Đặc điểm hoạt động kinh doanh và tổ chức quản lý tại Công ty 2.1.1. Lịch sử hình thành và các giai đoạn phát triển của Công ty cổ phần Xuất Nhập khẩu tạp phẩm. 2.1.1.1. Lịch sử hình thành của Công ty. Công ty cổ phần Xuất Nhập khẩu tạp phẩm được thành lập ngày 05/03/1956, có tên gọi ban đầu là:Tổng công ty XNK tạp phẩm Hà Nội là một doanh nghiệp nhà nước, trực thuộc Bộ Công Thương- tức Bộ Thương Mại ngày nay, là đơn vị đầu tiên ở Việt Nam được giao nhiệm vụ XNK hàng hoá với mục đích là thông qua các hoạt động này để khai thác có hiệu quả nguồn vật tư nguyên liệu và nhân lực của đất nước, đẩy mạnh sản xuất và xuất khẩu tăng thu ngoại tệ cho đất nước. Trước kia trong cơ chế quản lý kinh tế tập trung, Tổng công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội là một doanh nghiệp chủ đạo của nhà nước trong ngoại thương. Sau một thời gian hoạt động, công ty đã tách thành lập một số đơn vị xuất nhập khẩu khác theo quyết định của Bộ Thương Mại, cụ thể là: - Năm 1964: Tách thành lập Công ty Xuất Nhập khẩu thủ công mỹ nghệ Artexport. - Năm 1972: Tách các cơ sở sản xuất của công ty ra giao cho Bộ Công Nghiệp Nhẹ quản lý. - Năm 1977: Tách thành lập Công ty Xuất Nhập khẩu dệt may Textimex. - Năm 1987: Tách thành lập Công ty Xuất Nhập khẩu da dày Mecanimex. - Năm 1990: Tách công ty XNK phía nam thành công ty trực thuộc bộ thương mại. -Năm 1993 để đáp ứng điều kiện kinh doanh trong cơ chế thị trường theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ tổ chức và của Giám đốc công ty XNK tạp phẩm Hà Nội, Bộ thương mại đã ban hành quyết định số 333 TM/TCCB về việc sắp xếp lại các doanh nghiệp Nhà nước ngày 31-3-1993, Tổng công ty được đổi tên thành “ Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội”. -Năm 2006, thực hiện chủ trương cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước nhằm nâng cao hiệu quả, sức cạnh tranh của doanh nghiệp, thay đổi phương thức quản lý với nhiều chủ sở hữu. Theo quyết định số 2537/QĐ-BTM ngày 18 tháng 10 năm 2005 của Bộ Thương mại về việc phê duyệt phương án về chuyển Công ty Xuất Nhập khẩu tạp phẩm thành Công ty cổ phần Xuất Nhập khẩu tạp phẩm và Quyết định số 0206/QĐ-BTM ngày 13 tháng 2 năm 2006 của Bộ Thương mại về việc điểu chỉnh, bổ sung Quyết định số 2537/QĐ-BTM ngày 18 tháng 10 năm 2005. Ngày 1/6/2006 Công ty Xuất Nhập khẩu tạp phẩm chính thức chuyển thành Công ty cổ phần Xuất Nhập khẩu tạp phẩm. Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU TẠP PHẨM Tên giao dịch tiếng Anh: VIETNAM NATIONAL SUNDRIES IMPORT AND EXPORT JOINT STOCK COMPANY. Tên viết tắt: TOCONTAP HANOI Trụ sở chính của Công ty: Số 36 phố Bà Triệu, phường Hàng Bài, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội. Điện thoại: 04.8254191/04.8254975 Fax: 04.8255917 E-mail: Tocotap@fpt.vn Website: http:/ www.tocontap-hanoi.vnn.vn Công ty có số vốn điều lệ ban đầu là 34.000.000.000 đồng Việt Nam Cơ cấu vốn theo sở hữu tại thời điểm thành lập như sau: Tỷ lệ Trị giá + Vốn Nhà nước nắm giữ 30% 10.013.000.000 đồng +Vốn của CBCVN và cổ đông khác 70% 23.987.000.000 đồng .2.1.1.2. Các giai đoạn phát triển. Trải qua hơn 50 năm hình thành và phát triển, trong từng giai đoạn phát triển của nền kinh tế đất nước, mặc dù liên tục có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức nhưng sự phát triển của TOCONTAP HANOI luôn có những thay đổi thích ứng, kịp thời để vừa đáp ứng nhu cầu của nền kinh tế và quốc phòng đất nước trong từng thời kỳ, vừa tự gây dựng nền móng để ngày càng phát triển thành một doanh nghiệp xuất nhập khẩu thực sự có tiềm lực. Xin trích dẫn số liệu qua từng thời kỳ: *Thời kỳ 1956-1960: Kim ngạch xuất nhập khẩu (XNK) của Công ty đạt bình quân mỗi năm 28,7 triệu Rúp, chiếm 20,8% tổng kim ngạch XNK toàn miền Bắc. *Thời kỳ 1961-1965: Kim ngạch XNK của công ty đạt bình quân 29,5triệu Rúp, chiếm 28,8% tổng kim ngạch XNK toàn miền Bắc. *Thời kỳ 1966-1970: Kim ngạch XNK của công ty đạt bình quân mỗi năm 84,9 triệu Rúp, chiếm 33,5% tổng kim ngạch XNK toàn miền Bắc. *Thời kỳ 1971-1980: Kim ngạch XNK của Công ty bình quân mỗi năm đạt 75,7 triệu Rúp, chiếm 27,8% kim ngạch XNK toàn miền Bắc. *Thời kỳ 1981-1985: Kim ngạch XNK của Công ty bình quân mỗi năm đạt 69,1 Rúp *Thời kỳ 1986-1990: Kim ngạch XNK bình quân mỗi năm của Công ty đạt 64,3 triệu Rúp *Thời kỳ 1991-1995: Kim ngạch XNK bình quân mỗi năm đạt16,7 triệu USD *Thời kỳ 1996-2000: Kim ngạch XNK bình quân mỗi năm của Công ty đạt 21,74 triệu USD *Thời kỳ 2001-nay: + Từ 2001-2003:Trong giai đoạn này kim ngạch XNK liên tục tăng trưởng,bình quân mỗi năm đạt 34,1 triệu USD. + Từ 2004-2005: Kim ngạch XNK được thể hiên qua bảng số liệu sau Bảng 1: Kim ngạch XNK trong 3 năm 2004.2005 và 2006 Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 46.768.000 41.877.000 39.364.395 Kim ngạch XNK giảm qua các năm 2004,2005,2006. Cụ thể năm 2005 kim ngạch XHK bằng 89,54% của năm 2005 (41877000/46768000), kim ngạch XNK năm 2006 bằng 96,3% kim ngạch XNK của năm 2005.Sở dĩ có sự giảm kim ngạch XNK chủ yếu do các nhân tố bên ngoài như: Giá cả các loại nguyên vật liệu, xăng dầu, sắt thép đều tăng và giữ ở mức cao ảnh hưởng đến sản xuất trong nước làm cho nhu cầu nhập khẩu cũng giảm. Giá cả các loại ngoại tệ tăng, lãi suất tín dụng tăng ở mức cao… Bảng2:Trích một số chỉ tiêu kết quả sản xuất kinh doanh năm 2004,2005,2006 chỉ tiêu ĐVT 2004 2005 2006 DTT(doanh thu thuần) 1000đ 678.444.000 580.052.000 563.402.000 Nộp Ngân sách 1000đ 61.655.000 69.445.000 61.545.000 lợi nhuận 1000đ 2.890.000 3.442.000 3.600.000 Doanh thu thuần năm 2005 chỉ bằng 85,5% (=580052000/678444000) so với năm 2004 nhưng lợi nhuận năm 2005 tăng 552 triệu đồng (=3442-2890) hay tăng 19,1% (=552/2890). Doanh thu năm 2006 chỉ bằng 97,1% (=56402000/580.052000) so với năm 2005 nhưng lợi nhuận lại tăng 158 triệu đồng (=3600-3442) hay tăng 4,5% (=158/3442).Có thể thấy lợi nhuận của Công ty tăng qua các năm mặc dù gặp nhiều biến động của thị trường cũng như việc tập trung vào việc cổ phần hóa Công ty. Điều này chứng tỏ Công ty vẫn hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả Bảng 3: cơ cấu tài sản và nguồn vốn của Công ty 2 năm 2004,2005 Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Tăng giảm Số tiền TT% Số tiền TT% Số tiền TL% TT A.TSLĐ&ĐTNH 13131694490,56 17820978387,71 46892839 35,71 -2,8 1.Tiền 14996604 11,42 18296592 10,25 3272988 21,82 -1,1 2.Các khoản phải thu 67158260 51,4 56907398 31,93 - 10250862 -15,26 -19,2 3.HTK 47794991 36,4 96585414 54,2 48790383 102,08 17.8 4.TSLĐ khác 1367169 1,04 6447379 3,62 5080210 371,58 2,58 B.TSCĐ&ĐTDH 13680332 9,44 24964759 12,29 11284427 82,49 2,85 1.TSCĐ 12995332 8,9 24279759 11,95 11284427 86,83 2,3 2. ĐTTCDH 865000 0,55 685000 0,34 0 -203 Tổng TS 14499.272 203174542 58177266 40,12 Nguồn vốn A.Nợ phải trả 95045151 65,55 13759542567,72 42550274 44,76 2,17 1.Nợ NH 58548866 61,6 114267130 83,04 55718264 95,16 21,4 2.Nợ DH 33069026 34,8 21362157 15,52 - 11706869 -35,4 -19,2 3.Nợ khác 3432159 3,6 1966138 1,44 -1466021 -42,71 -2,2 B.NVCSH 49952125 34,5 65579117 32,3 15626992 31,3 -2,2 1.NVKD 46719272 32,3 47208895 23,3 489623 1,04 -21,5 2.Các quỹ 3232853 2,2 18370222 9,0 15137369 Nhìn vào Bảng cơ cấu nguồn vốn và tài sản của công ty trong 2 năm 2004,2005 ta thấy: Tổng tài sản năm 2005 tăng lên 58.177.266.000 đồng đó là do hàng tồn kho năm 2005 tăng lên khá nhiều 48.790.383.000 đồng chứng tỏ chu chuyển hàng tồn kho trong công ty chậm, quá trình tiêu thụ cần được xem xét. Bên cạnh đó đầu tư vào TSCĐ của Công ty tăng khá nhiều, tăng 11.284.427.000 đồng. Chứng tỏ trong năm 2005 Công ty đã tăng cường đáng kể về cơ sở vật chất kỹ thuật Về nguồn vốn của Công ty : trong năm 2005 Công ty đã vay thêm khá nhiều để đầu tư vào kinh doanh, mà cụ thể chủ yếu là đầu tư vào hàng tồn kho.Số nợ này chủ yếu là nợ vay ngắn hạn, nợ vay ngắn hạn trong năm 2005 đã tăng 55.718.264.000 đồng ,tăng 95,16%.Trong khi đó nợ vay dài hạn lại giảm 11.706.869.000 đồng hay giảm 35,4%.Nguồn vốn chủ sở hữu của Công ty tăng khá nhanh 15.626.992.000 đồng hay tăng 31,3% đây có thể do nguyên nhân chính là do sự bổ sung vốn từ Ngân sách hoặc từ lợi nhuận tích lũy… Tuy kim ngạch XNK giảm nhưng lợi nhuận và các khoản nộp ngân sách của Công ty lại tăng. Điều này chứng tỏ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty là khả quan, hiệu quả. 2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty cổ phần Xuất Nhập khẩu tạp phẩm 2.1.2.1.Chức năng Công ty được quyền tự chủ trong giao dịch đàm phán kí kết và thực hiện các hợp đồng mua bán ngoại thương, tìm kiếm bạn hàng, tự hạch toán kinh doanh và đảm bảo kinh doanh có hiệu quả. Tổ chức xuất khẩu trực tiếp các mặt hàng như thủ công mỹ nghệ, hàng nông sản, hải sản, lâm sản, các sản phẩm mây tre đan. Nhận xuất nhập khẩu ủy thác cho các doanh nghiệp trong nước và quốc tế. Tổ chức mua gom hàng từ các nguồn hàng ngoài Công ty để phục vụ cho việc xuất khẩu. 2.1.1.2.Nhiệm vụ Để đảm bảo thực hiện các chức năng trên công ty đã đề ra một số nhiệm vụ trước mắt và lâu dài sau: - Tiến hành kinh doanh đúng pháp luật, đúng đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước, có nghĩa vụ nộp ngân sách cho Nhà nước. Thực hiện nghiêm chỉnh các hợp đồng kinh tế, hợp đồng mua bán ngoại thương và các văn bản mà Công ty đã ký kết. - Tạo điều kiên cho các đơn vị trực thuộc, đơn vị liên doanh áp dụng các biện pháp có hiệu quả để nâng cao kết quả kinh doanh XNK Không ngừng cải thiện điều kiện lao động và đời sống của cán bộ công nhân viên chức nhằm nâng cao năng suất lao động và hiệu quả kinh tế. - Tự tạo nguồn vốn, sử dụng nguồn vốn theo đúng mục đích và có hiệu quả để bảo đảm tự trang trải về mặt tài chính, bảo toàn vốn phục vụ hoạt động của công ty không bị ngưng trệ. - Tiếp cận và mở rộng thị trường xuất nhập khẩu, củng cố phát triển mối quan hệ với bạn bè quốc tế, phát huy ưu thế, uy tín của hàng Việt nam trên thị trường quốc tế - Mở rộng các mặt hàng kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh. Nghiên cứu khả năng sản xuất cải tiến mẫu mã, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật nhằm từng bước nâng cao chất lượng hàng hoá, tăng năng lực cạnh tranh cho hàng hoá, đáp ứng nhu cầu xuất khẩu hàng hoá. -Đổi mới phương thức kinh doanh, đào tạo cán bộ kinh doanh có đủ trình độ và năng lực. 2.1.3. Đặc điểm hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm TOCONTAP *Về mặt hàng kinh doanh: - Đối tượng kinh doanh hàng nhập khẩu của TOCONTAP là những mặt hàng tạp phẩm (từ hàng thực phẩm cho đến các mặt hàng như nguyên vật liệu, điện tử, máy xây dựng, máy xúc .) phục vụ cho nhu cầu sản xuất và tiêu dùng trong nước do công ty thu mua của ngoài nước. - Đối tượng kinh doanh xuất khẩu là những mặt hàng được coi là thế mạnh do công ty khai thác từ trong nước, các hàng tiêu dùng gia công xuất khẩu. *Thị trường kinh doanh Hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, Công ty TOCONTAP có địa bàn hoạt động rất rộng. Các bạn hàng trong nước chủ yếu là các công ty, xí nghiệp, đơn vị sản xuất mà không được phép xuất khẩu trực tiếp hoặc không có đủ kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hay không thể tìm kiếm được thị trường. Đối với thị trường nước ngoài, bạn hàng của công ty có ở nhiều nước khác nhau. Ngoài thị trường truyền thống như: Mỹ, Trung Quốc, EU, Nhật Bản…Công ty đã mở rộng hoạt động sang các nước giàu tiềm năng như: Mỹ la tinh, Hàn Quốc, Singapo, các nước Bắc Âu… 2.1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty cổ phần Xuất Nhập khẩu tạp phẩm TOCOTAP Khi Việt Nam chuyển sang nền kinh tế thị trường với những quy luật vốn có của nó thì một trong những vấn đề quan trọng là công ty phải có một cơ cấu tổ chức gọn nhẹ và nhậy bén. Điều đó đòi hỏi các bộ phận trong cơ cấu tổ chức phải có mối liên hệ mật thiết đảm bảo tính đồng bộ của toàn hệ thống. Để phù hợp với quy chế quản lý mới cũng như phù hợp với mô hình công ty cổ phần và thực hiện các mục tiêu kinh doanh, bộ máy quản lý của Công ty cổ phần Xuất Nhập khẩu tạp phẩm được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Ban Kiểm soát Phòng Tài chính - Kế toán Phòng Tổ chức Lao động Phòng Tổng hợp Các phòng Kinh doanh, các chi nhánh tại các tỉnh Phòng Hành chính quản trị Xí nghiệp Tô can Sơ đồ : Tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội 2.2. Đặc điểm về tổ chức kế toán tại Công ty cổ phần Xuất Nhập khẩu tạp phẩm 2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của phòng kế toán. 2.2.1.1. Chức năng và nhiệm vụ của phòng kế toán Hướng dẫn các bộ phận kinh doanh lập sổ sách theo dõi hoạt động mua bán, thanh toán, hạch toán nội bộ theo đúng quy định của Công ty, chế độ chính sách của Nhà nước. Kiểm tra các hóa đơn đầu vào để đảm bảo các chứng từ đầu vào hợp pháp, hợp lý, đúng nội dung công việc, đúng mục đích. Chỉ được chi tiền khi có phê [...]... quản lý được hoạt động của mỗi phòng nghiệp vụ cũng như mỗi phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, đồng thời giúp cho kế toán thuận tiện hơn trong việc ghi chép đơn giản, rõ ràng hơn và mang tính thuyết phục hơn, giảm nhẹ được phần nào khối lượng công tác kế toán và tránh được sự nhầm lẫn chồng chéo trong công tác ghi chép của kế toán 2.2.4 Đặc điểm tổ chức sổ kế toán Để theo đõi và phán ánh hoạt động kinh doanh. .. giữa năm tài chính và kết thúc năm tài chính + Báo cáo kết quả kinh doanh: được lập theo năm tài chính + Thuyết minh báo cáo tài chính: Lập vào cuối năm báo cáo tài chính kem theo bảng cân đối tài khoản và báo cáo kết quả kinh doanh 2.3.Thực trạng kế toán nhập khẩu hàng hoá tại Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu tạp phẩm 2.3.1 Đặc điểm nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá tại Công ty Tại công ty Cổ phần Xuất nhập... Chí Minh và các đơn vị phụ thuộc tiến hành thu thập chứng từ, xử lý sơ bộ ban đầu và định kỳ gửi phòng kế toán công ty để hạch toán tổng hợp, chi tiết 2.2.3 Đặc điểm tổ chức tài khoản Tại Công ty cổ phần Xuất Nhập khẩu tạp phẩm hệ thống tài khoản được sử dụng theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 20 tháng 3 năm 2006 Theo qui định chung mọi doanh nghiệp có đăng ký kinh doanh khi... sách của Nhà nước về tài chính kế toán và quy định của Công ty 2.2.1.2.Cơ cấn tổ chức của phòng kế toán Công ty Tại Công ty cổ phần Xuất Nhập khẩu tạp phẩm TOCONTAP, bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung, mặc dù có nhiều chi nhánh phân bố trên địa bàn rộng nhưng công tác kế toán chủ yếu được thực hiện ở phòng kế toán, các chi nhánh và phòng kinh doanh chỉ chuyển chứng từ liên quan... từng TSCĐ • và phản ánh giá trị hao mòn hàng năm của TSCĐ để phản ánh giá trị còn lại của TSCĐ sau mỗi kỳ kế toán Hạch toán chính xác các nghiệp vụ liên quan đến TSCĐ Kế toán chi phí: Tập hợp và ghi chép đầy đủ các chi phí phát sinh trong kỳ • kế toán của Công ty, nhờ đó có thể xác định kết quả kinh doanh của Công ty một cách chính xác và hợp lý 2.2.2 Đặc điểm về công tác kế toán tại Công ty cổ phần... tiếp tại Công ty 2.3.2.1 Chứng từ sử dụng Trong nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp, Công ty sử dụng hệ thống chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn theo chế độ kế toán ban hành trong quyết định 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/3/2006 bên cạnh những chứng từ Công ty lập riêng liên quan đến hoạt động nhập khẩu sao cho phù hợp với thực tế hoạt động của công ty Các chứng từ công ty sử dụng trong hoạt động nhập... phòng kinh doanh nghiên cứu, đánh giá thị trường tiêu thụ trong nước cũng như tình hình hàng hoá bán ra trong kỳ, tìm kiếm đối tác trong và ngoài nước, tiến hành đàm phán Sau đó, phòng kinh doanh sẽ làm “đề nghị nhập hàng” và “ phương án kinh doanh trình Tổng giám đốc xem xét.Tổng giám đốc căn cứ vào tình hình thực tế, xem xét và phê duyệt, Tổng giám đốc sẽ viết giấy uỷ quyến cho phòng kinh doanh, ... hoá đơn và phải ký nháy vào hoá đơn Thống kê và phân bổ chi phí cho các bộ phận kinh doanh, bao gồm các chi phí trực tiếp của phương án kinh doanh, lãi vay và phí thuê kho (nếu có), các chi phí cố định và các chi phí khác Xác định hiệu quả từng phương án của từng bộ phận kinh doanh và của cả bộ phận kinh doanh làm cơ sở cho việc trả lương theo qui chế khoán Giám sát việc vay, sử dụng vốn vay và hoàn... tính pháp lý cần thiết của chứng từ vẫn được đảm bảo Các chứng từ của công ty được qui định rõ ràng: ai lập, lập bao nhiêu liên, chuyển đến khâu nào, bảo quản ra sao, ai kiểm tra Công ty có kế hoạch luân chuyển chứng từ tương đối tốt, các chứng từ đều được kiểm tra, giám sát chặt chẽ, hoàn chỉnh và xử lý kịp thời Với đặc thù của một công ty XNK, bộ chứng từ của công ty gồm các chứng từ nội và các chứng... trưởng phòng kinh doanh thay mặt Tổng giám đốc ký kết hợp đồng nhập khẩu Sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu, phòng kinh doanh chuyển bản hợp đồng chính và đơn xin mỏ L/C cho kế toán ngân hàng để làm thủ tục mở L/C Để mở L/C, Công ty thường phải mua ngoại tệ để ký quỹ (10% trị giá lô hàng) Đối với những phương án kinh doanh có giá trị lớn, Công ty thường có vay vốn thì khi vay vốn mở L/C Công ty phải xuất . Đặc điểm hoạt động kinh doanh và tổ chức quản lý tại Công ty 2.1.1. Lịch sử hình thành và các giai đoạn phát triển của Công ty cổ phần Xuất. phương thức kinh doanh, đào tạo cán bộ kinh doanh có đủ trình độ và năng lực. 2.1.3. Đặc điểm hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty xuất nhập