MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY DỆT KIM ĐÔNG XUÂN. Công ty Dệt kim Đông Xuân là một trong những đơn vị sản xuất hàng dệt kim lâu đời ở nước ta. Trải qua một quá trình tồn tại và phát triển lâu dài, công ty đã không ngừng lớn mạnh và đạt được nhiều thành tích trong công tác quản lý sản xuất và tài chính của ngành dệt kim nói chung. Sản phẩm của công ty ngày càng có uy tín trên thi trường trong và ngoài nước. Công ty đã tạo được việc làm ổn định cho một lượng lớn người lao động, mỗi năm công ty lại nâng cao mức đóng góp cho ngân sách nhà nước, xứng đáng là lá cờ đầu của ngành dệt may nước ta. Có được thành tích như vậy là nhờ sự nỗ lực không ngừng của công ty mà trước hết phải kể đến sự năng động sáng tạo, lòng quyết tâm và nhiệt huyết của ban giám đốc cùng với sự góp sức của toàn thể cán bộ công nhân viên trong đó có sự đóng góp không nhỏ của bộ phận kế toán – tài chính của công ty. Là một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh với đặc điểm là sản phẩm đa dạng, nhiều chủng loại, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất giá thành sản phẩm. Do đó đặt ra cho công ty những vấn đề công tác quản lý, sử dụng và hạch toán nguyên liệu vật liệu phải từng bước hoàn thiện để phục vụ tốt cho quá trình sản xuất kinh doanh của công ty. Qua một thời gian ngắn tìm hiểu và tiếp cận với thực tế công tác quản lý, công tác kế toán nói chung và công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu nói riêng em có một số nhận xét như sau: 1. Nhận xét chung: -Về tổ chức bộ máy quản lý: Công ty đã có một bộ máy quản lý rất gọn nhẹ, hợp lý. Các phòng ban chức năng đã hoàn thành tốt nhiệm vụ cụ thể của mình, đảm bảo cung cấp kịp thời đầy đủ số liệu, thông tin phục vụ công tác quản lý nói chung và công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu nói riêng. Từ đó tạo điều kiện cho công ty chủ đọng cho sản xuất kinh doanh và ngày càng chiếm lĩnh được thi trường trong và ngoài nước. Về bộ máy kế toán: Do địa bàn hoạt động của công ty tập trung tại trung tâm Hà Nội, các cơ sở sản xuất tương đối gần nhau vì thế bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập chung là rất hợp lý. Điều này tạo điều kiện cho việc kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ dễ dàng, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo doanh nghiệp đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh. Phòng kế toán của công ty cũng được bố trí một cách khoa học, phù hợp với yêu cầu của công việc và trình độ chuyên môn của từng người. Việc bố trí cán bộ đã đảm bảo cho công tác kế toán của công ty nói chung được thuận lợi, đáp ứng được yêu cầu công tác kế toán của công ty đó là: ghi chép đầy đủ, chính xác, luân chuyển chứng từ hợp lý, tránh được sự trùng lặp trong hạch toán, dễ đối chiếu sổ sách, dễ phân công công việc và thuận tiện cho việc cơ giới hóa. Hiện nay một phần lớn công việc tính toán của công ty đã được xử lý trên máy vi tính góp phần giảm nhẹ công việc làm bằng tay của nhân viên và làm cho việc ghi chép, tính toán cũng đựoc nhanh chóng thuận tiện hơn. Về hình thức sổ kế toán: Do công ty có quy mô sản xuất lớn nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh phức tạp và với trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán khá cao nên hình thức sử dụng nhật ký chứng từ và lựa chọn phương pháp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên là khá hợp lý. Trong công tác quản lý vật liệu công ty đã tiến hành phân loại vật liệu dựa vào tính năng công dụngcủa từng loại vật liệu để chia thành nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, nhiên liệu. . . Có ý nghĩa rất lớn trong công tác quản lý hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp vật liệu. Về năng lực cán bộ: Đội ngũ cán bộ của công ty nói chung và của phòng kế toán tài chính nói riêng đã và đang đóng góp cho thành tựu trong sự phát triển của công ty hiện nay. Với phương pháp làm việc khoa học cùng với nỗ lực không ngừng học hỏi của đội ngũ kế toán viên đã giúp cho công việc đạt hiệu quả cao theo kịp với tốc độ phát triển của sản xuất và sự đòi hỏi của thị trường. Bên cạnh đó công ty thường xuyên có những buổi hội thảo trao đổi chuyên môn và giải đáp những khúc mắc trong công việc của đội ngũ kế toán viên trong phòng giúp cho công việc được giải quyết một cách trôi chảy phù hợp với yêu cầu của công tác quản lý tài chính. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế Công ty dệt kim Đông Xuân đã đóng góp một phần công sức vào sự phát triển chung, giải quyết công ăn việc làm cho đông đảo đội ngũ lao động bên cạnh đó hàng năm công ty vẫn thường xuyên tuyển thêm lao động đáp ứng cho nhu cầu mở rộng sản xuất. Hệ thống kế toán của công ty ngày càng hoàn thiện phù hợp với sự phát triển của công ty góp phần không nhỏ vào sự phát triển chung của công ty. 2.Những hạn chế và những mặt cần hoàn thiện: 2.1. Công tác quản lý nguyên vật liệu: 2.1.1. Công tác kiểm nghiệm vật liệu: Tại công ty hiện nay việc thực hiện kiểm nghiệm vật liệu chưa thật có hiệu quả. Việc kiểm ở công ty còn đơn giản, thô sơ như kiểm nghiệm sợi qua cân lại, qua kính soi. Điều nay dẫn đến sai lệch trong số lượng và chất lượng và chất lượng vật liệu nhập kho. 2.1.2. Công tác bảo quản: Hiện tại công ty có tất cả 8 kho để chứa vật liệu tuy nhiên các nhà kho này được xây dựng đã khá lâu vì thế đã xuống cấp nên rất ảnh hưởng đến công tác bảo quản vật liệu như hệ thống thông gió chưa được đảm bảo nên dễ làm cho sợi bị ẩm mốc, chất lượng giảm gây khó khăn trong thao tác, tiêu hao nguyên vật liệu tăng lên, sàn nhà, tường bị ẩm ướt . . . 2.1.3. Công tác sử dụng vật liệu: Với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty như vậy nên chi phí bảo quản vật liệu chiếm một lượng tương đối lớn trong giá thành sản phẩm. Do vậy sử dụng, bảo quản tốt, tiết kiệm nguyên vật liệu góp phần rất lớn trong việc hạ giá thành sản phẩm. Để thực hiện được điều đó cần phải có sự kết hợp đồng bộ giữa bộ máy quản lý công ty và bộ phận trực tiếp sản xuất. Hiện nay tại bộ phận sản xuất còn tồn tại: - Bộ phận phân xưởng, trưởng ca chưa mở sổ theo dõi chi phí tiêu hao nguyên vật liệu cho từng máy. Do không làm được công tác này nên không có cơ sở để bổ cứu, tìm ra nguyên nhân làm tăng tiêu hao nguyên vật liệu. - Trong quá trình sản xuất sợi chính phẩm bị thải hồi còn lại rất nhiều trên ống giấy còn nhiều. - Công nhân chưa có kinh nghiệm về sử dụng nguyên vật liệu trong công đoạn mắc sợi trên máy, hoàn chỉnh, chạy thử máy, làm vương vãi lãng phí quá nhiều nguyên vật liệu. 2.1.4. Công tác kiểm kê vật tư: Tại công ty hiện nay chưa có ban kiểm kê để kiểm tra nhằm xác định số lượng cũng như chất lượng của nguyên vật liệu thực tế ở kho, phát hiện các khoản chênh lệch giữa số thực với số hiện trên sổ sách kế toán. Do vậy hạn chế công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu ở công ty. 2.2. Công tác kế toán nguyên vật liệu: Trong công tác tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, việc theo dõi khoản mục chi phí này còn chưa chi tiết cụ thể. Các nghiệp vụ xuất nhập kho vật liệu được theo dõi trên sổ theo dõi nhập xuất vật liệu nhưng được ghi chung và theo từng ngày phát sinh các nghiệp vụ. Còn trên các bảng chi tiết nhập, xuất vật liệu lại không ghi chi tiết từng nghiệp vụ phát sinh như nơi cung cấp vật liệu, nơi nhận vật liệu xuất kho . . . Vì vậy khi cần biết về các thông tin này lại phải tìm trong chứng từ gốc hoặc dò tìm trong sổ theo dõi nhập, xuất nên rất mất thời gian. Điều này gây khó kkhăn cho công tác quản lý, theo dõi vật liệu. Bên cạnh đó việc công ty sử dụng giá hạch toán vật liệu để ghi chép theo dõi hàng ngày là giá ghi trên hóa đơn. Còn giá thực tế của vật liệu là giá hóa đơn cộng với chi phí thu mua. Điều này cũng chưa hợp lý bởi vì: giá hạch toán là loại giá được sử dụng làm giảm bớt khối lượng công việc của kế toán. Đối với những doanh nghiệp có nghiệp vụ xuất nhập vật liệu xảy ra thường xuyên, việc xác định giá trị thực tế vật liệu thường khó khăn, phức tạp, người ta sử dụng giá hạch toán để thuận tiện cho việc ghi chép, theo dõi và quản lý. Giá hạch toán phải là giá ổn định, sử dụng ít nhất trong một kỳhạch toán và thường được lấy là giá kế hoạch. Nhưng công ty lại sử dụng giá ghi trên hóa đơn là giá hạch toán. Như vậy mỗi lần nhập vật liệu là một loại giá hạch toán. Công việc của kế toán vật liệu cũng không giảm bớt là bao. Điều đó cho thấy việc sử dụng giá hạch toán không phát huy được hết tác dụng của nó. Trong quá trình sản xuất tại công ty sẽ thu được lượng phế liệu nhất định. Đây được coi là một khoản giảm trừ chi phí nguyên vật liệu xuất dùng. Nhưng khi số phế liệu này bán đi, số tiền thu về lại được hạch toán vào phần giảm chi phí sản xuất chung. Như vậy là chưa hợp lý và cần được xem xét lại cách hạch toán số phế liệu này. 3. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác quản lý và sử dụng và hạch toán nguyên vật liệu ở công ty Dệt kim Đông Xuân: 3.1. ý kiến về công tác quản lý vật liệu: ý kiến 1: Công tác kiểm nghiệm vật liệu: Tại công ty nguyên vật liệu chính là các loại sợi, vải và chi phí của nó chiếm rất lớn trong giá thành sản phẩm. Do chưa có biện pháp tổ chức kiểm nghiệm lại số lượng phân loại chất lượng sợi nên còn nhiều sai lệch trong việc kiểm tra sợi đưa vào nhập kho. Vì vậy công ty cần đầu tư mua sắm dụng cụ đo độ hồi ẩm của sợi để có thể kiểm tra chính xác số lượng, chất lượng sợi đưa vào nhập kho, chẳng hạn sẽ phát hiện được trọng lượng sợi tăng lên do ẩm hay sợi không đảm bảo chất lượng. Do vậy đầu tư mua sắm dụng cụ đo độ hồi ẩm góp phần tích cực trong công tác quản lý và quá trình sản xuất của công ty. ý kiến 2: Nâng cấp hệ thống kho tàng: Tuy công ty đã đáp ứng được về số lượng kho để chứa vật liệu tuy nhiên các kho hiện nay mới chỉ đáp ứng về mặt số lượng nhưng về mặt chất lượng chưa được đảm bảo tốt vì thế ảnh hưởng rất nhiều đến công tác bảo quản vật liệu. Công ty cần phải trang bị hiện đại hóa các kho như để tránh bị ẩm mốc cần có hệ thống hút ẩm, chống mối mọt . ý kiến 3:Công tác sử dụng: Các bộ phận văn phòng xưởng, trưởng ca nên mở sổ chi tiết theo dõi chi phí tiêu hao nguyên vật liệu, cho từng máy, để có cơ sở tìm ra nguyên nhân làm tăng tiêu hao nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất, làm cơ sở tính toán hiệu quả sản xuất, bình xét thi đua Trong quá trình sản xuất, sợi chính phẩm bị thải hồi trên lõi ống giấy còn nhiều. Do đó công ty cần mua mới hoặc chế tạo dụng cụ để tận dụng cụ để tận dụng hết số sợi bỏ ra nằm trong ống giấy góp phần tiết kiệm nguyên vật liệu. Mặt khác công ty cần có biện pháp hữu hiệu để nâng cao hiệu quả tay nghề công nhân trong công đoạn mắc sợi trên máy, hoàn chỉnh, chạy thử máy, tránh tình trạng lãng phí nguyên vật liệu. Chẳng hạn công ty có thể thuê những chuyên gia hướng dẫn đào tạo sử dụng máy móc. Điều đó sẽ giúp tiết kiệm nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. ý kiến 4: Lập ban kiểm kê Số liệu ghi trên sổ sách kế toán là trên cơ sở chứng từ, tức là số liệu có tính chất hợp pháp tin cậy. Nhưng giữa số liệu trên sổ sách kế toán với thực tế vẫn có thể phát sinh chênh lệch cho vật liệu, sản phẩm hàng hóa . . . bị tác động của môi trường tự nhiên làm cho hư hao . . . nhầm lẫn về chủng loại, thiếu chính xác về số lượng nhập, xuất thu, chi. . .tính toán ghi chép trên sổ kế toán có sai sót. . . Do đó để đảm bảo cho công tác quản lý và kế toán nguyên vật liệu định kỳ công ty nên tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu, để kiểm tra tình hình vâtj liệu thực tế làm căn cứ xác định trong việc bảo quản xử lý số lượng nguyên vật liệu ghi sổ kế toán. Tiến hành kiểm kê vật liệu tại kho.Cần phải có một ban kiểm kê gồm các trưởng ban kiểm kê và các ủy viên sau đó lập luận bản kiểm kê vật tư. 3.2. ý kiến về công tác kế toán NVL: ý kiến 1: Xây dựng sổ danh điểm Sổ danh điểm vật liệu là sổ tổng hợp toàn bộ các loại vật liệu mà công ty đang sử dụng. Trong sổ danh điểm vật liệu được theo dõi theo từng loại, từng nhóm, từng quy cách vật liệu một cách chặt chẽ giúp cho công tác quản lý và kế toán vật liệu ở công ty được thống nhất dễ dàng. Mỗi loại được quy định một mã riếngắp xếp một cách trật tự thuận tiện khi cần tìm những thông tin về nhóm, loại vật tư nào đó. Để lập sổ danh điểm vật liệu cần phải xây dựng được bộ mã hóa vật liệu một cáh chính xác đầy đủ không bị trùng lặp và có dự trữ bổ sung những mã vật liệu mới thuận tiện. Sổ danh điểm vật liệu: Ký hiệu Tên nhãn hiệu, quy cách vật liệu ĐVT Đơn giá thực tế Ghi chú Nhóm Danh điểm 151.1 151.11 Sợi 34/1 PE Kg 151.12 Sợi 46/2 PE Kg ……… … ……… … 152.2 152.21 Giấy đóng kiện Kg 152.22 Dây khâu kiện Kg . . . . . . . … . 152.3 152.31 Xăng Lít 152.32 Than Tạ . . . . . . . . 152.4 152.41 Dây curoa A88 Bộ 152.42 Dây curoa máy suốt Bộ . . . . . . . . . . 153 153.1 Bao bì Cái 153.2 Bìa catông Cái . . . . . . . . . . ý kiến 2: Thực hiện kế toán nhập, xuất vật liệu trên máy vi tính. Công tác kế toán đòi hỏi chính xác kịp thời, việc ghi chép phải đầy đủ, chi tết nhằm đảm bảo cung cấp thông tin phục vụ cho công tác thống kê và công tác quản lý. Trong điều kiện hiện nay với sự tiến bộ của KHKT việc đưa kế toán lên máy vi tính thực sự đã và đang giúp ích cho nhiều doanh nghiệp sản xuất gúp cho công tác kế toán tổng hợp số liệu một cách chính xác, thao tác kẻ bảng nhanh và thuận lợi. Giúp hiệu suất công việc được nâng cao. Hiện nay công ty cũng đưa máy vi tính vào phục vụ cho công tác kế toán nhưng chỉ là một số phần việc rất nhỏ chua phát huy hết ứng dụng của máy vi tính. Vì thế công ty cần đào tạo trình độ chuyên môn của cán bộ công nhân viên sử dụng máy vi tính đông thời nghiên cứu ứng dụng phần mềm kế toán hợp lý phục vụ cho công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng. ý kiến 3: áp dụng thông tư số 89/2002/TT-BTC: Hiện nay thông tư 89 của Bộ Tài Chính đã ban hành được 6 tháng tuy nhiên công ty vẫn chưa phổ biến đến cán bộ kế toán vì thế việc áp dụng thông tư 89 trong công tác kế toán vẫn chưa được triển khai công ty vẫn sử dụng TK 821 chi phí bất thường. . . vì thế công ty cần nghiên cứu thông tư để đưa vào ứng dụng trong công tác kế toán nói chung và công tác vật liệu nói riêng. KẾT LUẬN Tư liệu lao động là một trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, đảm bảo cho hoạt động sản xuất có thể duy trì và phát triển trong đó vật liệu là một tư liệu chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm là yếu tố không thể thiếu được của quá trình sản xuất mặt khác vật liệu là một bộ phận không thể thiếu được của quá trình sản xuất, mặt khác vật liệu là một bộ phận quan trọng của hàng tồn kho thuộc tài sản lưu động của doanh nghiệp. Do đó tổ chức công tác kế toán vật liệu là một yêu cầu tất yếu của công tác quản lý. Nừu quản lý tốt vật liệu, đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí vật liệu sẽ tạo điều kiện cho doanh nghiệp hạ giá thành sản phẩm , tiết kiệm lao động xã hội, tăng lợi nhuận thu được. Trong phạm vi bài viết có hạn, bài viết này đã đề cập đến những vấn đề cơ bản về phương pháp hạch toán nguyên vật liệu theo cấc trường hợp. Đồng thời phản ánh tình hình hạch toán, thực trạng quản lý và sử dụng nguyên vật liệu tại công ty Dệt Kim Đông Xuân. Trong thời gian thực tập có hạn, với kinh nghiệm thực tế còn hạn chế nên chuyên đề này chỉ mới trình bày được một số vấn đề. Em đã cố gắng phản ánh một cách trung thực những ưu điểm, cố gắng của công ty, đưa ra một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu và tình hình quản lý và sử dụng vật liệu tại công ty Dệt Kim Đông Xuân. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của các cô trong phòng kế toán-tài chính và nhất là thầy giáo Mai Ngọc Miên đã tận tình chỉ bảo giúp em khắc phục sai sót để hoàn thành chuyên đề đúng với quy định của nhà trường đề ra. Hà Nội, ngày 20 tháng 4 năm 2003 Sinh viên: Nguyễn Thị Hải Thu . MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY DỆT KIM ĐÔNG XUÂN. Công ty Dệt kim Đông Xuân là một trong. thiện công tác quản lý và sử dụng và hạch toán nguyên vật liệu ở công ty Dệt kim Đông Xuân: 3.1. ý kiến về công tác quản lý vật liệu: ý kiến 1: Công tác