Một số đặc điểm tại Công ty Dợc phẩm trung ơng 1. I. Đặc điểm tình hình chung ở Công ty Dợc phẩm trung ơng I. 1. Quá trình hình thành và phát triển ở Công ty Dợc phẩm trung ơng I. Công ty Dợc phẩm trung ơng I là một doanh nghiệp Nhà nớc trực thuộc Tổng Công ty Dợc Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực thơng mại. Sự ra đời xây dựng và phát triển của Công ty gắn với sự phát triển của nghành kinh tế kỹ thuật và yêu cầu của nền kinh tế. Trong suốt 50 năm hoạt động của mình, Công ty đã đóng góp không nhỏ cho nghành Dợc nói riêng và cho sự phát triển nền kinh tế nói chung. Trong những năm của thập kỷ 60, Công ty có tên gọi là Công tyDợc phẩm cấp 1, với nhiệm vụ chủ yếu là cung cấp, phân phối thuốc chữa bệnh cho các bệnh viện TW ở Miền Bắc và chi viện đắc lực cho chiến trờng Miền Nam. Năm 1971 Công ty chính thức đợc thành lập với tên gọi: Công ty Dợc phẩm cấp 1. Sau Miền Nam hoàn toàn giải phóng, Công ty đợc giao nhiệm vụ cung cấp phân phối thuốc chữa bệnh và nguyên liệu thuốc cho các bệnh viện TW, các xí nghiệp liên hiệp Dợc các tỉnh từ Thừa Thiên Huế trở ra và cho cục quân y, cục Bộ y tế nội vụ. Nói chung dới thời bao cấp Công ty chủ yếu là dự trữ và phân phối thuốc phục vụ nhân dân. Năm 1988 Công ty Dợc phẩm cấp 1 đợc đổi tên thành Công ty Dợc phẩm trung ơng I trực thuộc liên hiệp các xí nghiệp Dợc Việt Nam Bộ y tế. Năm 1993 theo quy định chung Công ty Dợc phẩm trung ơng I đợc thành lập lại trực thuộc Tổng Công ty Dợc Việt Nam (trớc đâylà liệp hiệp các xí nghiệp Dợc Việt Nam). Công ty Dợc phẩm trung ơng I với tên giao dịch quốc tế: Central Phamarceutical Company N01(CPC1). Trụ sở: Km6 - Đờng Giải Phóng - Quận Thanh Xuân - Hà Nội. Công ty đợc thành lập theo quyết định số 408/BYT-QĐ ngày 22/4/1993. Giấy đăng ký kinh doanh xuất nhập khẩu số 1191013/GP ngày 5/11/1993. - Vốn điều lệ: 41.202.000.000đ - Vốn điều lệ: 4.362.000.000đ - Vốn cố định: 36.480.000.000đ 2. Đặc điểm sản xuất kinh doanh và nhiệm vụ chức năng của Công ty. Trong suốt quá trình hoạt động của mình, Công ty có nhiệm vụ chủ yếu phục vụ loại hỗn hợp đặc biệt đó là thuốc và nguyên liệu sản xuất thuốc. Dới thời kỳ nền kinh tế kinh doanh tập trung thì nhiệm vụ kinh doanh của Công ty do Nhà nớc giao, Nhà nớc giám sát việc hoàn thành kế hoạch. Bớc sang nền kinh tế tiên tiến, hoạt động của Công ty có nhiều thay đổi. Ngoài vấn đề phải đảm bảo cung cấp thuốc men và nguyên liệu để sản xuất thuốc theo yêu cầu của nghành và của Bộ y tế hiện nay Công ty còn kinh doanh các loại nguyên liệu thuốc, thuốc thông thờng, thuốc chuyên khoa, biệt Dợc, bông, dụng cụ y tế, nhằm mục đích thu lợi nhuận. - Công ty Dợc phẩm trung ơng I kinh doanh những nghành sau: + Dợc phẩm (tân dợc, đông dợc). + Nguyên liệu, hoá chất, phụ liệu để sản xuất thuốc phòng và chữa bệnh, bao bì Dợc và các sản phẩm y t ế khác. + Tinh dầu, hơng liêụ, mỹ phẩm, dầu động thực vật. + Dụng cụ y tế thông thờng, máy móc thiết bị y và Dợc. + Mỹ phẩm, sản phẩm vệ sinh, sản phẩm y tế dinh dỡng y tế. + Bông băng, gạc, kính mát, kính thuốc. + Hoá chất các loại và hoá chất xét nghiệm, khám nghiệm phục vụ cho nghành y tế. + Các dịch vụ liên quan đến nghành y tế : hội chợ triển lãm, thông tin quảng cáo, du lịch Tuy nhiên nh đã nói ở trên, hàng hoá mà Công ty đã và đang kinh doanh là loại hàng hoá đặc biệt có liên quan trực tiếp đến tính mạng ngời nên mục đích kinh doanh của Công ty không hoàn toàn lợi nhuận mà còn vì mục đích nhân đạo. Là một Công ty lớn Công ty Dợc phẩm trung ơng I có các chức năng sau. - Là Doanh nghiệp Nhà nớc mang tính chất một đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập, có quan hệ hợp đồng kinh tế với các đơn vị khác nhng vẫn chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Công ty Dợc Việt Nam nên hàng năm vẫn phải xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh để báo cáo Tổng Công ty, giúp Bộ y tế và Tổng Công ty trong tổ chức chỉ đạo mạng lới lu thông hàng hoá, phân phối, hỗ trợ và giúp đỡ tuyến dới. - Có nhiệm vụ quản lý sử dụng bảo toàn và phát triển vốn đúng chế độ hiện hành. - Tuân thủ các hợp đồng đã ký kết, bảo đảm chữ tín đối với khách hàng, bạn hàng, vì hàng hoá của Công ty là hàng hoá đặc biệt liên quan tới sức khoẻ nhân dân. - Nắm bắt khả năng sản xuất kinh doanh nhu cầu của thị trờng để tổ chức cải tiến tổ chức kinh doanh hợp lý nhằm đáp ứng đầy đủ nhu cầu khách hàng đảm bảo tốt chơng trình chăm sóc sức khoẻ của nhân dân, thu lợi nhuận tối đa đảm bảo chất lợng thuốc và nguyên liệu thuốc, đáp ứng yều cầu của nghành. - Chấp hành và thực hiện nghiêm chỉnh chế độ nộp ngân sách, đồng thời đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho ngời lao động. - Thi hành tốt pháp lệnh kế toán thống kê và các quyết định khác của pháp luật. II. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty. 1. Cơ cấu tổ chức. Hiện nay tập thể lãnh đạo cán bộ công nhân viên của Công ty gồm có 260 ngời trong đó: Đại học Dợc: 50 ngời. Đại học khác: 28 ngời. Trung cấp Dợc: 45 ngời Trung cấp khác: 12 ngời. Dợc tá và công nhân Dợc 45 ngời. Thợ sửa xe và lái xe: 10 ngời. Nhân viên hành chính: 38 ngời. Trình Dợc viên: 10ngời . Bảo vệ: 22 ngời. Cơ cấu tổ chức của Công ty đợc chia thành 8 phòng ban, 7 cửa hàng và một chi nhánh tại Sài Gòn. Ban Giám đốc gồm một giám đốc và hai phó giám đốc giúp việc. Giám đốc chịu trách nhiệm quản lý, tổ chức và điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh của Công ty. Mô hình tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của Công ty đợc tổ chức theo mô hình trực tuyến (một cấp Sơ đồ tổ chức của Công ty Dợc phẩm trung ơng I. 2.Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban. Toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đều chịu sự thống nhất của ban giám đốc Công ty. Ban giám đốc cùng các phòng phối hợp chặt chẽ nhịp nhàng với nhau. - Phòng tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ bố trí sắp xếp lao động lập kế hoạch tiền lơng, tuyển nhân viên mới, đào tạo cán bộ nhân viên cũ, làm công tác chế độ, lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị cho hoạt động của các phòng ban. - Phòng kế hoạch nghiệp vụ: Lập kế hoạch và theo dõi kế hoạch mua bán hàng hoá theo hợp đồng, thờng xuyên nắm bắt tình hình hàng tồn kho để điều chỉnh kế hoạch mua bán. - Phòng kế toán tài vụ: Có nhiệm vụ tổ chức công tác tài chính giá cả và hạch toán các nhiệm vụ nhằm góp phần bảo toàn và vốn sản xuất, giám sát đầy đủ Giám đốc Phó giám đốc Phòng bảo vệ Phòng điều vận Phòng KTKN Phòng XNK Phòng kế hoạch nghiệp vụ Phòngk ế hoạch Phòng tổ chức HC Các cửa hàng kịp thời và chính xác nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong Công ty, chấp hành nghiêm chỉnh pháp lệnh thống kê kế toán và tài chính của Nhà nớc. - Phòng xuất nhập khẩu: làm đơn hàng và ký kết hợp đồng, nhập khẩu thuốc và nguyên liệu, khai thác các nguồn hàng mới. - Phòng kỹ thuật kiểm nghiệm: Tổ chức thực hiện các quy chế chuyên môn, quản lý thuốc, theo dõi, kiểm tra chất lợng hàng hoá, kiểm nghiệm hàng nhập, hàng xuất đảm bảo hàng đúng chất lợng đúng quy định của Bộ y tế. Tổ chức công tác bảo hộ lao động, kỹ thuật an toàn lao động. - Phòng điều vận: Có nhiệm vụ điều động phơng tiện vận chuyển, giao nhập hàng hoá khi có kế hoạch và hợp đồng của phòng kế hoạch. - Phòng bảo vệ: Tổ chức lực lợng bảo vệ ngày và đêm đảm bảo an toàn cho Công ty tổ chức lực lợng phòng cháy chữa cháy. - Các cửa hàng: Có nhiệm vụ giới thiệu và bán thuốc. - Ban kho: Đợc chia là 4 tổ quản lý bảo quản và xuất nhập hàng theo đúng quy định của Công ty. III. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty. Căn cứ vào đặc điểm kinh doanh của đơn vị Công ty quyết đinh chức năng và nhiệm vụ của phòng kế toán nh sau: - Phòng kế toán tài vụ tham mu cho giám đốc về lĩnh vực quản lý tài chính chịu trách nhiệm lập kế hoạch thu chi tài chính, kế hoạch vay vốn ngân hàng đảm bảo cân đối tài chính phục vụ cho công tác sản xuất kinh doanh. - Kiểm tra việc sử dụng bảo quản tài sản vật t, tiền vốn đồng thời phát hiện và ngăn chặn kịp thời các hành động tham ô lãng phí phạm vi chính sách kinh tế tài chính của Nhà nớc. - Cung cấp số liệu cho việc điều hành sản xuất kinh doanh, kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế nhằm phục vụ cho việc lập kế hoạch và công tác thống kê. - Bộ máy kế toán của Công ty đợc tổ chức theo hình thức nửa tập trung nửa phân tán nhằm thích ứng với hoạt động kinh doanh của Công ty đồng thời tận dụng tốt năng lực của đội ngũ kế toán đảm bảo thông tin nhanh gọn chính xác và kịp thời. Tại Công ty Dợc phẩm trung ơng I (trụ sở chính tại km6-Đờng Giải Phóng- Quận Thanh Xuân-HN). Bộ máy kế toán đợc tổ chức theo hình thức tập trung. Riêng chi nhánh tại Sài Gòn và các cửa hàng thì bộ máy kế toán đợc tổ chức theo hình thức phân tán tức là chi nhánh và cửa hàng đợc phép hạch toán độc lập, cuối tháng gửi báo cáo kết quả kinh doanh về Công ty để Công ty hạch toán lãi lỗ toàn Công ty. Tại phòng kế toán, các cán bộ kế toán tiến hành tập hợp số liệu để hạch toán rổi từ đó lập các biểu chung cho Công ty. 1. Tổ chức bộ máy kế toán. + Kế toán tập trung (phó phòng). + Một kế toán theo dõi các khoản phải trả ngời bán (TK 331). + Một kế toán các khoản phải thu của khách hàng (TK 131). + Một kế toán theo dõi các TK112, 113, 315 + Một thủ quỹ. - Tổ tổng hợp có nhiệm vụ theo dõi quản lý hàng hoá tài sản của Công ty + Một kế toán trởng chỉ đạo chung và làm công tác kế toán tài vụ + Ba kế toán kho hàng. + Một kế toán thống kê kiêm tài sản cố định. + Kế toán các cửa hàng và chi nhánh. * Nhiệm vụ chức năng của từng kế toán. - Kế toán trởng có nhiệm vụ tham mu cho giám đốc, tổ chức lãnh đạo chung cho từng phòng, bố trí công việc cho từng kế toán viên là ngời chịu trách nhiệm thực thi hớng dẫn thi hành chính sách chế độ tài chính cũng nh việc chịu trách nhiệm các quan hệ tài chính với các đơn vị ngân hàng việc thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nớc. - Kế toán tập trung (phó phòng): Lập bảng tổng kết tài sản, báo cáo quyết toán. Giám đốc Kế toán trởng Kế toán công nợ ng- ời bán Kế toán công nợ ngời mua Kế toán tập trung Kế toán TNN H và tiền vay Kế toán TM và BHX H Kế toánk ho hàng Kế toán TS CĐ Kế toán cửa hàng và chi nhánh Thủ quỹ - Kế toán chi tiêu: Viết phiếu thu chi căn cứ vào chứng từ gốc đã duyệt, ghi số nhật ký, lên báo cáo quỹ, sau đó lên nhật ký chứng từ số1. - Kế toán tiền gửi ngân hàng, tiền vay: Căn cứ vào số phụ của ngân hàng hàng ngày ghi báo nợ, báo có cho các Tài khoản có liên quan, theo dõi số d để phát hành séc, uỷ nhiệm chi và trả khế ớc đúng hạn. Cuối tháng lên nhật ký chứng từ số 2,3,4. - Kế toán thanh toán với ngời mua (TK131): Theo dõi tiền hàng Công ty D- ợc các tỉnh, tình hình tính toán với các đơn vị đó (công nợ) cuối tháng vào sổ chi tiết cho từng đơn vị, cuối tháng lên nhật ký chứng từ số 5. - Kế toán kho hàng: Theo dõi hàng nhập, xuất tồn trong kho, hàng tháng vào sổ chi tiết tồn kho lên bảng kê số 8. - Kế toán TSCĐ kiêm thống kê theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định, chi tiết tài sản cố định, lên nhật ký chứng từ số 9, lập bảng phân bổ số 3. - Kế toán theo dõi cửa hàng, chi nhánh: Theo dõi tình hình hàng hoá, tài chính công nợ của cửa hàng chi nhánh. Cuối mỗi tháng lên báo cáo kết quả kinh doanh của cửa hàng rồi chuyển cho kế toán trởng và giám đốc. - Thủ quỹ: Có nhiệm vụ thu chi tiền mặt hàng ngày cắn cứ vào phiếu thu chi, đồng thời chịu trách nhiệm về quỹ của Công ty. 2. Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng ở Công ty Dợc phẩm TWI. Từ năm 1995 trở về trớc Công ty áp dụng hệ thống tài khoản cũ, từ ngày 01/01/1996 nhằm đáp ứng yều cầu của nền kinh tế thị trờng trong giai đoạn mới và theo quy định của Nhà nớc Công ty Dợc phẩm trung ơng I áp dụng hệ thống chế độ kế toán mới do Bộ trởng Bộ tài chính theo QĐ số1141/TCQĐCĐKT ngày 01/11/1995. Công ty sử dụng hầu hết những TK theo hệ thống Tài khoản đã bán trong công tác kế toán của mình. * Hình thức tổ chức kế toán. Hình thức sổ sách mà Công ty áp dụng hiện nay là hình thức nhật ký chứng từ.Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chứng từ của Công ty theo sơ đồ sau: Sơ đồ 3: nhật ký chứng từ Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng phân bổ Bảng kê Sổ kế toán chi tiết nhật ký chứng từ Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối ngày Quan hệ đối chiếu Việc ghi chép hàng ngày đợc tiến hành theo thủ tục quy đinh. Căn cứ vào chứng từ gốc (đã kiểm tra ), kế toán ghi vào bảng kê, bảng phân bổ nhật ký chứng từ liên quan. Riêng các chứng từ liên quan đến tiền mặt phải ghi vào sổ quỹ liên quan đến sổ (thẻ) chi tiết thì trực tiếp ghi vào sổ (thẻ ) chi tiết đó. Cuối tháng căn cứ vào bảng phân bổ, lấy số liệu ghi vào bảng kê và nhật ký có liên quan. Đồng thời cộng các bảng kê, sổ chi tiết, lấy số liệu ghi vào nhật ký chứng từ sau đó vào sổ Cái. Cuối kỳ lấy số liệu sổ Cái, nhật ký chứng từ bảng tổng hợp chi tiết để lập bảng cân đối và báo cáo kế toán khác. Hình thức nhật ký mà Công ty áp dụng phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh của Công ty và phù hợp với trình độ, và khả năng của cán bộ kế toán. Đây là hình thức kế toán đợc xây dựng trên cơ sở kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết đảm bảo đợc các mặt hàng kế toán đợc tiến hành song song. Việc kiểm tra số liệu của Công ty đợc tiến hành thờng xuyên, đồng đều ở tất cả các khâu và trong tất các phần hành kế toán, đảm bảo số liệu chính xác, kịp thời nhạy bén yêu cầu quản lý của Công ty. Báo cáo kế toán Sổ Cái Sổ tổng hợp chi tiết