PHẦN II KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI XÍ NGHIỆP DƯỢC PHẨM TRUNG ƯƠNG2 I_ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Phòng tài chính- kế toán của xí nghiệp có chức năng theo dõi toàn bộ các mặt liên quan tới tài chính của xí nghiệp nhằm sử dụng vốn đúng mục đích, đúng chế độ , chính sách, hợp lý và phục vụ cho sản xuất có hiệu quả. Đồng rhời có nhiệm vụ tổ chức thực hiện toàn bộ kế toán và thống kê trogn phạm vi xí nghiệp giúp lãnh đạo xí nghiệp tổ chức công tác thông tin kinh tế và phân tích hợp đồng kinh tế: hướng dẫn, chỉ đạo và kiểm tra các bộ phận trong xí nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu, chế độ hạch toán, chế đọ quản lý kinh tế tài chính Để phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất, trình độ quản lý, xí nghiệp áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán kiể tập trung. Phong kế toán có 11 nhân viên kế toán trong đó có 1 kế toán trưởng, 1 kế toán tổng hợp và các kế toán viên khác. Ngoài ra còn 4 nhân viên kinh tế phân xưởng tương ứng với 4 phân xưởn của xí nghiệp, có nhiệm vụ thu thập thông tin tại từng phân xưởng thông báo cho kế toán trưởng. Bốn nhân viên này ngoài sự quản lý của kế toán trưởng còn chịu sự quản lý của các quản đốc phân xưởng 2. Mô hình tổ chức hệ thống kế toán tại XNDPTW2 Sơ đồ 5: Sơ đồ bộ máy kế toán của xí nghiệp 3. Chức năng, nhiệm vụ của mỗi bộ phận trong hệ thống kế toán của đơn vị - Kế toán trưởng: kiêm trưởng phòng kế toán chịu trách nhiệm theo dõi, giám sát công việc của các kế toán viên, tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh của xí nghiệp , giải thích các báo cáo tài chính với các cơ quan quản lý cấp trên như: Sở y tế Hà nội, cục quản lý vốn và tài sản của Nhà nước, cục thuế . Đồng thời kế toán trưởng còn có nhiệm vụ tham mưu tình hình tài chính và thông tin kịp thời cho giám đốc về tình hình tài chính , sản xuất kinh doanh của xí nghiệp - Kế toán tổng hợp kiêm phó phòng kế toán: Có nhiệm vụ tổng hợp các thông tin từ các nhân viên kế toán phần hành để lên bảng cân đối tài khoản và lập báo cáo cuối kì. Phó phòng phụ trách điều hành công việc cho các kế toán viên liên Trưởng phòng kế toán Máy tính Phó phòng kế toán Kế toán thanh toán Kế toán tiêu thụ Kế toán giá thành Kế toán TSCĐ Kế toán lương Thu ngân Thủ quỹ Kế toán ngân hàng Kế toán kho Nhân viên kinh tế phân xưởng tiêm Nhân viên kinh tế phân xưởng viên Nhân viên kinh tế phân xưởng chế phẩm Nhân viên kinh tế phân xưởng cơ khí quan đến công việc đi sâu vào hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong nội bộ xí nghiệp( các nghiệp vụ kho, giá thành, tiêu thụ ). Ngoài ra phó phòng còn có trách nhiệm các đề tài nghiên cứu ( quản lý về mặt tài chính của đề tài, kiểm tra tính hợp lý các khoản chi của đề tài, làm báo cáo các thống kê các loại. - Kế toán giá thành: Có nhiệm vụ quản lý toàn bộ giá thành kế hoạch và giá thành thực tế của các mặt hàng, các quy cách. Mặt khác kế toán giá thành còn có nhiệm vụ tập hợp chi phí để tính giá thành của từng loại sản phẩm được sản xuất ở từng phân xưởng trong từng thời kỳ tính giá thành. Từ đó, xó các đề xuất, các biện pháp hạ giá thành, cung cấp thông tin cho các hoạt động kinh tế và dự đoán chi phí kì sau. Đồng thời kế toán giá thành còn phải xem xét giá thành của một số mặt hành mới, định kì lập báo cáo giá thành theo các khoản mục, yếu tố. - Kế toán thanh toán : Có nhiệm vụ kiểm tra hoá đơn thanh toán, chứng từ mà phòng cung ứng, dưới kho chuyển lên để phản ánh ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh như: Hoá đơn thanh toán với người bán, thanh toán với ngân hàng, thanh toán với người mua ( thông qua kế toán tiêu thụ) .Định kì kế toán thanh toán lập toàn bộ thuế GTGT đầu vào để chuyển cho kế toán tiêu thụ lập báo cáo thuế GTGT - Kế toán lương : Tính lương, thưởng, các chế độ chính sách cho toàn bộ cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp, dựa trên các quy định Nhà nước để có các phương pháp tính phù hợp đối với từng đối tượng. Kế toán lương có quan hệ chặt chẽ với phong tổ chức lao động về các vấn đề liên quan như BHXH,KPCĐ,BHYT - Kế toán ngân hàng: Theo dõi các khoản tiền gửi , tiền vay, các khoản tiền phải nộp bằng uỷ nhiệm chi của xí nghiệp để lên sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay - Kế toán tài sản cố định: Theo dõi tình hình biến động về TSVĐ và tính khấu hao hợp lý trên cơ sở phân loại TSCĐ phù hợp với tình hình sử dụng và tỷ lệ khấu hao theo quy định - Kế toán tiêu thụ : có nhiệm vụ tập hợp các hoá đơn, chứng từ liên quan đến việc bán hàng, tiêu thụ để ghi sổ ( cả về số lượng,giá trị). Hàng tháng trước 10 ngày phải lập báo cáo thuế GTGT - Kế toán thành phẩm: Có nhiệm vụ theo dõi tập hợp chứng từ liên quan đến số lượng thành phẩm nhập,xuất kho theo các mục đích khác nhau - Kế toán nguyên vật liệu: Theo dõi trực tiếp việc xuất nguyên vật liệu cho sản xuất, nhập nguyên vật liệu từ ngoài vào. Đồng thời kế toán nguyên vật liệu lập các chứng từ liên quan, tập hợp chi phí nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ cho từng đối tượng sử dụng, theo dõi giá vốn nguyên vật liệu xuất bán - Thủ quỹ: Là người quản lý quỹ tiền mặt của xí nghiệp, thu , chi tiền mặt theo chứng từ, cuối ngày lập báo cáo quỹ. Số tiền thực tế trong két và số tiền thu chi phải luôn khớp với sổ sách - Các nhân viên kinh tế phân xưởng: hàng tháng phải phối hợp với kế toán kho, kế toán giá thành để lên bảng tổng hợp Nhập- xuất- tồn nguyên vật liệu, phục vụ cho sản xuất tại xí nghiệp. Ngoài ra nhân viên phân xưởng phải thông tin kịp thời các tình huống đột xuất ở phân xưởng để có biện pháp xử lý kịp thời - Vì xí nghiệp có quy mô lớn, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều nên để góp phần bảo đảm sự chính xác của thông tin kế toán xí nghiệp đã áp dụng máy tính vào công tác quản lý kế toán . Bộ phận vi tính được sử dụng để lên nhật kí từng tháng. Việc áp dụng máy tính vào công tác kế toán đã góp phần làm tăng độ chính xác của thông tin, kịp thời để xử lý khối lượng công tác lớn, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ kế toán. Phần máy tính do kế toán trưởng trực tiếp phụ trách và hướng dẫn các nhân viên phòng kế toán thực hiện Với cách bố trí và sắp xếp nhân sự trong phòng kế toán như vậy đã tạo cho bộ máy kế toán của xí nghiệp hoạt động một cách nhịp nhàng, đồng bộ II. CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN ÁP DỤNG TẠI XÍ NGHIỆP 1. Chính sách kế toán chung áp dụng tại xí nghiệp - Niên độ kế toán, kỳ kế toán Xí nghiệp áp dụng niên độ kế toán là một năm, bắt đầu từ ngày 1/1 đến hết ngày 31/12. Kỳ kế toán là tháng - Đơn vị tiền tệ sử dụng chính thức tại xí nghiệp là tính theo đơn vị Việt Nam đồng. Mọi giao dịch mà phát sinh ngoại tẹ đều phải được quy đổi sang tiền Việt Nam theo tỷ giá thực tế tại ngày phát sinh - Phương pháp tính giá thành phẩm xuất kho: Đơn vị áp dụng theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ - Phương pháp xác định giá trị sản phẩm dở dang: là đánh giá theo nguyên vật liệu chính và phân bổ giá thành theo khoản mục - Phương pháp khấu hao TSCĐ: Xí nghiệp áp dụng phương pháp khấu hao đều theo tỷ lệ khấu hao đăng ký với Nhà nước 2. Hệ thống chứng từ, tài khoản a, Hệ thống chứng từ Đối với hệ thống chứng từ thì xí nghiệp đã sử dụng các chứng từ theo mẫu quy định chung của Bộ tài chính. Ngoài ra để quản lý chặt hơn , xí nghiệp có quy định một số chứng từ riêng như: Bảng kê thanh toán, giấy xin khất nợ b, Hệ thống tài khoản Xí nghiệp sử dụng hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 1141 TC/QĐKT ra ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Tuy nhiên để phục vụ yêu cầu quản lý về thông tin và đặc điểm quá trình sản xuất kinh doanh, xí nghiệp đã đăng kí hệ thống tài khoản cấp 2 và cấp 3 để phù hợp với việc theo dõi chi tiết và hạch toán các nghiệp vụ phát sinh Ví dụ : TK 632 có 2 TK cấp 2 là 6321 : Giá vốn bán hàng hoá 6322 : Giá vốn thành phẩm 3. Hệ thống sổ sách áp dụng tại đơn vị XNDPTW2 là một đơn vị có quy mô lớn, số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, thường xuyên và đa dạng, do đó xí nghiệp đã tiến hành công tác kế toán theo hình thức sổ Nhật kí – Chứng từ. Các NKCT xí nghiẹp sử dụng bao gồm : NKCT số 1,2,4,5,7,8,10 và bảng kê số 1,2,4,5,6,10, 11 ( ở xí nghiệp không sử dụng NKCT số 3,6,9 và bảng kê số 3,9 ) Sổ NKCT xí nghiệp sử dụng tuân thủ trình tự, phương pháp ghi chép do chế độ quy định Sơ đồ 6: Sơ đồ hạch toán theo hình thức NK-CT Ghi chú: : Ghi hàng ngày Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Nhật kí- Chứng Bảng kê Sổ chi tiết Sổ cái Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra Hàng tháng căn cứ trên sổ cái các tài khoản và các chứng từ liên quan khác, kế toán tổng hợp lập: BCĐKT, BCKQKD và thuyết minh báo các tài chính. Các bấo cáo tài chính được dùng cho các cơ quan chủ quản, cơ quan thuế, cơ quan quản lý vốn và các đối tượng quan tâm khác 4. Báo cáo tài chính ở XNDPTW2 XNDPTW2 hàng quý lập 3 báo cáo tài chính đó là :BCĐKT, BCKQKD và thuyết minh báo cáo tài chính Hàng năm dựa trên các số liệu từ các nhật kí,bảng kê của các phần hành ( Bảng kê 1,2,4,5,6,10,11 và các nhật kí chứng từ số 1,2,4,5,7,8,10), kế toán tổng hợp lên bảng cân đối phát sinh, Căn cứ vào đó hàng quý kế toán tổng hợp rút số dư các tài khoản để đưa lên báo cáo kế toán. các báo cáo này có giá trị khi có đầy đủ chữ kí của kế toán tổng hợp, kế toán trưởng và quyền giám đốc Những báo cáo kế toán dùng để nộp cho cơ quan thuế, cơ quan chủ quản ( của tổng công ty dược), cơ quan quản lý vốn thuộc tổng cục quany lý vốn và cho ngân hàng khi muốn vay vốn Ngoài các báo cáo trên, xí nghiệp còn lập báo cáo nội bộ khi giám đốc yêu cầu như: Báo cáo tình hình công nợ, báo cáo tình hình sản xuất, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo nộp ngân sách . PHẦN II KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI XÍ NGHIỆP DƯỢC PHẨM TRUNG ƯƠNG2 I_ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Phòng. hành công việc cho các kế toán viên liên Trưởng phòng kế toán Máy tính Phó phòng kế toán Kế toán thanh toán Kế toán tiêu thụ Kế toán giá thành Kế toán