PHẦN 3. MS EXCEL EXCEL: Là phần mềm bảng tính: - Tổ chức dữ liệu dưới dạng bảng biểu - Cung cấp các công cụ tính toán trên đó KHỞI ĐỘNG EXCEL: - START => PROGRAMS => Ms. OFFICE => Ms. Excel 2003 - Tạo ra ShortCut trên Desktop để chạy từ màn hình GIAO DIỆN CHÍNH: - Hệ thống menu: Tương tự các phần mềm khác của Office - Hệ thống các công cụ trên thanh công cụ chuẩn - Thanh địa chỉ và công thức: Thanh dưới thanh công cụ gồm 2 ô: Ô địa chỉ ở bên trái – ô công thức ở bên phải - Ứng với tài liệu mới => ta có bảng tính chiếm phần chính của cửa sổ: o Có các dòng – cột => các ô o Mỗi ô được đánh chỉ số theo cột – bằng chữ cái hoa; theo dòng : số o Các chữ cái: A -> Z sau đó AA -> ZZ và AAA -> ZZZ o Dòng được đánh số từ 1 đến 65535 o Vị trí ô theo dòng – cột như trên => gọi là địa chỉ. Có 2 loại địa chỉ: Địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối. Chuyển kiểu địa chỉ => Gõ địa chỉ (chọn ô) và ấn F4. - Phần dưới của bảng tính => Có các Sheet. Mỗi Sheet ứng với 1 bảng tính. - Để bổ sung thêm Sheet: Nháy phải vào 1 Sheet => Chọn Insert => Chọn Worksheet => OK. - Để sắp xếp lại thứ tự các Sheet => Rê chuột trái để đảo thứ tự. - Để đổi tên 1 Sheet => Nháy kép vào tên của Sheet => Gõ lại tên => ENTER NHẬP DỮ LIỆU VÀO Ô VÀ CÁC KIỂU DỮ LIỆU - Các kiểu dữ liệu: o Để định dạng các kiểu dữ liệu trong ô – vùng ô:  Đánh dấu vùng ô: Giữ chuột trái và khoanh vùng ô cần đánh dấu. Chú ý: Khi đánh dấu thì để chuột vào giữa ô, tránh để vào viền của ô, đặc biệt là đỉnh ô – vùng ô ở góc dưới phải  Nháy phải chuột => Format Cells và chọn các thẻ sau: • Number: Dùng để điều chỉnh kiểu dữ liệu trong ô: o Number: Cho kiểu số. Chọn số chữ số thập phân ở Decimal Place o Currency: Kiểu tiền tệ - là 1 dạng số o Accounting: Một dạng tiền tệ đặc biệt o Date: kiểu ngày tháng => Ngầm định tháng/ngày/năm (mm/dd/yyyy). Muốn đổi => Vào custom hoặc đổi trong Control Panel của win. o Time: Kiểu giờ => Đổi trong win o Percentage: Dạng % o Fraction: Dạng phân số o CHÚ Ý: tất cả các dạng dữ liệu trên đều là các kiểu số - kể cả ngày và giờ o TEXT: Kiểu văn bản – dòng ký tự o Custom: Dùng để chỉnh dạng ngày giờ • Aligment: Dùng để căn chỉnh lề và hướng viết của các ô o Horizontal: Chỉnh lề trong mỗi ô theo chiều ngang o Vertical: Chỉnh theo chiều dọc o Orientation: Chỉnh hướng viết o Wrap text: Cho phép ngắt dòng khi nhập dữ liệu o Merge Cells: Cho phép nối ô như trong Word • FONT: Chỉnh font chữ (tương tự như Word) • Border: Dùng để kẻ khung và tạo nền cho các phần bảng Excel • Pattern: Chọn màu nền cho các ô => Tương tự như của Power Point  Để thiết lập vùng in cho bảng tính: • Để xem vùng in hiện tại: Menu File => Print Preview hoặc ấn nút PrintPreview trên công cụ • Để chọn 1 vùng nào đó là vùng in => Đánh dấu vùng => Menu File => Print Area => Set Print Area • Chọn Menu => Print Area => Clear … để xóa đánh dấu vùng in • Chọn Print Preview => Trong cửa sổ Print Preview có các mục sau: o Zoom: phóng to – thu nhỏ o Setup: Chỉnh trang in:  Page: Chỉnh kiểu trang  Margirn : Chỉnh lề  Header/Footer: Chỉnh đầu và chân trang o Margirn: Chỉnh bằng trực quan các lề • Ấn Close để quay lại Excel Nhập dữ liệu vào Excel: - Gõ dữ liệu vào (dấu , thập phân thay bằng dấu . VD: 5.3 thay cho 5,3) - Các phím mũi tên => Dùng để chuyển ô - Để sửa dữ liệu trong 1 ô => Chọn ô đó và ấn F2 (hoặc nháy kép vào ô đó). Lúc đó có thể dùng phím mũi tên để chuyển trong 1 ô. - Nhập nhanh dữ liệu vào ô theo quy luật o VD: Số TT => mỗi lần tăng 1; Cấp số cộng => tăng/giảm đều … Có thể dùng Auto Fill để nhập nhanh o Nhập 2 (hoặc một số) ô liên tiếp để có quy luật o Đánh dấu cả 2 ô đó o Đưa chuột đến ô dưới – phải o Với dữ liệu dạng số, nếu độ rộng ô không đủ thể hiện => xuất hiện dạng ####### => Giữ chuột trái vào mép tiêu đề cột để giãn rộng hoặc nháy kép vào đó o Tương tự với độ cao của dòng ĐƯA CÔNG THỨC – HÀM VÀO Ô VD: Nhập 1 bảng gồm các cột: STT: Số liên tục tăng Họ tên: Text Ngày vào CQ: Ngày tháng Chức vụ: Text Hệ số lương: Số thực với 2 chữ số hàng thập phân Thâm niên: Số nguyên Phụ cấp chức vụ: Số thực Lương chính: Số thực Thu nhập: Số thực Sau đó nhập khoảng 10 dòng dữ liệu ứng với 10 người. - Công thức: o Công thức bắt đầu bằng dấu + hoặc =. VD: =4 + 3 o Các toán hạng trong công thức => Có thể thay bằng địa chỉ các ô o Các phép toán:  Nhóm số: • +, - , *, /, ^ : Cộng, trừ, nhân, chia và lũy thừa. Cách viết A phép toán B. VD: A^B = A mũ B • VD: Tính thâm niên bằng cách lấy ngày hôm nay (12/12/2010) trừ ngày vào cơ quan tất cả chia cho 365 và làm tròn. Chú ý: Kiểu ngày tháng hoặc văn bản thì để dữ liệu giữa 2 dấu “ và “ • Sau khi xong cho 1 ô, ta để chuột vào góc dưới phải và kéo để phủ các ô khác. • Tính lương chính = Hệ số lương * 730 . PHẦN 3. MS EXCEL EXCEL: Là phần mềm bảng tính: - Tổ chức dữ liệu dưới dạng bảng biểu - Cung cấp các công cụ tính toán trên đó KHỞI ĐỘNG EXCEL: - START. tự. - Để đổi tên 1 Sheet => Nháy kép vào tên của Sheet => Gõ lại tên => ENTER NHẬP DỮ LIỆU VÀO Ô VÀ CÁC KIỂU DỮ LIỆU - Các kiểu dữ liệu: o Để định