Đang tải... (xem toàn văn)
Microsoft Excel hỗ trợ cho người sử dụng trong việc nhập, thực hiện các phép tính, tổng hợp, xử lý dữ liệu dưới dạng bảng bằng cách áp dụng các phép tính, biểu thức, hàm, phân tích dữ [r]
(1)51 MODULE
SỬ DỤNG BẢNG TÍNH CƠ BẢN 4.1 Một số khái niệm
Microsoft Excel phần mềm ứng dụng thiết kế dùng để trình bày thơng tin dạng bảng, thực tính tốn, biểu diễn thông tin dạng biểu đồ cách trực quan thông qua số liệu bảng Microsoft Excel hỗ trợ cho người sử dụng việc nhập, thực phép tính, tổng hợp, xử lý liệu dạng bảng cách áp dụng phép tính, biểu thức, hàm, phân tích liệu, dự báo;
4.1.1 Ô (Cell):
Ô giao điểm cột hàng, xác định tọa độ dựa theo ký hiệu số cột số thứ tự hàng, ô đơn vị nhỏ bảng tính, tuỳ theo phiên bản, số bảng tính có khác Phiên Microsoft Excel 2007, có 17.179.869.184 0(16.384 cột X 1.048.576 hàng);
Địa (Cell address) vị trí hành chứa trỏ ô, hiển thị hộp tên ô (Name box) Có hai loại địa chỉ, địa tương đối địa tuyệt đối
Địa tương đối (Relative address): vị trí giao cột hàng, ký hiệu theo tên cột trước, tên hàng sau Địa tương đối địa tự động thay thể địa cụ thể ô chép công thức có chứa địa
Địa tuyệt đối (Absolute address): vị trí địa tương đối tuyệt đối giống nhau, giá trị tuyệt đối ô số (chỉ cố định cột, hàng), chèn thêm ký hiệu $ trước địa cột địa hàng ($A$2, $B$3) Địa tuyệt đối loại địa không thay đổi chép cơng thức có chứa địa sang khác
Địa hỗn họp: loại địa kết hợp địa tương đối địa tuyệt đối 4.1.2 Cột (Columns)
Cột tập hợp ô bảng tính theo chiều đứng Độ rộng mặc định cột ký tự Mỗi bảng tính Microsoft Excel 2007 có 16.384 cột, cột gán ký hiệu theo thứ tự bảng chữ tiếng Anh
(2)52
Hàng tập hợp bảng tính theo chiều ngang Chiều cao mặc định hàng 12.75 chấm điểm (có thể thay đổi từ đến 409) Có tổng cộng 1.048.576 hàng bảng tính phiên Microsoft Excel 2007 hàng gán số thứ tự
4.1.4 Vùng (Range)
Là tập hợp ô xếp liền vùng có dạng hình chữ nhật Địa vùng xác định địa góc bên trái góc bên phải, địa hai ô dấu hai chấm (:)
4.1.5 Bảng tính (Worksheet)
Bảng tính ma trận hai chiều gồm hàng cột Bảng tính chứa ô liệu công thức giúp người sử dụng xử lý liệu để đưa kết theo quy tắc tính theo tiêu chí khác
4.1.6 Tập bảng tính (Workbook)
Tập bảng tính tập họp bảng tính cửa sổ Phiên Microsoft Excel 2007, tập bảng tính thiết kế gồm 255 bảng tính Để thay đổi số lượng bảng tập bảng tính khởi động, vào Office Button\ Excel Options\ Popular\ Include this manysheet, khai báo số bảng tính
4.1.7 Một số phím tắt thơng dụng
Tổ hợp phím tắt Diễn giải
F2 Đưa trỏ vào ô
F4 Lặp lại thao tác trước
F12 Lưu văn với tên khác (giống lệnh Save as) Alt + Hủy thao tác vừa thực (giống lệnh Undo) Ctrl + A Bơi đen tồn bảng tính
Ctrl + B Chữ đậm
Ctrl +I Chữ nghiêng
(3)53
Ctrl + C Copy liệu
Ctrl + X Cắt liệu
Ctrl + V Dán liệu từ copy cắt Ctrl + F Tìm kiếm cụm từ, số
Ctrl + H Tìm kiếm thay cụm từ
Ctrl + O Mở tệp lưu
Ctrl + N Mở tệp
Ctrl + R Tự động chép ô bên trái sang bên phải Ctrl + S Lưu tài liệu
Ctrl + W Đóng tài liệu (giống lệnh Alt + F4) Ctrl + Z Hủy thao tác vừa thực
Ctrl + Ẩn/Hiện hộp định dạng ô Ctrl + Ẩn cột (giống lệnh Hide)
Ctrl + Shift + Hiện cột vừa ẩn (giống lệnh Unhide) Ctrl + Ẩn hàng (giống lệnh Hide)
Ctrl + Shift + Hiện hàng vừa ẩn
Ctrl + (-) Xóa ơ, khổi hàng (bơi đen) Ctrl + Shift + (+) Chèn thêm ô trống
Ctrl + Page up (Page down) Di chuyển Sheet Ctrl + Shift + F Hiện danh sách phông chữ Ctrl + Shift + P Hiện danh sách cỡ chữ Shift + F2 Tạo thích cho
Shift + F10 Hiển thị thực đơn hành Shift + Fll Tạo Sheet
Shift + Tab Đưa trỏ chuột sang bên trái ô hành Tab Đưa trỏ chuột sang bên phải ô hành
4.2 Làm việc vói bảng tính 4.2.1 Mở bảng tính
(4)54
hoặc bấm tổ hợp phím CTRL + N chọn biểu tượng New Cusíomize Quick Access Toolbar
4.2.2 Mở bảng tính có đĩa
Để mở bảng tính có đĩa, vào OfficeButton\ Open
hoặc bấm tổ hợp phím CTRL + O chọn biểu tượng Open CustomizeQuickAccessToolbar
4.2.3 Ghi bảng tính lần đầu
Để thực việc ghi lại bảng tính, vào OfficeButton\Save
hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+S chọn biểu tượng Save CustomizeQuickAccessToolbar, nhập tên tệp địa lưu giữ
4.2.4 Ghi bảng tính với tên khác
(5)55 4.2.5 Đóng tệp bảng tính
Sau làm việc xong với bảng tính, để đóng tệp bảng tính, vào OfficeButton\Close bấm tổ hợp phím Ctrl + F4
4.3 Kiểu liệu
Trong Microsoft Excel 2007 có nhiều kiểu liệu khác nhau, bảng tính định dạng nhiều kiểu liệu, tồn kiểu liệu Kiểu liệu phụ thuộc vào ký tự nhập vào Microsoft Excel 2007 phân biệt hai loại liệu:
+ Hằng số (Constant Value) + Công thức (Formula Value)
- Trong Microsoft Excel 2007, sử dụng toán tử biểu thức: + Toán tử số
(+): cộng (-): trừ (*): nhân (/): chia
+ Toán tử xâu kỷ tự (Character) &: nối xâu
+ Toán tử so sánh (Logic) (>): lớn
(<): nhỏ (=):
(>=): lớn (<=): nhỏ (<>): khác
(6)56
Đặt trỏ vào vị trí cần chèn, sau vào Home\Insert\InsertSheetRows đểthực hiện;
Để chèn thêm nhiều hàng lúc, cần thực chọn số hàng 4.4.2 Chèn thêm cột (Column)
Đặt trỏ vào vị trí cần chèn, sau vào Home\Insert\InsertSheetColumns để thực
Khi muốn chèn thêm nhiều cột lúc, cần thực chọn số cột 4.4.3 Chèn thêm ô (Cell)
Để thực chèn thêm ơ, đặt trỏ vào vị trí cần chèn, vào Insert\Celỉs để thực
4.4.4.Chèn thêm bảng tính (Sheet)
Để chèn thêm Worksheet vào tệp vào Home\Insert\InsertSheet kích chuột phải Worksheet, chọn Insert\Worksheet
4.5 Xóa hàng, cột, ơ, bảng tính 4.5.1 Xóa hàng (Row)
Đặt trỏ vào hàng cần xóa, sau vào Home\Delete\DeleteSheetRowsđể thực
Khi muốn xóa nhiều hàng lúc, cần thực chọn nhiều hàng 4.5.2 Xóa cột (Column)
Đặt trỏ vào cột cần xóa, vào Home\Delete\DeleteSheetColumns để thực hiện;
Khi muốn xóa nhiều cột lúc, cần thực chọn nhiều cột 4.5.3 Xóa (Cell)
Để thực xố ơ, đặt trỏ vào vị trí cần xóa, vào Insert\DeleteCells để thực
4.5.4 Xóa bảng tính (Sheet)
Để xố bảng tính, vào Home\Delete\DeleteSheet kích chuột phải Worksheet, chọn Delete\ Worksheet
4.6 Hàm Microsoft Excel 2007
(7)57
Cú pháp hàm: = Tên hàm (các tham biến), các tham biến đối số, viết cách dấu phẩy (,) dấu chấm phẩy (;) hay dấu hai chấm (:)
4.6.1 Các hàm thống kê (Statistical) 4.6.1.1 Hàm SUM
Cú pháp:= SUM (number1, number2, , numberN).
Trong đó, numberl, number2, numberN số, địa tên ô vùng, công thức, hàm giá trị logic (True False) Số biến tối đa lên tới 255
Hàm SUM dùng để tính tổng giá trị biến liệt kê cặp đấu ngoặc
4.6.1.2 Hàm AVERAGE
Cú pháp: =AVERAGE (numberl, number2, , numberN)
Trong numberl, number2, , numberN số, địa tên ô vùng, công thức, hàm gía trị logic số biến tối đa tới 255
Hàm AVERAGE dùng để tính trung bình cộng giá trị biến liệt kê (numberl, number2, , numberN) Hàm AVERAGE cho giá trị (number1+ number2 +…+numberN)/ N
4.6.1.3 Các hàm MIN MAX
Cú pháp: = MIN(number1, number2, , numberN) = MAX(number1, number2, , numberN)
trong numberl, number2, , numberN số, địa tên củacác ô vùng, công thức, hàm giá trị logic số biến tối đa tới 255
(8)58 giá trị biến liệt kê
4.6.1.4 Hàm COUNT
Cú pháp: = COUNT (Valuel, Value2,….)
trong Valuel, Value2, biến, tối đa 255
Hàm COUNT dùng để đếm số ô liệu kiểu số vùng tham chiếu 4.6.1.5 HàmRANK
Cú pháp: = RANK (Number, Reference, Order) Trong đó:
Number: giá trị số nằm vùng liệu xếp Reference: vùng chứa liệu số cần xếp thứ hạng
Order: trật tự xếp, theo tăng giảm dần Giá trị Order xếp theo chiều tăng dần, giá trị Order số khác xếp theo chiều giảm dần Hàm RANK trả kết thứ hạng số dãy số
4.6.2 Nhóm hàm logic điều kiện
4.6.2.1 Nhóm hàm logic: trả kết TRUE (đúng)hoặcFALSE (sai)
- Hàm AND: cho kết giá trị Và biểuthứclogic,nhận giá trị (True) tất phần tử thoả mãn điều kiện
Cú pháp: = AND (logical1, logical2, )
- Hàm OR: cho kết giá trị Hoặc biểu thức logic, nhận giá trị có phần tử thoả mãn điều kiện
Cú pháp: = OR (logical1, logical2, )
- Hàm NOT: cho kết sai (phủ định) phần tử Cú pháp: = NOT (Logical)
4.6.2.2 Hàm điều kiện - Hàm IF
Cú pháp: = IF(Iogical_test, value_if_true,value_if_false)
Trong LogicalTest điều kiện cần kiểm tra, value_if_true giá trị đúng, value_if_false giá trị sai
Nếu điều kiện Logical Test thoả mãn, hàm nhận giá trị value_if_true, ngược lại hàm nhận giá trị value_if_false;
Chú ý: Đối với loại liệu dạng chữ đặt cặp dấu nhảy " " 4.7 Sắp xếp liệu (Sort)
(9)59 Khai báo tham số sau:
- Sortby: chọn khóa chính; - Thenby: chọn khóa phụ; - AddLever: thêm khóa phụ; - DeleteLever: xóa khóa phụ; - CopyLever: chép khóa phụ; - Mydatarangehas: khai báo tiêu đề; - Order: chọn thứ tự xếp
4.8 Lọc liệu tự động (Auto Filter)
Đặt trỏ vào dòng tiêu đề bảng tính, vào Data\ Filter, Microsoft Excel 2007 tự động hiển thị mũi tên bên phải tất trường thơng tin bảng có liệu
Bấm trỏ chuột vào mũi tên cột cần lọc theo điều kiện:
- Equals: = (bằng);
(10)60
- Islessthanorequalto: <= (nhỏ bằng); - Beginswith: bắt đầu
- Doesnotbeginswith: bắt đầu khác; - Endswith: kết thúc bằng; - Doesnotendwith: kết thúc khác;
- Contains: bao gồm,chứa; - DoesnotContains: không chứa
Các hộp lựa chọn And\Or (và\hoặc) dùng để kết hợp điều kiện, tạo tổ hợp lọc theo nhiều điều kiện khác
4.9 Tạo đồ thị (Chart)
Để tạo đồ thị, cần bôi đen vùng liệu cần tạo, bấm chọn Insert\Charts, chọn kiểu đồ thị, bấm chọn (OK) để thực
4.10 Định dạng bảng tính
Để thực định dạng, bước đầu phải chọn vùng liệu, vào Home\Format\Format Cells, chọn thẻ tương ứng để thực hiện;
- Number: định dạng số; - Alignment: định dạng lề; - Font: định dạng phông chữ; - Border: định dạng khung viền; - Patterns: định dạng màu nền; - Protection: bảo vệ liệu
4.11 Định dạng trang (Page Setup)
Định dạng trang, vào Page Layout\Page Setup, thực công việc sau: 4.11.1 Định dạng trang (Page)
- Orientation: hướng in; - Scaling: điều chỉnh tỷ lệ;
- Papersize: thay đổi kích thước trang giấy; - Printquality: chất lượng in;
- Firstpagenumber: in số trang đầu 4.11.2 Định dạng kích thước lề (Margin) - Bottom: khoảng cách lề dưới;
- Left: khoảng cách lề trái; - Right: khoảng cách lề phải;
(11)61 - PrintPreview: kiểm tra trước in
4.11.3 Định dạng tiêu đề đánh số trang (Meader/Pooter)
Để chèn tiêu đề trên, vào Insert\ Header and Footer, chương trình Microsoft Excel 2007 mở hộp thoại bao gồm: Customs Header Customs Footer cho phép người sử dụng khai báo tiêu đề tiêu đề dưới, thực khai báo tiêu đề, vị trí (trái, giữa, phải) bảng tính
4.11.4 Định dạng bảng tính (Sheet)
Để thực phân vùng in, thực trực tiếp thẻ lệnh Sheet Page Setup menu lệnh File\Print Area
- Print Area: phân vùng liệu cần in; - Print Title: tiêu đề hàng, cột liệu; - Print: định dạng kiểu in;
- Page Order: thứ tự in 4.12 In bảng tính (Print)
Vào Office Button\Print, bấm vào tổ hợp phím Ctrl + P, khai báo tham số sau:
- Printer: chọn máy in bảng danh mục; - Name: chọn máy in tương thích;
- Print to file: dùng để in tệp, trường họp chưa có máy in Bảng tính in thành tệp nhị phân theo định dạng;