Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán tổng hợp tiêu thụ thành phẩm tại công ty Điện cơ Thống Nhất Hà Nội I. Nhận xét chung về công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại công ty. 1. Ưu điểm về công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại công ty. Trong suốt hơn 35 năm xây dựng và phát triển, công ty Điện cơ Thống Nhất Hà Nội đã không ngừng phát triển, lớn mạnh về mọi mặt và đã trải qua những chặng đờng thăng trầm nhng cũng rất vẻ vang. Từ chỗ cơ sở vật chất nghèo nàn, máy móc thiết bị lạc hậu đến nay công ty đã đầu t dây chuyền công nghệ sản xuất hiện đại, sản phẩm có chất lợng cao tạo u thế cạnh tranh trên thị trờng và đáp ứng đợc nhu cầu ngày càng cao tạo u thế cạnh tranh trên thị trờng và đáp ứng đợc nhu cầu ngày càng cao của khách hàng, tạo dựng đợc một đội ngũ cán bộ nhân viên giàu nghị lực trách nhiệm, hứa hẹn 1 sự phát triển cao hơn nữa trong tơng lai. Công tác kế toán đợc công ty thực sự coi trọng, thờng xuyên cải tiến. Để giải quyết việc làm, tạo thu nhập ổn định cho gần 500 cán bộ công nhân viên trong giai đoạn hiện nay là một vấn đề hết sức khó khăn. Thế nhng các cán bộ, công nhân viên trong công ty luôn có việc làm ổn định và thu nhập ngày càng cao. Điều kiện đó không thể không kể đến những cố gắng nỗ lực của tập thể cán bộ công nhân viên và của Ban lãnh đạo công ty. Công ty Điện cơ Thông Nhất Hà Nội là một doanh nghiẹp nàh nớc đã thực hiện việc hạch toán độc lập tự chủ trong sản xuất kinh doanh,tự bùđắp chi phí và tự chịu trách nhiệm về tài chính. Trong quá trình hình thành và phát triển bộ máy kinh tế công ty không ngừng cải tiến mà còn đóng góp không nhỏ vào việc công tác kế toán nói chung và kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm nói riêng. Về cơ bản bộ phận kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm công ty không ngừng trởng thành về mọi mặt, đáp ứng việc cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho yêu cầu quản lý, tổ chức chặt chẽ trong từng khâu và trách nhiệm của từng nhân viên kế toán đợc phân công cụ thể rõ ràng, đảm bảo phản ánh đầy đủ kịp thời một cách có hệ thống trong việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế. Công tác kế toán hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm đã đảm bảo tính thống nhất về mặt phạm vi, phơng pháp tính toán các chi tiêu kinh tế giữa kế toán và các bộ phận có liên quan cũng nh đảm bảo cho số liệu kế toán phải phản ánh trung thực, hợp lý, rõ ràng, dễ hiểu. Việc lập và xủ lý các chứng từ, luân chuyển chứng từ đợc thực hiện nghiêm túc có hệ thống chặt chẽ, sự phối hợp giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp tiêu thụ đựơc thực hiện thống nhất và hợp lý. Nhờ đó mà các cán bộ quản lý nắm đợc tình hình sản xuất kinh doanh, có đợc số liệu kế toán kịp thời về sự biến động của thành phẩm cũng nh việc xác định kết quả kinh doanh của công ty. Bộ máy kế toán công ty luôn chấp hành các quy định, chính sách của chế độ kế toán hiện hành. Tuân thủ nghiêm chỉnh các chính sách về giá cả thuế và nghĩa vụ đối với các đối tợng có liên quan. Công ty đã áp dụng hệ thống chế độ kế toán mới trong cả nớc. Hệ thống kế toán của công ty bao gồm các chứng từ sổ sách, tài khoản kế toán, các báo cáo kế toán một số sổ sách đựoc kế toán thay đổi nhng vân đảm bảo tuân theo quy định của chế độ kế toán phối hợp với tình hình thực tế của công ty hiên nay. Phơng pháp ghi thẻ đợc công ty áp dụng trong kế toán chi tiêt thành phẩm, đã đảm bảo cho việc ghi chép khá cụ thể và tình hình nhập xuất tồn kho trong quý (tháng) thuận tiện cho việc đối chiếu kiểm tra giữa kho và phòng kế toán. Việc thực hiện kế toán thành phẩm do bộ phận kê toán thống kê thuộc phòng kế toán của công ty đảm nhận. Điều này hoàn toàn phù hợp với thực tế của công ty, vì mặt hàng sản xuất tiêu thụ thờng có số lợng lớn với nhiều chủng loại khác nhau, nên việc ghi chép ban đầu cũng nh ghi chép tổng hợp toàn bộ về mặt số lợng và giá trị rất quan trọng. Thành phẩm của công ty đợc quản lý chặt chẽ từ khâu nhập kho đến khâu xuất kho thành phẩm đều đợc phản ánh trên các chứng từ, sổ sách theo quy định của công ty và của pháp lệnh kế toán thống kê hiện hành. Việc lập các chứng từ gốc ban đầu đén công tác hạch toán chi tiết, lập các chứng từ gốc ban đầu đến công tác hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp và mối liên hệ giữa các sổ sách kế toán đợc thực hiện một cách thờng xuyên liên tục nhằm phản ánh một cách kịp thời các hợp đồng kinh tế đang diễn ra và qua đó theo dõi một cách chi tiết tình hình sản xuất kinh doanh của công ty. Đối với luật thuế GTGT mới đợc áp dụng từ ngày 1/1/1999 cán bộ kế toán của công ty đã có sự chuẩn bị trớc nên khi áp dụng luật thuế GTGT mới, công tác kế toán không gặp nhiều khó khăn , lúng túng. Hệ thống sổ sách chứng từ của công ty đã có sự thay đổi để phù hợp với luật thuế GTGT, để có thể theo dõi tình hình thuế GTGT đầu vào, thuế GTGT đầu ra thuế GTGT phải nộp một cách chi tiết, thơng xuyên. Thành phẩm của công ty rất phong phú và đa dạng về chủng loại. Ngoài ra kế toán còn phản ánh riêng thuế GTGT theo tng hoá đơn, đây là một công việc rất thiết thực chuẩn xác trong công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm. Bên cạnh những thành tích đã đạt đợc trong công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm Công ty còn có những tồn tại và hạn chế mà có thể hoàn thiện đ- ợc yêu cầu trong công tác quản lý của công ty. 2. Nhợc điểm về thành phẩm. 2.1 Là mộy công ty chuyên sản xuất các loại quạt điện phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng trong nớc, khối lợng sản phẩm sản xuất ra ngày càng nhiều với chủng loại đa dạng, thị trờng tiêu thụ mở rộng trên các nghiệp vụ kinh tế pháp sinh tơng đối nhiều. Tuy nhiên trong đánh giá thành phẩm, công ty chủ yếu chỉ sử dụng gia thực tế để xác định giá trị thành phẩm xuất khẩu, mặt khác giá này chỉ đợc thực hiện vào cuối kỳ hạch toán (khi kế toán giá thành chuyển sang). Chính vì vậy việc quản lý và theo dõi tình hình nhập xuất kho trong tháng không đựoc thực hiện và theo chỉ tiêu công việc bị dồn vào ngày cuối tháng. Do vậy làm giảm những chức năng giám đốc bằng tiền của kế toán, các báo cáo quyết toán thờng hoàn tất không đúng với thơi hạn. Thành phẩm của công ty khi đem bán theo quy định là phải nhập qua kho điều này tạo đIều kiện thuận lợi cho việc quản lý thành phẩm nhng lại gây khó khăn cho tiên độ tiêu thụ sản phẩm. Bởi lẽ, việc công chỉ tiêu thụ theo hình thức xuất qua kho mà không có hình thức chuyển thẳng nhiều khi làm mất đi cơ hội tiêu thụ. Ngoài ra việc bắt buộc phải nhập kho thành phẩm trớc khi tiêu thụ còn làm tăng thêm chi phí quản lý kho bãi, tăng chi phí bảo quản, bảo dỡng, vận chuyển thành phẩm vào kho. 2.2. Về hạch toán ban đầu. Đối với bán lẻ thành phẩm nếu khách hàng không lấy hoá đơn thì cuối ngày nhân viên bán hàng vẫn kê vào một hoá đơn. Nh vậy sẽ gây lãng phí, vì mỗi hoá đơn có ba liên trong khi chỉ cần vào một liên để ghi sổ sau đó chuyển lên phòng tài vụ. 2.3. Về công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm. Trong nền kinh tế thị trờng, sản phẩm của công ty phải canh tranh gay gắt do đó việc công ty áp dụng hình thức tốt với khách hàng mua số lợng lớn là cần thiết. Tuy nhiên kế toán của công ty lại hạch toán khoản mục này trên TK 641 chi phí khuyến mại là không hợp lý. 2.4. Về bộ máy kế toán. Bộ máy kế toán tại công ty đã phát huy đợc năng lực của nhân viên nhng số l- ợng cán bộ kế toán ít nên một số kế toán phải kiêm nhiều nhiệm vụ. Cụ thể kế toán tr- ởng vừa đối chiếu tổng hợp số liệu vừa kiêm thống kê thông tin kinh tế ở công ty. Kế toán ngân quỹ vừa quản lý số liệu có trong quá trình chi quỹ vừa phụ trách tính lơng tháng cho các cán bộ công nhân viên trong công ty. Nh vậy, trách nhiệm của kế toán là quá nhiều và sẽ không đạt đợc hiệu quả trong công tác kê toán, đặc biệt nó sẽ làm giảm tiến độ lập các báo cáo tài chính cuối kỳ kế toán, mặt khác việc kiêm tra đối chiếu sổ sách sẽ gặp nhiều khó khăn. 2.5. Về vấn đề viết hoá đơn bán hàng. Việc viết hoá đơn cho khách hàng là một trong những phần hành của kế toán bán hàng. Tại công ty việc viết hoá đơn bằng tay khi bán hàng cho khách đã dẫn đến các sai xót nh: - Hoá đơn bị xót lại, doanh thu không đợc ghi nhận mặc dù hàng đã xuất kho. - Khi cộng tiền hàng, giá bán cha có thuế GTGT phải là 12.163.000đ thì trên hoá đơn ghi 12.463.000đ do ngời viết hoá đơn đã cộng nhầm tiền. Nhng sai xót trên đây đã gây ảnh hởng lớn đến công tác hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ. 2.6. Về hình thức sổ kế toán công ty đang áp dụng. Hiện nay công ty đang sử dụng hình thức nhật ký chứng từ, các sổ cái lập có điều kiện tổng hợp chỉ ghi số liệu tổng cộng. Trong thời đại công nghệ thông tin hiện nay, việc áp dụng các chơng trình phần mềm kế toán vào thực hiện công tác kế toán trong doanh nghiệp là rất cần thiết. Song do mẫu sổ kế toán trong hình thức nhật ký chứng từ rất phức tạp, không thuận tiện cho việc đa tin học vào công tác kế toán. Hiện tại, cha có phần mềm kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ. Bởi vậy, công tác kế toán của doanh nghiệp vẫn dùng hình thức ghi chép phổ thông mà cha cập nhật đợc vào máy tính. Do đó sẽ không tránh khỏi những sai xót nh để mất hay thất lạc, gây khó khăn cho công tác đối chiếu kiểm tra sổ sách. Trên đây là những u điểm và những vấn đề còn tồn tại trong công tác kế toán nói chung và kế toán thành phẩm - tiêu thụ thành phẩm nói riêng tại công ty điện cơ Thống Nhất Hà Nội. Qua một thời gian thực tập và tìm hiểu tình hình thực tế về kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm ở công ty điện cơ Thống Nhất Hà Nội, tôi nhận thấy về cơ bản công tác kế toán tại công ty điện cơ Thống Nhất Hà Nội, sau khi áp dụng chế độ kinh tế mới do Bộ Tài chính ban hành, đến nay đã đi vào nề nếp, đảm bảo tuân thủ đúng hầu nh mọi chính sách, chế độ và phù hợp với tình hình thực tế của công ty, đáp ứng mọi nhu cầu về quản lý. Với khối lợng công việc lớn nhng nhờ tinh thần trách nhiệm và khả năng thích ứng cao nên công tác kế toán đợc tiến hành một cách đầy đủ kịp thời, các báo cáo đều đợc lập và nộp đúng hạn, hợp lý. Bên cạnh những mặt tích cực đó, công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm ở công ty vẫn không thể tránh khỏi những tồn tại, những vấn đề cha hoàn toàn hợp lý cha thật tối u. Mặc dù trình độ còn hạn chế kiến thức thực tế cha nhiều nh- ng tôi xin mạnh dạn đa ra một số ý kiến, giải pháp nhằm khắc phục những tồn tại nói trên và hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm ở công ty công ty điện cơ Thống Nhất Hà Nội. II. Một số ý kiên nhằm hoàn thiện công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm ở công ty điện cơ Thống Nhất Hà Nội. 1. Cơ sở khoa học và mục tiêu hoàn thiện công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm ở công ty. Hệ thống kế toán Việt Nam đã không ngừng đợc đổi mới cho phù hợp với quá trình phát triển kinh tế, với sự đổi mới của cơ chế kinh tế, nhng do điều kiện công việc cải cách hệ thống kế toán rất phức tạp lại diễn ra một cách một cách khẩn trơng nên chắc chắn còn có nhiều khiếm quyết và có những quy trình cha hoàn toàn phù hợp. Mặc dù hệ thống kế toán doanh nghiệp đợc xây dựng thích ứng, phù hợp với đặc điểm kinh tế, yêu cầu và trình độ quản lý kinh tế tài chính của các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay và những năm sắp tới nhng trong quá trình nền kinh tế vận động, đổi mới có rất nhiều nghiệp vụ mới nảy sinh mà khi xây dựng chế độ kế toán các nhà kinh tế đã không lờng hết đợc. Thêm nữa, khi áp dụng vào từng mô hình doanh nghiệp cụ thể lại phát sinh nhiều vấn đề đòi hỏi phải hoàn thiện dần hệ thống kế toán cho phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, có nh thế thì hệ thống kế toán mới phát huy tốt nhất các hoạt động kinh tế doanh nghiệp. Do đặc thù kinh doanh của loại hình doanh nghiệp thơng mại mà với hầu hết các doanh nghiệp thơng mại đang hoạt động kinh doanh trên thị trờng thì tiêu thụ hàng hoá là khâu quan trọng quyết đến sự tồn tại và phát trển của doanh nghiệp khi đẩy manh đợc quá trình tiêu thụ hàng hoá thì doanh số ngày càng tăng, đời sống cán bộ công nhân viên ngày càng đợc cải thiện, điều đó có nghĩa là doanh nghiệp đang trên đà phát triển và nguợc lại. Chính vì vậy mà kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá là một bộ phận công việc phức tạp và chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ công việc kế toán. Để thực hiện đợc mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp thì đòi hỏi công tác hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá phải đợc tổ chức mộy cách khoa học, hợp lý và ngày càng hoàn thiện. Để việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm đat kết quả cao, chúng ta cần đề ra những mục tiêu cơ bản sau: - Phù hợp: (khi hoàn thiện công tác kế toán cần coi trọng nguyên tắcnày) do mỗi doanh nghiệp có loại hình hoạt động, đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh riêng cung nh yêu cầu quản lý nên mỗi doanh nghiệp cần vận dụng chế độ kế toán sao cho phù hợp với chế độ hiện hành với đặc điểm của doanh nghiệp. - Thống nhất: Nhằm tạo ra sự thống nhất về chế độ kế toán trong toàn bộ nên kinh tế quốc dân cũng nh trong nghành thơng mại nói riêng. Sự thống nhất nhằm đảm bảo cho các quy định về thể lệ chế độ kế toán đợc thực hiện đầy đủ và đúng đắn trong doang nghiệp. - Chính xác và kịp thời: nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin nhanh chóng kịp thời, chính xác để từng bớc cơ giới hoá, nâng cao hiệu qủ công tác kế toán. 2. Một số ý kiến nhămf hoàn thiện tổ chức công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại công ty điện cơ Thống Nhất Hà Nội 2.1 Về đánh giá thành phẩm. Trong thực tế, công ty điện cơ Thống Nhất Hà Nội chỉ sử dụng giá thực tế để đánh giá thành phẩm nên dẫn đến việc quản lý và theo dõi thành phâmtrong kỳ chỉ đọc thực hiện theo chỉ tiêu số lợng mà không theo dõi đợc về mặt giá trị. Chính vì thế mà không thể cung cấp thông tin về kết quả sản xuất kinh doanh trong từng ngày. Kế toán tiêu thụ phải chờ đến cuối tháng mới có số liệu về giá của thành phẩm nhập xuất kho trong tháng. Là một doanh nghiệp có quy mô lớn, chủng loại thành phẩm, nghiệp vụ nhập xuất kho diễn ra thờng xuyên cho nên công ty điện cơ Thống Nhất Hà Nội nên sử dụng giá hạch toán để hạch toán tình hình nhập - xuất thành phẩm hàng ngày. Giá hạch toán mà công ty có thể chọn là giá thành kế haọch hoặc giá thành thực tế của thành phẩm kỳ trớc. Sau đó đến cuối tháng tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế thông qua hệ số giá Trị giá thực tế Trị giá hạch toán của Hệ số của thành phẩm xuất kho = thành phẩm xuất kho * giá Trong đó: Trị giá hạch toán của Số lợng thành Đơn giá thành phẩm xuất kho = phẩm xuất kho * hạch toán Trị giá thực tế thành Trị giá thực tế thành Hệ số phẩm tồn đầu kỳ + phẩm nhập trong kỳ giá = Trị giá hạch toán thành Trị giá hạch toán thành phẩm tồn đầu kỳ + phẩm nhập trong kỳ Hệ số giá này đợc tính cho từng loại thành phẩm hoặc từng nhóm thành phẩm. Khi sử dụng giá hạch toán, công ty phải mở bảng kê số 9 - Bảng kê tính giá thực tế thành phẩm, hàng hoá. 2.2. Về hạch toán ban đầu Đối với việc bán lẻ khách hàng khồng lấy hóa đơn công ty nên kê vào bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ. Bảng kê này chỉ có 1 liên thay vì 3 liên hoá đơn, do đó tiết kiệm đợc chi phí và thời gian hạch toán. 2.3. Về bộ máy kê toán Công ty nên tuyển dụng thêm số nhân viên kế toán trẻ, năng động say mê nghề nghiệp, có trình độ chuyên môn vững vàng và có ý thức trách nhiệm cao. Công ty và phòng kế toán cần chia công việc cho các kế toán viên đồng đều, hợp lý để hoàn thành tốt nhiệm vụ đợc giao. Nh vậy, công tác kế toán nói chung và kế toán thành phẩm tiêu thụ thành phẩm nói riêng mới đạt kết quả cao. 2.4. Về việc viết hoá đơn Đây là công việc lặp đi lặp lại, đơn giản nhng khá quan trọng. Mỗi một sai sót của ngời viết hoá đơn sẽ ảnh hởng đến tới công tác kế toán. Tuy nhiên ngày nay khi máy tính đợc sử dụng rông rãi, công ty có điều kiện trang bị máy tính cùng các phầm mềm kế toán. Việc viết hoá đơn trên máy sẽ tránh đựoc việc thất lạc hoá đơn, tiết kiệm đợc cống sức và thời gian. Sự hỗ trợ của máy vi tính đã phần nào giúp cho công tác kế toán tiêu thu thực hiện chính xác kịp thời. 2.5.Về hình thức sổ kế toán Theo chế độ kế toán hiện hành các doanh nghiệp sản xuất có thể áp dụng một hình thức kế toán sau: - Hình thức nhật ký chung - Hình thức nhật ký - chứng từ - Hình thức CTGS - Hình thức nhật ký - sổ cái Mỗi hình thức sổ kê toán đều có nhng u điểm nhợc điểm riêng và điều kiệm áp dụng thích hợp Qua xem xét tình hình thực tế hiện nay và trong thời gian trớc mắt, công ty điện cơ Thống Nhất Hà Nội vẫn nên sử dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký - chứng từ là phù hợp vì: - Từ trớc tới nay, công ty luôn áp dụng hình thức nhật ký - chứng từ do đó cán bộ kế toán đã quen với hình thức này nên tiến hành công việc thuận lợi hơn. - Hiện nay, công ty cha trang bị đủ máy tính cho phòng kế toán nên cha thể áp dụng kế toán máy, mọi công việc kế toán đều làm thủ công, trình độ của các nhân viên kế toán vững, đồng đều; các nghiệp vụ phát sinh nhiều nên sử dụng hình thức sổ nhật ký - chứng từ là hợp lý. Mặt khác hình thức này cũng phù hợp với quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. - Tuy nhiên trong thời gian tới, công ty cần cố gắng trang bị thêm máy vi tính và áp dụng hệ thống kế toán máy để tăng nhanh tốc độ công việc và giảm bớt khối lợng ghi chép cho các nhân viên kế toán, tăng độ chính xác góp phần nawng cao năng suất và hiệu quả của công tác kế toán nói riêng, hiệu quả kinh doanh nói chung. 2.6. Về phơng pháp ghi thẻ song song: - ở kho: thủ kho vẫn tiến hành ghi vào thẻ kho trên cơ sở các phiếu nhập kho và hoá đơn GTGT nh vẫn thực hiện. - ở phòng kế toán: thay vì việc theo dõi số lợng nhập - xuất - tồn trên bảng nhập - xuất - tồn kho thành phẩm vào cuối tháng. Kê toán thống kê nên theo dõi sự biến động thành phẩm trên bảng kê chi tiết nhập - xuất - tồn kho thành phẩm và đợc theo dõi trên 1 tháng và hết ngày kế toán phải xác định đợc số lợng nhập và xuất cũng nh lợng tồn kho cuối ngày trên cả hai chỉ tiêu số lợng và giá trị. - Bảng kê này tôi đã đa thêm cột tồn cuối ngày để kế toán có thể xác định số lợng thành phẩm nhập, xuất trong ngày. Giải pháp này giúp cho kế toán tránh đợc các sai sót, nhầm lẫn cũng nh dễ dàng hơn trong công tác kiểm tra đối chiếu. Điều này sẽ thuận lợi cho việc hạch toán và theo dõi kịp thời, chính xác. Bảng kê chi tiết xuất tồn kho thành phẩm Chứng từ Tồn cuối tháng Nhập Xuất Tồn cuối ngày Số hiệu Ngày tháng Số l- ợng Tiêu thụ Số l- ợng Tiêu thụ Số lợng Tiêu thụ Số l- ợng Tiêu thụ