Quy chế hoạt động SGD VIETHOMELANDS QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG CỦA SÀN GIAO DỊCH BĐS A . MÔ THỨC HOẠT ĐỘNG SÀN GIAO DỊCH BĐS : 1.Khái niệm Sàn giao dòch BĐS : - Là nơi hộïi tụ đa dạng hoá các chủng loại BDS “Sạch” đã được thẩm đònh đưa lên sàn giao dòch. - Là nơi người mua và bán trực tiếp găïp nhau và giao dòch tại sàn thông qua kết nối và tính pháp lý an toàn cao trong các hoạt động giao dòch tại sàn với chi phí dòch vụ theo quy đònh. - Là nơi hội tụ và cung cấp các kênh thông tin liên quan đến thò trường BĐS như quy hoạch, kiến trúc, phát triền đô thò, tài chính BĐS, hành lang pháp lý BĐS, thông tin thò trường sản phẩm BĐS…vv… - Là nơi cung cấp và thực hiện chuỗi cung ứng dòch vụ cho bất kỳ nhu cầu BĐS. - Là trung tâm thẩm đònh giá động sản và bất động sản. - Là nơi tổ chức đấu giá điện tử và trực tiếp các chủng loại BĐS. 2.Yêu cầu của Sàn giao dòch BĐS : - Công khai hoá, minh bạch hoá các thông tin sản phẩm BĐS và các kênh thông tin liên quan đến thò trường BĐS. - Quy chuẩn hoá chất lượng chuỗi dòch vụ cung ứng cho nhu cầu BĐS. - Tính cam kết và trách nhiệm tuyệt đối trong từng hoạt động của sàn giao dòch. 3.Các chức năng hoạt động và dòch vụ của Sàn giao dòch BĐS : - Môi giới chuyển nhượng đa dạng hoá BĐS. - Quản lý và tiếp thò dự án . - Vận hành và quản trò cao ốc văn phòng và các chung cư. - Tư vấn - thực hiện pháp lý BĐS : + Hợp thức hoá BĐS. + Thủ tục pháp lý chuyển nhượng BĐS. + Hồ sơ pháp lý thực hiện và chuyển nhượng dự án. + Luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam. - Tư vấn tài chính BĐS : + Vay, thế chấp, giải chấp tài chính ngân hàng. - 1 - Quy chế hoạt động SGD VIETHOMELANDS + Phân tích tài chính liên quan BĐS. + Lập dự án báo cáo và phân tích tài chính Dự án đầu tư để huy động vốn. + Các nghóa vụ tài chính liên quan BĐS + Các đònh chế tài chính Việt Nam và Quốc tế. - Tư vấn thiết kế, quy hoạch và kiến trúc : + Giải pháp tối ưu hoá quy hoạch dự án phù hợp thò trường và xu hướng mang lại hiệu quả cao cho dự án. + Quy chuẩn quy phạm về quy hoạch và xây dựng. + Thiết kế quy hoạch, kiến trúc các công trình xây dựng và công nghiệp. + Thiết kế MI và thi công các công trình xây dựng dân dụng và công nghiệp. - Tư vấn đầu tư nước ngoài : + Lập dự án và thẩm đònh tính khả thi và hiệu quả đầu tư của dự án và bất động sản phục vụ cho công tác tư vấn đầu tư nước ngoài và đầu tư trực tiếp. + Thẩm đònh và đònh giá BĐS làm cơ sở để chuyển nhượng, thế chấp, đấu giá, đầu tư. + Nghiên cứu phân tích thò trường làm cơ sở để quy hoạch dự án, thực hiện các kế hoạch đầu tư. + Các giải pháp tài chính đầu tư. - Sàn đấu gia BĐSù qua mạng và đấu giá trực tiếp. - Hệ thống thẩm đònh giá bất động sản, động sản và giá trò Doanh nghiệp. 4. Sơ đồ, cơ cấu tổ chức Sàn Giao Dòch Bất động sản : 4.1 Cơ cấu biên chế nhân sự :(sẽ điều chỉnh phù hợp từng giai đoạn) - Ban GĐ & HĐTĐònh Tư vấn : 03 - Trưởng Phó KDoanh K Thác : 02 - NV Kdoanh : 09 - Tổ Marketing : 02 - Tổ thông tin + Q lý Web : 02 - P.QHKTrúc : 02 - Bp TV pháp lý : 02 - HC – Ktoán : 01 - P.Thẩm đònh giá BĐS : 03 - Bảo vệ + tạp vụ : 02 Tổng cộng : 28 4.2 Sơ đồ tổ chức : (sẽ điều chỉnh phù hợp từng giai đoạn) - 2 - Quy chế hoạt động SGD VIETHOMELANDS SƠ ĐỒ TỔ CHỨC SGD nhà đất việt B. CÁC QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA SGD BĐS : 1. Sơ đồ lưu chuyển thông tin : Quy đònh : - 3 - P. GIÁM ĐỐC TƯ VẤN - D.VỤ GIÁM ĐỐC P. TƯ VẤN PHÁP LÝ P.K DOANH KHAI THÁC P.TƯ VẤN THIẾT KẾ TỔ THÔNG TIN TỔ KINH DOANH1.2.3.4 TỔ MAKETING MẠNG LƯỚI CTV H CHÍNH KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH THỦ QUỸ CT HĐ QUẢN TRỊ HỘI ĐỒNG THẨM ĐỊNH P.GIÁM ĐỐC KD – ĐẦU TƯ NGHIÊN CỨU THỊ TRƯỜNG CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG P.THẨM ĐỊNH GIÁ Quy chế hoạt động SGD VIETHOMELANDS - Ban GĐ có trách nhiệm theo dõi và kiểm soát quy trình này để báo cáo kết quả hoạt động cho TGĐ trong cuộc hợp giao ban theo đònh kỳ. - Toàn thể nhân viên SGD nhất quán thực hiện công việc theo đúng quy trình. A. Quy trình lưu chuyển thông tin đối với họat động môi giới-kinh doanh BDS Bước 1 : Nhân viên khai thác tìm kiếm Chủ đầu tư để tìm sản phẩm(đầu vào) cho Sàn giao dòch.(thực hiện theo quy trình khai thác) Bước 2 : Bộ phận khai thác chuyển giao đầy đủ thông tin và hình ảnh cho tổ quản lý thông tin và Trưởng P kinh doanh, đồng thời báo cáo Ban GĐ. Bước 3 : Trưởng PKD triệu tập cuộc họp lên kế hoạch kinh doanh thực hiện chiến dòch bán hàng. Thành phần tham dự : Ban GĐ - Trưởng, Phó PKD - Tổ trưởng Marketing - Tổ thông tin. Bước 4 : Trưởng PKD tổ chức cuộc họp triển khai kế hoạch bán hàng và huấn luyện sản phẩm cho nhân viên kinh doanh. Bước 5 : Toàn bộ nhân viên kinh doanh thực hiện kế hoạch bán hàng. - 4 - PHÓ G.ĐỐC TV - DV KHAI THÁC BĐS BÁN HÀNG HÀNH CHÍNH KẾ TOÁN Thông tin - Thẩm đònh CHỦÛ ĐẦU TƯ PHÓ G.ĐỐC KD - ĐT P. TƯ VẤN PHÁP LÝ P. TƯ VẤN THIẾT KẾ KHÁCH HÀNG BAN GIÁM ĐỐC Quy chế hoạt động SGD VIETHOMELANDS Bước 6 : Ghi nhận kết quả giao dòch thành công. Bước 7 : Chuyển kết quả cho phòng kế toán. Bước 8 : Phòng kế toán tiến hành thu tiền hoa hồng từ Chủ đầu tư và báo cáo kết quả cho Trưởng PKD và Ban GD. B. Quy trình lưu chuyển thông tin đối với họat động đầu tư – tư vấn - dòch vụ Bước 1: Các bộ phận đầu tư – tư vấn – dòch vụ tự khai thác tìm kiếm khách hàng hoặc nhận thông tin nhu cầu khách hàng từ các bộ phận khai thác - kinh doanh , tổ thông tin. Bước 2: Triển khai phân tích đánh gia sơ bộ, triệu tập cuộc họp xin ý kiến và lên kế họach triển khai. Thảo luận và cho chính sách về giá - phí dòch vụ …. Thành phần tham dự : BGD – Trưởng bộ phận – nhân viên phụ trách trực tiếp – các bộ phận có liên quan (theo yêu cầu). Bước 3: Đàm phán ký kết hợp đồng với khách hàng (Tham vấn ý kiến phòng Tư vấn pháp lý về nội dung hợp đồng). Đàm phán thành cộng hoặc không thành công phải có báo cáo kết qủa. Bước 4: Trưởng bộ phận tổ chức triển khai thực hiện . Thông báo kết qủa đàm phán , cung cấp thông tin cho BGD , liên hệ các phòng chức năng liên quan . Bước 5: Chuyển kết qủa cho phòng kế tóan theo dõi thanh tóan và công nợ. Bước 6: Hòan tất hợp đồng , Thanh lý hợp đồng . Liên hệ các phòng chức năng liên quan để thực hiện việc hòan tất và thanh lý hợp đồng. Báo cáo kết qủa cho BGĐ. C. lưu ý : Trong suốt qúa trình tác nghiệp họat động kinh doanh dòch vụ , các phòng ban chuyên môn phải luôn đảm bảo việc kết nối và cung cấp thông tin lẫn nhau trong từng qúa trình tác nghiệp , đảm bảo mức độ tin cậy và chính xác của từng thông tin do mình cung cấp. Thông tin phải được cung cấp nhanh chóng và kòp thời theo yêu cầu , đặc biệt cho BGĐ .Phòng thông tin thực hiện chức năng trung tâm trong việc tập hợp thông tin , lưu chuyển thông tin , tổng hợp báo cáo kết qủa đònh kỳ theo quy đònh. D. Ngòai các quy trònh trên các trường hợp cụ thể cho từng công việc , thỏa thuận , hợp đồng…. sẽ được chỉ đạo cụ thể cho từng quy trình tác nghiệp lưu chuyển thông tin có thể bằng văn bản hoặc bằng chỉ đạo trực tiếp. 2. Quy trình hoạt động bộ phận khai thác : - 5 - Liên hệ đàm phán Chủ đầu tư Quy chế hoạt động SGD VIETHOMELANDS Chủ đầu tư OK Tổng hợp đầy đủ thông tin hình ảnh chính xác Hình thức hợc tác Tính khả thi và hiệu quả Kế hoạch bán hàng Ký kết Hợp đồng PKD cử đại diện phối Tổ chức huấn luyện hợp thường trực với CĐT Quy đònh: Trưởng phòng kinh doanh và khai thác có nhiệm vụ điều phối và kiểm soát toàn bộ hoạt động của quy trình này báo cáo tình hình hoạt động cho Ban Giám đốc.  Hệ thống khai thác theo chức năng và khu vực đòa lý.  Hệ thống kiểm soát thông tin khai thác.  Hệ thống báo cáo ngày, tuần ,tháng , quý. (theo mẩu báo cáo) - 6 - Thẩm đònh Dự Án Chuyển giao bộ phận Kinh Doanh Theo dõi và kiểm soát dự án Quy chế hoạt động SGD VIETHOMELANDS 3. Quy trình kiểm soát thông tin : Quy đònh : Bộ phận thông tin có trách nhiệm theo dõi hoạt động của quy trình này để đảm bảo kiểm soát và cập nhật thông tin hoạt động cho Ban Giám đốc.  Quy trình tiếp nhận và chuyển giao thông tin.  Hệ thống báo cáo thông tin hàng ngày, tuần, tháng, quý và năm.  Hệ thống kiểm soát thông tin bán hàng. - 7 - Bộ phận pháp lý Hội Đồng TĐònh -TVấn Hành chính kế toán Bộ phận thông tin B GIÁM ĐỐC TỔNG GIÁM ĐỐC Bộ phận KDoanh - KThác Tư vấn Tkế -Ktrúc Quy chế hoạt động SGD VIETHOMELANDS 4. Quy trình hoạt động kinh doanh của các bộ phận : Bước 1 : Xác đònh yêu cầu về chỉ tiêu kinh doanh của Ban Tổng Giám Đốc (B.TGĐ). - Hằng năm vào ngày 31/12, B.TGĐ Cty sẽ công bố kế hoạch tổng kinh doanh cho Sàn giao dòch, qua đó sẽ giao chỉ tiêu kinh doanh cho từng bộ phận. Kế hoạch tổng cho từng năm sẽ được thảo luận và được duyệt bởi Tổng Giám Đốc. - Ngày 31/12, 31/3, 31/6, 31/9 B.TGĐ sẽ căn cứ vào kế hoạch năm và kết quả kinh doanh từng quý của từng bộ phận để điều chỉnh và giao chỉ tiêu hàng quý cho các bộ phận. Chỉ tiêu này được thể hiện trong kế hoạch quý của SGD và được duyệt bởi Ban Giám Đốc. - Ngày cuối cùng của mỗi tháng, BGĐ sẽ căn cứ vào kế hoạch quý và kết quả kinh doanh của tháng trước để giao chỉ tiêu cụ thể cho từng bộ phận, chỉ tiêu này được thể hiện trong kế hoạch tháng của SGD và được duyệt bởi Giám Đốc SGD. Căn cứ vào các chỉ tiêu hàng tháng, quý và năm đã được duyệt mà các trưởng bộ phận hoạch đònh và triển khai kế hoạch thực hiện và báo cáo kết quả thực hiện trong các báo cáo tuần, tháng, quý và năm cho BGĐ. Bước 2 : Triển khai thực hiện nhiệm vụ kinh doanh : - Chậm nhất 02 ngày sau khi nhận được chỉ tiêu tháng, quý, năm từ BGĐ các trưởng bộ phận hoạch đònh, triển khai kế hoạch hành động trình BGĐ xét duyệt triển khai. Kế hoạch hành động phải cụ thể chi tiết đồng thời đảm bảo chỉ tiêu kinh doanh của từng nhân viên, chỉ tiêu khai thác khách hàng và sản phẩm mới của từng nhân viên và các yêu cầu hổ trợ bán hàng, kế hoạch này được duyệt bởi BGĐ. - Căn cứ vào kế hoạch hành động của các phòng ban đã được duyệt xét, các trưởng bộ phận lập tờ trình yêu cầu BGĐ cung cấp kinh phí marketing, PR … Kinh phí này sẽ được thực hiện theo quy đònh của Cty. Bước 3 : Thực hiện nhiệm vụ bán hàng : Sau khi BGĐ duyệt kế hoạch hành động, trưởng các bộ phận triển khai thực hiện nhiệm vụ Bước 4 : Đánh giá kết quả kinh doanh : Vào ngày cuối cùng của mỗi tháng, dựa vào chỉ tiêu đã giao và kế hoạch hành động của từng bộ phận, Ban GĐ đánh giá lại kết quả hoạt động kinh doanh của từng bộ phận. Căn cứ vào Quy đònh khen thưởng - Kỷ luật của SGD mà Ban TGĐ có thể đề nghò khen thưởng hay kỷ luật các thành viên trong GSD. 4.1 Quy trình nghiệp vụ của nhân viên kinh doanh : - 8 - Thảo luận nghiên cứu sản phẩm Quy chế hoạt động SGD VIETHOMELANDS No Yes No Yes 4.2 Thủ tục bán hàng : - 9 - Tổng hợp tài liệu công cụ bán hàng Sổ tay học tập huấn luyện sphẩm Lập bảng giá và lòch góp vốn Xét duyệt giá và PTTT Học tập, huấn luyện và kiểm tra kiến thức s phẩm Tiến hành kinh doanh Đặc cọc Xét duyệt cho vay Rút cọc Rút cọc Đóng đủ tiền cọc KÝ HP ĐỒNG Thi hành Quy chế hoạt động SGD VIETHOMELANDS Các bước thực hiện Nhân viên kinh doanh Trách nhiệm Yêu cầu Biểu mẩu báo cáo 01. Tiếp cận khách hàng trực tiếp và gián tiếp Xác đònh đúng nhu cầu khách hàng và tư vấn giới thiệu sản phẩm Trưởng P.KD và các tổ trưởng giám sát, kiểm soát và hổ trợ NVKD phải nắm vững thông tin sản phẩm và giới thiệu đầy đủ, chính xác và rõ ràng cho khách hàng BM-01/TT-KD (Bản ghi nhận quá trình tiếp khách) BM-02/TT-KD (Phiếu thông tin sản phẩm) 02. Khách hàng quyết đònh, trước khi trình biên nhận đặt cọc Xác đònh các thông tin sản phẩm được phép bán (dự án, mã vò trí nền or căn hộ,tiến độ thanh toán,diện tích, giá bán, hỗ trợ tín dụng…) Trưởng P.KD xác đònh với chủ đầu tư sản phẩm còn trống và các thông tin cung cấp khách hàng chính xác tuyệt đối mới cho phép nhận đặt cọc Không được phép sai, chỉ được bán khi biết 100% sản phẩm còn trống (chưa có khách hàng đặt cọc) BM-03/TT-KD (Phiếu xác nhận sản phẩm được bán) 03.Qúa trình thực hiện biên nhận đặt cọc NVKD chuyển thông tin khách hàng và sản phẩm cho NV thông tin thực hiện biên nhận đặt cọc Trưởng P.KD xác nhận lại thông tin và ký nháy chuyển cho Giám đốc ký, thủ quỹ thu tiền Chuyển tiền cọc ngay cho đối tác hoặc chủ đầu tư BM-04/TT-KD (Biên nhận đặt cọc) 04.Theo dõi biên nhận cọc NV Ktoán và NVKD theo dõi và thông báo khách hàng trước 01 ngày ký hợp đồng NV Pháp lý in hợp đồng (hoặc chủ đầu tư) và đối chiếu thông tin khách hàng Hợp đồng tuyệt đối phải đúng mẩu đã được duyệt và khách hàng đứng tên trong hợp đồng phải là người ký Hợp đồng hợp tác đầu tư, Hợp đồng chuyển nhượng (có công chứng) 05. Hoàn tất thủ tục bán hàng Sau khi khách hàng đã ký hợp đồng, NVKD thu tiền hoa hồng theo tỉ lệ đã ký với chủ đầu tư hoặc đối tác chuyển giao cho thủ quỹ NV kế toán nhập dữ liệu và NV dòch vụ khách hàng tiếp nhận và chăm sóc khách hàng theo chính sách của SGD đã ban hành (nếu có) Xuất hoá đơn và thực hiện đúng quy đònh nghiệp vụ tài chính kế toán C. QUY ĐỊNH HỘI HỌP CỦA SGD : - 10 - [...].. .Quy chế hoạt động SGD VIETHOMELANDS 1 Quy đònh họp giao ban Cty : - Thành phần : Tổng Giám Đốc, Ban Giám đốc và các Trưởng bộ phận SGD - Thời gian : 13h45 – 17h ngày thứ hai của tuần thứ 02 và 04 mỗi tháng - Nội dung họp (Gủi báo cáo cho TGĐ trước 10:00 sáng thứ hai)  Tình hình hoạt động kinh doanh của SGD và các bộ phận  Thông tin về thò trường BĐS  Thu – chi  Các khó... Nội dung họp : Tấc cả các hoạt động của bộ phận 4 Quy đònh về hội thảo chuyên đề và sinh hoạt cộng động : - Thành phần tham gia : toàn thể thành viên SGD hoặc từng bộ phận - Thời gian : 1h30 – 17h ngày thứ bảy của tuần thứ tư mỗi tháng - Nội dung :  Thảo luận đề tài chuyên môn (Trinning our door)  Sinh hoạt đồng đội - Đòa điểm : Các khu vui chơi dã ngoại Lưu y ù: Bảng Quy chế này sẽ được điều chỉnh... khẩn cấp, quan trọng của công việc mà Tổng GĐ tổ chức cuộc họp bất thường 2 Quy đònh họp Giao ban SGD : - Thành phần : Toàn thể các thành viên của SGD - Thời gian đònh kỳ: + 13h45 -17h ngày thứ hai của tuần thứ 01 và 03 mỗi tháng + 13h45 -17h ngày thứ ba của tuần thứ 02 và 04 mỗi tháng - Nội dung họp : (gởi báo cáo cho Ban GĐ vào ngày thứ bảyhàng tuần)  Kết quả hoạt động kinh doanh của SGD và các bộ... (Trinning our door)  Sinh hoạt đồng đội - Đòa điểm : Các khu vui chơi dã ngoại Lưu y ù: Bảng Quy chế này sẽ được điều chỉnh và sửa đổi cho phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh của Sàn giao dòch trong từng giai đoạn - 11 - Quy chế hoạt động SGD VIETHOMELANDS Biên soạn: Thạc só, Lê Bá Chí Nhân - 12 - ... Thông tin về thò trường BĐS  Thu – chi  Các khó khăn, thuận lợi và các giải pháp khắc phục  Kế hoạch hành động của từng bộ phận Lưu ý : Tùy yêu cầu và tính khẩn cấp, quan trọng của công việc mà Ban GĐ tổ chức cuộc họp bất thường 3 Quy đònh họp bộ phận : - Các thành viên trong bộ phận - Thời gian : 09h – 11h45 Sáng thứ bảy hàng tuần Lưu ý : Tùy yêu cầu và tính khẩn cấp, quan trọng của công việc mà trửơng . Quy chế hoạt động SGD VIETHOMELANDS QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG CỦA SÀN GIAO DỊCH BĐS A . MÔ THỨC HOẠT ĐỘNG SÀN GIAO DỊCH BĐS : 1.Khái niệm Sàn giao dòch BĐS. đối trong từng hoạt động của sàn giao dòch. 3.Các chức năng hoạt động và dòch vụ của Sàn giao dòch BĐS : - Môi giới chuyển nhượng đa dạng hoá BĐS. - Quản