THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN NVL CCDC TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN CẤP NƯỚC PHÚ THỌ 2.1. Tổng quan về Công ty TNHH một thành viên Cấp nước Phú Thọ 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH một thành viên Cấp nước Phú Thọ Tên công ty: Công ty TNHH một thành viên Cấp nước Phú Thọ Tên giao dịch: Công ty Cấp nước Phú Thọ Tên giao dịch quốc tế: PhuTho Water Supply Limited Company Tên viết tắt tiếng anh: PTWS Ltd.Co Trụ sở chính và văn phòng giao dịch: Số 8 Đường Trần Phú - Phường Tân dân -TP Việt Trì - Tỉnh Phú Thọ. Công ty TNHH một thành viên Cấp nước Phú Thọ là công ty 100% vốn Nhà nước tiền thân là Nhà máy nước Việt Trì, được thành lập từ những năm 60 có nhiệm vụ sản xuất nước phục vụ nước cho khu Công nghiệp Việt Trì. Ngày 3/11/1992 Uỷ ban Nhân dân Tỉnh Vĩnh Phú có quyết định số 1119/QĐ- UB về việc thành lập lại Nhà máy nước Việt Trì là loại hình Công ty Nhà nước theo Nghị định 388HĐBT của Hội đồng Bộ Trưởng ( nay là Thủ Tướng Chính Phủ). Ngày 9/7/1993 UBND Tỉnh Vĩnh Phú có quyết định 890/QĐ-UB đổi tên doanh nghiệp Nhà máy nước Việt Trì thành Công ty Cấp nước Vĩnh Phú. Ngày 16/1/1997 sau khi Tỉnh Phú Thọ được tái lập UBND Tỉnh Phú Thọ có quyết định số: 69/QĐ-UB về việc đổi tên gọi các Doanh nghiệp Nhà nước- Công ty đổi tên gọi thành Công ty Cấp nước Phú Thọ. Căn cứ nghị định số 63/2001/NĐ- CP ngày 14/9/2001 của Chính phủ về chuyển đổi Doanh nghiệp Nhà nước. Doanh nghiệp của tổ chức chính phủ, tổ chức kinh tế xã hội thành Công ty TNHH một thành viên. Căn cứ quyết định số 1456/QĐ- UB ngày 7/6/2005 về điều chỉnh hình thức sắp xếp Công ty Nhà nước năm 2005 của Chủ tịch UBND Tỉnh Phú Thọ. Công ty Cấp nước Phú Thọ đổi tên thành Công ty TNHH một thành viên Cấp nước Phú Thọ. Công ty TNHH một thành viên Cấp nước Phú Thọ là một đơn vị hạch toán độc lập, chủ động tìm khách hàng tiêu thụ nước máy, sản xuất sản phẩm, tự chủ về tài chính. Công ty có nghĩa vụ thực hiện các quy định của Nhà nước như chế độ hạch toán doanh nghiệp, luật thuế doanh nghiệp, bảo vệ tài nguyên môi trường, thực hiện tốt luật lao động, tuyển chọn lao động, trả lương công nhân viên. Công ty có quyền tổ chức sản xuất và huy động nguồn vốn theo đúng quy định của pháp luật Nhà nước ban hành. Công ty TNHH một thành viên Cấp nước Phú Thọ với nguồn vốn pháp định 4.533.659.000 đồng đến nay tổng vốn của Công ty lên tới 259 tỷ đồng. Tài sản cố định gồm: Một khu văn phòng, khu sử lý nước, hệ thống nhà kho, xưởng, hệ thống đường ống, bao trùm toàn bộ các khu dân cư và các nhà máy, Xí nghiệp của thành phố. Sản phẩm chính của công ty là nước sạch phục vụ sinh hoạt cho dân cư, cho kinh doanh dịch vụ và sản xuất công nghiệp. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị trường trong vài năm gần đây hình thành nên những khu công nghiệp, các cơ sở công cộng, dịch vụ khách sạn phát triển nhanh chóng điều đó có nghĩa là nhu cầu về sử dụng nước nhiều hơn. Để đáp ứng kịp thời nhu cầu dùng nước Công ty đã mạnh dạn vay vốn của Chính phủ cộng hoà Liên Bang Đức xây dựng hệ thống nước mới với công suất 60.000 m 3 / ngày đêm. Đến nay Công ty đã có một cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại, có đội ngũ công nhân dầy dạn kinh nghiệm, được đào tạo cơ bản để phù hợp quy trình công nghệ, máy móc, thiết bị hiện đại hoàn toàn nhập ngoại, phục vụ tốt cho nhu cầu dùng nước của dân và sản xuất công nghiệp chống thất thu, thất thoát và kinh doanh có hiệu quả. Bảng kết quả hoạt động kinh doanh ( Phụ lục 7 – Trang 7 – Phụ lục ) 2.1.2. Tổ chức bộ máy quản lý * Mô hình tổ chức: Công ty TNHH một thành viên Cấp nước Phú Thọ là mô hình cơ cấu tổ chức Chủ tịch kiêm Giám đốc Công ty. Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH một thành viên Cấp nước Phú Thọ ( Phụ lục 8 – Trang 8 – Phụ lục ) * Cơ cấu tổ chức : - Công ty xây dựng mô hình tổ chức như sau : + Chủ tịch kiêm Giám đốc Công ty + Giúp việc cho Giám đốc có các Phó Giám đốc, Kế toán trưởng và các Phòng ban chức năng. Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ ( Chủ tịch kiêm Giám đốc, các Phó Giám đốc và các Phòng ban chuyên môn, nghiệp vụ) đây là mô hình phù hợp với thực tế kể cả cho phát triển trong tương lai của Công ty TNHH một thành viên Cấp nước Phú Thọ. Thể hiện là việc ra quyết định tổ chức thực hiện các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh được nhanh chóng, kịp thời đáp ứng yêu cầu đòi hỏi của nền kinh tế thị trường. 2.1.3. Tổ chức bộ máy kế toán - Mô hình tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán tại Công ty TNHH một thành viên Cấp nước Phú Thọ gồm 6 người có trách nhiệm, gắn bó với công việc mình làm. Là một doanh nghiệp sản xuất tiêu thụ nên bộ máy kế toán của công ty cũng được tổ chức một cách hợp lý và phù hợp với cơ chế kinh doanh. Sơ đồ bộ máy kế toán tại Công ty TNHH một thành viên Cấp nước Phú Thọ ( Phụ lục 9 – Trang 9 – Phụ lục ) Chức năng nhiệm vụ của từng người: * Kế toán trưởng: có 01 người thực hiện các nhiệm vụ như sau: + Điều hành và giám sát các nhân viên kế toán trong phòng thực hiện công tác kế toán hàng ngày. + Kế toán TSCĐ, các khoản vay và nghiệp vụ phi tiền mặt + Cập nhật sổ cái các tài khoản + Tổng hợp kế toán và chuẩn bị báo cáo tài chính quý, năm. + Báo cáo trực tiếp lên Giám đốc về các vấn đề tài chính và báo cáo các cấp có thẩm quyền liên quan. + Giám sát các hoạt động SXKD liên quan đến các phòng ban khác. * Kế toán tiền mặt – Ngân hàng: có 01 người thực hiện các nhiệm vụ về tiền mặt của công ty như là: +Kế toán nghiệp vụ quỹ tiền mặt + Kế toán nghiệp vụ Ngân hàng + Kế toán các khoản phải trả, phải thu khác + Trợ giúp kế toán trưởng tổng hợp kế toán * Kế toán vật tư- công trình: có 01 người + Kế toán kho vật tư hàng hóa + Kế toán công trình sửa chữa, lắp đặt + Trợ giúp kế toán trưởng tổng hợp kế toán * Kế toán Xí nghiệp nước Phú Thọ : có 01 người thực hiện các nghiệp vụ kế toán Xí nghiệp nước Thị xã Phú Thọ và làm nhiệm vụ: + Kế toán nghiệp vụ Xí nghiệp nước Thị xã Phú Thọ + Chuẩn bị số liệu, sổ sách kế toán và trình nộp lên phòng kế toán Công ty để tổng hợp kế toán quý, năm. +Báo cáo trực tiếp cho Giám đốc Xí nghiệp về các vấn đề tài chính của Xí nghiệp nước Thị xã Phú Thọ. * Kế toán Xí nghiệp thi công: có 01 nguời +Làm nhiệm vụ tập hợp số liệu ở đội để báo sổ lên phòng tài vụ *Thủ quỹ kiêm thủ kho: có 01 người làm các nhiệm vụ + Thực hiện chức năng thủ quỹ tiền mặt của công ty + Thực hiện chức năng thủ kho vật tư công ty 2.2. Tình hình thực tế tổ chức kế toán NVL, CCDC tại Công ty TNHH một thành viên Cấp nước Phú Thọ 2.2.1. Đặc điểm NVL, CCDC tại công ty TNHH một thành viên Cấp nước Phú Thọ * Đặc điểm NVL: Do đặc điểm tình hình SXKD tại Công ty TNHH một thành viên Cấp nước Phú Thọ là sản xuất và phân phối nước, thi công lắp đặt đường ống tới φ 400. Nên NVL chính để sản xuất nước là: Phèn, Zaven, keo tụ, Clo. Nước thô bơm lên Bể sử lý Bể lắng Bể lọc B ể ch ứ a n ướ c s ạ ch Phân ph ố i Ngoài nguyên vật liệu chính trên công ty còn sử dụng một số vật tư khác như nhiên liệu, phụ tùng thay thế và thiết bị XDCB. Vật liệu là đối tượng ban đầu, là cơ sở vật chất ban đầu cho sản xuất nước, là tài sản dự trữ trong SXKD được mua sắm bằng nguồn vốn lưu động của công ty khi tham gia vào quá trình sản xuất vật liệu bị tiêu hao toàn bộ và thay đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm. Về mặt giá trị vật liệu chuyển 1 lần toàn bộ giá trị vào giá thành sản phẩm mới tạo ra, do đó chi phí vật liệu chiếm 1 tỷ trọng khá lớn trong tổng giá thành sản phẩm dẫn tới việc lựa chọn loại vật liệu tốt, phù hợp là điều kiện quan trọng để nâng cao hiệu quả SXKD. * Phân loại vật liệu và CCDC: Là đơn vị SXKD sản xuất mặt hàng công nghiệp sản phẩm chính là nước sạch. Do vậy vật tư chính của sản xuất nước là: Phèn, Zaven, keo tụ, Clo. Vật tư trên do phòng kế hoạch vật tư cung ứng chịu trách nhiệm mua về và xuất cho phân xưởng sản xuất vật liệu, công cụ được phân loại như sau: + Nhóm vật liệu phục vụ cho sản xuất: Đất cao lanh, axít, than cám, phèn, Zaven, clo. + Nhóm vật liệu phục vụ cho thay thế, sửa chữa: Vòng bi, bu lông, ty van, van, mỡ, dầu nhờn. + Nhóm công cụ phục vụ sinh hoạt: Tủ, bàn ghế. + Nhóm công cụ phục vụ cho sản xuất: Máy khuấy, máy cắt pa lăng xích, dầy, gang tay . 2.2.2. Đánh giá NVL, CCDC tại Công ty TNHH một thành viên Cấp nước Phú Thọ Để đảm bảo phản ánh đúng, đầy đủ trung thực giá trị vật liệu, CCDC trong công ty. Công ty sử dụng giá thực tế đối với các loại vật tư mua ngoài theo giá mua ghi trên hoá đơn. Vật tư tự gia công sản xuất - giá nhập được tính theo giá thành thực tế nhập kho. - Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ do mua ngoài - Vật liệu do doanh nghiệp gia công chế biến ( nếu có ) - Vật liệu do thuê ngoài gia công chế biến Trên cơ sở giá nhập kho để nhập kho để tính giá xuất kho cũng chính là giá nhập. Công ty sử dụng phương pháp tính giá thực tế xuất kho hay còn gọi là phương pháp giá thực tế bình quân gia quyền liên hoàn hay còn gọi là phương pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập. VD: Tính giá xuất của 58300 kg đất cao lanh, đơn giá 60 sử dụng ngày 31/12/2006 của phiếu xuất kho số 35. Vậy giá trị phiếu xuất kho số 35 như sau: 53800 x 60 = 34.980.000 đồng 2.2.3. Thủ tục nhập, xuất kho NVL, CCDC 2.2.3.1.Thủ tục nhập kho NVL, CCDC Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của Công ty được nhập từ nhiều nguồn khác nhau như: mua ngoài, thuê gia công…trong đó nhập từ mua ngoài là chủ yếu. Việc cung ứng vật tư cho sản xuất, cho các đối tượng khác trong Công ty do Phòng Kế hoạch vật tư thực hiện. Căn cứ vào tình hình sản xuất và dự trữ NVL, CCDC của toàn công ty, Phòng Kế hoạch vật tư lập kế hoạch thu mua NVL, CCDC. Công ty TNHH một thành viên Cấp nước Phú Thọ hiện nay trong công tác kế toán nhập NVL, CCDC đang sử dụng các chứng từ hạch toán sau: - Phiếu nhập kho ( Phụ lục 15, 16, 17, 18, 19 -Trang 15, 16, 17, 18, 19 - Phụ lục ) - Giấy đề nghị nhập kho ( Phụ lục 14 - Trang 14 - Phụ lục ) - Hoá đơn GTGT ( Phụ lục 10, 11, 12, 13 - Trang 10, 11, 12, 13 - Phụ lục ) Các khoản chiết khấu giảm giá = -+ Trị giá mua NVL, CCDC trên hoá đơn Chi phí mua phát sinh Trị giá thực tế NVL, CCDC nhập kho Trị giá thực tế NVL, CCDC xuất kho để gia công Chi phí vận chuyển bốc dỡ + Chi phí gia công chế biến += Trị giá thực tế NVL, CCDC nhập kho Chi phí vận chuyển bốc dỡ Trị giá thực tế NVL, CCDC xuất kho Chi phí phải trả cho người gia công chế biến Trị giá thực tế NVL, CCDC nhập kho + = + - Nhật ký nhập NVL, CCDC ( Phụ lục 38, 39 - Trang 38, 39 - Phụ lục ) Ở Công ty TNHH một thành viên Cấp nước Phú Thọ thủ tục nhập kho khá chặt chẽ. Do phòng kế toán lập, phiếu nhập được viết thành 3 liên: + Liên 1: Lưu tại gốc + Liên 2: Giao cho cán bộ vật tư để thanh toán + Liên 3: Liên 3 đính trên hoá đơn mua hàng kế toán vật tư giao trả kho để vào thẻ kho ( Phụ lục 31, 32, 33, 34, 35, 36, 37 - Trang 31, 32, 33, 34, 35, 36, 37 - Phụ lục ) cuối tháng chuyển trả kế toán vật tư để vào sổ chi tiết vật tư và lưu giữ. ( Phụ lục 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30 - Trang 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30 - Phụ lục ) 2.2.3.2.Thủ tục xuất kho NVL, CCDC Căn cứ vào yêu cầu SXKD của từng bộ phận, phân xưởng đề nghị lên được ban Giám đốc phê duyệt. Phòng kế toán ( kế toán vật tư lên phiếu xuất kho ) Chứng từ để xuất kho NVL, CCDC là “ Phiếu xuất kho ”. ( Phụ lục 21, 22, 23 - Trang 21, 22, 23 - Phụ lục ). Phiếu do bộ phận xin lĩnh NVL, CCDC lập. Phiếu được lập cho một hoặc nhiều thứ NVL, CCDC tại cùng một kho, cùng sử dụng để sản xuất một loại sản phẩm. Phiếu được lập thành 3 liên ( 1 liên người lĩnh giữ, 1 liên gửi lên Phòng Kế hoạch vật tư, 1 liên thủ kho chuyển cho Phòng Kế toán). 2.2.4. Kế toán chi tiết NVL, CCDC tại Công ty TNHH một thành viên Cấp nước Phú Thọ Hạch toán chi tiết vật liệu, CCDC tại công ty được phản ánh cả về số lượng, giá trị của từng danh điểm vật liệu. Để thực hiện công tác hạch toán chi tiết công ty áp dụng phương pháp thẻ song song. + Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu, CCDC theo chỉ tiêu số lượng, thẻ kho được mở hàng năm thuộc loại thẻ dời, mỗi loại vật liệu, CCDC được theo dõi riêng 1 thẻ kho để tiện việc đối chiếu và kiểm tra. ( Phụ lục 31, 32, 33, 34, 35, 36, 37 - Trang 31, 32, 33, 34, 35, 36, 37 - Phụ lục ) + Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng thẻ chi tiết vật tư, dụng cụ để phản ánh hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu, CCDC chỉ tiêu số lượng và giá trị, chất lượng. Hàng tháng, quý cộng thẻ để xác định số lượng và giá trị của từng vật liệu, CCDC nhập xuất hàng tháng quý và tồn cuối và đối chiếu với thẻ kho (Do thủ kho giữ). Trên cơ sở sổ chi tiết vật liệu, CCDC để lên báo cáo tổng hợp: Nhập, xuất, tồn vật liệu, CCDC. ( Phụ lục 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30 - Trang 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30 - Phụ lục ) 2.2.5. Kế toán tổng hợp nhập, xuất NVL, CCDC tại Công ty TNHH một thành viên Cấp nước Phú Thọ Kế toán sử dụng thước đo tiền tệ là thước đo chủ yếu. Đề cập tới hạch toán kế toán là đề cập tới sự phản ánh số liệu hiện có, tình hình biến động toàn bộ tài sản của doanh nghiệp theo chỉ tiêu giá trị kế toán. Kế toán chi tiết NVL, CCDC chưa đảm bảo đáp ứng được yêu cầu này do đó kế toán tổng hợp sẽ thay kế toán chi tiết để ghi chép phản ánh các đối tượng kế toán theo chỉ tiêu giá trị trên các tài khoản, các sổ kế toán tổng hợp. 2.2.5.1. Tài khoản sử dụng Hiện nay công ty tiến hành hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, do vậy kế toán tổng hợp NVL, CCDC sử dụng các tài khoản kế toán sau: + TK 152: Nguyên vật liệu + TK 153: Công cụ dụng cụ + TK 331: Phải trả người bán + TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Ngoài ra kế toán còn sử dụng các TK liên quan khác như: TK 111, 112, 141, 621, 627, 641, 642, …Các TK này được chi tiết đến các TK cấp 2. 2.2.5.2. Kế toán tổng hợp nhập, xuất NVL, CCDC * Kế toán tổng hợp nhập NVL, CCDC Kế toán Công ty TNHH một thành viên Cấp nước Phú Thọ hạch toán tổng hợp NVL, CCDC theo đúng quy định, hướng dẫn của Bộ Tài chính về hạch toán tổng hợp NVL, CCDC đối với doanh nghiệp áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán tổng hợp hàng tồn kho và tính thuế theo phương pháp khấu trừ. - Trường hợp mua NVL, CCDC thanh toán ngay cho người bán Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho và hóa đơn bán hàng (GTGT) định khoản như sau: Nợ TK 152, 153 Nợ TK 133 Có TK 111 VD: Kế toán căn cứ vào số nhập kho số 194 ngày 31/12/2006 và hoá đơn GTGT ghi như sau: ( Phụ lục 18 - Trang 18 - Phụ lục ) - Mua CCDC bằng tiền mặt Nợ TK 153: 11.339.300 đồng Nợ TK 133: 1.133.930 đồng Có TK 111: 12.473.230 đồng * Kế toán tổng hợp xuất NVL, CCDC VD: Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho ( Phụ lục 22, 23 - Trang 22, 23 - Phụ lục ) hoặc phiếu lĩnh vật tư ( Phụ lục 20- Trang 20 - Phụ lục ) theo hạn mức ghi sổ như sau: - Trường hợp xuất trực tiếp cho sản xuất Nợ TK 621: 326.387.750 đồng Có TK 152: 326.387.750 đồng - Trường hợp xuất kho công cụ cho công tác bán hàng kế toán ghi Nợ TK 641: 11.339.930 đồng Có TK 153: 11.339.930 đồng 2.2.6. Kiểm kê NVL, CCDC tại Công ty TNHH một thành viên Cấp nước Phú Thọ Kiểm kê NVL, CCDC tại Công ty TNHH một thành viên Cấp nước Phú Thọ nhằm xác định một cách chính xác số lượng từng thứ NVL, CCDC hiện có trong kho của Công ty. Đồng thời công tác kiểm kê NVL, CCDC còn có mục đích đôn đốc và kiểm tra tình hình bảo quản, phát hiện và xử lý kịp thời các trường hợp hao hụt, hư hỏng…NVL, CCDC tại các kho. Công tác kiểm kê NVL, CCDC được thực hiện thường hết quý hoặc 6 tháng một lần do Ban kiểm kê tài sản của Công ty tiến hành. Sau khi kiểm kê kế toán NVL, CCDC tập hợp kết quả và nhập số liệu vào máy tính. Máy tính dựa vào số liệu trên sổ sách của NVL, CCDC tính ra số liệu thừa, thiếu thành tiền của NVL, CCDC.Trong đó: Thành tiền VD: Bàn ghế trang bị các phòng khi phát hiện qua kiểm kê thấy thiếu kế toán ghi tăng chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 642: 11.133.930 đồng Có TK 153: 11.133.930 đồng Số lượng theo sổ sách tại thời điểm kiểm kê Số lượng thực tế tại thời điểm kiểm kê Số lượng thừa hoặc thiếu - = = Trị giá (th nh tià ền) Giá đơn vị bình quân x Số lượng . THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN NVL CCDC TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN CẤP NƯỚC PHÚ THỌ 2.1. Tổng quan về Công ty TNHH một thành viên Cấp nước Phú Thọ 2.1.1 thành và phát triển của Công ty TNHH một thành viên Cấp nước Phú Thọ Tên công ty: Công ty TNHH một thành viên Cấp nước Phú Thọ Tên giao dịch: Công ty Cấp