Một số nhận xét đánh giá và những giải pháp hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công Ty Cổ Phần May Thăng Long. 3.1. Nhận xét chung về phương pháp quản lý và công tác kế toán tại Công Ty Cổ Phần May Thăng Long. Cùng với sự phát triển của Công ty, bộ máy kế toán của Công ty ngày càng hoàn thiện và phù hợp hơn trong cơ chế thị trường, công tác kế toán đóng vai trò rất trọng yếu trong sự trường tồn và phát triển của Công ty. Công tác kế toán được thực hiện trên cơ sở vận dụng linh hoạt nhưng vẫn tuân thủ các nguyên tắc của hạch toán kế toán. Do vậy, cung cấp đầy đủ và kịp thời những thông tin quan trọng cho nhà quản lý. Qua thời gian thực tập tại Công ty, được tiếp cận với thực tế sản xuất kinh doanh, công tác quản lý, công tác tài chính ở Công Ty Cổ Phần May Thăng Long với mong muốn hoàn thiện thêm công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty, qua chuyên đề này, em xin mạnh dạn trình bày những ưu điểm cũng như những hạn chế còn tồn tại trong công tác quản lý và công tác kế toán của Công ty, tìm ra đâu là nhân tố chi phối để từ đó đề ra những ý kiến, kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nói chung, công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng sao cho kế toán thực sự là công cụ hữu hiệu trong công tác quản lý doanh nghiệp. 3.1.1. Ưu điểm. Trong nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt như hiện nay, xét đến cùng thì mục tiêu của các doanh nghiệp hoạt động đều hướng tới việc tối đa hóa lợi nhuận và ngày càng nâng cao lợi ích kinh tế xã hội. Để đạt được mục tiêu này, các doanh nghiệp phải sử dụng đồng bộ nhiều biện pháp từ tổ chức kỹ thuật, quản lý… Song, một trong những biện pháp cơ bản được nhiều doanh nghiệp quan tâm thực hiện và có hiệu quả hơn cả là không ngừng tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Trong các ngành sản xuất hàng may mặc, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Việc tăng cường quản lý vật liệu và hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu là một trong những vấn đề trọng tâm hàng đầu. Cùng với sự phát triển của Công ty, công tác kế toán của phòng kế toán cũng không ngừng hoàn thiện và đạt được những thành tựu đáng kể sau: 3.1.1.1. Về chế độ lập và luân chuyển chứng từ. - Đối với công tác hạch toán, từ lập chứng từ đến luân chuyển và lưu trữ chứng từ đều được Công ty quy định một cách rõ ràng và theo đúng chế độ ban hành. Các phiếu xuất kho, nhập kho đều được ghi đầy đủ những nội dung cần thiết tạo thuận lợi cho việc phân loại lưu trữ và tìm kiếm chứng từ, ví dụ phiếu xuất kho có ghi rõ ràng lý do xuất kho, bộ phận sử dụng, xuất kho tại kho nào…các chứng từ liên quan đến nhập kho đều được lưu theo từng nghiệp vụ, chẳng hạn các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ nhập kho do mua ngoài thanh toán bằng tiền mặt bao gồm hóa đơn mua hàng, hóa đơn vận chuyển, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Khi được ghim lại với nhau thành một bộ chứng từ, giúp kế toán ghi sổ và kiểm tra số liệu trên sổ dễ dàng hơn. - Việc sử dụng chứng từ, trình tự luân chuyển chứng từ và trình tự ghi chép đảm bảo chứng từ lập ra có cơ sở thực tế và cơ sở quản lý giúp cho công tác giám sát tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu được kịp thời cung cấp thông tin kinh tế cần thiết cho từng bộ phận có liên quan. Ví dụ phiếu xuất kho bao giờ cũng được lập ít nhất làm hai liên, một liên giao cho thủ kho và một liên giao cho kế toán vật liệu phục vụ cho việc ghi thẻ kho ở kho và ghi sổ chi tiết vật liệu tại phòng kế toán. 3.1.1.2. Về dự trữ và bảo quản. - Công ty đã xác định được mức dự trữ vật liệu cần thiết, hợp lý đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh không bị ngưng trệ, không lãng phí vốn, giải phóng được một số vốn lưu động đáng kể cho số vật liệu tồn kho không cần thiết. - Hệ thống kho tàng được tổ chức quản lýkhoa học phù hợp với cách phân loại vật liệu mà Công ty đã áp dụng như: Kho nguyên liệu, kho phụ liệu, kho phụ tùng…Hệ thống kho tàng rộng, thoáng, cao, thuận tiện cho việc nhập xuất vật liệu, đảm bảo đúng yêu cầu về bảo quản vật liệu.Như vậy việc tổ chức kho tàng đã giúp cho kế toán thuận tiện hơn trong việc hạch toán, giúp cho việc kiểm tra quá trình thu mua, dự trữ, bảo quản, sử dụng dễ dàng hơn. Từ đó giúp cho lãnh đạo Công ty nắm bắt được tình hình vật liệu một cách kịp thời. 3.1.1.3. Về khâu sử dụng vật liệu. Vật liệu xuất dùng đúng mục đích sản xuất và quản lý sản xuất dựa trên định mức vật liệu định trước. Do vậy vật liệu được đáp ứng kịp thời cho sản xuất và tránh lãng phí. 3.1.1.4. Về tổ chức công tác kế toán chi tiết và tổng hợp. Công ty đã xây dựng sử dụng hệ thống sổ kế toán theo đúng chế độ, mẫu biểu mà Nhà nước ban hành. Công ty áp dụng hình thức nhật ký chứng từ là hình thức kế toán ghi sổ phù hợp. Kế toán chi tiết phương pháp ghi thẻ song song, việc tổ chức hạch toán ở Công ty là phù hợp với đặc điểm. - Về tổ chức hạch toán chi tiết. Công tác kế toán chi tiết ở Công ty đã đáp ứng được yêu cầu thông tin thường xuyên, liên tục của các đối tượng sử dụng. Tại bất kỳ thời điểm nào trong quý kế toán cũng có thể cung cấp thông tin chính xác về số lượng tồn của từng loại vật liệu, thuận lợi cho việc kiểm tra, phát hiện sớm những hao hụt mất mát về nguyên vật liệu tồn kho. Công việc của thủ kho không chỉ dừng lại ở việc theo dõi tình hình nhập xuất tồn và phản ánh vào thẻ kho mà cuối mỗi quý kế toán còn lập báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu tạo điều kiện cho việc đối chiếu số liệu giữa thủ kho và kế toán được dễ dàng và nhanh chóng, tiết kiệm thời gian của nhân viên kế toán. - Về tổ chức công tác kế toán tổng hợp. + Công tác kế toán tổng hợp nhập xuất vật liệu được tổ chức rất khoa học và hợp lý, đáp ứng được yêu cầu kiểm tra đối chiếu và yêu cầu tập hợp chi phí vật liệu để tính giá thành sản phẩm mà vẫn tiết kiệm được thời gian và công sức của nhân viên kế toán. + Công ty không lập bảng phân bổ vật liệu vào bảng kê số 4, không tổ chức tập hợp chi phí vật liệu theo từng phân xưởng mà chỉ tập hợp chi phí cho toàn doanh nghiệp. Tổ chức kế toán như vậy là phù hợp với thực tế sản xuất của Công ty. Như ta đã biết thì hoạt động chủ yếu của Công ty là gia công xuất khẩu, để đáp ứng những đơn đặt hàng rất lớn của đối tác nước ngoài với điều kiện về thời gian giao hàng rất chặt chẽ thì Công ty phải cha đơn đặt hàng cho các xí nghiệp. Một mã hàng sản xuất ra có thể xuất phát từ những xí nghiệp khác nhau. Do đó để tính giá thành cho từng mã hàng thì việc tập hợp chi phí vật liệu theo từng phân xưởng là không cần thiết. + Để theo dõi tình hình xuất vật liệu Công ty lập bảng kê xuất vật liệu và bảng tổng hợp xuất vật liệu. Bảng tổng hợp xuất vật liệu có thể đối chiếu báo cáo vật liệu tồn với báo cáo nhập vật liệu ở từng bộ phận sử dụng. Có thể khái quát tổ chức kế toán chi tiết và tổng hợp ở Công Ty Cổ Phần May Thăng Long theo sơ đồ sau: Chứng từ gốc: Phiếu nhập Phiếu xuất Hóa đơn Sổ chi tiết TK1521, 1522 Thẻ khoBảng kê xuất VL Nhật ký chứng từ số 1,2,4,5 Nhật ký chứng từ số 7 Báo cáo vật liệu tồn. Báo cáo nhập xuất tồn kho. Bảng tổng hợp xuât vật liệu. Báo cáo nhập VL ở bộ phận sử dụng. Sổ cái các TK152, 331, 621. Báo cáo kế toán. Hiện nay chúng ta đang từng bước chuyển sang nền kinh tế thị trường. Trong quá trình chuyển biến đó, mỗi đơn vị luôn tìm cách hoàn thiện thay thế và sửa đổi những điều không phù hợp. Công Ty Cổ Phần May Thăng Long phát huy những ưu điểm vốn có, đã và đang tìm cho mình những bước đi mới. Kế toán là một trong những công cụ quan trọng đóng góp trong sự nghiệp phát triển của Công ty. 3.1.2. Nhược điểm. Bên cạnh những ưu điểm trên, Công Ty Cổ Phần May Thăng Long còn có những hạn chế tồn tại trong công tác kế toán nguyên vật liệu. Khi hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp bàn cắt thì đầu tấm, đầu nối thường được hạch toán vào chi phí nguyên vật liệu chính trực tiếp nhưng trong nhiều trường hợp, đầu tấm, đầu nối có thể sử dụng để may các chi tiết phụ của các mã hàng khác. Nếu Công ty hạch toán toàn bộ chi phí vật liệu chính vào sản phẩm đã hoàn thành thì giá thành sản xuất của sản phẩm đã hoàn thành thực tế tiêu hao. Đặc biệt với hàng gia công, thường thì định mức thực tế của các xí nghiệp thấp hơn định mức trong hợp đồng, phần thừa này được Công ty theo dõi chi tiết hơn trên “ Báo cáo tiết kiệm nguyên vật liệu” nhưng lại không được tính trừ vào chi phí sản xuất ( ghi giảm chi) nên dẫn đến việc tính giá thành thiếu chính xác ảnh hưởng đến việc ra quyết định của Công ty trong chấp nhận đơn đặt hàng, xác định kết quả đối với từng mã hàng… 3.2.Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công Ty Cổ Phần May Thăng Long. - Ý kiến 1: Về công tác quản lý nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu ở Công ty rất đa dạng, biến động liên tục hàng ngày nên việc hạch toán gặp rất nhiều khó khăn. Nhằm phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý thì cần phải biết một cách đầy đủ số liệu có và tình hình biến động của từng thứ từng loại vật liệu. Hơn nữa để thuận tiện cho công tác đối chiếu giữa các đơn vị liên quan như: Đối chiếu giữa phòng kế toán với kho, giữa các kế toán với các xí nghiệp, với phòng kế hoạch…theo em Công ty nên mở sổ danh điểm vật liệu: sổ này mở ra nhằm quy chuẩn tên gọi của từng loại vật liệu, tên vật liệu sẽ được đặt dưới các mã số thống nhất. Đây là bước mở đầu cho việc thực hiện đưa phần mềm vi tính vào hạch toán. Việc lập sổ danh điểm vật liệu phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa các phòng ban chức năng để đảm bảo tính khoa học, hợp lý phục vụ yêu cầu quản lý của Công ty. - Ý kiến 2: Về sổ chi tiết tài khoản 331 “ Phải trả cho người bán”. ở Công ty sổ chi tiết tài khoản 331 được dùng để theo dõi tình hình thu mua nguyên vật liệu và thanh toán với người bán. Tất cả các đơn vị bán Công ty đều ghi chung trong một sổ chi tiết, với số lượng đơn vị bán nhiều các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên được ghi tuần tự trên cùng một sổ. Do đó kế toán rất khó khăn trong công tác tập hợp số liệu của từng đơn vị bán để ghi vào nhật ký chứng từ số 5. Công ty nên mở sổ chi tiết theo dõi riêng cho từng người bán trên những trang sổ nhất định ghi chi tiết mua chủng loại vật liệu gì, số dư đầu quý, số hóa đơn ngày ký nhập theo dõi chi tiết từng lần Công ty thanh toán với người bán. Cuối quý cộng số phát sinh theo cột tài khoản có liên quan và tính ra số dư cho từng người bán cụ thể. - Ý kiến 3: Về công tác quản lý chứng từ. Để đảm bảo mỗi cá nhân liên quan có trách nhiệm bảo quản chứn từ kế toán, tôi xin có kiến nghị: trong công tác vật liệu khi bàn giao các chứng từ nhập xuất kho vật liệu thì thủ kho và kế toán vật liệu phải lập phiếu giao nhận chứng từ. Ví dụ: Căn cứ vào các chứng từ nhập xuất loại vật liệu vải ngoài trong quý 3 năm 2005 định kỳ khi giao nhận chứng từ kế toán và thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ đính kèm với chứng từ nhập xuất. -Ý kiến 4: Về hoàn thiện công tác tính giá thành sản phẩm theo đơn đặt hàng. Trên cơ sở đối tượng kế toán tập hợp chi phí, để đáp ứng nhu cầu quản lý giá thành theo từng đơn đặt hàng, công tác tính giá thành ở Công ty cần được hoàn thiện như sau: + Đối tượng tính giá thành: là từng đơn vị đặt hàng. Sau đó trong từng đơn đặt hàng lại tính giá thành cho từng mã hàng thuộc đơn đặt hàng đó. + Kỳ tính giá thành: chu kỳ sản xuất của một đơn đặt hàng từ một đến hai thường phụ thuộc vào độ lớn, độ phức tạp của sản phẩm. Vì vậy khi nào đơn đặt hàng hoàn thành thì mới tính giá thành cho đơn đặt hàng đó. Lúc này kỳ tính giá thành phù hợp với chu kỳ sản xuất nhưng lại không phù hợp với chu kỳ báo cáo ( ở đây Công ty nên thay đổi chu kỳ báo cáo là hàng tháng). + Phương pháp tính giá thành: Công ty nên áp dụng phương pháp đơn đặt hàng tức là khi đơn đặt hàng hoàn thành thì tổng chi phí sản xuất đã tập hợp được theo từng đơn đặt hàng cũng chính là tổng giá thành của đơn đặt hàng đó. Với những đơn đặt hàng còn đang sản xuất dở dang thì chi phí tập hợp được theo những đơn đặt hàng đó đều là chi phí sản xuất dở dang. + Đối với khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: nên theo dõi chi tiết theo từng mã hàng nhưng hiện nay cần chi tiết cho từng đơn đặt hàng. + Đối với khoản mục chi phí nhân công trực tiếp: nên tập hợp theo đúng đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất và để giản tiện cho công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm thì hàng tháng căn cứ vào sản lượng của từng xí nghiệp đối với từng đơn đặt hàng để tính ra khoản mục chi phí nhân công trực tiếp phân bổ cho đơn đặt hàng đó. + Đối với khoản mục chi phí sản xuất chung: Công ty nên tập hợp chi phí sản xuất chung theo từng xí nghiệp và tiến hành phân bổ cho từng đơn đặt hàng mà xí nghiệp sản xuất vào cuối tháng. Tiêu chuẩn phân bổ mà Công ty nên chọn là sản lượng quy đổi của đơn đặt hàng đó. Kết luận: Kế toán nguyên vật liệu có vai trò vô cùng quan trọng trong các doanh nghiệp sản xuất nói chung cũng như trong doanh nghiệp may mặc nói riêng. Công tác hạch toán nguyên vật liệu giúp cho đơn vị sản xuất kinh doanh bảo quản tốt vật liệu, nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ thấp chi phí vật liệu trong giá thành, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động, ngăn ngừa các hiện tượng mất mát, lãng phí làm thiệt hại tài sản của doanh nghiệp, từ đó tăng tích lũy vốn tiết kiệm vật tư cho doanh nghiệp. Sau thời gian thực tập tại Công Ty Cổ Phần May Thăng Long, nắm bắt được tầm quan trọng của kế toán Nguyên Vật Liệu đối với việc quản lý vật liệu, quản lý công ty em đã mạnh dạn tìm hiểu, nghiên cứu thấy được mặt mạnh cần phát huy và những điểm còn tồn tại cần khắc phục nhằm góp một phần nhỏ bé để làm hoàn thiện hơn công tác kế toán vật liệu của Công ty. Cũng trong thời gian thực tập tại Công ty, em đã học hỏi được nhiều kinh nghiệm bổ ích để củng cố thêm những kiến thức về lý luận mà em đã học được ở trường. Do thời gian thực tập hạn chế những hiểu biết còn non kém nên chắc chắn chuyên đề này không tránh khỏi những sai sót. Vậy em rất mong có được sự góp ý của các thầy cô để bài viết này của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo Nguyễn Quốc Cẩn cùng các thầy cô giáo trong khoa và các cô, các chú, các anh chị làm việc trong phòng kế toán Công Ty Cổ Phần May Thăng Long trong thời gian thực tập vừa qua đã giúp đỡ em hoàn thành phần chuyên đề của mình. . Một số nhận xét đánh giá và những giải pháp hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công Ty Cổ Phần May Thăng Long. 3.1. Nhận xét chung. phương pháp quản lý và công tác kế toán tại Công Ty Cổ Phần May Thăng Long. Cùng với sự phát triển của Công ty, bộ máy kế toán của Công ty ngày càng hoàn thiện