THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU TỔNG HỢP VÀ CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ VIỆT NAM (VINAGIMEX) II.1 GIỚI THIỆU VỀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY XNK TỔNG HỢP VÀ CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ VIỆT NAM (VINAGIMEX): II.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển: Công ty XNK Tổng hợp và chuyển giao công nghệ Việt Nam (VINAGIMEX) tiền thân là Công ty kinh doanh tổng hợp - Hợp tác xã Việt Nam (VINACOOPS), được thành lập ngày 29 tháng 12 năm 1994 theo Quyết định thành lập số: 4285/QĐUB của UBND thành phố Hà Nội, đặt trụ sở tại 62 Giảng Võ - Đống Đa - Hà Nội. Để phù hợp với sự đổi mới của nhà nước và yêu cầu của cơ chế thị trường, Công ty được bổ sung thêm một số chức năng, nhiệm vụ và đổi tên theo quyết định số 1942/QĐUB của UBND thành phố Hà Nội ngày 19 tháng 05 năm 1997 thành Công ty Xuất nhập khẩu Tổng hợp và chuyển giao công nghệ Việt Nam với tên giao dịch là VINAGIMEX. VINAGIMEX là một doanh nghiệp nhà nước đã từng hoạt động trong giai đoạn nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung. Các hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty đều có sự chỉ đạo, điều tiết của cơ quan cấp trên, vốn và phương án kinh doanh do nhà nước cấp. Từ khi đất nước chuyển sang nền kinh tế thị trường, trong sự chuyển biến chung của cả nước về mặt kinh tế các doanh nghiệp nói chung cũng như VINAGIMEX nói riêng đã phải tự hạch toán độc lập, cân đối thu chi, tự tìm các đối tác kinh doanh. Công ty VINAGIMEX đã không ngừng phát triển, thị trường của Công ty ngày càng mở rộng và có nhiều đối tác ở nhiều nước trên thế giới như: Trung Quốc, Nhật Bản, Singapor, Thái Lan, Pháp, Đức, . Công ty ngày càng được các bạn hàng tín nhiệm. Để đáp ứng các hoạt động kinh doanh của mình, hiện nay Công ty đã mở các chi nhánh kinh doanh ở một số địa phương như: Chi nhánh Gia Lâm - Hà Nội, chi nhánh Bắc Ninh, Lạng Sơn. Qua các năm hoạt động trong cơ chế thị trường, Công ty VINAGIMEX đã nhanh chóng hoà nhập với nền kinh tế nhiều thành phần, đa phương hoá, đa dạng hoá hoạt động kinh doanh để đảm bảo sự ổn định và phát triển. Trong những năm hoạt động vừa qua, Công ty VINAGIMEX đã đạt được những thành tựu đáng kể, điều đó được thể hiện qua một số chỉ tiêu đánh giá kết quả kinh doanh. Cụ thể kết quả hoạt động kinh doanh qua các năm 2003 - 2004 - 2005. Chỉ tiêu 2003 2004 2005 Tiền % Tiền % Tiền % Doanh thu bán hàng 104.710.287.021 100 151.996.310.033 100 225.392.567.31 8 100 Giá vốn hàng bán 101.780.821.491 97.2 148.044.405.912 97. 4 220.433.930.86 7 97.8 Lợi nhuận gộp 2.929.465.530 2.8 3.951.904.121 2.6 4.958.636.451 2.2 Chi phí BH và QLDN 2.744.967.215 2.6 3.649.431.287 2.4 4.476.297.857 1.98 Lợi nhuận thuần 188.478.315 0.18 302.472.834 0.2 482.338.594 0.21 Tỷ suất (LN/D.Thu) 0.18 0.2 0.21 Có được kết quả như vậy là cả một sự cố gắng, nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty, đặc biệt là Ban giám đốc, những người trực tiếp điều hành quản lý đề ra các phương án kinh doanh có hiệu quả. II.1.1 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty: Công ty VINAGIMEX là một doanh nghiệp nhà nước hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân, được mở tài khoản tại ngân hàng ( kể cả tài khoản ngoại tệ), tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ hoạt động kinh doanh trong số vốn nhà nước cấp. Công ty VINAGIMEX hoạt động trong các lĩnh vực sau: - Xuất khẩu: Rau quả, nông lâm, hải sản, hàng thủ công mỹ nghệ, công nghệ phẩm, tinh dầu, hàng may mặc, lao động. - Nhập khẩu: Vật tư, máy móc phục vụ cho nông- lâm - công nghiệp, vật tư xây dựng, phương tiện vận chuyển, hàng tiêu dùng thiết yếu. - Kinh doanh: Bán buôn, bán lẻ, đại lý nguyên vật liệu, vật tư, hàng hoá, vật liệu xây dựng và thiết bị máy móc, kinh doanh cây giống phục vụ nông nghiệp, tổ chức các dịch vụ xuất nhập khẩu và ăn uống giải khát. - Liên doanh , liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước để tổ chức sản xuất, kinh doanh sản phẩm phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng trong nước và xuất khẩu. Việc tổ chức kinh doanh theo hai chiều có có xuất khẩu và nhập khẩu, đã tạo điều kiện cho Công ty ngày càng nâng cao được sức cạnh tranh của mình, có điều kiện và khả năng thâm nhập vào những thị trường lớn còn bỏ ngỏ. Mà trên thực tế hàng Việt Nam có thể đáp ứng được những nhu cầu của họ. Bên cạnh đó, việc nhập khẩu những mặt hàng mà trong nước chưa sản xuất được hay sản xuất còn hạn chế sẽ là động lực thúc đẩy hàng trong nước phát triển, tạo nên thế cân bằng trong kinh doanh thương mại. Để đứng vững và tồn tại được trong cơ chế kinh tế hiện nay, Công ty đã xác định cho mình một hướng đi đúng đắn đó là khai thác triệt để nhiều mặt hàng thuộc thế mạnh trong nước để xuất khẩu như: hàng thủ công mỹ nghệ, công nghệ phẩm, hàng may mặc, . và nhập khẩu những mặt hàng trong nước đang có nhu cầu như: máy móc thiết bị, nguyên vật liệu phục vụ công nghiệp, xây dựng, . Vì vậy, Công ty luôn đáp ứng kịp thời được nhu cầu của khách hàng và được các đối tác tin cậy. II.1.3 Bộ máy quản lý của Công ty VINAGIMEX: Với địa bàn kinh doanh rộng lớn và cơ cấu mặt hàng phong phú, đa dạng với những đặc điểm khác nhau. Do vậy, bộ máy tổ chức, quản lý của Công ty được tổ chức theo dạng trực tiếp kết hợp với sự phân cấp cụ thể, đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ kịp thời, thích ứng với cơ chế thị trường và đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty. Bộ phận đứng đầu Công ty là Ban Giám đốc, cùng với Ban Giám đốc là các phòng ban: Phòng Tổ chức hành chính, Phòng kế toán tài chính, Phòng kinh doanh 1, Phòng kinh doanh 2, Phòng kinh doanh 3, Phòng dịch vụ du lịch, Trung tâm hợp tác lao động Quốc tế. Ngoài ra, Công ty còn có các chi nhánh tại Gia Lâm, Lạng Sơn, Bắc Ninh, và các cửa hàng kinh doanh trực thuộc Công ty. SƠ ĐỒ BỘ MÁY TỔ CHỨC- QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY BAN GIÁM ĐỐC TRUNG T MÂ HỢP T CÁ LAO ĐỘNG QUỐC TẾ PHÒNG DỊCH VỤ VÀ DU LỊCH PHÒNG KINH DOANH V XNK3À PHÒNG KINH DOANH V XNK2À PHÒNG KINH DOANH V XNK1À PHÒNG KẾ TO NÁ T IÀ CH NHÍ PHÒNG TỔ CHỨC H NHÀ CH NHÍ _________ :Quan hệ chủ đạo : Quan hệ phối hợp Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban: Ban Giám đốc: Gồm Giám đốc và Phó Giám đốc - Giám đốc: Là người đại diện duy nhất về tư cách pháp nhân của Công ty trước pháp luật về hoạt động kinh doanh của Công ty, Giám đốc có nhiệm vụ giao dịch, xem xét, ký kết các hợp đồng và điều hành hoạt động của Công ty theo chế độ một thủ trưởng. - Phó Giám đốc: Là người giúp đỡ Phó Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc, đồng thời được sự uỷ quyền của Giám đốc khi Giám đốc đi vắng. Phòng tổ chức hành chính: Gồm 4 người có nhiệm vụ quản lý các công văn, giấy tờ hồ sơ của Công ty, tổ chức các cuộc họp, hội nghị cũng như tiếp khách. Phòng tổ chức hành chính chịu trách nhiệm trước Giám đốc về việc tổ chức, quản CHI NH NHÁ LẠNG SƠN CHI NH NHÁ BẮC NINH CHI NH NHÁ GIA L MÂ C CÁ CỬA H NGÀ KINH DOANH lý cán bộ, nhân viên; thực hiện công tác về các chính sách chế độ cho cán bộ, nhân viên trong toàn Công ty. Phòng kế toán tài chính: Gồm 5 người, thực hiện các báo cáo kế toán theo chế độ ban hành của nhà nước; thực hiện và chấp hành tốt các quy định về sổ sách kế toán, hạch toán thu chi; xác định kết quả kinh doanh của Công ty; lập kế hoạch tài chính ngắn hạn, dài hạn và phối hợp thực hiện kế hoạch. Các phòng kinh doanh: Gồm 19 người, có nhiệm vụ lập kế hoạch kinh doanh, lưu chuyển hàng hoá nội địa, ký kết thực hiện các hợp đồng xuất nhập khẩu. Phòng dịch vụ và du lịch: Gồm 6 người, có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch về du lịch và thực hiện các dịch vụ du lịch, tổ chức các tour du lịch nội địa và quốc tế. Trung tâm hợp tác lao động quốc tế: Gồm 10 người, có nhiệm vụ tuyển dụng, đào tạo lao động, cung ứng lao động cho các nước theo hợp đồng cung ứng lao động mà Công ty đã ký. Chi nhánh Gia Lâm - Hà Nội: Gồm 8 người, có nhiệm vụ kinh doanh thép, vật liệu xây dựng. Chi nhánh Bắc Ninh: Gồm 4 người, có nhiệm vụ thu mua, xuất khẩu hàng nông lâm hải sản, đồ thủ công mỹ nghệ. Chi nhánh Lạng Sơn: Gồm 3 người, có nhiệm vụ thực hiện các hoạt động xuất nhập khẩu hàng hoá của Công ty sang Trung Quốc và nhập khẩu các hàng hoá từ Trung Quốc về Việt Nam. II.1.4 Bộ máy tổ chức kế toán và công tác kế toán của Công ty: II.1.4.1 Bộ máy tổ chức kế toán: Công ty VINAGIMEX là một đơn vị kinh tế hạch toán độc lập, Phòng kế toán tài chính của Công ty có trách nhiệm tổ chức quản lý hoạt động tài chính kế toán của Công ty. Phòng kế toán gồm 5 được phân công phụ trách các phần việc khác nhau tạo thành một hệ thống thống nhất, gồm có: Kế toán trưởng, kế toán vốn bằng tiền, kế toán hàng hoá, kế toán công nợ, kế toán chi phí. Ở mỗi chi nhánh như : Gia Lâm, Lạng Sơn, Bắc Ninh, Trung tâm hợp tác lao động Quốc tế đều có một kế toán viên thực hiện việc ghi chép sổ sách và báo cáo thường xuyên về Công ty. SƠ ĐỒ BỘ MÁY TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY Phần công việc cụ thể của từng kế toán viên. Kế toán trưởng: Là người lãnh đạo phòng kế toán tài chính, đôn đốc chỉ đạo các kế toán viên chấp hành quy định về chế độ kế toán do nhà nước ban hành. Kế toán trưởng là người tổng hợp số liệu từ các bộ phận kế toán để lập báo cáo cuối KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TO NÁ VỐN BẰNG TIỀN KẾ TO NÁ CHI PHÍ KẾ TO NÁ CÔNG NỢ KẾ TO NÁ H NG HOÀ Á KẾ TOÁN Ở TTHT LAO ĐỘNG QUỐC TẾ, CÁC CHI NHÁNH Ở CÁC TỈNH THÁNH VÁ CÁC CỬA HÁNG KINH DOANH TRỰC THUỘC CÔNG TY kỳ, đồng thời là người trực tiếp báo cáo các thông tin kế toán tài chính cho Giám đốc và các cơ quan có thẩm quyền, là người chịu trách nhiệm về các thông tin và các số liệu báo cáo. Kế toán vốn bằng tiền: Theo dõi, mở sổ thu chi tiền mặt vào sổ các nghiệp vụ phát sinh trong ngày, theo dõi hạch toán các khoản tăng giảm tiền gửi ngân hàng ở các ngân hàng và chịu trách nhiệm mở thư tín dụng (L/C). Kế toán hàng hoá: Có nhiệm vụ tổng hợp các chứng từ mua bán, xuất nhập và tồn kho. Cuối niên độ có nhiệm vụ kết chuyển giá vốn, các khoản chi phí để xác định kết quả kinh doanh và tính các khoản thuế phải nộp. Kế toán công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi các khoản công nợ, theo dõi cập nhật các chứng từ thu chi ngoại tệ, kiểm tra các hợp đồng ngoại. Kế toán chi phí: Theo dõi tập hợp và tính toán các chi phí như : Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và các khoản chi phí khác; tính tiền lương phải trả cán bộ, nhân viên, các khoản bảo hiểm, kinh phí công đoàn, theo dõi tình hình sử dụng TSCĐ của Công ty. Kế toán ở các chi nhánh: Theo dõi các khoản thu, chi về tài chính, vật tư, hàng hoá, tập hợp các chứng từ, lập báo cáo cuối tháng gửi về phòng kế toán của Công ty. II.1.4.2 Hệ thống sổ sách chứng từ kế toán: Công ty tổ chức kế toán theo mô hình kế toán tập trung, lựa chọn hình thức nhật ký chứng từ để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh. Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Các loại sổ dùng trong hình thức Nhật ký chứng từ được Công ty sử dụng như: - Nhật ký chứng từ. - Bảng kê. - Sổ cái - Sổ hoặc thẻ kê toán chi tiết. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ tại Công ty. CHỨNG TỪ GỐC BẢNG KÊ, BẢNG PH N BÂ Ổ THẺ V SÀ Ổ KẾ TO N CHIÁ TI Ế T NHẬT KÝ CHỨNG TỪ : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra II.2 Thực tế tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty VINAGIMEX: II.2.1 Tình hình quản lý và hạch toán hàng hoá: Hàng hoá là một bộ phận của tài sản lưu động, để xác định tình hình luân chuyển vốn lưu động cần phải xác định đúng giá trị của chúng. Công ty đã sử dụng giá thực tế của hàng hoá mua về để hạch toán. + Giá thực tế hàng hoá nhập kho: Đối với hàng mua trong nước thì giá thực tế của hàng nhập kho là giá mua ghi trên hoá đơn mua hàng. Đối với hàng nhập khẩu thì giá thực tế của hàng nhập kho chính là giá CIF cộng với thuế nhập khẩu của lô hàng đó. + Giá thực tế hàng hoá xuất kho: Do chủng loại hàng hoá khác nhau, giá nhập hàng hoá của mỗi lần khác nhau, để quản lý được chính xác giá thực tế của hàng hoá xuất kho, tồn kho, kế toán đơn vị đã sử dụng phương pháp thực tế đích danh. BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT SỔ CÁI BÁO CÁO TÁI CHÁNH [...]... Bảng tổng hợp Nhập Xuất Tồn hàng hoá Số liệu trên mỗi sổ chi tiết hàng hoá được ghi tổng hợp trên một dòng của Bàng Nhập Xuất Tồn lần lượt theo số Tồn đầu kỳ, Nhập trong kỳ, Xuất trong kỳ, Tồn cuối kỳ Phương pháp lập Bảng tổng hợp Nhập Xuất Tồn: - Căn cứ vào số tồn cuối kỳ của Bảng tổng hợp Nhập Xuất Tồn tháng trước kế toán ghi vào số tồn đầu kỳ của Bảng tổng hợp Nhập Xuất Tồn tháng này - Căn cứ vào... hàng từ lúc lập hoá đơn bán hàng đế khi xác định dược kết quả bán hàng và lên sổ sách kế toán tại Công ty Xuất nhập khẩu tổng hợp và chuyển giao công nghệ Việt Nam Công ty đã sử dụng một hệ thống sổ chi tiết, sổ cái, bảng kê, bảng tổng hợp Hệ thống này giúp cho việc kiểm tra, đối chiếu được thường xuyên, liên tục, cung cấp thông tin một cách hoàn chỉnh cho ban lãnh đạo công ty cũng như một số đối tượng... nhận hàng) có trách nhiệm mang hàng về kho của Công ty, lập biên bản bàn giao hàng hoá cho thủ kho ký nhận dưới sự giám sát của kế toán hàng hoá Kế toán hàng hoá căn cứ vào biên bản giao hàng và các chứng từ khác: Hoá đơn bán hàng, Invoice, tờ khai nhập khẩu, lập phiếu nhập kho Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho để ghi vào thẻ kho Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho để vào sổ chi tiết vật tư hàng hoá Công. .. toán xác định kết quả bán hàng Nội dung: Kết quả bán hàng là phần chênh lệch giữa doanh thu thuần trừ đi các khoản giá vốn hàng bán, chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ Tài khoản sử dụng: Để hạch toán kết quả bán hàng kế toán Công ty sử dụng các tài khoản: TK 911, TK 421 và các TK 632, TK642, TK511 Qui trình hạch toán: Cuối tháng kế toán căn cứ vào sổ chi tiết TK511, TK 632, TK642, để thực. .. hạch toán tổng hợp hàng hoá, kế toán sử dụng: Tài khoản 156 - Hàng hoá, Tài khoản 331 - Phải trả cho người bán, Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán, Bảng tổng hợp nhập xuất tồn hàng hoá * Căn cứ để tổng hợp hàng nhập kho là phiếu nhập kho, hoá đơn mua hàng, Invoice, tờ khai nhập khẩu Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho để ghi sổ chi tiết tài khoản 156 Nợ TK 156 Có TK 331 Có TK 3333 - Thuế nhập khẩu (Nếu... khách hàng đến mua hàng, nhân viên bán hàng tại cửa hàng viết ngay hoá đơn bán hàng (hoá đơn GTGT) Khi khách hàng thanh toán, nhân viên bán hàng tại cửa hàng thu tiền, lập phiếu thu, bảng kê chứng từ hàng hoá bán ra Cuối tháng, cửa hàng gửi hoá đơn bán hàng, bảng kê hàng hoá bán ra lên phòng tài chính, kế toán của Công ty Căn cứ vào phiếu thu, hoá đơn GTGT thì thủ quỹ của Công ty nhận tiền, kế toán. .. doanh thu bán hàng, kế toán căn cứ vào các chứng từ như hoá đơn bán hàng (hoá đơn GTGT), phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng, kế toán sử dụng số chi tiết bán hàng cho tất cả các phương thức bán hàng của Công ty -Tài khoản sử dụng:Để kế toán doanh thu bán hàng, kế toán Công ty sử dụng TK 151 – Doanh thu bán hàng TK này được sử dụng để phản ánh doanh thu bán hàng hoá cho tất cả các loại hàng hoá bán ra... viết vào phiếu nhập kho Thủ kho căn cứ vào khối lượng nhập thực tế, đối chiếu với phiếu nhập kho và hoá đơn mua hàng để viết thẻ kho Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho để viết vào sổ chi tiết vật tư hàng hoá Cuối tháng thủ kho và kế toán hàng hoá kiểm tra và đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết và thẻ kho Khi có phiếu xuất kho, hoá đơn xuất bán của Công ty cung với hợp đồng với khách hàng, kế toán vào... 21.779.000 Hàng được chuyển thẳng đến nơi người mua là công ty TNHH Thanh Lương Khi công ty Thanh Lương chấp nhận thanh toán, kế toán Công ty căn cứ vào Hoá đơn bán hàng và phiếu xuất kho, kế toán Công ty ghi và sổ chi tiết giá vốn và sổ chi tiết vật tư, hàng hoá theo định khoản sau: Nợ TK 632 239.569.000 Có TK156 *Đối với trường hợp bán lẻ 239.569.000 Hoạt động bán lẻ chiếm tỷ trọng không nhiều của Công ty, ... cột Nhập trên mỗi sổ chi tiết TK 156 để ghi vào phần Nhập cuả Bảng tổng hợp - Căn cứ vào dòng cộng phát sinh của cột Xuất trên mỗi sổ chi tiết TK 156 để ghi vào phần xuất cuả Bảng tổng hợp - Tính số tồn cuối kỳ bằng cách cộng số Tồn đầu kỳ và Nhập trong kỳ trừ Xuất trong kỳ hoặc lấy số liệu ở dòng tồn cuối kỳ trên các sổ chi tiết TK 156 II.2.2 Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng II.2.2.1 Kế . THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU TỔNG HỢP VÀ CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ VIỆT NAM (VINAGIMEX). tra II.2 Thực tế tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty VINAGIMEX: II.2.1 Tình hình quản lý và hạch toán hàng hoá: Hàng hoá