CÁC VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN NVL - CCDC I. Khái niệm, đặc điểm, vai trò của vật liệu 1. Khái niệm, đặc điểm của vật liệu. 1.1) Khái niệm, đặc điểm cua nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động thể hiện dưới dạng vật hoá. Vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị của vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. 1.2) Khái niệm, đặc điểm của công cụ dụng cụ. Là những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng để xếp vào tài sản cố định. Bởi vậy công cụ dụng cụ có đặc điểm sau: Công cụ dụng cụ tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh, giá trị bị hao mòn dần trong quá trình sử dụng. Cộng cụ dụng cụ giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu cho đến lúc bị hư hỏng. 1.3) Vai trò của nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ. Trong sản xuất kinh doanh, vật liệu, công cụ dụng cụ là yếu tố không thể thiếu được, chí phí về vật liệu thường chiếm một tỷ trong rất lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Vì vậy để hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm thì việc tăng cường công tác quản lí và hạch toán vật liệu là điều kiện cần thiết để việc sử dụng vật liệu được tiết kiệm và có hiệu quả, ngăn ngừa các hiện tượng hư hỏng, mất mát và lãng phí vật liệu trong tất cả các khâu của quá trinh sản xuất kinh doanh. 2. Phân loại Căn cứ vào nội dung yêu cầu quản trị vật liệu gồm: + Nguyên vật liệu + Công cụ dụng cụ 2.1) Phân loại nguyên vật liệu. Căn cứ nội dung kinh tế, vai trò của vật liệu trong quy trình sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, vật liệu được chia thành các loại sau: - Nguyên vật liệu chính: Là những thứ mà sau quá trình gia công chế biến sẽ trở thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm và là đối tượng lao động chủ yếu trong doanh nghiệp. - Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu mang tính chất phụ trợ trong sản xuất kinh doanh nó có thể kết hợp với vất liệu hoàn thiện hoặc tăng tính năng, tác dụng của sản phẩm, duy trì khả năng làm việc bình thường của tư liệu lao động. - Nhiên liệu: Là loại vật liệu khi sử dụng nó có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh như: xăng, dầu, than . - Phụ tùng thay thế: Là những chi tiết phụ tùng máy móc thiết bị và doanh nghiệp mua vào dự trữ săn để nhanh chóng thay thế sửa chữa các bộ phận máy móc thiết bị như vòng bi, săm lốp . - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là các vật liệu mà thiết bị doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản. - Phế liệu: Là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản có thể sử dụng hay bán ra ngoài. - Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể tên như: bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chưng. 2.2) Phân loại công cụ dụng cụ. • Theo cách phân bổ vào chi phí bao gồm + Công cụ dụng cụ phân bổ 100% (một lần ): Là những công cụ dụng cụ có thời gian sử dụng ngắn, giá trị nhỏ. + Công cụ dụng cụ phân bổ 50%: Kế toán tiến hành phân bổ phần giá trị còn lại của công cụ dụng cụ báo hỏng vào chi phí sản xuất kinh doanh của kỳ báo hỏng. + Công cụ dụng cụ phân bổ nhiều lần: Căn cứ vào giá trị của công cụ dụng cụ và thời gian sử dụng hoặc số lần sử dụng dự kiến. • Theo yêu cầu quản lý bao gồm. + Công cụ dụng cụ, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê. •Theo nội dung công cụ dụng cụ bao gồm. + Các lán trại tạm thời, đà giáo . dùng cho xây dựng cơ bản. + Bao bì tính giá riêng dùng để đóng gói, hàng hóa trong quá trình bảo quản. + Dụng cụ: Đồ dùng bằng thuỷ tinh, quần áo bảo hô. • Theo mục đích sử dụng + Công cụ dụng cụ cho sản xuất kinh doanh. + Công cụ dụng cụ dùng cho quản lý. + Công cụ dụng cụ dùng cho các nhu cầu khác. II. Phương pháp tính giá vật liệu. 1. Tính giá vật liệu nhập kho. 1.1) Đối với giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ mua ngoài . - Giá thực tế bao gồm: Giá mua ghi trên hoá đơn của người bán - (Chiết khấu thương mại + Giảm giá hàng mua (nếu có) ) + Chi phí thu mua(Chi phí vận chuyển .) + Thuế (nếu có). 1.2) Đối với giá trị thực tế của vật liệu thuê ngoài gia công chế biến nhập kho gồm: Giá thực tế của vật liệu xuất kho chế biến + Chi phí thuê ngoài gia công chế biến + Chi phí khác liên quan đến việc thuê ngoài chế biến. 1.3) Đối với gia thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ nhận góp vốn liên doanh. Gia thực tế bao gồm gia thoả thuận do các bên xác định + Chi phí tiếp nhận vốn (nếu có). 2. Tính giá vật liệu xuất kho. - Đối với vật liệu - công cụ dụng cụ xuất kho trong kỳ tuỳ theo đặc điểm của công cụ dụng cụ, tuỳ vào yêu cầu quản lý trình độ nghiệp vụ kế toán mà có thể sử dụng một trong các phương pháp tính giá thực tế xuất kho. • Theo phương pháp nhập trước - xuất trước. - Phương pháp này dựa trên giả thiết vật liệu (công cụ dụng cụ) nhập trước được xuất hết xong mới xuất đến lần nhập sau. Giá thực tế của vật liệu (công cụ dụng cụ) xuất dùng được tính hết theo giá nhập kho lần trước, xong mới tính theo giá nhập lần sau. - Phương pháp này đảm bảo việc tính giá trị thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ xây dựng kịp thời chính xác, công việc kế toán không bị dồn nhiều vào cuối tháng nhưng đòi hỏi phải tổ chức kế toán chi tiết, chặt chẽ, theo dõi đầy đủ số lượng đơn giá của từng lần nhập • Theo phương pháp nhập sau xuất trước. - Phương pháp này dựa trên giả thiết vật liệu nhập kho theo vùng được xuât trước tiên. Giá thực tế vật liệu xuất kho được tính hết theo giá nhập kho lần sau cùng, sau mới tính theo giá nhập lần trước đó. • Phương pháp đích danh (trực tiếp). Phương pháp này là vật liệu - công cụ dụng cụ được xác định giá trị theo đơn chiếc hoặc theo từng lô hàng và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất ra, khi xuất vật liệu nào sé tính theo giá của chính vật liệu đó. • Tính theo giá hạch toán. + Theo phương pháp này toàn bộ vật liệu - công cụ dụng cụ biến động trong kỳ được tính theo hạch giá toán. + Giá hạch toán có thể là giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định do doanh nghiệp quy định, cuối kỳ kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức sau: Giá thực tế của công cụ dụng cụ, vật liệu xuất kho = Giá hạch toán × Hệ số giá của vật liệu, công cụ dụng cụ . Trong đó: Hệ số giá = Giá thực tế của vật liêu, công cụ dụng cụ tồn kho đầu kỳ và nhập kho trong kỳ chia cho Giá hạch toán của vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho và nhập kho trong kỳ. • Giá đơn vị bình quân. + Theo phương pháp này giá thực tế vật liệu xuất kho trong kỳ được tính theo công thức sau: Giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho trong kỳ = Số lượng thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho trong kỳ × Giá đơn vị bình quân. • Gồm có 3 cách. Cách 1: Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ . Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ = Giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ tìm kho đầu kỳ và nhập kỳ trong kỳ chia cho Số lượng thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho đầu kỳ và nhập kho trong kỳ. + Ưu điểm: Đơn giản và dễ làm + Nhược được : Độ chính xác không cao, công việc tính toán thường dồn vào cuối tháng do vậy ảnh hưởng đến công tác kế toán. Cách 2: Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước hoặc hoặc đầu kỳ này. Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước (đầu kỳ này)= Trước (hoặc đầu kỳ này) chia cho số lượng thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho cuối kỳ trước (đầu kỳ này). + Ưu điểm: Tính toán đơn giản phản ánh kịp thời tình hình biến động của vật liệu trong kỳ. + Nhược điểm: Độ chính xác không cao, không tính đến sự biến động của giá cả vật liệu. Cách 3: Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập . Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập = Giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho sau mỗi lần nhập chia cho số lượng thực tế của vật liệu, công cụ nhập kho sau mỗi lần nhập. + Ưu điểm: Chính xác, cập nhật. + Nhược điểm: Tốn nhiều công sức cho cán bộ kế toán bởi vì phải tính toán nhiều lần. III. Nhiệm vụ thủ tục kế toán. 1. Nhiệm vụ kế toán của vật liệu, công cụ dụng cụ. - Kế toán ghi chép, tính toán và phản ánh chính xác kịp thời số lượng, chất lượng và gía thành thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho. - Kế toán tập hợp và phản ánh đầy đủ chính xác số lượng và giá trị vật liệu xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức và tiêu hao nguyên vật liệu. - Kế toán phản ánh và phân bổ hợp lý giá trị vật liệu, công cụ dụng cụ và chi phí sản xuất kinh doanh. - Kế toán tính toán và phản ánh chính xác số lượng và giá trị nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho, phát hiện kịp thời vật liệu, công cụ dụng cụ thừa, ứ đọng hoặc kém phẩm chất để doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra. • Chứng từ sử dụng. 2. Thủ tục quản lý nhập, xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và các chứng từ kế toán liên quan. - Theo chế độ chứng từ kế toán, ban hành theo QĐ số 1141/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của bộ trưởng BTC thì các chứng từ kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ gồm: + Phiếu nhập kho (mẫu số 01- VT). + Phiếu xuất kho (mẫu số 02 - VT). + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu số 03 - VT - 3LL). + Biên bản kiểm nghiệm [vật tư, sản phẩm, hàng hoá] (mẫu số 05 - VT). + Hoá đơn kiểm phiếu xuất kho (mẫu 02 - BH). Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nước, tuỳ thuộc vào đặc điểm tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp, có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như: phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức (mẫu 04 - VT), biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu 05 - VT), phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 07 - VT). Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dụng, phương pháp lập. Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.Mọi chứng từ kế toán về vật liệu, công cụ dụng cụ phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự hợp lý, do kế toán trưởng quy định phục vụ cho việc phản ánh ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận cá nhân có liên quan. • Sổ kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ. Tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết áp dụng mà sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết sau: + Sổ (thẻ) kho. + Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ. + Sổ đối chiếu luân chuyển. + Sổ số dư. Sổ (thẻ) kho (mẫu số 06 - VT) được sử dụng để theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ theo từng kho. Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chỉ tiêu: Tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật liệu… Sau đó giao cho thủ kho để hạch toán nghiệp vụ ở kho, không phân biệt kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp nào. Các sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư vật liệu, được sử dụng để hạch toán tinh hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ về mặt giá trị hoặc cả số lượng và giá trị tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp. Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên còn có thể mở thêm các bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng kê luỹ kế, tổng hợp nhập, xuất , tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản, nhanh chóng, kịp thời. • Các phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu công cụ dụng cụ: Trong doanh nghiệp sản xuất việc quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ do nhiều bộ phận, đơn vị tham gia, song việc quản lý tinh hình nhập, tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ hàng ngày chủ yếu được thực hiện ở bộ phận kho và phòng kế toán trên cơ sở chứng từ kế toán về nhập xuất vật liệu, công cụ dụng cụ. Thủ kho và kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ phản ánh chính xác kịp thời tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ theo từng danh điểm vật liệu, công cụ dụng cụ. Bởi vậy giữa kho và phòng kế toán doanh nghiệp cần có sự phối hợp với nhau để sử dụng chứng từ kế toán nhập, xuất vật liệu, công cụ dụng cụ một cách hợp lý trong việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho, ghi chép vào sổ kế toán chi tiết của kế toán nhằm đảm bảo sự phù hợp số liệu giữa thẻ kho và sổ kế toàn, đồng thời tránh được sự ghi chép trùng lặp, không cần thiết, tiết kiệm hao phí lao động, quản lý có hiệu quả vật liệu, công cụ dụng cụ.Sự liên kết và phối hợp đó hình thành nên những phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ. Hiện nay việc hạch toán chi tiết phương pháp thẻ song song, phương pháp thẻ đối chiếu luân chuyển, phương pháp mức dư (sổ số sư), mỗi phương pháp nêu trên đều có những ưu nhược, điểm riêng trong việc ghi chép phản ánh, trong việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa thủ kho và kế toán, trong việc phát huy vai trò kế toán trong quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ. Mỗi phương pháp được tiến hành trong các điều kiện nhất định mới phát huy ưu điểm, hạn chế nhược điểm. Bởi vậy cần có sự nghiên cứu lựa chon, áp dụng phương pháp thích hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp, đạt hiệu quả cao. IV. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Khái niệm: • Vật liệu cộng cụ dụng cụ là một trong những đối tượng kế toán các loại tài sản, cần phải được tổ chức hạch toán chi tiết không chỉ về mặt giá trị mà cả hiện vật, không chỉ theo từng kho mà phải chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ . và phải được tính đồng thời ở cả kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho. Các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết và lựa chọn, vận dụng phương pháp kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ cho phù hợp nhằm tăng cường cho công tác quản lý nói chung, công tác quản lý vật liệu nói riêng. [...]... 311, 331: Tổng giá thanh toán + Nếu cuối tháng hoá đơn chưa về thì kế toán dùng giá tạm tính để ghi sổ kế toán Nợ tài khoản 152 tăng Giá tạm tính Có tài khoản 331 tăng + Sang tháng sau khi hoá đơn về kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh về giá thực tế theo một trong ba cách sau: * Cách 1: Dùng bút toán đỏ để xoá bỏ giá tạm tính đã ghi sau đó ghi giá thực tế bằng bút toán thường đúng * Cách 2: Ghi sổ chênh... tạm tính > giá thực tế dùng bút toán đỏ Nếu giá tạm tính< giá thực tế thì dùng bút toán thường * Cách 3: Dùng bút toán đảo ngược để xoá bỏ giá tạm tính đã ghi và sau đó ghi giá thực tế bằng bút toán thường đúng 1 Hàng về thiếu so với hoá đơn - Về nguyên tắc: Khi phát hiên hàng hoá thiếu phải làm văn bản báo cáo cho các bên liên quan biết để cùng xử lý - Về kế toán: Kế toán chỉ được phép nhập kho theo... thanh toán do doanh nghiệp thanh toán tiền hàng trước hạn và người bán đã thanh toán tiền mặt cho doanh nghiệp hoặc tiền gửi ngân hàng chấp nhận trả nhưng chưa trả Nợ tài khoản 111, 112, 138 (1388) Có tài khoản 515 Cuối kỳ thanh toán • Hàng về chưa có hoá đơn Là khi hàng về làm thủ tục nhập kho và kế toán lưu phiếu nhập kho vào một tập hồ sơ tên gọi hàng về chưa có hoá đơn + Nếu trong tháng hoá đơn kế toán. .. việc kế toán tiến hành đều trong tháng Thực hiện kiểm tra, giám sát thường xuyên của kế toán về việc nhập, xuất vật liệu, công cụ dụng cụ hàng ngày - Nhược điểm: Sai xót khó phát hiện, khó kiểm tra, đòi hỏi yêu cầu quản lý của thủ kho và kế toán phải khá, không thì sẽ dẫn đến sai xót Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất (4) (2) Sổ số dư Bảng kê nhập Bảng kê luỹ kế nhập (2) Bảng kê xuất Bảng kê luỹ kế. .. chiếu với kế toán tổng hợp - Ưu điểm: Công việc chép kế toán được giảm nhẹ - Nhược điểm: Việc ghi chép tính toán, kiểm tra đều phải dồn hết vào cuối tháng cho nên việc hạch toán và lập báo cáo hàng tháng thường bị chậm chễ Phương pháp này rất khó để kiểm tra và còn bị trùng lặp - Điều kiện áp dụng: Doanh nghiệp có chủng loại vật tư phong phú, giá trị vật tư nhỏ, hệ thống kho tàng phân tán, kế toán kiêm... kỳ, sau khi ghi thẻ kho, thẻ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất vật liệu, cộng cụ dụng cụ - Ở phòng kế toán: Kế toán mở số dư theo từng kho và sử dụng cho cả năm để ghi số tồn kho của từng thứ, nhóm loại vật liệu, công cụ dụng cụ theo chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị Kế toán căn cứ vào chứng từ nhập, xuất lập bảng kê nhập, xuất để ghi chép tình... xuất dùng công cụ dụng cụ kế toán tiến hành 2 bút toán sau: Bút toán 1: Phản ánh giá trị thực tế công cụ dụng cụ xuất sử dụng Nợ TK 142, 242 Có TK 153 Bút toán 2: Đồng thời kế toán tiến hành phân bổ 50% giá thực tế công cụ dụng cụ và chi phí sản xuất kinh doanh Nợ TK 627, 641,642, 241 Có TK 142, 242 - Khi nào công cụ dụng cụ báo hỏng hoặc mất mát hoặc hết thời gian sử dụng thì kế toán tiến hành phân bổ... vốn tham gia LD thừa chưa xử lý TK 421, 138 Đánh giá giảm XXX Kiểm kê kho phát hiện thiếu chưa xử lý 4 Kế toán tổng hợp công cụ dụng cụ Do công cụ dụng cụ có đặc thù riêng khác với nguyên vật liệu nên kế toán tăng công cụ dụng cụ giống như kế toán tăng nguyên vật liệu vì vậy phần này chỉ trình bày kế toán giảm công cụ dụng cụ 4.1) Đối với công cụ dụng cụ phân bổ 100%: có giá trị nhỏ thuộc loại phân bổ... xử lý kho chưa xử lý XXX 1 Hạch toán tổng hợp vật liệu với doanh nghiệp nộp thuế VAT theo phương pháp khấu trừ a) Khái niệm về kiểm kê định kỳ - Là phương pháp không theo doi một cách thường xuyên liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư - hàng hoá sản phẩm trên các tài khoản phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ kế toán xác định số xuất dùng trong... ứng với giá trị hàng thiếu 2 Hàng về thừa so với hoá đơn - Về nguyên tăc: Khi phát hiện hàng thừa phải làm văn bản báo cáo cho các bên liên quan biết để cùng xử lý - Về mặt kế toán: + Nếu nhập kho toàn bộ: Nợ tài khoản 152 tăng: Toàn bộ giá trị hàng nhập Nợ tài khoản 133: Thuế VAT được khấu trừ theo hoá đơn Có tài khoản 111, 112, 311, 331: Ghi theo tổng giá thành toán của hoá đơn Có tài khoản 338 . bộ kế toán bởi vì phải tính toán nhiều lần. III. Nhiệm vụ thủ tục kế toán. 1. Nhiệm vụ kế toán của vật liệu, công cụ dụng cụ. - Kế toán ghi chép, tính toán. CÁC VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN NVL - CCDC I. Khái niệm, đặc điểm, vai trò của vật liệu 1. Khái