Cơ sở lý luận chung của tổ chức kế toán bán hàng tại công ty lâm đặc sản Hà Nội. I. Đặc điểm chung về tình hình hoạt động kinh doanh tại công ty lâm đặc sản Hà Nội. 1. Những vấn đề chung về bán hàng. 1.1. Vai trò của bán hàng (tiêu thụ hàng hoá). Trong nền kinh tế thị trờng khi mà các doanh nghiệp phải tự mình quyết định 3 vấn đề trọng tâm (sản xuất cái gì, sản xuất nh thế nào, sản xuất cho ai).Phải tự chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh thì tiêu thụ có ý nghĩa sống còn đối với mỗi doanh nghiệp. Chỉ có tiêu thụ đợc hàng hoá thì mới có thu nhập để bù đắp chi phí bỏ ra, bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh. Về phơng diện xã hội, tiêu thụ hàng hoá là một khâu quan trọng của các quá trình lu thông hàng hoá, là yếu tố tất yếu của quá trính sản xuất. Tiêu thụ có vai trò to lớn trong việc cân đối giữa cung và cầu. Bởi vì nền kinh tế quốc dân là một thể thống nhất giữa những cân bằng, những tơng quan tỷ lệ nhất định, sản phẩm của các doanh nghiệp tiêu thụ đợc tức là hoạt động kinh doanh của họ diễn ra bình thờng, trôi chảy, tránh đợc sự mất cân đối, giữ đợc ổn định trong xã hội. Thông qua tiêu thụ có thể dự đoán đợc nhu cầu của xã hội nói chung và của từng khu vực nói riêng, là điều kiện để phát triển cân đối trong từng ngành, từng khu vực và trên toàn xã hội. Qua tiêu thụ giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá mới đợc thực hiện. Cùng với việc tiêu thụ hàng hoá, xác định đúng kết quả tiêu thụ là cơ sở đánh giá hiệu quả cuối cùng của các hoạt động kinh doanh trong một thời kỳ nhất định tại doanh nghiệp, xác định nghĩa vụ mà doanh nghiệp phải thực hiện với nhà n- ớc, lập các quỹ xí nghiệp, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp hoạt động tốt hơn trong kỳ kinh doanh tiếp theo, đồng thời nó cũng là số liệu cung cấp thông tin cho các đối tợng quan tâm nh: các nhà đầu t, các ngân hàng, các nhà cho vay . đặc biệt trong điều kiện này các doanh nghiệp không còn có chế độ bao cấp mà trong điều kiện cạnh tranh ngày càng gay gắt của nền kinh tế thị trờng thì việc xá định đúng kết quả tiêu thụ có ý nghĩa rất quan trọng trong việc xử lý, cung cấp thông tin không những cho các nhà quản lý doanh nghiệp để lựa chọn phơng án kinh doanh có hiệu quả nhất, mà xét trên tầm vĩ mô nó còn cung câp thông tin cho các cấp chủ quản, các cơ quan quản lý tài chính, cơ quan thếu phục vụ cho việc giám sát sự chấp hành cá chế độ chính sách kinh tế tài chính, chính sách thuế. 1.1.1. Khái niệm chung về bán hàng. Bán hàng là quá trình trao đổi để thực hiện giá trị của hàng hoá tức là chuuyển hoá vốn của doanh nghiệp từ hình thái hiện vật sang hình thái tiền tệ và hình thành kết quả bán hàng. Đây là kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh. Giá bán (giá đơn vị hàng hoá): căn cứ tính doanh thu bán hàng thực hiện trong kỳ là giá bán thực tế tức là giá bán ghi trên hoá đơn bán hàng hoặc giá thoả thuận giữa ngời mua và ngời bán. Doanh thu bán hàng thuần: là số chênh lệch doanh thu bán hàng với các khoản giám giá, chiết khấu bán hàng. Doanh thu của số hàng bán bị trả lại, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu. Doanh thu bán hàng: là giá trị của sản phẩm hàng hoá, lao vụ, dịch vụ mà doanh nghiệp đã bán, đã cung cấp cho khách hàng ( đã đợc thực hiện). Gía trị hàng hoá đợc thoả thuận nh trên hợp đồng kinh tế về mua bán và cung cấp sản phẩm, hàng hoá, lao vụ dịch vụ đã đợc ghi trên hoá đơn bán hàng hàng hoặc ghi trên các chứng từ khác có liên quan đến việc bán hàng hoặc là sự thoả thuận giữa ngời mua và ngời bán. Ngoài ra theo thống kê số 100 (1998/TT - BTC) quy định. * Đối với cơ sở kinh doanh tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phơng pháp khấu trừ thì doanh thu bán hàng là toàn bộ số tiền bán hàng cung ứng dịch vụ (cha có thuế GTGT) bao gồm cả phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có) mà cơ sở kinh doanh đợc hởng. * Đối với cơ sở kinh doanh tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp thì doanh thu bán hàng là toàn bộ số tiền bán hàng, Tiền cung ứng dịch vụ bao gồm cả phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có) mà cơ sở kinh doanh đợc hởng (tổng giá thanh toán bao gồm cả thuê giá trị gia tăng) (GTGT). Chiết khấu bán hàng: là toàn bộ số tiền giảm trừ cho ngời mua hàng do việc ng- ời mua đã thanh toán số tiền mua hàng hoá, lao vụ dịch vụ trớc thời hạn thanh toán đã thoả thuận hoặc do ngời mua với số lợng lớn hàng hoá trong một thời gian nhất định hay trong một đợt. Giảm giá hàng hoá: là khoản giảm trừ đợc ngời bán chấp nhận một cách đặc biệt trên giá đã thoả thuận vì lý do hàng bán ra kém phẩm chất hay không đúng quy cách, không đúng thời gian, địa điểm nh trong hợp đồng kinh tế. Hàng hoá bị trả lại: là giá trị của số hàng hoá, dịch vụ đã đợc coi là tiêu thụ bị ngời mua từ chối trả lại do những nguyên nhân vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng kinh tế: hàng hoá bị mất kém phẩm chất, không đúng chủng loại, quy cách. Thuế: Thuế giá trị gia tăng: là thuế gián thu tính trên khoản giá trị tăng thêm của hàng hoá, dịch vụ phát sinh trong quá trình từ sản xuất lu thông đến tiêu dùng và do ngời tiêu dùng cuối cùng chịu. Thuế tiêu thụ đặc biệt: Là loại thuế gián thu tính trên một số loại hàng hoá dịch vụ đặc biệt do nhà nớc quy định nhằm mục đích hớng dẫn tiêu dùng, điều tiết thu nhập của ngời có thu nhập cao và góp phần bảo vệ nền sản xuất nội địa với một số mặt hàng nhất định. Thuế xuất khẩu: là thuế thu vào hoạt động xuất khẩu hàng hoá. Các doanh nghiệp xuất khẩu thì thuế xuất khẩu sẽ đợc ghi giảm trừ doanh thu vào cuối tháng, quý khi xác định kết quả bán hàng. Nh vậy tiêu thụ hay bán hàng là thực hiện mục đích của sản xuất và tiêu dùng, đa hàng hoá từ nhà sản xuất đến ngời tiêu dùng. Tiêu thụ là khâu lu thông hàng hoá, là cầu nối trung gian giữa một bên là sản xuất phân phối và một bên là tiêu dùng. Đặc biệt trong nền kinh tế thị trờng thì tiêu thụ đợc hiểu theo nghĩa rộng hơn: Tiêu thụ là quá trình kinh tế bao gồm nhiều khâu trừ việc nghiên cứu thị trờng, xác định nhu cầu khách hàng, tổ chức mua hàng hoá và xuất bán theo yêu cầu của khách hàng nhằm đạt hiệu quả kinh doanh cao nhất. 1.2. Các phơng thức bán hàng: 1.2.1. Phơng thức bán hàng trực tiếp: Bán hàng trực tiếp là phơng thức giao hàng cho ngời mua trực tiếp tại kho của doanh nghiệp hoặc chuyển trực tiếp cho khách hàng ngày sau khi mua hàng về. Hàng hoá khi bàn giao cho khách hàng đợc chính thức coi là đã bán và đơn vị bán mất quyền sở hũ về số hàng đó. Có các trờng hợp bán hàng trực tiếp sau: 1.2.1.1. Trờng hợp xuất kho hàng hoá, bên mua đến nhận trực tiếp. Căn cứ vào hợp đồng mua bán dã ký kết, bên mua cử ngời đến nhận hàng tại kho củabên bán. 1.2.1.2. Trờng hợp giao hàng thẳng không qua kho. Thep phơng pháp này, doanh nghiệp mua hàng của nhà cung cấp rồn bán hàng thẳng cho khách hàng không qua kho của doanh nghiệp. 1.2.1.3. Phơng thức bán lẻ hàng hoá. Bán lẻ hàng hoá là việc bán hàng trực tiếp cho ngời tiêu dùng. 1.2.1.4. Trờng hợp xuất hàng hoá trả lơng cho công nhân viên. Doanh nghiệp sử dụng hàng hoá để thanh toán tiền lơng, tiền thởng cho các bộ công nhân viên. 1.2.1.5. Trờng hợp hàng đổi hàng. Trờng hơp này ngời mua không trả bằng tiền mà trả bằng hàng hoá vật t khác. Thủ tục chứng từ của phơng thức này là căn cứ vào hợp đồng đã ký kết khi giao hàng kế toán lập hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho: hoá đơn này đợc lập làm 2 liên. Liên 1: Lu lại cuống hoá đơn Liên 2: Giao cho khách hàng làm thủ tục đi đờng và xuống kho lấy hàng, thủ kho căn cứ vào hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho trên để giao cho khách hàng đồng thời ghi nghiệp vụ xuất hàng theo thẻ kho. Liên 3: Chuyển về phòng kế toán để ghi sổ và làm thủ tục thanh toán. Trên hoá đơn phải có xác nhận của ngời mua nhận hàng. 1.2.2. Phơng thức chuyển hàng theo hợp đồng (phơng thức gửi bán). Theo phơng thức này, bên bán chuyển hàng cho bên mua theo địa điểm ghi trong hợp đồng đã ký kết. Khi cha đợc ngời mua chấp nhận thì số hàng này vẫn thuộc quyền sở hũ của đơn vị, chỉ khi nào ngời mua chấp nhận thì lợng hàng mới chính thức đợc coi là tiêu thụ. Thủ tục chứng từ của phơng thức này là căn cứ vào hợp đồng đã ký kết doanh nghiệp viết hoá đơn bán hàng, chuyển hàng đi đồng thời lập bảng theo dõi tình hình chấp nhận gửi bán chứng từ này đợc chuyển cho thủ kho để làm thủ tục xuất kho và ghi thẻ kho. Hoá đơn bán hàng lập làm 3 liên: Liên 1: Lu lại cuống hoá đơn. Liên 2: Giao cho ngời vận chuyển hàng. Liên 3: Gửi về phòng kế toán để theo dõi tình hình chấp nhận hay không của khách hàng theo thời hạn trên hợp đồng, khi nhận đợc thông báo chấp nhận thanh toán kế toán ghi nhận doanh thu. 1.2.3. Phơng thức bán hàng đại lý (ký gửi). 1.2.3.1. Đối với bên giao hàng đại lý: Do hàng ký gửi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp cho đến khi doanh nghiệp chính thức tiêu thụ, bởi vậy nội dung hạch toán giống nh phơng thức chuyển hàng. Riêng số tiền hoa hồng trả cho đại lý đợc tính vào chi phí bán hàng. Bên đại lý sẽ đợc hởng thù lao đại lý dới hình thức hoa hồng hoặc chênh lệch giá theo luật thuế GTGT nếu bên đại lý bán hàng theo đúng giá do bên giao đại lý quy định thì toàn bộ thuế GTGT sẽ do chủ hàng chịu, bên đại lý không phải nộp thuế GTGT trên phần hoa hồng đợc hởng. Trờng hợp bên đại lý hởng khoản chênh lệch giá thì bên đại lý sẽ chịu thuế GTGT tính trên phần GTGT. 1.2.3.2. Đối với bên nhận đại lý. Bên nhận đại lý có trách nhiệm bảo quản, giữ gìn, bán hộ và đợc hởng hoa hồng theo hợp đồng đã ký. Thủ tục chứng từ của phơng thức này là: Khi xuất kho doanh nghiệp lập hoá đơn bán hàng cùng với biên bản giao hàng đại lý, hoá đơn này lập thành 2 liên: một liên giao cho ngời nhận đại lý, một liên gửi về phòng kế toán để theo dõi hết thời hạn quy định kế toán căn cứ vào báo cáo bán hàng của đại lý để ghi nhận doanh thu. 1.2.4. Phơng thức bán hàng trả góp: Theo phơng thức này hàng hoá coi là đã bán kho giao hàng cho khách hàng, khách hàng sẽ thanh toán một phần số tiền phải trả ngay tại thời điểm mua số còn lại trả dần ở các kỳ sau. Thực chất phơng thức này bán hàng trực tiếp kết hợp với nghiệp vụ cho khách hàng vay vốn. Vì vậytiền thu bán hàng đợc chia làm hai phần: doanh thu bán hàng (tính theo giá bán thu tiền một lần cha có thuế GTGT) và phần lãi cho khách hàng trả góp tính vào thu nhập từ hoạt động tài chính. Thủ tục chứng từ doanh nghiệp lập hoá đơn bán hàng hoặc hoá đơn kiêm phiếu xuất kho và giao hàng cho khách nh trờng hợp bán hàng trực tiếp. Tuy nhiên về phần thanh toán thì kế toán phải mở sổ theo dõi tình hình thanh toán tiền hàng trả góp, sổ này phản ánh cả số tiền hàng thực tế khách hàng phải trả và số tiền phải trả thêm do thanh toán chậm. * Hạch toán tiêu thụ hàng hoá theo một số phơng thức sau: Phơng thức kê khai thờng xuyên là phơng pháp theo dõi và phản ánh thờng xuyên liên tục, có hệ thống tình hình nhập - xuất - tồn hàng hoá trên sổ kế toán. Trong trờng áp dụng phơng pháp này các tài khoản kế toán hàng tồn kho đợc dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng giảm của hàng hoá. Vì vậy giá trị hàng hoá tồn kho có thể đợc xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán. * Phơng thức bán hàng trực tiếp: Trình tự hạch toán: Khái quát toàn bộ hạch toán quá trình tiêu thụ theo phơng thức tiêu thụ trực tiếp bằng sơ đồ tài khoản sau: TK 154, 155 TK 632 TK 911 TK 511 Trị giá vốn thực tế hàng đã tiêu thụ (1) KC giá vốn của hàng tiêu thụ (2) TK 531, 532 KC giảm giá DT hàng bán bị trả lại (5) Doanh thu bán bán hàng (3) KC doanh thu thuần (6) TK 33311 Thuế đầu ra phải nộp (4) TK 111,112,131 * Phơng thức chuyển hàng theo hợp đồng. Trình tự hạch toán đợc tổng quát bằng sơ đồ tài khoản sau: TK 154, 155 TK 632 TK 911 TK 511 TK 157 Trị giá vốn hàng gửi bán (1) Trị giá vốn hàng gửi bán đã tiêu thụ (2) KC trị giá vốn của hàng đã tiêu thụ (3) TK 531, 532 KC giảm giá doanh thu hàng bán bị trả lại (6) KC Dthu thuần (7) TK 33311 Doanh thu bán hàng (4) TK 111,112,131 Phơng thức bán hàng đại lý ký gửi. * Đối với bên giao hàng đại lý: Trình tự hạch toán Nhìn chung các bút toán của phơng thức này tơng tự nh phơng thức chuyển hàng nhng đặc điểm của phơng thức này là sau khi đại lý bán đợc hàng bên gửi hàng sẽ phải trả một khoản hoa hồng nhất định cho cửa hàng khoản hoa hồng coi nh là một khoản chi phí bán hàng, số tiền này có thể tính riêng hoặc trừ trực tiếp vào số tiền mà đại lý thanh toán. TK 111,112,131 TK 154, 155 TK 157 TK 632 TK 911 TK 511 Trị giá vốn hàng gửi bán (1) Trị giá vốn hàng gửi bán đã tiêu thụ (2) KC trị giá vốn của hàng tiêu thụ (3) KC doanh thu thuần (7) Doanh thu bán hàng (4) TK 33311 Thuế GTGT phải nộp (5) TK 641 Hoa hồng phải trả cho đại lý (6) Thuế GTGT đầu ra phải nộp (5) [...]... ngời ta tổ chức hạch toán chi tiết bán hàng theo từng nhóm hàng, từng ngành hàng, từng cơ sở đại lý và theo dõi trên các sổ chi tiết nh: Sổ chi tiết bán hàng Sổ chi tiết số 3 Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua *Xem mẫu bảng số1: 2.4 Tổ chức sổ sách kế toán bán hàng: 2.4.1 Trình tự ghi sổ kế toán: - Hình thức nhật ký sổ cái + Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán ghi... việc hàng bán bị trả lại này mà doanh nghiệp phải chịu đợc phản ánh vào TK 641 - chi phí bán hàng Trong kỳ kế toán trị giá của hàng bán bị trả lại đợc phản ánh bên Nợ TK 531 hàng bán bị trả lại Cuối kỳ tổng giá trị hàng bán bị trả lại đợc kết chuyển sang tài khoản doanh thu bán hàng để xác định doanh thu thuần Kế toán ghi sổ nh sau: Trờng hợp hàng gửi bán bị trả lại Khi doanh nghiệp nhận lại số hàng. .. nhận đại lý: Trình tự hạch toán: Nếu cửa hàng này bán đúng theo giá quy định và hởng hoa hồng - Khi nhận hàng kế toán ghi giá trị lô hàng vào Nợ TK 003 - Khi bán đợc hàng ghi bút toán có TK 003 KC doanh thu thuần (4) Hoa hồng bán hàng đợc hởng (1) TK 331 Phải trả chủ hàng (2) Toàn bộ tiền hàng thu đợc TK 003 Giá trị bán hoặc trả lại - Giá trị hàng nhận Thanh toán tiền hàng cho ngời giao đại lý (3) Phơng... vụ ứng trớc tiền hàng đơn vị bán sẽ nhận đợc tiền trớc khi giao hàng hoá cho đơn vị mua, tuy nhiên số tiền ứng trớc chỉ 1/2 đến 1/3 trị giá hàng hoá xuất bán Số tiền còn lại sẽ đợc thanh toán sau khi giao hàng 2 Kế toán bán hàng 2.1 Nghiệp vụ của kế toán bán hàng: Trong doanh nghiệp thơng mại hàng hoá là tài sản chủ yếu và biến động nhất, vốn hàng hoá chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng số vốn lu động... (33311): Thuế GTGT phải trả cho khách hàng tơng ứng với số doanh thu của hàng bán bị trả lại Có TK 111, 112, 131, 3388: Cuối kỳ kết chuyển doanh thu hàng bán bị trả lại Nợ TK 511 - Doanh thu bán hàng Có TK 531 - Hàng bán bị trả lại c Kế toán giảm giá hàng bán Giảm giá là khoản tiền đợc ngời bán chấp nhận một cách đặc biệt trên giá đã thoả thuận vì lý do hàng bán kém phẩm chất hay không đúng quy cách... Trị giá hàng hoá, dịch vụ đã đợc khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán - Trị giá của hàng gửi bán bị trả lại - Kết chuyển trị giá hàng gửi bán tồn đầu kỳ (phơng pháp kiểm kê định kỳ) D nợ: - Trị giá hàng hoá đã đợc gửi đi cha đợc khách hàng chấp nhận thanh toán 2.2.1.3 Tài khoản 632- giá vốn hàng bán: TK này dùng để theo dõi giá trị vốn của hàng hoá, thành phẩm, lao vụ dịch vụ xuất bán trong... hoá tại bất kỳ thời điểm nào trong kỳ Nếu nhóm xác định giá trị hàng hoá sản phẩm đã xuất bán phải dựa vào kết quả kiểm kê và đợc tính theo công thức = + Hạch toán theo phơng pháp này giảm nhẹ đợc khối lợng công việc kế toán nhng độ chính xác không cao b Tài khoản sử dụng TK 156 - Hàng hoá TK 157- Hàng gửi bán TK 611 - Mua hàng hoá TK 632 - Giá vốn hàng bán TK 511 - Doanh thu bán hàng TK 531 - Hàng bán. .. trị giá K/c giá vốn hàng tồn kho đầu kỳ Nhập kho hàng hoá hàng đã tiêu thụ hàng bán trong kỳ TK 911 TK 511 TK 111,112, 131 TK 531, 532 Doanh thu KC giảm giá bán hàng DT hàng bị trả lại K/c doanh thu thuần TK 3331 Thuế GTGT 2.3 Kế toán chi tiết bán hàng: phải nộp Để theo dõi quá trình bán hàng cần tổ chức một số hệ thống sổ chi tiết phù hợp với đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp... vào bên nợ TK 532 - giảm giá hàng bán Cuối kỳ kết chuyển tổng số tiền giảm giá hàng bán vào tài khoản doanh thu bán hàng để xác định doanh thu thuần thực hiện trong kỳ Trình tự hạch toán đợc tiến hành nh sau: Khi có chứng từ xác định khoản giảm giá hàng bán cho ngời mua về số lợng hàng đã bán Nếu khách hàng đã thanh toán tiền mua hàng doanh nghiệp thanh toán cho khách hàng khoản giảm giá đã chấp thuận... 2 TK 1561 - giá mua hàng hoá TK 1562 - Chi phí hàng hoá 2.2.1.2 Tài khoản 157 -hàng gửi bán: Sử dụng để theo dõi giá trị hàng hoá xuất bán theo phơng thức chuyển hàng hoặc bán đại lý ký gửi - Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 157 Bên nợ: - Trị giá hàng hoá gửi bán -Trị giá lao vụ, dịch vụ đã thực hiện với khách hàng cha đợc chấp nhận thanh toán - Kết chuyển trị giá hàng hoá gửi bán còn lại cuối kỳ