Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại công ty cổ phần xây dựng số 2 thăng long 3.1 một số nhận xét chung về tổ chức công tác kế toán vật liệu tại công ty Trong điều kiện nền kinh tế thị trờng còn nhiều thử thách nh hiện nay, tìm đ- ợc hớng đi đúng đắn, đảm bảo kinh doanh có hiệu quả, tự chủ về tài chính là điều kiện cần để tồn tại của một doanh nghiệp. Nhận thức đợc vấn đề này ngay từ khi b- ớc vào sản xuất kinh doanh với sự nỗ lực phấn đấu của ban lãnh đạo và đội ngũ CBCNV toàn công ty, sự quan tâm của Tổng công ty Xây dựng Thăng Long, Công ty đã và đang từng bớc khẳng định mình trong điều kiện nền kinh tế thị trờng song song với việc xây dựng ngày càng nhiều các công trình có tầm quan trọng trong nền kinh tế quốc dân. Để đạt đợc trình độ quản lý nh hiện nay và những kết quả sản xuất kinh doanh vừa qua, Công ty đã không ngừng mở rộng quy mô sản xuất cả về chiều rộng lẫn chiều sâu, đầu t trang thiết bị máy móc, dây chuyền công nghệ hiện đại nhằm nâng cao năng suất, chất lợng và hạ giá thành sản phẩm. Có thể nói đó là cả một quá trình phấn đấu liên tục của lãnh đạo và tập thể CBCNV trong Công ty. Nó trở thành một động lực thúc đẩy sự phát triển mạnh mẽ của Công ty. Việc vận dụng sáng tạo các quy luật kinh tế, thực hiện đúng chính sách của Nhà nớc, quy chế của Tổng công ty đã giúp Công ty đạt đợc những thành tựu đáng kể, hoàn thành nhiệm vụ đóng góp với Ngân sách Nhà nớc và Tổng công ty, không ngừng nâng cao đời sống của CBCNV. Công ty cổ phần Xây dựng số 2 Thăng Long với hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu là thi công xây dựng công nghiệp và một số công trình hạ tầng kỹ thuật do đó chi phí NVL chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Vì vậy, việc tổ chức công tác kế toán nói chung, đặc biệt là công tác kế toán NVL đợc Công ty quan tâm sâu sắc. Qua thời gian thực tập tại Công ty cổ phần Xây dựng số 2 Thăng Long, vận dụng lý luận vào thực tiến công tác kế toán, với sự hớng dẫn của các cán bộ Phòng Tài chính-Kế toán, em nhận thấy công tác kế toán NVL với những u điểm và nhợc điểm sau: 3.1.1 Ưu điểm: 1 1 - Về bộ máy quản lý: Công ty đã xây dựng đợc mô hình quản lý tơng đối khoa học, hợp lý, có hiệu quả, phù hợp với yêu cầu của nền kinh tế thị trờng. Với quy mô quản lý đó đã tạo điều kiện cho quản lý chủ động trong sản xuất, quan hệ với khách hàng ngày càng có uy tín trên thị trờng, đảm bảo đứng vững trong cạnh tranh. - Về bộ máy kế toán: Đợc tổ chức theo hình thức tập trung đã phát huy đợc hiệu quả, tạo điều kiện kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất của kế toán trởng đối với công tác kế toán của Công ty, đảm bảo tính thống nhất về phơng pháp tính toán, các chỉ tiêu kinh tế giữa các bộ phận có liên quan. Đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ và năng lực vững vàng, am hiểu về nghiệp vụ kế toán, hơn nữa, phòng TC-KT lại đợc trang bị một hệ thống trang thiết bị phục vụ cho công tác kế toán khá hiện đại, chơng trình kế toán máy AFSYS 5.0 đã đợc cài đặt và nối mạng cục bộ giữa các máy tính, nên đã đáp ứng đợc yêu cầu cung cấp thông tin khi cần thiết. Do đó, về cơ bản công tác kế toán vật liệu tơng đối phù hợp với những điều kiện cụ thể của Công ty. - Hệ thống sổ sách kế toán: Công ty có một hệ thống sổ sách kế toán khá đầy đủ, rõ ràng, phù hợp với hình thức Chứng từ ghi sổ. Công ty đã vận dụng tơng đối đầy đủ những hệ thống chứng từ theo quy định của BTC đã ban hành, đồng thời lại rất linh hoạt phục vụ cho nhu cầu quản trị của Công ty. - Về việc sử dụng tài khoản: Các tài khoản kế toán đợc mở chi tiết gắn liền với từng công trình, hạng mục công trình tạo điều kiện cho công tác kiểm tra, đối chiếu đợc dễ dàng. - Về phơng pháp kế toán đợc sử dụng ở Công ty là phơng pháp KKTX, phơng pháp này tơng đối ổn định phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh ở công ty. Nó cho phép phản ánh kịp thời và thờng xuyên tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty, cung cấp đầy đủ thông tin cho nhà quản lý doanh nghiệp. - Về công tác kế toán nguyên vật liệu: Nhìn chung Công ty đã xây dựng và thực hiện kế hoạch thu mua NVL tơng đối tốt do vậy không xẩy ra tình trạng ngừng việc do thiếu NVL. Bên cạnh đó việc xây dựng các định mức dự trữ của phòng kỹ thuật rất sát với nhu cầu thực tế, vì thế không dẫn đến tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều NVL. - Về hệ thống kho: Công ty có hệ thống kho tàng bảo quản vật liệu khá tốt, tránh đợc những h hỏng mất mát, tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo quản cũng nh xuất vật liệu đa vào sử dụng. 2 2 - Kế toán chi tiết NVL: Công ty thực hiện hạch toán chi tiết NVL theo ph- ơng pháp thẻ song song, tính giá NVL xuất kho theo phơng pháp đích danh đợc sử dụng nhất quán trong niên độ kế toán. Nhìn chung công tác kế toán vật liệu tại Công ty đợc thực hiện một cách khoa học, nhịp nhàng từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ cho đến khâu sản xuất và tiêu thụ. Công việc xuất- nhập tiến hành gọn nhẹ đáp ứng đợc yêu cầu quản lý, tạo điều kiện để tính toán, phân bổ chính xác cho từng đối tợng sử dụng. Tuy nhiên, bên cạnh những thành tích đã đạt đợc thì trong quá trình hạch toán NVL tại công ty vẫn không thể tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót xảy ra. 3.1.2 Một số tồn tại cần khắc phục: - Một là: Công ty không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, trong khi đó giá cả thị trờng thờng xuyên biến động, do đó vật liệu do Công ty mua lúc giá cao, lúc giá thấp ảnh hởng tới chi phí vật liệu. - Hai là: Công ty cha áp dụng triệt để việc hạch toán chi phí vật liệu vào giá thành sản phẩm. Cụ thể là việc hạch toán vật liệu cho gia công chế biến, kế toán không hạch toán vào TK154 CPSXKDDD để theo dõi chi phí phát sinh trong kỳ mà hạch toán thẳng vào TK627 CPSXC . Nghiệp vụ đó phản ánh không chính xác giá thành sản xuất sản phẩm trong kỳ và cha phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. - Ba là: Công ty đã áp dụng khoa học hiện đại vào công tác kế toán. tuy nhiên, việc trang bị máy móc, thiết bị vẫn còn sơ sài. Cụ thể phòng TC-KT có 8 ng- ời trong khi đó tất cả mọi công việc đều sử dụng máy tính mà tại phòng chỉ có 4 máy. Điều này làm cho việc cập nhật chứng từ bị chậm trễ, công việc bị dồn ép dẫn đến hiệu quả công việc không cao. - Bốn là: Về việc luân chuyển chứng từ, do địa bàn hoạt động của công rộng nên việc luân chuyển chứng từ chậm nh việc cung cấp chứng từ nhập xuất kho đều vào máy chậm so với số ngày quy định. Do đó nhiều khi ảnh hởng đến báo cáo nhanh về NVL, xử lý thông tin đôi khi cha đáp ứng đợc yêu cầu kịp thời. 3 3 3.2 Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại công ty cổ phần xây dựng số 2 thăng long Xuất phát từ thực trạng của công tác kế toán vật liệu, với mục đích hoàn thiện hơn nữa vai trò của công tác kế toán, đảm bảo tuân thủ công tác kế toán doanh nghiệp hiện hành và phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty. Qua thời gian thực tập tại công ty, trên cơ sở vận dụng lý luận vào thực tiễn em xin mạnh dạn đề xuất một số ý kiến và giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán vật liệu của công ty. 3.2.1 Tổ chức kho tàng về nhập, xuất nguyên vật liệu: Vấn đề sắp sếp kho tàng cho phù hợp là điều kiện cần thiết cho việc quản lý và sử dụng NVL. ở công ty có kho A là một kho lớn, đại diện cho trụ sở chính, còn kho B đặt tại chi nhánh, song các xí nghiệp cũng có kho riêng, hàng ngày khi vật liệu về đợc nhập vào kho A, sau đó theo kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty thì số NVL đó sẽ đợc xuất từ kho A sang kho các xí nghiệp đơn vị để tiến hành sản xuất. Nhng có trờng hợp, NVL mới về nhập kho thì có nhu cầu sử dụng ngay nên ngay sau khi nhập kho A NVL lại phải xuất sang kho xí nghiệp, do đó lại thêm một lần vận chuyển, bốc xếp. Trong quá trình này lại đợc tính vào giá trị vật t, do đó làm tăng chi phi về NVL cho sản xuất kinh doanh dẫn đến tăng giá thành sản phẩm. Em nghĩ rằng không cần thiết phải nhập vào kho A mà có thể giao trực tiếp NVL về kho xí nghiệp theo kế hoạch sản xuất kinh doanh. Do đó sẽ giảm đợc những chi phí đáng kể về vận chuyển và những hao hụt mất mát không đáng có. 3.2.2 Hạch toán xuất NVL cho gia công chế biến: Việc hạch toán chi phí cho gia công chế biến, kế toán Công ty đã hạch toán vào TK627 CPSXC bỏ qua việc hạch toán vào TK154 CPSXKDDD trong khi cha đa vào sử dụng sản phẩm sau gia công chế biến phục vụ sản xuất trong kỳ đó. Nh vậy không phản ánh đợc toàn bộ chi phí gia công chế biến dẫn tới vi phạm quy định những chi phí không liên quan đến doanh thu trong kỳ báo cáo không đợc tính vào chi phí kỳ báo cáo. Vì vậy, khi xuất gia công chế biến, kế toán cần tập hợp chi phí gia công chế biến vàoTK154 CPSXKDDD. 4 4 Ví dụ: Ngày 11/12/2003 xuất vật liệu cho gia công tái chế hạt nhựa, kế toán ghi: Nợ TK154: 80.000.000 Có TK1521: 80.000.000 Chi phí gia công chế biến bằng tiền mặt: Nợ TK154: 30.000.000 Có TK 111: 30.000.000 Khi kết thúc kế toán nhập kho ghi: Nợ TK1521: 110.000.000 Có TK154: 110.000.000 Nh vậy việc dùng TK 154 trong quá trình hạch toán thì sau khi sản phẩm hoàn thành bàn giao kế toán mới hạch toán vào chi phí, khắc phục đợc tình trạng chi phi phát sinh ở quý I nhng doanh thu tiêu thụ lại ghi ở quý II. 3.2.3 Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Trong điều kiện kinh doanh theo cơ chế thị trờng, để hạn chế rủi ro trong quá trình sản xuất kinh doanh và tôn trọng nguyên tắc thận trọng của kế toán, Công ty cần lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Công ty là một đơn vị sản xuất kinh doanh với quy mô lớn, nếu có sự biến động nhỏ nào về giá cả vật liệu trên thị trờng cũng sẽ làm ảnh hởng đến quá trình và kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho sẽ giúp Công ty có nguồn vốn tài chính để bù đắp tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch nhằm bảo toàn vốn kinh doanh của Công ty. Đảm bảo cho doanh nghiệp phản ánh giá trị NVL không cao hơn giá cả trên thị trờng (hay giá trị thuần có thể thực hiện đợc) tại thời điểm lập báo cáo. Theo điều 19 chuẩn mực 02- Hàng tồn kho, quy định: - Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện đợc hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. - Số dự phòng cần trích lập đợc xác định nh sau: Số dự phòng Số lợng Đơn giá Đơn giá cần trích lập = hàng tồn kho x gốc hàng - ớc tính cho năm N+1 ngày 31/12/N tồn kho có thể bán 5 5 - Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc thực hiện vào cuối niên độ kế toán (ngày 31/12) trớc khi lập báo cáo tài chính năm. Chỉ lập dự phòng cho vật t hàng hoá thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Để phản ánh tình hình trích lập dự phòng và sử lý các khoản tiền đã lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán sử dụng TK159 DPGGHTK. Sơ đồ dự phòng giảm giá hàng tồn kho: 632 159 Hoàn nhập dự phòng Trích lập dự phòng Doanh nghiệp lập bảng nh sau: Bảng tổng hợp dự phòng giảm giá NVL Ngày 31/12/04 Các loại NVL Số l- ợng ( kg ) Đơn giá ghi sổ Đơn giá tại thời điểm kiểm kê Chênh lệch Mức trích lập dự phòng Thép EM2 (20,3) 100 50.000 51.000 1000 100.000 Thép gió đen(10) 105 12.000 13.000 1000 105.000 Thép gió ánh bạc(25) 110 17.000 16.000 1000 110.000 Cộng 315.000 6 6 3.2.4 Theo dõi, quản lý NVL hao hụt, kém phẩm chất: Công ty cha kiểm soát chặt chẽ đợc khâu NVL, giá cả vật liệu. Cụ thể là trong quá trình thu mua và nhập vật liệu vẫn còn xảy ra tình trạng thiếu hụt vật liệu ngoài định mức cho phép, những khoản thiếu hụt này đợc hoạch toán vào chi phí thu mua theo số tiền của số hàng đủ theo hợp đồng. Điều này làm cho giá thành sản xuất cao, vì vậy phải hạn chế các khoản tiêu hao, tránh lãng phí khi sử dụng NVL và phải hạch toán hợp lý số nguyên vật liệu thiếu hụt trong quá trình nhập kho để góp phần giảm bớt các chi phí bất hợp lý. Bằng cách phạt ngời đi thu mua, quản lý vật liệu phải chịu trách nhiệm bồi thờng về số vật liệu hao hụt đó. Việc làm này sẽ buộc ngời thu mua vật liệu phải có trách nhiệm cao hơn trong công việc của mình. Kết luận 7 7 Quản lý và sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm, hợp lý, đúng mục đích, có hiệu quả là vấn đề rất cần thiết trong các doanh nghiệp. Việc làm này có tác dụng trực tiếp tới các yếu tố chi phí sản xuất giá thành sản phẩm. Do đó, mỗi công đoạn từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ và đa vào sản xuất đều có ý nghĩa rất lớn trong việc quyết định giá thành sản phẩm và lợi nhuận của doanh nghiệp. Qua đó ta có thể khẳng định kế toán vật liệu có vị trí quan trọng trong công tác kế toán của Công ty. Công ty cổ phần Xây dựng số 2 Thăng Long đã nắm bắt đợc tầm quan trọng của kế toán nguyên vật liệu nên đã từng bớc đổi mới công tác quản lý, tổ chức hạch toán NVL có hiệu quả. Với năng lực trình độ nghiệp vụ thành thạo của cán bộ kế toán Công ty cùng với sự hỗ trợ của khoa học kỹ thuật, công tác kế toán của công ty sẽ ngày càng đợc hoàn thiện và đáp ứng đợc yêu cầu quản lý. Sau một thời gian ngắn thực tập tại Công ty, nắm bắt đợc tầm quan trọng của kế toán vật liệu đối vối công tác lãnh đạo của Công ty, em đã mạnh dạn tìm hiểu nghiên cứu để thấy đợc những u điểm cần phát huy, những mặt tồn tại cần khắc phục nhằm góp phần nhỏ vào việc hoàn thiện công tác kế toán NVL nói riêng và công tác kế toán tại công ty nói chung. Thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty tuy ngắn nhng đã giúp em nhiều trong việc củng cố lại kiến thức lý thuyết đã học và vận dụng vào thực tế nh thế nào. Trong quá trình tìm hiểu và nghiên cứu đề tài do có sự hạn chế về thời gian và trình độ lí luận cũng nh kinh nghiệm thực tế nên chuyên đề chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong đợc sự chỉ bảo của ban lãnh đạo Công ty, các anh chị phòng kế toán, và thầy hớng dẫn Đậu Ngọc Châu. 8 8 . Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại công ty cổ phần xây dựng số 2 thăng long 3.1 một số nhận xét chung về tổ chức công. lý thông tin đôi khi cha đáp ứng đợc yêu cầu kịp thời. 3 3 3 .2 Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại công ty cổ phần xây