CHÖÔNG VII: CHÖÙC NAÊNG KI M TRA Ể CẤU TRÚC I KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH & TÁC DỤNG CỦA KIỂM TRA 1- Khái niệm kiểm tra 2- Mục đích và tác dụng của kiểm tra IICÁC NGUYÊN TẮC ĐỂ XÂY DỰNG CƠ CHẾ KIỂM TRA III - QUY TRÌNH KIỂM TRA IV - CÁC LOẠI HÌNH KIỂM SOÁT V - CÁC CẤP BẬC QUẢN TRỊ VÀ VẤN ĐỀ KIỂM SOÁT 1- Chức năng kiểm soát của các cấp quản trò 2- Nội dung kiểm soát và phương pháp kiểm soát I – KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH & TÁC DỤNG CỦA KIỂM TRA. 1- Khái niệm kiểm tra: Kiểm tra là việc dựa vào các đònh mức, các chuẩn mực, các kế họach ….để đánh giá hiệu quả của hoạt động của tổ chức và đề ra các giải pháp quản trò thích hợp nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Kiểm tra bao hàm cả kiểm tra cái “ĐÔ làm và qua đó điều chỉnh cái “SẼ” làm. 2/ Mục đích và tác dụng của kiểm tra: + Xác đònh rõ các mục tiêu, kết quả đã đạt theo kế họach đã đònh + Bảo đảm các nguồn lực được sử dụng một cách hữu hiệu + Xác đònh và dự đóan sự biến động của các yếu tố đầu vào lẫn đầu ra + Xác đònh chính xác, kòp thời các sai sót và trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận trong tổ chức + Tạo điều kiện thực hiện thuận lợi các chức năng ủy quyền, chỉ huy, quyền hành và chế độ trách nhiệm. + Hình thành hệ thống thống kê, báo cáo theo những biễu mẫu thích hợp + Đúc rút, phổ biến kinh nghiệm, cải tiến công tác quản trò II – CÁC NGUYÊN TẮC ĐỂ XÂY DỰNG CƠ CHẾ KIỂM TRA 1.Phải trên cơ sở mục tiêu, chiến lược của tổ chức & phải phù hợp với cấp bậc của đối tượng được kiểm tra. 2.Phải phù hợp theo đặc điểm cá nhân của nhà quản trò 3.Phải quan tâm thực hiện tại những điểm trọng yếu, những yếu tố có ý nghiõa đối với hoạt động của tổ chức 4.Phải khách quan dựa vào các tiêu chuẩn thích hợp, không mang tính đònh kiến, thiên vò… 5.Phải phù hợp với văn hóa tổ chức, phù hợp với bầu không khí của tổ chức 6.Phải hiệu quả, công việc kiểm tra phải tương ứng với chi phí của nó 7.Phải đưa đến các hành động sửa sai, điều chỉnh đối với các sai lệch, nếu không thì việc kiểm tra sẽ trở nên vô nghóa. III – QUY TRÌNH KIỂM TRA (hình 7.1). Hình 7.1 : Quá trình kiểm soát là một hệ thống phản hồi Phát hiện sai lệch So sánh với các tiêu chuẩn Kết quả thực tế Đo lường Phân tích nguyên nhân cuả sai lệch Đưa ra chương trình điều chỉnh Kết quả mong muốn Thực hiện sự điều chỉnh IV - CÁC LOẠI HÌNH KIỂM SOÁT 1- Kiểm soát lường trước (kiểm soát trước khi thực hiện) 2- Kiểm soát hiện hành ( kiểm soát trong khi thực hiện ) 3- Kiểm soát sau khi thực hiện ( kiểm soát phản hồi ) V - CÁC CẤP BẬC QUẢN TRỊ VÀ VẤN ĐỀ KIỂM SOÁT 1/ Chức năng kiểm soát của các cấp quản trò: Bảng 7.1 : Bảng so sánh chức năng kiểm soát giữa các cấp quản trò (Xem tài liệu) 2/ Nội dung kiểm soát và phương pháp kiểm soát: Nội dung kiểm soát thường tập trung vào các nội dung sau: + Kiểm soát tài chính: Doanh thu, chi phí, lãi lỗ, các chỉ tiêu tài chính… + Kiểm soát thông qua sử dụng công cụ kế toán – kiểm toán. + Kiểm soát nhân sự, kiểm soát về kỷ luật lao động. + Kiểm soát về tình trạng thò trường: phân đọan thò trường, đối thủ, giá, sản phẩm, khách hàng …. + Kiểm soát sản xuất: Công nghệ, máy móc thiết bò, năng suất lao động, chất lượng sản phẩm… + Kiểm soát việc thực hiện các dự án đầu tư + vv… + Các phương pháp cổ truyền: Phương pháp dựa vào số liệu thống kê. Phương pháp dựa vào các bản báo cáo và phân tích Phương pháp dựa vào phân tích điểm hòa vốn. Phương pháp kiểm tra các nguồn lực … + Các phương pháp hiện đại : Phương pháp sơ đồ mạng p dụng máy điện toán …. . thì việc kiểm tra sẽ trở nên vô nghóa. III – QUY TRÌNH KIỂM TRA (hình 7. 1). Hình 7. 1 : Quá trình kiểm soát là một hệ thống phản hồi Phát hiện sai lệch. chức 6.Phải hiệu quả, công việc kiểm tra phải tương ứng với chi phí của nó 7. Phải đưa đến các hành động sửa sai, điều chỉnh đối với các sai lệch, nếu không