HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI NHÀ MÁY THIẾT BỊ BƯU ĐIỆN. I- Nhận xét và đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ ở nhà máy. 1/ Những ưu điểm cơ bản : Trong những năm qua nhà máy thiết bị bưu điện đã trưởng thành và đạt được những thành tích đáng khâm phục. Là một doanh nghiệp nhà nước, hoạt động ít nhiều còn chịu sự quản lý của cấp trên song không vì thế mà nhà máy mất uy tín và tự chủ trong sản xuất trong kinh doanh. Ngược lại, sự thích ứng linh hoạt với những thay đổi của nền kinh tế thị trường đã giúp nhà máy luôn tìm ra hướng đi đúng trên con đường phát triển và hoà chung với nhịp sống sôi động của nền kinh tế thị trường. Trong sự cố gắng cùng những thành tích chung toàn nhà máy cũng phải kể đến sự phấn đấu và kết quả đạt được của công tác kế toán. Với sự cố gắng và nhạy bén, bộ phận kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm nói riêng và phòng kế toán của nhà máy nói chung đã hoàn thành nhiệm vụ được giao, đã và đang đóng góp một phần không nhỏ trong việc tăng cường năng lực và hiệu quả quản lý ở nhà máy, thể hiện trên những điểm sau: Thứ nhất, việc sử dụng chứng từ: Hệ thống chứng từ nhà máy sử dụng tương đối đầy đủ và hoàn thiện, các chỉ tiêu và các yếu tố của chứng từ luôn được điền đầy đủ. Hạch toán ban đầu được tổ chức ở tất cả các bộ phận trong nhà máy nơi có nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Chương trình luân chuyển chứng từ được xây dựng thích hợp với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đồng thời quy định rõ từng loại chứng từ do ai lập, qua những bộ phận nào kiểm tra, lưu giữ đảm bảo cho việc ghi nhận thông tin vào sổ kế toán kịp thời. Thứ hai, việc hạch toán hàng gửi bán ở nhà máy thiết bị Bưu điện sử dụng giá hạch toán giúp cho công việc theo dõi tình hình Nhập - Xuất - Tồn hàng gửi bán và phản ánh trên sổ sách được kịp thời, đáp ứng yêu cầu quản lý. Việc lựa chọn phương pháp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên là phù hợp với cơ cấu thành phẩm, hàng hoá ở nhà máy cũng như sự biến động thường xuyên của chúng. Thứ ba, về hình thức kế toán và vận dụng hình thức tổ chức hệ thống sổ kế toán. Nhà máy chọn hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán là phù hợp với đặc điểm của nhà máy: quy mô tương đối lớn, hoạt động tập trung tại miền Bắc cùng với văn phòng nhà máy là các phân xưởng sản xuất và 3 đơn vị phụ thuộc được phân cấp quản lý kinh tế tài chính ở mức độ cao là CN1, TTBH và PX PVC mềm, còn lại 2 đơn vị phụ thuộc là CN2 và CN3 thì hoạt động phân tán tại miền Trung( Đà Nẵng) và miền Nam(TP HCM). Bộ máy kế toán của nhà máy được tổ chức khá chặt chẽ và hợp lý trên cơ sở phân công phân nhiệm nhưng phối hợp chặt chẽ thống nhất giữa các bộ phận cấu thành, đảm bảo thực hiện chức năng, nhiệm vụ, nội dung của công tác kế toán nhà máy cũng như phát huy khả năng và nâng cao trình độ nghiệp vụ của nhân viên kế toán góp phần tăng hiệu quả hoạt động kế toán. Hình thức kế toán mà nhà máy áp dụng là hình thức kế toán hỗn hợp giữa hình thức nhật ký chứng từ và hình thức nhật ký chung. Hầu hết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh trên các sổ mang tính chất của hình thức NKCT tuy nhiên có những nghiệp vụ diễn ra nhiều lần trong kỳ, số lượng phát sinh lớn, nhiều đối ứng cả Nợ lẫn Có như các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tạm ứng , vay ngắn hạn . thì được phản ánh vào các sổ mang tính chất của hình thức NKC. Sổ cái các tài khoản của nhà máy cũng được cũng được mở theo mẫu sổ cái của hình thức NKC. Việc áp dụng hình thức kế toán hỗn hợp này cũng thể hiện nhiều ưu điểm đó là: Quy mô hoạt động của nhà máy lớn, các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh nhiều, Nhà máy lại có đội ngũ nhân viên kế toán trẻ, trình độ chuyên môn tương đối cao và ở nhà máy việc ứng dụng tin học trong kế toán chưa phải là toàn diện, chủ yếu vẫn mang tính chất thủ công nên áp dụng hình thức NKCT là hợp lý. Mặt khác một số đối tượng kế toán có số lượng phát sinh lớn đồng thời đối ứng nợ, có đều nhiều nếu dùng hình thức NKCT để phản ánh thì hệ thống sổ sẽ rất phức tạp, trong khi đó sử dụng hình thức NKC sẽ đơn giản hơn rất nhiều. Thứ tư: về kế toán bán hàng. Thành phẩm, hàng hoá của nhà máy rất đa dạng, nhiều loại và được bán thường xuyên cho nhiều đối tượng khác nhau trong đó việc tiêu thụ hàng qua các chi nhánh tiêu thụ và trung tâm là phương thức tiêu thụ chủ yếu. Nhà máy đã tổ chức hạch toán khâu tiêu thụ một cách linh hoạt kịp thời và tương đối chính xác, đáp ứng được yêu cầu quản lý. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh về tiêu thụ thành phẩm được kế toán ghi chép phản ánh đầy đủ vào các sổ tương ứng giúp cho việc hạch toán doanh thu tiêu thụ thành phẩm chính xác, dễ dàng. Thứ năm, về các khoản thuế phải nộp nhà nước. Với các khoản thuế phải nộp, kế toán tiêu thụ của nhà máy đã tính toán rất cụ thể từng khoản doanh thu đối với từng loại thuế suất theo quy định của nhà nước theo từng chứng từ, đảm bảo việc tính toán chính xác thuế phải nộp cho ngân sách nhà nước, tránh thất thoát và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước. Song bên cạnh những ưu điểm nổi bật trên, kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh của nhà máy còn bộc lộ một số hạn chế sau: 2/ Hạn chế Thứ nhất : việc theo dõi chi tiết doanh thu bán hàng tiêu thụ. Hiện nay, ở nhà máy không mở sổ chi tiết theo dõi DTBH mà theo dõi thông qua các tài khoản đối ứng với tài khoản doanh thu, đó là TK 111, TK131 và TK 136 theo quan hệ đối ứng sau: Nợ TK111,131 Có TK 511 Cho trường hợp tieu thụ trực tiếp. Hoặc Nợ TK 1361 Cho trường hợp tiêu thụ Có TK 512 qua chi nhánh. và tương ứng là các sổ: - Nhật ký quỹ : Tất cả các dòng đối ứng Có TK 511, cuối kỳ có bảng tổng hợp TK 111 và sổ cái TK 111. - Sổ TH phải thu của khách hàng : Cột đối ứng Có TK 511, cuối kỳ có bảng tổng hợp TK 131 và sổ cái TK 131. - Sổ chi tiết TK 136 : Cột đối ứng Có TK 512, cuối kỳ có bảng tổng hợp TK 136 và sổ cái TK 136. Ngoài ra còn kết hợp theo dõi trên bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra được lập cho từng tài khoản đối ứng với tài khoản doanh thu: TK 111, TK 131, TK 136, và cuối cùng là sổ cái TK 511, TK512. Việc theo dõi doanh thu như vậy là còn bộc lộ nhiều hạn chế: + Không theo dõi chi tiết được doanh thu của từng nhóm hàng, mặt hàng, do đó không tính được kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng, nhóm hàng. + Tổng doanh thu không được tổng hợp trên một sổ kế toán tổng hợp doanh thu trước khi vào sổ cái. Thứ hai : Về việc vận dụng hệ thống sổ tại nhà máy. Hiện nay ở nhà máy thiết bị bưu điện không mở NKCT số 8 để phản ánh tập trung số phát sinh Có các TK 155, 156, 157, 159, 131, 511, 512, 531, 532, 632, 641, 642, 911 thể hiện quá trình tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ. Điều này gây khó khăn ít nhiều cho việc vào sổ cái các tài khoản này và một số tài khoản liên quan. Kế toán thường phải dựa vào các bảng tổng hợp tài khoản kết hợp với các sổ chi tiết để vào sổ cái quý. Việc này tốn khá nhiều thời gian mà nếu có NKCT số 8 thì công việc trở nên đơn giản hơn. Thứ ba : Về hạch toán chi tiết chi phí bán hàng và CPQLDN. Giống như việc theo dõi GVBH, nhà máy chỉ mới mở sổ cái của CPBH và CPQLDN để ghi số liệu tổng hợp cuối quý về CPBH và CPQLDN. Đến cuối quý để ghi được vào sổ cái TK 641, 642, kế toán phải dựa vào quan hệ đối ứng TK giữa TK 641, 642 với các TK liên quan để nhặt số liệu từ các sổ kế toán tổng hợp phản ánh các TK này ghi số liệu tổng hợp về khoản CPBH và CPQLDN đã phát sinh trong kỳ. Làm như vậy là không khoa học, dễ bỏ sót và làm tăng khối lượng công việc của kế toán vào cuối quý và làm mất đi cơ sở kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các sổ kế toán tổng hợp. II- Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ ở nhà máy Thiết bị bưu điện. Ý kiến 1: Việc theo dõi chi tiết doanh thu tiêu thụ. Để theo dõi chi tiết doanh thu tiêu thụ, theo tôi nhà máy nên mở sổ chi tiết doanh thu của từng nhóm hàng (Biểu số 30) đồng thời tính được kết quả của từng nhóm hàng . (Vì số lượng thành phẩm của nhà máy rất nhiều , rất khó để mở sổ chi tiết doanh thu cho từng mặt hàng). - Bảng tổng hợp doanh thu tiêu thụ : Tổng hợp doanh thu và kết quả tiêu thụ của các nhóm hàng phục vụ việc ghi NKCT số 8. Biểu số 30: Nhà máy thiết bị Bưu Điện Văn phòng nhà máy SỔ CHI TIẾT DOANH THU TIÊU THỤ Nhóm sản phẩm : Điện thoại Tháng 2 năm 2002 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Doanh thu Khoản giảm trừ S N SL ĐG TT TK 531, 532 Thuế XK BKCN1 BKCN3 BK TTBH T2 T2 T2 Tháng 2 ĐT V701 ĐT V701 ĐT VN2020 . Cộng PS DT thuần Giá vốn hàng bán 1361 1363 1364 500 674 50 118.200 117.240 157.600 59.100.000 79.019.760 7.880.000 2.450.700.320 2.450.700.320 2.521.342.000 Phương pháp ghi sổ: Cột chứng từ: Ghi số hiệu và ngày tháng của chứng từ. Cột diễn giải: Ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Cột TK đối ứng: Ghi số hiệu TK đối ứng với doanh thu. Cột doanh thu: Chia làm 3 cột nhỏ ghi số lượng, đơn giá, thành tiền của các sản phẩm, hàng hóa đã bán (không bao gồm thuế giá trị gia tăng). Cột các khoản giảm trừ : Ghi doanh thu hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán và thuế XK (nếu có). Chỉ tiêu doanh thu thuần bằng cột thành tiền trừ cột các khoản giảm trừ. Chỉ tiêu GVBH: Ghi trị giá vốn của số sản phẩm, hàng hóa đã bán. Chỉ tiêu lãi gộp = DT thuần - GVHB. Với sổ này, kế toán sẽ theo dõi được doanh thu của từng nhóm sản phẩm và sẽ cung cấp thông tin kịp thời về doanh thu, cố vấn cho Ban giám đốc ra quyết định. Cuối quý, cộng sổ chi tiết doanh thu tiêu thụ từng nhóm sản phẩm vào bảng tổng hợp doanh thu tiêu thụ Biểu số 31). Biểu số 31: BẢNG TỔNG HỢP DOANH THU TIÊU THỤ QUÝ 1/2002 Nhóm sản phẩm Doanh thu Các khoản giảm trừ DT thuần GVHB Lãi gộp TK 531, 532 Thuế XK Thiết bị BC Điện chính Điện thoại 3.783.537.000 7.820.000.350 2.450.700.000 . 3.783.537.000 7.820.000.350 2.450.700.320 . 3.730.000.000 7.352.003.551 2.521.342.000 . 53.537.000 467.996.799 - 70.641.680 Cộng 15.784.257.165 15.784.257.165 15.980.222.979 - 195.965.814 Ý kiến 2: Về quản lý khoản phải thu của khách hàng. Để quản lý và hạch toán các khoản phải thu của khách hàng, luận văn kiến nghị nhà máy áp dụng một số biện pháp sau: - Quy định thời hạn thanh toán theo thỏa thuận các khoản nợ phải thu cho từng khách hàng cụ thể. - Khuyến khích khách hàng trả tiền mua hàng một cách nhanh chóng, nhà máy nên sử dụng khoản chiết khấu bán hàng cụ thể là chiết khấu thanh toán theo mức độ từng khoản nợ nhất định. Số chiết khấu này nhà máy có thể xác định lớn hơn lãi suất tiền vay nhân hàng. Việc quy định cụ thể về khoản chiết khấu bán hàng sẽ ảnh hưởng lớn đến tâm lý khách hàng, khuyến khích họ thanh toán các khoản nợ nhanh hơn. Ý kiến 3 : Việc hạch toán chi tiết chi phí bán hàng và CP QLDN. Để khắc phục những bất cập về việc theo dõi CPBH và CPQLDN hiện nay, nhà máy nên mở thêm hai sổ chi tiết để tập hợp CPBH và CPQLDN phát sinh trong kỳ theo yếu tố chi phí để có số liệu ghi NKCT số 8 và sổ cái. Mẫu sổ như sau: Biểu số 32, 33 Biểu số 32: Nhà máy Thiết bị bưu điện Văn phòng Nhà máy SỔ TIẾT CHI PHÍ BÁN HÀNG - TK 641 Quý I/2002 Chứng từ Diễn giải TK Chi tiết TK 641 Cộng Số N ĐƯ 6412 6413 6414 . 6418 TK 641 BPbổ Bao bì 152 215,941,028 215,941,028 BPbổ CCDC 153 27,783,322 27,783,322 Bkê9 Thành phẩm 155 23,190,000 23,190,000 BPbổ KH TSCĐ 214 164,165,965 164,165,965 . . . . . . Cộng PS nợ 215,941,028 50,973,322 164,165,965 . 19,040,308 567,413,333 PS có 321,635,950 321,635,950 Cộng 215,941,028 50,973,322 -157,469,985 245,777,383 Biểu số 33: NM Thiết bị bưu điện Văn phòng Nhà máy SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP - TK 642 QUÝ I/2002 Chứng từ Diễn giải TK Ghi nợ TK 642 Cộng Số N ĐƯ 6421 6422 6424 . 6428 TK642 BPbổ VPP 152 26,491,573 26,491,573 BPbổ Tiền lương 334 290,000,000 290,000,000 PC 32 15/1 Sơn tiếp khách 111 534,000 534,000 BPbổ KH TSCĐ 214 300,000,000 . . . . . . Cộng PS nợ 290,000,000 26,491,573 300,000,000 . 431,842,551 1,090,156,912 PS có 384,305,166 384,305,166 Cộng 705,851,746 Ý kiến 4: Về việc vận dụng hệ thống sổ tại nhà máy NKCT số 8 là một trong những sổ kế toán tổng hợp quan trọng nhất phản ánh quá trình tiêu thụ và xác định kết quả nên nhà máy cần phải mở thêm sổ NKCT số 8 trong hệ thống sổ của mình. Mẫu sổ như sau: Biểu số 34 Phương pháp ghi sổ: - Căn cứ dòng cộng của Báo cáo Nhập - Xuất - Tồn kho thành phẩm, báo cáo Nhập - Xuất - Tồn kho hàng hóa, hàng gửi bán - phần ghi Có để ghi các cột Có TK 155, 156, 157. - Căn cứ bảng kê số 11 - phần ghi Có để ghi Có TK 131. - Căn cứ bảng tổng hợp doanh thu bán hàng ghi các cột Có TK 511,512. - Căn cứ bảng kê hàng bị trả lại, bảng kê giảm giá hàng bán- phần ghi Có để ghi các cột Có TK 531, 532. - Căn cứ vào sổ chi tiết giá vốn hàng bán - phần ghi Có để ghi cột Có Tk 632. - Căn cứ vào sổ chi tiết CPBH, sổ chi tiết chi phí QLDN - phần ghi Có để ghi vào cột Có các TK 641,642. - Căn cứ vào các bảng kê hoặc sổ chi tiết các TK 159, 711, 721, 811, 821, 911 để ghi cột Có các TK 159,711, 721, 811, 821, 911. - Cuối quý khóa sổ NKCT số 8, xác định tổng số PS bên Có các TK 155,156,157,159,131, 511, 512, 531, 532, 632, 641, 642, 711 . đối ứng Nợ các tài khoản liên quan và lấy số tổng cộng của NKCT số 8 để vào sổ cái . KẾT LUẬN Trên đây tôi đã mạnh dạn đưa ra một vài ý kiến của tôi về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Nhà máy Thiết bị Bưu điện với mong muốn góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán mà đã được những nhân viên nhiều [...]... trạng công tác kế toán của nhà máy một cách nghiêm túc và đưa ra một vài ý kiến góp phần vào việc hoàn thiện công tác kế toán ở đây Rất mong Phòng kế toán thống kê của nhà máy xem xét, tham khảo Tôi rất mong được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo và các anh chị ở nhà máy Thiết bị Bưu điện. / NHẬN XÉT CỦA PHÒNG KTTK - NM THIẾT BỊ BƯU ĐIỆN Chị Huỳnh thị Hương đã thực tập tại NM Thiết bị bưu điện. .. chị Hương đã : - Chấp hành nghiêm chỉnh mọi nội quy, quy định của Nhà máy - Chịu khó tìm hiểu để nâng cao kiến thức đã học tại trường - Bài viết có tính thực tiễn cao, đã có một số kiến nghị nhằm hoàn thiện tốt hơn công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại NM Thiết bị bưu điện - Số liệu minh hoạ trong bài viết trung thực, chính xác - Chất lượng bài viết tốt Ngày 8 tháng 11 năm 2002.. .kinh nghiệm của nhà máy thực hiện rất tốt Hơn nữa, những đề xuất mà tôi đưa ra chỉ là những gì tự bản thân tôi tìm tòi đúc rút ra và chắc hẳn không phải là tối ưu, đặc biệt khi nhà máy tiến hành sản xuất kinh doanh trong nền kinh tế thị trường luôn biến động Mặc dù vậy, với mong muốn góp phần vào sự lớn mạnh của Nhà máy cũng như hiệu quả của công tác kế toán, tôi đã cố gắng tìm . HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI NHÀ MÁY THIẾT BỊ BƯU ĐIỆN. I- Nhận xét và đánh giá thực trạng tổ chức công. để vào sổ cái . KẾT LUẬN Trên đây tôi đã mạnh dạn đưa ra một vài ý kiến của tôi về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Nhà máy Thiết