MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH BẢO YẾN I. NHẬN XÉT VỀ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH BẢO YẾN Trong nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt của các thành phần kinh tế, để đứng vững và tồn tại trên thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp phải tổ chức tốt công tác quản lý điều hành sản xuất và bộ máy quản lý tài chính hữu hiệu. * Ưu điểm: Trong quá trình đổi mới để hoà nhập trong cơ chế thị trường, Công ty đã có nhiều thay đổi tích cực, đạt được nhiều kết quả tốt trong kinh doanh, đứng vững trên thị trường. Phòng kế toán của Công ty đã góp phần tích cực trong việc thành công đó, với bộ máy kế toán gọn nhẹ, trình độ chuyên môn cao, có nhiều phương án hoàn thiện công tác kế toán, thông tin chính xác giúp cho Giám đốc có quyết định đúng đắn trong điều hành sản xuất. Căn cứ đặc điểm sản xuất kinh doanh hiện nay, Công ty áp dụng hình thức "Chứng từ ghi sổ". Trong hạch toán kế toán hình thức này phù hợp với trình độ của nhân viên kế toán trong phòng. Hệ thống sổ này của Công ty tương đối rõ ràng. Công tác hạch toán nguyên vật liệu, kế toán Công ty đã từng bước thay đổi phương pháp để phù hợp với đặc điểm của Công ty. Nguyên vật liệu của Công ty ở đây bao gồm nhiều thứ, nhiều loại, chất lượng cũng khác nhau, việc quản lý, bảo quản, kiểm tra tương đối khó khăn. Để theo dõi tình hình tồn kho nguyên vật liệu hàng tháng, kế toán cùng thủ kho cùng kiểm tra đối chiếu số liệu, hàng quý tiến hành kiểm kê kho để đảm bảo số lượng hàng hoá, xác định chất lượng để phản ánh và có biện pháp xử lý nguyên vật liệu. Việc áp dụng phương pháp "Thẻ song song" trong hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đã làm cho công việc đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu, dễ kiểm tra nhưng việc ghi chép bị trùng lặp và ghi chép tương đối lớn. Việc hạch toán nguyên vật liệu ở Công ty TNHH xây dựng công trình Bảo Yến đã thực sự phát huy đầy đủ vai trò của kế toán trong công tác quản lý vật tư để phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác giá trị của từng thứ, từng loại nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho và tồn kho và tình hình thanh toán đối với khách hàng. Tuy nhiên trong công tác kế toán nguyên vật liệu còn có những hạn chế sau: *Một số vấn đề còn tồn tại Vật liệu của Công ty gồm rất nhiều loại, nhiều quy cách khác nhau khó có thể nhớ hết được nhưng Công ty chưa sử dụng sổ danh điểm vật tư, chưa tạo lập bộ vật tư để phục vụ công tác quản lý, theo dõi vật tư được dễ dàng, chặt chẽ và nhất là tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán nguyên vật liệu sau này. Nguyên vật liệu dùng trong sản xuất của Công ty nhìn chung ổn định nên để quản lý chặt chẽ tình hình sử dụng nguyên vật liệu Công ty phải ban hành quy chế về định mức, hạn mức một số loại vật tư thường dùng cho sản xuất, việc này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho bộ phận sản xuất kỹ thuật điều độ chủ động lập kế hoạch mua và cung ứng vật tư kịp thời trên cơ sở định mức đồng thời giúp cho người quản lý giám sát được việc sử dụng vật tư ở các bộ phận sản xuất đảm bảo chất lượng sản phẩm tốt, tiết kiệm được vật tư. Hiện nay, Công ty chưa thành lập Ban kiểm nghiệm vật tư do đó vật tư mua về không được kiểm tra dẫn đến tình trạng vật tư nhập kho không đảm bảo quy cách phẩm chất. * Về công tác ghi chép sổ sách kế toán: Tại Công ty việc ghi chép sổ sách kế toán tương đối rõ ràng song vẫn còn hạn chế đó là: Căn cứ vào các bảng kê chứng từ gối cùng loại, cuối tháng kế toán mới vào chứng từ ghi sổ như vậy khi có sai sót thì rất khó khăn cho việc đối chiếu kiểm tra. Theo em cứ 5 ngày kế toán căn cứ vào các bảng kê để vào chứng từ ghi sổ và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Mặt khác việc vào chứng từ ghi sổ hàng ngày còn làm giảm bớt công việc ghi chép vào cuối tháng của kế toán. II. SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH BẢO YẾN 1- Hoàn thiện công tác quản lý vật tư Việc lập sổ danh điểm nguyên vật liệu là hết sức cần thiết vì muốn phục vụ tốt yêu cầu quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu thì phải biết được một cách cụ thể và đầy đủ số hiện có và tình hình biến động của từng thứ nguyên vật liệu được sử dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Vì vậy nguyên vật liệu cần phải phân chia một cách chi tiết hơn theo tính năng lý hoá, theo quy cách phẩm chất của nguyên vật liệu. Để lập sổ danh điểm vật tư điều quan trọng nhất là phải xây dựng được bộ mã hiệu chính xác, đầy đủ, không trùng lặp có dự trữ để bổ sung những mã vật liệu mới thuận tiện và hợp lý. Công ty có thể xây dựng bộ mã dựa vào các điểm sau: - Dựa vào: + Loại vật liệu. + Nhóm vật liệu cho mỗi loại. + Thứ tự vật liệu trong mỗi nhóm + Quy cách vật liệu trong mỗi thứ. - Trước hết bộ mã vật liệu được xây dựng trên cơ sở tài khoản cấp 2. + Vật liệu chính : TK 1521 + Vật liệu phụ : TK 1522 + Nhiên liệu : TK 1523 + Phụ tùng thay thế : TK 1524 . - Trong mỗi loại vật liệu ta phân thành các nhóm và lập mã số theo từng nhóm. Chẳng hạn: Trong vật liệu chính ta phân thành các nhóm và đặt mã số như sau: - Nhóm Xi măng : TK 1521.1 - Nhóm thép : TK 1521.2 Vật liệu phụ: - Nhóm gạch : TK 152.21 - Nhóm ve : TK 152.22 Nhiên liệu: - Dầu nhờn : TK 152.31 - Dầu Diezen : TK 152.32 Phụ tùng thay thế: - Vòng bi : TK 152.41 - Lốp ô tô : TK 152.42 Trong mỗi nhóm vật liệu dù nhiều cũng nhỏ hơn 10 loại nên ta dùng 1 chữ số để biểu thị. Như vậy một mã vật liệu bao gồm 8 chữ số: - 4 chữ số đầu (số ký hiệu tài khoản cấp 2) biểu thị loại vật liệu. - 1 chữ số thứ 5 biểu thị nhóm vật liệu trong mỗi loại. - 1 chữ số tiếp theo biểu thị thứ vật liệu trong mỗi nhóm. - 2 chữ số cuối biểu thị quy cách vật liệu cho mỗi thứ. * Ví dụ: BẢNG 14: SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU Loại vật liệu chính. Ký hiệu 152.1 KÝ HIỆU TÊN, NHÃN HIỆU, QUY CÁCH NGUYÊN VẬT LIỆU Đ V T SỐ LƯỢN G NHÓ M DANH ĐIỂM NVL 152.11 152.11-1-01 Xi măng PC 30 kg 12.000 152.12 152.12-1-01 Thép D > 18mm kg 5.100 152.12 152.12-2-01 Thép D > 10mm kg 5.100 152.12 152.12-3-01 Thép D < 18mm kg 5.100 Lập biên bản kiểm nghiệm vật tư: Ví dụ: Căn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng số 26330 ngày 3/9/2001 và thực tế kiểm nghiệm vật tư nhập kho, ban kiểm nghiệm vật tư lập biên bản như sau: Đơn vị: Công ty TNHH XDCT Bảo Yến Mẫu số 05-VT Bộ phận: Ban hành theo QĐ số 1141 - TC/QĐ/CĐKT ngày 1 tháng 1 năm 1995 của Bộ tài chính BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM (Vật tư, sản phẩm, hàng hoá) Ngày 03 tháng 9 năm 2004 Số 05 - Căn cứ hoá đơn số 26330 ngày 3/9/2002 của Công ty Xi măng Bỉm Sơn. Ban kiểm nghiệm gồm: 1- Ông Nhiên đại diện phòng kế toán 2- Ông Tuấn - Đại diện vật tư 3- Ông Thư – Thủ kho Đã kiểm nghiệm: T T Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư (SP hàng hoá) Mã số ĐVT Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ký SL đúng quy cách phẩm chất SL không đúng quy cách phẩm chất A B C D 1 2 3 4 1 Xi măng PC 30 152.11-1- 01 kg 12.000 12.000 Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Ông Tuấn nhập xi măng của Công ty Xi măng Bỉm Sơn: Đủ về số lượng, đúng về tiêu chuẩn quy định nhập kho. Đại diện phòng kế toán (Ký, họ tên) Đại diện phòng vật tư (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) 2- Một số ý kiến nhằm hoàn thiện Trong công tác hạch toán kế toán Công ty đã áp dụng tổ chức hệ thống sổ sách kế toán theo hình thức "Chứng từ ghi sổ". Thực tế Công ty chưa thực hiện việc vào "Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ" nên không theo dõi chính xác được các chứng từ ghi sổ: - Việc ghi chép "Thẻ kho" kế toán chưa tính toán lượng tồn kho sau mỗi lần nhập, xuất ảnh hưởng đến việc dự trữ nguyên vật liệu để phục vụ cho sản xuất. Đề nghị kế toán nguyên vật liệu phải tính lượng nguyên vật liệu tồn sau mỗi lần nhập, xuất. - Từ các chứng từ gốc hàng ngày kế toán ghi vào bảng kê tổng hợp chứng từ gốc cùng loại và cuối tháng mới vào chứng từ ghi sổ. Nên việc ghi chép sổ sách kế toán còn dồn nhiều vào cuối tháng. Theo em việc ghi chép sổ sách kế toán của Công ty cần phải thực hiện việc cập nhật số liệu kịp thời, chính xác và phải mở sổ "Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ" để đối chiếu với bảng cân đối kế toán được nhanh chóng. Ví dụ: Từ các chứng từ ghi sổ, kế toán mở sổ đăng ký chứng từ ghi sổ như sau: Bộ (Sở) . Đơn vị: CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH BẢO YẾN SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Tháng 9 năm 2004 CT GHI SỔ SỐ TIỀN CHỨNG TỪ GHI SỔ SỐ TIỀN SH NT SH NT 1 7/2001 537.325.030 5 11/9 55.454.500 15/9 51.215.000 3 8/2001 15/9 55.454.500 15/9 25.080.000 5 3/9 9.438.910 18/9 72.090.850 3/9 660.000 20/9 678.180 3/9 66.545.400 22/9 1.073.800 4/9 11.800.880 22/9 502.000 5/9 55.454.500 25/9 55.454.500 5/9 55.454.500 25/9 55.454.500 5/9 52.428.000 27/9 55.454.500 5/9 55.454.500 29/9 10.750.704 8/9 760.000 29/9 9.924.070 8/9 54.496.000 29/9 678.180 8/9 83.181.750 29/9 2.750.000 9/9 12.618.590 29/9 230.005 11/9 79.032.000 Cộng 537.325.030 Cộng tháng 936.108.819 Ngày 30 tháng 9 năm 2004 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký tên, đóng dấu) Cuối tháng, kế toán căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ cái là cơ sở để lập báo cáo tài chính. Kết luận Một lần nữa cần phải khẳng định Kế toán nguyên vật liệu có vai trò quan trọng trong công tác sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Thực tế tại Công ty TNHH xây dựng công trình Bảo Yến cho thấy công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu giúp lãnh đạo Công ty nắm bắt được tình hình sản xuất kinh doanh, phản ánh chính xác và đầy đủ tình hình thu mua, sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu, từ đó Công ty mới có biện pháp chỉ đạo đúng đắn. Sau một thời gian thực tập tại Công ty, em thấy rằng Công ty luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Công tác hạch toán nói chung và hạch toán nguyên vật liệu nói riêng khá hoàn chỉnh, được thực hiện theo đúng chế độ. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm và cố gắng mà Công ty đã thực hiện, trong quá trình hạch toán còn có những tồn tại nhất định mà em đã đưa ra một số ý kiến khắc phục tại chương III. Tuy nhiên, thời gian thực tập và trình độ có hạn nên những vấn đề đưa ra chắc không tránh khỏi những thiếu sót, em mong rằng sẽ nhận được ý kiến đóng góp của các Thầy Cô, các Cô Chú, Anh Chị trong Công ty TNHH xây dựng công trình Bảo Yến cho bản báo cáo tốt nghiệp của em được hoàn thiện về mặt lý luận và có tính thực tiễn cao. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn các cô giáo Bùi Minh Hải. Cảm ơn Ban lãnh đạo và các Cô Chú , Anh Chị tại phòng Tài chính Kế toán của Công ty TNHH xây dựng công trình Bảo Yến. Hà Nội, ngày 10 tháng 6năm 2005 SINH VIÊN Phạm Thanh Trầm . MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH BẢO YẾN I. NHẬN XÉT VỀ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VẬT. HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH BẢO YẾN 1- Hoàn thiện công tác quản lý vật tư Việc lập sổ danh điểm nguyên vật liệu