Phơng hớng và biện pháp hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả ở Công ty MATEXIM I. Đánh giá chung về hoạt động sản xuất kinh doanh, công tác tổ chức kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty MATEXIM. I.1. Đánh giá chung về hoạt động kinh doanh của Công ty MATEXIM: Công ty MATEXIM là một Doanh nghiệp Thơng Mại hạch toán độc lập trực thuộc Tổng Công ty máy động lực và máy nông nghiệp. Sau những năm thành lập và phát triển uy tín của Công ty ngày càng cao. Tình hình tài chính của Công ty tơng đối ổn định nhng hoạt động kinh doanh đôi lúc còn gặp khó khăn, đình trệ. Đứng trớc thực trạng ấy, Ban lãnh đạo và toàn thể cán bộ công nhân viên của Công ty đã cùng nhau tháo dỡ khó khăn tạo đợc chỗ đứng trong thị hiếu ngời tiêu dùng bằng chất lợng hàng hoá, giá cả phù hợp. Để làm đợc nh vậy Công ty đã phải nỗ lực hết mình, mở rộng thị trờng, tăng cờng quan hệ ngoại giao với các bạn hàng trong nớc, nớc ngoài, cải tiến bộ máy quản lý, nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ công nhân viên để theo kịp tiến độ phát triển của nền kinh tế thị trờng, nhằm đẩy mạnh hoạt động xuất nhập khẩu qua đó tăng nguồn thu về ngoại tệ, phục vụ cho việc nhập khẩu các vật t, kỹ thuật đáp ứng phát triển trong nớc. I.2. Đánh giá tổ chức công tác kế toán và kế toán tiêu thụ hàng hoá - xác định kết quả tiêu thụ. Qua thời gian nghiên cứu thực tế công tác kế toán tại Công ty MATEXIM tôi nhận thấy công tác hạch toán kế toán nói chung và công tác tiêu thụ hàng hoá - xác định kết quả kinh doanh nói riêng đã đáp ứng đợc yêu cầu quản lý kinh tế của Công ty trong giai đoạn hiện nay. Mỗi Doanh nghiệp tại các giai đoạn khác nhau có quy mô, năng lực, trình độ 1 1 tổ chức đặc điểm kinh doanh và cơ cấu mặt hàng kinh doanh khác nhau. Vì vậy, tổ chức công tác kế toán phải căn cứ vào tình hình thực tế của từng Doanh nghiệp và trong từng giai đoạn. Hiểu rõ điều này Công ty MATEXIM đã có những lựa chọn đúng đắn về phơng pháp kế toán cũng nh tổ chức công tác kế toán phù hợp vơí đặc điểm kinh doanh của Công ty. I.2.1. Đánh giá về công tác tổ chức bộ máy kế toán - Công ty có số ngời còn hạn chế nhng toàn Công ty nói chung và phòng kế toán nói riêng đều hoàn thành nhiệm vụ và mục tiêu của Công ty một cách có hiệu quả. - Công ty MATEXIM tổ chức công tác kế toán khá quy củ, có kế hoạch sắp xếp, chỉ đạo từ trên xuống dới. Đặc biệt là theo sự phân cấp của phòng Kế toán Tài vụ, các đơn vị ở các chi nhánh hạch toán theo phơng thức thích hợp giúp việc tổng hợp số liệu toàn Công ty. Từ đó lập các báo cáo kế toán nhanh chóng đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, trung thực phục vụ cho công tác quản lý. - Việc bố trí và phân việc cho các cán bộ phòng kế toán Công ty tơng đối tốt, phù hợp với công việc và những yêu cầu quản lý đã đặt ra. Đội ngũ kế toán của Công ty có nghiệp vụ cao, có trách nhiệm trong công tác. I.2.2. Đánh giá về tổ chức kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ. a- Ưu điểm: Việc hạch toán quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty đợc tiến hành tơng đối hoàn chỉnh. * Đối với khâu tổ chức hạch toán ban đầu Các chứng từ sử dụng đúng mẫu của Bộ Tài Chính ban hành, những thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều ghi chép đầy đủ, chính xác vào sổ sách. Các chứng từ đều đợc giám sát, kiểm tra chặt chẽ, kịp thời. Công ty có kế hoạch luân chuyển chứng từ rất tốt, chứng từ đợc lu giữ cẩn thận để khi cần kế toán tìm ngay đợc và kiểm tra đối chiếu khi cần thiết. * Đối với công tác tổ chức hệ thống sổ kế toán 2 2 - Công ty đã và đang áp dụng máy vi tính vào công việc kế toán nhằm giảm bớt khối lợng công việc, nâng cao năng suất lao động, cung cấp số liệu nhanh chóng. - Hình thức kế toán Công ty áp dụng là hình thức kế toán chứng từ ghi sổ . Đây là hình thức kế toán phù hợp với quy mô kinh doanh của Công ty và chức năng mà nó đảm nhiệm là hạch toán cá thể Công ty và từng đơn vị phụ thuộc từ đó hạch toán tổng hợp toàn Công ty. Nói tóm lại tổ chức hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ là nội dung quan trọng trong công tác kế toán của Công ty. Nó liên quan đến các khoản thu nhập thực tế và phần phải nộp cho ngân sách Nhà nớc, đồng thời nó phản ánh sự vận động của tài sản, tiền vốn của Công ty trong quá trình lu thông. b- Những vấn đề còn tồn tại. Công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ ở Công ty MATEXIM nhìn chung đạt hiệu quả cao, đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin cho các cấp lãnh đạo. Tuy nhiên trong công tác kế toán còn một số tồn tại sau: - Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ mà Công ty đang áp dụng đòi hỏi số lợng sổ kế toán sử dụng nhiều nên rất khó áp dụng máy vi tính trong công tác hạch toán do vậy việc cập nhật thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh còn nhiều hạn chế. - Việc sử dụng máy vi tính vào công tác kế toán ở Công ty cha phổ biến nên hệ thống chứng từ, hoá đơn cũng nh số liệu kế toán về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cha đợc thực hiện đồng bộ, toàn diện trên máy vi tính. Bộ sổ kế toán Công ty ghi chép còn nhiều phức tạp. - Công ty MATEXIM với chức năng kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hoá nên có rất nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ. Tuy nhiên công ty lại không sử dụng tài khoản 007 trong thanh toán ngoại tệ. Việc này có thể giúp ghi sổ đơn giản và ngắn hơn nhng sẽ phát sinh một số vấn đề trong việc tổng hợp số liệu và tính chính xác của số liệu. - Đối với hoạt động nhận uỷ thác xuất khẩu, Công ty không sử dụng TK 003 "hàng hoá nhận bán hộ, ký gửi" mà lại hạch toán vào TK 156 nên dễ gây nhầm 3 3 lẫn giữa hàng của Công ty với hàng uỷ thác xuất khẩu. - Công ty MATEXIM áp dụng nhiều hình thức bán hàng và chấp nhận cho khách hàng thanh toán sau. Vì thế số lợng khách hàng còn nợ tiền Công ty rất nhiều nhng phòng kế toán cha tiến hành mở chi tiết TK 131 để theo dõi công nợ của từng khách hàng. Trên đây là những tồn tại chủ yếu tại phòng kế toán do đó cần thiết hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty MATEXIM . Để hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả cao, thu đợc nhiều lợi nhuận đòi hỏi công ty phải áp dụng các biện pháp về kinh tế, kỹ thuật tổ chức quản lý kinh doanh theo điều kiện thực tế của công ty, các phòng ban cần có mục tiêu đề ra để phát triển hoạt động tiêu thụ hàng trong thời gian tới cũng nh trong tơng lai. II. Phơng hớng hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ hàgn hoá và xác định kết qủa tiêu thụ ở Công ty MATEXIM. Để hạn chế phần nào những tồn tại đồng thời góp phần cho công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá ở Công ty phù hợp với chế độ kế toán tài chính em xin kiến nghị một vài ý kiến sau trên cơ sở yêu cầu của việc hoàn thiện: ý kiến 1: Việc hạch toán trên máy vi tính Phản ánh, theo dõi, xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính nhằm hạn chế sai sót dễ mắc phải khi tiến hành công tác kế toán bằng phơng pháp thủ công đồng thời giúp Công ty hoà nhập với thị trờng Thơng mại trong nớc và quốc tế. ý kiến 2: Về hệ thống chứng từ - Là đơn vị kinh doanh XNK do vậy chứng từ kế toán mua hàng của công ty rất đa dạng nhng phức tạp, mất nhiều thời gian khi kiểm tra xử lý. Do vậy để tạo điều kiện cho những nhân viên làm công tác kế toán về nghiệp vụ mua hàng công ty cần xây dựng, quy định luân chuyển chứng từ hợp lý. Kết hợp kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ, tránh những sai sót dẫn đến hậu quả nghiêm trọng. ý kiến 3: Việc sử dụng TK 007 "ngoại tệ các loại" - Khi phát sinh các nghiệp vụ về thanh toán bằng ngoại tệ, kế toán phải ghi sổ kế toán và lập báo cáo kế toán bằng đơn vị tiền tệ thống nhất là VND. Ngoài ra 4 4 ngoại tệ phải đợc theo dõi trên tài khoản ngoài bảng 007- Ngoại tệ các loại theo từng tài khoản phản ánh vốn bằng tiền. Do đặc điểm công ty phải thờng xuyên thu chi bằng ngoại tệ , mỗi lần thu hoặc chi đều phản ánh vào TK 111.2 và TK 112.2 theo những tỷ giá khác nhau do đó số tiền ghi sổ không có sự tơng đồng vơí nhau. Cuối kỳ, công ty cộng dồn TK 111.2 và TK 112.2 để tính ra số d cả theo nguyên tệ lẫn theo ngoại tệ . Việc sử dụng thêm TK 007 - ngoại tệ các loại đảm bảo đánh giá chính xác vốn hiện có của công ty và thực hiện bảo toàn vốn kinh doanh . ý kiến 4: Việc lập dự phòng phải thu khó đòi Trờng hợp những khách hàng có tình hình tài chính kém, không có khả năng thanh toán, Công ty cần tiến hành theo dõi riêng để trích lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp hoặc có biện pháp xử lý cho phù hợp. Đối với những khoản thu khó đòi kéo dài trong nhiều năm, nếu Công ty cố gắng mọi biện pháp nhng không thu đợc nợ và khách hàng thực sự không còn khả năng thanh toán thì cần xoá các khoản nợ phải thu khó đòi trên sổ kế toán và chuyển sang theo dõi chi tiết thành khoản nợ khó đòi đã xử lý. Các khoản phải thu khó đòi đợc theo dõi ở TK 139 - DPPTKĐ * Kết cấu TK 139 - dự phòng phải thu khó đòi Bên nợ: - Xoá sổ nợ khó đòi không đòi đợc - Hoàn nhập số dự phòng phải thu không dùng đến Bên có: Trích lập dự phòng phải thu khó đòi D có: Số dự phòng phải thu khó đòi hiện còn * Phơng pháp hạch toán - Cuối niên độ kế toán, hoàn nhập toàn bộ số dự phòng còn lại của năm cũ cha dùng đến Nợ TK 139 5 5 Có TK 721 Đồng thời trích lập dự phòng cho năm tới Nợ TK 6426 Có TK 139 - Trong niên độ kế toán tiếp theo + Ghi nhận số nợ khó đòi không đòi đợc, xử lý xoá sổ Nợ TK 004 + Trích bổ sung số nợ xoá sổ lớn hơn dự phòng về chúng đã lập (nếu có) Nợ TK 6426 Có TK 139 + Hoàn nhập số dự phòng không dùng đến của số nợ khó đòi đã thu đợc Nợ TK 139 Có Tk 721 - Cuối niên độ kế toán, tiến hành hoàn nhập và trích lập dự phòng phải thu khó đòi nh trên ý kiến 5: Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Công ty MATEXIM nên tiến hành trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc lập vào cuối niên độ kế toán nhằm ghi nhận phần giá trị dự tính giảm sút so với giá thực tế của hàng tồn kho nhng cha chắc chắn. Cuối kỳ, nếu kế toán nhận thấy có bằng chứng chắc chắn về sự giảm giá th- ờng xuyên xảy ra trong kỳ kế toán thì tiến hành trích lập dự phòng. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm phản ánh đúng trị giá thực tế thuần tuý hàng tồn kho của Công ty khi lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ hạch toán. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc hạch toán trên TK 159 - dự phòng giảm giá hàng tồn kho * Kết cấu TK 159 Bên nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá Bên có: Trích lập dự phòng giảm giá D có: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện còn 6 6 * Phơng pháp hạch toán - Cuối niên độ kế toán hoàn nhập toàn bộ số dự phòng đã lập năm trớc Nợ TK 159 Có TK 721 Đồng thời trích lập dự phòng cho năm tới Nợ TK 6426 Có TK 159 - Trong niên độ tiếp theo, mọi biến động về giá cả hàng tồn kho phản ánh ở TK412. - Cuối niên độ kế toán tiến hành hoàn nhập và trích lập dự phòng nh trên ý kiến 6: Việc sử dụng TK 003 "Hàng hoá nhận bán hộ, ký gửi " Đối với hoạt động nhận uỷ thác xuất khẩu, kế toán nên mở thêm TK ngoài bảng 003 "hàng hoá nhận bán hộ ký gửi" để tiện cho việc theo dõi, quản lý số hàng giữ hộ cho bên giao uỷ thác. Mặt khác tránh trờng hợp nhầm lẫn, mất mát hàng hoá. Một đơn vị chuyên kinh doanh xuất khẩu uỷ thác thì luôn xẩy ra trờng hợp giữ hộ hàng cho chủ hàng, nên sổ TK 003 là căn cứ để so sánh, đối chiếu với sổ hàng uỷ thác xuất kho thực tế, hạn chế những sai sót đáng tiếc xẩy ra. Đồng thời Công ty cũng nên mở sổ riêng để theo dõi hàng nhận uỷ thác xuất khẩu. Mẫu sổ có thể mở nh sau Ngày nhận Số hoá đơn Ngày ghi hoá đơn Ngoại tệ hoá đơn Ngoại tệ báo cáo Ngày báo có Phí uỷ thác (1%) Đơn vị uỉy thác ý kiến 7: Quản lý công nợ Việc theo dõi, kiểm tra và đôn đốc khách hàng thanh toán kịp thời có ảnh hởng 7 7 lớn đến quá trình thu hồi vốn để tiếp tục hoạt động kinh doanh. Vì thế đối với những khách hàng còn nợ tiền, Công ty cần phải tổ chức kế toán chi tiết riêng theo từng khách hàng trên các tài khoản, sổ kế toán liên quan. Công ty phải mở chi tiết tài khoản 131 thành các tài khoản cấp hai riêng cho từng khách hàng VD: TK 1311 -Phải thu của khách hàng A TK 1312- Phải thu của khách hàng B Việc theo dõi chi tiết theo từng khách hàng, ngời mua trên sổ chi tiết thanh toán với ngời mua giúp cho doanh nghiệp biết đợc số tiền còn phải thu đối với từng khách hàng, thông qua đó mà có biện pháp đôn đốc kịp thời đảm bảo thu hồi đủ. Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng đợc mở riêng cho từng khách hàng để theo dõi tình hình thanh toán giữa khách hàng với Công ty. Trờng hợp phát sinh các nghiệp vụ bằng ngoại tệ thì phải theo dõi riêng cả nguyên tệ và quy đôỉ ra VND. Cũng có thể mở sổ theo dõi thanh toán với khách hàng bằng tiền Việt nam riêng và bằng ngoại tệ riêng, song có thể kết hợp với nhau. 8 8 Kết luận Trong điều kiện nền Kinh tế thị trờng có sự cạnh tranh gay gắt ở nớc ta hiện nay buộc các Doanh nghiệp phải tìm cho mình phơng hớng kinh doanh riêng, phù hợp với điều kiện thực tế của mình nhằm đảm bảo kinh doanh có lợi nhuận và thực hiện tốt nghĩa vụ với Nhà nớc. Muốn vậy, cùng với hàng loạt chế độ quản lý Kinh tế- Tài chính, Doanh nghiệp phải phát huy vai trò quan trọng của kế toán bởi vì kế toán luôn là công cụ quản lý hữu hiệu trong bất kỳ một cơ chế quản lý nào . Trong xu thế đó thì việc hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ ở các Doanh nghiệp Thơng Mại nói chung và Công ty MATEXIM nói riêng là một tất yếu. Mục đích của việc hoàn thiện nhằm giúp các Doanh nghiệp Thơng Mại xây dựng cho mình một hệ thống các phơng thức bán hàng hiệu quả, từ đó xác định đúng đắn kết quả và thực lực kinh doanh tránh tình trạng ngộ nhận về khả năng kinh doanh, góp phần làm lành mạnh hóa thị trờng, tạo điều kiện cho nền kinh tế phát triển. Với mục tiêu nghiên cứu việc hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả Tiêu thụ tại Công ty MATEXIM, chuyên đề này đã đề cập đến vấn đề cơ bản nhất trong Doanh nghiệp Thơng Mại hiện nay, trên cơ sở đó đa ra một số ý kiến nhằm ngày càng hoàn thiện hơn công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh ở Doanh nghiệp. Tuy nhiên do thời gian thực tập để tìm hiểu thực tế không nhiều nên chuyên đề không tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế nhất định. Kính mong nhận đợc sự đóng góp ý kiến của thầy cô để chuyên đề hoàn thiện hơn. Một lần nữa em xin cảm ơn sự tận tình giúp đỡ của TS Nguyễn Minh Ph- ơng, các cô chú phòng Kế toán- Tài vụ công ty MATEXIMK tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành đề tài của mình. Mục lục 9 9 10 10 . chức kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty MATEXIM. I.1. Đánh giá chung về hoạt động kinh doanh của Công ty MATEXIM: Công ty MATEXIM. tổ chức công tác kế toán và kế toán tiêu thụ hàng hoá - xác định kết quả tiêu thụ. Qua thời gian nghiên cứu thực tế công tác kế toán tại Công ty MATEXIM