CHƯƠNG 3 HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ KỸ THUẬT NÔNG NGHIỆP TỈNH BẮC KẠN 3.1.NHẬN XÉT CHUNG Ra đời năm 1997, trải qua 10 hoạt động cùng với biến đổi thăng trầm của thị trường Công ty Cổ phần Vật tư Kỹ thuật Nông nghiệp đã đạt được những thành tích đáng kể, phát triển ngày càng lớn mạnh và hoà nhập với môi trường kinh doanh trong nước. Mặc dù chặng đường hoạt động của Công ty cũng gặp những khó khăn không nhỏ nhưng Công ty đã cố gắng vượt qua và tìm cho mình một hướng đi phù hợp với nguồn lực của mình. Khai thác tối đa những lợi thế cộng với sự lãnh đạo sáng suốt của ban lãnh đạo toàn Công ty và tác phong làm việc nghiêm túc, có hiệu quả của toàn thể các bộ công nhân viên trong Công ty đã mang lại hiệu quả cao trong lĩnh vực kinh doanh thương mại và cung cấp dịch vụ. Đặc biệt hàng hoá của Công ty đã được nhiều người tiêu dùng tin cậy, Công ty đã từng bước cải thiện cho lao động, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước. Trong bối cảnh nền kinh tế luôn luôn vận động và phát triển mạnh mẽ, thị trường cạnh tranh ngày càng diễn ra gay gắt thì đối với doanh nghiệp thương mại thì khâu bán hàng là một trong những yếu tố rất quan trọng. Trong chiến lược kinh doanh của mình, Công ty không chỉ quan tâm đến lợi nhuận, xem xét mối quan hệ giữa chi phí và lợi nhuận mà còn quan tâm tới việc tìm hiểu nhu cầu thị trường, đảm bảo tính chủ động trong lĩnh vực kinh doanh cho các đơn vị trực thuộc, tính chính xác, kịp thời của hệ thống thông tin kế toán cho ban lãnh đạo của Công ty. Có được kết quả này là do công tác kế toán được tổ chức một cách khoa học, hợp lý và phát huy được vai trò là công cụ quản lý hữu hiệu của mình. Qua thời gian tìm hiểu thực tế công tác kế toán tại Công ty và đi sâu vào công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ em xin đưa ra một số ưu, nhược điểm sau: 3.1.1. Ưu điểm - Về tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung, cán bộ phòng kế toán có cơ cấu phù hợp với các khâu công việc, các phần hành kế toán thực hiện toàn bộ công tác kế toán của đơn vị và các nhân viên thống kê từ các chi nhánh vật tư nông nghiệp, cửa hàng. Phòng kế toán tài vụ có nhiệm vụ hướng dẫn và thực hiện hạch toán ban đầu, thu nhận, kiểm tra sơ bộ chứng từ các nghiệp vụ phát sinh, lưu trữ các chứng từ của các chi nhánh vật tư nông nghiệp gửi lên. Mô hình kế toán tập trung đã đảm bảo được sự lãnh đạo, chỉ đạo tập trung thống nhất đối với công tác kế toán tại Công ty. Kiểm tra, xử lý và cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời, giúp lãnh đạo nắm bắt được tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty để có phương hướng điều chỉnh cho phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. - Về tổ chức hạch toán: Công ty Cổ phần Vật tư Kỹ thuật Nông nghiệp tỉnh Bắc Kạn là một Công ty có quy mô hoạt động rộng, đội ngũ cán bộ nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn cao đáp ứng được yêu cầu công việc. Công ty áp dụng hình thức Nhật ký Chứng từ, hình thức này đã giúp Công ty giảm nhẹ khối lượng công việc ghi sổ kế toán, do việc ghi sổ theo quan hệ đối ứng tài khoản ngay trên tờ sổ kết hợp với kế toán tổng hợp, chi tiết trên cùng một trang sổ. Việc kiểm tra đối chiếu được tiến hành thường xuyên nên cung cấp số liệu kịp thời cho việc lập báo cáo tài chính và việc phân tích báo cáo tài chính phục vụ cho các đối tượng có nhu cầu. Công ty đã áp dụng kế toán máy trong công tác kế toán. Nhờ đó mà công việc nhập số liệu rất nhanh gọn, không mất nhiều thời gian, cả việc sai sửa cũng rất dễ dàng. Việc tìm kiếm lưu trữ số liệu trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Tóm lại việc sử dụng phần mềm kế toán vào công tác kế toán trong Công ty đã mang lại nhiều lợi ích, tiết kiệm được thời gian, công sức…và lợi ích vô hình như chất lượng thông tin, hiệu quả trong việc ra quyết định tạo nền tảng vững chắc cho việc mở rộng và phát triển của Công ty trong tương lai. - Chứng từ kế toán và tài khoản sử dụng: Việc sử dụng chứng từ trong qúa trình hạch toán đều phù hợp với yêu cầu kinh tế và pháp lý của các nghiệp vụ kinh tế. Các chứng từ được sử dụng theo đúng mẫu của Bộ Tài Chính ban hành và lưu trữ bảo quản cẩn thận. Kế toán phần hành nào thì lưu trữ chứng từ phần hành đó, không chồng chéo, phân công phân nhiệm rõ ràng. Quá trình luân chuyển chứng từ từ khâu bán hàng đến phòng kế toán tài vụ được thực hiện một cách khẩn trương, liên tục và đầy đủ. Công ty áp dụng hệ thống tài khoản theo đúng qui định của Bộ Tài Chính, mặt khác cũng đã cụ thể hoá một số tài khoản nhằm phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty. - Về hệ thống sổ kế toán: Hệ thống sổ sách của Công ty được sử dụng một cách khoa học, hợp lý, phù hợp với trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán. - Để đảm nhiệm tốt vai trò của mình, các cán bộ phòng kế toán Công ty đã phải thường xuyên cập nhật những kiến thức, những chính sách và chế độ kế toán mới được ban hành và áp dụng hiện nay. Đi sâu tìm hiểu đặc trưng ngành nghề hoạt động của Công ty, cán bộ phòng kế toán đã vận dụng một cách sáng tạo các qui định và chế độ kế toán mới hiện hành để áp dụng vào Công ty cho phù hợp. - Về bộ máy quản lý: Nhìn chung mô hình tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty nói chung và bộ máy kế toán nói riêng tương đối hợp lý và phù hợp với môi trường cạnh tranh. Nhờ vậy từ một cơ sở kinh doanh nhỏ ban đầu, số lượng công nhân ít ỏi, ngày nay Công ty Cổ phần Vật tư Kỹ thuật Nông nghiệp tỉnh Bắc Kạn đã phát triển lớn mạnh gồm 8 chi nhánh vật tư nông nghiệp và nhiều cửa hàng trực thuộc. Hàng hoá bán ra của Công ty ngày càng đa dạng, phong phú và ngày càng có uy tín trên thị trường. 3.1.2.Những tồn tại - Về hình thức tổ chức bộ máy kế toán: Hình thức bộ máy kế toán tập trung trong Công ty có nhiều ưu điểm nhưng hình thức này thích hợp hơn với các doanh nghiệp có phạm vi hoạt động tập trung trong một địa bàn nhất định. Trong khi đó Công ty Cổ phần Vật tư Kỹ thuật Nông nghiệp tỉnh Bắc Kạn hiện nay có 08 chi nhánh vật tư Nông nghiệp và nhiều của hàng trực thuộc, các đơn vị này đóng tại các huyện xa trụ sở chính của Công ty nên việc luân chuyển chứng từ gặp rất nhiều khó khăn. - Hiện nay phòng kế toán Công ty chỉ có 05 người nên khối lượng công việc phải đảm nhận khá lớn, do đó nguyên tắc bất kiêm nhiệm bị vi phạm - Do số liệu kế toán được theo dõi trên nhiều loại chứng từ và phải theo dõi từ các trạm, cửa hàng vật tư trực thuộc Công ty nên khối lượng chứng từ cần cân đối rất lớn, nếu chứng từ không được luân chuyển một cách nhanh chóng sẽ gây khó khăn cho công việc tổ chức hạch toán và gây ra tình trạng khi nhàn rỗi, khi căng thẳng trong công việc của nhân viên kế toán. - Về phương pháp tính giá vốn hàng bán: Giá vốn hàng bán là một chỉ tiêu rất quan trọng trên báo cáo kết quả kinh doanh. Hiện nay Công ty sử dụng phương pháp tính giá bình quân cả kỳ dự trữ để tính giá vốn, phương pháp này đơn giản dễ tính nhưng độ chính xác không cao. - Về thanh toán công nợ: Tuy hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty được thực hiện tốt nhưng đối với các khoản thanh toán công nợ còn gặp nhiều khó khăn, số lượng vốn bị chiếm dụng tương đối lớn. Khi vốn của Công ty không nhiều phần lớn vốn hoạt động kinh doanh của Công ty là vay vốn Ngân hang trong trường hợp khách hàng không thanh toán đúng hạn đã gây khó khăn cho Công ty trong việc quay vòng vốn. - Về hình thức sổ kế toán: Hình thức Nhật ký Chứng từ mà Công ty đang sử dụng bộc lộ nhiều nhược điểm là mẫu sổ phức tạp. Bên cạnh đó nó không thuận tiện cho việc cơ giới hoá công tác kế toán, nhất là hiện nay Công ty đang thực hiện tự động hoá công tác kế toán. - Thực tế hiện nay việc bán phân bón trả chậm cho hộ nông dân thường theo quan hệ tín chấp, sản xuất nông nghiệp lại dễ bị rủi ro như: thiên tai, sâu bệnh, hàng nông sản giá bấp bênh, khó tiêu thụ làm cho việc trả nợ của nông dân không đúng thời hạn, kéo theo đó là khả năng thanh toán của các trạm vật tư Nông nghiệp đối với Công ty cũng không đúng thời gian qui định. Các trạm chiếm dụng vốn của Công ty khá lớn, điều đó làm ảnh hưởng đến hiệu quả quay vòng vốn cũng như sử dụng vốn của Công ty. 3.2.MỘT SỐ Ý KIẾN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ KỸ THUẬT NÔNG NGHIỆP TỈNH BẮC KẠN 3.2.1.Sự cần thiết phải hoàn thiện Công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là một trong những công cụ đắc lực phục vụ cho công tác quản lý của các nhà quản trị doanh nghiệp, cung cấp thông tin trực tiếp về bán hàng, khả năng chi phí bù đắp tạo lợi nhuận, khả năng thu hồi và phát triển vốn. Thông tin do kế toán bán hàng cung cấp sẽ làm cơ sở để các nhà quản trị đưa ra các giải pháp, phương hướng hoạt động và có những chính sách thích hợp cho hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ tới. Những hạn chế trong công tác kế toán bán hàng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tính chính xác và kịp thời của thông tin cung cấp, hoạt động bán hàng của Công ty diễn ra thường xuyên và liên tục vì vậy hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là vấn đề cần thiết và là một yêu cầu đặt ra đối với các cán bộ phòng kế toán trong Công ty. Tuy nhiên việc hoàn thiện cũng cần phải đảm bảo những nguyên tắc sau: - Hoàn thiện trước hết là phải dựa vào trên cơ sở tôn trọng các chế độ tài chính, chế độ kế toán do Nhà nước ban hành. Cải biên công tác kế toán sao cho phù hợp với doanh nghiệp là hợp lý nhưng luôn luôn phải dựa trên cơ sở kế toán và nằm trong khuôn khổ của chế độ kế toán do Nhà nước ban hành. - Hoàn thiện cũng phải dựa vào thực tế của doanh nghiệp sao cho phù hợp với tổ chức kinh doanh nhằm mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp. - Hoàn thiện phải đảm bảo việc cung cấp thông tin một cách chính xác và kịp thời phục vụ cho việc ra quyết định của các nhà quản lý, các nhà đầu tư và những người quan tâm đến lĩnh vực kế toán tài chính của doanh nghiệp. 3.2.2.Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty `Mục tiêu hàng đầu của bất kỳ một doanh nghiệp nào là tối đa hoá lợi nhuận. Để đạt được mục tiêu đó thì việc thực hiện tốt khâu bán hàng là rất quan trọng. Nó không những góp phần tạo ra doanh thu của Công ty mà còn khẳng định được vị thế của mình trên thị trường, góp phần phát triển kinh tế đất nước. Trong quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần Vật tư Kỹ thuật Nông nghiệp tỉnh Bắc Kạn, em thấy kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng khá hoàn thiện. Tuy nhiên để đáp ứng được đòi hỏi ngày càng cao của công việc thì việc không ngừng hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là điều cần thiết. Vậy em xin mạnh dạn đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng như sau: - Về công tác kế toán: Trong công tác kế toán, hiện nay Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán nên việc ghi sổ theo hình thức Nhật ký Chứng từ không còn phù hợp nữa do hệ thống sổ sách khá phức tạp do đó Công ty nên sử dụng hình thức Chứng từ Ghi sổ, đây là loại sổ đơn giản, dễ theo dõi và khối lượng sổ ít thích hợp cho các doanh nghiệp áp dụng kế toán máy. - Công ty cần chú trọng hơn trong việc đưa tiến độ khoa học kỹ thuật vào công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng. Cần có hệ thống kế toán máy ở tất cả các trạm, vì sử dụng kế toán máy sẽ làm giảm đáng kể khối lượng công việc thủ công, đẩy nhanh tiến độ công việc. Mặt khác từ các trạm vật tư nông nghiệp huyện đến Công ty khá xa nên các trạm sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong việc đi lại bàn giao công việc với Công ty. Vì vậy nếu có một hệ thống nối mạng kế toán của Công ty đến từng trạm thì sẽ tăng cường được hiệu quả công việc và giảm được chi phí cho Công ty. - Công ty nên thành lập phòng nghiên cứu thị trường vừa để nghiên cứu nhu cầu thị trường vừa tìm cách thúc đẩy quá trình bán hàng. Đồng thời củng cố thị trường cũ, tìm hiểu thị trường mới tăng sự phong phú của các mặt hàng hoá. - Hiện nay Công ty đang hạch toán TK 421- Lợi nhuận chưa phân phối trên Nhật ký Chứng từ số 8, song Công ty nên đưa vào Nhật ký Chứng từ số 10 để đúng theo mẫu qui định của Bộ Tài Chính. - Về hệ thống tài khoản: Công ty nên đưa TK 136-Phải thu nội bộ vào để theo dõi riêng các khoản phải thu đốI với các chi nhánh Vật tư Nông nghiệp vì quan hệ thanh toán giữa Công ty và các chi nhánh diễn ra thường xuyên song Công ty chỉ sử dụng duy nhất TK 336 để theo dõi thanh toán nội bộ. Điều này sẽ gây khó khăn cho doanh nghiệp khi các nghiệp vụ thanh toán không được bù trừ. - Về thanh toán công nợ: Các đòn bẩy kinh tế mà Công ty áp dụng chưa đủ sức thuyết phục khách hàng, nhiều biện pháp tài chính khác vẫn chưa được áp dụng để thúc đẩy việc bán hàng, việc thanh toán công nợ của khách hàng. Chính vì vậy nguồn vốn kinh doanh bị chiếm dụng khá lớn là do khách hàng thanh toán chậm. Tư thực tế đó Công ty nên áp dụng hình thức chiết khấu thương mại, chiết khấu hàng bán để khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh. Mức chiết khấu đặt ra nên căn cứ vào thời gian thanh toán, phương thức thanh toán và tổng số tiền nợ để có tỷ lệ thích hợp. Tuy nhiên tỷ lệ này cũng không quá thấp cũng không quá cao vì nó có thể ảnh hưởng hiệu quả kinh doanh của Công ty. - Công ty nên trích lập dự phòng phải thu khó đòi và giảm giá hàng tồn kho để đảm bảo nguyên tắc thận trọng và giảm tới mức tối đa những tổn thất về các khoản phải thu khó đòi có thẻ xảy ra. - Với đặc thù của Công ty là có rất nhiều các chi nhánh, cửa hàng nên Công ty cần cải tiến máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, sửa chữa nâng cấp và đầu tư xây dựng các cửa hàng để nâng cao chất lượng phục vụ tạo niềm tin trong khách hàng. KẾT LUẬN Trên đây là toàn bộ nội dung chuyên đề thực tập với đề tài: “Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty cổ phần Vật tư Kỹ thuật Nông nghiệp tỉnh Bắc Kạn”. Kế toán là công cụ đắc lực không thể thiếu trong quản lý kinh doanh của các doanh nghiệp, kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng giữ vai trò rất quan trọng và xuyên suốt trong cả quá trình hoạt động của Công ty, nó quyết định sự sống còn của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường. Nó cung cấp các thông tin kinh tế tài chính một cách nhanh chóng, chính xác, đầy đủ và kịp thời cho các nhà quản lý trong quá trình ra quyết định kinh doanh và nó thể hiện là công cụ trong tay hữu hiệu của các nhà quản lý doanh nghiệp. Trong chuyên đề này, vận dụng những kiến thức đã học và kiến thức thực tế trong quá trình thực tập em đã trình bày những vấn đề cơ bản về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty cổ phần vật tư kỹ thuật Nông nghiệp tỉnh Bắc Kạn. Do trình độ lý luận và thực tế còn hạn chế nên trong bài viết này không thể tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong được sự chỉ bảo của các Thầy cô giáo, cán bộ phòng kế toán tài vụ Công ty cùng toàn thể các bạn. Cuối cùng em xin trân thành cảm ơn sự tận tình giúp đỡ của Thầy giáo Trương Anh Dũng cùng toàn thể cán bộ phòng tài chính kế toán Công ty đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này. Em xin trân thành cảm ơn! Sinh viên thực hiện Ma Thị Tám