TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ XĂNG DẦU PETROLIMEX 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Thiết bị Xăng dầu Petrolimex Công ty Cổ phần Thiết bị Xăng dầu Petrolimex là một thành viên của Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam với gần 40 năm kinh nghiệm trong các lĩnh vực: Kinh doanh XNK vật tư, thiết bị ngành xăng dầu và dầu khí, kinh doanh tổng đại lý xăng dầu; đóng mới, sản xuất, sửa chữa, cải tạo, lắp đặt vật tư, thiết bị, phương tiện, bồn chứa, vận chuyển bơm rót của ngành xăng dầu; thi công xây lắp các công trình xăng dầu, dầu khí và các công trình dân dụng; tư vấn dịch vụ kĩ thuật trong lĩnh vực kinh doanh của Công ty, cho thuê văn phòng, kho bãi, tư vấn dạy nghề, dịch vụ vận chuyển xăng dầu. Trong quá trình xây dựng, củng cố và phát triển, Công ty đã gặt hái được không ít thành tựu trong đó phải kể đến việc hai lần được nhận Huân chương lao động Hạng Ba và Huy chương vàng EXPO2005 do Nhà nước trao tặng. Với khả năng và kinh nghiệm của gần 40 năm hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh cùng với sự nỗ lực của đội ngũ cán bộ có trình độ; sự hợp tác, giúp đỡ của các ban ngành, địa phương và khách hàng trong và ngoài ngành xăng dầu, công ty đã không ngừng lớn mạnh và đến năm 2010 Công ty sẽ trở thành một doanh nghiệp lớn - Trung tâm cơ khí và điện tử xăng dầu của Ngành- đồng thời đóng góp vào sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước. Tiền thân của Công ty Cổ phần Thiết bị Xăng dầu Petrolimex là Chi cục Vật tư I, được thành lập ngày 28 tháng 12 năm 1968 theo quyết định số 412/VT-QĐ của Tổng cục trưởng Tổng cục Vật tư. Công ty ra đời với chức năng nhiệm vụ: Tổ chức, tiếp nhận, bảo quản, cung ứng và sản xuất vật tư thiết bị cho hai nhiệm vụ chiến lược của đất nước là xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Sau nhiều lần đổi tên, đến năm 2001 theo Quyết định số 1437/2001/QĐ-BTM của Bộ trưởng Bộ Thương Mại chuyển công ty thành Công ty Cổ phần Thiết bị Xăng dầu Petrolimex. Sau khi cổ phần hóa, công ty đã dần từng bước mở rộng lĩnh vực ngành hàng kinh doanh và địa bàn hoạt động. Những năm gần đây, nhờ sự chỉ đạo đúng đắn của ban lãnh đạo cũng như sự cố gắng nỗ lực không ngừng của toàn bộ tập thể cán bộ công nhân viên công ty đã đưa công ty từng bước phát triển. 1.2. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Thiết bị Xăng dầu Petrolimex 1.2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Thiết bị Xăng dầu Petrolimex Năm 2002 là năm đầu tiên công ty hoạt động theo luật doanh nghiệp dưới hình thức công ty cổ phần. Bộ máy tổ chức của công ty bao gồm: Hội đồng quản trị và ban kiểm soát do Đại hội đồng cổ đông bầu. Ban Giám đốc. Các phòng chức năng gồm: • Phòng tổ chức hành chính. • Phòng tài chính kế toán. • Phòng kinh doanh. • Phòng kinh doanh xăng dầu và bất động sản. • Phòng kĩ thuật và đầu tư. Công ty vẫn đặc biệt tranh thủ những thuận lợi có sẵn từ trước như những bạn hàng truyền thống và trong ngành xăng dầu tạo thành một thị trường khá ổn định, đồng thời không ngừng mở rộng thị trường và khai thác thêm những mặt hàng mới, trong đó phải kể đến cột bơm Nhật lắp ráp đầu tiên tại Việt Nam. Bộ máy hoạt động của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng được thể hiện qua sơ đồ: Sơ đồ 1.2.: Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Thiết bị Xăng dầu Petrolimex Các phòng ban của công ty đảm nhận những nhiệm vụ khác nhau nhưng cùng mục đích chung là phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. 1.2.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Thiết bị Xăng dầu Petrolimex Là doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh vật tư thiết bị ngành xăng dầu, đảm bảo tiếp nhận, bảo quản, cung ứng, nhu cầu nhiều loại vật tư chuyên dùng xăng dầu và nhiều chủng loại thiết bị thông dụng khác trên thị trường cả nước, đặc biệt thiên về lĩnh vực Thương mại dịch vụ, mặt hàng kinh doanh lại là những mặt hàng có tính chất đặc thù riêng, vì vậy những đặc điểm về mặt hàng kinh doanh, cơ chế giá hay tổ chức hoạt động kinh doanh cũng chính là những đặc điểm chủ yếu về hoạt động kinh doanh của công ty. Cụ thể: Mặt hàng kinh doanh  Sản phẩm của Công ty  Cột đo nhiên liệu các loại - Cột đo nhiên liệu Tatsuno - Cột đo nhiên liệu PECO - Các loại cột khác - Phụ tùng cột bơm  Bể xăng dầu các loại: Bể 5M3, 10M3, 15M3, 25M3  Van thở, họng nhập kín các loại  Hàng hóa nhập khẩu  Thiết bị kho bể xăng dầu  Thiết bị, dụng cụ trang bị cho cửa hàng xăng dầu  Thiết bị cho phòng thí nghiệm hóa dầu  Thiết bị PCCC  Vật tư Tổ chức hoạt động kinh doanh: Hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty được tổ chức một cách chặt chẽ và có hệ thống. Cấp trên và cấp dưới có sự liên hệ mật thiết với nhau, theo đó công ty sẽ có những quyết định chung nhất, các công ty thành viên phải chịu trách nhiệm trước công ty về tổ chức hoạt động kinh doanh trên phạm vi toàn công ty, ở cả thị trường trong và ngoài nước theo nguyên tắc không cạnh tranh nội bộ. Nguồn hàng không được nhập riêng lẻ mà được nhập tập trung ở công ty sau đó mới chuyển đến cho các công ty thành viên. Mạng lưới hoạt động của công ty khá rộng. Với hệ thống chi nhánh và các đơn vị thành viên trực thuộc trải dài từ Bắc vào Nam, công ty có ưu thế nhanh chóng tiếp cận thị trường trong nước. Cơ chế giá: Do hàng hóa của công ty rất đa dạng và phong phú, mỗi loại hàng hóa lại có những đặc điểm riêng và nguồn nhập khác nhau nên giá cả của mỗi mặt hàng có sự biến động khác nhau. Mặt khác, hoạt động kinh doanh của công ty được tổ chức ở nhiều nơi, chính vì thế cơ chế giá của công ty phải được quy định rất chặt chẽ để vừa phù hợp với giá cả thị trường và vừa đảm bảo nguyên tắc không có cạnh tranh nội bộ. Toàn bộ giá cả, cả giá bán buôn, bán lẻ …giao cho các Tổng đại lý thành viên đều do Ban Giám đốc quyết định. Mức giá đó phải là mức giá chung cho tất cả các đại lý, cửa hàng trực thuộc. 1.3. Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty Cổ phần Thiết bị Xăng dầu Petrolimex 1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần Thiết bị Xăng dầu Petrolimex Do đặc điểm địa bàn hoạt động của công ty khá rộng: bao gồm nhiều trụ sở, các cửa hàng, chi nhánh, nhà máy, xí nghiệp phân bổ không tập trung nên Công ty Cổ phần Thiết bị Xăng dầu Petrolimex đã chọn tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán. Bao gồm: Hai xí nghiệp: XN Cơ khí & Điện tử xăng dầu và XN Cơ điện & Xây dựng tổ chức bộ máy kế toán riêng và thực hiện toàn bộ khối lượng kế toán tại đơn vị cho đến khâu lập báo cáo. Do có đủ điều kiện về tổ chức quản lý và kinh doanh một cách tự chủ nên công ty đã giao vốn, nhiệm vụ kinh doanh cũng như quyền quản lý điều hành cho hai xí nghiệp này. Kế toán công ty chỉ làm nhiệm vụ tổng hợp theo báo cáo của hai xí nghiệp này. Các cửa hàng: Số 9 Ngọc Khánh, Yên Viên, Vĩnh Ngọc, Số 4 Sài Đồng và chi Kế toán trưởng Phó phòng kiêm kế toán tổng hợp Kế toán TGNH, TSCĐKế toán tiền mặt, thanh toán công nợ, thuếKế toán hàng tồn kho Thủ quỹ Đơn vị kế toán tại hai XNNhân viên hạch toán ban đầu tại các cửa hàng và chi nhánh nhánh Miền Nam do kinh doanh ở quy mô nhỏ, chưa có đủ điều kiện nhận vốn để kinh doanh và tự chủ trong quản lý do vậy toàn bộ khối lượng công việc thực hiện ở phòng kế toán công ty, các cửa hàng và chi nhánh chỉ thực hiện hạch toán ban đầu theo chế độ báo sổ. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán Công ty Cổ phần Thiết bị Xăng dầu Petrolimex. Sơ đồ 1.3.1: Sơ đồ bộ máy kế toán 1.3.2. Tổ chức vận dụng chế độ kế toán tại Công ty Cổ phần Thiết bị Xăng dầu Petrolimex Chuẩn mực và chế độ kế toán mà công ty áp dụng đó là Hệ thống kế toán doanh nghiệp Việt nam ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ tài chính. Việc tuyên bố về việc tuân thủ chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán ở đơn vị là áp dụng theo luật kế toán và chuẩn mực kế toán hiện hành của Việt nam. Theo đó kỳ kế toán mà công ty áp dụng là năm (bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12). Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong kế toán là VNĐ.  Tổ chức hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ Hệ thống chứng từ của công ty Cổ phần Thiết bị Xăng dầu Petrolimex được vận dụng theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC về “Chế độ kế toán doanh nghiệp”. Việc quản lý hệ thống chứng từ của công ty được quy định và tổ chức chặt chẽ theo đúng trình tự lập, kiểm tra, lưu trữ và bảo quản chứng từ.  Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Căn cứ vào quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính, Công ty Cổ phần Thiết bị Xăng dầu Petrolimex xây dựng cho mình hệ thống tài khoản chi tiết đến cấp 4 để phù hợp với yêu cầu quản lý về mặt hàng cũng như doanh thu, chi phí bán hàng.  Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán Công ty Cổ phần Thiết bị Xăng dầu Petrolimex hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị. Công ty áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ để ghi chép. Hệ thống sổ sách kế toán của đơn vị bao gồm: - Chứng từ ghi sổ - Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ - Các sổ cái tài khoản - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết - Các bảng kê tổng hợp và chi tiết. Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối kế toán phát sinh Báo cáo tài chính Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu kiểm tra Sổ quỹ Chứng từ gốc Thẻ và sổkế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sơ đồ 1.3.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ. Để đảm bảo xử lý nhanh chóng, cung cấp thông tin chính xác và kịp thời, Công ty Cổ phần Thiết bị Xăng dầu Petrolimex đã áp dụng phần mềm kế toán Esoft Financials do công ty phần mềm ESOFT. Esoft Financials là sản phẩm liên tục đạt các giải thưởng Cúp CNTT 2005, giải Sao Khuê 2006 với hàng trăm khách hàng sử dụng thuộc nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau (sản xuất, thương mại) ở nhiều quy mô khác nhau (các tổng công ty, các doanh nghiệp sản xuất lớn). Esoft Financials hỗ rợ tất cả các khâu trong công tác kế toán của Doanh nghiệp bao gồm cập nhật chứng từ, công tác xử lý kế toán như kết chuyển cuối kỳ, phân bổ chi phí, tính giá thành sản phẩm, tự động lên các sổ sách Chứng từ gốc nhập dữ liệu vào máy Xử lý của phần mềm kế toán máy In các sổ báo cáo kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo quản trị. Thực tế tại Công ty Cổ phần Thiết bị Xăng dầu Petrolimex, quá trình xử lý chứng từ được phần mềm Esoft Financials thực hiện như sau:  Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán  Hệ thống báo cáo tài chính Báo cáo tài chính nhằm tổng hợp và trình bày một cách tổng quát, toàn diện tình hình tài sản, nguồn vốn hình thành tài sản của doanh nghiệp, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp trong một năm tài chính. Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc vào ngày 31/12. Hệ thống báo cáo tài chính của Công ty cổ phần Thiết bị Xăng dầu Petrolimex bao gồm 4 báo cáo theo quy định của Quyết định số 15/2006-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính, được sửa đổi, bổ sung theo thông tư số 161/2007/TT- BTC ngày 31 tháng 12 năm 2007 của Bộ tài chính. Đó là: + Bảng cân đối kế toán: Mẫu số B01-DN ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006/QĐ-BTC. + Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Mẫu số B02 ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006/QĐ-BTC. + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Mẫu số B03-DN ban hành kèm theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. + Thuyết minh báo cáo tài chính: Mẫu số B09-DN ban hành kèm theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính.  Hệ thồng báo cáo nội bộ Báo cáo quyết toán của Công ty Cổ phần Thiết bị Xăng dầu Petrolimex được lập toàn công ty 3 tháng một lần, chủ yếu phục vụ công tác quản lý. Cuối mỗi quý kế toán tổng hợp lập các báo cáo này và nộp lên Ban giám đốc công ty, giúp lãnh đạo công ty nắm bắt được cụ thể tình hình hoạt động của công ty và đưa ra những quyết định quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh. . TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ XĂNG DẦU PETROLIMEX 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Thiết bị Xăng dầu Petrolimex Công. hạch toán kế toán tại Công ty Cổ phần Thiết bị Xăng dầu Petrolimex 1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần Thiết bị Xăng dầu Petrolimex Do đặc điểm