Hoàn thiện kế toán NVL tại công ty Phát triển Công nghệ và Thiết bị Mỏ 3.1. Đánh giá thực trạng về kế toán NVL tại công ty Phát triển Công nghệ và Thiết bị Mỏ. 3.1.1. Những ưu điểm: - Cơ cấu tổ chức chặt chẽ, các phòng ban chức năng, các phân xưởng sản xuất đều có chức năng nhiệm vụ xác định, đảm bảo mọi hoạt động sản xuất và quy trình làm việc được thực hiện một cách thống nhất, khoa học, có hiệu quả cao, tạo ra sản phẩm chất lượng tốt. - Ban Giám đốc là những người có trình độ cao, năng lực quản lý điều hành, luôn gương mẫu tận tâm với công việc. Bên cạnh đó, bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng nên việc điều hành rất thuận lợi cho sự Giám đốc công ty. - Việc tổ chức công tác kế toán, vận dụng cải tiến mới trong công tác hạch toán kế toán, được tiến hành kịp thời theo những thay đổi trong công tác kế toán của Bộ tài chính. Hơn nữa, công ty có đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ nghiệp vụ vững vàng, nắm rõ đặc điểm sản xuất kinh doanh, đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất. Với cách bố trí nhân viên như hiện nay, công tác kế toán nói chung của công ty đã đi vào nề nếp và tương đối ổn định. - Mỗi kế toán viên đã được phân công đảm nhận các phần hành kế toán khác nhau, điều này tạo thuận lợi cho việc nâng cao trình độ, năng lực chuyên sâu của mỗi kế toán viên đồng thời khắc phục được tình trạng chồng chéo trong công tác kế toán. - Hệ thống định mức sử dụng vật tư của Công ty được xây dựng cho các loại vật tư chủ yếu, đặc biệt là quặng thô Manhêtít. Trên cơ sở đó, tạo điều kiện cho các phân xưởng sử dụng một cách tiết kiệm vật tư, hạ giá thành sản phẩm, mang lại hiệu quả kinh tế cao. - Công ty tích cực tìm kiếm các nhà cung cấp NVL chất lượng tốt, giá cả phù hợp nhằm chủ động trong khâu vật tư đầu vào, quản lý tốt chi phí NVL đồng thời đảm bảo và nâng cao chất lượng sản phẩm. - Công ty có hệ thống kho bãi đảm bảo bảo quản vật tư, cán bộ thủ kho có đủ trình độ quản lý và được bồi dưỡng kiến thức định kỳ đảm bảo thực hiện tốt công việc được giao. - Công ty áp dụng hệ thống chứng từ sổ sách và các báo cáo tài chính thống nhất theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 20/3/2006. Quy trình nhập, xuất nguyên vật liệu ở công ty tiến hành hợp lý, hợp lệ. Kế toán vật tư và thủ kho thường xuyên đối chiếu sổ sách nhằm phát hiện sai sót và tiến hành điều chỉnh kịp thời. 3.1.2. Những tồn tại: - Công ty mới chú trọng xây dựng định mức vật tư sử dụng cho quặng thô, các vật liệu khác như bao bì, bi thép, búa nghiền…cũng được sử dụng khá nhiều nhưng công ty chưa xây dựng được định mức tiêu hao. Điểm hạn chế này sẽ làm cho công tác quản lý chi phí NVL gặp nhiều khó khăn. - Phế liệu thu hồi từ sản xuất Công ty không tiến hành làm thủ tục nhập lại kho mà để tự cho bộ phận sản xuất xử lý. Đây sẽ là kẽ hở quản lý dễ dẫn tới việc thất thoát vật tư. - Khâu quản lý, bảo quản tương đối tốt nhưng công việc kiểm kê không được làm một cách thường xuyên (6 tháng một lần), điều này dễ dẫn đến tình trạng mất mát khó xác định được nguyên nhân để xử lý. - Quy trình luân chuyển chứng từ còn chậm. Hàng ngày, thủ kho kiểm tra các phiếu nhập, phiếu xuất rồi vào thẻ kho, cuối ngày gửi lên cho phòng kế toán. Tuy nhiên, thủ kho tập hợp chứng từ trong nhiều ngày rồi mới gửi lên phòng kế toán khiến cho việc tính toán, ghi chép số liệu không đáp ứng được yêu cầu kịp thời. - Công ty không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, trong đó có NVL, cụ thể là không sử dụng tài khoản 159-“Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”. Vật liệu của công ty trong kho có giá trị lớn, chủ yếu là quặng thô phải đảm bảo yêu cầu kỹ thuật nhất định, lại dễ hư hỏng, kém phẩm chất trong điều kiện khí hậu như ở nước ta. Công ty sẽ gặp tổn thất và bị động khi giá cả thị trường về nguyên vật liệu của công ty xuống thấp nếu không lập dự phòng. Công ty tiến hành hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Theo phương pháp này, khối lượng công việc trùng lặp vẫn còn nhiều, đặc biệt là về số lượng của các loại NVL, dẫn tới công việc kế toán NVL mất nhiều thời gian hơn và gặp khó khăn trong đối chiếu về mặt số lượng NVL giữa kho và phòng kế toán. 3.2. Hoàn thiện kế toán NVL tại công ty Phát triển Công nghệ và Thiết bị Mỏ: 3.2.1. Kiến nghị về chứng từ kế toán - Công ty có xây dựng định mức tiêu thụ đối với quặng thô nhưng khi lập Giấy xin cấp vật tư và phiếu xuất kho không thấy có mối liên hệ nào với định mức. Do đó, các chứng từ xuất NVL của DN nên thể hiện mối liên hệ này để quản lý chặt chẽ chi phí NVL, tránh lãng phí. Công ty PTCN &TB Mỏ PHIẾU XUẤT VẬT TƯ THEO ĐỊNH MỨC Ngày 01 tháng 6 năm2007 Bộ phận sử dụng: Xưởng MNT Lý do xuất: Phục vụ SX Stt Mã VT Tên vật tư ĐVT Hạn mức được duyệt trong tháng SL xuất 01-6 05-6 1 MNT Quặng thô Tấn 258 5,79 58 2 Bao bì Cái 6.500 260 . . . . . . . Người nhận ký Ngày30. tháng 6 năm2007 Phụ trách BP sử dụng P.trách phòng VT Thủ kho Bảng 3.1: Phiếu xuất vật tư theo định mức - Công ty nên sử dụng các biện pháp quản lý chặt chẽ những vật liệu thừa và phế liệu thu hồi từ sản xuất. Vật liệu thừa trong sản xuất không bắt buộc phải nhập lại kho mà vẫn có thể để lại phân xưởng, nhưng cuối tháng đại diện phân xưởng cần xác định số vật liệu thừa tại phân xưởng mình và lập Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ, lập thành 2 liên, 1 liên gửi lên phòng kế toán còn 1 liên gửi lên phòng vật tư. Đó chính là cơ sở để phòng vật tư xét duyệt xuất kho NVL trong tháng sau và phòng kế toán điều chỉnh chi phí. DN có thể thực hiện theo mẫu biểu đã hướng dẫn. Công ty PTCN & TB Mỏ Mẫu số 04- VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU BÁO VẬT TƯ CÒN LẠI CUỐI KỲ Ngày 30 tháng 6 năm 2007 Bộ phận sử dụng: Xưởng SX Manhêtít STT Tên vật tư MS Đvt Số lượng Lý do: còn sử dụng hay trả lại A B C D 1 E 1 2 Bao bì Bi thép . Cái Kg 12 27 Còn sd Còn sd Ngày 30 tháng 6 năm 2007 Quản đốc phân xưởng Bảng 3.2: Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ Kế toán sẽ điều chỉnh như sau: Nợ TK 621 Giá trị vật liệu Có TK 154 thừa tại phân xưởng Đối với công tác thu hồi phế liệu từ sản xuất, Công ty có thể nhập kho hoặc bán luôn. Nếu nhập kho, tiến hành thủ tục nhập kho đơn giản hơn so với trường hợp nhập từ thu mua bên ngoài, lập 3 liên, 1 liên gửi lên phòng kế toán: Nợ TK 152 Số phế liệu Có TK 154 thu hồi từ SX Nếu bán số phế liệu đó ngay thì ghi tăng thu nhập khác như sau: Nợ TK 111, 131 . Số phế liệu Có TK 711 đem bán - Thực tế các nghiệp vụ nhập xuất NVL của DN diễn ra khá phổ biến nên số lượng chứng từ rất nhiều, do đó cần phải phân loại phiếu nhập, xuất riêng rẽ nhau tạo điều kiện thuận lợi trong công tác nhập số liệu và việc kiểm tra đối chiếu. Bên cạnh đó cần phải đẩy nhanh khâu luân chuyển chứng từ giữa kho và phòng kế toán đảm bảo tính kịp thời trong phản ánh thông tin. - Việc quản lý theo dõi về mặt số lượng NVL một cách chặt chẽ nhằm phát hiện hỏng hóc, tránh mất mát, .là rất cần thiết; bên cạnh đó, việc quản lý theo dõi NVL về mặt giá trị có tầm quan trọng không kém. Để thực hiện tốt hơn nữa công việc đó, kế toán vật tư nên lập thêm Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu - bảng chỉ theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn NVL về mặt giá trị. Công ty PTCN & TB Mỏ Mẫu số S11-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT VẬT LIỆU Tâi khoản: 152 Tháng 6 năm 2007 S T T Tên, quy cách vật liệu Số tiền Tồn ĐK Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn CK A B 1 2 3 4 1 Quặng thô 26.807.974 280.827.54 8 181.037.18 1 126.598.34 1 2 Bao bì PP 47x72 18.143.288 - 9.193.062 8.950.226 3 Bao bì phế liệu 1.081.826 - 502.301 579.525 4 Chỉ khâu 174.727 913.000 149.766 937.961 Cộng 48.707.815 342.904.94 7 197.984.26 3 193.627.89 9 Ngày 30 tháng 6 năm 2007 Người lập KT trưởng Bảng 3.3: Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu - 3.2.2. Kiến nghị về tài khoản kế toán - Nhằm giúp cho việc hạch toán NVL được thuận lợi và dễ dàng hơn trong công tác quản lý, Công ty nên phân loại và sử dụng tài khoản NVL như sau: TK 1521: NVL chính TK 1522: Vật liệu phụ TK 1523: Nhiên liệu TK 1528: Vật liệu khác và phế liệu thu hồi - Theo nguyên tắc thận trọng kế toán, khi DN ghi nhận giá trị HTK nói chung và giá trị NVL nói riêng cao hơn so với giá thị trường, DN được phép lập dự phòng. Biến động về giá cả trên thị trường hiện nay là rất lớn, do vậy DN nên lập khoản dự phòng giảm giá cho NVL của mình để tránh thiệt hại do sự giảm giá NVL tồn kho. Định kỳ (quý, năm), DN lập ra ban thẩm định mức giảm giá NVL. Đó là mức chênh lệch giữa giá ghi sổ của NVL cao hơn giá thị trường tại thời điểm lập báo cáo. Trên cơ sở đó tính ra mức dự phòng cần lập.Khi đó, TK 159 “Dự phòng giảm giá HTK” được sử dụng. Hạch toán dự phòng giảm giá HTK TK 159 TK 632 Hoàn nhập (Nếu số phải lập cuối kỳ KT năm nay < số đã lập cuối kỳ kế toán năm trước) (Nếu số phải lập cuối kỳ KT năm nay > số đã lập cuối kỳ kế toán năm trước) Lập dự phòng giảm giá HTK 3.2.3. Kiến nghị về sổ kế toán: - DN tiến hành hạch toán chi tiết theo phương pháp đối chiếu luân chuyển. Kế toán phải mở “Sổ đối chiếu luân chuyển NVL” theo từng kho nhằm theo dõi tình hình biến động của từng loại NVL tại mỗi kho. Thực tế, kế toán DN đã không mở Sổ này. SỔ ĐỐI CHIẾU LUÂN CHUYỂN Kho: . Năm: . Số danh điểm Tên VT Đ vt Đơn giá SD đầu T1 Luân chuyển tháng 1 SD đầu T2 SL ST Nhập Xuất SL ST SL ST SL ST Bảng 3.4: Sổ đối chiếu luân chuyển 3.2.4. Kiến nghị về báo cáo kế toán 3.2.5. Kiến nghị khác - Để giúp cho công tác quản lý NVL được giám sát chặt chẽ, việc ghi chép sổ sách của kế toán được đơn giản hơn, DN nên lập hệ thống danh điểm các NVL sử dụng trong DN. - Việc mở rộng, tích cực tìm kiếm các nhà cung cấp NVL đầu vào cho DN là rất cần thiết. Tuy nhiên, DN cũng cần định hướng tìm kiếm nguồn cung NVL mang tính ổn định lâu dài để có thể hạ giá thành sản xuất và đảm bảo chất lượng sản phẩm, nâng cao tính cạnh tranh trên thị trường. Phòng Kế hoạch, phòng vật tư và phòng kế toán cần phối hợp chặt chẽ, nhịp nhàng để theo dõi chi tiết tình hình thu mua, sử dụng NVL. - Công ty cũng nên xây dựng định mức tiêu hao đối với các NVL chính khác ngoài quặng thô. Định mức đó phải đảm bảo không quá lớn vì sẽ tốn chi phí bảo quản, dễ hư hỏng và quan trọng hơn nữa là bị ứ đọng vốn SXKD. Tuy nhiên, định mức cũng không được quá nhỏ dẫn đến gián đoạn trong sản xuất. Trên cơ sở định mức tiêu hao đó, DN dần dần tạo thói quen cho công nhân sử dụng tiết kiệm NVL, tránh làm hư hỏng ngoài định mức và sử dụng lãng phí. - Trong thời đại CNTT bùng nổ như hiện nay, DN nên dần hướng tới thực hiện công tác kế toán máy. Việc chuyển sang kế toán máy đòi hỏi khá nhiều yêu cầu như phần mềm kế toán, nâng cao trình độ cán bộ kế toán .nhưng giúp làm giảm nhẹ khối lượng công việc, khả năng cập nhật thông tin một cách nhanh nhạy và chính xác hơn . KẾT LUẬN Nguyên vật liệu là yếu tố quan trọng, không thể thiếu đối với các doanh nghiệp sản xuất; là mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản lý trong việc nâng cao chất lượng, hạ giá thành sản phẩm. Thông qua việc kế toán nguyên vật liệu một cách chặt chẽ, đúng chuẩn mực chế độ kế toán hiện hành, DN sẽ quản lý tốt vật tư, ngăn ngừa các hiện tượng mất mát lãng phí trong việc sử dụng, góp phần giảm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm, ổn định và nâng cao chất lượng sản phẩm qua đó nâng cao năng lực cạnh tranh, mở rộng thị phần của mình. Sau thời gian thực tập tại công ty PTCN & TB Mỏ, em nhận thấy cùng với sự phát triển của công ty, hệ thống quản lý nói chung và bộ máy kế toán nói riêng, phần hành kế toán vật liệu không ngừng được hoàn thiện đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh phục vụ kịp thời cho quá trình sản xuất được hoạt động liên tục. Bên cạnh đó, phần hành kế toán NVL vẫn còn một số bất hợp lý, em xin có một vài kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn phần hành này. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của các anh, chị ở Phòng Tài chính – kế toán Công ty Phát triển Công nghệ và Thiết bị Mỏ, cũng như sự quan tâm sâu sắc, nhiệt tình của GVHD PGS.TS Nguyễn Ngọc Quang. Hà Nội, tháng 4 năm 2008 Sinh viên thực hiện Lê Ánh Sáng . Hoàn thiện kế toán NVL tại công ty Phát triển Công nghệ và Thiết bị Mỏ 3.1. Đánh giá thực trạng về kế toán NVL tại công ty Phát triển Công nghệ và Thiết. kế toán. 3.2. Hoàn thiện kế toán NVL tại công ty Phát triển Công nghệ và Thiết bị Mỏ: 3.2.1. Kiến nghị về chứng từ kế toán - Công ty có xây dựng định mức