MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ 1. Nhận xét về hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị. Nhận xét chung Qua thời gian nghiên cứu, học hỏi, tiếp cận với thực tế tại công ty, em thấy Công ty cổ phần bánh kẹo Hữu Nghị là một đơn vị sản xuất kinh doanh có qui mô đang trên đà phát triển, và còn có thể tiến xa nhiều hơn nữa. Với kinh nghiệm và trình độ quản lý giỏi, đội ngũ công nhân lành nghề, công nghệ và kỹ thuật chế biến ngày càng đổi mới, Công ty cổ phần bánh kẹo Hữu Nghị đã tìm được chỗ đứng trên thị trường mang tính cạnh tranh gay gắt và ngày một phát triển. Vốn là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Công ty thực phẩm Miền Bắc chuyên sản xuất kinh doanh các loại bánh kẹo, lương khô, trong thời kỳ đổi mới công ty đã gặp rất nhiều khó khăn trong việc tự lập các kế hoạch sản xuất và tự thực hiện các hoạt động thương mại đặc biệt là kể từ khi công ty tiến hành cổ phần hoá. Bằng sự nỗ lực của mình, công ty đã từng bước thích ứng với cơ chế mới để đạt được những kết quả tốt trong sản xuất kinh doanh. Cùng với sự trưởng thành và lớn mạnh của công ty, công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng, đặc biệt là khâu quản lý và hạch toán nguyên vật liệu đã không ngừng được hoàn thiện, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của hoạt động sản xuất kinh doanh. 1.1 Ưu điểm  Về tổ chức bộ máy kế toán Với hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung như hiện nay, công ty đã đảm bảo được sự thống nhất, tập trung đối với công tác kế toán, đảm bảo cho kế toán phát huy đầy đủ vai trò, chức năng của mình, tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân công lao động, chuyên môn hoá và nâng cao trình độ nghiệp vụ của các kế toán viên. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức tương đối chặt chẽ với đội ngũ kế toán viên có 1 1 1 năng lực, nhiệt tình, được bố trí phù hợp với trình độ và khả năng của mỗi người góp phần đắc lực vào công tác hạch toán kế toán và quản lý tài chính tại công ty. Công việc kế toán của công ty đã được vi tính hoá, mỗi kế toán viên được trang bị một máy vi tính. Ngoài việc các máy vi tính trong Phòng kế toán được nối mạng với nhau mà chúng còn được kết nối với các máy tính của Phòng thị trường phục vụ cho việc cung cấp thông tin chính xác, nhanh chóng.  Về công tác quản lý nguyên vật liệu Trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí nguyên vật liệu là một yếu tố chiếm tỷ lệ tương đối lớn trong giá thành sản phẩm. Việc tăng cường quản lý nguyên vật liệu và hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu là một trong những vấn đề quan trọng góp phần thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp là tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Ở Công ty cổ phần bánh kẹo Hữu Nghị, vấn đề này đã và đang được ban lãnh đạo công ty đặc biệt quan tâm. Nhìn chung công tác hạch toán nguyên vật liệu của công ty đã phần nào đáp ứng được nhu cầu của quản lý, ở mỗi chừng mực nhất định công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu đã phản ánh đúng, phản ánh đủ và đã góp phần không nhỏ trong việc đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đạt hiệu quả cao. Cụ thể quá trình hạch toán chi phí nguyên vật liệu ở công ty về cơ bản là đã quản lý được nguyên vật liệu ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản, sử dụng và dư trữ. Sự phối hợp giữa các phòng ban, phân xưởng của công ty với sự phối hợp chặt chẽ với Phòng kế toán-tài chính đã đảm bảo công tác hạch toán kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng tiến hành trôi chảy nhịp nhàng, góp phần tăng cường quản lý nguyên vật liệu, tránh lãng phí nguyên vật liệu, tăng hiệu quả sử dụng vốn lưu động trong công ty. Phòng kỹ thuật kết hợp với Phòng kế hoạch vật tư và Phòng kế toán-tài chính để xây dựng nên hệ thống định mức tiêu hao cho mỗi loại nguyên vật liệu đối với từng sản phẩm tương đối chính xác. Đây là kết quả của quá trình phân tích, tính toán 2 2 2 các thông số hết sức phức tạp. Thông qua đó, công ty có thể xác định lượng nguyên vật liệu cần thu mua, cần sản xuất, cần dự trữ một cách hợp lý, tránh tình trạng dự trữ quá nhiều gây ứ đọng vốn, lãng phí. Phòng kế hoạch vật tư: là nơi trực tiếp tổ chức thu mua, nhập kho vật liệu đã có nhiều cố gắng trong việc tìm nguồn hàng, tổ chức tốt công tác vận chuyển và nhập kho nguyên vật liệu tại công ty, đảm bảo cung ứng đầy đủ nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất kinh doanh. Các kho nguyên vật liệu của công ty được sắp xếp rất hệ thống và hợp lý, đội ngũ thủ kho có trình độ chuyên môn vững, tinh thần trách nhiệm cao nên việc tổ chức nhập kho bảo quản nguyên vật liệu, tổ chức cấp phát nguyên vật liệu tiến hành khá tốt.  Về tính giá nguyên vật liệu Đối với nguyên vật liệu nhập kho, công ty sử dụng phương pháp tính theo giá thực tế. Đây là cách tính đơn giản và hợp lý, đồng thời cũng phản ánh đúng được giá trị nguyên vật liệu thực tế nhập kho. Đối với nguyên vật liệu xuất kho, công ty áp dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Ưu điểm của phương pháp này là đơn giản, dễ làm, giảm bớt được khối lượng công việc ghi chép, tính toán hàng ngày của kế toán. Chính vì vậy đây cũng là phương pháp tính giá xuất kho phù hợp với đặc điểm của công ty khi mà nguyên vật liệu công ty sử dụng có chủng loại hết sức phong phú, trong tháng hoạt động nhập, xuất diễn ra liên tục và thường xuyên.  Về tổ chức, sử dụng hệ thống chứng từ kế toán Công tác tổ chức chứng từ của công ty được thực hiện khá tốt, đảm bảo cung cấp thông tin về quản lý như số lượng, chất lượng về các vấn đề nhập vào, xuất ra và hàng tồn kho. Các chứng từ nhập xuất được lập, bảo quản, lưu trữ theo đúng quy định của chế độ hiện hành. Việc luân chuyển chứng từ giữa Phòng kế hoạch vật tư, Phòng kế toán- tài chính và kho được thực hiện nhịp nhàng tạo điều kiện thuận lợi cho công tác hạch toán nguyên vật liệu hiệu quả, chính xác và nhanh chóng. 3 3 3  Về hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Hiện tại công ty đang áp dụng phương pháp hạch toán chi tiết Thẻ song song. Phương pháp này có ưu điểm là dễ áp dụng và giúp cho kế toán có sự đối chiếu dễ dàng. Ngoài những sổ sách theo quy định, kế toán nguyên vật liệu còn mở thêm Bảng kê chi tiết nhập vật liệu, Bảng kê chi tiết xuất vật liệu, Sổ chi tiết chi phí nguyên vật liệu Theo em đây là sự sáng tạo hợp lý của công ty vì khi đó việc hạch toán nhập, xuất nguyên vật liệu được diễn ra dễ dàng hơn, phục vụ cho việc kiểm tra đối chiếu và chuyển số liệu cho kế toán tổng hợp.  Về hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu Công ty áp dụng phương pháp hạch toán tổng hợp kê khai thường xuyên. Phương pháp này có độ chính xác cao, theo dõi được chặt chẽ tình hình nguyên vật liệu của doanh nghiệp. Phương pháp này là hoàn toàn phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp là số lượng nguyên vật liệu nhiều, hoạt động nhập xuất diễn ra liên tục đòi hỏi phải được theo dõi, giám đốc thường xuyên. 1.2. Hạn chế  Về tổ chức và sử dụng hệ thống chứng từ Trong Phiếu xuất kho không có chữ ký của Giám đốc công ty. Điều này công ty đã chưa tuân theo mẫu Phiếu xuất kho của Bộ Tài chính ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC.  Về tính giá nguyên vật liệu xuất kho Công ty sử dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ để xác định giá trị nguyên vật liệu xuất kho. Vì vậy công việc tính toán đều dồn vào cuối tháng. Trong khi nguyên vật liệu mà công ty sử dụng lại rất phong phú đa dạng, với hàng trăm danh điểm nguyên vật liệu. Chính vì vậy mặc dù kế toán nguyên vật liệu đã sử dụng Excel để xây dựng công thức tính giá cho từng danh điểm nguyên vật liệu nhưng việc tính toán vẫn bị mất nhiều thời gian, ảnh hưởng đến tiến độ quyết toán hàng kỳ.  Về hạch toán tổng hợp - Vấn đề lập dự phòng 4 4 4 Là doanh nghiệp sản xuất nên công ty sử dụng một khối lượng lớn nguyên vật liệu. Sản phẩm chính của công ty là bánh kẹo, đây là loại sản phẩm mang tính chất mùa vụ vì sản xuất tập trung rất lớn vào những dịp lễ tết. Chính vì thế mà công ty thường xuyên phải dự trữ một khối lượng lớn nguyên vật liệu đảm bảo cho sản xuất vào những dịp nhất định đó. Thế nhưng công ty lại không thiết lập bất cứ một khoản dự phòng nào trong khi giá cả thị trường lại luôn có sự biến động và việc giá trị nguyên vật liệu tồn kho bị thấp hơn giá cả thị trường là điều khó tránh khỏi. Do đó xét trên góc độ kế toán, công ty chưa phản ánh đúng thực chất của chi phí sản xuất. - Vấn đề kiểm kê nguyên vật liệu Công ty không sử dụng Tài khoản tài sản thiếu chờ xử lý (TK 1381) và Tài khoản tài sản thừa chờ xử lý (TK 3381). - Vấn đề hạch toán khi mua ngoài nguyên vật liệu mà hoá đơn về trước, cuối tháng hàng chưa về. Đối với trường hợp này kế toán nguyên vật liệu không sử dụng Tài khoản Hàng mua đang đi đường (TK151) mà chỉ đến khi hàng về đến công ty rồi mới phản ánh. Do đó kế toán cũng không sử dụng NKCT số 6. Như vậy là trong tháng đó nguyên vật liệu đã là tài sản của công ty nhưng lại không được kế toán phản ánh. Kế toán đã không phản ánh đúng tình hình biến động tài sản của công ty. Do đó cách hạch toán không qua TK 151 như trên là không tuân theo nguyên tắc kế toán.  Về việc ứng dụng máy vi tính Hiện tại công ty chưa sử dụng phần mềm kế toán nào, mà mọi công việc từ ghi chép hạch toán hàng ngày, tính giá, lên sổ, lập các báo cáo đều do kế toán viên tự thực hiện trên Microsoft Excel. Công ty đã trang bị cho mỗi kế toán viên một máy vi tính và mỗi thủ kho một máy vi tính nhưng chưa nối mạng với nhau, làm cho việc cập nhật thông tin giữa thủ kho và kế toán còn bị gián đoạn. Nếu khi kế toán muốn kiểm tra đối chiếu số liệu với thủ kho hoặc cần thông tin thì phải gọi điện cho thủ kho mang các chứng từ lên mà không trực tiếp kiểm tra được 5 5 5 2. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần bánh kẹo Hữu Nghị. 2.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Tuy tuổi đời còn non trẻ nhưng trong những năm gần đây Công ty cổ phần bánh kẹo Hữu Nghị đã không ngừng lớn mạnh cả về bề rộng và chiều sâu. Trải qua nhiều khó khăn và thử thách nhưng công ty vẫn đứng vững trên thị trường bánh kẹo vốn khắc nghiệt của nước ta, phát triển hoà nhập với nền kinh tế thị trường và hội nhập kinh tế quốc tế. Một nguyên tắc làm việc mà công ty không ngừng quán triệt đó là “Tiết kiệm, hiệu quả”, luôn luôn cố gắng tìm mọi biện pháp để tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, hạ giá thành sản phẩm để tăng cường sức tiêu thụ trên thị trường. Để làm được điều đó công tác kế toán kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng phải không ngừng được hoàn thiện, vững chắc. Vì đặc điểm của công ty là sản xuất mặt hàng thực phẩm nên sự đòi hỏi về chất lượng là rất khắt khe. Nguyên vật liệu là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố thiết yếu trong quá trình sản xuất. Giá trị nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh. Việc đảm bảo nguyên vật liệu cho sản xuất có ý nghĩa quan trọng trong việc duy trì thường xuyên liên tục, góp phần tăng tốc độ luân chuyển vốn. Quản lý tốt nguyên vật liệu từ khâu thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Tuỳ thuộc vào đặc điểm nguyên vật liệu, yêu cầu quản lý mà doanh nghiệp tiến hành lựa chọn cách thức phân loại, phương pháp tính giá, phương pháp hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp sao cho phù hợp. Nhưng dù áp dụng theo hình thức, phương pháp nào thì doanh nghiệp cũng phải tuân theo những quy đinh tài chính, kế toán được ban hành. Nhìn chung Công ty cổ phần bánh kẹo Hữu Nghị đã áp dụng phương pháp hạch toán nguyên vật liệu tương đối hợp lý và tuân theo những quy định của chế độ 6 6 6 kế toán ban hành. Tuy nhiên, như chúng ta đã biết đối với một doanh nghiệp sản xuất như Công ty cổ phần bánh kẹo Hữu Nghị thì công tác kế toán nói chung mà đặc biệt là kế toán nguyên vật liệu là rất quan trọng, đòi hỏi phải luôn luôn có sự hoàn thiện cho phù hợp với từng hoàn cảnh thực tế. Sự không ngừng hoàn thiện đó là công việc rất cần thiết giúp cho doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh tế-xã hội, đồng thời khẳng định vị thế của doanh nghiệp trên thị trường không chỉ trong nước mà còn quốc tế. 2.2. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần bánh kẹo Hữu Nghị  Về tổ chức chứng từ ban đầu Để đảm bảo việc tuân theo hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ mà Bộ tài chính đã ban hành theo Quyết định 15/2006 QĐ-BTC, trong Phiếu xuất kho của công ty nên có thêm phần chữ ký của Giám đốc công ty.  Về tính giá nguyên vật liệu xuất kho Theo em để tránh việc tính toán mất nhiều thời gian vào thời điểm cuối tháng, công ty nên thiết kế một phần mềm kế toán đồng bộ, từ đó việc xác định trị giá nguyên vật liệu xuất kho trở nên dễ dàng và giảm bớt khối lượng công việc cho kế toán viên.  Về hạch toán tổng hợp Lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho Cuối niên độ kế toán nếu giá trị thuần có thể thực hiện được (giá thị trường) của số nguyên vật liệu tồn kho thấp hơn giá gốc thì ta cần phải lập dự phòng. Số dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện được của số nguyên vật liệu tồn kho đó: Nợ TK 632-Giá vốn hàng bán Có TK 159-Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Trường hợp số dự phòng phải lập của kỳ kế toán năm nay lớn hơn số dự phòng đã lập của kỳ kế toán năm trước thì ta tiếp tục lập dự phòng số chênh lệch đó. 7 7 7 Trường hợp số dự phòng phải lập của kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn số dự phòng đã lập của kỳ kế toán năm trước thì ta tiến hành hoàn nhập dự phòng: Nợ TK 159-Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632-Giá vốn hàng bán Kiểm kê nguyên vật liệu Trong quá trình bảo quản sử dụng nguyên vật liệu có thể bị hao hụt, mất mát, hư hỏng kém phẩm chất, dư thừa do nhiều nguyên nhân khác nhau. Vì vậy tất cả các hiện tượng thừa thiếu nguyên vật liệu đều phải được xác định nguyên nhân rõ ràng từ đó đề ra được biện pháp xử lý. Để hạch toán thừa, thiếu nguyên vật liệu kế toán sử dụng 2 tài khoản sau: TK1381-Tài sản thiếu chờ xử lý TK 3381- Tài sản thừa chờ xử lý Căn cứ vào kết quả kiểm kê kế toán tiến hành ghi sổ như sau: - Nếu phát hiện thừa Nợ TK 152 Có TK 3381- Số nguyên vật liệu thừa chờ xử lý - Nếu phát hiện thiếu Nợ TK 1381 Có TK 152- Số nguyên vật liệu thiếu chờ xử lý Căn cứ vào quyết định xử lý của Hội đồng xư lý kế toán ghi: - Xử lý số nguyên vật liệu thừa Nợ TK 3381 Có TK 711 - Xử lý số nguyên vật liệu thiếu Nợ TK 632-thiếu không rõ nguyên nhân Nợ TK 111, 3341- bồi thường trực tiếp 8 8 8 Có TK 1381 Sử dụng TK 151 Đối với trường hợp mua nguyên vật liệu mà hoá đơn về trước, hàng về trong tháng sau, kế toán phải phản ánh giá trị nguyên vật liệu đó qua TK 151-Hàng mua đi đường. Khi đó sổ Nhật ký chứng từ số 5 ở mục “Ghi Có TK 331, ghi Nợ các TK khác” kế toán lập thêm cột “TK 151”. Tháng sau khi số nguyên vật liệu này về nhập kho, kế toán mở thêm Nhật ký chứng từ số 6 - ghi Có TK151. Giá trị nguyên vật liệu nhập kho sẽ được ghi ở cột “ghi Nợ TK 152”  Về tổ chức công tác kế toán trong điều kiện áp dụng kế toán máy Hiện nay công ty chưa áp dụng một phần mềm kế toán hoàn chỉnh mặc dù công ty đã trang bị cho Phòng kế toán tài chính hệ thống máy vi tính nối mạng tương đối hiện đại. Điều này đã làm giảm tiến độ của công tác hạch toán kế toán, đặc biệt là vào dịp cuối tháng, quý, năm khi công ty phải thực hiện các báo cáo quyết toán hàng kỳ. Vì vậy theo em công ty nên lưu tâm đến vấn đề này. Hiện nay ngoài thị trường có khá nhiều phần mềm kế toán đã được thiết kế sẵn, song là một công ty sản xuất bánh kẹo quy mô tương đối lớn, công ty nên thuê một đơn vị chuyên về phần mềm kế toán xây dựng một phần mềm kế toán riêng cho phù hợp với đặc điểm của công ty mình. Điều này sẽ khiến cho công ty phải bỏ ra khoản chi phí ban đầu khá lớn nhưng sẽ mang lại những hiệu quả về lâu dài cho công ty. 9 9 9 KẾT LUẬN Trong xu thế hội nhập kinh tế thế giới, các doanh nghiệp đang đứng trước nhiều cơ hội và thử thách để có thể tồn tại và phát triển. Nghiên cứu để tìm ra một hướng đi đúng nhất, một chiến lược kinh doanh hiệu quả luôn là một vấn đề được quan tâm đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Đối với Công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị, với một chiến lược sản xuất, kinh doanh đúng hướng, công ty đã và đang là một trong những doanh nghiệp hàng đầu về sản xuất bánh kẹo của nước ta. Đóng góp không nhỏ vào thành công chung đó phải kể đến sự cố gắng nỗ lực của Phòng Kế toán tài chính trong việc hạch toán, cung cấp số liệu và đưa ra các định hướng phát triển trong tương lai. Trong đó phần hành kế toán nguyên vật liệu là rất quan trọng bởi nguyên vật liệu là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố thiết yếu trong quá trình sản xuất. Quản lý tốt nguyên vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Chính vì vậy kế toán nguyên vật liệu tại công ty cần phải luôn luôn tự hoàn thiện, cho phù hợp với từng điều kiện phát triển sản xuất của công ty. Sự không ngừng hoàn thiện là phương châm hành động của công ty và không ngừng hoàn thiện cũng chính là công việc cần thiết với bất kỳ một doanh nghiệp nào. Mặc dù đã cố gắng phản ánh đúng thực trạng và đã đưa ra một số phương hướng nhằm hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại công ty song bài viết này của em không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy những nhận xét, đóng góp ý kiến là hết sức quan trọng để bài viết của em hoàn thiện hơn. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn các anh chị trong Phòng Kế toán tài chính của công ty và đặc biệt là thầy giáo Trần Đức Vinh đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp này. 10 10 10 [...]... DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1 Giáo trình Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp - Chủ biên: PGS TS Đặng Thị Loan 2 Giáo trình hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp- Chủ biên PGS- TS Nguyễn Thị Đông 3 Hướng dẫn kế toán thực hiện 4 chuẩn mực kế toán - Nhà xuất bản tài chính 10-2002 4 Hệ thống kế toán doanh nghiệp-Hướng dẫn lập chứng từ kế toán, hướng dẫn ghi sổ kế toán 5 Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC... chính 10-2002 4 Hệ thống kế toán doanh nghiệp-Hướng dẫn lập chứng từ kế toán, hướng dẫn ghi sổ kế toán 5 Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC 6 Tạp chí kế toán 7 Tạp chí tài chính 8 Một số tài liệu liên quan khác 11 11 . MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ 1. Nhận xét về hạch toán nguyên vật liệu tại Công. 2. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần bánh kẹo Hữu Nghị. 2.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện công