THỰC TRẠNG QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNGKIỂM SOÁT NỘI BỘ DO CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ TƯ VẤN TÀICHÍNH KẾ TOÁN VÀ KIỂM TOÁN THỰC HIỆN 2.1 Khái quát chung tình hình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng do Công ty thực hiện Đánh giá HTKSNB của khách hàng là một công việc rất quan trọng do đó bất kỳ KTV nào cũng phải cẩn trọng khi đánh giá Các KTV tại AASC luôn ý thức được sự quan trọng này do đó họ luôn cẩn thận trong công tác đánh giá HTKSNB của khách hàng Quy trình đánh giá HTKSNB được các KTV của Công ty thực hiện theo bốn bước Ở bước thứ nhất, khi KTV tìm hiểu, thu thập thông tin về HTKSNB của khách hàng KTV luôn thận trọng để đảm bảo thu thập đầy đủ thông tin chung về khách hàng như khách hàng có thiết kế các thủ tục và quy chế kiểm soát hay không và hoạt động của khách hàng có tuân thủ theo thiết kế không? Có bốn phương pháp để thu thập thông tin này KTV có thể kiểm tra chứng từ, quan sát các hoạt động xảy ra trong đơn vị, phỏng vấn các nhân viên trong đơn vị, xem xét sổ tay về thủ tục và chế độ của công ty khách hàng đồng thời KTV còn dựa và kinh nghiệm trước đây với khách hàng Các KTV của AASC thường sử dụng phương pháp kiểm tra chứng từ, phỏng vấn và quan sát để thu thập thông tin Sau khi thu thập thông tin, KTV tiến hành mô tả thông tin về HTKSNB trên giấy làm việc của mình, có 3 cách để mô tả là bảng câu hỏi, bảng tường thật và lưu đồ Các KTV của AASC thường sử dụng bảng câu hỏi để mô tả HTKSNB, phương pháp vẽ lưu đồ và bảng tường thuật cũng được sử dụng nhưng rất ít, điều đó làm hạn chế khả năng mô tả HTKSNB của khách hàng Ở bước thứ hai, khi đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát, KTV xem xét và đánh giá xem HTKSNB có ngăn ngừa và sửa chữa kịp thời các sai phạm trọng yếu không KTV tiến hành đánh giá với từng khoản mục hoặc chu trình cụ thể thông qua việc nhận diện mục tiêu kiểm soát đặc thù, sau đó xác định quá trình kiểm soát đặc thù và đánh giá nhược điểm của HTKSNB, đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát Đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát là một bước khá quan trọng vì nó ảnh hưởng đến việc thiết kế và thực hiện các thử nghiệm kiểm soát, quy trình đánh giá này gần như là giống nhau giữa các công ty kiểm toán tuy nhiên tùy năng lực và trình độ của mỗi KTV mà họ có thể hoặc không thể đưa ra một đánh giá gần đúng nhất Nếu rủi ro kiểm soát cao chứng tỏ HTKSNB hoạt động kém hiệu quả, khi đó KTV sẽ tiến hành phần lớn trắc nghiệm độ vững chãi và giảm trắc nghiệm đạt yêu cầu Và ngược lại, nếu rủi ro kiểm soát được đánh giá thấp chứng tỏ KTKSNB hoạt động hiệu quả, khi đó KTV sẽ tiến hành phần lớn các trắc nghiệm đạt yêu cầu và giảm các trắc nghiệm độ vững chãi Ở bước thứ ba, dựa trên việc đánh giá rủi ro kiểm soát, KTV tiến hành các thử nghiệm kiểm soát và đánh giá các thủ tục kiểm soát của đơn vị Nếu thủ tục kiểm soát có để lại dấu vết thì KTV kiểm tra trên chứng từ, tài liệu và thực hiện lại các thủ tục kiểm soát Nếu thủ tục kiểm soát không để lại dấu vết thì KTV tiến hành quan sát, phỏng vấn các đối tượng liên quan để đưa ra đánh giá của mình về HTKSNB Ở bước thứ tư, KTV tiến hành lập bảng tổng hợp đánh giá HTKSNB, đây là bước cuối cùng của công tác đánh giá HTKSNB, KTV tổng hợp thông tin đánh giá HTKSNB với các thông tin về mục tiêu và quá trình kiểm toán đặc thù, mô tả thông tin về thực trạng HTKSNB, đánh giá các rủi ro tương ứng, đánh giá về HTKSNB trong từng khoản mục, chu trình Sau đó KTV thực hiện đánh giá lại rủi ro kiểm soát, trong trường hợp rủi ro kiểm soát đánh giá ban đầu là không đúng thì khi đó KTV phải thiết kế lại và thực hiện lại các thử nghiệm kiểm toán Nhìn chung qua các bước trên ta nhận thấy, quy trình đánh giá HTKSNB của khách hàng do AASC thực hiện tuân theo quy trình chung nhất và trong các bước đánh giá KTV luôn thận trọng thích đáng để đảm bảo thu thập được đầy đủ thông tin cần thiết, nhờ đó KTV của AASC luôn định hướng đúng đắn cuộc kiểm toán một cách đúng đắn 2.2 Quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ do AASC thực hiện Quy trình đánh giá HTKSNB do Công ty thực hiện về quy trình chung giống như các công ty kiểm toán khác, tuy nhiên ở AASC vẫn có những đặc trưng riêng Sau đây là quy trình đánh giá HTKSNB của hai khách hàng do Công ty thực hiện Khách hàng C: là khách hàng thường niên của Công ty, đây là năm thứ năm AASC kiểm toán công ty này Công ty C là một Tổng công ty Nhà nước với nhiều chi nhánh trong cả nước Lĩnh vực kinh doanh của công ty là sản xuất, nhập khẩu, kinh doanh các sản phẩm gang thép và các sản phẩm khác phục vụ sản xuất thép Khách hàng M: là khách hàng năm đầu của Công ty, công ty M là một công ty cổ phần xuất nhập khẩu thủy sản Để đánh giá HTKSNB của hai khách hàng, KTV thực hiện bốn bước sau: 2.2.1 Tìm hiểu, thu thập thông tin và mô tả hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng Ở AASC, công việc thu thập thông tin chung về khách hàng thường được phân công cho các kiểm toán viên trong nhóm, công tác tổng hợp và mô tả HTKSNB của khách hàng do trưởng nhóm kiểm toán đảm nhận Các thông tin chung về khách hàng bao gồm các thông tin về ngành nghề kinh doanh, môi trường kinh doanh, các rủi ro kinh doanh, cơ cấu tổ chức, hoạt động, những xu hướng quan trọng của ngành, đối thủ cạnh tranh và sản phẩm thay thế, những ảnh hưởng đến doanh nghiệp và rủi ro tiềm tàng Đối với những khách hàng thường xuyên thì thông tin chung của khách hàng được lấy từ hồ sơ kiểm toán chung đồng thời KTV thu thập thêm những thông tin về sự thay đổi lớn trong doanh nghiệp khách hàng như sự thay đổi về nhân sự, sự phân công phân nhiệm trong tổ chức kế toán, quy chế tài chính, các văn bản nội bộ Đối với những khách hàng mới, công tác tìm hiểu chung về đơn vị tốn nhiều thời gian hơn do KTV phải thu thập các thông tin từ đầu do đó Giám đốc kiểm toán hoặc Phó Giám đốc kiểm toán và trưởng phòng kiểm toán phải tiến hành gặp gỡ, tiếp xúc với khách hàng, các công việc về sau mới được phân công cho các KTV phụ trách, lúc này các thông tin về khách hàng phải được thể hiện đầy đủ trên giấy làm việc và được lưu vào hồ sơ kiểm toán Sau khi thu thập được thông tin, KTV lập một bảng tổng hợp như sau: Bảng 2.1 Bảng thông tin chung của khách hàng (Nguồn: Giấy tờ làm việc của KTV) Chỉ tiêu Công ty C Công ty M Loại hình doanh Doanh nghiệp Nhà nước Công ty cổ phần nghiệp Ngày thành lập 29/4/1995 10/5/2004 QĐ/ Giấy phép Số 255/TTg ngày 20/4/1995 Số 0913/2004/QĐ-BTM ngày thành lập 10/5/2004 Quyết đinh bổ số 267/2006/QĐ-TTg ngày sung Số 4103001420 ngày Giấy phép đăng 23/11/2006 20/6/2004 ký kinh doanh số 0106000848 ngày Cổ đông góp vốn Chủ sở hữu TP Đà Nẵng Trụ sở chính 06/02/2007 (sau khi chuyển đổi Chi nhánh TPHCM, Chi Chi nhánh nhánh Hà Nội thành mô hình công ty mẹ - Chế biến xuất khẩu thủy sản, Lĩnh vực hoạt kinh doanh vật tư nhập khẩu, động kinh doanh công ty con) kinh doanh dịch vụ kho vận, sản xuất thức ăn nuôi thủy Những ảnh Nhà nước sản hưởng tới doanh Ngành xuất khẩu thủy sản có nghiệp và rủi ro Quận Ba Đình, Hà Nội mức độ cạnh tranh cao do có tiềm tàng nhiều doanh nghiệp xuất nhập Chi nhánh TPHCM, chi nhánh khẩu thủy sản trong nước Giá bán trên thị trường không Miền Trung ổn định và thường bị đối tác nước ngoài ép giá Sản xuất, nhập khẩu, kinh Chất lượng thủy sản thu mua doanh các sản phẩm gang thép và các sản phẩm khác phục vụ sản xuất thép Ngành sản xuất thép có mức độ cạnh tranh cao và sự biến động giá cả thép trên thị trường biến động mạnh Hiện tại 6 tháng cuối năm 2008, giá sắt thép giảm mạnh, cầu về sắt thép giảm gây khó khăn cho công ty từ ngư dân không ổn định, đầu vào khó Thông tin về ban lãnh đạo của hai công ty: Bảng 2.2 Bảng thông tin về Ban lãnh đạo khách hàng (Nguồn: Giấy tờ làm việc của KTV) Công ty C Công ty M Hội đồng quản trị Ông Đ.V.Hùng Ông T.T.Tâm Chủ tịch Ông Đ.T.Kháng Ông L.H.Sơn Ủy viên Ông L.P.Hưng Ông N.H.Dũng Ủy viên Ông N.T.Khôi Ông M.T.Hùng Ủy viên Ông Đ.V.Hùng Ông T.T.Tâm Ban Giám đốc Ông L.P.Hưng Ông N.H.Dũng Tổng Giám đốc Ông N.T.Khôi Ông L.H.Sơn Phó Tổng Giám đốc Ông Đ.T.Kháng Ông M.T.Hùng Phó Tổng Giám đốc Trưởng ban kiểm soát Sau khi thu thập các thông tin chung về khách hàng, KTV tiến hành thu thập các thông tin về HTKSNB của khách hàng HTKSNB của một doanh nghiệp được cấu thành từ bốn yếu tố: môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán, thủ tục kiểm soát và kiểm toán nội bộ, do đó khi thu thập thông tin về HTKSNB khách hàng thì KTV cần thu thập những thông tin trong mối liên hệ với các yếu tố cấu thành HTKSNB của khách hàng Thứ nhất: KTV tìm hiểu về môi trường kiểm soát sau khi đã có những thông tin chung nhất về khách hàng Môi trường kiểm soát là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến việc thiết kế, vận hành và xử lý các dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên quan đến quan điểm, thái độ cũng như nhận thức và hành động của các nhà quản trị trong doanh nghiệp Trên thực tế tính hiệu quả của hoạt động kiểm tra kiểm soát trong các doanh nghiệp phụ thuộc chủ yếu vào các nhà quản lý tại doanh nghiệp đó, nếu nhà quản lý cho rằng công tác kiểm tra kiểm soát là quan trọng và không thể thiếu được đối với mọi hoạt động trong đơn vị thì mọi thành viên trong đơn vị sẽ có nhận thức đúng đắn về hoạt động kiểm tra kiểm soát và tuân thủ mọi quy định cũng như chế độ đặt ra Ngược lại, nếu hoạt động kiểm tra kiểm soát bị coi nhẹ bởi các nhà quản lý thì chắc chắn các quy chế mà chính các nhà quản lý đó đặt ra sẽ không được tuân thủ Do đó tìm hiểu môi trường kiểm soát là công việc quan trọng không thể thiếu khi đánh giá HTKSNB của một doanh nghiệp Khi tìm hiểu về môi trường kiểm soát, KTV thường thu thập những thông tin sau: Về đặc thù quản lý, KTV thu thập các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát của đơn vị vì các phong cách và quan điểm điều hành của các nhà lãnh đạo ảnh hưởng đến quá trình thiết kế và thực hiện các thủ tục và qui chế kiểm soát Để thuận tiện cho công tác đánh giá của KTV, AASC đã thiết kế một bảng câu hỏi, những câu trả lời Có thường cho biết ưu điểm của HTKSNB, những câu trả lời Không thường chỉ ra nhược điểm của hệ thống này, những câu trả lời Không áp dụng nghĩa là thủ tục kiểm soát là không cần thiết đối với đơn vị Trong quá trình thu thập thông tin, ngoài các câu hỏi mở mà KTV đặt ra đối với khách hàng, KTV có thể sử dụng một số câu hỏi về đặc thù quản lý của khách hàng như sau: Bảng 2.3 Bảng câu hỏi về đặc thù quản lý của khách hàng Công ty C Công ty M ST Câu hỏi Có Khôn Khôn Có Khôn Khôn T g gáp g gáp dụng dụng 1 Nhà quản lý có đầy đủ năng lực, √ √ trình độ chuyên môn và kinh nghiệm đảm đương vị trí hiện tại không? 2 Tình hình tài chính của các nhà √ √ quản lý có thuận lợi hay không? 3 Nhà quản lý có ý thức được trách √ √ nhiệm trong việc lập và trình bày BCTC cũng như xây dựng và vận hành các hoạt động kiểm soát hay không? 4 Nhà quản lý có sẵn sàng điều √ √ chỉnh theo các đề xuất của KTV không? 5 Nhà quản lý có hiểu biết về các √ √ chính sách kế toán áp dụng không? 6 Nhà quản lý có trong sạch, không √ √ có hành vi vi phạm pháp luật không? 7 Ban giám đốc có ít thay đổi hoặc √ √ không thay đổi ngân hàng giao dịch, công ty tư vấn pháp luật và KTV không? Về cơ cấu tổ chức, KTV tìm hiểu về cơ cấu tổ chức các phòng ban, xem xét về việc phân chia các chức năng có tách bạch hay không, có đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận hay không, có tạo được khả năng kiểm tra kiểm soát lẫn nhau trong các bước thực hiện công việc hay không thông qua phỏng vấn Ban Giám đốc công ty hoặc tìm hiểu trên trang web của công ty Nếu cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt, đảm bảo một hệ thống quản lý xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định, triển khai các quyết định đó cũng như việc kiểm tra giám sát việc thực hiện các quyết định đó trong toàn bộ doanh nghiệp Một cơ cấu hợp lý còn góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp Ngoài các câu hỏi mở, KTV có thể sử dụng một số câu hỏi sau để thu thập thông tin: Bảng 2.4 Bảng câu hỏi về cơ cấu tổ chức của khách hàng Công ty C Công ty M STT Câu hỏi Có Khôn Khôn Có Khôn Khôn g gáp g gáp dụng dụng √ 1 Cơ cấu tổ chức của công ty có √ khoa học và dễ quản lý không? 2 Cơ cấu tổ chức của công ty có tạo √ √ nên sự phân công phân nhiệm để tránh sự chồng chéo công việc giữa các phòng ban hay không? 3 Các bộ phận, phòng ban có đảm √ √ bảo tính độc lập tương đối với nhau không? 4 Đơn vị có thiết lập được sự điều √ √ hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của đơn vị không? 5 Đơn vị có thực hiện rành mạch ba √ √ chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ sách và bảo quản tài sản không? Sau đó, KTV vẽ sơ đồ tổ chức của hai công ty Tổ chức bộ máy quản lý công ty C: HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT BAN GIÁM ĐỐC Văn Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng phòng Tài Kế Vật tư Thị Đầu tư Kỹ thuật Tổ chính Xuất Phát An toàn chức Kế hoạch và nhập trường triển Lao toán Hợp tác khẩu Lao động Quốc tế động Sơ đồ 2.1 Tổ chức bộ máy quản lý công ty C (Nguồn: giấy tờ làm việc của KTV) Nhìn vào Sơ đồ trên ta thấy tổ chức công ty C khá đơn giản, tuy nhiên đây chỉ là sơ đồ tổ chức của văn phòng chính tại Hà Nội, công ty C còn có nhiều mối quan hệ với các đơn vị hạch toán phụ thuộc; các đơn vị thành viên hạch toán độc lập và theo dõi vốn riêng và các công ty con, công ty liên kết, công ty liên doanh được Tổng Công ty theo dõi vốn trên khoản mục Các khoản đầu tư trên Bảng Cân đối kế toán, các mối quan hệ này được thu thập trên Báo cáo Ban giám đốc Văn phòng Tổng công ty Các mối quan hệ này đã được các KTV tiền nhiệm mô tả và lưu vào hồ sơ kiểm toán chung của Công ty Sau đây là tổ chức bộ máy quản lý công ty M: ĐẠI HỘI ĐỒNG BAN KIỂM SOÁT CỔ ĐÔNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ KẾ TOÁN TRƯỞNG TỔNG GIÁM ĐỐC CÁC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC Ban Xuất Ban Nhập Ban Tài Ban Nhân khẩu khẩu chính – Kế sự - Hành hoạch – chính Đầu tư Chi nhánh Chi nhánh Phòng Công ty Công ty Chế tại TP tại Hà Nội Kinh doanh Phát triển biến và Xuất HCM nguồn lợi khẩu thủy sản Kho vận Thọ Quang Sơ đồ 2.2 Tổ chức bộ máy quản lý công ty M Về chính sách nhân sự, KTV thu thập các thông tin về nhân sự trong đơn vị như thỏa ước lao động tập thể, hợp đồng lao động, các quy trình về quản lý và sử dụng quỹ lương, KTV tóm tắt các quy định trong điều lệ, biên bản đại hội công nhân viên chức, hội đồng quản trị liên quan đến nhân sự và biên bản về các cuộc kiểm tra nhân sự của công ty Ngoài ra KTV còn thu thập về số lượng cán bộ và công nhân trong Công ty những thay đổi về nhân sự trong hai năm gần đây, tìm hiểu nguyên nhân nếu sự thay đổi là bất thường, tìm hiểu về trình độ của một số cán bộ quan trọng Đội ngũ nhân viên của một ... 2.2 Quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội AASC thực Quy trình đánh giá HTKSNB Cơng ty thực quy trình chung giống cơng ty kiểm tốn khác, nhiên AASC có đặc trưng riêng Sau quy trình đánh giá. .. công ty liên kết, công ty liên doanh Tổng Công ty theo dõi vốn khoản mục Các khoản đầu tư Bảng Cân đối kế toán, mối quan hệ thu thập Báo cáo Ban giám đốc Văn phịng Tổng cơng ty Các mối quan hệ. .. chu trình Sau KTV thực đánh giá lại rủi ro kiểm soát, trường hợp rủi ro kiểm soát đánh giá ban đầu khơng KTV phải thiết kế lại thực lại thử nghiệm kiểm tốn Nhìn chung qua bước ta nhận thấy, quy