GIỚI THIỆU VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN NỒI HƠI VIỆT NAM. I/ Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán. Để quản lý có hiệu quả các hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp không phân biệt hình thức sở hữu, thành phần kinh tế, loại hình kinh doanh đều phải sử dụng hàng loạt các công cụ quản lý khác nhau, trong đó, kế toán được coi là một công cụ quản lý hữu hiệu nhất. Bộ máy kế toán sẽ cung cấp một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời mọi thông tin về tình hình tài sản và sự biến động của tài sản cũng như tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, tại Công ty Cổ phần Nồi hơi Việt Nam việc tổ chức công tác hạch toán kế toán được đặc biệt quan tâm. Tổ chức công tác kế toán thực chất là cách thức tổ chức thực hiện việc ghi chép, phân loại và tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung bằng phương pháp khoa học riêng của kế toán, phù hợp với đặc điểm, qui mô cũng như tình hình cụ thể của mỗi doanh nghiệp, nhằm phát huy chức năng, vai trò quan trọng của kế toán trong công tác quản lý nền kinh tế. Tại Công ty Cổ phần Nồi hơi Việt Nam, bộ máy kế toán được tổ chức theo kiểu tập trung. Toàn bộ công tác kế toán được thực hiện tập trung tại phòng Tài chính kế toán của Công ty. Kế toán trưởng Kế toán TSCĐ, tiền Kế toán công nợ, Thủ quĩ Kế toán than h Kế toán giá thàn Kế toán vật tư, Sơ đồ 1: Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần Nồi hơi Việt Nam. Phòng tài chính kế toán tổng hợp có nhiệm vụ thực hiện việc hạch toán chi tiết và tổng hợp tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty một cách thường xuyên, liên tục, chính xác, kịp thời nhằm cung cấp thông tin hữu ích cho các cấp quản lý để thực hiện tốt công tác quản lý của mình. Để hoàn thành nhiệm vụ chung của phòng tài chính kế toán, mỗi thành viên trong phòng tài chính kế toán đều có nhiệm vụ cụ thể riêng của mình. Kế toán trưởng: có chức năng giúp Giám đốc chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê và hạch toán kinh tế tại công ty. Kế toán trưởng còn có trách nhiệm, quyền hạn như một phó giám đốc, đảm bảo nguồn vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh, theo dõi tổng hợp mọi hoạt động tài chính của công ty thông qua các kế toán viên. Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ theo dõi các khoản thanh toán như: thanh toán tiền tạm ứng, theo dõi các khoản thu, chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiên vay ngân hàng phát sinh hàng ngày ở công ty. Kế toán giá thành: có nhiệm vụ tập hợp các khoản chi phí: 621, 622, 627, 641, 642 và tính giá thành sản phẩm. Kế toán vật tư, công cụ dụng cụ kèm theo việc theo dõi tài khoản 331: theo dõi lượng vật tư nhập, xuất trong từng tháng và giá trị số lượng hàng tồn kho cuối tháng, chi tiết công nợ phải thanh toán với người bán. Kế toán tài sản cố định, tiền lương, bảo hiểm, thuế: theo dõi tình hình tăng, giảm tài sản cố định, tình hình trích nộp khấu hao tài sản cố định, theo dõi tiền lương và các khoản bảo hiểm xã hội, thuế giá trị gia tăng đầu ta, đầu vào, các khoản thuế phải nộp ngân sách nhà nước. Kế toán công nợ, công trình tự quản: theo dõi việc thanh toán với người mua, theo dõi các hợp đồng kinh tế. Thủ quĩ: quản lý việc thu, chi tiền tại công ty theo các phiếu thu, phiếu chi. Mỗi kế toán có chức năng và nhiệm vụ riêng, song đều thực hiện nhiệm vụ chung của bộ máy kế toán. Nhiệm vụ chung đó là: *Phản ánh các chứng từ kế toán, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh một cách chính xác, đầy đủ, trung thực và kịp thời theo đúng nguyên tắc, chuẩn mực và chế độ hiện hành qui định. *Thu thập, phân loại, xử lý, tổng hợp thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. *Tổng hợp số liệu và lập hệ thống báo cáo tài chính. *Thực hiện quá trình kiểm tra, giám sát việc chấp hành các chế độ quản lý kinh tế nói chung và chế độ kế toán nói riêng. *Tham gia phân tích thông tin kế toán tài chính, đưa ra các kiến nghị hoàn thiện hệ thống kế toán tài chính. b.Mối quan hệ giữa bộ máy kế toán và bộ máy quản lý chung. Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức tập trung, thống nhất đã hỗ trợ cho việc kiểm tra đôn đốc các xí nghiệp sản xuất, các phòng ban trong Công ty, góp phần quan trọng nâng cao hiệu quả công tác quản lý chung của Công ty. Chính nhờ bộ máy kế toán luôn cung cấp thông tin chính xác và kịp thời cho lãnh đạo Công ty, đáp ứng được yêu cầu quản trị của ban lãnh đạo Công ty nên ban lãnh đạo Công ty luôn bao quát và giám sát được hoạt động của toàn Công ty. Cùng với các phòng dự án, phòng kinh doanh tiếp thị và các phòng ban chức năng khác trong Công ty, phòng Tài chính kế toán đã đóng góp một phần không nhỏ trong việc không ngừng tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh nói riêng và hiệu quả quản lý nói chung. II.Tình hình vận dụng chế độ kế toán , phương pháp kế toán tại Công ty Cổ phần Nồi hơi Việt Nam. a.Những qui định chung. Chế độ kế toán mà Công ty Cổ phần Nồi hơi Việt Nam hiện tại đang áp dụng là theo Quyết định số 15/2006-QĐ/BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Từ chế độ kế toán chung, mỗi một công ty có sự vận dụng cụ thể khác nhau vào công ty mình. Tại Công ty Cổ phần Nồi hơi Việt Nam chế độ kế toán được vận dụng cụ thể như sau: * Niên độ kế toán: bắt đầu: 01/01 kết thúc: 31/12 * Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là Việt Nam đồng (VND). Nguyên tắc, phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác là theo giá thực tế. * Hình thức sổ kế toán áp dụng là hình thức Nhật ký chung * Phương pháp kế toán tài sản cố định. ☻Nguyên tắc xác định nguyên giá tài sản cố định (TSCĐ) hữu hình, TSCĐ vô hình: (1) Thời điểm xác định nguyên giá là thời điểm đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng(đối với TSCĐ hữu hình) hoặc thời điểm đưa tài sản vào sử dụng theo dự tính(đối với TSCĐ vô hình). (2) Giá thực tế của TSCĐ phải được xác định dựa trên những căn cứ khách quan có thể kiểm soát được(phải có chứng từ hợp pháp, hợp lệ) (3) Giá thực tế của TSCĐ phải được xác định dựa trên các khoản chi tiêu hợp lý được dồn tích trong quá trình hình thành TSCĐ. (4) Các khoản chi tiêu phát sinh sau khi đưa TSCĐ vào sử dụng được tính vào nguyên giá nếu như chúng làm tăng thêm giá trị hữu ích của TSCĐ. ☻Phương pháp khấu hao TSCĐ áp dụng: phương pháp khấu hao đường thẳng. *Phương pháp kế toán hàng tồn kho. ☻Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: theo giá thực tế. ☻Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: phương pháp giá thực tế bình quân gia quyền. ☻Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên. b.Tình hình vận dụng chế độ kế toán. Căn cứ vào đặc điểm tổ chức của hoạt động sản xuất kinh doanh, vào yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của các kế toán viên và các trang thiết bị phòng kế toán đồng thời trên cơ sở nhận biết đặc điểm, nội dung, trình tự và phương pháp ghi chép của mỗi hình thức sổ kế toán, Công ty Cổ phần Nồi hơi Việt Nam áp dụng hình thức sổ: Nhật ký chung. Đặc trưng của phương pháp này là : tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được ghi vào sổ nhật ký , mà trọng tâm là sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi vào sổ cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh . Hình thức sổ nhật ký chung gồm các sổ chủ yếu sau : Sổ nhật ký chung, sổ nhật ký đặc biệt , sổ cái , các sổ và thẻ kế toán chi tiết . +Chứng từ . Là một doanh nghiệp có qui mô tương đối lớn, các loại chứng từ kế toán được tổ chức tại Công ty Cổ phần Nồi hơi Việt Nam cũng rất đa dạng và phong phú, bao gồm cả hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc và hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn. Các chứng từ được lập tại Công ty tuân theo đúng qui định trong chế độ và được ghi chép một cách đầy đủ, kịp thời, đúng với sự thực nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý và hợp lệ của các chứng từ kế toán, làm căn cứ để ghi sổ kế toán và thông tin cho quản lý. Các chứng từ sau khi được ghi sổ và luân chuyển sẽ được lưu giữ và bảo quản theo qui định hiện hành. Hệ thống chứng từ được sử dụng tại Công ty Cổ phần Nồi hơi Việt Nam bao gồm: STT Tên chứng từ Số hiệu chứng từ I. Lao động tiền lương 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Bảng chấm công Bảng thanh toán tiền lương Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH Danh sách người lao động hưởng trợ cấp BHXH Bảng thanh toán tiền thưởng Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành Phiếu báo làm thêm giờ Hợp đồng giao khoán Biên bản điều tra tai nạn lao động 01-LĐTL 02-LĐTL 03-LĐTL 04-LĐTL 05-LĐTL 06-LĐTL 07-LĐTL 08-LĐTL 09-LĐTL II. Hàng tồn kho 10 11 12 13 14 15 Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Biên bản kiểm tra chất lượng Thẻ kho Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá 01-VT 02-VT 05-VT 06-VT 07-VT 08-VT III. Bán hàng 16 17 Hoá đơn giá trị gia tăng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 01 GTKT-3LL 03 PXK-3LL IV. Tiền tệ 20 21 22 23 24 25 26 27 Phiếu thu Phiếu chi Giấy đề nghị tạm ứng Giấy xin thanh toán tiền Biên lai thu tiền Bảng kê ngoại tệ, vàng bạc, đá quí Bảng kiểm kê quỹ Bảng kiểm kê quỹ 01-TT 02-TT 03-TT 04-TT 05-TT 06-TT 07a-TT 07b-TT V. Tài sản cố định 28 29 30 31 32 Biên bản giao nhận tài sản cố định Thẻ tài sản cố định Biên bản thanh lý tài sản cố định Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành Biên bản đánh giá lại TSCĐ 01-TSCĐ 02-TSCĐ 03-TSCĐ 04-TSCĐ 05-TSCĐ +Tài khoản kế toán. Công ty Cổ phần Nồi hơi Việt Nam sử dụng hệ thống tài khoản như hệ thống tài khoản của doanh nghiệp sản xuất. Trong đó, một số tài khoản được mở chi tiết theo yêu cầu cụ thể của quản lý. Nhìn chung, hệ thống tài khoản của Công ty đã đáp ứng được yêu cầu ghi chép và phản ánh vào sơ đồ tài khoản của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Loại tài khoản 1: tài sản lưu động: 111(1111, 1112), 112(1121, 1122), 113(1131, 1132), 131, 136, 133, 138, 141, 142(1421, 1422), 144, 152(1521, 1522), 153, 154, 155, 156, 157, 159, 161(1611,1612). Loại tài khoản 2: tài sản cố định: 211(2112, 2113, 2114, 2115, 2116, 2118), 213(2131, 2132, 2133, 2134, 2135, 2136, 2138), 214(2141, 2142, 2143), 241(2411, 2412, 2413), 244, 242. Loại tài khoản 3: nợ phải trả: 311, 315, 331, 333(1→9), 334, 335, 336, 338, 341, 342, 344. Loại tài khoản 4: nguồn vốn chủ sở hữu: 411, 412, 413, 414, 415, 421(4211, 4212), 431(4311, 4312, 4313), 441, 451, 461(4611, 4612), 466. Loại tài khoản 5: doanh thu: 511(5111, 5112, 5113, 5114), 515,531,532. Loại tài khoản 6: chi phí sản xuất, kinh doanh: 621, 622, 627(1, 2, 3, 4, 7, 8), 632,635,641(1, 2, 3, 4, 5, 7, 8), 642(1→8) Loại tài khoản 7: thu nhập khác: 711 Loại tài khoản 8: chi phí khác: 811 Loại tài khoản 9: xác định kết quả kinh doanh: 911 Tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán: 001, 002, 003, 004, 007, 008, 009. + Sổ sách kế toán. Công ty Cổ phần Nồi hơi Việt Nam áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chung. Theo hình thức này, tại Công ty Cổ phần Nồi hơi Việt Nam sử dụng các loại sổ kế toán sau: nhật ký chung, sổ nhật ký đặc biệt , sổ Cái, sổ và thẻ kế toán chi tiết. Các mẫu sổ, thẻ kế toán chi tiết đã được kế toán Công ty vận dụng một cách linh hoạt, phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý của Công ty. Căn cứ để ghi vào nhật ký chung là các chứng từ gốc. Các chứng từ này cũng là căn cứ để ghi vào các bảng kê và bảng phân bổ. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung: ◘ Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi vào sổ nhật ký chung , sau đó căn cứ số liệu đã ghi vào số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết, thì đồng thời với việc ghi sổ nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi vào các sổ , thẻ kế toán chi tiết liên quan. ◘ Trường hợp đơn vị mở các sổ nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào nhật ký đặc biệt liên quan. ◘ Định kỳ (3,5,10…)hoặc cuối tháng , tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh tổng hợp từng sổ nhật ký đặc biệt , lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ cái, sau khi đã lại trừ số trùng lặp do 1 nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ nhật ký đặc biệt. ◘ Cuối tháng , cuối quý , cuối năm ,cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh sau khi đã kiểm tra , đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ , thẻ chi tiết), được dùng để lập các báo cáo tài chính .Về nguyên tắc tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh trên sổ nhật ký chung ( hoặc sổ nhật ký chung và các sổ nhật ký đặc biệt khi đã loạI trừ số trùng lẳp trên các sổ nhật ký cùng kỳ). Chứng từ kế toán Sổ nhật ký đặc biệt NHẬT KÝ CHUNG Sổ ,thẻ kế toán gốc Sơ đồ 2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiêu, kiểm tra + Báo cáo kế toán. Báo cáo tài chính là những báo cáo tổng hợp nhất về tình hình tài sản, vốn chủ sở hữu và công nợ cũng như tình hình tài chính, kết quả kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp. Việc lập các báo cáo tài chính này thuộc trách nhiệm của kế toán Các báo cáo tài chính được lập vào cuối mỗi quí, có luỹ kế nửa năm, 9 tháng đầu năm và cả năm. Báo cáo tài chính của Công ty Cổ phần Nồi hơi Việt Nam bao gồm các loại sau: bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và thuyết minh báo cáo tài chính. Các báo cáo này được kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt để gửi lên Bộ để báo cáo. Các báo cáo tài chính được gửi lên cơ quan tài chính, cục thuế, cơ quan thống kê và cơ quan đăng ký kinh doanh để báo cáo. Việc lập báo cáo tài chính không chỉ nhằm mục đích phục vụ nhu cầu quản lý của Công ty và Nhà nước Bảng tổng hợp chi tiết SỔ CÁI Bảng cân đối số BÁO CÁO TÀI CHÍNH mà còn cung cấp thông tin cơ bản cho các đối tượng sử dụng khác như công nhân viên trong Công ty, ngân hàng, khách hàng và các nhà cung cấp có nhu cầu. ►Bảng cân đối kế toán. Bảng cân đối kế toán được lập trên cơ sở: bảng cân đối kế toán ngày cuối niên độ trước; số dư của các tài khoản loại 1, loại 2, loại 3, loại 4 trên các sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp của kỳ lập bảng cân đối kế toán, số dư của các tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán. Dựa trên bảng cân đối kế toán này, kế toán lập các tỷ suất tài chính để phân tích các cân đối trong tài sản và nguồn vốn, từ đó đánh giá tình hình tài chính cũng như hiệu quả sử dụng tài sản, nguồn vốn của Công ty. ►Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh được lập trên cơ sở tổng số phát sinh các tài khoản từ loại 5 đến loại 9. Báo cáo này được sử dụng để phân tích, đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty thông qua tính và phân tích các tỷ suất về khả năng sinh lời của doanh nghiệp. ►Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ phản ánh việc hình thành và sử dụng lượng tiền phát sinh trong kỳ báo cáo của doanh nghiệp. Thông tin về lưu chuyển tiền tệ của doanh nghiệp cung cấp cho ng ười sử dụng thông tin có cơ sở để đánh giá khả năng tạo ra các khoản tiền và việc sử dụng những khoản tiền đã tạo ra đó trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. ►Thuyết minh báo cáo tài chính. Căn cứ chủ yếu để lập thuyết minh báo cáo tài chính là: các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết kỳ báo cáo; bảng cân đối kế toán kỳ báo cáo; báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh kỳ báo cáo; thuyết minh báo cáo tài chính kỳ trước, năm trước. Việc lập thuyết minh báo cáo tài chính nhằm mục đích giải trình và bổ sung, thuyết minh những thông tin về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính của Công ty trong kỳ báo cáo, mà chưa được trình bày đầy đủ chi tiết hết trong các báo cáo tài chính khác.