tổng trị giá NVL sử dụng trong kì.

Nếu chỉ tiêu này bằng 1 chứng tỏ doanh nghiệp cung ứng vật liệu phù hợp với mức sử dụng vật liệu ,nên doanh nghiệp đã tiết kiệm đợc sự lãng phí về vốn lu động

Nếu chỉ tiêu này càng lớn hơn 1 thì mức ứ đọng NVL của DN càng lớn , do đó gây ra sự lãng phí về vốn Nếu chỉ tiêu này càng nhỏ hơn 1 thì mức cung ứng không đảm bảo mức sử dụng , nên ảnh hởng đến quá trình sản xuất

4 Chỉ tiêu hệ số quay vòng kho vật liệu (Q):

Giá trị vật liệu xuất dùng trong kì Q=

Trị giá Vl tồn kho bình quân trong kì

- Số ngày dự trữ bình quân = (360 : Q )

Hệ số quay vòng vật liệu càng lớn thì vốn lu động quay vòng càng nhiều , do đó hiệu quả sử dụng vốn lu động càng cao Số ngày dự trữ càng nhỏ chứng tỏ vật

liệu có thời gian trong kho ngắn , quay đợc nhiều vòng trong kì , không bị ứ đọng.

1 Chỉ tiêu hệ số sức sản suất của vốn lu động (S):

Doanh số S =

Vốn lu động bình quân

Chỉ tiêu này cho biết : DN bỏ ra 1 đồng vốn lu động thì thu đợc bao nhiêu đồng doanh thu Chỉ tiêu này càng tăng thì chứng tỏ DN đã sử dụng có hiệu quả vốn lu động , tăng doanh thu của DN từ đó góp phần tăng lợi nhuận.

2 Chỉ tiêu sinh lời của vốn lu động :

Tổng lợi nhuận L =

Vốn lu động bình quân.

Chỉ tiêu này cho biết DN bỏ ra một đồng vốn lu động thì thu đợc bao nhiêu đồng lợi nhuận Chỉ tiêu này càng tăng thì hiệu quả sử dụng vốn lu động càng cao và ngợc lạI Lợi nhuận phản ánh thực chất kết quả kinh doanh của DN Do đó DN có thu đợc lợi nhuậnthì mới có thể kết luận đồng vốn của DN có hiệu quả.

Mỗi một chỉ tiêu nêu trên đều phản ánh hiệu quả sử dụng vốn lu động Tuy nhiên không thể qua phân tích 1 chỉ tiêu mà kết luận vốn lu động của 1 DN có sử dụng hiệu quả hay không mà phảI kết hợp phân tích tất cả các chỉ tiêu Do đó phản ánh đầy đủ nhất về sự vận động của vốn lu độngtrong đó có sự ảnh hởng lớn của vật liệu Còn nếu qua một chỉ tiêu nào đó mà kết luận vốn lu động sử dụng hiệu quả hay không thì chỉ là sự tơng đối.

Trên đây là toàn bộ phần lý luận chung về vật liệu và tổ chức kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất Nhng có thể nói lý luận không thể bao quát hết đặc thù của doanh nghiệp Ta có thể tìm hiểu thực tế thông qua công tác kế toán vật liệu tạI công ty khoá Minh Khai.

Phần thứ II

Tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán vật liệu ở công ty khoá minh khai

I Đặc đIểm , tình hình chung của công ty khoá Minh khai :

1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty khoá Minh Khai:

Công ty khoá Minh Khai là một doanh nghiệp nhà nớc hạch toán kinh tế độc lập , tự chủ về tàI chính , có t cách pháp nhân và chịu sự quản lý trực tiếp của Tổng công ty cơ khí xây dựng – Bộ Xây Dựng.

• Trụ sở chính tạI : 125 D Minh Khai, Quận Hai Bà Trng Hà Nội.–

• Hình thức sở hữu vốn : Vốn nhà nớc

• Lĩnh vực sản xuất kinh doanh :

+ Sản xuất khoá phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng

+ Sản xuất phụ tùng ,phụ kiện, thiết bị máy móc cho ngành xây dựng

*Tổng số nhân viên :356 Ngời Trong đó nhân viên quản lý : 70

Kể từ khi thành lập đến nay, công ty khoá Minh Khai đã phảI trảI qua một chặng đờng đầy khó khăn và thử thách :

Đợc thành lập chính thức theo quyết định số 562/BKT ngày 05 Tháng 05 Năm 1972 Của bộ trởng Bộ Kiến Trúc ( nay là Bộ Xây Dựng) , Công ty đã đợc sự

trợ giúp của nớc bạn Ba Lan xây dựng nhà xởng , nhà làm việc , máy móc thiết bị và quy trình công nghệ,…

Năm 1972 Đế quốc Mỹ bắn phá miền Bắc , công ty bị tàn phá hết sức nặng nề Nên đã phảI ngừng hoạt động sản xuất để phục hồi lạI những thiệt hạI do chiến tranh gây lên Đến cuối năm 1973 công ty mới chính thức đI vào hoạt động.

Do đặc đIểm của công ty là đợc sự giúp đỡ của nứơc bạn Ba Lan sản phẩm làm ra (mẫu mã, ) không phù hợp với thị hiếu ng… ời tiêu dùng Việt Nam.Trớc tình hình đó ,bằng sự nỗ lực tự vơn lên ,tập thể cán bộ công nhân viêncủa công ty đã bắt tay vào nghiên cứu thay đỏi mẫu mã, chủng loạI sản phẩm cho phù hợp với thị hiếu của ngời Việt Nam Đây chính là thành công bớc đầu mà công ty đã đạt đợc Tính cho đến nay,qua 28 Năm liên tục và phấn đấu công ty đã đạt đợc những thành tích đáng khích lệ, liên tục trong nhiều năm là đơn vị quản lý giỏi của ngành , biểu hiện là sản phẩm của công ty đã trở lên nổi tiếng đ-ợc bạn hàng tín nhiệm, sản phẩm của công ty còn đạt đợc nhiều huy chơng trong các hội chợ triển lãm hàng công nghiệp.

Để đạt đợc thành tích trên và vợt lên thích nghi với nền kinh tế hàng hoá,công ty đã phảI vợt qua muôn vàn khó khăn Năm 1989 thực hiện quyết định số 217/HĐBT ngày 14/11/1987 của hội đồng Bộ Trởng về các chính sách đổi mới hạch toán kinh doanh XHCN với các xí nghiệp quốc doanh , công ty đã bố trí ,cảI tiến hoàn thiện lạI cơ cấu tổ chức sản xuất , bộ máy quản lý , rút một bộ phận lớn lao động dôI d không có trình độ về nghiệp vụ, sức khoẻ sang công tác khác cho phù hợp hơn,đồng thời gửi một bộ phận cán bộ ,công nhân đI lao động , học tập ở nớc ngoàI , Công ty tổ chức sắp xếp bộ máy quản lý nói…chung , và kế toán nói riêng gọn nhẹ và hợp lý , phân công việc cho cán bộ , công nhân viên tuỳ theo năng lực và trình độ của họ ,để họ có thể phát huy đợc chuyên môn của mình ,vì thế mà mọi cán bộ công nhân viên đều cảm thấy gắn bó và có trách nhiệm trong việc xây dựng và phát triển công ty

Ngày 07/03/1994 Thủ Tớng Chính Phủ ra quyết định số 90/TTG về việc tiếp tục xắp xếp DN Nhà Nớc ,liên hiệp các xí nghiệp cơ khí xây dựng đợc gọi là

Tổng Công Ty Cơ Khí Xây Dựng Và nhà máy khoá Minh Khai đợc chuyển lên thành Công ty khoá Minh Khai.

Thành tích lớn mà công ty đã đạt đợc năm 1994 có 4 sản phẩm đạt huy ơng vàng tạI hội chợ triển lãm hàng công nghiệp Việt Nam,đó là : khoá MK10; MK10N,bản lề 100và Crêmôn MK23A

ch-Sau đây là một số chỉ tiêu tổng hợp tình hình hoạt động SXKD của công ty trong năm 1999; 2000.

2 Cơ cấu tổ chức SX - Đặc đIểm quy trình công nghệ SXSP và BMQLcủa công ty

2.1 Cơ cấu tổ chức SX và đặc đIểm quy trình công nghệ SXSP.

Đối với 1 DN SX , việc SXSP có đạt năng suất chất lợng hay không phụ thuộc rất nhiều vào việc tổ chức SX tổ chức quy trình công nghệ SXSP khoa học Để thực hiện tốt đợc việc này phảI tuỳ thuộc vào từng đIều kiện cơ sở vật chất và trình độ quản lý của từng DN.

Công ty khoá Minh Khai nằm trên một diện tích khoảng 20.000m2 nên việc, nên việc bố trí ,sắp xếp các khu vực là tơng đối thuận lợi cho việc vân chuyển NVL,thành phẩm ,nửa thành phẩm , từ phân x… ởng này sang phân xởng kia hay nói cách khác , việc xắp xếp các khu vực hơp lý, khoa học nên việc luân chuyển

giũa các phân xởng đảm bảo nhanh gọn từ khâu đa vật liệu vào để SX đến khâu cuối cùng là tạo ra SP hoàn chỉnh Việc tổ chức SX ở công ty đợc thống nhất từ trên xuống dới , ngời đứng đầu quản lý chung là giám đốc ,tiếp đến là phó giám đốc SX quản lý đIều hành moi hoạt độngSX của công ty thông qua bộ phận quản lý SX ở từng phân xởng, tổ đội nh quản đốc phân xởng , tổ đội Hiện nay có 4 phân xởng SX trong dây chuyền SXSP:

Sơ đồ tổ chức sản xuất của công ty khoá Minh Khai

Công ty gồm có 4 phân xởng trong dây truyền SXSP có những chức năng và nhiệm vụ khác nhau cụ thể :

cơ Tổ gia công cơ đIện … … …

Phân Tổ lắp 1xưởng Tổ lắp 2

Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo Quan hệ Sản Xuất

Phân xởng cơ khí : Có nhiệm vụ tạo phôI ban đầu nh ,đúc tay nắm

nhôm.đúc đồng thỏi, Với những SP đơn giản ít công đoạn thì phân x… ởng có thể làm từ đầu đến cuối Ví dụ: Bản lề, then càI,chốt cửa, NgoàI ra còn SX thêm…theo đơn đặt hàng nh làm cửa chớp , cửa hoa , Phân x… ởng góp phần tạo ra giá trị sản lợng lớn nhất trong toàn công ty Thuộc phân xởng cơ khí gồm có các tổ : Khuân , dập, nguội ,rèn, khoan, giàn giá

Phân xởng cơ đIện: Nhiệm vụ của phân xởng này là sửa chữa thờng xuyên,

trung đạI tu máy móc thiết bị NgoàI ra ,phân xởng cơ đIện còn nhiệm vụ chế tạokhuân đúc ke , bản lề khoá, nhiệm vụ này rất quan trọng và rất phức tạp vì đòi hỏi độ chính xác cao Thuộc phân xởng điẹn gômf các tổ : Phay, đIện, sửa chữa, gia công cơ.

Phân xởng lắp ráp: nhiệm vụ của phân xởng này là lắp ráp các chi tiết rời do

các phân xởng khác tạo ra thành sản phẩm hoàn chỉnh Thuộc phân xởng này gồm các tổ : Tổ lắp 1,tổ lắp 2,sửa chữa khoá , bao gói , chọn lọc.

Phân xởng bóng mạ: Có nhiệm vụ chủ yếu là mạ quai khoá , bản lề, chốt

cửa , Công nghệ đòi hỏi kĩ thuật cao.Thuộc phân x… ởng gồm các tổ : Bóng, mạ, sơn.

Các phân xởng SX này đều chịu sự quản lý trực tiếp các quản đốc phân ởng , các quản đốc phân xởng chịu sự quản lý của phó giám đốc SX Sản phẩm hoàn thành do có kết cấu khá phức tạp, phần lớn SP hoàn thành đều có sự chuyển giao công nghệ từ bộ phận này sang bộ phận kia,vì vậy giữa các phân x-ởng trong công ty có quan hệ chặt chẽ với nhau và cùng hoàn thành một sản phẩm Có thể minh hoạ quy trình công nghệ SXSP qua sơ đồ sau:

x-Sơ đồ qui trình công nghệ sản xuất sản phẩm

Quy trình công nghệ SX khoá :

Nguyên vật liệu sau khi xuất kho đợc đến phân xởng cơ khí , sau khi đợc gia công chi tiết ( khoan ,đúc cắt , ) đ… a vào kho bán thành phẩm 1 Từ kho bán thành phẩm 1 đa đến phân xởng lắp ráp ( Đột , sửa , lắp khoá ) Rồi đ… a vào kho bán thành phẩm đến phân xởng mạ để sơn khoá , mạ chìa , đ… a trở lạI kho bán thành phẩm 2 , cuối cùng đa đến phân xởng lắp ráp hoàn chỉnh sản phẩm sản phẩm Kết thúc là nhập kho thành phẩm.

Nguyên vật liệu

Phân xởng cơ đIện

Phân xởng lắp ráp

Thành phẩm nhập kho

PX bóng mạPX cơ khí