. Phần II: Đặc điểm tổ chức bộ máy Kế toán và tình hình vận dụng chế độ Kế toán tại Xí nghiệp Sông Đà 1.04 - Công ty CP Sông Đà 1. 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán. Với đặc điểm về tổ chức quản lý và quy mô sản xuất kinh doanh của đơn vị. Căn cứ vào điều kiện phương tiện tính toán, thông tin liên lạc, xét trình độ quản lý và trình độ của nhân viên kế toán, Xí nghiệp lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung có bố trí kế toán làm công trình làm nhiệm vụ thu nhận chứng từ, quản trị chứng từ và chuyển về ban kế toán tập trung. Ban kế toán của Xí nghiệp gồm 3 người, nhiệm vụ của từng nhân viên kế toán như sau. Sơ đồ 03 : Tổ chức bộ máy kế toán Xí nghiệp. Trưởng ban kế toán: phụ trách chung, lập kế hoạch tài chính, quyết toán các hợp đồng giao khoán với công ty. kế toán viên 1: làm các nhiệm vụ. - kế toán tổng hợp: Kế Toán Trưởng Kế toán Viên I Kế Toán Viên II 1 + tổ chức các dữ liệu và kiểm soát chứng từ trước khi ghi sổ kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thuộc văn phòng Xí nghiệp và các công trường, lập báo cáo quyết toán toàn Xí nghiệp. + tính và phân bổ tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ. Tổng hợp báo cáo quỹ tiền lương và các yếu tố liên quan như lao động, BHXH, BHYT, KPCĐ, các quỹ tự nguyện. + Báo cáo công nợ, thu vốn nộp công ty. + Tính lãi vay vốn phải trả (phải thu) Công ty, đói chiếu công nợ hàng tháng với Công ty. + Theo dõi và định lượng các mối quan hệ tài chính giữa Công ty và Xí nghiệp, tính toán và theo dõi các khoản phải thu, phải trả Công ty theo quy chế tài chính và quy định về phân cấp quản lý tài chính của Công ty cho Xí nghiệp. + In ấn và lưu trữ chứng từ, tài liệu về kế toán của Xí nghiệp. + Quản lý và lưu trữ các báo cáo tài chính của Xí nghiệp. - Kế toán thuế: + Thực hiện các nghiệp vụ kê khai, quyết toán thuế khối văn phòng Xí nghiệp và tổng hợp toàn Xí nghiệp. + Cập nhật thường xuyên các chế độ, chính sách của nhà nước về thuế. + Quản lý và quyết toán các hoá đơn theo quy định của bộ tài chính. - Thủ quỹ: + tuân thủ các quy định hiện hành về công tác quản lý, cấp phát chi tiêu quỹ tiền mặt. + Đảm bảo công tác lưu trữ văn thư theo trình tự khoa học, hợp lý (công văn, các biểu mẫu kế toán, các kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch tài chính do Công ty giao, của xí nghiệp và các công trình). 2 + Thực hiện công tác chấm công đi làm của CBCNV trong ban. Theo dõi các chế độ, quyền lợi của CBCNV, và làm công tác công đoàn cho tất cả CBCNV. Kế toán viên 2: - Kế toán thanh toán và ngân hàng + Kế toán thu chi tiền mặt và quản lý tồn quỹ. + Đôn đốc thu hồi công nợ phải thu khác, thu hồi các khoản tạm ứng. + Quản lý và theo dõi số dư tiền gửi tại Ngân hàng. Thực hiện các nghiệp vụ Ngân hàng và lập các báo cáo nghiệp vụ Ngân hàng nộp Công ty. _ Kế toán TSCĐ, CCDC + Tổ chức thiết lập hệ thống sổ sách, tài liệu và theo dõi về TSCĐ, CCDC của Xí nghiệp, kết hợp với ban kinh tế kỹ thuật theo dõi về biến động của TSCĐ, CCDC. + Tính khấu hao theo quy định hiện hành và phân bổ các chi tiêu. Lập các báo cáo kế toán về TSCĐ, CCDC và khấu hao TSCĐ. - Kế toán quản trị các công trình Xí nghiệp đang thi công. + Quản trị dòng tiền đi, về, cân đối tình hình tài chính công trình, đánh giá các khoản phải thu cho từng công trình dự án báo cáo trưởng ban kế toán Xí nghiệp. + Thực hiện việc kê khai và quyết toán thuế theo công trình theo hình thức kê khai thuế đầu vào, đầu ra. + Thu nhân chứng từ lập bảng kê, phiếu hạch toán và chuyển cho kế toán nhật ký chung. + Theo dõi và làm thủ tục vay vốn công ty để phục vụ thi công công trình + Lập báo cáo dòng tiền kế hoạch vay vốn của công trình nộp công ty + Theo dõi đối chiếu công nợ với chủ đầu tư, nhà cung cấp ít nhất một lần/Quý. 3 + Tham gia giải quyết các mối quan hệ của Xí nghiệp với bên ngoài như: Công tác thuế, thanh quyết toán các hợp đồng kinh tế đối chiếu công nợ với chủ đầu tư và nhà cung cấp. 2. Đặc điểm công tác kế toán Hiện nay, Xí nghiệp đang sử dụng phần mềm kế toán SAS, là phần mềm được tổng công ty Sông Đà viết riêng cho các đơn vị thuộc tổng công ty. Hệ thống tài khoản kế toán và chứng từ Kế toán mà Xí nghiệp đang sử dụng được ban hành theo Quyết định 1141/TC – QĐ/CĐKT ngày 01/01/1995 và quyết định 1864/1998/QĐ?CĐKT ngày 16/12/1998 của Bộ tài chính và được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng công trình, từng hạng mục công trình. Các chứng từ sử dụng bao gồm: Chứng từ tiền lương: bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, phiếu báo nghỉ hưởng BHXH, hợp đồng giao khoán, phiếu xác nhận công việc hoàn thành. Chứng từ hàng tồn kho: phiếu xuất kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm nghiệm, thẻ kho, biên bản kiểm kê sản phẩm, vật tư, hàng hoá. Chứng từ Tiền tệ: phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, bảng kiểm kê quỹ. Chứng từ tài sản cố định: biên bản giao nhận tài sản cố định, thẻ TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ. Xí nghiệp đang sử dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chung để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ. Xí nghiệp ghi nhận TSCĐ theo giá gốc, khấu hao TSCĐ được trích theo phương pháp đường thẳng, thời gian khấu hao tài sản được thực hiện theo 4 hướng dẫn tại Quyết định số 206/2003/TC-BTC ngày 12/12/2003 về chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ của Bộ tài chính. Sơ đồ: tổ chức hệ thống sổ kế toán của Xí nghiệp. Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng Đối Chiếu Hàng ngày, khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào các chứng từ gốc hợp lệ, hợp lý kế toán nhập dữ liệu vào máy, chương trình tự động thực hiện vào sổ kế toán chi tiết hoặc vào nhật ký chung. Cuối tháng, chương trình tự động ghi sổ và lên các báo cáo, biểu tổng hợp, lập các bút toán kết chuyển, phần bổ chương trình kế toán tự động chuyển số liệu từ sổ kế toán chi tiết vào bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh, chuyển dữ liệu từ sổ nhật ký chung vào sổ cái tài khoản gửi vào bảng cân đối số phát sinh (đồng thời, kế toán tổng hợp phải đối chiếu giữa sổ trên máy và sổ kế toán chi tiết). Từ bảng cân đối tài khoản và 5 Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng cân đối phát sinh Chứng từ gốc Sổ nhật ký chuyên dùng Sổ nhật ký chung Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính bang tổng hợp chi tiết số phát sinh là căn cứ để lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán (báo cáo kết quả kinh doanh và thuyết minh báo cáo tài chính). Đối với các đối tượng cần phát sinh nhiều cần quản lý riêng, căn cứ vào các chứng từ ghi vào sổ chi tiết liên quan. Cuối tháng, căn cứ vào sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết. 3. Đặc điểm tổ chức một số phần hành kế toán chủ yếu tại Xí nghiệp Sông Đà 1.04 - Công ty cổ phần Sông Đà 1. Đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng đều phải tổ chức rất nhiều phần hành kế toán khác nhau. Do khuôn khổ báo cáo có hạn em chỉ xin trình bày một số phần hành kế toán cơ bản của Xí nghiệp là đặc trưng đối với nghành nghề kinh doanh của Xí nghiệp là ngành xây dựng dân dụng và công nghiệp. Cụ thể như sau: 3.1. Phần hành Kế toán tài sản cố định Đặc điểm Tài sản cố định và tình hình quản lý Tài sản cố định ở Xí nghiệp Sông Đà 1.04 - Công ty cổ phần Sông Đà 1. Đặc điểm Tài sản cố định của Xí nghiệp Sông Đà 1.04 - Công ty cổ phần Sông Đà 1. Do đặc điểm vốn có của ngành xây dựng các Tài sản cố định của Xí nghiệp ngoài trụ sở làm việc, các thiết bị quản lý, nhà ở phục vụ cho cán bộ công nhân viên, chủ yếu là máy móc thiết bị thi công các công trình đặc trưng cho tính chất công việc mà Xí nghiệp thực hiện như: máy khoan, máy tiện, máy hàn, cần trục, máy lu, máy trộn bê tông, các loại phương tiện vận chuyển,… Các Tài sản cố định mà Xí nghiệp đang sử dụng đều là Tài sản cố định tự có thuộc quyền sở hữu của Xí nghiệp hoặc được điều chuyển từ các đơn vị khác trong Công ty cổ phần Sông Đà 1. Nhìn chung, Tài sản cố định của Xí nghiệp là tương đối lớn. Thêm vào đó, Xí nghiệp cũng không ngừng đổi mới trang thiết bị hiện đại có công suất lớn, kỹ thuật cao, nâng cao hiệu quả sản xuất của Tài sản 6 cố định nhằm giảm bớt được giá thành sản xuất của mỗi công trình, tạo ra lợi thế cạnh tramh cho Xí nghiệp. Phân loại Tài sản cố định trong Xí nghiệp. Tài sản cố định tại Xí nghiệp được phân chia thành: Năm 2006: Máy móc thiết bị: 2.363.584.020 Các loại Tài sản cố định hữu hình khác: 114.516.108 Năm 2007: Máy móc thiết bị: 3.663.039.887 Các loại Tài sản cố định khác: 3.273.227.816 3.1.1. Quản lý Tài sản cố định ở Xí nghiệp Sông Đà 1.04 Tại Xí nghiệp Sông Đà 1.04 Tài sản cố định được đồng thời theo dõi cả về mặt hiện vật và mặt giá trị ở hai nơi: ban kinh tế kỹ thuật và ban tài chính kế toán. a. Về mặt hiện vật Ban kinh tế kỹ thuật quản lý Tài sản cố định về mặt hiện vật, năng lực hoạt động của các Tài sản cố định này. Ban kinh tế kỹ thuật lập sổ theo dõi ghi chép về công tác quản lý và điều phối vật tư, cơ giới, các loại tài sản thuộc quản lý của Xí nghiệp, quản lý toàn bộ lý lịch hồ sơ các loại máy móc và phương tiện thi công trong Xí nghiệp, theo dõi cân bằng sổ sách các biến động về Tài sản cố định, ban kinh tế kỹ thuật căn cứ vào các công trình mà Xí nghiệp đang thi công để cân đối năng lực các loại Tài sản cố định. Ban kinh tế kỹ thuật kết hợp với ban kế toán lập kế hoạch dự án đầu tư, mua sắm thêm máy móc, sửa chữa kịp thời những máy móc trong tình trạng hư hỏng, và thay thế những máy móc đã xuống cấp không thể sửa chữa được nữa sao cho có hiệu quả và tiết kiệm. b. Về mặt giá trị 7 Ban tài chính kế toán quản lý Tài sản cố định Xí nghiệp về mặt giá trị. Tại đây, kế toán lập sổ sách, ghi chép và theo dõi về tình hình biến động tăng giảm Tài sản cố định về mặt giá trị. Ban tài chính kế toán theo dõi mọi biến động của Tài sản cố định theo ba chỉ tiêu giá trị: nguyên giá Tài sản cố định, giá trị hao mòn và giá trị còn lại chi tiết cho từng Tài sản cố định và theo dõi Tài sản cố định trên Tk 009. Cuốí năm tài chính, khi có quyết định của ban giám đốc, kế toán tiến hành công tác kiểm kê Tài sản cố định. Như vậy Tài sản cố định của Xí nghiệp được theo dõi và quản lý chặt chẽ cả về mặt hiện vật và giá trị, số lượng và chất lượng đảm bảo yêu cầu sản xuất kinh doanh, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn vốn đầu tư vào Tài sản cố định, nâng cao hiệu quả sản xuất. 3.1.2. Tổ chức hạch toán chi tiết Tài sản cố định tại Xí nghiệp Sông Đà 1.04. Hạch toán kế toán chi tiết ở Xí nghiệp Sông Đà 1.04 căn cứ vào các chứng từ tăng, giảm Tài sản cố định và các chứng từ gốc có liên quan. Xí nghiệp sử dụng các loại chứng từ cơ bản sau (được Bộ tài chính ban hành theo quyeets định số 1141/TC/QĐ-CĐKT ngày 01/11/1995): - Biên bản giao nhận Tài sản cố định Mẫu số 01 – TSCĐ - Biên bản thanh lý Tài sản cố định Mẫu số 03 – TSCĐ - Thẻ Tài sản cố định Mẫu sô 02 – TSCĐ - Các tài liệu kỹ thuật có liên quan - Bảng tính khấu hao Tài sản cố định Đối với những công trình do Xí nghiệp đảm nhận đòi hỏi phải trang bị thêm trang thiết bị, máy móc phương tiện thi công mới, bộ phận thi công công trình phải lập thuyết minh trình giám đốc phê duyệt, sau khi được phê duyệt Xí nghiệp mới tiến hành mua sắm Tài sản cố định mới. Công tác hạch toán chi tiết được thực hiện cả ở ban tài chính kế toán và nơi sử dụng Tài sản cố định theo từng đối tượng Tài sản cố định. Kế toán sử dụng các loại sổ thẻ: thẻ Tài sản cố định, sổ Tài sản cố định, sổ tăng giảm 8 Tài sản cố định để theo dõi hạch toán chi tiết Tài sản cố định. Trong các sổ theo dõi Tài sản cố định, Tài sản cố định được ghi sổ theo nguồn hình thành và cụ thể theo từng nhóm đặc trưng kỹ thuật. Các Tài sản cố định được phản ánh trên sổ Tài sản cố định theo số hiệu để tiện cho việc kiểm tra theo dõi và quản lý. Cuối tháng, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán đó để tập hợp số liệu, trích và phân bổ khấu hao Tài sản cố định chi tiết cho từng công trình. Kế toán căn cứ vào hồ sơ lý lịch của từng Tài sản cố định do ban kinh tế kỹ thuật quản lý để mở thẻ Tài sản cố định hạch toán chi tiếtcho từng đối tượng Tài sản cố định theo mẫu quy định. Thẻ Tài sản cố định được lập thành một bản do ban tài chính kế toán giữ để theo dõi ghi chép diễn biến phát sinh trong quá trình sử dụng. Trước đó, Tài sản cố định đã được kiểm tra về tình trạng kỹ thuật và năng lực phục vụ, nghiệm thu lập biên bản giao nhận và gửi toàn bộ hồ sơ vê ban tài chính kế toán. Kế toán sao cho mỗi đối tượng một bản để lưu hồ sơ riêng và giữ lại bản gốc để làm căn cứ hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết Tài sản cố định. Định kỳ, Kế toán tiến hành trích khấu hao theo phương pháp đường thẳng và phân bổ khấu hao vào các chi phí sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp chi tiết cho từng công trình và hạng mục công trình tham gia thi công. 3.1.3. Tổ chức hạch toán tổng hợp Tài sản cố định Để phản ánh tình hình biến động Tài sản cố định, Xí nghiệp Sông Đà 1.04 sử dụng TK 211 là tài sản cố định hữu hình và chi tiết thành các tài khoản cấp 2, bao gồm: - TK 2112: máy móc thiết bị. Trong đó: TK 211205: máy đầm TK 211219: cần trục, tháp, dàn TK 211222: máy mài, máy cưa… 9 - TK 2118: các loại Tài sản cố định hữu hình khác Trong đó: TK 211803: các loại dàn giáo chống TK 211804: cốp pha định hình Ngoài ra Xí nghiệp còn sử dụng TK 214 để hạch toán việc trích khấu hao và phân bổ khấu hao. Xí nghiệp hạch toán tăng, giảm Tài sản cố định theo các sơ đồ sau: Sơ đồ: Khái quát hạch toán tổng hợp tăng TSCĐ TK 111, 112 ,331, 341 TK 211 TSCĐ tăng do mua sắm thông qua lắp đặt TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ TK 241 TK 152, 334,338 CP XD, lắp đặt TSCĐ hình thành qua Triển khai XD, Lắp đặt, triển khai TK 411 TSCĐ do Nhà nước cấp hoặc nhận vốn góp liên doanh TK 3381 Kiểm kê TSCĐ thừa không rõ nguyên nhân 10 [...]... phận và toàn doanh nghiệp, sự biến động về số lượng theo từng loại lao động từ đó xây dựng kế hoạch sử dụng lao động hợp lý Việc quản lý lao động tại Xí nghiệp được thực hiện ở ban tổ chức hành chính thông qua hệ thống sổ danh sách lao động Sổ danh sách lao động còn được lập cả ở các đội xây dựng để theo dõi Cuối kỳ, bộ phận lao động tiền lương ở các đội xây dựng sẽ báo cáo tình hình sử dụng lao động... Nhìn chung Xí nghiệp sử dụng lao động và sắp xếp cơ cấu lao động khá hợp lý và hiệu quả, nhân viên 21 quản lý không nhiều, tránh lãng phí lao động, bộ máy quản lý gọn nhẹ, phân công rõ ràng 3.3.2 Hạch toán lao động trong Xí nghiệp Sông Đà 1.04 3.3.2.1 Hạch toán số lượng lao động Hạch toán số lượng lao động nhằm giúp cho bộ phận quản lý lao động của Xí nghiệp thường xuyên nắm chắc số lượng lao động hiện... động về ban kế toán để có thể nắm rõ tình hình và tính lương cho người lao động 3.3.2.2 Hạch toán thời gian lao động Hạch toán thời gian lao động đảm bảo ghi chép chính xác kịp thời số ngày công, giờ làm việc thực tế hoặc ngừng nghỉ của từng người lao động, từng đội xây dựng, các ban trong Xí nghiệp Hạch toán thời gian lao động nhằm quản lý lao động, kiểm tra việc chấp hành kỷ luật lao động, là căn... 3.3.1 Đặc điểm sử dụng lao động tại Xí nghiệp Sông Đà 1.04 Do đặc thù ngành nghề kinh doanh, điều kiện kinh doanh và sản xuất mang tính cơ động cao, đặc biệt là về địa lý nên lực lượng lao động của Xí nghiệp có sự dao động Mặt tích cực của lực lượng lao động không ổn định là Xí nghiệp giảm được lãng phí nhân lực khi công việc không nhiều, tuy nhiên lại gây khó khăn trong việc quản lý về số lượng lao động... sản xuất Đội trưởng công trình (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Nguồn phòng kế toán – xí nghiệp Sông Đà 1.04 3.3.2 3 Hạch toán kết quả lao động Hạch toán kết quả lao động phải chính xác hợp lý để đảm bảo quyền lợi của người lao động Căn cứ vào mức độ hoàn thành công việc của người lao động từ đó tính ra lương và thưởng có chính sách khen thưởng hợp lý kịp thời để từ đó khuyến kích người người lao động tăng... Tháp TĐN NMXM Hạ Long 35 Tại Xí nghiệp máy thi công đựoc tổ chức hạch toán riêng vào TK 623 – chi phí sử dụng máy thi công, được mở chi tiết cho từng công trình Tài khoản 623 được dùng để tập hợp chi phí bằng tiền liên quan đến việc sử dụng máy thi công của Xí nghiệp bao gồm: chi phí vật tư, lao động, chi phí khấu hao máy thi công, chi phí sửa chữa lớn và sửa chữa thường xuyên máy thi công, chi phí tiền... rồi gửi về ban kế toán của Xí nghiệp để Kế toán nhập dữ liệu vào máy tính Cuối kỳ, kế toán Xí nghiệp theo dõi tình hình sử dụng vật tư - nguyên vật liệu rồi tổng hợp lập bảng kê phiếu xuất kho, bảng tổng hợp vật tư được dùng để theo dõi cho từng công trình Bảng này lập xong phải đối chiếu khớp với sổ chi tiết vật tư Để tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, Xí nghiệp sử dụng tài khoản 621 – chi phí... chứng từ vào sổ kế toán các nghiệp vụ về tiền lương và các khoản trích theo lương của Xí nghiệp Chứng từ gốc (Bảng chấm công, bảng bình bầu, phiếu nghỉ hưởng BHXH) Sổ nhật ký chung Sổ kế toán chi tiết TK 334, TK 338 Sổ cái TK 334, TK 338 Bảng tổng hợp Chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính 3.4 Phần hành kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành 3.4.1 Đặc điểm chi phí sản xuất và phân loại... liệu - Tại phòng kế toán, cuối tháng, kế toán nguyên vật liệu trên cơ sở phân loại chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu theo từng nguyên vật liệu, và theo từng kho để lập bảng kê nhập nguyên vật liệu, bảng kê xuất nguyên vật liệu Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển nguyên vật liệu theo từng kho, và dựa vào các bảng kê nhập, xuất nguyên vật liệu để cuối tháng ghi vào sổ này Khi nhận được thẻ kho, Kế toán. .. người lao động Cuồi tháng, Người chấm công sẽ tập hợp và gửi bảng này về ban kế toán, kế toán tiền lương sẽ tiến hành tập hợp và tính ra lương của từng người lao động 22 cụ thể Riêng ở các đội xây dựng phải tiến hành bình bầu công loại A, B, C và tiến hành tính ra số công quy đổi Bảng bình bầu… TT Họ và Sổ tên sổ Bậc lương lương Tổng Công Công Công Công Thành số công A B C quy đổi tiền Cộng Tổ trưởng