KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU CÔNG CỤ DỤNG CỤ Ở CÔNG TY BÁNH KẸO HẢI CHÂU I. NHIỆM VỤ KẾ TOÁN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ TRONG DOANH NGHIỆP 1. Khái niệm và đặc điểm kế toán vật liệu, CCDC. Vật liệu là đối tượng lao động - một trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, vật liệu bị tiêu hao toàn bộ và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Công cụ lao động là những tư liệu lao động không có đủ tiêu chuẩn quy định về giá trị và thời gian sử dụng của TSCĐ, tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất khác nhau vẫn giữ nguyên hình thái ban đầu và giá trị thì bị hao mòn dần, chuyển dịch từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. 2. Nhiệm vụ của kế toán vật liệu, CCDC trong doanh nghiệp sản xuất. Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường để tiến hành sản xuất kinh doanh, nhà lãnh đạo phải thường xuyên nắm bắt được thông tin về thị trường, giá cả, sự biến động của các yếu tố đầu vào và đầu ra một cách đầy đủ. Hạch toán kế toán nói chung và hạch toán vật liệu nói riêng là một vấn đề rất quan trọng nhưng cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: Tổ chức đánh giá NVL phù hợp với các nguyên tắc yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước và doanh nghiệp nhằm mục đích phục vụ cho công tác lãnh đạo và quản lý, phân tích tình hình thu mua, bảo quản và sử dụng vật liệu nhằm hạ giá thành sản phẩm. Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho của DN để ghi chép phản ánh, tập hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động của NVL nhằm cung cấp số liệu cho việc tập hợp chi phí sản xuất và tính gía thành sản phẩm. Thực hiện phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình sử dụng vật liệu, CCDC trong quá trình sản xuất kinh doanh. II. HỆ THỐNG TÀI KHOẢN, CHỨNG TỪ, SỔ SÁCH KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ Ở CÔNG TY BÁNH KẸO HẢI CHÂU: 1. Hệ thống tài khoản: Công ty Bánh kẹo Hải Châu hàng năm đều sản xuất một khối lượng sản phẩm lớn đa dạng và phong phú hơn 30 loại bánh, kẹo, bột canh nên nguyên vật liệu cho sản xuất ở công ty cũng rất phong phú. Chúng được chia thành các loại sau: - Nguyên vật liệu chính - Nguyên vật liệu phụ - Nhiên liệu - Vật liệu khác - Phụ tùng thay thế - Thiết bị, dụng cụ, vật liệu xây dựng cơ bản - Bao bì các loại - Phế liệu thu hồi Để phản ánh giá trị hiện có tình hình biến động nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất, kế toán công ty Bánh kẹo Hải Châu sử dụng TK 152- “nguyên vật liệu” với các tài khhoản cấp hai tương ứng cho từng loại nguyên vật liệu: TK 1521 – Nguyên vật liệu chính TK 1522 – Nguyên vật liệu phụ TK 1523 – Nhiên liệu TK 1524 – Phụ tùng thay thế TK 1525 – Thiết bị, dụng cụ vật liệu XDCB TK 1527 – Bao bì các loại TK 1528 – Phế liệu thu hồi Để thuận lợi cho công tác kế toán và quản lý, công cụ dụng cụ ở công ty Bánh kẹo Hải Châu được chia thành hai loại: công cụ dụng cụ và vật rẻ tiền mau hỏng. - Công cụ dụng cụ dùng cho sản xuất ở các phân xưởng là các máy công cụ nhỏ phục vụ sản xuất như máy dán túi, máy căng màng nylon, chổi đồng, . , quần áo bảo hộ lao động, . - Vật rẻ tiền mau hỏng ở công ty là: giấy bút văn phòng, phân xưởng, xà phòng, giẻ lau máy, . Tài khoản sử dụng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động công cụ dụng cụ là TK 153- “công cụ dụng cụ” chỉ vời 1 tài khoản cấp hai: TK 1531- “công cụ dụng cụ và vật rẻ tiền mau hỏng”. 2- Chứng từ, sổ sách kế toán nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ: * Nghiệp vụ nhập kho: - Biên bản kiểm ngiệm vật tư - Phiếu nhập kho - Thẻ kho * Nghiệp vụ xuất kho: - Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức - Phiếu xuất kho - Thẻ kho - Báo cáo sử dụng vật tư - Báo cáo tổng hợp nhập – xuất – tồn - Sổ Nhật ký chung - Sổ cái TK 152, 153, . III. KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY BÁNH KẸO HẢI CHÂU: 1. Kế toán nguyên vật liệu: 1.1 Phương pháp tính giá nhập, xuất nguyên vật liệu: * Giá nhập kho: Công ty Bánh kẹo Hải Châu tính giá vật tư nhập kho theo giá thực tế (giá gốc). Vì công ty tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ nên khi nhập kho vật tư, giá để ghi sổ là giá gốc trên Hoá đơn (giá không thuế VAT) cộng với chi phí thu mua, . cụ thể: - Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho: Giá vật liệu = Giá gốc ghi + Chi phí thu mua - Chiết khấu, giảm giá, nhập kho trên hoá đơn (vận chuyển, bốc dỡ, .) bớt giá, . (nếu có) - Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá vật liệu = Giá vật tư xuất + Chi phí gia công và chi nhập kho gia công phí khác có liên quan * Giá xuất kho: Đối với vật liệu xuất kho: do đặc điểm sản xuất của công ty là số lần xuất kho nguyên vật liệu nhiều và liên tục công ty đã áp dụng phương pháp bình quân gia quyền để xác định trị giá nguyên vật liệu xuất kho. Công thức xác định: Giá trị thức tế của Giá trị thức tế của NVL i Đơn giá bình NVL i tồn đầu tháng + nhập trong tháng quân của loại = vật liệu i Số lượng NVL i + Số lượng NVL i tồn đầu tháng nhập trong tháng Từ đó: Giá trị thực tế VL i xuất kho = Số lượng thực tế VL i xuất kho x Đơn giá bình quân của loại VL i 1.2 Hạch toán nguyên vật liệu: * Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: Để kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho và việc ghi chép ở Phòng kế toán công ty Bánh kẹo Hải Châu đã nghiên cứu và đang áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Trình tự ghi chép của phương pháp này như sau: - Trình tự ghi chép tại kho: Hàng ngày thủ kho căn cứ vào chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ghi số lượng nguyên vật liệu,công cụ dụng cụ thực xuất vào thẻ(hoặc sổ) kho có liên quan. Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số lượng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thực tế với kho. Hàng ngày hoặc định kỳ chuyển thẻ (hoặc sổ) kho lên Phòng kế toán. - Trình tự ghi chép ở Phòng kế toán: Hàng ngày hoặc định kỳ căn cứ vào phiếu nhập xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ kế toán ghi vào thẻ hoăc sổ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ có đối chiếu với thẻ kho. Cuối tháng cộng tổng nhập xuất tồn rồi đối chiếu với thẻ kho sau đó lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho về nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ để đối chiếu với bộ phận kế toán tổng hợp. Trình tự này được thể hiện trên sơ đồ sau: Sơ đồ hạch toán phương pháp thẻ song song Ghi chú: : Ghi hàng ngày. : Ghi cuối tháng. : Quan hệ đối chiếu. * Nghiệp vụ nhập kho: Khi nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ về đến kho trước khi nhập căn cứ vào Hợp đồng mua bán hàng hoá với nhà cung cấp hoặc Hoá đơn (GTGT) ban kiểm nghiệm công ty kiểm tra về số lượng, chất lượng, quy cách nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Trên cơ sở Hoá đơn (GTGT), Biên bản kiểm nghiệm, Phòng Kế hoạch Báo cáo nhập, xuất, tồn Sổ chi tiết VL, CCDC Chứng từ Phiếu xuất kho Thẻ khoPhiếu nhập kho vật tư lập Phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho có thể lập chung cho nhiều loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cùng một lần giao nhận và cùng một kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên có đầy đủ chữ kí của kế toán, thủ kho, người mua hàng, thủ trưởng đơn vị. - Liên 1: Phòng kế hoạch vật tư lưu lại - Liên 2: Giao thủ kho để ghi vào thẻ kho. Định kỳ (tuần, tháng) thủ kho sẽ giao lại cho phòng kế toán. - Liên 3: Giao cho người mua để thanh toán Vật liệu hoàn thành thủ tục nhập kho theo đúng qui định sẽ được thủ kho sắp xếp, bố trí NVL trong kho một cách khoa học hợp lý cho việc bảo quản vật liệu và thuận tiện cho công tác theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn. Ngày 09/08 hàng và hoá đơn của công ty TNHH Cường Thịnh về tới kho công ty. Công ty đã tiến hành kiểm nghiệm số hàng này trước khi nhập kho (xin xem Bảng 13 ). Bảng 13: Đơn vị: Công ty Bánh kẹo Hải Châu BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Số 0124 Căn cứ vào hoá đơn bán hàng số 01042 của bên cung cấp ngày 08/08/01 và hợp đồng số 108 ngày 02/08/01. Ban kiểm nghiệm gồm: Bà: Nguyễn Thị Thu Đại diện Phòng Kế hoạch vật tư- Trưởng ban ông: Lê Minh Hoàng Đại diện Phòng Kỹ thuật – Uỷ viên Bà: Nguyễn Thị Hải Thủ kho – Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại vật tư dưới đây: Mã vật tư Tên nhãn hiệu vật tư Đơn vị Số lượng Theo chứng từ Thực nhập Đúng qui cách Không đúng qui cách Bột mì Bột sữa gầy Bột cacao Kg Kg Kg 10.000 1.000 800 10.000 1.000 800 10.000 1.000 800 0 0 0 Kết luận của ban kiểm nghiệm vật tư : Đủ số lượng. Đạt tiêu chuẩn nhập kho. Ngày 09 tháng 08 năm 2001 Uỷ viên Uỷ viên Trưởng ban (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Căn cứ Biên bản kiểm nghiệm vật tư này Thủ kho công ty đã viết Phiếu nhập kho số 1035 (xin xem Bảng 14 ). Bảng 14: Đơn vị: Công ty Bánh kẹo Hải Châu Số: 1035 PHIẾU NHẬP KHO Ngày 09 tháng 08 năm 2001 Nợ TK 152(1521) Có TK 112 Họ tên người giao hàng: Nguyễn Thu Hoài Nhập của : công ty THHH Cường Thịnh Nhập tại kho: chị Lan stt Tên, qui cách sản phẩm hàng hoá Mã số Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền Chứng từ Thực nhập 1 2 3 Bột mỳ Bột sữa gầy Bột cacao Cộng 01001 01004 02104 Kg Kg Kg 10.000 1.000 800 10.000 1.000 800 3.500 38.879 30.000 35.000.000 38.879.000 24.000.000 97.879.000 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Chín mươi bẩy triệu tám trăm bẩy mươi chín nghìn đồng. Phụ trách cung tiêu Người nhập Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Và vào thẻ kho (xin xem Bảng 15 ) Bảng 15: Đơn vị: công ty Bánh kẹo Hải Châu Tên kho: Chị Lan THẺ KHO Ngày 08 tháng 08 năm 2001 Tên vật tư: Bột sưã gầy Đơn vị tính : Kg Mã số: 01001 S tt Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận của kt Số hiệu NT Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Tồn đầu tháng 1.500 1 1034 08/8 Nhập của CT 2.498 2 1035 09/8 Nhập của CT 1.000 3 1332 08/8 Xuất cho Bánh I 146.83 4 1338 20/8 Xuất cho Bánh II 684.42 5 Tồn cuối tháng 1.120 * Nghiệp vụ xuất kho: Hàng tháng căn cứ vào kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng sản phẩm tháng trước, Phòng KHVT tính ra lượng NVL định mức để sản xuất từng loại sản phẩm tháng này. Đầu tháng Phòng KHVT lập ra “ Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức”. Xin xem mẫu Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức cho phân xưởng Bánh I tháng 08/2001 (Bảng 16) Bảng 16: Đơn vị: công ty Bánh kẹo Hải Châu PHIẾU LĨNH VẬT TƯ THEO HẠN MỨC Tháng 08/2001 Nợ TK 621, 627 Có TK 152, 153 Họ và tên người lĩnh: Nguyễn Văn Hải Bộ phận: phân xưởng Bánh I Lĩnh tại kho: chị Thu Vật tư, nguyên liệu Mã số Đơn vị Hạn mức được lĩnh Thực lĩnh Số lượng Đơn giá Bột mì Đường Bột sữa gầy Muối 01001 01002 01004 02001 Kg Kg Kg Kg 37.140 6.634 831.25 6 37.140 6.634 831.25 5.8 3.613 5330 39.959,9 1.520 Dầu ăn Than Kiple Dầu mazut . Quần áo bảo hộ lao động . 02004 03001 03005 153a Lít Kg Lít Bộ 200 5.400 420 20 200 5.300 410 20 12.000 1.715 2.634 30.150 Phụ trách bộ Phụ trách cung tiêu Thủ kho phận sử dụng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Căn cứ vào Phiếu lĩnh vật tư này thủ kho viết Phiếu xuất kho (xin xem bảng số 17). Bảng 17: Đơn vị: Công ty Bánh kẹo Hải Châu Mẫu số 02VT Số: 1332 QĐ số 1141 TC/ CĐKT ngày 01/11/1995 của BTC PHIẾU XUẤT KHO Ngày 4 tháng 08 năm 2001 Họ tên người nhận: .Nguyễn Văn Hiệp . Bộ phận: .Phân xưởng Bánh I . Lý do xuất kho: sản xuất sản phẩm Xuất tại kho: .chị Dung . Stt Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (hh,sp) Mã số Đv Số lượng Đơn giá Thành tiền Y cầu TX [...]... cuối kỳ: 1.436.824.569 2 Hạch toán tổng hợp công cụ dụng cụ : Trường hợp tăng công cụ dụng cụ được hạch toán tương tự như nguyên vật liệu Trường hợp xuất công cụ dụng cụ, ở công ty Bánh kẹo Hải Châu tất cả các loại công cụ dụng cụ khi xuất dùng đều chỉ áp dụng phương pháp phân bổ một lần100% giá trị xuất dùng Khi xuất kế toán ghi : Nợ TK 627: Nợ TK 641: Nợ TK 642: Có TK 153: Giá thực tế CCDC xuất dùng... quản Phụ trách cung tiêu Người nhận KT trưởng Thủ kho * Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu: Công ty Bánh kẹo Hải Châu không sử dụng tài khoản 151 – “ Hàng mua đang đi đường “ để hạch toán nguyên vật liệu Khi hoá đơn về đến Phòng Kế hoạch vật tư mà hàng chưa về kho thì hoá đơn đó sẽ được lưu riêng cho đến khi hàng về sẽ xử lý như bình thường Trình tự hạch toán cụ thể được thể hiện trên sơ đồ sau: TK 331,... kiểm tra, kế toán vật tư ghi nhập vào Nhật ký chung cho từng phân xưởng , số lượng nguyên vật liệu tiêu hao cho từng sản phẩm Máy tính sẽ tự áp giá cho từng nguyên vật liệu thực tế sử dụng cho sản xuất và máy cũng tự động tính ra hao phí nguyên vật liệu cho sản xuất từng loại sản phẩm Máy cũng tự động nhập các số liệu về xuất nguyên vật liệu (cả về mặt giá trị và số lượng) vào sổ chi tiết vật tư và... giá trị và số lượng) vào sổ chi tiết vật tư và đưa ra Bảng tổng hợp Nhập- Xuất –Tồn nguyên vật liệu (xin xem bảng số 20) Báo cáo là tài liệu rất quan trọng làm cơ sở tiến hành tập hợp toàn bộ NVL – CCDC xuất dùng để lập Bảng phân bổ NVL – CCDC (xin xem bảng số 21) Bảng 19: Công ty Bánh kẹo Hải Châu SỔ CÁI Nguyên vật liệu – TK 152 Từ ngày 1/07/2001 đến 30/09/2001 NT Chứng từ ghi SH NT sổ Diễn giải Tk... thống kê phân xưởng tập hợp lượng tiêu hao của từng loại NVL cho từng sản phẩm và thể hiện việc tập hợp này trên một biểu gọi là:” Báo cáo sử dụng vật tư ” lập riêng cho từng phân xưởng Cuối tháng thống kê chuyển báo cáo này lên Phòng tài vụ cho kế toán vật tư Xin xem Báo cáo sử dụng vật tư phân xưởng Bánh I (Bảng 18) Đồng thời khi nhận được Báo cáo sử dụng vật tư do thống kê phân xưởng gửi lên, sau... bằng cách gõ nhập bút toán kế toán tương ứng với từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào máy với chương trình cài sẵn máy sẽ tự động ghi vào Sổ nhật ký chung Từ Nhật ký chung số liệu sẽ được máy xử lý và tự động chuyển vào Sổ cái các tài khoản liên quan Trích lập một số nghiệp vụ phát sinh tại công ty trong quý III năm 2001: Nghiệp vụ 1: Ngày 09/08 công ty mua nguyên vật liệu của công ty TNHH Cường Thịnh,... chín trăm đồng Diễn giải:Thanh toán tiền vật tư cho Cường Thịnh Tài khoản Có: Kế toán Kiểm soát Kế toán trưỏng (Ký họ tên) (Ký họ tên) (Ký họ tên) Kế toán phản ánh vào Nhật ký chung (xin xem Phụ lục) nghiệp vụ này bằng bút toán sau: Nợ TK 1521: 97.879.000 Nợ TK 133: 9.797.900 Có TK 112: 107.666.900 Nghiệp vụ 2: Ngày 04/08/01 xuất kho vật tư cho sản xuất sản phẩm ở phân xưởng Bánh I ( xin xem lại phiếu... nghìn sáu trăm bốn mươi hai đồng Phụ trách bảo quản Phụ trách cung tiêu Người nhận KT trưởng Thủ kho Máy tính sẽ ghi nhập bút toán này vào Sổ chi tiết chứng từ bút toán và Nhật kỳ chung rồi tự động xử lý đưa vào Sổ cái TK liên quan Xin xem sổ cái TK 153Bảng 23 Bảng 23: Công ty Bánh kẹo Hải Châu SỔ CÁI Công cụ dụng cụ – TK 153 Từ ngày 1/07/2001 đến 30/09/2001 NT Chứng từ ghi sổ SH NT Diễn giải Tk đối... xưởng Bánh I tháng 8 31/8 Thu hồi phế liệu ở PX Bánh I Cộng đối ứng Cộng đối ứng TK 6211 04/8 Xuất cho sản xuất chung PX B I tháng 8 Cộng đối ứng TK 6272 1.589.173 6272 9.456.896 247.821.726 6211 2.135.600 6211 2.135.600 247.821726 621 Cộng phát sinh 3.415.971.888 3600.305.590 Số dư đầu kỳ: 1.621.158.271 Số dư cuối kỳ: 1.436.824.569 2 Hạch toán tổng hợp công cụ dụng cụ : Trường hợp tăng công. .. Bảng 17 ) Kế toán phản ánh vào Nhật ký chung (xin xem Phụ lục) bằng bút toán sau: Nợ TK 6211: 76.872.642 Có TK 152: 76.872.642 Để đảm bảo quản lý chặt chẽ, phán ánh được chi phí phát sinh công ty đều cử phụ trách thống kê theo dõi việc xuất dùng, sử dụng NVL tại phân xưởng Hàng ngày nhân viên thống kê PX có nhiện vụ theo dõi việc xuất dùng nguyên, nhiên vật liệu tiêu hao cho sản xuất tại phân xưởng Cuối . KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU CÔNG CỤ DỤNG CỤ Ở CÔNG TY BÁNH KẸO HẢI CHÂU I. NHIỆM VỤ KẾ TOÁN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ TRONG DOANH NGHIỆP. Hạch toán tổng hợp công cụ dụng cụ : Trường hợp tăng công cụ dụng cụ được hạch toán tương tự như nguyên vật liệu. Trường hợp xuất công cụ dụng cụ, ở công ty