MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL TẠI CÔNG TY TNHH BAO BÌ VẠN LỢI I. Một số nhận xét chung 1. Mặt ưu điểm - Nhìn chung công ty đã xây dựng được bộ máy kế toán khoa học, hợp lý phù hợp với mô hình của công ty. Mọi công việc của phòng kế toán được đặt dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng công ty. Việc phân chia các phần hành giúp cho việc kiểm tra đối chiếu với nhau được chính xác, nâng cao trách nhiệm của nhân viên kế toán đảm bảo không có sự chồng chéo giữa các bộ phận. - Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức kế toán “Chứng từ ghi sổ”. Có thể nói đây là hình thức đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu và kiểm tra phù hợp với loại hình sản xuất. Các chứng từ được cập nhật kịp thời, sổ sách được ghi chép rõ ràng, rất thuận lợi cho quản lý. - Công ty đã xây dựng và bố trí hệ thống kho hợp lý, thuận lợi trong công tác quản lý nguyên vật liệu. Phòng sản xuất kinh doanh đã kết hợp chặt chẽ với với bộ phận vật tư để xây dựng kế hoạch cung ứng, cấp phát và dự trữ hợp lý, đảm bảo cung cấp kịp thời đầy đủ số lượng cũng như thực hiện các đơn đặt hàng đúng thời gian. - Công ty đang áp dụng phương pháp “Thẻ song song” đây là phương pháp đơn giản, dễ đối chiếu kiểm tra đồng thời nó làm cho khối lượng công việc ghi chép giảm. 2. Mặt nhược điểm - Công ty đã sử dụng hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ nhưng lại không sử dụng mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ nên khó phát hiện ra những sai sót của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Đối với những công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ thì công ty lại hạch toán chung với NVL và cũng coi như là NVL công cụ dụng cụ điều này không được hợp lý. - Khi mua NVL bên ngoài nhập kho, trong trường hợp NVL đã về đến công ty mà hóa đơn vẫn chưa về thì công ty cho nhập NVL vào kho mà không lập phiếu nhập kho, nhưng nếu cần NVL đó để phục vụ sản xuất thì phòng sản xuất kinh doanh tiến hành lập phiếu xuất kho và ghi âm vào các sổ chi tiết và bảng cân đối nhập - xuất - tồn. Khi hóa đơn về thì tiến hành lập phiếu nhập kho là chưa được hợp lý. Vì bút toán ghi âm chỉ dùng để chữa sổ hoặc để điều chỉnh trong một số trường hợp nhất định - Đối với các nghiệp vụ hạch toán nhập xuất NVL, thông thường kế toán căn cứ vào nội dung trong phiếu nhập kho và phiếu xuất kho để hạch toán. Mà việc viết phiếu lại do phòng kinh doanh lập. Nhưng không nắm bắt được nội dung và không hiểu rõ nghiệp vụ nên phòng kinh doanh có thể không phản ánh chính xác nội dung trong phiếu nhập kho, phiếu xuất kho NVL. Điều này dễ dẫn đến việc hạch toán sai và sau này khi kiểm tra, quyết toán phát hiện sai lại phải tiến hành hạch toán lại cho chính xác. Điều này làm ảnh hưởng đến công tác kế toán, phản ánh không đúng các nội dung, các khoản chi phí sản xuất kinh doanh. - Thủ tục nhập xuất NVL tiến hành chưa được chặt chẽ điều đó dễ dẫn đến tình trạng sử dụng NVL không đúng mục đích và kiểm soát NVL không được chặt chẽ đồng thời khó quy định về trách nhiệm. - Công ty vẫn chưa chú trọng đến việc dự trữ NVL cũng như việc lập dự toán chi phí NVL, lập kế hoạch thu mua hàng II. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL tại công ty TNHH bao bì Vạn Lợi Về phương pháp hạch toán - Công ty nên hạch toán riêng NVL và công cụ dụng cụ vì chúng có nhiều điểm khác nhau. - Khi mua NVL bên ngoài về nhập kho mà chưa có hóa đơn thì công ty yêu cầu phải lập phiếu nhập kho mới được nhập kho và sử dụng giá tạm tính để ghi sổ. Nếu trong kỳ cần số NVL đó mà hóa đơn vẫn chưa về thì kế toán căn cứ vào giá tạm tính để lập phiếu xuất kho. Khi nào hóa đơn về thì căn cứ vào hóa đơn kế toán tiến hành điều chỉnh giá tạm tính bằng các phương pháp chữa sổ kế toán. Vấn đề ghi chép: - Để thuận lợi hơn trong công tác quản lý NVL cũng như trong công việc ghi chép, theo tôi nên để bộ phận kế toán vật tư tính giá nhập, xuất kho NVL nhằm tạo điều kiện cho việc ghi chép vào sổ cũng như để đối chiếu, kiểm tra. - Hiện nay, công ty có nhiều loại NVL vì vậy công ty có thể tổ chức mã hóa các đối tượng NVL. Ví dụ: Mã số của “Giấy Doplex trắng”: 001, ta chỉ cần sử dụng TK: 1521.001 để theo dõi tình hình nhập xuất của giấy Doplex trắng. Khi công ty đã mã hóa các đối tượng NVL như trên thì việc ghi chép vào các sổ chi tiết cũng trở nên khoa học hơn, đồng thời việc vận dụng các phần mềm máy vi tính vào công việc hạch toán cũng trở nên dễ dàng hơn. Phương pháp tính giá NVL Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập Giá thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập Lượng thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập - Đối với phương pháp tính giá xuất kho NVL: Hiện nay giá thu mua NVL trên thị trường thường xuyên biến động theo xu hướng tăng dần nếu công ty vẫn tiếp tục sử dụng tính giá xuất kho theo phương pháp nhập trước, xuất trước thì sẽ làm cho chi phí NVL xuất dùng tại từng thời điểm sẽ có mức chênh lệch lớn. Do vậy, để hạn chế điều đó công ty nên áp dụng tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập. Công thức tính như sau: = Về công tác nhập xuất kho + Công ty nên quy định rõ trách nhiệm quyền hạn cho từng bộ phận nhập xuất cũng như những người có liên quan + Bộ phận tiếp nhận kiểm tra kỹ lưỡng chất lượng, số lượng NVL thông qua biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa mới được nhập kho. + Các thủ tục nhập kho phải được ghi chép đầy đủ các số liệu về chất lượng số lượng, hao hụt, mất mát hư hỏng . để tiện cho công tác kế toán theo dõi Vấn đề dự trữ NVL: Hiện nay, công ty vẫn chưa chú trọng dự trữ NVL nhưng đây là một yếu tố quan trọng góp phần đảm bảo cho quá trình sản xuất không bị gián đoạn. Mức dự trữ cần phải hợp lý, nếu dự trữ quá lớn thì vốn sẽ bị ứ động không những thế sẽ khó khăn trong việc bảo quản, nếu dự trữ ít thì sẽ bị gián đoạn sản xuất. Vì vậy, trước khi mua vật liệu thì công ty cần lập một kế hoạch sản xuất trong tương lai và tính ra số vật liệu cần mua vào. Để thực hiện được điều đó thì cần phải thực hiện các nội dung sau: * Lập dự toán chi phí NVL, bao gồm những nội dung sau: + Dự toán khối lượng NVL trực tiếp cần cho sản xuất sản phẩm trong kỳ. + Dự toán khối lượng NVL cần mua vào trong kỳ. Việc lập dự toán phải dựa vào nhu cầu sản phẩm sản xuất trong kỳ theo dự toán sản lượng sản phẩm sản xuất và định mức tiêu hao của 1 đơn vị sản phẩm * Tính tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch cung ứng của từng loại NVL theo công thức: = x 100 % Trong đó: Số lượng NVLi cần mua theo kế hoạch trong kỳ bằng số lượng NVLi cần cho sản xuất trong kỳ cộng với số NVL i dự kiến tồn cuối kỳ chuẩn bị cho sản xuất kỳ sau trừ đi số lượng NVLi dự kiến tồn đầu kỳ Để tính nhu cầu NVLi cho sản xuất sản phẩm A trong kỳ ta có công thức sau: M i = Q A x m i M i : Nhu cầu về NVLi cho sản xuất sản phẩm A trong kỳ Q A : Số lượng sản phẩm A cần sản xuất trong kỳ m i : Định mức tiêu hao NVLi cho đơn vị sản phẩm A Nếu Tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch cung ứng NVLi ≥ 1 là hoàn thành kế hoạch cung ứng NVLi. Tuy nhiên nếu vượt quá lớn cũng là điều không tốt vì sẽ gây ứ động vốn. Trường hợp < 1 thì việc cung ứng NVLi không hoàn thành kế hoạch. Ví dụ: Trong kỳ công ty dự kiến sẽ sản xuất 1000 sản phẩm thùng carton. - Dự kiến tình hình tồn kho của giấy Doplex trắng như sau: Tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch cung ứng NVL loại i Số lượng NVL loại i thực tế nhập trong kỳ Số lượng NVL loại i cần mua theo kế hoạch trong kỳ + Tồn đầu kỳ: 2.300 kg + Tồn cuối kỳ: 3.000 kg Giả sử mỗi thùng carton được hoàn thành sẽ mất 8 (kg) giấy Doplex trắng Nhu cầu của giấy Doplex trắng cho sản xuất sản phẩm thùng carton là: 1.000 x 8 = 8.000 (kg) Số lượng giấy Doplex trắng dự kiến cần mua trong kỳ là: 8.000 + 3.000 - 2.300 = 8.700 (kg) * Nếu số lượng giấy Doplex trắng thực tế nhập trong kỳ là: 9.000 (kg). Thì tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch cung ứng giấy Doplex trắng là (9.000 / 8.700) x 100% = 1,034 % Như vậy với 9.000 (kg) số lượng giấy Doplex trắng nhập trong kỳ là công ty đã hoàn thành mức cung ứng cho sản xuất số lượng giấy Doplex mua vào trong kỳ là một mức hợp lý.  Nói chung, để có thể cung ứng một mức NVL một cách an toàn và hợp lý thì ngoài việc tính toán như nêu trên công ty cần phải theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho NVL. Để thực hiện tốt được điều này thì công ty nên lập phiếu xuất kho theo định mức. Phiếu xuất kho theo định mức được lập dựa vào tình hình số lượng sản phẩm mà công ty dự kiến sẽ sản xuất trong kỳ và thủ kho sẽ dựa vào phiếu này để xuất kho, cuối tháng căn cứ vào vào số lượng thực xuất sẽ ghi vào cột thực xuất tháng và cột thành tiền. Phiếu xuất kho theo định mức có thể được lập như sau hoặc công ty có thể thiết kế sao cho phù hợp với đơn vị mình. PHIẾU XUẤT KHO (Theo định mức) Tháng 12 năm 2007 Bộ phận sử dụng: Tổ sản xuất Lý do: sản xuất thùng carton Xuất tại kho: công ty STT Tên vật tư, sản phẩm ĐVT Hạn mức tháng Thực xuất tháng Thành tiền Ký nhận 01 02 Giấy Doplex trắng Giấy Karap nâu Kg Kg 8.000 9.600 8.000 9.600 56.960.000 59.520.000 Tổng 17.600 17.600 116.480.000 KẾT LUẬN Qua quá trình thực tập tại công ty TNHH bao bì Vạn Lợi đã giúp em tìm hiểu sâu hơn về quá trình kế toán cũng như việc quản lí NVL tại công ty. Mặc dù đã rất cố gắng nhưng vì thời gian và trình độ bản thân còn hạn chế. Mặt khác kinh nghiệm thực tiễn còn ít nên chắc chắn chuyên đề này không tránh khỏi những thiếu sót, những khuyết điểm. Vì vậy, em rất mong nhận được sự tham khảo, góp ý kiến của thầy cô giáo bộ môn kế toán cùng toàn thể anh chị phòng kế toán để em củng cố và hoàn thiện hơn kiến thức chuyên môn của mình, đồng thời giúp em có những kinh nghiệm quý báu cho công tác sau này. Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của thầy: Phan Thanh Hải cùng các anh chị ở phòng kế toán công ty TNHH bao bì Vạn Lợi đã giúp em hoàn thành chuyên đề này. Đà Nẵng, ngày 12 tháng 4 năm 2008 SINH VIÊN THỰC TẬP PHẠM THỊ THANH . MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL TẠI CÔNG TY TNHH BAO BÌ VẠN LỢI I. Một số nhận xét chung 1. Mặt ưu điểm - Nhìn chung công ty đã. việc lập dự toán chi phí NVL, lập kế hoạch thu mua hàng II. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL tại công ty TNHH bao bì Vạn Lợi Về phương