KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN PHƯƠNG ĐÔNG 1.1.Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Tên gọi: Công ty cổ phần Phương Đông Tên giao dịch: Công ty cổ phần Phương Đông Tên viết tắt: Công ty CP Phương Đông Địa chỉ : 25 Đinh Tiên Hoàng – Hà Nội. Tháng 12/2003 Công ty cổ phần Phương Đông được thành lập, khi mới thành lập số lao động lúc ban đầu không nhiều nhưng sau một thời gian số lao động cũng tăng lên đáng kể. Đội ngũ lao động có trình độ chiếm tỷ trọng ngày lớn, đặc biệt đội ngũ nhân viên bán hàng được đào tạo chuyên nghiệp, có văn minh thương mại và làm việc với phương châm “khách hàng là thượng đế”. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, kinh doanh cũng được kiện toàn để phù hợp hơn. Như vậy, cho đến nay với những thành tựu đã đạt được, cán bộ công nhân viên trong công ty đã luôn luôn không ngừng phấn đấu, phát huy khả năng sáng tạo trong công việc, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đã đi vào nề nếp, trình độ chuyên môn của cán bộ công nhân viên và người lao động đã không ngừng được nâng cao, đời sống cán bộ công nhân viên đã được cải thiện đáng kể, lợi nhuận năm sau cao hơn năm trước và hoàn thành mọi nghĩa vụ đối với nhà nước, được thể hiện qua số liệu thống kê sau: Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 1.Doanh thu 98.611.954.976 102.636.728.13 9 153.035.955.08 4 2.Lợi nhuận 64.407.025 82.970.810 91.498.860 3.Nộp ngân sách 402.888.931 699.080.906 875.258.762 4.Thu nhập bình quân (Đ/tháng) 824.061 964.117 1.102.645 Trên chặng đường sắp tới, cùng với sự phát triển của đất nước và xu hướng thương mại quốc tế sẽ tạo cho Công ty rất nhiều cơ hội nhưng cũng sẽ gặp không ít khó khăn, thách thức mới. Tuy nhiên với sự nỗ lực không ngừng, phấn đấu vượt khó khăn thì công ty cũng sẽ vẫn đứng vững trên thị trường và từng bước khẳng định mình để tồn tại và phát triển hơn nữa. Do phạm vi kinh doanh của công ty rộng và nhiều lĩnh vực khác nhau mà phạm vi bài viết của em có hạn nên em xin phép đi sâu vào nghiên cứu riêng lĩnh vực kinh doanh thương mại của công ty cổ phần Phương Đông và ở bộ phận văn phòng công ty. 1.2.Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh. Công ty đã xây dựng một mạng lưới phân phối rộng khắp thành phố, không chỉ là các cửa hàng tổng hợp mà công ty đã kịp thời nắm bắt, học hỏi được các phương thức kinh doanh hiện đại, hoà nhập với sự phát triển của các đô thị thông qua các siêu thị, trung tâm thương mại như: Trung tâm thương mại ASEAN, cửa hàng bách hoá Thanh Xuân, cửa hàng Nguyễn Trãi,…phục vụ khách với đủ các mặt hàng như: Hàng dân dụng, công nghệ thực phẩm, quần áo thời trang, vải sợi, may mặc, thủ công mỹ nghệ,…Mỗi mặt hàng thì lại đa dạng về chủng loại, mẫu mã, cả hàng trong nước và hàng nhập khẩu. Với đặc điểm hoạt động kinh doanh như vậy đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng các kế hoạch kinh doanh trong ngắn hạn và dài hạn, phù hợp vơi tình hình của kinh doanh của đơn vị. Đồng thời tổ chức thực hiện kế hoạch mục tiêu đó và không ngừng nghiên cứu nâng cao năng suất lao động, chất lượng phục vụ thoả mãn nhu cầu ngày càng cao của thị trường. 1.3.Đặc điểm tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh. Giám đốc Phòng hành chính, tổ chức Phó giám đốc Cửa hàng Hàng Bột Cửa hàng Thanh Xuân Trung tâm TM ASEAN Các đơn vị trực thuộc Phòng nghiệp vụ KD Phòng kế toán …………… Bất kỳ một doanh nghiệp nào dù có đội ngũ lao động có trình độ, công nhân lành nghề, cơ sở vật chất tốt,… đến đâu mà không có biện pháp quản lý khoa học, hiệu quả thì cũng không phát huy được các mặt ưu thế đó. Do đó có thể nói tổ chức quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh là một công việc không thể thiếu góp phần quyết định đến sự thành công của doanh nghiệp. Từ khi thành lập đến nay, ý thức được điều đó nên công ty luôn quan tâm đến điều chỉnh, củng cố và kiện toán bộ máy quản lý như: Tổ chức đội ngũ lao động hợp lý, phân công phân nhiệm phù hợp với chức năng của từng bộ phận và năng lực của từng cá nhân,…vì vậy đã đóng góp rất lớn cho sự thành công và phát triển của doanh nghiệp. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp: Mô hình quản lý của công ty theo chế độ một thủ trưởng, chịu trách nhiệm cá nhân trên cơ sở thực hiện quyền làm chủ của người lao động. Các chỉ thị phát ra từ ban giám đốc xuống tất cả các phòng ban, các cửa hàng. Cơ cấu này phù hợp với lĩnh vực hoạt động và mục đích kinh doanh của công ty, thiết lập được mối quan hệ chặt chẽ giữa các cấp quản lý và cấp bị quản lý, từ đó thông tin được xử lý nhanh chóng nhưng vẫn đảm bảo tạo điều kiện độc lập sáng tạo ở từng bộ phận. Qua sơ đồ trên ta thấy được phần nào hoạt động của công ty và sự phối hợp nhịp nhàng, tương hỗ, tương trợ giữa ban lãnh đạo, các phòng ban tổ chức quản lý. *Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban: Trưởng phòng kế toán Phó phòng kế toán Kế toán văn phòngKế toán thanh toán , chi phí, DT, thu nhậpKế toán quỹ Kế toán TSCĐKế toán thuếThủ quỹCác tổ KT các đơn vị trực thuộc Cửa hàng Hàng Bột Cửa hàng Thanh Xuân Trung tâm TM ASEAN …………… - Giám đốc: Là đại diện cho người lao động trong công ty, chịu trách nhiệm trước nhà nước về toàn bộ hoạt động của công ty theo pháp luật hiện hành. Toàn quyền quản lý và giám sát trực tiếp việc kinh doanh của các cửa hàng trực thuộc để đề ra các quyết định kịp thời giúp cho sư phát triển toàn diện của công ty. - Phó giám đốc: Giúp giám đốc điều hành công ty theo sự phân công, uỷ quyền của giám đốc, chịu trách nhiệm trước giám đốc về việc mình thực hiện, thay mặt giám đốc điều hành công ty khi giám đốc vắng mặt. - Phòng tổ chức hành chính: Là phòng có chức năng giúp cho công ty quản lý và sắp xếp lao động, nhằm mục đích sử dụng có hiệu quả lực lượng lao động, xây dựng các phương án tổ chức nhân sự trong công ty. - Phòng kế toán tài chính: Tham mưu giúp việc cho giám đốc trong công tác Kế toán - Tài chính, nhằm sử dụng đồng vốn hợp lý, đúng mục đích, đúng chế độ, đảm bảo cho hoạt động kinh doanh được duy trì liên tục và đạt hiệu quả cao. - Phòng nghiệp vụ kinh doanh: Thông báo kịp thời về sự biến động của thị trường hàng ngày, nhằm đưa ra những thông tinh chính xác cho phòng ban liên quan để lập kế hoạch kinh doanh trong thời gian tới. - Các đơn vị trực thuộc: bao gồm cửa hàng Nguyễn Huệ, cửa hàng Thanh Xuân, cửa hàng Hàng Bồ, cửa hàng Kim Liên, trung tâm thương mại ASEAN,… 1.4 .Đặc điểm tổ chức công tác kế toán. 1.4.1.Cơ cấu bộ máy kế toán. Phòng kế toán của công ty được tổ chức gồm có 8 người: 1 trưởng phòng, 1 phó phòng, 5 nhân viên kế toán và 1 thủ quỹ, được thể hiện qua sơ đồ sau: - Trưởng phòng kế toán: Tổ chức chỉ đạo toàn bộ công tác tài chính - kế toán, thống kê thông tin kinh tế-tài chính của công ty. Là trợ thủ đắc lực cho giám đốc trong công tác kế toán tài chính của công ty, tham mưu đề xuất ý kiến và chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về tính chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ của số liệu kế toán. - Phó phòng kế toán: Có nhiệm vụ giúp việc cho trưởng phòng, hàng quý căn cứ vào các nhật ký chứng từ, bảng phân bổ, …do các bộ phận kế toán chuyển sang để tổng hợp, cân đối số liệu và lập báo cáo tài chính toàn công ty theo đúng quy định của nhà nước. Phó phòng có nhiệm vụ cùng với trưởng phòng quyết toán cũng như kiểm tra công tác tài chính của công ty. - Kế toán thanh toán: Theo dõi tình hình thu chi quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, mở sổ theo dõi chi tiết tiền mặt, hàng ngày đối chiếu số dư trên tài khoản của công ty ở ngân hàng với sổ ngân hàng, theo dõi tình hình thanh toán với các đối tượng như: Khách hàng, nhà cung cấp, nội bộ công ty và các đối tượng có liên quan khác. Đồng thời theo dõi, phản ánh các chi phí phát sinh của công ty cũng như doanh thu và thu nhập từ các hoạt động. - Kế toán TSCĐ: Theo dõi toàn bộ tình hình biến động TSCĐ của công ty, phân bổ kịp thời và chính xác giá trị hao mòn TSCĐ cho các đối tượng, theo dõi thực hiện kế hoạch khấu hao, sửa chữa tài sản cố định. - Kế toán quỹ: Thực hiện việc trích lập các quỹ theo đúng quy định của chế độ kế toán. Đồng thời quản lý sử dụng các quỹ đúng mục đích, hiệu quả. - Kế toán văn phòng: Có nhiệm vụ hạch toán kế toán các hoạt động tại văn phòng công ty bao gồm tất cả các hoạt động như: Bán hàng, chi phí, xác định kết quả,… - Kế toán thuế: Là người theo dõi, phản ánh, xác định các loại thuế của doanh nghiệp và theo định kỳ nộp thuế theo quy định cho nhà nước. - Thủ quỹ: Thực hiện các quan hệ giao dịch với ngân hàng về vấn đề tiền mặt, là nhân viên độc lập thừa hành nghiệp vụ nhập, xuất tiền phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn công ty. - Kế toán các đơn vị trực thuộc: Có nhiệm vụ theo, dõi phản ánh toàn bộ hoạt động kinh doanh tại đơn vị, hàng kỳ xác định kết quả kinh doanh và nộp sổ sách báo cáo, lãi lên tổng công ty. Như vậy ta có thể thấy phòng kế toán có nhiệm vụ sau: - Giám sát tình hình tài chính của công ty, lập kế hoạch thu chi tài chính, đảm bảo cân đối tài chính. - Tham mưu cho giám đốc về lĩnh vực quản lý tài chính cũng như về khả năng nguồn lực của công ty. - Ghi chép đầy đủ, chính xác số lượng, giá trị các loại tài sản, vật tư, tiền vốn. - Hạch toán đầy đủ các chi phí phát sinh trong kỳ và đưa ra các biện pháp quản lý sử dụng có hiệu quả đồng vốn của công ty. - Tổ chức hạch toán ghi sổ theo mẫu sổ sách và tài khoản kế toán theo đúng quy định của chế độ kế toán. - Tổng hợp các báo cáo tài chính vào cuối kỳ theo chế độ quy định của ngành chủ quản cụ thể theo từng tháng, quý, năm. Phòng kế toán không chỉ có sự gắn kết chặt chẽ giữa các bộ phận trong nội bộ phòng mà còn có mối quan hệ khăng khít, tương trợ với các phòng ban liên quan trong công ty nhằm một mục đích chung là ngày càng gia tăng lợi nhuận, mang lại thu nhập cho cán bộ công nhân viên trong công ty, chiếm lĩnh thị phần cũng như khẳng định uy tín, vị thế của công ty trên thương trường. 1.4.2.Tổ chức hệ thống sổ kế toán Công ty cổ phần Phương Đông kinh doanh hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Cũng như các doanh nghiệp khác thì niên độ kế toán của công ty bắt đầu từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 hàng năm. Kỳ kế toán là theo tháng, quý. Đơn vị tiền tệ sử dụng là VNĐ. 1.4.2.1. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán. Bất kỳ một phần hành kế toán nào, để thực hiện hạch toán tổng hợp cũng như hạch toán chi tiết đều phải sử dụng hệ thống chứng từ. Chứng từ là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành. Như vậy chứng từ vừa là căn cứ pháp lý chứng minh cho các sự kiện kinh tế phát sinh và hoàn thành vừa là căn cứ để ghi sổ kế toán. Doanh nghiệp cần quy định quy trình luân chuyển chứng từ khoa học, phục vụ cho việc ghi chép sổ kế toán. Thực hiện lưu trữ, bảo quản an toàn chứng từ kế toán của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật,… Các mẫu chứng từ kế toán mà Công ty áp dụng như sau: • Hoá đơn GTGT (mẫu 01-GTKT). • Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho • HĐ bán hàng (mẫu 02-GTKT). • Hoá đơn tự in • Bản thanh toán hàng đại lý, ký gửi (mẫu 14-BH). • Thẻ quầy hàng (mẫu 15-NH). • Phiếu thu • Phiếu chi • Séc chuyển khoản • Séc thanh toán • Uỷ nhiệm thu • Uỷ nhiệm chi • Lệnh chuyển tiền • Giấy chấp nhận thanh toán • GBC của ngân hàng • Bản sao kê của Ngân hàng • Tờ khai thuế GTGT • Phiếu nhập kho • Phiếu xuất kho Chứng từ gốc Bảng kê Sổ cái Báo cáo tài chính Nhật ký chứng từ Thẻ và sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết • Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương • . 1.4.2.2 Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán và BCTC . -> Về hệ thống sổ sách kế toán Với đặc điểm hoạt động kinh doanh phân tán và đặc điểm bộ máy kế toán như vậy nên công ty đã lựa chọn hình thức sổ sách kế toán là hình thức nhật ký chứng từ. Hình thức này có ưu điểm là dễ ghi chép do mẫu đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu, thuận tiện cho việc phân công công tác cơ giới hoá công tác kế toán do đó cung cấp thông tin kịp thời cho việc tổng hợp các chỉ tiêu kinh tế tài chính, lập báo cáo tài chính và cho việc ra quyết định kinh tế tài chính của công ty. Sơ đồ hạch toán kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ: Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu kiểm tra Ghi cuối tháng *Sổ sách kế toán được áp dụng tại công ty Cổ phần Phương Đông - Sổ Nhật ký chứng từ: Là sổ kế toán chủ yếu mở hàng tháng, dùng để tổng hợp số phát sinh bên Có của các tài khoản như: Nhật ký chứng từ số 1, 2, 8, 10,… - Bảng kê: Là sổ kế toán được mở trong trường hợp khi yêu cầu hạch toán chi tiết, không thể kết hợp với nhật ký chứng từ được như: Bảng kê 1, 2, 11,… - Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp, được mở cho từng tài khoản và được theo dõi cho cả 12 tháng, để phản ánh số phát sinh Nợ, phát sinh Có và số dư của từng tài khoản như: Sổ cái tài khoản 511, TK632, TK641, TK642, TK911,… - Sổ kế toán chi tiết: Là các sổ có liên quan đến quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng như: Sổ chi tiết hàng hoá,… -> Về hệ thống báo cáo tài chính: Công ty thực hiện lập đầy đủ báo cáo tài chính theo đúng chế độ kế toán hiện hành và thời hạn quy định bao gồm các báo cáo sau: - Bảng cân đối kế toán (B01-DN). - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (B02-DN). - Thuyết minh báo cáo tài chính (B04-DN). Cuối kỳ công ty còn lập Bảng tổng hợp tài sản cố định, báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ, báo cáo bán ra, báo cáo mua vào (lập theo tháng), báo cáo chi phí bán hàng, báo cáo chi phí quản lý doanh nghiệp,… 1.4.2.3. Trình tự hạch toán : Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc, với việc kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của chứng từ. Kế toán tiến hành phân loại và vào các nhật ký chứng từ liên quan. Đối với các nghiệp vụ kinh tế phải hạch toán chi tiết, không thể kết hợp để hạch toán trên nhật ký chứng từ thì kế toán căn cứ vào chứng từ gốc, phản ánh trên bảng kê, sổ chi tiết các tài khoản. Cuối tháng căn cứ vào bảng kê, sổ chi tiết chuyển vào nhật ký chứng từ liên quan. Đối với nghiệp vụ kinh tế liên quan đến các đối tượng cần tính toán phân bổ như khấu hao TSCĐ, tiền lương, công cụ dụng cụ,…thì căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán lập cả bảng phân bổ, cuối tháng chuyển vào nhật ký chứng từ, các sổ sách liên quan. Đối với các đối tượng, nghiệp vụ cần mở thẻ hoặc sổ chi tiết thì căn cứ vào chứng từ gốc lập thẻ hoặc sổ chi tiết. Cuối tháng đối chiếu số liệu giữa các nhật ký chứng từ với nhau, giữa nhật ký chứng từ với bảng kê. Sau đó căn cứ vào nhật ký chứng từ ghi sổ cái, căn cứ vào sổ chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết, đối chiếu số liệu ở bảng tổng hợp chi tiết với sổ cái. Cuối tháng khoá sổ, cộng các số liệu trên các Nhật ký chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết liên quan và lấy số liệu tổng cộng trên các Nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ cái. Cuối mỗi tháng, kế toán ở các đơn vị trực thuộc nộp quyết toán gồm Nhật ký chứng từ, Bảng kê và các sổ kế toán chi tiết của đơn vị mình lên văn phòng công ty. Bộ phận kế toán tại văn phòng tổng công ty sẽ tổng hợp các sổ nhật ký chứng từ, bảng kê và sổ kế toán chi tiết để lên quyết toán chung toàn công ty. Lấy số tổng cộng của các sổ Nhật ký chứng từ, Bảng kê và sổ kế toán chi tiết chung của toàn công ty. Từ đó lập sổ Cái, Báo cáo tài chính chung của công ty. 1.4.2.4. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán Công ty cổ phần Phương Đông áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo Quyết định số 48/2006 QĐ - BTC ngày 14/09/2006.Việc mở tài khoản chi tiết phụ thuộc vào mức độ giao dịch nhiều hay ít để mở chi tiết tài khoản cấp 2 riêng cho đối tượng đó. . KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN PHƯƠNG ĐÔNG 1.1.Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Tên gọi: Công ty cổ phần Phương Đông Tên giao dịch: Công. dịch: Công ty cổ phần Phương Đông Tên viết tắt: Công ty CP Phương Đông Địa chỉ : 25 Đinh Tiên Hoàng – Hà Nội. Tháng 12/2003 Công ty cổ phần Phương Đông được