THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TẠI VĂN PHỊNG TỔNG CƠNG TY CÀ PHÊ VIỆT NAM 2.1 Đặc điểm hoạt động Chức năng, nhiệm vụ TCT cà phê Việt nam 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển TCT TCT Cà phê Việt Nam thành lập theo Quyết định số 251/TT ngày 29/4/1995 Thủ Tướng Chính phủ sở liên hiệp xí nghiệp Cà phê trước đây, trực thuộc Bộ nông nghiệp phát triển Nơng thơn, trụ sở số Ơng ích Khiêm Quận Ba Đình Hà Nội Tổng Cơng Ty doanh nghiệp Nhà nước có qui mô lớn, bao gồm thành viên doanh nghiệp hạch toán độc lập, đơn vị hạch toán phụ thuộc đơn vị xí nghiệp có quan hệ mật thiết với lợi ích kinh tế, lợi ích tài chính, công nghệ, cung ứng, tiêu thụ, dịch vụ thông tin, đào tạo, nghiên cứu, tiếp thị, hoạt động sản xuất kinh doanh, xuất nhập ngành cà phê Năm 1982, nhu cầu kinh tế, Liên hiệp xí nghiệp cà phê thành lập theo NĐ-174/ HĐBT bao gồm số nông trường quốc doanh Sư đoàn quân đội 331,333,359 Tây Nguyên chuyển sang làm kinh tế tiếp với phát triển lớn mạnh liên hiệp ngày đem lại lợi ích kinh tế cho quốc gia,Thủ Tướng Chính phủ quết định thành lập TCT Cà phê Việt Nam nhằm phát triển ngành cà phê bước đưa sản phẩm cà phê đứng vững thị trường giới Hiện TCT Cà phê VN có tên giao dịch quốc tế VIET NAM NATIONAL COFFE CORPORATION gọi tắt VINACAFE TCT có 70 đơn vị thành viên hạch tốn độc lập, có đơn vị hành nghiệp ( bệnh viện, trường đào tạo, viện nghiên cứu ) 62 doanh nghiệp bao gồm 15 cơng ty xí nghiệp làm nhiệm vụ sản xuất, cung ứng vạt tư , doanh nghiệp trực tiếp xuất nhập khẩu, 40 doanh nghiệp trực tiếp sản xuất nơng nghiệp Ngồi ra, TCT cịn có chi nhánh TPHCM, Đắc Lắc, Gia Lai chi nhánh Đấc Lắc Gia Lai chi nhánh TPHCM làm ăn hiệu nên giải thể Trải qua trình lịch sử phát triển lâu dài với nỗ lực cố gắng tồn TCT nói chung đơn vị thành viên nói riêng, sản phẩm cà phê Việt Nam có vị trí đáng kể thị trường giới Năm 1999, cà phê Việt nam xuất sang 52 nước: đứng đầu Mỹ, Đức nước: Ba Lan, Italia, Nhật Bản Singapore đứng thứ 14 Sản lượng kim ngạch xuất năm sau cao năm trước tạo điều kiện tăng tích luỹ cho nhà nươcs, tăng thu nhập cho người lao động tích cực thúc đẩy cơng tác xố đói giảm nghèo cho người dân vùng dân tộc Tây Nguyên Cụ thể năm 1999, toàn TCT xuất 73.000 nhân cà phê với kim ngạch xuất đạt 97.73 triệu USD sang năm 2000 sản lượng xuất 76.463 với kim ngạch xuất đạt 121.071 triệu USD thu nhập bình quân người lao động cải thiện đáng kể từ chỗ 200.000 đồng/người/ tháng đến 600.000đ- 1000.000đ/người/tháng.Trước đây, doanh thu chủ yếu dựa vào xuất cà phê, ra,TCT,còn mua cà phê nhân mặt hàng khác như: hạt tiêu đen, long nhãn, hạt sen doanh nghiệp khác không thuộc TCT Công ty chè, cà phê Sơn La, Cơng ty TNHH Thái Hồ số nông trường khác để xuất Bên cạnh đó, TCT cịn sản xuất kinh doanh số ngành nghề khác nhầm tăng thêm thu nhập tăng nộp cho ngân sách nhà nước.Chẳng hạn: - Sản xuất kinh doanh vật tư thiết bị phục vụ cho ngành cà phê - Sản xuất vật liệh xây dựng như: gạch, ngói - Kinh doanh dịch vụ: du lịch, khách sạn Kết kinh doanh TCT thể bảng sau BIỂU : BÁO CÁO KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA TCT CÀ PHÊ VIỆT NAM Chỉ tiêu Năm 1999 Năm 2000 1.913.467.733.804 2.095127.496.381 20.896.287.749 8.580.147.889 3.Doanh thu 1.892.511.446.055 2.086.547.348.492 4.Giá vốn hàng bán 1.722.221.781.806 1.996.518.412.644 CPBH, CPQLDN 125.036.258.676 115.804.639.013 6.Lợi tức 45.313.405.573 -25.775.703.105 7.Thu nhập hoạt động 17.757.858.719 47.501.655.366 1.Tổng doanh thu 2.Các khoản giảm trừ tài Chi phí hoạt động TC 15.336.022.099 52.678.976.274 9.Lợi tức hoạt động TC 2.421.836.620 -5177.320.145 10.Thu nhập bất 9.643.304.735 16.086.026.145 11.Chi phí bất thường 6.603.302.571 9457.619.947 12.Lợi tức bất thường 3.040.002.164 6.628.406.198 13.Tổng lợi tức trước 50.775.244.357 -24.324.617.875 thường thuế (Nguồn: Ban Tài Chính Kế Toán) Qua số liệu ta thấy Tổng doanh thu năm 2000 tăng so với năm 1999 lợi nhuận lại giảm Giá vốn hàng bán, Chi phí bán hàng tăng Sở dĩ từ năm trở lại đây, ảnh hưởng thời tiết, khí hậu khắc nghiệt nên sản lượng cà phê giảm đồng thời chi phí cho cơng tác chăm sóc, bảo quản, chế biến tốn làm cho giá thành cà phê xuất coa, khó tiêu thụ Vì vậy, vấn đề cấp thiết đặt cho ngành cà phê Việt Nam nói chung TCT Cà phê VN nói riêng tìm biện pháp quản lý hạ giá thành cà phê đảm bảo tăng lợi nhuận, góp phần hồn thành nghĩa vụ Nhà nước 2.1.2 Chức nhiệm vụ Tổng Công Ty Cà phê Việt Nam TCT Cà phê Việt Nam doanh nghiệp Nhà Nước có chức nhiệm vụ sau: - Một mặt khuyến khích phát triển cơng nghiệp cà phê nói chung, bao gồm thực sách Chính Phủ phát triển diện tích cà phê Arabica, nghiên cứu phát triển khai, cấp chứng chất lượng đại diện cho Việt Nam thị trường công nghiệp quốc tế - Mặt khác VINACAFE ngành cạnh tranh ngành cà phê, chiếm khoảng 10% sản lượng 25% lượng cà phê xuất 2.1.3 Tổ chức máy quản lý TCT Cà phê VN TCT Cà phê VN doanh nghiệp Nhà Nước có qui mơ lớn có nhiệm vụ quản lý hoạt động đơn vị thành viên Vì vậy, cấu tổ chức máy quản lý bố trí cách khoa học nhằm đảm bảo cho việc quản lý chặt chẽ, bao quát, thể sơ đồ ( trang 23) ♦Hội đồng quản trị: có thành viên Thủ Tướng Chính phủ bổ nhiệm, thành viên chuyên trách.Trong có: Chủ tịch Hội đồng quản trị, Hội phó chủ tịch, thành viên kiêm trưởng ban kiểm soát, thành viên kiêm Tổng Giám Đốc thành viên chuyên gia lĩnh vực tài , kinh tế, quản trị kinh doanh pháp luật Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm trước phát triển TCT, thực nhiệm vụ nhà nước giao, đưa định sản xuất kinh doanh phê duyệt phương án Sơ đồ : Cơ cấu tổ chức máy quản lý TCT Cà phê VN: Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Phó TGĐ phụ trách khu vực Gia Lai, Kon Tum theo chuyên đề đơn vị trực thuộc Văn phịng TCT Phó TGĐ điều hành cơng tác cổ phần hố DN, tổ chức cán sản xuất kd XNK Ban Tài tra Ban kế hoạch đầu tư Ban kiểm sốt Phó TGĐ phụ trách khu vực Đăk Lăk, Phú n theo chun đề TGĐ phân cơng Ban Tài Ban XNK Phó TGĐ tài kế tốn xây dựng bản, dự án AFD Ban điều hành dự án AFD ♦Ban kiểm soát: HĐQT lập để giúp HĐQT thực viẹc kiểm tra giám sátTGĐ, máy giúp việc đơn vị thành viên hoạt động Ban kiểm sốt gồm có thành viên trưởng ban kiểm sốt thành viên HĐQT thành viên khác HĐQT miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật gồm thành viên chuyên mơn kế tốn, thánh viên cho đại hội cơng nhân viên chức, thành viên Bộ trưởng quản lý ngành giới thiệu tổng cục trưởng tổng cục quản lý vôns tài sản nhà nước doanh nghiệp giới thiệu Ban kiểm sốt có nhiệm vụ giám sát hoạt động điều hành hoạt động tài chính, chấp hành pháp luật, điều lệ TCT nghị quyết, định HĐQT ♦Ban Tổng giám đốc: có Tổng gám đốc phó Tổng giám đốc Tổng giám đốc chịu trách nhiệm trước HĐQT, Thủ tướng phủ pháp luật điều lệ hoạt động Tổng công ty.Tổng giám đốc trợ giúp phó TGĐ ban tham mưu Bốn phó TGĐ: phó TGĐ phụ trách cơng tác cổ phần hoá doanh nghiệp, tổ chức cán kinh doanh XNK, phó TGĐ phụ trách khu vực Gia Lai, Kon Tum theo chuyên đề TGĐ phân công phó TGĐ phụ trách tài kế toán sản xuất kinh doanh, xây dựng bản, dự án AFD, phó TGĐ phụ trách khu vực Đăk Lăk, phú Yên theo chuyên đề TGĐ phân công ♦Ban tham mưu gồm: Văn phòng TCT: tổ chức thực hoạt dộng quản trị hành chung quan, phối hợp với ban để xây dựng nội qui, qui chế tồn Tổng Cơng Ty Ban tổ chức tra: tiến hành xếp bố trí tổ chức máy hoạt động sản xuất kinh doanh, xây dựng qui chế quản lý nội Ban tài kế tốn: quản lý nguồn tài quản lý thu chi tổng hợp, phân tích hoạt động kinh tế tài sản xuất kinh doanh, xây dựng sở hạch toán giá cả, tỷ giá xuất nhập định mức sản xuất kinh doanh Ban xuất nhập khẩu: điều hành công tác kinh doanh xuất nhập khẩu.Tìm kiếm, mở rộng khai thác thị trường XNK Phụ trách quan hệ quốc tế, khai thác khả đầu tư nước Ban kế hoạch đầu tư: xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, dự án đầu tư, thu mua cà phê phía Bắc để kinh doanh XK Tập hợp sản xuất phát triển cà phê Ban điều hành dự án AFD: tổ chức thực dự án trồng cà phê có tài trợ phủ Pháp ♦Tập thể người lao động: Cơng đồn ngành đại hội cơng nhân viên chức hình thức người lao động tham gia quản lý TCT Thảo luận thoả ước lao động, thông qua chế độ sử dụng tiền lương phúc lợi cho người lao động Góp ý kiến qui hoạch phát triển sản xuất kinh doanh Giới thiệu người tham gia HĐQT Ban kiểm soát - Các đơn vị trực thuộc: Các đơn vị có dấu riêng mở tài khoản kho bạc Nhà nước ngân hàng - Các đơn vị hạch toán độc lập: doanh nghiệp nhà nước có qui chế, điều lệ hoạt động riêng, tự chủ hoạt động sản xuất kinh doanh lĩnh vực tài chịu ràng buộc quyền nghiã vụ TCT, HĐQT TGĐ uỷ nhiệm cho giám đốc doanh nghiệp quản lý, điều hành chịu trách nhiệm hoạt động công ty - Các đơn vị hành nghiệp: có qui chế tổ chức hoạt động HĐQT phê duyệt hoạt động lấy thu bù chi tạo nguồn thu từ dịch vụ nghiên cứu khoa học cho đơn vị ngồi nước 2.2 Thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn văn phịng TCT Cà phê VN 2.2.1 Tổ chức hệ thống chứng từ, cơng tác hạch tốn ban đầu luân chuyển chứng từ 2.2.1.1 Lập chứng từ ban đầu Cơng tác hạch tốn ban đầu khởi điểm cơng tác kế tốn.Nó có ý nghĩa quan trọng việc chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh thực hồn thành, có tính pháp lý cao, sở chủ yếu cho công tác kiểm tra, kiểm soát hoạt động kinh tế đơn vị Tại văn phịng Tổng cơng ty, cơng tác tiến hành chặt chẽ, qui định nhà nước Các chứng từ lập theo đùng mẫu biểu ban hành theo Quyết định 1141/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 Bộ tài Các nghiệp vụ kinh tế tài phản ánh trung thực vào chứng từ phận kế tốn có liên quan có trách nhiệm lập Các chứng từ kế tốn nội nghiên cứu xây dựng, vận dụng cách khoa học, thống Biểu : Hệ thống chứng từ sử dụng văn phòng TCT Cà phê VN Tiền mặt Phiếu thu tiền mặt Phiếu chi TM Giấy đề nghị tạm ứng Giấy báo nợ, Tiền gửi báo có tiền vay ngân Bảng kê hàng ngân hàng Khế ước vay Cam kết vay Uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi Séc Bảng chấm công Tiền lương Bảng theo dõi BHXH thời gian nghỉ ốm, hưởng BHXH Bảng toán lương Hoá đơn GTGT Thẻ TSCĐ Tài sản cố Biên giao định nhận TSCĐ Biên giao nhận TSCĐ sửa chữa hoàn thành Biên lý TSCĐ Biên đánh giá lại TSCĐ Kế tốn vốn tiền Kế tốn tốn cơng nợ tổng hợp khối văn phòng Người tạm ứng Kế tốn Kế tốn tổng tốn cơng nợ hợp tổng hợp khối văn phịng TCT Kế tốn ngân hàng Kế tốn ngân hàng Kế tốn tốn cơng nợ tổng hợp Kế toán toán ngoại Kế toán ngân Kế toán ngân hàng hàng Kế toán Kế toán tốn ngoại tốn ngoại Các phận phịng ban Kế tốn tiền lương BHXH Kế tốn tốn cơng nợ tổng hợp Kế toán XDCB phụ Kế toán tiền mặt Kế toán toán tổng hợp trách khối văn phòng TCT Ban lý TSCĐ Hội đồng đánh giá lại TSCĐ Người xin vay Kế tốn cơng nợ khối văn phịng Kế tốn tiền lương BHXH Kế tốn phụ trách XDCB Kế toán tổng Kế toán hợp khối văn tốn phịng Kế tốn tốn tổng hợp khối văn phòng Cho vay Xuất nhập Hồ sơ xin vay Hơp đồng kinh tế Bản đối chiếu công nợ Kế toán tổng hợp Kế toán ngân Kế toán tổng hàng hợp khối văn phòng Hợp đồng XNK Bộ chứng từ hoàn hảo (L/C, invoiced bill packing list ) Hoá đơn bán hàng Hoá đơn GTGT Nơi phát sinh chi phí Các chứng từ thuế khác Bảng kê bán hàng Các chứng từ liên quan đến chi phí văn phịng Kế tốn tổng hợp khối văn phịng Kế toán toán ngoại Kế toán ngân hàng Kế toán toán ngoại Kế toán tổng hợp Kế toán tốn Kế tốn tổng hợp Chi phí 2.2.1.2 Kiểm tra xử lý chứng từ ban đ Công tác lập kiểm tra hoàn chỉnh chứng từ tién hành kịp thời chặt chẽ,đảm bảo chứng từ gốc phản ánh đúng, đầy đủ nghiệp vụ kinh tế phất sinh Sau chứng từ gốc kiểm tra, xử lý xong tiến hành phân loại, chứng từ gốc loại chuyển chứng từ đến phận kế tốn có liên quan Chẳng hạn: Phiếu chi tiền mặt chuyể lên kế tốn tốn cơng nợ tổng hợp khối văn phịng; Giấy báo có, Báo nợ ngân hàng chuyển lên kế toán ngân hàng 2.2.1.3 Ghi sổ kế toán Từng phận kế toán mặt tiến hành ghi chứng từ gốc vào chứng từ ghi sổ( đặc biệt chứng thừ gốc liên quan đến khoản phẩi thu, phải trả, doanh thu, chi phí ) Mặt khác, từ chứng từ gốc, kế toán viên phụ trách phần hành tiế hành mã hoá chứng từ Các chứng từ ghi sổ theo dõi riêng đề phòng thường hợp xảy cố máy tính Từ chứng từ mã hoá, kế toán nhập liệu vào máy Sau liệu nhập vào máy, máy vi tính kết nối với để thực kiểm tra, đối chiếu số liệu làm công việc khác cần Cuối tháng thời điểm có yêu cầ người sử dụng thơng tin, kế tốn in sổ chi tiết tài khoản, báo cáo chi tiết số phát sinh tài khoản, sổ tài khoản báo cáo kế toán khác 2.2.1.4 Bảo quản lưu trữ chứng từ kế toán Các chứng từ gốc sau luân chuyển để ghi vào sổ nhập liệu vào máy vi tính, lưu giữ cẩn thạn theo qui định Nhà nước tình hình cụ thể văn phòng TCT Các chứng từ gốc phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh văn phịng TCT lưu trữ văn phòng Còn tuỳ loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà chứng từ gốc phản ánh nghiệp vụ lưu trữ chi nhánh văn phòng chuyển văn phòng Văn phòng đảm bảo quản lý linh hoạt chi nhánh Có TK 331 (DN ngồi TCT) Có TK 336 (DN thuộc TCT) Phí uỷ thác XK thu được: Nợ TK 331 NỢ TK 336 Nợ TK 136 ( ct TK 1368 ) Có TK 511 Việc hạch tốn lại cụ thể trình bày chương Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng văn phòng TCT bao gồm TK 144 “ Nhận ký quĩ, ký cược ngắn hạn” TK 244 “Nhận ký quĩ, ký cược dài hạn” văn phịng đơn vị XNK có áp dụng hình thức tốn L/C Qua biểu hệ thống tài khoản kế tốn áp dụng văn phịng TCT, TCT xây dựng hệ thống tài khoản theo qui định, phù hợp với tình hình thực tế kinh doanh yêu cầu quản lý cuẩ TCT Văn phòng mở thêm số tài khoản chi tiết để phản ánh chi tiết tình hình hoạt động Cụ thể TK 112,311,642 Tuy nhiên việc xây dựng hệ thống tài khoản vận dụng hệ thống tài khoản số vấn đề phải hoàn thiện chứng minh chương3 2.2.3 Tổ chức vận dụng hình thức kế tốn văn phòng TCT Cà phê VN Cùng với phát triển kinh tế thị trường, công cụ kế toán ngày đại hoá để đáp ứng nhu cầu kinh tế doanh nghiệp Việc lựa chọn vận dụng hình thức kế tốn phù hợp quan trọng doanh nghiệp Nó định đến hiệu cơng tác kế tốn, đưa báo cáo tài kịp thời có yêu cầu người sử dụng Là doanh nghiệp nhà nước có qui mơ lớn, đội ngũ cán nhân viên kế tốn có lực, giàu kinh nghiệm, văn phòng TCT Cà phê VN áp dụng hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ có cải tiến máy vi tính Do vận dụng hình thức cách khoa học, hợp lý, tận dụng nhièu ưu điểm hình thức này: mẫu sổ dơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho công tác phân cơng lao động kế tốn, đặc biệt phát huy triệt để lực cán kế tốn, văn phịng TCT nâng cao chất lượng cơng tác kế tốn, thơng tin kế tốn cung cấp đảm bảo tính nhanh chóng, kịp thời dáp ứng yêu cầu nhà quản lý Các chứng từ mã hoá vừa dễ hiểu, dễ kiểm soát mang tính bảo mật cao SƠ ĐỒ: HÌNH THỨC KẾ TỐN CHỨNG TỪ GHI SỔ CĨ CẢI TIẾN TRÊN MÁY VI TÍNH 1b 1a 2a 3b 3a Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Nhập vào máy Mã hoá chứng từ gốc Sổ tài khoản Sổ, thẻ chi tiết Bảng cân đối thử Các bút toán điều chỉnh, bút toán khoá sổ Bảng chi tiết số phát sinh tài khoản Bảng cân đối tài khoản hồn chỉnh Bảng cân đối kế tốn báo cáo kế toán khác 10 10 2b Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu Do hình thức văn phòng TCT lựa chọn áp dụng cải tiến máy vi tính nên thời điểm người sử dụng yêu cầu, kế toán in sổ chi tiết, báo cáo kế toán khác Chế độ sổ kế toán áp dụng theo định số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 Bộ tài sửa đổi kèm theo Quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 Bộ Tài Chính Các sổ kế tốn sử dụng văn phịng TCT •Sổ chi tiết: Sổ chi tiết tiền mặt: mở cho TK1111, TK 111 Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng: mở cho TK 1121, TK 1122 Sổ chi tiết TK 311: TK 3111 “Vay tiền VN” Sổ chi tiết TK 3112 “Vay ngoại tệ” mã hoá chi tiết theo ngân hàng, chủ nợ Sổ chi tiết TK 1331 “Thuế GTGT đầu vào khấu trừ hàng hoá, dịch vụ” Sổ chi tiết TK 333 Sổ chi tiét TK công nợ khác TK 131,138,331,336 Sổchi tiết TK 142, sổ chi tiết TK335 Sổ chi tiết TK113 Sổ chi tiết theo dõi TK phải thu, phải trả nội TK 1368 Sổ chi tiết TK411 Sổ chi tiết TK 414, TK415, TK434, TK451 Sổ chi tiết tạm ứng TK 141 – Mã hoá chi tiết đến nhân viên Sổ chi tiết doanh thu, chi phí; Sổ chi tiết TK 511,TK 632, TK711,TK721, TK811, TK821, TK641, TK642 Các bảng (báo chi tiét số phát sinh tài khoản) lập vào cuối tháng lập báo cáo tài khác cần kết để đối chiéu •Sổ tà khoản: sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh theo tài khoản kế toán, TCT sử dụng: Sổ TK 1111,1112 Sổ TK1121, TK1122 Sổ TK 131, TK1368, TK1388, TK1331 Sổ TK 141 Sổ TK 153,TK 157,TK 159 Sổ TK 211, TK 214 Sổ TK 222 Sổ TK 241 Sổ TK 244 Sổ TK 311, TK 331, TK 333, TK 334, TK 335, TK 336, TK 338, TK 341 Sổ TK 411, TK 414, TK 412, TK 413, TK 415, TK 431, TK 341 Sổ TK 411, TK 414, TK 412, TK 413, TK 415, TK 421, TK 431, TK 451 Sổ TK 511 Sổ TK 632 Sổ TK 641, TK 642 Sổ TK 711, TK 721 Sổ TK 811, TK 821 Sổ TK911 HỆ THỐNG BÁO CÁO KẾ TOÁN TẠI VĂN PHỊNG TỔNG CƠNG TY CÀ PHÊ VIỆT NAM STT Tên báo cáo tài Bảng cân đối kế tốn Báo cáo kết hoạt động kinh doanh Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Thuyết minh báo cáo tài Mẫu qui định B01 - DN B02 - DN B03 - DN B09 - DN Ngoài cịn có báo cáo chi tiết số tiêu báo cáo tài sau: STT Tên báo cáo tài Chi phí sản xuất kinh doanh theo yếu tố Báo cáo tình hình tăng giảm TSCĐ Báo cáo tình hình tăng giảm nguồn vốn chủ sở hữu Bảng trích khấu hao TSCĐ Ngồi ra, văn phịng TCT cịn lập thêm báo cáo chi tiết khác như: STT Tên báo cáo tài Bảng cân đối số phát sinh tài khoản Sổ số dư chi tiết số tài khoản 141, TK 331, TK 131 Các báo cáo quản trị theo yêu cầu nhà quản lý Chẳng hạn như: STT Tên báo cáo tài Báo cáo chi phí phận đại diện Đăk Lắc Báo cáo chi tiết số phát sinh TK 131 Báo cáo chi tiết nợ phải thu, nợ phải trả Báo cáo tổng hợp nhập, xuất, tồn kho sản phẩm chủ yếu HỆ THỐNG CHỨNG TỪ ĐƯỢC SỬ DỤNG TẠI VĂN PHỊNG TỔNG CƠNG TY CÀ PHÊ VIỆT NAM Loại chứng từ Chứng từ Bộ phận lập Tiền mặt Phiếu thu tiền mặt Phiếu chi tiền Bộ phận liên Lưu trữ Kế toán vốn quan Kế toán Kế tốn tổng tiền tốn cơng nợ hợp tổng hợp khối mặt văn phòng Giấy đề nghị Kế tốn TCT Kế tốn ngân tạm ứng tốn cơng nợ hàng hàng Kế toán ngân tổng hợp khối văn phịng Tiền gửi Giấy báo nợ, Kế tốn ngân Kế toán ngân Kế toán tiền vay ngân báo có Bảng kê hàng hàng tốn ngoại hàng ngân hàng Khế ước vay Uỷ nhiệm thu, Kế toán Tiền lương uỷ nhiệm chi Bảng chấm toán tổng hợp Các phận Kế toán tiền Kế toán tổng BHXH cơng phịng ban có mặt hợp khối văn liên quan phòng Bảng theo dõi Xuất nhập lương toán tổng hợp ốm, nghỉ Cho vay Kế toán thời gian nghỉ Tài sản cố định Kế toán tiền BHXH khối văn hưởng BHXH phịng TCT Hố đơn GTGT Thẻ TSCĐ Kế toán phụ Kế toán phụ Biên giao trách XDCB trách XDCB nhận TSCĐ sửa chữa hoàn thành Biên Ban lý Kế toán thanh lý TSCĐ TSCĐ toán tổng hợp Biên đánh Hội đồng đánh khối văn giá lại TSCĐ giá lại TSCĐ phịng Hồ sơ xin vay Người xin vay Kế tốn ngân Hợp đồng Kế tốn cơng hàng kinh tế nợ khối văn Bản đối chiếu phịng cơng nợ Hợp đồng XNK Bộ chứng từ hoàn hảo (L/C, invoiced bill, packing list ) Hoá đơn bán Kế toán tổng Kế toán hàng hợp khối văn tốn ngoại phịng Kế tốn tốn tổng hợp khối văn phịng Kế tốn tổng hợp Chi phí Hố đơn GTGT, chứng từ thuế khác Bảng kê bán hàng Các chứng từ liên quan đến chi phí văn phịng Kế tốn tốn ngoại Nơi phát sinh chi phí Kế tốn ngân hàng Kế toán tổng hợp Kế toán toán BÁO CÁO CHI PHÍ BỘ PHẬN ĐẠI DIỆN TẠI ĐĂK LĂK TT Khoản mục chi phí Số tiền Ghi I II III Phần thu Phần tiền phòng khách 2.Thu sản phẩm cà phê Thu thẩm định dự án Thu khác Phần chi Chi phí xăng xe, cơng tác phí Chi điện thoại, fax 3.Báo chí, cơng văn, văn phịng phẩm, Chi phí khách hội nghị 5.Chi phí sửa chữa Chi lương 7.Chi BHXH,BHYT,KPCĐ Chi điên nước Chi khác Thiếu nguồn 71.603.200 24.520.000 23.640.000 22.2430.200 1.200.000 303.894.701 88.137.709 17.029.671 12.826.618 40.086.938 12.402.962 108.854.048 9.778.814 9.880.000 4.897.941 232.291.501 Biểu :Báo cáo chi tiết số phát sinh TK 131 Ngày 06/01/2000 09/01/2000 Số Nội dung chứn g từ 2/NH Tiền hàng Rarthos HĐ 11-18/BR (đường 2) 3/NH Tiền hàng Bero TK đ/ư P/S Nợ P/S Có 1122 1.413.964.890 1122 1.120.897.544 11/01/2000 13/01/2000 HĐ P4602 (Đà Lạt) 4/NH Tiền hàng 1121 HĐCX100 (TPHCM) 5/NH Bán hàng cho 1121 khách sạn Bình Minh( SaPa) Cộng 547.896.213 214.799.814 2.2.5.Tổ chức máy kế toán TCT Cà phê VN Tổng công ty Cà phê VN DN Nhà nước có qui mơ lớn, gồm nhiều đơn vị thành viên đặt địa bàn trải rộng khắp nước vào đặc điểm, tính chất, qui mơ hoạt động TCT, trình độ đội ngũ cán kế toán TCT đồng thời nhằm đảm bảo thực tốt công tác quản lý TCT DN thành viên, TCT áp dụng hình thức tổ chức kế toán vừa tập trung, vừa phân tán Theo hình thức này, TCT lập ban tài kế tốn văn phịng TCT đơn vị kế tốn sở, cịn đơn vị hạch tốn độc lập tổ chức máy kế tốn riêng, chi nhánh thuộc văn phòng TCT địa bàn phân tán nên tuỳ tình hình cụ thể tổ chức kế toán theo hướng kiểm tra, đạo Ban Tài Chính Kế Tốn thuộc văn phịng Vì vậy, Ban Tài Chính Kế Tốn thực tồn cơng việc kế tốn phát sinh văn phòng, chi nhánh thuộc văn phịng hạch tốn ban đầu, sau gửi chứng từ phịng kế tốn văn phòng văn phòng quản lý chi nhánh thơng qua mạng vi tính kết nối tuỳ theo tính chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh u cầu quản lý với chi nhánh Cịn đơn vị thành viên TCT tổ chức cơng tác kế tốn riêng,định kỳ lập báo cáo kế tốn gửi ban tài kế tốn văn phịng TCT Khi nhận báo cáo kế tốn đơn vị thành viên TCT ban Tài kế tốn văn phịng tiến hành kiểm tra, xét duyệt báo cáo sau tiến hành tổng hợp số liệu kế tốn cho tồn tổng cơng ty( trừ số liệu đơn vị hành nghiệp) Mặt khác, ban tài kế tốn cịn có trách nhiệm kiểm tra, hướng dẫn kế toán đơn vị thành viên Để đảm bảo thực tốt chức năng, nhiệm vụ mình, văn phịng TCT Cà phê VN tổ chức máy kế toán theo sơ đồ sau: SƠ ĐỒ : TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TỐN TẠI VĂN PHỊNG TCT CÀ PHÊ VIỆT NAM Kế tốn trưởng văn phịng TCT Cà phê VN Kế toán phụ trách dự án AFD Kế toán phụ trách XDCB Kế toán toán ngoại Bộ phận kế toán Trưởng phịng kế tốn đơn vị phụ thuộc Kế toán phụ trách SXKD Kế toán toán tổng hợp cơng nợ khối văn phịng Kế tốn lương,BHXH phụ trách đơn vị hành nghiệp Bộ phận kế tốn chi nhánh thuộc văn phịng Trưởng phịng kế tốn chi nhánh thuộc văn phịng Kế toán ngân hàng Thủ quĩ Bộ phận kế toán Chức nhiệm vụ thành viên ban Tài kế tốn: •Kế tốn trưởng kiêm trưởng ban Tài kế tốn có nhiệm vụ: - Quản lý điều hành tổ chức cơng tác tài kế tốn TCT ban tài kế tốn Tham mưu giúp lãnh đạo TCT giải nguồn tài chính, cân đối thu chi, tìm nguồn tài trợ, vay vốn ngân hàng để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, quản lý loại vốn, tài sản TCT sách, chế độ - Kiểm tra, giám sát tổ chức, xét duyệt báo cáo tài đơn vị thànhviên trước gửi lên quan chủ quản tài chính, ngân hàng, thống kê - Nghiên cứu vận dụng sách, chế độ tài kế tốn cách thống nhất, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh TCT Quán xuyến điều hành cơng việc ban tài kế toán theo chức năng, nhiệm vụ kế toán trưởng •Kế tốn phụ trách XDCB dự án AFD có nhiệm vụ: Cơng tác tài kế tốn đơn vị thành viên TCT phần XDCB theo dõi khoản công nợ cũ liên quan đến vốn vay từ dự án AFD cho tỉnh phía Bắc trồng cà phê, chè gồm: - Kiểm tra, hướng dẫn việc sử dụng nguồn vốn XDCB, mua sắm TSCĐ đơn vị thành viên đảm bảo nguyên tắc, mục đích đạt hiệu kinh tế cao - Kiểm tra, hướng dẫn việc chấp hành sách, chế độ tài kế tốn, thủ tục qui định Nhà nước đầu tư XDCB đơn vị thành vỉên TCT - Tổng hợp báo cáo định kỳ theo qui định phần liên quan đến XDCB - Kiểm tra trình cấp có thẩm quyền phê duyệt tốn vốn XDCB hàng năm cho đơn vị thành viên tổng hợp báo cáo tốn vốn XDCB tồn TCT báo cáo nhà nước - Phối hợp với phận, phần hành khác có liên quan •Kế tốn phụ trách SXKD có nhiệm vụ sau: - Kiểm tra, hướng dẫn tổ chức cơng tác kế tốn hạch tốn DN thành viên - Kiểm tra hướng dẫn việc chấp hành sách chế độ, việc thực qui chế quản lý tài chính, thực pháp lệnh kế toán thống kê Nhà nước đơn vị thành viên - Theo dõi nắm tình hình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp thành viên để tham mưu cho lãnh đạo đạo quản lý sản xuất kinh doanh - Tổng hợp báo cáo định kỳ theo qui định phàn sản xuất kinh doanh, kiểm tra báo cáo toán năm phần vốn sản xuất kinh doanh doanh nghiệp thành viên toàn TCT -Phối hợp với phận, phịng ban có liên quan để báo cáo nhà nước •Kế tốn tốn cơng nợ tổng hợp khối văn phịngTCT có nhiệm vụ sau: - Tổng hợp báo cáo tốn định kỳ văn phịng Hà Nội chi nhánh thuộc văn phòng - Cùng kế toán theo dõi hoạt động sản xuất kinh doanh cơng tác tài kế tốn chi nhánh Hướng dẫn chi nhánh việc thực hiẹn sách, chế độ tài kế tốn Nhà nước TCT - Kiểm tra hướng dẫn chi nhánh việc quản lý vốn, tài sản - Kế toán tiền mặt, nguồn vốn kinh doanh quĩ khác văn phòng TCT - Kế tốn cơng nợ tổng hợp khối văn phịng TCT -Kế toán toán tạm ứng, tạm thu nội văn phịng •Kế tốn ngân hàng: -Kế tốn tiền gửi, tiền vay ngân hàng -Kế toán khoản nộp ngân sách -Kế toán nguồn vốn tài trợ, dự án ODA -Kế toán quĩ tập trung TCT •Kế toán toán ngoại: -Theo dõi việc thực hợp đồng XNK kể uỷ thác trực tiếp Theo dõi chi tiết theo đối tượng mua bán hàng tình hình tốn lơ hàng, tình hình cơng nợ lý hợp đồng với khách hàng -Kế toán tiền gửi, tiền vay ngân hàng( phần liên quan đến khách hàng mua bán hàng hố -Kế tốn doanh thu, chi phí theo lô hàng -Phối hợp với phận, phần hành cơng việc khác có liên quan Kế tốn lương, BHXH đơn vị nghiệp có nhiệm vụ sau: -Kiểm tra hướng dẫn đơn vị nghiệp việc sử dụng kinh phí, tài sản, vật tư tiền vốn Nhà nước Thực tốt chế độ kế tốn, sách Nhà nước -Kiểm tra trình cấp có thẩm quyền phê duyệt tốn tài cho đơn vị nghiệp tồn TCT -Tính lương phải trả, BHXH, BHYT, KPCĐ khoản khác phát sinh Văn phịng TCT •Thủ quĩ: Quản lý quĩ tiền mặt tuyệt đối an toàn Cuối tháng đột xuất kế toán tiền mặt, kế toán trưởng thực kiểm kê quĩ tiền mặt 2.2.6 Tổ chức trang bị phương tiện tính tốn, ghi chép: Phương tiện tính tốn ghi chép kế tốn từ trước đến coi phận thiết yếu cần trang bị phịng kế tốn doanh nghiệp Nó khơng góp phần thúc đẩy nhanh tiến độ làm việc cán kế toán mà cịn nhằm nâng cao chất lượng cơng tác kế tốn doanh nghiệp Chính mà TCT Cà phê VN luôn coi trọng việc trang bị phương tiện, máy móc cho phịng kế tốn Tại phịng trang bị máy vi tính máy in máy tính cá nhân đại Để nâng cảo tình độ nghiệp vụ nhân viên kế toán, đảm bảo nắm bắt kịp thời với kế tốn tiên tiến đại, TCT ln tổ chức cho cán kế toán học lớp bồi dưỡng nâng cao trình độ kế tốn đặc biệt vận dụng kế tốn máy vi tính 2.2.7 Kiểm tra việc chấp hành sách, chế độ nghiệp vụ kế toán: Kiểm tra việc chấp hành chế độ nghiệp vụ kế toán yêu cầu quan trọng tổ chức cơng tác kế tốn nhằm đảm bảo tính xác, trung thực số liệu kế tốn thơng tin kinh tế doanh nghiệp Là DNNN có qui mơ lớn, quản lý nhiều đơn vị thành viên, TCT Cà phê VN chấp hành chế độ kế toán xong khơng thể tránh khỏi sai sót cơng tác kế tốn văn phịng TCT đơn vị thành viên đơn vị xa( Công ty cà phê Đăk Lăk,Nông trường ISAO, ICHÂM) Tuy văn phòng TCT, việc kiểm tra đối chiếu số liệu kế tốn ban tài kế toán thực tương đối tốt theo phương châm “ tự làm, tự chịu trách nhiệm” Văn phòng TCT không lập phận chuyên trách kiểm tra, đạo hướng dẫn cách chế độ kế toán Nhà nước mà chủ yếu kế tốn trưởng thực có sai sót, vi phạm chấp hành sách chế độ khơng nắm bắt kịp thời ... lại TSCĐ Kế toán vốn tiền Kế tốn tốn cơng nợ tổng hợp khối văn phịng Người tạm ứng Kế toán Kế toán tổng toán cơng nợ hợp tổng hợp khối văn phịng TCT Kế toán ngân hàng Kế toán ngân hàng Kế toán tốn... chứng từ liên quan đến chi phí văn phịng Kế tốn tổng hợp khối văn phịng Kế tốn tốn ngoại Kế tốn ngân hàng Kế toán toán ngoại Kế toán tổng hợp Kế toán toán Kế toán tổng hợp Chi phí 2.2.1.2 Kiểm... nợ tổng hợp Kế tốn tốn ngoại Kế toán ngân Kế toán ngân hàng hàng Kế toán Kế toán toán ngoại toán ngoại Các phận phịng ban Kế tốn tiền lương BHXH Kế tốn tốn cơng nợ tổng hợp Kế tốn XDCB phụ Kế toán