Đang tải... (xem toàn văn)
Hoạt động của doanh nghiệp sau khi đạt chuẩn ISO 9000
Nghiên cứu thực trạng hoạt động của các doanh nghiệp sau khi thực hiện ISO 9000 CHƯƠNG VI KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Nghiên cứu thực trạng hoạt động của các doanh nghiệp sau khi thực hiện ISO 9000 “Của cải đích thực của một quốc gia là con người của quốc gia đó. Và mục đích của phát triển là để tạo ra một mơi trường thuận lợi cho phép con người được hưởng cuộc sống dài lâu, mạnh khỏe và sáng tạo. Chân lý đơn giản nhưng đầy sức mạnh này rất hay bị người ta qn mất trong lúc theo đuổi của cải vật chất và tài chính.” Đây là những dòng mở đầu của Báo cáo phát triển con người đầu tiên, xuất bản năm 1990 trình bày sự phụ thuộc lẫn nhau ngày càng tăng của con người trong thế giới tồn cầu hóa ngày nay. Khơng gian đang thu nhỏ, những đường biên giới biến mất dần đang kết nối cuộc sống của người dân với nhau một cách sâu sắc hơn, mạnh mẽ hơn và nhanh chóng hơn bao giờ hết. Tồn cầu hóa đem lại những cơ hội to lớn cho tiến bộ của con người – nhưng chỉ với điều kiện có sự quản lý mạnh hơn. Trong thực tế, mỗi tổ chức sẽ cĩ những phương thức riêng để pht triển hệ thống quản lý do họ có cơ cấu quản lý khc nhau, sản phẩm v cc dịch vụ khc nhau, cc quy trình sản xuất, cc mục tiêu ưu tiên và các đặc điểm ti chính - chính trị khc nhau. Tuy nhin, tất cả cc hệ thống quản lý đều cĩ một vài phương pháp chung khi lập kế hoạch, đánh giá và tổng kết. Đối với một số tổ chức năng động, hệ thống quản lý cĩ thể cĩ tc dụng kích thích, thúc đẩy thực hiện những thay đổi quan trọng trong hoạt động của họ. Tuy nhin, yếu tố quyết định sự thnh cơng của một hệ thống quản lý chất lượng l khả năng kết hợp trch nhiệm quản lý chất lượng vo tồn bộ cơ chế quản lý của tổ chức. Sự pht triển của một chính sch chất lượng và cơng tác đào tạo sẽ l nền tảng để đảm bảo chất lượng sẽ được quan tâm đúng mức, cc nhn vin sẽ nhận thức đầy đủ về chất lượng v trch nhiệm của mình, v cơng tc chất lượng của tổ chức sẽ thực sự được cải tiến. Luận văn tốt nghiệp này là một cơng trình nghiên cứu thực tế và lần đầu tiên được thực hiện tại Trường Đại học Bách khoa thuộc Đại học Quốc gia Tp.HCM. Nghiên cứu này tạo tiền đề thuận lợi cho những cuộc nghiên cứu về ISO 9000 và các chương trình, cơng cụ, kỹ thuật cải tiến chất lượng khác trong thời gian tới. Kết quả nghiên cứu cho thấy vấn đề lớn nhất là: có đến 90.2% tổ chức dừng Nghiên cứu thực trạng hoạt động của các doanh nghiệp sau khi thực hiện ISO 9000 lại sau khi đã thực hiện ISO 9001:2000, các tổ chức còn lại đã thực hiện thành cơng đồng thời các cơng cụ, chương trình, kỹ thuật cải tiến chất lượng khác như 5S, QCC, ISO 14000, TQM, Giải thưởng chất lượng Việt Nam, OHSAS. Người ta thường đề cập đến quản lý chất lượng như việc ngồi lên một chiếc xe đạp. Khi đã lên xe đạp chúng ta khơng thể ngồi n mà phải đạp xe để tiến lên, nều khơng đạp thì xe sẽ đổ, do vậy chúng ta phải đạp xe liên tục. Tất nhiên có lúc ta đi nhanh, có lúc đi chậm, có lúc phải tránh các vật cản. Đó cũng chính là ý tưởng của quản lý chất lượng: phải thường xun tiến lên, khơng ngừng cải tiến. Dừng lại nghĩa là thất bại – dừng lại nghĩa là bị đẩy ra ngồi cuộc chơi. Tuy nhiên để đạt được mục tiêu đó, chúng ta cần phải kết hợp rất nhiều động tác lại với nhau một cách nhuần nhuyễn thành một hệ thống hồn chỉnh thì mới có thể đi xa được. Tất cả các tổ chức đều sử dụng kỹ thuật thống kê trong q trình hoạt động của tổ chức mình với các cơng cụ thống kê truyền thống: biểu đồ Pareto, phiếu kiểm tra, biểu đồ nhân quả, lưu đồ, biểu đồ kiểm sốt, biểu đồ tần suất. Hiểu biết của lãnh đạo cấp cao trong tổ chức về các chương trình, kỹ thuật, cơng cụ cải tiến chất lượng khác như: 5S, Kaizen, SPC, 6 Sigma, Benchmarking, QCC, ISO 14000, SA 8000, TQM, TPM là chưa tốt. Sau khi được chứng nhận ISO 9000 việc đào tạo trong các tổ chức khơng được xem trọng, thậm chí có tổ chức còn khơng thực hiện đào tạo bên ngồi và cả đào tạo nội bộ. Đa số là ít đào tạo thường xun, khơng phân biệt loại hình kinh doanh, loại hình doanh nghiệp, địa chỉ của các tổ chức. Trong tương lai có 21.3% tổ chức chọn 5S là cơng cụ cải tiến để thực hiện tiếp theo sau ISO 9001:2000 vì có lẽ nó dễ thực hiện nhất, hiệu quả dễ nhìn thấy nhất, 3.3% dự định áp dụng 6 Sigma, 3.3% dự định áp dụng Benchmarking, 3.3% dự định áp dụng QCC, 6.6% dự định áp dụng ISO 14000, 1.6% dự định áp dụng SA 8000, 1.6% dự định áp dụngTPM, 1.6% dự định áp dụng TQM, 1.6% dự định áp dụng Giải thưởng chất lượng Việt Nam 1000 điểm. Mặc dù số lượng các tổ chức dự định áp dụng các cơng cụ, chương trình, kỹ thuật khác là thấp nhưng điều này cho thấy lãnh đạo cấp cao của các tổ chức này đã Nghiên cứu thực trạng hoạt động của các doanh nghiệp sau khi thực hiện ISO 9000 nhận ra được vấn đề ISO 9000 khơng phải là “chiếc đũa thần”, khơng phải là đích đến cuối cùng của cuộc hành trình cải tiến chất lượng mà đó chỉ là bước khởi đầu cho việc áp dụng cả một chuỗi các cơng cụ, chương trình, kỹ thuật khác. Có 9 khó khăn khi tiếp cận và áp dụng các kỹ thuật khác rút ra được từ các đối tượng trả lời phỏng vấn, chia làm 3 nhóm ngun nhân sau: * Các khó khăn xuất phát trong chính nội bộ tổ chức: 1/ Khó khăn do trình độ cơng nghệ, máy móc thiết bị sử dụng là lạc hậu, thiết bị hỗn tạp của nhiều nước sản xuất (thiết bị khơng đồng bộ): chiếm 54.1%. 2/ Khó khăn do tư tưởng, nhận thức, thói quen của nhân viên, kể cả cán bộ quản lý, có tâm lý chống lại sự thay đổi: chiếm 47.6%. 3/ Khó khăn do chảy máu chất xám: chiếm 37.8%. 4/ Khó khăn do khả năng quản trị, điều hành thấp, hoạt động sản xuất kinh doanh chưa có quy hoạch mang tầm chiến lược trung và dài hạn: chiếm 19.7%. 5/ Khó khăn do phân cấp chưa đủ mạnh, thói quen can thiệp sâu vào mọi cơng việc của lãnh đạo nhưng lại do dự trong quyết định nên tốn nhiều thời gian cho các buổi họp: chiếm 13.1%. * Các khó khăn xuất phát từ mặt lý thuyết và thực hành của các tiêu chuẩn: 6/ Khó khăn do chúng khơng rõ ràng, khó thực hiện: chiếm 45.9%. 7/ Khó khăn do áp dụng chúng nhưng khơng tạo được sự khác biệt rõ ràng với các đối thủ khác: chiếm 9.8%. * Các khó khăn xuất phát từ phía nhà tư vấn: 8/ Khó khăn do kỹ năng của nhà tư vấn chưa cao, tư vấn chưa sát với tình hình hoạt động của tổ chức: chiếm 41%. 9/ Khó khăn do kinh phí tư vấn cao: chiếm 31.2%. Hạn chế của đề tài: Nghiên cứu thực trạng hoạt động của các doanh nghiệp sau khi thực hiện ISO 9000 1. Một trong những hạn chế của cuộc nghiên cứu là mẫu nhỏ nên kết quả thống kê định lượng cũng bị hạn chế. Lấy mẫu thuận tiện rơi vào số đơng các tổ chức nhận giấy chứng nhận ISO 9001:2000 được 1-2 năm nên cũng làm ảnh hưởng đến một phần kết quả nghiên cứu. 2. Mẫu lấy tập trung ở Tp.HCM và tỉnh Đồng Nai nên khơng thể đại diện cho hơn 500 tổ chức đã có chứng nhận ISO 9001:2000 trên cả Việt Nam. Đề ra một số kiến nghị là vấn đề rất cần thiết cho các tổ chức Việt Nam trong hồn cảnh hiện nay. Do một số điều kiện khách quan nên việc nghiên cứu và kiến nghị chắc chắn khơng tránh khỏi các thiếu sót nhưng nó khơng nằm ngồi mục đích đóng góp cho sự phát triển bền vững của các tổ chức và người nghiên cứu rất hy vọng đây sẽ là những đóng góp có giá trị thực tiễn. CÁC KIẾN NGHỊ 1/ Để các tổ chức nhận ra được vấn đề ISO 9000 khơng phải là “chiếc đũa thần”, khơng phải là đích đến cuối cùng của cuộc hành trình cải tiến chất lượng, mà đó chỉ là bước khởi đầu cho việc áp dụng cả một chuỗi các cơng cụ, chương trình, kỹ thuật khác; khơng phải muốn thực hiện các chương trình này đòi hỏi phải có trình độ cơng nghệ, máy móc thiết bị tiên tiến thì điều cần thiết là phải tổ chức tun truyền cho các nhà lãnh đạo cấp cao biết được sự ngộ nhận này. Hình thức có thể lập các câu lạc bộ chất lượng ở từng vùng, miền do các hiệp hội ngành nghề hay Chi cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng các vùng miền đó chủ trì, mời các tổ chức đã hay áp dụng hay bắt đầu xây dựng ISO 9000 gia nhập vào các câu lạc bộ này. Thơng qua các buổi hội thảo, thuyết trình về tình hình thực hiện hệ thống ở các tổ chức tiêu biểu sẽ giúp mọi tổ chức có cái nhìn đúng đắn về chất lượng và cải tiến liên tục nhằm thỏa mãn nhu cầu khách hàng. Bên cạnh đó tổ chức các buổi tham quan học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau tại ngay nơi làm việc để tìm hiểu xem họ làm gì để có hoạt động ưu việt hơn hẳn mình – khi đó là các tổ chức bắt đầu đi vào quỹ Nghiên cứu thực trạng hoạt động của các doanh nghiệp sau khi thực hiện ISO 9000 đạo của q trình cải tiến liên tục với bài học đầu tiên là Chuẩn Hóa (Benchmarking). 2/ Để thực hiện các chương trình thành cơng các tổ chức phải chú trọng đặc biệt đến tính chiến lược. Mỗi chương trình hành động phải được xây dựng thành kế hoạch cụ thể có lộ trình đầy đủ và nhất là có một dự tính ngân sách cụ thể để trình ban lãnh đạo phê duyệt. Có thế lãnh đạo mới thấy được mục tiêu mà mình đang nhắm đến là gì, đi đường nào để đến mục tiêu đó, kinh phí thực hiện là bao nhiêu, lợi ích mà nó đem lại cho mình là gì… Chương trình phải được thực hiện từng bước một để tránh gây sốc. Chương trình phải sâu rộng, đều khắp, thu hút mọi thành viên trong tổ chức bằng các cơng trình, các việc làm cụ thể. Khi áp dụng một chương trình mới mà chỉ biết “làm cái gì và làm như thế nào” thì chưa đủ mà còn phải biết “tại sao họ làm thế”, “tại sao mình làm vậy”. Khơng trả lời được câu hỏi này là chỉ biết áp dụng kiến thức chứ chưa biết vận dụng kiến thức vào thực tiễn. 3/ Các nhà lãnh đạo phải chấp nhận từ bỏ thói quen trong mơ hình quản lý cũ, tập làm quen với việc trao bớt quyền lực cho cấp dưới. Phải tiến hành hoạch định chiến lược đúng đắn, đầu tư đúng hướng, tập trung phát huy sức mạnh của tất cả các thành viên trong tổ chức. Các nhà lãnh đạo phải hiểu rằng quản lý khơng phải là kiểm sốt. Quản lý là khuyến khích, gợi mở và thúc đẩy sáng tạo, cải tiến. 4/ Sự thay đổi chỗ làm của nhân viên tăng lên chính là nguy cơ mất nguồn tri thức của tổ chức: các nhân viên, đặc biệt là các nhân viên có trình độ và kỹ năng cao thường có những đòi hỏi cao và các tổ chức sẽ rất khó khăn trong việc thu hút và giữ được họ. Cơ chế thị trường tạo ra nhiều khả năng lựa chọn cho người lao động. Họ sẵn sàng chuyển từ cơng ty này sang cơng ty khác với những quyền lợi vật chất cao hơn. Khi người lao động chuyển đi, họ khơng chỉ làm giảm năng suất của tổ chức mà còn mang đi những tri thức của mình và cả những tri thức của tổ chức. Vì vậy tổ chức phải tập trung phát triển nguồn nhân lực để đáp ứng nhu cầu trong quản trị hiện đại. Có chính sách động viên, khen thưởng, lương bổng phù hợp nhằm thu hút, duy trì và phát triển nguồn chất xám q giá trong tổ chức, bố trí hợp lý nguồn nhân lực, xem xét để đào tạo nâng cao tạo cơ hội thăng tiến cho họ trong Nghiên cứu thực trạng hoạt động của các doanh nghiệp sau khi thực hiện ISO 9000 nghề nghiệp. Đây là cách hay nhất để giúp nhân viên gắn bó với tổ chức lâu dài. Ngày nay tương lai và giá trị của một tổ chức hơn bao giờ hết phụ thuộc vào khả năng phát triển các sản phẩm/dịch vụ mới một cách nhanh chóng và kịp thời để có thể bắt nhịp với những nhu cầu ln thay đổi. Vì vậy các tổ chức cũng cần xem quản lý tri thức như một yếu tố mới nhưng quan trọng để giữ vững lợi thế cạnh tranh thơng qua thỏa mãn khách hàng. 5/ Tổ chức phải xem đào tạo là một việc phải làm chứ khơng phải một việc thêm vào cho vui. Phải xác định rõ mục tiêu đào tạo và tổ chức phải tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên áp dụng những điều họ được học vào thực tiễn sản xuất kinh doanh của mình. Tất cả các kiến thức và kỹ năng đã học cần phải được củng cố và thực hành tại nơi làm việc. Nhân viên khơng thể thành thạo ngay lập tức chỉ sau một vài khóa huấn luyện. Phải định kỳ đánh giá lại chất lượng cơng việc của nguồn nhân lực để mạnh dạn trao quyền quyết định cho nhân viên, tạo động lực kích thích sáng tạo. Tuy nhiên cũng phải nhớ rằng đào tạo khơng phải ln ln là chìa khóa vạn năng cho mọi vấn đề trong tổ chức. Đào tạo phải đúng nhu cầu, đúng người, đúng lúc và đúng cách. 6/ Tổ chức cần có sự tham gia nhiệt tình của mọi thành viên, tinh thần đồn kết, tự giác trong cơng việc, coi cơng ty như là ngơi nhà thứ hai của mình. Muốn vậy phải liên kết họ lại bằng các chương trình hành động cụ thể, khuyến khích sáng tạo và khen thưởng hợp lý. Tuy nhiên tổ chức cũng cần tạo dựng phong cách làm việc mới thơng qua các hoạt động nhóm, đào tạo cho mọi thành viên chủ động trong tư duy và thói quen tự học, tự nghiên cứu như UNESCO đề xướng: “Học để biết, học để làm, học để cùng chung sống, học để tự khẳng định mình”. Các nhà quản lý chủ yếu là xác định u cầu, nêu những vấn đề cần tìm hiểu, gợi ý cách tiếp cận và lý giải vấn đề, chủ trì các buổi hội thảo, thảo luận nhóm khi cần thiết, huy động mọi thành viên vào cuộc, tham gia đến mức tối đa thuyết trình, đối thoại, tranh luận cũng để nhằm tăng kỹ năng trình bày, giao tiếp. Tuy nhiên việc làm này khơng đơn giản, đòi hỏi các chun gia đào tạo nội bộ, các nhà quản lý có hiểu biết sâu rộng về vấn đề, chuẩn bị cho mỗi buổi thảo luận và sẽ rất vất vả, cơng phu, mất nhiều thì giờ hơn. Nghiên cứu thực trạng hoạt động của các doanh nghiệp sau khi thực hiện ISO 9000 7/ Nên thực hiện 5S trước khi thực hiện ISO 9000 để xây dựng ý thức cải tiến liên tục của mọi người ngay tại nơi làm việc, sau đó mới dần dần áp dụng các cơng cụ, kỹ thuật, chương trình cải tiến khác. 8/ Nếu có sử dụng tư vấn thì tổ chức phải đặt rõ những câu hỏi và u cầu về các lợi ích kinh tế mà tổ chức sẽ nhận được khi sử dụng dịch vụ tư vấn đó, phải nắm chắc nhà tư vấn đã hiểu rõ những điều mà tổ chức muốn đạt đến, phải tìm hiểu để biết chắc rằng cơng ty tư vấn mà tổ chức chọn có uy tín, đủ năng lực và là cơng ty thích hợp nhất cho cơng việc mà tổ chức đang cần. Tổ chức phải chủ động trong khi làm việc với nhà tư vấn để xác định vấn đề cần giải quyết và mục đích muốn đạt được, phối hợp làm việc chặt chẽ với tư vấn và ln ln theo dõi để cùng nhau giải quyết các vấn đề. 9/ Phát triển ISO 9000 và các hệ thống khác theo xu hướng phát triển chung của thế giới, thứ nhất là việc tích hợp các cơng cụ quản lý trong hệ thống nhằm giảm thiểu nguồn lực, tận dụng tối đa tác dụng của các cơng cụ này, đảm bảo hoạt động nhịp nhàng mà khơng có xung đột trong các cơng cụ của hệ thống. Thứ hai là sự tích hợp của các hệ thống như ISO 14000, SA 8000… tạo điều kiện cho nguồn tri thức được kiến tạo và chia sẻ cho mọi người, giúp cho cả hệ thống vận hành trơn tru, hồn hảo ở mọi mặt. Thứ ba là ứng dụng cơng nghệ thơng tin để hỗ trợ hệ thống, có thể xây dựng mạng nội bộ để mọi thành viên có thẩm quyền đều có thể truy cập và sử dụng hệ thống một cách thuận tiện, nhanh chóng, giảm những phiền hà rắc rối về mặt giấy tờ, làm cho việc chia sẻ và cập nhật thơng tin trở nên dễ dàng hơn. Đa phần các cơng việc ngày nay đều dựa trên nền tảng thơng tin và bản thân các tổ chức cũng cạnh tranh bằng thơng tin. Ngày nay các tổ chức thành cơng là các tổ chức nắm bắt nhanh, kịp thời, và xử lý chính xác các nguồn thơng tin về thị trường, khách hàng, sản phẩm… Điều quan trọng hơn nữa là biến các thơng tin đó thành nguồn tài sản tri thức của tổ chức, biết chia sẻ tri thức để mọi người trong tổ chức được học hỏi, áp dụng vào cơng việc, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của các tổ chức. Nghiên cứu thực trạng hoạt động của các doanh nghiệp sau khi thực hiện ISO 9000 Cuối cùng xin chân thành cám ơn các Thầy Cơ, các bạn đọc đã xem qua cuốn luận văn này. Rất mong nhận được sự chỉ bảo tận tình của Thầy Cơ và các bạn để người viết có thêm nhiều kinh nghiệm hơn nữa trong các cuộc nghiên cứu kế tiếp. . trạng hoạt động của các doanh nghiệp sau khi thực hiện ISO 9000 CHƯƠNG VI KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Nghiên cứu thực trạng hoạt động của các doanh nghiệp. chức dừng Nghiên cứu thực trạng hoạt động của các doanh nghiệp sau khi thực hiện ISO 9000 lại sau khi đã thực hiện ISO 9001:2000, các tổ chức còn lại