Thực trạng tổ chức công tác kế toán NVL tại công ty sản xuất và dịch vụ vật t kĩ thuật 1. Đặc điểm chung của công ty sản xuất và dịch vụ vật t kỹ thuật. 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty sản xuất & dịch vụ vật t kỹ thuật Công ty Sản xuất và Dịch vụ vật t kỹ thuật là một đơn vị hạch toán kinh tế hoàn toàn,đợc chính thức thành lập từ tháng 9 năm 1969 theo quyết định của Bộ Lơng thực Thực phẩm. Trụ sở chính đặt ở số 10 Lê Quý Đôn-Hai Bà Trng-Hà Nội. Đến năm 1981 do thay đổi về tổ chức Bộ Lơng thực Thực phẩm tách thành Bộ Lơng thực và Bộ công nghiệp thực phẩm. Theo quyết định số 1010/CNTP-TCCB-TCQL ngày 19/8/1981 của bộ công nghiệp thực phẩm thành lập Công ty Vật t và Thiết bị chuyên dùng từ Cục vật t. Trong thời kỳ này nhiệm vụ chủ yếu của đơn vị là dữ trữ vật t, thiết bị chuyên dùng của ngành để phân phối cho các đơn vị theo chỉ tiêu kế hoạch của Nhà nớc Theo quyết định số 191 NN-TCCB/QĐ ngày 28 tháng 4 năm 1989 của Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm về việc đổi tên và tổ chức lại Công ty Vật t và Thiết bị chuyên dùng thành Công ty Sản xuất và Dịch vụ vật t kỹ thuật, với nhiệm vụ chủ yếu là tổ chức xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh. Đồng thời tổ chức thực hiện kế hoạch ấy có hiệu lực; tổ chức dịch vụ về vận chuyển và cung ứng các loại vật t, thiết bị và hàng hoá cho các thành phần kinh tế trong và ngoài ngành; đào tạo bồi dõng nghiệp vụ tay nghề cho cán bộ công nhân viên Các đơn vị trực thuộc gồm: + Xí nghiệp sản xuất và dịch vụ vật t Hà Nội + Xí nghiệp sản xuất và dịch vụ vật t Hải Phòng + Xí nghiệp sản xuất và dịch vụ vật t Đông Anh + Xí nghiệp sản xuất và dịch vụ vật t Đà Nẵng+)Xí nghiệp sản xuất và dịch vụ vật t Thành phố Hồ Chí Minh + Phân xởng hoặc đội, tổ sản xuất và dịch vụ vật t khác Do thay đổi cơ cấu và để phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh đến tháng 4 năm 1993 theo quyết định số 222 NN-TCCB/QĐ của bộ Nông nghiệp Đến năm 2001 do nhà nớc khuyến khích các công ty tiến hành cổ phần hoá. Do vây công ty có 2 đơn vị thành viên là Xí nghiệp sản xuất và dịch vụ vật t Hải Phòng, Xí nghiệp sản xuất và dịch vụ vật t Đông Anh đã tiến hành cổ phần hoá và tách khỏi công ty. đến nay công ty còn nhà máy bột mì Hà Nội và công ty sản xuất và dịch vụ vật t kĩ thuật TPHCM 1.2. Đặc điểm về tổ chức sản xuất tại nhà máy bột mì Hà Nội của công ty sản xuất và dịch vụ vật t kĩ thuật 1.2.1. Đặc điểm tổ chức sản xuất ở nhà máy bột mì. Tổ chức sản xuất ở công ty hoàn toàn phù hợp với quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm ở công ty gồm có : - ốt phân xởng chính - ốt phân xởng cơ khí - Một đội sửa chữa kiến trúc phân xởng sản xuất chính có 25 ngời biên chế theo các tổ khác nhau -Tổ rửa -Tổ ủ sấy -Tổ nghiền đập động lực -Tổ sàng - Tổ điện Phân xởng cơ khí có 7 ngời biên chế trong một tổ làm nhiệm vụ thay thế lắp mới thiết bị máy móc của dây chuyền sản xuất bột mì sửa máy nh sửa máy đập động lực động cơ Đội sửa chữa kiến trúc có 2 ngời chủ yếu là sữa chữa xây dựng nhỏ nh sửa chữa nhà cửa kho tàng cống rãnh sơ đồ tổ chức sản xuất ở nhà máy bột mì hà nội Tổ rửa Tổ ủ sấy Tổ nghiền đập động lực Tổ sàng Phân xởng sản xuất chính Phân xởng cơ khí Đội sửa chữa kiến trúc Tổ đóng bao Các tổ khác Tổ điện 1.2.2. Đặc điểm về quy trình công nghệ sản xuất bột mì của nhà máy bột mì Hà Nội. Công ty sử dụng quy trình công nghệ liên tục ,không bị gián đoạn để sản xuất bột mì. Nguyên vật liệu chính là lúa mì ở dạng khô. Quá trình sản xuất bột mì trải qua các giai đoạn sau . Trớc tiên cho lúa mì vào bồn chứa sau đó dùng nớc rửa sạch ,tiếp đó là đem ủ ,sau đó sấy khô ,tiếp đập động lực để bóc vỏ lúa mì ,sau đó sàng lọc sạch mì hạt với vỏ ,sau đó chuyển mì hạt qua hệ thống máy nghiền ,chuyển sang giai đoạn sàng bột. Quá trình sản xuất diễn ra trên một dây chuyền sản xuất liên tục và có chu kì tơng đối ngắn Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất bột mì Lúa mì Rửa sạch ủ Sấy Đập động lực HT máy nghiền Sàng bột Sản phẩm Cám mì 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức sản xuất ở công ty sản xuất và dịch vụ vật t kĩ thuật Công ty sản xuất và dịch vụ vật t kỹ thuật là đơn vị trực thuộc Tổng công ty Xuất Nhập khẩu nông sản và thực phẩm chế biến Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn Công ty hiên nay quản lý 2 xởng. Ngoài ra công ty còn có chi nhánh tại Thành phố HCM đơn vị này cũng hạch toán độc lập. Công ty giao nhiệm vụ hạch toán kết quả sản xuất kinh doanh và giao TSCĐ, vốn lu động cho các xởng quản lý và sử dụng. Các xởng và chi nhánh phải hạch toán dới hình thức báo sổ và chứng từ luân chuyển Từ khi mới thành lập công ty do ảnh hởng nặng nề trong cơ chế quan liêu bao cấp nên việc tuyển dụng cán bộ công nhân viên quá rộng dẫn đến cơ cấu tổ chức bộ máy cồng kềnh cho nên hiệu quả thấp. Do vậy trải qua nhiều giai đoạn phát triển đổi tên công ty dần dần đáp ứng yêu cầu về số cán bộ công nhân viên phù hợp với yêu cầu thị trờng và hoạt động có hiệu quả. Đến nay công ty gồm có các phòng ban nh sau: -Phòng kế hoạch- đầu t -Phòng kinh doanh I -Phòng kinh doanh II -Phòng kinh doanh và đại lý vận tải -Phòng kế toán tài vụ -Nhà máy chế biến bột mỳ Hà Nội -Kho Văn Điển Hiện nay công ty đang có 73 cán bộ công nhân viên thuộc công ty nhìn chung hiệu quả kinh doanh cha đạt đợc nh mong muốn, vì vậy muốn việc quản lý tơng đối tốt, tránh tình trạng sử dụng lãng phí nguồn lao động. * Cơ cấu tổ chức của công ty. -Giám đốc: Là ngời lãnh đạo cao nhất của công ty có nhiệm vụ quản lý và chỉ đạo các hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ, kỹ thuật, đời sống lao động, xây dựng các chiến lợc phát triển của công ty, quan hệ giao dịch đối ngoại, tìm kiếm trị trờng để phát triển sản xuất kinh doanh của công ty. Tổ chức phân tích thực hiện kế hoạch, phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh báo cáo thực hiện các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật đối với các cơ quan có thẩm quyền theo quy định của nhà nớc. Đồng thời là đại diện pháp nhân của công ty chịu trách nhiệm về tất cả các kết quả sản xuất kinh doanh và làm nghĩa vụ đối với nhà nớc theo đúng pháp luật -Phó giám đốc: Là ngời giúp việc cho giám đốc, chịu trách nhiệm trớc giám đốc về kết quả sản xuất kinh doanh. Theo dõi, đôn đốc, thúc đẩy các hoạt động của công ty theo lệnh của giám đốc, phản ánh kịp thời những thay đổi cho giám đốc. -Phòng kế hoạch và đầu t: Phòng này có chức năng lập kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty để trình lên giám đốc và khi giám đốc đồng ý thì thực hiện các dự án đầu t đó của công ty và cũng chịu trách nhiệm trớc ban giám đốc công ty. Chức năng tiếp theo là mua nguyên liệu vật t . để phục vụ cho nhà máy chế biến bột mỳ -Phòng kinh doanh I. Đây là phòng kinh doanh chủ yếu về bia, thiết bị, phụ tùng .để sản xuất bia.Phòng này có nhiệm vụ chuyên kinh doanh nguyên liệu sản xuất về mảng bia và cũng chịu trách nhiệm chính đối với giám đốc công ty. -Phòng kinh doanh II. Chức năng chủ yếu là tổ chức thực hiện tiêu thụ sản phẩm bột mỳ do nhà máy chế biến bột mỳ sản xuất, ngoài ra còn kinh doanh các mặt hàng khác nh nguyên liệu hoá chất .khi có diều kiện để đẩy mạnh lợng tiêu thụ và tăng nguồn thu nhập cho công ty. -Phòng kinh doanh và đại lý vận tải . Chức năng là kinh doanh vận tải và đại lý vận tải chuyên trở hàng hoá và thực hiện các dịch vụ để đáp ứng nhu cầu toàn diện của ngời tiêu dùng. -Phòng kế hoạch tài vụ:Có chức năng phụ trách chung và theo dõi hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy chế biến bột mỳ, theo dõi công nợ, phải thu, theo dõi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, công nợ phải trả,tạm ứng tiền lơng cho công nhân, lao động -Nhà máy chế biến bột mỳ Hà Nội Chức năng chủ yếu là chế biến bột mỳ hoạt động từ tháng 8 năm 2002 với công suất là 100 tấn /ngày Đây là nhà máy mà công ty có sản phẩm chủ yếu để kinh doanh và dịch vụ -Kho văn điển: Hiện nay công ty đã cho thuê mặt bằng, nhà kho vì hiện nay công ty không sử dụng đến. - Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh: Là đơn vị hạch toán độc lập, có t cách pháp nhân và con dấu riêng. - Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty Giám đốc Phòng kế hoạch đầu t Phòng kinh doanh I Phòng kinh doanh II Phòng KD đại lý vận tải Phòng kế toán tài vụ Nhà máy chế biến bột mỳ Chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh Phó giám đốc Hiện nay công ty tập trung vào sản xuất chủ yếu là bột mì . Tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh , dịch vụ đều đêm lại kết quả nhất định cho công ty , ta có thể thấy rõ điều này qua một số kết quả mà công ty đả đạt đợc ( qua hai năm 2003 và 2004) Bảng Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Đơn vị : đồng Năm Nguồn vốn Kinh doanh Doanh thu Lợi nhận Lơng tháng 2003 2.060.584.802 35.977.000.000 76.851.603 656.420 2004 2.220.584.802 45.151.000.000 157.831.847 763.979 Qua bảng trên ta thấy hai măn gần đây công ty đã nhanh chóng đi vào sản xuất kinh doanh ổn định nên tổng doanh thu đạt đợc ngày càng cao từ 35.977.000.000đồng đã tăng lên đến 45.151.000.000 đồng tơng ứng với lợi nhuận tăng lên gấp đôi từ 76.851.603 lên 157.831.847 đ . Đây là kết quả khá cao cho thấy công ty ngày càng kinh doanh có lãi và do đó thu nhập của ngời lao động ngày càng tăng lên , đã làm cho công nhân viên và ngời lao động gắn bó với công ty 1.4. Tổ chức công tác kế toán tại công ty sản xuất và dịch vụ vật t kỹ thuật. 1.4.1. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán ở công ty sản xuất và dịch vụ vật t kỹ thuật. Phòng kế toán thực hiện công việc kế toán. các đơn vị trực thuộc không tổ chức bộ máy kế toán mà cứ hàng kỳ 15 ngày thì chuyển các báo cáo chứng từ về phòng kế toán xử lý và tiến hành công việc kế toán. Đứng đầu phòng kế toán là kế toán trởng, phòng kế toán của công ty đặt dới sự lãnh đạo của giám đốc công ty. Toàn bộ nhân viên kế toán, tài vụ đợc đặt dới sự lãnh đạo của kế toán trởng. Phòng kế toán của công ty có trách nhiệm tổ chức và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, công tác thống kê trong toàn bộ phạm vi công ty giúp giám đốc tổ chức thông tin kinh tế, h- ớng dẫn chỉ đạo các bộ phận trong công ty, thực hiện đầy đủ việc ghi chép ban đầu theo chế độ kế toán và chế độ quản lý kinh tế tài chính của công ty. Hiện nay tổng số nhân viên phòng tài vụ công ty có 4 ngời bao gồm: - Một kế toán trởng, phụ trách luôn hoạt động kinh doanh của nhà máy bột mì - Một kế toán tổng hợp - Một kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, công nợ phải trả - Một thủ quỹ kiêm kế toán tạm ứng, phải thu, phải trả khác, tiền lơng Để thực hiện nhiệm vụ đảm bảo sự lãnh đạo và chỉ đạo tập trung thống nhất trực tiếp của kế toán trởng đồng thời căn cứ đặc điểm tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý, yêu cầu và trình độ quản lý phòng tài vụ có mối quan hệ chặt chẽ với các phòng ban. Đối với bộ phận tiêu thụ thì cùng với phòng tài vụ, phòng kế hoạch tiêu thụ xây dựng giá thành sản phẩm, xác định giá bán và kế hạch tiêu thụ sản phẩm trong năm. Bộ phận vật t có trách nhiệm kiểm tra theo định kỳ và đột xuất toàn bộ vật t trong công ty và ký các hợp đồng mua bán vật t, kiểm tra hoá đơn chứng từ mua bán vật t. Sơ đồ tổ chức công tác kế toán tại Công ty Kế toán trởng Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Nhân viên hạch toán các đơn vị trực thuộc Thủ quỹ 1.4.2. Hệ thống sổ kế toán ở công ty sản xuất và dịch vụ vật t kỹ thuật Công ty sản xuất và dịch vụ vật t kỹ thuật là một đơn vị có khối lợng công việc kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng tơng đối lớn. Các nghiệp vụ nhập xuất diễn ra tơng đối nhiều đặc biệt là nghiệp vụ xuất vật liệu diễn ra gần nh thờng xuyên. Vì vậy để đáp ứng nhu cầu quản lý vật liệu cũng nh quản lý toàn bộ hoạt động của công ty thì công ty đã tiến hành hiện đại hoá công tác kế toán bằng cách sử dụng phần mềm kế toán máy đợc lập trình trên máy tính, với phần mềm này hệ thống sổ kế toán vật liệu mà công ty sử dụng là: - Nhật ký TK 152 - Nhật ký tổng hợp TK 152 - Nhật ký tổng hợp TK 331 - Sổ cái TK 152 - Bảng phân bổ - Các bảng kê - Bảng kê số 1,2,3, 8, 10,11 - Nhật ký chứng từ số 5 - Cùng với sự trợ giúp của máy tính, bằng cách sử dụng phần mềm kế toán ENTER cán bộ phòng kế toán tiến hành công việc kế toán của công ty tơng đối hiệu quả *Giới thiệu phần mềm kế toán ENTER Phần mềm kế toán ENTER là sản phẩm của công ty Hổ trợ T vấn và Phát triển công nghệ SND Các giao dịch và báo biểu về thuế GTGT chơng trình đã đợc cập nhật theo các nghị định và thông t mới nhất do nhà nớc ban hành Phần mềm này tự động thực hiện rất nhiều các nghiệp vụ kế toán nh : tính giá thành sản phẩm và lập các báo cáo liên quan ,tự cập nhật các chứng từ, sổ kế toán liên quan theo các yêu cầu quản lý của đơn vị sau đó tự động chuyển vào các sổ liên quan Việc sử dụng phần mềm kế toán làm cho các kế toán viên ở phòng tài vụ đã nâng cao chất lợng công việc, giảm nhẹ đợc sức lao động cho cán bộ công nhân viên trong phòng nhng đòi hỏi phải có trình độ cao hơn . 1.4.3. Nội dung khác về tổ chức công tác bộ máy kế toán ở công ty sản xuất và dịch vụ vật t kỹ thuật - Hiện nay công ty sản xuất và dịch vụ vật t kỹ thuật áp dụng hệ thống tài khoản do nhà n- ớc ban hành .Về vật liệu công ty sử dụng tài khoản 152,153 tài khoản 331 trong đó tài khoản 152 đợc chia thành nhiều tài khoản cấp 2 Các chứng từ sử dụng để quản lý vật liệu ở công ty gồm có: - Hoá đơn bán hàng của ngời cung cấp - Phiếu nhập vật t - Phiếu lĩnh vật t - Hoá đơn kiểm phiếu xuất kho Do áp dụng kế toán trên máy nên việc hoạch toán chi tiết NVL cũng nh kế toán tổng hợp vật liệu đều có đặc trng riêng không hoàn toàn giống nhau trong các hình thức kế toán đã nêu ở phần thứ nhất. Việc thanh toán chi tiết vật liệu ở kho trong công ty chỉ theo dõi về mặt số lợng trên thẻ kho, còn ở phòng kế toán vật liệu theo dõi cả số lợng lẫn giá trị và đợc phản ánh vào bảng kê chi tiết nhập vật liệu, bảng kê chi tiết xuất vật liệu. Công việc hạch [...].. .toán diễn ra hàng ngày và có quan hệ chặt chẽ với kế toán tổng hợp của công ty Kế toán tổng hợp đợc xây dựng dựa trên hình thức nhật ký chứng từ và tình hình thực tế của công ty Từ đó điều chỉnh một số sổ sách cần thiết để quản lý vật liệu tốt hơn 2 .Thực trạng tổ chức kế toán NVL của công ty sản xuất và dịch vụ vật t kĩ thuật 2.1 Đặc điểm phân loại và đánh giá vật liệu ở công ty sản xuất và dịch vụ. .. dịch vụ vật t kỹ thuật 2.1.1 Đặc điểm vật liệu ở công ty sản xuất và dịch vụ vật t kĩ thuật Vật liệu là một trong những yếu tố vật chất quan trọng nhất trong quá trình sản xuất Vì vậy tổ chức công tác kế toán vật liệu là công tác hết sức cần thiết trong các doanh nghiệp sản xuất Để tổ chức tốt công tác này trớc hết phải hiểu rõ đặc điểm vật liệu sử dụng trong quá trình sản xuất của công ty Sản phẩm... nhau và xuất vật liệu cung xuất với những mục đích khác nhau xuất cho sản xuất , xuất cho quản lý Quá trình thực hiện kế toán tổng hợp của công ty chủ yếu đợc máy tự động thực hiện trên cơ sở sử dụng phần mềm kế toán và mã hoá vật liệu cũng nh đánh số hiệu các chứng từ nhập 2.4.1 kế toán tổng hợp nhập vật liệu tại công ty sản xuất và dịch vụ vật t kĩ thuật *Quá trình thu mua nguyên vật liệu của công ty. .. 2004 Kế toán ghi sổ kế toán trởng 2.3.2 Kế toán tổng hợp xuất vật liệu tại công ty sản xuất và dịch vụ vật t kỹ thuật Công ty sử dụng giá trị thực tế để hoạch toán vật liệu vì vậy giá trị vật liệu xuất kho chỉ đợc tính ở cuối tháng Việc tính toán giá trị này đợc thực hiện ở phòng kế toán và máy tự động tính sau khi ta nhập các chứng từ liên quan nh phiếu nhập vật t , phiếu xuất vật t , giá nhập vật. .. 4.800 Xuất kho lúa mì úc D đơn 4.800 Cộng Ngày 12 tháng 09 năm 2004 Phụ trách bộ phận sử dụng (ký ,họ tên) (ký ,họ tên) phụ trách cung tiêu (ký,họ tên) ngời nhận (ký ,họ tên) Thủ kho 2.3.3 Kế toán chi tiết vật liệu ở công ty sản xuất và dịch vụ vật t kỹ thuật Việc ghi chép chi tiết tình hình nhập ,xuất và tồn vật liệu của công ty sản xuất và dịch vụ vật t kỹ thuật đợc tổ chức ở cả kho và phòng kế toán. .. thừa hoặc thiếu cho sản xuất 2.1.3.Đánh giá vật liệu tại công ty sản xuất và dịch vụ vật t kỹ thuật Đánh giá vật liệu chính là thớc đo tiền tệ biểu hiện giá trị vật liệu theo những nguyên tắc nhất định ,đảm bảo yêu cầu chân thực thống nhất ở công ty sản xuất vật t kỹ thuật vật liệu đợc đánh giá theo giá thực tế giúp cho việc hoạch toán chính xác chi phí vật liệu trong quá trình sản xuất nhng lại làm... hoàn thành khác nhau Để quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức kế toán tổng hợp cũng nh kế toán chi tiết với từng loại phục vụ cho kế toán quản trị cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu căn cứ vào tính chất ảnh hởng tới chất lợng sản phẩm hoàn thành, vai trò tác dụng của chúng trong quá trình sản xuất vật liệu ở công ty sản xuất và dịch vụ vật t kỹ thuật đợc chia thành các loại sau:Lúa mì loại 1,... đợc máy tự động cập nhật và chuyển tới sau khi nhập vào máy các chứng từ nhập xuất và mã số NVL đã diễn ra trong kì (theo bảng chi tiết ) Cuối tháng máy căn cứ vào những dữ liệu nhập vào máy trong tháng về quá trình nhập xuất NVL máy tự động tính ra bảng Nhập Xuất Tồn trong tháng 2.4 Kế toán tổng hợp vật liệu tại công ty sản xuất và dịch vụ vật t kỹ thuật Vật liệu của công ty đợc nhập từ nhiều nguôn... theo dây chuyền sản xuất bột mì Danh mục vật liệu của công ty sản xuất và dịch vụ vật t kĩ thuật Thiết bị xây dựng cơ bản là những vật t công ty mua của danh nghiệp khác để phục vụ xây dựng nh tôn lợp, sắt thép Phế liệu thu hồi là những loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất Dựa vào đặc điểm và cách phân loại trên công ty đã xây dựng kho chứa : Kho nguyên vật liệu gồm : Kho 1: chứa NVL chính, trong... trong tháng 09/2004 là Đơn giá xuất bình quân 79697169 + 87.690.000 = trong tháng = 1491,2đ 55850 + 56.400 Suy ra giá trị bao bì loại 25kg xuất kho trong tháng 09/2004 là = 1491,2 x 71567 = 106.720.711,4đ 2.3 Kế toán chi tiết vật liệu tại công ty sản xuất và dịch vụ vật t kỹ thuật 2.3.1 Thủ tục nhập kho vật liệu ở công ty sản xuất vật t và dich vụ vật t kỹ thuật nguyên vật liệu gần nh toàn bộ đợc nhập . với công ty 1.4. Tổ chức công tác kế toán tại công ty sản xuất và dịch vụ vật t kỹ thuật. 1.4.1. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán ở công ty sản xuất và dịch. Thực trạng tổ chức công tác kế toán NVL tại công ty sản xuất và dịch vụ vật t kĩ thuật 1. Đặc điểm chung của công ty sản xuất và dịch vụ vật t kỹ thuật.