TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ BƯU ĐIỆN NHÀ MÁY 2 1.1 Đặc điểm kinh tế- kỹ thuật và tổ chức bộ máy hoạt động kinh doanh tại Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện- Nhà máy 2 1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện có tiền thân là Cơ sở bưu điện. Tháng 11/1954, Tổng cục Bưu điện đã quyết định đặt lại tên cho Cơ sở bưu điện thành Cơ sở Bưu điện Trung Ương, với nhiệm vụ chủ yếu là sửa chữa và tận dụng nguyên vật liệu sản xuất các loại máy thông tin liên lạc hữu tuyến, vô tuyến phục vụ cho việc khôi phục, phát triển hệ thống Bưu điện ở miền Bắc, mà đặc biệt là hệ thống bưu điện tại các tỉnh, thành phố như Hà Nội, Nam Định, Hải Phòng. Ngoài ra Cơ sở Bưu điện Trung Ương còn phải góp phần phục vụ hệ thống thông tin liên lạc của quân đội, công an nhằm chống lại âm mưu dùng gián điệp phá hoại miền Bắc của Mỹ Diệm. Năm 1967, theo quyết định số 389/QĐ ngày 16/6/1967 của Tổng cục Bưu điện đã tách rời nhà máy bưu điên truyền thanh thành 4 nhà máy trực thuộc bao gồm nhà máy 1,2,3,4. Bước vào thập kỷ 90, do sự phát triển như vũ bão của khoa học công nghệ, đặc biệt trong lĩnh vực thông tin nên nhu cầu thị trường ngày càng cao, để tăng cường năng lực sản xuất cũng như nâng cao khả năng cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường trong nước và quốc tế, tháng 3/1993 Tổng cục Bưu điện tiến hành sát nhập các nhà máy lại với nhau, đồng thời Nhà máy cũng trở thành một thành viên độc lập thuộc Tổng Công ty Bưu chính – Viễn thông, theo quyết định thành lập doanh nghiệp số 202/QĐ – TCBĐ ngày 15/3/1995, giấy phép kinh doanh số 105.985 ngày 20/3/1995 do trọng tài kinh tế cấp, số hiệu tài khoản TK 10A009 Ngân hàng Công thương Ba Đình – Hà Nội. Đến năm 1996, Nhà máy được thành lập lại theo quyết định số 42 – TCKB ngày 9/9/1996 của Tổng cục Bưu điện. Nhà máy có 2 cơ sở sản xuất chính tại Hà Nội với tổng diện tích 3.000m 2 . Cơ sở 1 đặt tại Trần Phú, cơ sở 2 đặt tại Thượng Đình. Đến năm 1997, Nhà máy tiếp nhận thêm khu kho đổi Lim A02 Bắc Ninh, đây là bước ngoặt trong quá trình phát triển của Nhà máy. Khu đồi lim A02 đã được cải tạo nâng cấp đưa vào hoạt động và trở thành cơ sở thứ 3 của Nhà máy. Ngoài trụ sở chính ở Hà Nội, Nhà máy còn có 3 chi nhánh tiêu thụ, ở Hà Nội, Đà Nẵng, thành phố Hồ Chí Minh và 1 trung tâm bảo hành. Tháng 07/2005, Nhà máy Thiết bị Bưu điện đã chính thức chuyển sang cổ phần hóa với 51% vốn Nhà nước, trở thành Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện từ tháng 7/2005. Công ty có trụ sở chính tại số 61 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội, với số Vốn điều lệ: 150.000.000.000 đồng, trong đó Vốn thực góp là: 149.986.000.000 đồng. Trải qua nhiều giai đoạn phát triển, Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện – Nhà máy 2 đã ngày càng khẳng định vị thế của mình trên thị trường và đã thu được những thành tựu nhất đinh. Có thể thấy qua bảng dưới đây: Bảng 1.1: Bảng tổng hợp các chỉ tiêu kinh tế quan trọng của Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện giai đoạn 2005-2007 Đơn vị tính: Triệu đồng Số TT Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 1 Doanh thu thuần 255.099 600.106 776.303 2 Lợi nhuận sau thuế 25.987 53.484 36.084 3 Tổng giá trị tài sản 322.434 532.250 539.467 4 Số lao động 585 625 628 5 Tỷ lệ trả cổ tức 9% 15% 16% Nguồn: Bản cáo bạch Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2 năm 2007 Qua bảng trên ta có thể thấy được sự phát triển ổn định của Công ty trong 3 năm qua, ở năm thứ 3 mặc dù kinh tế khó khăn, lãi suất ngân hàng tăng cao, dẫn đến chi phí đầu vào tăng nhưng doanh thu thuần của Công ty tăng cao nên vẫn đảm bảo có lãi. 1.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện – Nhà máy 2 được tổ chức và hoạt động theo Luật doanh nghiệp đã được quốc hội nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam thông qua. Vì vậy, Công ty thuộc quyền sở hữu các cổ đông, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và được quyền mở tài khoản ngân hàng. Công ty có vốn điều lệ và chịu trách nhiệm hữu hạn đối với các khoản nợ. Cơ sở của hoạt động quản trị và điều hành Công ty là điều lệ tổ chức và hoạt động được Đại hội đồng Cổ đông thông qua tháng 05 năm 2005, được Đại hội đồng cổ đông và Hội đồng quản trị cam kết sửa đổi theo Luật doanh nghiệp mới năm 2005. Là một đơn vị sản xuất lớn trong Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện, Nhà máy 2 cũng mang đầy đủ những nét đặc trưng cơ bản của Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện. Nhà máy 2 được tổ chức quản lý theo cơ cấu chung của công ty. Phụ trách chung là Giám đốc nhà máy. Dưới có các phòng ban giúp việc, các phân xưởng. Quản đốc phân xưởng là người trực tiếp nhận kế hoạch từ Giám đốc, hướng dẫn phân định công việc cụ thể, giám sát chất lượng sản phẩm sản xuất, chịu trách nhiệm trước Giám đốc. Mỗi phòng ban đều được đặt dưới sự quản lý của các trưởng phòng, được phân công nhiệm vụ cụ thể để đảm bảo hoạt động kinh doanh được thông suốt. Cụ thể, chức năng, nhiệm vụ của Giám đốc và các phòng, ban như sau: Giám đốc Phân xưởng: là người đứng đầu phân xưởng, có nhiệm vụ điều hành mọi hoạt động của nhà máy, đồng thời cũng chính là người chịu trách nhiệm về tình hình hoạt động tài chính trước Tổng giám đốc và Hội đồng Quản trị Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện cũng như thu nhập của người lao động trong nhà máy. Phòng kế toán: kiểm soát và chịu trách nhiệm về tình hình hoạt động tài chính trong nhà máy. Kịp thời thông báo với giám đốc về tình hình kết quả hoạt động tài chính trong nhà máy, lập các báo cáo, bảng biểu theo chế độ kế toán hiện hành. Phòng kế hoạch kinh doanh: lập kế hoạch chi tiết về tiêu thụ các sản phẩm công nghiệp, các sản phẩm ngoài ngành, tìm kiếm nhu cầu thị trường khách hàng. Lên kế hoạch khai thác, tiêu thụ sản phẩm đồng thời dự báo nhu cầu sản phẩm có kế hoạch sản xuất phù hợp. Phòng điều độ và tiền lương: nhận kế hoạch cung cấp hàng hóa, sản phẩm từ các chi nhánh tiêu thụ trong công ty, các sản phẩm gia công công nghiệp . từ phòng kế hoạch điều độ và tổ chức kế hoạch sản xuất cho từng phân xưởng để đảm bảo sản phẩm cung ứng cho khách hàng đúng tiến độ yêu cầu, đảm bảo hàng hóa dự trữ trong kho đạt độ an toàn, tránh tình trạng hàng tồn kho ứ đọng quá nhiều gây ứ đọng vốn. Bộ phận tiền lương căn cứ vào tình hình sản xuất, các quy trình công nghệ tập hợp tính toán lương cho các phòng ban phân xưởng phù hợp với chế độ tiền lương hiện hành. Phòng nhân sự: chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ nhân sự cho cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp. Theo dõi chế độ chính sách về nhân sự, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho người lao động. Phòng vật tư: cân đối kế hoạch cung cấp vật tư theo kế hoạch sản xuất đã được phân bổ, cuối mỗi tháng, mỗi kỳ quyết sẽ toán vật tư cho từng phân xưởng. Trên cơ sở vật tư cung cấp và chi phí tiền lương, tính toán giá thành một số sản phẩm mới theo yêu cầu của giám đốc. Đồng thời, tập hợp chi phí giá thành các loại bán thành phẩm cung cấp cho các nhà máy trong công ty. Phòng công nghệ: lên quy trình công nghệ cho các sản phẩm mới. Tập hợp và tính toán cụ thể định mức công nghệ cho từng loại sản phẩm. Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty Thiết bị Bưu điện- Nhà máy 2 có thể khái quát qua sơ đồ sau: GIÁM ĐỐC NM2 Phòng Kế toán Phòng Vật tưPhòng KHKD Phòng Công nghệ PX1, 10 PX8PX 6, N2 PX CĐ PX5PX4PX3 PXBCTổ đột, Tổ từ Phòng ĐĐ & TL Phòng Nhân sự Sơ đồ 1.1: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại Công ty Thiết bị Bưu điện – Nhà máy 2 1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán 1.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung. Theo đó, đơn vị chỉ mở một bộ sổ kế toán, tổ chức một bộ máy kế toán thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở tất cả các phần hành kế toán. Phòng kế toán trung tâm thực hiện tất cả các công tác kế toán từ lập, thu, nhận chứng từ, ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp của đơn vị. Ở các phân xưởng, Nhà máy có bố trí các nhân viên thống kê có nhiệm vụ theo dõi, ghi chép, hạch toán ban đầu về ngày, giờ công lao động, lượng vật liệu tiêu hao, chi phí phân xưởng và chuyển chứng từ về cho phòng kế toán trung tâm. Quan hệ giữa các nhân viên trong bộ máy kế toán là quan hệ theo kiểu trực tuyến, kế toán trưởng trực tiếp điều hành các kế toán phần hành. Các nhân viên trong bộ máy kế toán có mối quan hệ chặt chẽ với nhau xuất phát từ phân công lao động phần hành trong bộ máy kế toán. Cụ thể bộ máy kế toán của nhà máy có 3 nhân viên với các chức năng và nhiệm vụ như sau: Kế toán trưởng, có nhiệm vụ giám sát, tổ chức điều hành toàn bộ mạng lưới kế toán - tài chính của nhà máy đồng thời kiêm luôn nhiệm vụ kế toán tổng hợp. Kế toán vật tư kiêm kế toán ngân hàng và thủ quỹ, có nhiệm vụ theo dõi tình hình biến động của vật tư cả về số lượng lẫn giá trị, đồng thời phụ trách công việc thanh toán với ngân hàng cũng như nhận các nhận các phiếu thu, phiếu chi để phát và thu tiền mặt tại quỹ nhà máy. Kế toán bán hàng, thành phẩm, bán thành phẩm có nhiệm vụ theo dõi tình hình sản phẩm, bán thành phẩm của nhà máy. Tổ chức bộ máy kế toán của Nhà máy có thể khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1.2: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại Nhà máy 2 Kế toán trưởng - Kế toán tổng hợp (Trưởng phòng) Kế toán ngân hàng, kế toán vật tư, thủ quỹ Kế toán bán hàng, thành phẩm, bán thành phẩm 1.2.2 Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán Hiện nay, Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện- Nhà máy 2 đang áp dụng hình thức Nhật ký – Chứng từ để ghi sổ kế toán. Việc ghi sổ được thực hiện theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Theo hình thức ghi sổ này, bộ sổ kế toán của Công ty tương đối phức tạp, gồm có: Các Nhật ký chứng từ, Bảng phân bổ, Bảng kê, Sổ chi tiết và Sổ cái các TK. Đối với kế toán nguyên vật liệu, trình tự ghi sổ được kế toán thực hiện như sau: Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ về nguyên vật liệu như: hóa đơn thuế giá trị gia tăng, phiếu nhập kho, xuất kho, phiếu chi tiền mặt,… kế toán lấy số liệu ghi vào các Nhật ký – Chứng từ số 1, 2, 5, 10 và các sổ có liên quan. Từ các chứng từ liên quan, thông qua bảng phân bổ vật tư khi vào bảng kê 4,5. Từ bảng kê này, kế toán lấy số liệu vào vào Nhật ký – Chứng từ số 7. Cuối tháng, dựa trên cơ sở tổng hợp số liệu từ các Nhật ký – Chứng từ 1, 2, 5, 7, 10, kế toán vào Sổ cái TK 152 và các TK liên quan. Trình tự kế toán Nguyên vật liệu tại Nhà máy 2 có thể khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1.3: Trình tự kế toán nguyên vật liệu theo hình thức Nhật ký – Chứng từ tại Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu Điện – Nhà máy 2 Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Chứng từ về NVL Bảng phân bổ NVL Sổ chi tiết TK 331 Nhật ký -Chứng từ số 1, 2, 7, 10 Bảng kê 4,5 Nhật ký – Chứng từ số 7 Nhật ký – Chứng từ số 5 Sổ cái TK 152 Báo cáo kế toán . TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ BƯU ĐIỆN NHÀ MÁY 2 1.1 Đặc điểm kinh tế- kỹ thuật và tổ chức bộ máy hoạt động kinh doanh tại Công ty Cổ phần Thiết. 07 /20 05, Nhà máy Thiết bị Bưu điện đã chính thức chuyển sang cổ phần hóa với 51% vốn Nhà nước, trở thành Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện từ tháng 7 /20 05.