1 lý luận chung về tổ chức công tác kế toán bán hàng và kết quả bán hàng ở doanh nghiệp 1. Vai trò và ý nghĩa của công tác tổ chức kế toán bán hàng 1.1. Vai trò và ý nghĩa của công tác tổ chức kế toán bán hàng: Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu về hàng hoá, dịch vụ cho khách hàng, doanh nghiệp thu đợc tiền hay đợc quyền thu tiền. Đó cũng chính là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn hàng hoá sang vốn bằng tiền và hình thành kết quả kinh doanh. Ngoài quá trình bán hàng ra bên ngoài, doanh nghiệp còn có thể phát sinh nghiệp vụ bán hàng nội bộ theo yêu cầu phân cấp quản lý và tiêu dùng nội bộ. Theo chuẩn mực kế toán số 14 Doanh thu và thu nhập khác thì bán hàng là bán sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra và bán hàng hoá mua vào. Quá trình bán hàng là giai đoạn hay khâu cuối cùng của quá trình tái sản xuất xã hội và cũng là khâu cuối cùng trong toàn bộ quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Sau quá trình này, doanh nghiệp sẽ thu đợc tiền bán hàng hay sẽ phải thu về tiền hàng. Số tiền này dùng để bù đắp các chi phí bỏ ra và hình thành kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Việc xác định đầy đủ kết quả bán hàng là thớc đo đánh giá tình hình hoạt động của doanh nghiệp, là cơ sở để doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ với ngân sách Nhà nớc. Bên cạnh đó, thông qua quá trình bán hàng và kết quả bán hàng, doanh nghiệp có thể nhìn nhận đợc nhu cầu, thị hiếu tiêu dùng của từng khu vực đối với từng sản phẩm, hàng hoá để từ đó xây dựng chiến lợc kinh doanh hợp lý, có những biện pháp tích cực để đẩy mạnh quá trình tiêu thụ sản phẩm. Nh vậy, quá trình bán hàng và kết quả bán hàng có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, giữa chúng có mối tơng quan mật thiết với nhau. Kết quả bán hàng là mục đích cuối cùng của doanh nghiệp còn bán hàng là phơng tiện hữu hiệu để thực hiện mục đích đó. Do vậy, các nhà quản trị doanh nghiệp cần phải có những nhìn nhận sâu sắc về quá trình bán hàng nhằm xác định đúng đắn hớng đi cũng nh chiến lợc kinh doanh của doanh nghiệp mình. 1.2.Yêu cầu quản lý đối với quá trình bán hàng và kết quả bán hàng: Trong tiến trình hội nhập nền kinh tế thế giới và khu vực, có rất nhiều cơ hội nhng cũng đặt ra cho các doanh nghiệp nhiều khó khăn thử thách. Để thực hiện hoạt động bán hàng có hiệu quả, đáp ứng nhu cầu sản xuất, tiêu dùng và nhu cầu của đời sống xã hội, để tăng lợi nhuận, doanh nghiệp cần quản lý chặt chẽ quá trình bán hàng, kết quả bán hàng theo các yêu cầu sau: 1 2 - Theo dõi hàng hoá xuất bán trên cả ba chỉ tiêu: Số lợng, chất lợng, gía trị. - Nắm vững tình hình thị trờng, theo dõi từng phơng thức bán hàng, từng hình thức thanh toán, từng loại hàng hoá tiêu thụ và tình hình thu hồi nợ từng khách hàng. - Tính toán xác định doanh thu bán hàng, doanh thu thuần tạo cơ sở để xác định chính xác lợi nhuận của doanh nghiệp. Các nhà quản trị doanh nghiệp luôn luôn cần biết thông tin một cách chi tiết, cụ thể về quá trình bán hàng và kết quả bán hàng của từng loại sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ để đáp ứng yêu cầu quả lý vĩ mô, để có đợc những quyết định đúng đắn cho sự phát triển doanh nghiệp không chỉ trong thời gian hiện tại mà cả về tơng lai lâu dài. Việc kế toán chi tiết hoạt động bán hàng, kết quả bán hàng sẽ giúp các chủ doanh nghiệp quyết định nên mở rộng hay thu hẹp quy mô hoạt động, mở rộng hay thu hẹp nh thế nào, tới mức độ nào hay quyết định đình chỉ sản xuất hoặc tiếp tục sản xuất. Vì lẽ đó, tổ chức công tác kế toán bán hàng, kết quả bán hàng trên máy vi tính là rất hữu ích cho các doanh nghiệp vì có thể cung cấp thông tin một cách đầy đủ chính xác kịp thời. 1.3 Nhiệm vụ của kế toán bán hàng, kết quả bán hàng Kế toán với chức năng kiểm tra giám sát các hoạt động kinh tế tài chính trong doanh nghiệp nói chung và khâu bán hàng và kết quả bán hàng nói riêng phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Ghi chép đầy đủ, kịp thời khối lơng hàng hoá, dịch vụ bán ra và tiêu thụ nội bộ, tính toán đúng đắn giá trị giá vốn của hàng bán, chi phí bán hàng và các chi phí khác nhằm xác định đúng đắn kết quả bán hàng. - Kiểm tra, giám sát tiến độ thực hiện kế hoạch bán hàng, kế hoạch lợi nhuận, phân phối lợi nhuận, kỷ luật thanh toán và thực hiện nghĩa vụ với nhà n- ớc. - Cung cấp thông tin chính xác, trung thực và đầy đủ về tình hình bán hàng và kết quả bán hàng và phân phối kết quả phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và quản lý doanh nghiệp. Nh vậy, việc tổ chức bán hàng, và kết quả bán hàng trong doanh nghiệp là hết sức quan trọng. Nó giúp doanh nghiệp nhận biết đợc tình hình tiêu thụ của từng mặt hàng, khả năng thanh toán của khách hàng, lợi nhuận thu đợc qua hoạt động bán hàng để từ đó doanh nghiệp đề ra những giải pháp tích cực nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh trong thời gian tới. 1. Lý luận về bán hàng và kết quả bán hàng 2.1 Lý luận về bán hàng và kết quả bán hàng Bán hàng là một quá trình trao đổi hàng hoá - tiền tệ trong đó doanh nghiệp trao hàng cho ngời mua và ngời mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền cho doanh nghiệp. Bán hàng là một khâu quan trọng trong quá trình sản xuất kinh 2 3 doanh và mở ra một chu kỳ sản xuất kinh doanh mới. Để nâng cao hiệu quả của quá trình này, doanh nghiệp phải áp dụng các phơng thức bán hàng phù hợp. Phơng thức bán hàng có ảnh hởng trực tiếp đến việc sử dụng các tài khoản kế toán phản ánh tình hình xuất kho hàng hoá, đồng thời có tính quyết định đối với việc xây dựng thời điểm bán hàng, hình thành doanh thu bán hàng và tiết kiện chi phí bán hàng để tăng lợi nhuận. Hiện nay các doanh nghiệp thờng áp dụng hai phơng thức bán hàng chủ yếu sau: - Phơng thức giao hàng trực tiếp: Theo phơng thức này, bên khách hàng uỷ quyền cho cán bộ nghiệp vụ đến nhận hàng tại kho của doanh nghiệp bán hoặc giao nhận hàng tay ba (các doanh nghiệp thơng mại mua bán thẳng). Ngời nhận hàng sau khi ký nhận vào chứng từ bán hàng của doanh nghiệp bán thì hàng đợc xác định là đã bán và đợc ghi nhận doanh thu, nghĩa là doanh nghiệp không còn nắm gữi quản lý, sở hữu hoặc kiểm soát hàng. Thuộc phơng thức bán hàng này gồm có các trờng hợp cụ thể sau: + Bán hàng thu tiền ngay: Sau khi nhận hàng, bên mua phải thanh toán ngay tiền hàng cho bên bán. + Bán chịu: Trong trờng hợp này, bên bán giao hàng cho ngời mua nhng ngời mua không trả tiền ngay mà trả tiền sau một thời hạn thoả thuận. Khi nền sản xuất và lu thông hàng hoá càng phát triển, để thúc đẩy cho quá trình bán hàng thì việc bán hàng chịu có xu hớng ngày càng tăng để tạo ra sự hấp dẫn thu hút khách hàng, tăng doanh thu. Nhng bán chịu cũng có nhợc điểm là doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn và có khả năng mất vốn. + Bán trả góp: Là phơng thức bán hàng thu tiền nhiều lần, Ngời mua sẽ thanh toán lần đầu tại thời điểm mua. Số tiền còn lại ngời mua chấp nhận trả dần ở các kỳ tiếp theo và chịu một tỷ lệ lãi suất nhất định. Thông thờng số tiền trả ở các kỳ tiếp theo bằng nhau trong đó bao gồm một phần doanh thu gốc và một phần lãi trả chậm. - Phơng thức hàng gửi bán: Theo phơng thức này, định kỳ doanh nghiệp gửi hàng cho khách hàng trên cơ sở thoả thuận trong hợp đồng mua bán giữa hai bên và giao hàng tại địa điểm đã quy định trong hợp đồng. Khi xuất kho gửi hàng đi, hàng vẫn thuộc quyền quản lý, sở hữu hoặc kiểm soát của doanh nghiệp. Chỉ khi nào khách hàng thanh toán hay chấp nhận thanh toán thì hàng mới chuyển quyền sở hữu và đợc ghi nhận doanh thu bán hàng. Phơng thức hàng gửi bán đợc chia làm các trờng hợp sau: + Gửi hàng cha đợc chấp nhận ngay: Trong trờng hợp này, doanh nghiệp chuyển hàng cho bên mua theo địa điểm trong hợp đồng. Số hàng chuyểnn đi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Khi bên mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán về số hàng chuyển giao (một phần hay toàn bộ) thì số hàng đợc bên mua chấp nhận này mới đợc coi là tiêu thụ và doanh nghiệp mất quyền sở hữu về số hàng đó. 3 4 + Gửi hàng cho đại lý ký gửi: Theo phơng thứcủa này, doanh nghiệp (Bên giao đại lý) xuất hàng cho bên nhận đại lý ký gửi (Bên đại lý) để bán. Bên đại lý sẽ đợc hởng thù lao đại lý dới hình thức hoa hồng hay chênh lệch giá. Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể áp dụng một số phơng thức bán hàng khác nh phơng thức hàng đổi hàng, hàng hoá để trả lơng, hàng hoá đen đi biếu tặng, trng bày triển lãm giới thiệu sản phẩm .Tuỳ thuộc vào quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình mà doanh nghiệp nên áp dụng linh hoạt nhằm đem lại lợi ích kinh tế cao nhất. 2.2 Doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu 2.2.1 Doanh thu bán hàng Doanh thu bán hàng là tổng giá trị đợc thực hiện do việc bán hàng hoá, sản phẩm, cung cấp lao vụ, dịch vụ cho khách hàng. Tổng số doanh thu bán hàng là số tiền ghi trên hoá đơn bán hàng. Theo chuẩn mực kế toán doanh thu bán hàng đợc ghi nhận khi đồng thời thoả mãn các điều kiện sau: - Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hoá cho ngời mua. - Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá nh ngời sở hữu hàng hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá. - Doanh thu đợc xác định tơng đối chắc chắn. - Danh nghiệp đã thu đợc hoặc sẽ thu đợc lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng. Khi xem xét tới các điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng doanh nghiệp cần lu ý các điểm sau: - Doanh nghiệp phải xác định thời điểm chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu hàng hoá cho ngời mua trong từng trờng hợp cụ thể. Trong hầu hết các trờng hợp, thời điểm chuyển giao phần lớn rủi ro trùng với thời điểm chuyển giao lợi ích gắn liền với quyền sở hữu hợp pháp hoặc quyển kiểm soát hàng hoá cho ngời mua. - Trờng hợp doanh nghiệp vẫn còn chịu phần lớn rủi ro gắn liền quyền sở hữu hàng hoá thì giao dịch không đợc coi là hoạt động bán hàng và doanh thu không đợc ghi nhận. - Nếu doanh nghiệp chỉ còn phải chịu một phần nhỏ rủi ro gắn liền với quyền sở hữu hàng hoá thì việc bán hàng đợc xác định và doanh thu đợc ghi nhận. - Doanh thu bán hàng đợc ghi nhận chỉ khi đảm bảo là doanh nghiệp nhận đợc lợi ích kinh tế từ giao dịch. Trờng hợp lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng còn phụ thuộc yếu tố không chắc chắn, chỉ nghi nhận doanh thu khi yếu tố này sử lý xong. Nếu doanh thu đã đợc nghi nhận trong trờng hợp cha thu đợc tiền thì khi xác định khoản tiền nợ phải thu này là không thu đợc thì phải hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ mà không đợc nghi giảm doanh 4 5 thu. Khi xác định khoản phải thu là không chắc chắn thu đợc (Nợ phải thu khó đòi) thì phải lập dự phòng nợ phải thu khó đòi khi xác định thực sự là không ghi giảm doanh thu Các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định thực sự là không đòi đợc thì đợc bù đắp bằng nguồn dự phòng nợ phải thu khó đòi. - Doanh thu và chi phí liên quan tới cùng một giao dịch phải đợc ghi nhận đồng thời theo nguyên tắc phù hợp. Các chi phí, bao gồm cả chi phí phát sinh sau ngày giao hàng (Chi phí bảo hành và chi phí khác) thờng đợc xác định chắc chắn khi các điều kiện ghi nhận doanh thu đợc thoả mãn. Các khoản tiền nhận trớc của khách hàng không đợc nghi nhận doanh thu mà đợc ghi nhận là một khoản nợ phải trả lại tại thời điểm nhận tiền trớc của khách hàng. Khoản nợ phải trả về số tiền nhận trớc của khách hàng chỉ đợc ghi nhận là doanh thu khi đồng thời thoả mãn các điều kiện đã nêu ở trên. 2.2.2 Các khoản giảm trừ doanh thu Theo chế độ kế toán hiện hành các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm: - Chiết khấu thơng mại: Là số tiền mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc đã thành toán cho ngời mua hàng do mua sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ với khối lợng lớn theo thoả thuận về chiết khấu thơng mại đã đợc ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết mua, bán hàng. - Trị giá hàng bán bị trả lại: Là số tiền doanh nghiệp phải trả lại cho khách hàng trong trờng hợp hàng đã đợc xác định là bán nhng do chất lợng quá kém, khách hàng trả lại số hàng đó. - Giảm gía hàng bán: Là khoản tiền doanh nghiệp giảm trừ cho ngời mua do hàng hoá kém phẩm chất, sai quy các và lạc hậu thị hiếu. - Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu phải nộp đối với sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ thuộc diện chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu. - Thuế giá trị gia tăng đối với sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ bán ra của cơ sở nộp thuế theo phơng pháp trực tiếp. 2.2.3 Phơng pháp xác định giá vốn hàng bán Để xác định đúng kết quả bán hàng, trớc hết cần xác định trị giá vốn hàng bán. Trị giá vốn hàng bán là toàn bộ chi phí kinh doanh liên quan đến quá trình bán hàng, bao gồm trị giá vốn hàng xuất kho, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho số hàng đã bán. 2.2.3.1. Tính trị giá vốn hàng đã bán Trị giá vốn hàng có thể đợc tính theo những phơng pháp khác nhau tuỳ thuộc vào đặc điểm hình thành, sự vận động của sản phẩm, hàng hoá, trong từng loại hình doanh nghiệp và việc đăng ký phơng pháp tính trị giá thực tế hàng xuất kho của doanh nghiệp. - Đối với doanh nghiệp sản xuất, trị giá vốn hàng hoá xuất kho để bán hay hàng hoá hoàn thành không nhập kho đa đi bán ngay chính là giá thành sản phẩm xuất thực tế của sản phẩm hoàn thành. 5 6 Theo chuẩn mực số 02 hàng tồn kho, giá vốn thực tế của hàng hoá xuất kho đợc xác định bằng một trong các phơng pháp sau: + Phơng pháp tính theo giá đích danh: Theo phơng pháp này, hàng xuất kho thuộc lô hàng nào thì lấy đơn giá nhập kho của lô hàng đó để tính trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho. + Phơng pháp bình quân gia quyền: Theo phơng pháp này, giá trị của từng loại hàng tồn kho đợc tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho tơng tự đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho đợc mua hoặc sản xuất trong kỳ. Giá trị trung bình có thể đợc tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi nhập một lô hàng về phụ thuộc vào tình hình doanh nghiệp. + Phơng pháp nhập trớc xuất trớc: áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho đợc mua trớc hoặc sản xuất trớc thì đợc xuất trớc còn hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho đợc mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Theo ph- ơng pháp này thì giá trị hàng xuất kho đợc tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho đợc tính theo gía của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho. + Phơng pháp nhập sau xuất trớc: áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho đợc mua sau hoặc sản xuất sau thì đợc xuất trớc và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho đợc mua hoặc sản xuất trớc đó. Theo phơng pháp này thì giá trị hàng xuất kho đợc tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị hàng tồn kho đợc tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho. - Đối với các doanh nghiệp thơng mại kinh doanh mua bán vật t, hàng hoá thì trị gía vốn hàng bán đợc xác định: Trị giá vốn hàng bán xuất kho = Trị gía mua + Chi phí mua phân bổ cho hàng đã bán + Trị giá mua của hàng xuất kho bán đợc tính theo một trong các phơng pháp nêu trên nh ở các doanh nghiệp sản xuất. + Chi phí mua phân bổ cho hàng xuất kho bán đợc căn cứ vào toàn bộ số chi phí mua của hàng nhập kho rồi phân bổ theo các tiêu thức hợp lý, th- ờng thì phân bổ theo trị giá mua: 6 7 Sau khi tính đợc trị giá vốn hàng xuất bán để bán và chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp của số hàng đã bán, kế toán tổng hợp lại để tính trị giá. Trị giá vốn hàng đã bán = Trị giá vốn hàng bán xuất kho + Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp của số hàng đã bán 2.2.3.2. Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp 2.2.3.2.1. Chi phí bán hàng Trong quá trình lu thông, tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, doanh nghiệp phải bỏ ra các khoản chi phí nh chi phí bao gói sản phẩm, bảo quản hàng hoá, chi phí vận chuyển, tiếp thị, quảng cáo .gọi chung là chi phí bán hàng(CPBH). CPBH là chi phí lu thông và chi phí tiếp thị phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ. CPBH có nhiều khoản chi cụ thể với nội dung và công cụ khác nhau. Tuỳ theo yêu cầu quản lý, có thể phân biệt CPBH theo tiêu thức thích hợp. Theo quy định hiện hành, CPBH của doanh nghiệp đợc phân loại thành: + Chi phí nhân viên + Chi phí vật liệu bao bì + Chi phí dụng cụ, đồ dùng + Chi phí khấu hao TSCĐ + Chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá. + Chi phí dịch vụ mua ngoài + Chi phí bằng tiền khác. 2.2.3.2.2. Chi phí quản lý doanh nghiệp 7 Chi phí mua phân bổ cho hàng xuất kho bán = Chi phí mua của hàng tồn đầu kỳ + Chi phí mua của hàng nhập trong kỳ Trị giá mua của hàng tồn đầu kỳ + Trị giá mua của hàng nhập trong kỳ x Trị giá mua của hàng xuất trong kỳ 8 Chi phí quản lý doanh nghiệp (CPQLDN) là những chi phí cho việc quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và phục vụ chung khác liên quan đến hoạt động của cả doanh nghiệp. Theo quy định hiện hành, CPQLDN đợc chia thành các nội dung sau: + Chi phí nhân viên quản lý + Chi phí vật liệu quản lý + Chi phí khấu hao TSCĐ + Thuế, phí và lệ phí + Chi phí dự phòng + Chi phí dịch vụ mua ngoài + Chi phí bằng tiền khác. 2.2.3.2.3. Tính toán, phân bổ, kết chuyển CPBH, CPQLDN cuối kỳ Để đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí, cuối kỳ kế toán viên cần tính toán, phân bổ, kết chuyển CPBH và CPQLDN trừ vào lợi nhuận gộp để xác định kết quả thuần của hoạt động sản xuất kinh doanh thông thờng. Trong trờng hợp việc bán hàng đều đặn, chu kỳ sản xuất kinh doanh không dài, CPBH và CPQLDN tập hợp trong kỳ, cuối kỳ đợc kế chuyển toàn bộ sang tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh. Trờng hợp doanh nghiệp có chu kỳ sản xuất dài, sản phẩm tiêu thụ có biến động lớn giữa các kỳ, CPBH và CPQLDN phát sinh trong kỳ sẽ đợc kế chuyển sang tài khoản 142(1422- Chi phí chờ kết chuyển) để phân bổ cho các kỳ sau. 2.2.4 Kết quả bán hàng: Kết quả bán hàng là kết quả tiêu thụ sản phẩm, kinh doanh mua bán vật t, hàng hoá, cung cấp thực hiện lao vụ, dịch vụ. Đây là một chỉ tiêu kinh tế quan trọng đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ, đánh giá khả năng trình độ quản lý của các nhà quản trị doanh nghiệp và là cơ sở để xác định nghĩa vụ phải thực hiện với Nhà nớc. Doanh thu thần = Doanh thu bán hàng - Các khoản giảm trừ doanh thu Các khoản giảm trừ doanh thu gồm: + Trị gía hàng bán bị trả lại + Giảm giá hàng bán + Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu + Thuế GTGT đối với cơ sở nộp thuế theo phơng pháp trực tiếp Lợi nhuận gộp = Doanh thu thuần - Gía vốn hàng bán Lợi nhuận thuần từ hoạt động bán hàng = Lợi nhuận gộp - CPBH - CPQLD 3. Tổ chức kế toán bán hàng, kết quả bán hàng trong điều kiện kế toán trên máy vi tính 8 9 Kết toán trên máy vi tính là quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán, nhằm biến đổi dữ liệu kế toán thành những thông tin kế toán đáp ứng yêu cầu của các đối tợng sử dụng thông tin. Ngày nay, công nghệ thông tin phát triển, các phần mềm kế toán ra đời đã trợ giúp rất nhiều cho công tác kế toán ở các doanh nghiệp, đặc biệt là đối với công tác kế toán bán hàng, kết quả bán hàng. Do vậy, khi áp dụng phần mềm kế toán vào công tác kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng nói riêng, bộ phận kế toán trong doanh nghiệp không còn phải thực hiện một cách thủ công một số khâu công việc nh: Ghi sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, tổng hợp số liệu lập báo cáo kế toán. Họ chỉ phải thực hiện các công việc phân loại, bổ sung thông tin chi tiết vào chứng từ gốc, nhập dữ liệu từ chứng từ vào máy, kiểm tra, phân tích số liệu trên các sổ, báo cáo kế toán để có thể đa ra quyết định phù hợp. Tuy nhiên, dù cho doanh nghiệp áp dụng kế toán thủ công hay kế toán máy. việc tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng phải đảm bảo phù hợp với chế độ,, thể lệ quản lý kế toán tài chính nói chung và các nguyên tắc, chuẩn mực, chế độ kế toán hiện hành nói riêng. 3.1. Chứng từ và tài khoản sử dụng - Chứng từ: Khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng, kế toán thờng sử dụng các chứng từ sau: + Hoá đơn GTGT + Hoá đơn bán hàng + Phiếu thu + Giấy báo có của ngân hàng . Căn cứ vào các chứng từ gốc có liên quan, kế toán tiến hành nhập liệu vào máy. Thông thờng, phần mềm kế toán thiết kế các chứng từ sau để phản ánh doanh thu bán hàng: + Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho + Phiếu thu tiền mặt + Giấy báo có của ngân hàng Việc mã hoá các chứng từ nhập liệu phản ánh quá trình bán hàng tuỳ thuộc vào từng phần mềm kế toán mà doanh nghiệp áp dụng và ngời sử dụng không đợc quyền sửa mã chứng từ. Chằng hạn, ở phần mềm kế toán Fast, các chứng từ trên đợc mã hoá nh sau: + Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho có mã : HĐ + Phiếu thu tiên mặt có mã: PT + Giấy báo có của ngân hàng có mã: UNC - Tài khoản kế toán sử dụng: Trong quá trình tổ chức công tác kế toán bán hàng, kết quả bán hàng nói chung và kế toán bán hàng, kết quả bán hàng trên máy nói riêng, kế toán thờng sử dụng các tài khoản sau: + TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 9 10 Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong một kỳ hạch toán của hoạt động sản xuất kinh doanh từ các giao dịch và các nghiệp vụ sau Bán hàng: Bán sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra và bán hàng hoá mua vào. Cung cấp dịch vụ: Thực hiện công việc đã thoả thuận theo hợp đồng trong một kỳ hoặc nhiều kỳ hạch toán nh cung cấp dịch vụ vận tải, du lịch, cho thuê TSCĐ theo phơng thức cho thuê hoạt động. TK 511 có 4 tài khoản cấp 2: TK5111: Doanh thu bán hàng hoá TK5112: Doanh thu bán các thành phẩm TK5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ TK5114: Doanh thu trợ cấp, trợ giá + TK512: Doanh thu bán hàng nội bộ Tài khoản này đợc sử dụng để phản ánh tình hình bán hàng trong nội bộ doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập( giữa đơn vị chính với các đơn vị phụ thuộc với nhau). TK512 gồm 3 tài khoản cấp 2: TK5121: Doanh thu bán hàng hoá TK5122: Doanh thu bán các thành phẩm TK5123: Doanh thu cung cấp dịch vụ + TK521: Chiết khấu thơng mại Tài khoản này đợc dùng để phản ánh khoản chiết khấu thơng mại mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho ngời mua hàng do việc ngời mua hàng đã mua hàng ( sản phẩm, hàng hoá), dịch vụ với khối lợng lớn theo thoả thuận về chiết khấu thơng mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết mua, bán hàng. Cuối kỳ khoản chiết khấu thơng mại đợc kết chuyển sang TK511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ để xác định doanh thu thuần của khối lợng sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ thực tế thực hiện trong kỳ hạch toán. + TK531- Hàng bán bị trả lại Tài khoản này phản ánh trị giá của số sản phẩm, hàng hoá đã tiêu thụ bị khách hàng trả lại do kém phẩm chất, lạc hậu thị hiếu, không đúng chủng loại, quy cách. Cuối kỳ tài khoản này không có số d. + TK532- Giảm giá hàng bán Tài khoản này dùng để phản ánh khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng và kết chuyển số tiền giảm giá sang TK511 hoặc TK512 để giảm doanh thu bán hàng. Tài khoản này cuối kỳ không có số d. + TK632- Giá vốn hàng bán Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá vốn của hàng hoá, dịch vụ , giá thành sản xuất của sản phẩm xây lắp (Đối với doanh nghiệp xây lắp) tiêu thụ trong kỳ. Tài khoản 632 không có số d cuối kỳ. 10 [...]... Sổ kế toán chi tiết: Tuỳ theo yêu cầu quản lý công tác kế toán bán hàng, kết quả bán hàng, tuỳ theo mục đích sử dụng thông tin của các nhà quản trị doanh nghiệp, chơng trình sẽ cho phép in ra các sổ kế toán chi tiết các tài khoản: TK511, TK131, TK632 Trên đây là phần lý luận chung về kế toán bán hàng, kết quả bán hàng trong doanh nghiệp theo chế độ kế toán hiện hành Thực tế về tổ chức công tác kế toán. .. phép kết xuất in ra các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết phục vụ cho yêu cầu quản lý thông tin doanh nghiệp - Sổ kế toán tổng hợp: Tuỳ theo hình thức kế toán doanh nghiệp áp dụng mà khi có lệnh, chơng trình kế toán máy sẽ in ra các sổ kế toán tổng hợp phản 11 12 ánh các nghiệp vụ liên quan đến quá trình bán hàng, kết quả bán hàng đáp ứng yêu cầu của các đối tợng sử dụng thông tin Nếu doanh. .. hạch toán Tài khoản này cuối kỳ không có số d Ngoài ra, kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác: TK111, TK112, TK131, TK155, TK156 Các tài khoản phản ánh quá trình bán hàng, kết quả bán hàng trên mới chỉ phục vụ cho việc ghi chép kế toán tài chính, đáp ứng yêu cầu quản lý vĩ mô, kiểm tra ghi chép tài chính, kế toán Vì vậy, trong quá trình tổ chức công tác kế toán bán hàng, kết quả bán hàng. .. nói chung, kế toán bán hàng, kết quả bán hàng trên máy mói riêng, ngoài việc sử dụng các tài khoản kế toán cấp I, cấp II theo đúng nội dung, phơng pháp ghi chép đã đợc quy định trong chế độ kế toán hiện hành, tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, kế toán có thể xây dựng hệ thống tài khoản kết toán chi tiết cấp III, cấp IV, cấp V cho từng đối tợng cần quản lý. .. hợp và kết chuyển các chi phí kinh doanh, quản lý hành chính và chi phí khác liên quan tới hoạt động chung của cả doanh nghiệp TK642 đợc mở 8 tài khoản cấp 2 phù hợp với nội dung chi phí quản lý doanh nghiệp + TK911 Xác định kết quả kinh doanh tài khoản này đợc dùng để phản ánh xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động khác( hoạt động tài chính, hoạt động bất thờng) của doanh. .. thành phẩm, hàng hoá để bán (2a)Xuất kho thành phẩm, hàng hoá gửi bán (2b)Thành phẩm, hàng hoá gửi bán đã bán đợc (3)Chi phí nhân viên bán hàng (4)Chi phí vật liệu, CCDC phục vụ bán hàng, QLDN (5)Chi phí khấu hao TSCĐ (6)Chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác (7 )Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (8a),(8b )Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu (9 )Kết chuyển doanh thu thuần (10 )Kết chuyển... chuyển các khoản giảm trừ doanh thu (9 )Kết chuyển doanh thu thuần (10 )Kết chuyển giá vốn hàng bán (11 )Kết chuyển CPBH, CP QLDN (12a )Kết chuyển lãi hoạt động sản xuất kinh doanh (12b )Kết chuyển lỗ hoạt động sản xuất kinh doanh 13 14 Sơ đồ 1.2: Kế toán bán hàng, kết quả bán hàng đối với doanh nghiệp áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ TK155,157 TK632 (1a) (11) TK641,642 TK334,338... (1a )Kết chuyển thành phẩm tồn kho, gửi bán đầu kỳ (1b )Kết chuyển thành phẩm tồn kho, gửi bán cuối kỳ (2a )Kết chuyển hàng hoá tồn kho, gửi bán đầu kỳ (2b )Kết chuyển hàng hoá tồn kho, gửi bán cuối kỳ (3)Giá vốn hàng bán (4)Chi phí nhân viên bán hàng, nhân viên quản lý (5)Chi phí vật liệu, CCDC phục vụ bán hàng, QLDN (6)Chi phí khấu hao TSCĐ (7)Chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác (8 )Doanh. .. quả bán hàng trong doanh nghiệp theo chế độ kế toán hiện hành Thực tế về tổ chức công tác kế toán bán hàng, kết quả bán hàng tại công ty Thơng mại Hà Nội em xin trình Sơ đồ 1.1: Kế toán bán hàng, kết quả bán hàng đối với doanh nghiệp áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên bày ở chơng 2 của chuyên đề thực tập này TK155,156 TK632 (1) TK157 (2a) (2b) (10) TK641,642 TK334,338... khấu hao TSCĐ (7)Chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác (8 )Doanh thu bán hàng 14 15 (9a),(9b )Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu (10 )Kết chuyển doanh thu thuần (11 )Kết chuyển giá vốn hàng bán (12 )Kết chuyển CPBH, CP QLDN (13a )Kết chuyển lãi hoạt động sản xuất kinh doanh (13b )Kết chuyển lỗ hoạt động sản xuất kinh doanh TK611 TK156,157 (1b) (2a) (2b) (3) TK611 (5) 15 16 16