Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty Dợc phẩm thiết bị y tế Hà Nội I. Đánh giá kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty Dợc phẩm thiết bị Y tế Hà Nội . Trong những năm gần đây, Đảng và Nhà nớc đã đề ra nhiều chủ trơng, đờng lối, chính sách phát triển kinh tế hàng hoá nhiều thành phần, đa dạng hoá các loại hình sở hữu, mở rộng quan hệ kinh tế với nớc ngoài nên các doanh nghiệp đợc quyền tự chủ trong kinh doanh nhiều hơn. Mỗi doanh nghiệp sẽ tự tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp sao cho đáp ứng tốt nhất các điều kiện thực tế ở doanh nghiệp nhng vẫn tuân thủ nghiêm các quy định của Nhà nớc. Vì thế, doanh nghiệp phải không ngừng hoàn thiện công tác kế toán để phù hợp với yêu cầu quản lý và tình hình mới. Kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng cũng không ngừng đợc đổi mới và thuận tiện nên đã đáp ứng đợc tốt yêu cầu về thông tin của nhà quản lý. Hình thức tổ chức công tác kế toán tại Công ty Dợc phẩm thiết bị y tế Hà Nội áp dụng theo hình thức nửa tập trung, nửa phân tán nên kế toán vừa có thể nắm đợc tình hình chi tiết của các đơn vị trực thuộc, vừa có số liệu tập trung đầy đủ, thống nhất trong một hệ thống sổ sách, giải quyết các yêu cầu của các cửa hàng trực thuộc một cách kịp thời, phù hợp với nguyên tắc, đảm bảo tính pháp lý về sổ sách. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức ghi chép ban đầu của kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng tại doanh nghiệp là tơng đối đầy đủ và hợp lý. Các chứng từ sử dụng nh hoá đơn GTGT, phiếu chi, phiếu nhập kho đều theo mẫu của Bộ Tài chính. Các chứng từ này đảm bảo đầy đủ nội dung ghi sổ, tính pháp lý, chứng minh đợc các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh. Bộ chứng từ cũng đợc sử dụng đồng bộ, chặt chẽ, tránh đợc rủi ro trong quá trình giao nhận hàng hoá. Trình tự luân chuyển chứng từ của doanh nghiệp đợc tổ chức hợp lý, phù hợp với hình thức Nhật ký chứng từ đang áp dụng trong doanh nghiệp. Các loại chứng từ đợc lập 1 1 theo đúng chế độ kế toán hiện hành. Chứng từ sử dụng xong đều đợc lu trữ theo quy định. Ngoài ra, các chứng từ nội bộ cũng đợc lập tơng đối đầy đủ, hợp lý, đảm bảo cả về nội dung lẫn tính pháp lý. Quá trình hạch toán tổng hợp tại doanh nghiệp bao gồm việc xác định các tài khoản sử dụng và nội dung phản ánh trên các tài khoản đó. Kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng đã sử dụng các tài khoản theo đúng qui định hiện hành, nội dung phản ánh trên các tài khoản đúng với hớng dẫn của Nhà nớc. Việc vận dụng các tài khoản vào hạch toán tổng hợp tại doanh nghiệp là tơng đối hợp lý, đảm bảo phản ánh đầy đủ và chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Quá trình tổng hợp số liệu đợcthực hiện đầy đủ, chính xác, đảm bảo độ tin cậy. Việc tổ chức và xây dựng hệ thống sổ sách kế toán tại doanh nghiệp thực hiện theo hình thức nhật ký chứng từ. Các loại chứng từ, bảng kê đợc sử dụng theo biểu mẫu sổ sách kế toán hiện hành của Nhà nớc về hình thức nhật ký chứng từ. Trên mỗi sổ kế toán, trình tự và nội dung ghi sổ đợc kế toán thực hiện theo đúng qui định. Hệ thống sổ sách kế toán trong doanh nghiệp đợc sử dụng nhằm cung cấp các báo cáo tài chính cho cơ quan thuế, cơ quan chủ quản và các báo cáo chi tiết cho Ban giám đốc. Hình thức kế toán nhật ký chứng từ có nhiều thuận lợi nhng cũng có một số hạn chế. Với hình thức này, kế toán phải ghi sổ nhiều, phải theo dõi nhiều nên đòi hỏi cán bộ kế toán phải có chuyên môn vững vàng. Nếu không sẽ không thể phát hiện và khắc phục đợc những thiếu sót trong quá trình ghi sổ và theo dõi chặt chẽ công tác lu chuyển hàng hoá. Mặc dù việc lập và quy trình luân chuyển chứng từ là phù hợp với những quy định hiện hành nhng thời gian luân chuyển chứng từ từ bộ phận này sang các bộ phận khác là chậm nên đôi khi kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng không kịp thời cập nhật thông tin. Nguyên nhân chính của tình trạng này là do sự cách xa về địa lý giữa phòng tài vụ, phòng kinh doanh với kho. Để khắc phục tình trạng này, mỗi bộ phận phải tự hoàn thiện để khi chứng từ đến sẽ thu thập thông tin ngay rồi chuyển qua bộ phận kế tiếp. 2 2 Trong điều kiện kỹ thuật hiện nay, công nghệ tin học phát triển mạnh mẽ và đợc sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực. Trong khi đó, công tác kế toán đòi hỏi một khối lợng tính toán lớn, độ chính xác cao cho nên việc sử dụng tin học trong công tác kế toán doanh nghiệp là một yêu cầu cấp thiết. Vì thế, hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều áp dụng điện toán kế toán trong đó có Công ty Dợc phẩm thiết bị y tế Hà Nội. Mặc dù các doanh nghiệp đều áp dụng hệ thống kế toán thống nhất trong toàn bộ nền kinh tế nhng khi đa điện toán kế toán vào sử dụng lại không có sự thống nhất tơng ứng. Mỗi doanh nghiệp tự thuê thiết kế, xây dựng phần mềm kế toán riêng. Điều này chắc chắn sẽ gây khó khăn cho công tác kiểm tra, kiểm soát và không thể so sánh giữa các doanh nghiệp với nhau. Nh vậy, yêu cầu đặt ra là Bộ tài chính cần xây dựng một phần mềm kế toán áp dụng chung cho tất cả các doanh nghiệp. II. Phơng hớng, biện pháp hoàn thiện quá trình hạch toán kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty Dợc phẩm thiết bị Y tế Hà Nội. 1. Phơng hớng hoàn thiện hạch toán kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng: 1.1. Hoàn thiện chứng từ kế toán: Đối với nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng ở mỗi doanh nghiệp đều không tránh khỏi trờng hợp hàng nhập kho bị thừa, thiếu, không đúng quy cách, phẩm chất so với hợp đồng đã ký. Do vậy, để phản ánh nghiệp vụ hàng hoá thừa, thiếu, không đúng quy cách, phẩm chất, . và quy trách nhiệm, kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng nên sử dụng Biên bản kiểm nhận hàng hoá nhập kho. Mẫu: Biên bản kiểm nhận hàng hoá nhập kho 3 3 Số: Căn cứ: số .ngày .tháng năm . Bản kiểm nhận gồm: Phó phòng nghiệp vụ: Kế toán mua hàng: . Thủ kho: . Ngời giao nhận: STT Tên, nhãn hiệu, Quy cách phẩm chất vật t (Sản phẩm hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lợng Chất l- ợng Ghi chú Theo chứng từ Thực nhập A B C D E F G H Ngày . tháng . năm . Phòng nghiệp vụ Ngời giao hàng Kế toán Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biên bản này đợc sử dụng cho từng lần nhập hàng. Cách ghi nh sau: - Cột A: Ghi theo số tự nhiên. - Cột B: Ghi tên từng mặt hàng tơng ứng với hoá đơn GTGT bên bán chuyển đến. - Cột C: Ghi mã số tơng ứng với mặt hàng ở cột B. - Cột D: Ghi theo hoá đơn GTGT. - Cột E: Ghi theo số lợng tiền hoá đơn GTGT. - Cột F: Ghi số lợng từng mặt hàng thực nhận. 4 4 - Cột G: Đánh giá chung về tình hình chất lợng từng mặt hàng nh: hạn sử dụng, màu sắc thuốc, . - Cột H: Ghi cụ thể số lợng từng mặt hàng thừa, thiếu (nếu có) hoặc các yếu tố khác cha có ở các cột A, B, C, D, E, F, G. Từ Biên bản kiểm nhận hàng hoá nhập kho, kế toán sẽ theo dõi chi tiết hàng thừa, thiếu, trên Bảng kê theo dõi TK 3381 (1381). Bảng kê này đợc mở cho từng tháng. Mẫu: Bảng kê theo dõi TK 3381 (1381) Từ ngày . đến ngày . tháng . năm . STT Chứng từ Nội dung TK đối ứng Số phát sinh Số Ngày Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 Cộng: Ngày . tháng . năm . Ngời lập biểu Kế toán trởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Để theo dõi hàng thừa, thiếu và xử lý, kế toán sử dụng 2 tài khoản: - TK 1381 Tài sản thiếu chờ xử lý. - TK 3381 Tài sản thừa chờ giải quyết. * Trình tự hạch toán: - Trờng hợp phát sinh thiếu: + Hàng thiếu cha rõ nguyên nhân: Nợ TK 1381 - Giá mua hàng thiếu cha thuế. Nợ TK 1331 - Thuế GTGT hàng thiếu. 5 5 Có TK 111, 112, 331 - Giá thanh toán hàng thiếu. + Khi xác định đợc nguyên nhân của số hàng thiếu: . Nợ TK 1388 - Bắt bồi thờng. Nợ TK 1562 - Hao hụt tự nhiên. Nợ TK 821 - Doanh nghiệp chịu. Có TK 1381 - Số hàng thiếu. . Số thuế: Nợ TK 111, 112, 331 Có TK 1331 - Trờng hợp phát sinh thừa: + Hàng thừa cha rõ nguyên nhân: Nợ TK 1561 - Trị giá hàng hoá nhập kho. Có TK 3381 - Trị giá hàng hoá thừa. Có TK 111, 112, 331 - Giá thanh toán. + Khi xử lý: . Nếu doanh nghiệp đồng ý nhập cả lô hàng: Nợ TK 1561 Nợ TK 1331 Có TK 111, 112, 331 . Nếu từ chối, trả lại và đang bảo quản hộ: Nợ TK 002 1.2. Hoàn thiện sổ sách kế toán: Hệ thống sổ sách kế toán, phơng pháp ghi chép trên sổ sách và quy trình hạch toán ở Công ty Dợc phẩm thiết bị y tế Hà Nội là phù hợp với tình hình phân cấp hạch toán cũng nh các mối quan hệ kinh tế phát sinh trong quá trình mua hàng và thanh toán tiền hàng. Đối với kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng, để phản ánh tình hình thanh toán công nợ ở khâu mua hàng, ngoài sổ chi tiết tài khoản 331, 6 6 bảng kê số 8, nhật ký chứng từ số 1, nhật ký chứng từ số 2, doanh nghiệp nên mở thêm nhật ký chứng từ số 5. Cơ sở ghi là sổ theo dõi chi tiết cho TK 331. Nh vậy, kế toán có thể theo dõi và cập nhật nhanh chóng các thông tin về tình hình công nợ đối với ngời cung cấp để đối chiếu. Cuối tháng, kế toán lấy số công nợ của từng sổ chi tiết mở cho từng đối t- ợng để ghi vào sổ nhật ký chứng từ số 5. Mẫu: Nhật ký chứng từ số 5 Tháng . năm . Tên đơn vị bán Số d đầu kỳ Ghi có TK 331, nợ TK khác Ghi nợ TK 331, có TK khác Số d cuối kỳ TK 156 TK khác Cộng có TK 331 TK 111 TK khác Cộng nợ TK 331 Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có 2. Hiệu quả và biện pháp hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng: Do có sự phân công trách nhiệm một cách hợp lý giữa các bộ phận kế toán trong việc sử dụng và luân chuyển chứng từ giúp cho việc cung cấp số liệu và đối chiếu kiểm tra một cách nhanh chóng. Tuỳ theo khối lợng công việc và trình độ nghiệp vụ của mỗi cán bộ mà tiến hành phân công nên có thể sử dụng đầy đủ khả năng của cán bộ kế toán và đảm bảo cho tiến độ công tác hạch toán kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng nói riêng và việc hạch toán kế toán của công ty nói chung đợc tiến hành nhịp nhàng. Cùng với việc phân công trách nhiệm trong công việc, ở công ty có sự thống nhất về lãnh đạo từ trên xuống dới nên công tác hớng dẫn và kiểm tra, tổ chức quá 7 7 trình hạch toán đợc thông suốt, giúp cho ban giám đốc công ty có thể nắm bắt đợc tình hình hạch toán ở từng bộ phận. Thủ trởng công ty cần nắm vững và tổ chức tốt việc thi hành các chế độ, thể lệ, chính sách, nguyên tắc quản lý chế độ kế toán hiện hành. Đồng thời, quan tâm đúng mức tới công tác đào tạo cán bộ, đầu t và tạo điều kiện thuận lợi cho việc nâng cao trình độ nghiệp vụ, tinh thần tự chủ và trách nhiệm của đội ngũ cán bộ kế toán. Nhìn chung, mô hình hạch toán kế toán ở Công ty Dợc phẩm thiết bị y tế Hà Nội là hợp lý với tình hình thực tế kinh doanh, phù hợp với quy định, hớng dẫn của Bộ tài chính. Quá trình hạch toán kế toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở công ty đợc đảm bảo tiến hành một cách thông suốt, chính xác, kịp thời. Các thông tin này sẽ giúp cho ban giám đốc công ty nắm bắt đợc các thời cơ thuận lợi, xác định chính xác các nguồn hàng và nhu cầu tiêu dùng, tạo điều kiện kinh doanh một cách hiệu quả nhất. Hiện nay, kế toán đợc xem là một bộ phận không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp. Nó là công cụ có hiệu lực nhất để nhà quản lý tiến hành quản lý hoạt động kinh doanh cũng nh giám sát, kiểm tra, ra quyết định. 8 8 Kết luận Toàn bộ nội dung đợc trình bày ở trên là những lý luận chung về kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp thơng mại cùng với những phơng hớng, biện pháp hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng ở Công ty Dợc phẩm thiết bị y tế Hà Nội. Trong điều kiện kinh tế thị trờng hiện nay, mọi doanh nghiệp đều phải không ngừng hoàn thiện mình, trong đó hoàn thiện công tác hạch toán kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng đóng vai trò rất quan trọng vì công tác này không những là khâu mở đầu mà nó ảnh hởng trực tiếp đến quá trình và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Tóm lại, với những kiến thức đã học đợc trong 4 năm, khi ra thực tế đã giúp em phần nào nhận biết đợc về nghiệp vụ chuyên môn - những việc em sẽ phải trực tiếp làm sau này. Đây chính là nền tảng vững chắc giúp em nâng cao đợc nhận thức và thực hiện tốt công tác kế toán sau khi tốt nghiệp ra trờng. Để hoàn thành bản chuyên đề này, em đã đợc sự chỉ bảo, góp ý, hớng dẫn tận tình của các cô, chú, bác, anh, chị trong Công ty Dợc phẩm thiết bị y tế Hà Nội và thầy giáo hớng dẫn. Do thời gian, kiến thức có hạn và không có kinh nghiệm thực tiễn nên bản chuyên đề này chắc chắn còn nhiều thiếu sót. Kính mong đợc sự góp ý, chỉ bảo của các thầy, các cô trong khoa Kế toán - Tài chính - Trờng Đại học Thơng mại Hà Nội. Em xin chân thành cảm ơn ! 9 9 Mục lục Trang Lời mở đầu 1 Ch ơng I: Lý luận chung về kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng. 3 I. Khái quát chung về nền kinh tế thị trờng và hoạt động kinh doanh thơng mại trong nền kinh tế thị trờng. 3 1. Đặc điểm của nền kinh tế thị trờng. 3 2. Hoạt động kinh doanh thơng mại trong nền kinh tế thị trờng ở nớc ta hiện nay. 4 II. Đặc điểm nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp thơng mại. 5 1. Đặc điểm nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng. 5 2. Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng. 9 III. Sự cần thiết phải hoàn thiện quá trình hạch toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng. 10 1. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng. 10 2. Nội dung của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng. 11 3. ý nghĩa của việc hoàn thiện. 28 Ch ơng II: Thực trạng tổ chức hạch toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty DPTBYT Hà Nội. 29 I. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và công tác kế toán tại Công ty D- ợc phẩm thiết bị y tế Hà Nội. 29 1. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh. 29 2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán. 33 II. Thực trạng kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty Dợc phẩm thiết bị y tế Hà Nội. 36 1. Hạch toán ban đầu. 36 10 10 [...]... khoản kế toán để hạch toán tổng hợp 3 Sổ sách kế toán 43 48 Chơng III: Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và 52 thanh toán tiền hàng tại Công ty Dợc phẩm thiết bị y tế Hà Nội I Đánh giá kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty 52 Dợc phẩm thiết bị y tế Hà Nội II Phơng hớng, biện pháp hoàn thiện quá trình hạch toán kế toán nghiệp vụ 54 mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty. .. Dợc phẩm thiết bị y tế Hà Nội 1 Phơng hớng hoàn thiện hạch toán kế toán nghiệp vụ mua hàng và 54 thanh toán tiền hàng 2 Hiệu quả và biện pháp hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và 58 thanh toán tiền hàng Kết luận 11 59 11 Tài liệu tham khảo 1 Hệ thống kế toán doanh nghiệp (NXB Tài chính - 1995) 2 Lý thuyết hạch toán kế toán theo thuế GTGT (ĐHKTQD - 1999) 3 Kế toán doanh nghiệp thơng mại và Dịch vụ. .. thống kế toán doanh nghiệp (NXB Tài chính - 1995) 2 Lý thuyết hạch toán kế toán theo thuế GTGT (ĐHKTQD - 1999) 3 Kế toán doanh nghiệp thơng mại và Dịch vụ (ĐHTM - 1997) 4 Thanh toán quốc tế trong ngoại thơng (NXBGD - 1998) 5 Kinh tế doanh nghiệp thơng mại (NXBGD - 1999) 12 12 . Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty Dợc phẩm thiết bị y tế Hà Nội I. Đánh giá kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh. hạch toán kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty Dợc phẩm thiết bị Y tế Hà Nội. 1. Phơng hớng hoàn thiện hạch toán kế toán nghiệp vụ