Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại chi nhánh Công ty ứng dụng khoa học kỹ thuật và chuyển giao công nghệ mới I. Quá trình hình thành và phát triển của Chi nhánh 1. Quyết định thành lập Công ty Chi nhánh Công ty áp dụng khoa học kỹ thuật và chuyển giao công nghệ trực thuộc Công ty S CITEANTCO của trung tâm khoa học tự nhiên và công nghệ quốc gia. Chi nhánh Công ty ứng dụng khoa học kỹ thuật và chuyển giao công nghệ đợc thành lập ngày 23/9/1994. Là một doanh nghiệp nhà nớc và hạch toán độc lập. Tên giao dịch là: Chi nhánh Công ty ứng dụng Khoa học Kỹ thuật và chuyển giao công nghệ mới. Chi nhánh tại Hà nội. Trụ sở chính của Công ty ở Đà Nẵng.Tên viết tắt là: S CITENTCO Ha Noi Chi nhánh Công ty đợc đặt trụ sở tại số 5 Trần phú Ba đình Hà nội Nay chuyển về 152 Phố lạc Trung Quận Hai Bà Trng Hà nội Điện thoại : 048210071 Nguồn vốn hoạt động của chi nhánh một phần do Công ty SCITENTCO cấp và một phần do chi nhánh tự huy động. Đợc sử dụng có dấu riêng. Mở tài khoản tiền Việt nam và ngoại tệ tại ngân các ngân hàng trong nớc. Chi nhánh có các phòng chức năng, xởng sản xuất, cửa hàng giới thiệu và bán sản phẩm. Quyết định thành lập chi nhánh do Giám đốc Công ty ứng dụng Khoa học kỹ thuật và chuyển giao công nghệ mới đề nghị và đợc viện trởng viện khoa học Việt nam ( Nay là trung tâm khoa học tự nhiên và công nghệ quốc gia) chấp thuận. 2. Chức năng, Nhiệm vụ của chi nhánh * Chức năng: Chi nhánh thực hiện đầy đủ các chỉ tiêu kế hoạch do Công ty giao. Cụ thể: Thông tin hai chiều giữa Công ty và chi nhánh để mở hoạt động của Công ty ra 1 1 các tỉnh phía Bắc phục vụ cho việc chuyển giao công nghệ, ứng dụng và các tiến bộ khoa học kỹ thuật và tiêu thụ sản phẩm. Chi nhánh đại diện cho Công ty thực hiện các dịch vụ t vấn kỹ thuật, công nghệ và thơng mại. Tổ chức thông tin hội thảo triển lãm, Liên doanh, liên kết với các thành phần kinh tế trong và ngoài nớc phục vụ mục đích kinh doanh của Công ty . Nghiên cứu triển khai ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật nhằm sử dụng khai thác tài nguyên thiên nhiên của các địa phơng. ứng dụng và chuyển giao công nghệ mới, sản xuất các sản phẩm thiết bị ngành cơ điện lạnh, cơ khí dân dụng, vật liệu ngành điện ứng dụng và chuyển giao công nghệ mới để sản xuất nớc giải khát, bánh kẹo, hàng công nghiệp nhẹ cho nhu cầu trong nớc và xuất khẩu. Giới thiệu sản phẩm và tiêu thụ sản phẩm, thực hiện các dịch vụ t vấn, tổ chức kinh doanh mua bán phục vụ các hoạt động của Công ty . * Nhiệm vụ: Nghiên cứu nhu cầu thị trờng tại khu vực phía Bắc trên cơ sở thực hiện các nhiệm vụ Công ty giao cho chi nhánh, để xác lập kế hoạch kinh tế kinh doanh dịch vụ chiến lợc mặt hàng, bạn hàng. Khai thác mọi tiềm năng, mọi điều kiện thuận lợi điều hành chính sách đạt hiệu quả kinh tế cao nhất. Giới thiệu sản phẩm. Đại diện cho Công ty để thực hiện các dịch vụ t vấn, tổ chức kinh doanh ma bán phục vụ các hoạt động của Công ty đúng cơ chế pháp luật của nhà nớc quy định. Góp phần tạo nguồn vố, sử dụng vốn, quản lý vốn, bảo toàn vốn đảm bảo an toàn, đúng đắn có hiệu quả tốt nhất. Thực hiện nghiêm chỉnh nghĩa vụ và trách nhiệm báo cáo tài chính với Công ty nhanh chóng kịp thời. Quản lý tốt về lực lợng lao động chăm lo đời sống vật chất tinh thần, bồi d- ỡng nâng cao trình độ văn hoá khoa học kỹ thuật cho cán bộ công nhân viên. Tôn 2 2 trọng đảm bảo quyền lợi đối với ngời lao động. Tăng cờng giữ gìn an ninh chính trị trật tự an toàn xã hội. làm tròn nghĩa vụ đối với cấp trên và địa phơng sở tại, duy trì sự tồn tại và phát triển của chi nhánh, góp phần vào sự phát triển chung của Công ty. II. Đặc điểm tổ chức quản lý của Bộ mãy Chi nhánh Sơ đồ bộ máy Tổ chức quản lý của chi nhánh Bộ máy quản lý của chi nhánh đợc tổ chức thành các phòng và các siêu thị bán hàng. Phù hợp với mô hình và đặc điểm kinh doanh của Chi nhánh. Đứng đầu Chi nhánh là Giám đốc. Do Giám đốc Công ty đề nghị và đợc Giám đốc Trung tâm khoa học Tự nhiên và công nghệ quôc gia bổ nhiệm. Giám đốc chi nhánh tổ chức điều hành mọi hoạt động của chi nhánh theo chế độ thủ trởng và chịu trách nhiệm toàn diện trớc Công ty cấp trên và nhà nớc. Giám đốc chi nhánh có quyền " Uỷ quyền" cho giám đốc điều hành hoạt động chi nhánh khi cần thiết. Hiện nay do yêu cầu của chi nhánh không nhất thiết phải có thêm phó giám đốc giúp việc cho giám đốc. Do vậy chi nhánh đã bỏ chức danh phó giám đốc và chỉ có giám đốc điều hành mọi hoạt động của chi nhánh 3 Giám đốc Phòng kế toán tài vụ Phòng tổ chức hành chính Phòng kế hoạch kinh doanh Phòng kinh doanh XNK Siêu thị Family3 Siêu thị Family2 Siêu thị Family1 3 Các trởng bộ phận chuyên môn nghiệp vụ của chi nhánh sẽ do Giám đốc Chi nhánh bổ nhiệm và chịu trách nhiệm về nhiệm vụ đợc phân công. Căn cứ vào quy mô phát triển và nhu cầu hoạt động giám đốc Chi nhánh có quyền thành lập, bổ sung, giải thể hoặc nâng cấp các bộ phận chức năng nghiệp vụ khi có sự phê chuẩn của giám đốc Công ty . Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ mọi thành viên trong Chi nhánh phải chịu trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát của Giám đốc Công ty và các phòng ban chuyên môn đợc giám đốc uỷ quyền. Từng phòng có chức năng nhiệm vụ rõ ràng nhng giữa các phòng có mối quan hệ mật thiết với nhau. - Phòng tổ chức - Hành chính: có trách nhiệm quản lý cán bộ CNV trong chi nhánh, bố trí hợp lý cán bộ. Tổ chức ký hợp đồng lao động đúng theo luật định . - Phòng kế toán tài vụ: có nhiệm vụ quản lý toàn bộ tài sản vốn do Công ty cấp và các tổ chức kinh tế cá nhân đóng góp. Phân tích các hoạt động kinh doanh, cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản lý. - Phòng kế hoạch - kinh doanh: Xây dựng các kế hoạch hoạt động kinh doanh trog nớc cho phù hợp với năng lực của Chi nhánh. Đảm bảo cung ứng vật t thiết bị đúng tiến độ và kịp thời. - Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: thực hiện kinh doanh xuất nhập khẩu theo kế hoạch nhập và bán của chi nhánh. Nhng Chi nhánh chỉ chủ yếu thực hiện việc nhập khẩu các thiết bị vật t. Theo dõi và báo cáo kịp thời với Giám đốc về tình hình hàng hoá nhập kho và các thay đổi của Nhà nớc về chính sách xuất nhập khẩu để có những chủ trơng phù hợp. - Mạng lới siêu thị: có nhiệm vụ cung cấp mọi nguồn hàng tiêu dùng ra thị trờng. Nhằm thu lợi nhuận cho chi nhánh và phục vụ nhân dân. Nhận xét: 4 4 Do bộ máy gọn nhẹ, số lợng lao động ít biến động qua các năm do đó có thể thấy bộ máy tổ chức của chi nhánh tơng đối hơpj lý và gọn nhẹ mang lại hiệu quả trong công việc. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán chi nhánh - Kế toán trởng: Có nhiệm vụ quản lý điều hành phòng kế toán, chỉ đạo thực hiện triển khai công tác tài chính kế toán của chi nhánh. Là trợ lý đắc lực cho Giám đốc và chịu trách nhiệm trớc Giám đốc và toàn Công ty về tình hình tài chính của Chi nhánh. - Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ theo dõi phần thanh toán tiền lơng, tài sản cố định, BHXH và tập hợp chi phí toàn doanh nghiệp - Kế toán theo dõi công nợ: Theo dõi tình hình công nợ giữa Chi nhánh với khách hàng, tình hình tạm ứng, thanh toán tạm ứng của CBCNV một cách nhanh chóng kịp thời. - Kế toán thanh toán: theo dõi các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền mặt và tiền gửi Ngân hàng. 5 Kế toán trởng Kế toán Ngân hàng Kế toán Quỹ Kế toán thanh toán Kế toán tổng hợp KT theo dõi công nợ Kế toán kho tổng Kho Công ty Kho Siêu thị 5 - Kế toán Quỹ: có nhiệm vụ giữ tiền mặt, căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ để thu hoạch chi tiền mặt, lên cân đối và rút ra số tiền chi tiền mặt, quản lý két tiền tại Công ty cho tốt nhất. - Kế toán kho: theo dõi việc Xuất Nhập hàng hoá, vào thẻ kho theo từng mặt hàng, cuối kỳ làm kiểm kê báo cáo xuất nhập tồn hàng hoá. - Kế toán Ngân hàng: có nhiệm vụ giao dịch với các ngân hàng mà Chi nhánh có đặt quan hệ. Theo dõi các khoản tiền gửi vay thanh toán qua Ngân hàng. Lập các báo cáo kế toán liên quan đến Ngân hàng (VD: tiền vay, thanh toán mua hàng, thu tiền bán hàng). Mở L/C thanh toán với các đối tác nớc ngoài. Thu thập chứng từ, sổ phụ và các thông tin khác từ Ngân hàng và lên báo cáo. Tham nu về nghiệp vụ kế toán Ngân hàng hoạch định chiến lợc tiền tệ nh tỷ giá hối đoái, khả năng và nhu cầu của Ngân hàng, các chi phí dịch vụ khác của Ngân hàng. Hiện nay kế toán Ngân hàng có vai trò rất quan trọng là cầu nối giữa Công ty và Ngân hàng trong thời kỳ KTTT. Các doanh nghiệp muốn hoạt động tốt thì vấn đề cốt yếu là phải chủ động về vốn và các nguồn vốn khác trong đó Ngân hàng chính là nơi có khả năng cung cấp nguồn vốn lu động cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tự tin và chủ động trong kinh doanh và chiến lợc phát triển của mình. * Chứng từ áp dụng: Chi nhánh sử dụng bộ chứng từ do BTC phát hành nh phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT . Hình thức sổ sách kế toán áp dụng của Chi nhánh là hình thức " chứng từ ghi sổ" và đợc thực hiện ghi chép trên máy vi tính. * Ngời phụ trách bộ phận - Kế toán trởng: Trần Thị Hơng * Ngời trực tiếp giúp sinh viên thực tập - Kế toán viên: Hoàng Tiến Dũng Số điện thoại: 04 5638607 Hình thức sổ sách 6 6 Hình thức sổ sách kế toán của Công ty áp dụng là hình thức "chứng từ ghi sổ" và đợc thực hiện ghi chép trên máy vi tính. Hàng ngày từ các chứng từ gốc kế toán sẽ nhập số liệu vào chứng từ tơng ứng có trong máy vi tính, máy sẽ tự động sử lý số liệu và đa vào sổ kế toán có liên quan nh bảng kê, sổ thẻ chi tiết Từ các chứng từ đó máy sẽ ghi vào sổ cái, bảng tổng hợp chi tiết, sau đó máy sẽ lập bảng cân đối phát sinh và lên báo cáo kế toán. Để đề phòng sự cố máy tính, kết hợp kế toán thủ công, sau khi tập hợp chứng từ vào máy, hàng ngày cho in số liệu, tập hợp bảng kê, sổ chi tiết, từ đó đa vào sổ cái, sổ tổng hợp chi tiết, lên bảng cân đối phát sinh, cuối quý lên báo cáo tài chính. 7 7 Sơ đồ 15: Sơ đồ tổ chức ghi sổ của Công ty Nhìn vào sơ đồ ta thấy kế toán chi nhánh Công ty có một số thiếu sót khi sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ và những thiếu sót này em xin đa ra một số nhận xét và kiến nghỉ phần III của chuyên đề này. 8 Chứng từ gốc Bảng kê Sổ thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 8 III. Tình hình hoạt động của Chi nhánh Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới thời gian qua (từ 2000 - 2002) 1. Nhiệm vụ của Chi nhánh Là một Chi nhánh phạm vi hoạt động trên toàn miền Bắc với những chức năng nhiệm vụ đã đợc nêu ở phần trên chi nhánh đã hoạt động rất tốt. Trong quá trình thực tập vừa qua tại Chi nhánh bản thân em nhận thấy nổi lên một số hoạt động kinh doanh chủ yếu của chi nhánh nh sau: - Kinh doanh nhập khẩu các thiết bị Xăng dầu - Kinh doanh Nhập khẩu thiết bị bu điện và tin học - Kinh doanh siêu thị với mạng lới 3 siêu thị ở xung quanh Hà Nội. - Kinh doanh thiết bị Văn phòng 2. Kết quả hoạt động 2.1. Về cơ cấu lao động Trong thời gian qua Chi nhánh đã hình thành một đội ngũ lao động có trình độ quản lý và tinh thần trách nhiệm cao. Đội ngũ bán hàng cũng đang dần hoàn thiện mình trong khâu bán hàng và giới thiệu hàng hoá của Chi nhánh. Sau đây là bảng số liệu về tình hình nhân lực của Chi nhánh trong 3 năm (2000 - 2002) 9 9 Đơn vị: Ngời Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 So sánh 2001/2002 So sánh 2002/2001 SL % SL % SL % + (- ) % + ( - ) % Tổng số lao động 280 100 282 100 285 100 2 100,7 3 101,1 I. Phân theo giới tính - - - - - - - - - - 1. Lao động Nam 102 36,4 102 36,2 105 36,8 0 100 3 102,9 2. Lao động Nữ 178 63,6 180 63,8 180 63,2 2 101,1 0 100 II. Phân theo khối - - - - - - - - - - 1. Văn phòng 74 26,4 74 26,2 74 25,9 0 100 0 100 2. Kinh doanh 70 25 79 28 80 28,1 9 112,8 1 101,2 3. Bán hàng 136 48,6 129 45,8 131 46 - 7 94,8 2 101,6 III. Phân theo bằng cấp - - - - - - - - - - 1. Đại học 38 13,6 40 14,2 41 14,4 2 105,3 1 102,5 2. Trung cấp, Cao đẳng 102 36,4 82 29 82 28,7 - 26 80,4 0 100 3. Trình độ khác 140 50 160 56,8 162 56,9 20 11,4 2 101,2 Qua bảng phân tích số liệu về tình hình lao động của chi nhánh ta thấy số lao động đã tăng qua các năm. Năm 2001/2000 tăng 2 ngời tơng ứng số tăng tuyệt đối 0,7%. Năm 2002/2001 tăng 3 ngời tơng ứng số tăng tuyệt đối 1,1%. Để thấy đ- ợc sự tăng giảm theo các cách phân chia khác nhau ta xét trên từng góc độ. - Phân chia theo giới tính Dựa vào bảng phân tích cho thấy lao động Nữ chiếm tỷ lệ cao hơn lao động Nam cụ thể Nữ chiếm từ 64 - 65% và Nam chiếm từ 35 - 36% trong tổng số lao động. Số chênh lệch này phù hợp với tính chất yêu cầu công việc của chi nhánh. Do chi nhánh kinh doanh Siêu thị nên đòi hỏi phải có đội ngũ bán hàng Nữ nhiều hơn Nam. (Hay đa số Nữ chiếm nhiều) để phù hợp với công việc bán hàng tại Siêu thị. Tính chất công việc nhẹ nhàng và cần sự dịu dàng đón tiếp khách đến vừa lòng khách đi nên cần chủ yếu lao động Nữ là phải. Năm 2002/2001 số lao động Nam tăng 3 ngời tơng ứng mức tăng 2,9%. Trong khi đó lao động Nữ không tăng điều này là do Chi nhánh cần tuyển thêm một số nhân viên cán bộ kỹ thuật để trực tiếp tham gia kinh doanh trong các lĩnh vực khác. Nhìn chung số lao động Nam và Nữ tơng đối ổn định qua các năm. - Phân theo khối. Năm 2001/2000 khối kinh doanh đã tăng lên 9 ngời tơng ứng với mức tăng 12,8% trong khi đó khối bán hàng lại có sự giảm 7 ngời tơng ứng với mức giảm 5,2%. Nguyên nhân là do tính cạnh tranh trên thị trờng đòi hỏi chi nhánh phải có 10 10 [...]... thụ hàng hoá Công ty ứng dụng cũng vậy, để bán đợc hàng hoá Công ty thờng phải chi ra các khoản chi phí đợc gọi là chi phí bán hàng Để hạch toán chi phí bán hàng kế toán sử dụng TK 641 - " chi phí bán hàng" trong TK này các chi phí nh: chi phí nhân viên bán hàng, chi phí bao bì, chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, chi phí vận chuyển hàng tiêu thụ Việc hạch toán chi phí bán hàng Công ty không sử dụng. .. TK 911 Việc xác định kết quả bán hàng đợc xác định nh sau: 30 30 Kết quả hoạt động tiêu thụ = Doanh thu thuần - Trị giá vốn hàng xuất bán - Chi phí BH của hàng đã bán - Chi phí QLDN của số hàng đã bán Ví dụ: Tháng 1/2002 Công ty xác định kết quả bán hàng nh sau: (Đơn vị tính: VNĐ) - Kết chuyển giá vốn hàng đã bán Nợ TK 911: 1.345.145.759đ Có TK 632: 1.345.145.759đ - Kết chuyển chi phí bán hàng phát sinh... 1.345.145.759 1.509.749.916 Ngày tháng năm 2 Kế toán xác định kết quả bán hàng ở Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới 2.1 Kế toán doanh thu bán hàng Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng và xác định đợc doanh thu thì để phản ánh doanh thu bán hàng kế toán sử dụng TK 5111 Tài khoản 511 đợc chia làm 3 tiểu khoản nh sau: TK 5111: Doanh thu bán hàng TK 5112: Doanh thu bán hàng thành phẩm TK 5113: Doanh thu... quy định và định hớng thích hợp nhằm tạo chỗ ứng trên thị trờng khuếch trơng và đẩy mạnh việc tiêu thụ hàng hoá 15 15 III Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng 1 Tổ chức công tác kế toán bán hàng ở Chi nhánh Công ty ứng dụng Khoa học kỹ thuật Nh phần trên đã nêu (Tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty ứng dụng Khoa học kỹ thuật) việc bán hàng của Công ty chủ yếu đợc tổ chức thực hiện trên... Tại Công ty, xác định kết quả tiêu thụ của hàng đã tiêu thụ đợc thực hiện theo từng tháng Hàng tháng căn cứ vào kết quả bán hàng, kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển sau: Kết chuyển doanh thu thuần (số liệu TK511) sang bên có TK 911 Kết chuyển giá vốn hàng bán (số liệu TK 632) sang bên Nợ TK 911 Kết chuyển chi phí hàng bán (Số liệu TK 641) Sang bên Nợ TK 911 Kết chuyển chi phí QLDN (số liệu TK... vụ chi liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 642 và ghí sổ cái TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp đợc phân bổ và tập hợp 100% cho hàng còn lại và hàng bán ra vào cuối mỗi tháng, sau đó chi phí quản lý sẽ đợc kết chuyển vào TK 911 để xác định kết quả 27 27 Để theo dõi chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán mở sổ theo dõi chi phí quản lý Ví dụ: Trong tháng 1/2002 Công. .. ty không sử dụng sổ chi tiết chi phí bán hàng mà có nghiệp vụ chi phí phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng, kế toán tập hợp chứng từ sau đó ghi vào sổ cái TK 641 Mọi chi phí bán hàng đợc tập hợp và phân bổ vào cuối mỗi tháng chi phí bán hàng đợc theo dõi theo từng chứng từ phát sinh và đợc kết chuyển sang TK 911- " Xác định kết quả kinh doanh" 25 25 Ví dụ: Tháng 1 năm 2002 Công ty có một số nghiệp... = Trị giá vốn hàng + xuất kho 22 22 Giá vốn hàng xuất kho = Số lợng xuất kho * Giá trung bình Mọi chi phí phát sinh khi mua hàng đợc tính vào giá vốn bán hàng Giá vốn của hàng bán đợc dùng để xác định lãi gộp của số hàng đã bán, để theo dõi giá vốn ngoài bảng tổng hợp xuất tồn kho của hàng hoá, kế toán Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới còn sử dụng sổ cái TK 632 và sổ chi tiết TK 632... tháng 1 năm 2002 Giữa Công ty ứng dụng KHKT và Công ty VINAXAD có hợp đồng mua bán máy poto rich FT 5840, kèm mực, từ và DevelopmentUnit với giá bán 56.896.364đ cha thuế (thuế VAT 10%) Theo nh hợp đồng đã ký kết giữa hai bên, Công ty VINEXAD sẽ thanh toán cho Công ty ứng dụng KHKT theo hình thức tiền mặt Do vậy căn cứ vào hợp đồng và hoá đơn giá trị gia tăng kế toán hàng hoá hạch toán nh sau: Nợ TK 632:... trong ngày 5/1/2002 Công ty nhận đợc tiền do Công ty VINEXAD trả tiền hàng Khi đó kế toán thu chi tiền mặt lập phiếu thu hàng Căn cứ vào phiếu thu ngày 5/1/2002, kế toán công nợ ghi định khoản: Nợ TK 1111: Có TK 131: 62 586 000đ 62 586 000đ Biểu số 1: Hoá đơn (GTGT) Liên 3: (Dùng để thanh toán) Ngày 5 tháng 1 năm 2002 No 081774 Đơn vị bán hàng: Chi nhánh Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao CN Địa chỉ