Lập chứng từ gốc để ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh và đó hoàn thành Phõn tớch nghiệp vụ kế toỏn trờn cơ sở chứng từ gốc để : Định khoản cho cỏc nghiệp vụ kế toỏnCập nhật chứng từ vào mỏy tớnh như : chứng từ nhập xuất hàng húa, chứng từ thu chi, ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu…In ra cỏc bỏo cỏo : bỏo cỏo nhập xuất trong kỳ, tổng hợp thu chi trong kỳ, bỏo cỏo hàng tồn kho, thẻ kho… Ghi chộp những nghiệp vụ đó được phõn tớch vào nhật ký chung theo một trỡnh tự thời gian : Lập chứng từ ghi sổ hay sổ nhật ký chung. Điều chỉnh số liệu để phản ỏnh đỳng chi phớ cũng như doanh thu đạt được trong kỳ : Lập bảng cõn đối số phỏt sinh Kết chuyển số liệu trờn cỏc tài khoản tạm thời để :Tớnh giỏ thành sản phẩmTớnh kết quả hoạt động kinh doanh… Tổng hợp số liệu từ tài khoản và từ cỏc tài liệu cú liờn quan để lập bỏo cỏo tài chớnh như :Lập bảng cõn đối kế toỏn.Bảng bỏo cỏo kết quả hoạt động kinh doanh.Bảng lưu chuyển tiền tệ.Thuyết minh bỏo cỏo tài chớnh.Tỡnh hỡnh thực hiện nghĩa vụ thuế với nhà nước Chuyển số liệu từ nhật ký vào sổ cỏi cỏc tài khoản liờn quan để in ra bất kỳ lúc nào khi cần đến Kiểm tra đối chiếu số liệu trờn sổ sỏch kế toỏn đó lập, trờn những tài khoản tổng hợp PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG CHO CHƯƠNG TRèNH QUẢN Lí KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP 1. Cỏc bước thực hiện cơ bản của kế toỏn doanh nghiệp 1. Mụ tả yờu cầu quản lý của chương trỡnh a. Quản lý tiền mặt Chương trỡnh cú thể :  Quản lý cỏc khoản thu – chi của doanh nghiệp.  Xỏc định được tồn quỹ tiền mặt của doanh nghiệp.  In ra cỏc phiếu thu – chi để xỏc định giao cho khỏch hàng hay để lưu trữ.  Lập bỏo cỏo thu – chi chi tiết và tổng hợp trong thỏng.  Cung cấp dữ liệu cho cỏc phõn hệ kế toỏn khỏc như : Phõn hệ kế toỏn tổng hợp. Phõn hệ kế toỏn chi phớ… b. Quản lý hàng húa Chương trỡnh cú thể :  Quản lý cỏc phiếu nhập xuất kho của doanh nghiệp, biết được mua hàng từ cỏc nhà cung cấp nào và xuất bỏn cho khỏch hàng nào.  Lập bỏo cỏo chi tiết nhập xuất hàng húa.  Lập bỏo cỏo tổng hợp nhập xuất hàng húa theo từng ngày, từng thỏng, từng kho, từng mặt hàng, từng khỏch hàng và từng nhà cung cấp.  In ra thẻ kho cho biết việc nhập xuất và tồn của một mặt hàng ứng với một kho trong khoảng thời gian xỏc định trong thỏng.  In bỏo cỏo tồn kho : Tồn kho tổng hợp : cho biết việc nhập xuất và tồn của tất cả hàng húa trong tất cả cỏc kho hiện cú đến ngày cần biết. Tồn theo kho : cho biết việc nhập xuất và tồn của tất cả hàng húa trong một kho cho đến ngày cần biết.  Lập bỏo cỏo giỏ vốn của cỏc mặt hàng xuất bỏn trong thỏng  Bỏo cỏo giỏ hàng nhập : cho biết đơn giỏ cụ thể của từng mặt hàng. Nếu một mặt hàng cú nhiều đơn giỏ nhập khỏc nhau thỡ phải liệt kờ tất cả đơn giỏ nhập đú và số lượng nhập tương ứng.  In ra bỏo cỏo thống kờ : Theo từng mặt hàng. Theo từng nhúm hàng. Theo từng kho hàng.  Nguồn nhập xuất : cho biết nguồn nhập xuất trong thỏng  Cung cấp dữ liệu cho cỏc phõn hệ kế toỏn khỏc như : tổng hợp, chi phớ, tiền mặt…  Tra cứu : Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho c. Quản lý cụng nợ Chương trỡnh cú thể  Quản lý hỡnh thức thanh toỏn cụng nợ giữa khỏch hàng với doanh nghiệp và giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp.  Đối với nhà cung cấp : Khi mua hàng (Phiếu nhập kho) thỡ sẽ làm cụng nợ nhà cung cấp tăng lờn. Khi doanh nghiệp trả tiền mặt cho nhà cung cấp (Phiếu chi tiền mặt) thỡ làm cụng nợ nhà cung cấp giảm.  Đối với khỏch hàng : Khi xuất hàng cho khỏch hàng (Húa đơn bỏn hàng) thỡ sẽ làm cụng nợ khỏch hàng tăng lờn. Khi doanh nghiệp thu tiền mặt của khỏch hàng trả nợ (Phiếu thu tiền mặt) thỡ làm cụng nợ khỏch hàng giảm.  Lập bỏo cỏo tổng hợp cụng nợ khỏch hàng và nhà cung cấp.  Lập bỏo cỏo cụng nợ chi tiết cho từng khỏch hàng và nhà cung cấp.  Cung cấp dữ liệu cho cỏc phõn hệ kế toỏn khỏc như : tổng hợp, tiền mặt, hàng húa,… 3. Quỏ trỡnh phõn tớch chương trỡnh  Khảo sỏt yờu cầu của chương trỡnh, làm rừ cỏc thụng tin đầu vào, cỏc thụng tin đầu ra và cỏc bỏo cỏo phục vụ cho việc quản lý.  Dựa trờn yờu cầu của chương trỡnh, xõy dựng sơ đồ chức năng, lấy sơ đồ chức năng làm cơ sở để xõy dựng hệ thống menu cho chương trỡnh.  Dựa trờn sơ đồ chức năng, xõy dựng sơ đồ dũng dữ liệu thể hiện cỏc thụng tin đưa vào hệ thống và sau khi được cỏc chức năng xử lý sẽ được lưu trữ hoặc tạo thành cỏc bỏo cỏo.  Qua phõn tớch sơ đồ dũng dữ liệu và cỏc thụng tin khảo sỏt ban đầu, xõy dựng cỏc thực thể (lưu trữ những thụng tin cơ bản) và mối quan hệ giữa chỳng. Đú chớnh là bước xõy dựng sơ đồ quan hệ thực thể, làm cơ sở xõy dựng cỏc Table và Relationship. 4. Dữ liệu đầu vào và đầu ra của chương trỡnh a. Thụng tin nhập  Danh mục chứng từ  Danh mục tài khoản  Danh mục tài khoản đối ứng  Danh mục hàng húa  Danh mục nhúm hàng  Danh mục kho hàng  Danh mục khỏch hàng  Danh mục nhà cung cấp  Danh mục nhõn viờn  Danh mục ngoại tệ  Danh mục ngõn hàng  Danh mục thuế  Danh mục hỡnh thức nhập xuất  Danh mục hỡnh thức thanh toỏn  Cỏc loại phiếu : Phiếu nhập và phiếu xuất Danh mục tài khoản Danh mục tài khoản đối ứng Danh mục kho Danh mục hàng húa Danh mục nhúm hàng Danh mục khỏch hàng Danh mục chứng từ Danh mục nhà cung cấp Danh mục nhõn viờn Danh mục ngoại tệ Danh mục ngõn hàng Danh mục thuế Danh mục hỡnh thức nhập xuất Danh mục hỡnh thức thanh toỏn Hệ thống cỏc danh mục Phõn hệ kế toỏn tiền mặt Cập nhật phiếu thu – chi Bỏo cỏo tiền mặtTổng hợpChi tiết Phõn hệ kế toỏn hàng húa Cập nhật chứng từ nhập - xuất Bỏo cỏo hàng húaTổng hợpChi tiết Phõn hệ kế toỏn cụng nợ Cập nhật phiếu thu - chi Bỏo cỏo cụng nợ Tổng hợpChi tiết b. Thụng tin xuất  Bỏo cỏo tỡnh hỡnh thu, chi tồn quỹ tiền mặt  Bỏo cỏo tỡnh hỡnh việc nhập xuất và tồn kho hàng húa  Bỏo cỏo cụng nợ khỏch hàng và nhà cung cấp 5. Cấu trỳc chương trỡnh Quản lý Kế Toỏn Doanh Nghiệp 1. Quản lý Tiền mặt 2. Quản lý Hàng húa 3. Quản lý Cụng nợ 1.1 Cập nhật phiếu thu chi tiền mặt 1.2 Cập nhật danh mục khỏch hàng và nhà cung cấp 2.1 Cập nhật phiếu nhập xuất hàng húa 2.2 Cập nhật danh mục hàng húa 2.3 Bỏo cỏo hàng húa (Tổng hợp và chi tiết) 3.1 Cập nhật phiếu thu chi 3.2 Cập nhật danh mục khỏch hàng và nhà cung cấp 3.3 Bỏo cỏo cụng nợ (Tổng hợp và chi tiết)1.3 Bỏo cỏo tỡnh hỡnh thu chi tồn quỹ tiền mặt 6. Sơ đồ chức năng Khỏch hàng Phiếu nhập xuất Cập nhật danh mục hàng húa Danh mục hàng húa Phiếu nhập xuất Cập nhật danh mục khỏch hàng Ban quản lý Bỏo cỏo danh mục hàng húa Ban quản lý Cập nhật phiếu thu chi Lưu phiếu thu chi Danh mục khỏch hàng Bỏo cỏo cụng nợ c5 e2 a5 b1 f3 f3 f2 f2 f1 e2 d1 d2 c4 c3 c2 c1 a4 e3 e1 b2 a2 a1 a3 7. Sơ đồ luồng dữ liệu Cập nhật phiếu nhập xuất hàng húa a 1 Khỏch hàng mua hàng hoặc nhà cung cấp giao hàng a 2 Lưu phiếu nhập xuất a 3 Yờu cầu cập nhật danh mục hàng húa (Nếu là hàng húa mới) a 4 Cập nhật danh mục khỏch hàng (Nếu là khỏch hàng mới) a 5 Lưu thụng tin hàng húa mới Điều chỉnh phiếu nhập xuất b 1 Ban quản lý yờu cầu điều chỉnh phiếu nhập xuất (Do nhập và xuất sai sút) b 2 Lấy phiếu nhập xuất cần điều chỉnh từ kho lưu ra điều chỉnh theo yờu cầu và lưu lại Bỏo cỏo tồn kho e 1 Ban quản lý yờu cầu bỏo cỏo tồn kho Danh mụckhỏch hàng Phiếu nhập, xuất Chi tiết danh mục hàng húa Phiếu thu, chi Danh mục tài khoản Danh mục hàng húa Ký hiệu quan hệ 1 -> n : e 2 Lấy số tồn từ danh mục hàng húa và tỡnh hỡnh nhập xuất từ kho dữ liệu phiếu nhập xuất để xỏc định số tồn kho cuối kỳ e 3 Gửi ban quản lý bỏo cỏo tồn kho Cập nhật phiếu thu chi c 1 Ban quản lý chi trả nợ cho nhà cung cấp (Yờu cầu lập phiếu chi) c 2 Khỏch hàng trả nợ (Yờu cầu lập phiếu thu) c 3 Lưu phiếu thu chi đó lập c 4 Yờu cầu cập nhật danh mục khỏch hàng (Nếu là khỏch hàng mới) c 5 Lưu thụng tin khỏch hàng mới Điều chỉnh phiếu thu chi d 1 Ban quản lý yờu cầu điều chỉnh phiếu thu chi (Do nhập sai sút) d 2 Lấy phiếu thu chi cần điều chỉnh từ kho lưu ra điều chỉnh theo yờu cầu và lưu lại Bỏo cỏo cụng nợ f 1 Ban quản lý yờu cầu bỏo cỏo cụng nợ f 2 Lấy số nợ đầu kỳ từ danh mục khỏch hàng và tỡnh hỡnh nhập xuất từ kho dữ liệu phiếu nhập xuất, tỡnh hỡnh thu chi từ kho dữ liệu phiếu thu chi để xỏc định tăng giảm nợ trong kỳ và nợ cuối kỳ. f 3 Gửi ban quản lý bỏo cỏo cụng nợ. 8. Sơ đồ quan hệ giữa cỏc thực thể PHẦN III CƠ SỞ DỮ LIỆU CỦA CHƯƠNG TRèNH 1. Cơ sở dữ liệu Cơ sở dữ liệu là một kho chứa thụng tin, cú nhiều loại cơ sở dữ liệu, trong đú phổ biến nhất hiện nay là CSDL quan hệ. Một CSDL quan hệ  Chứa dữ liệu trong cỏc bảng, được cấu tạo bởi cỏc dũng (mẫu tin), cột (trường).  Cho phộp lấy về (hay truy vấn) cỏc tập hợp dữ liệu con từ bảng.  Cho phộp nối cỏc bảng với nhau cho mục đớch truy cập cỏc mẫu tin liờn quan với nhau chứa trong cỏc bảng khỏc nhau. Bộ mỏy (Engine) cơ sở dữ liệu Chức năng cơ bản của một CSDL được cung cấp bởi một bộ mỏy CSDL, là hệ thống chương trỡnh quản lý cỏch thức chứa và trả về dữ liệu. Bảng và trường Cỏc CSDL được cấu tạo từ cỏc bảng dựng thể hiện cỏc phõn nhúm dữ liệu. Bảng chứa cỏc mẫu tin là cỏc mẫu dữ liệu riờng rẽ bờn trong phõn nhúm dữ liệu. Mẫu tin chứa cỏc trường, mỗi trường thể hiện một bộ phận dữ liệu trong một mẫu tin. RecordSet Khi tạo bảng cần nắm được cỏch thao tỏc với cỏc bảng. Thao tỏc với cỏc bảng liờn quan đến việc nhập và lấy về dữ liệu từ cỏc bảng khỏc cũng như việc kiểm tra và sữa đổi cấu trỳc bảng. Thao tỏc dữ liệu trong một bảng ta dựng Recordset. RecordSet là một cấu trỳc dữ liệu thể hiện một tập hợp con cỏc mẫu tin lấy về từ CSDL. Mối quan hệ Khúa chớnh : một trường được chỉ ra là khúa chớnh của bảng phục vụ cho việc xỏc định duy nhất mẫu tin. Khúa ngoại : là khúa trong bảng liờn quan chứa bản sao của khúa chớnh của bản chớnh. Mối quan hệ : là một cỏch định nghĩa chớnh thức hai bảng liờn hệ với nhau như thế nào. Khi định nghĩa một mối quan hệ, tức đó thụng bỏo với bộ mỏy CSDL rằng hai trường trong hai bảng liờn quan được nối với nhau. Hai trường liờn quan với nhau trong một mối quan hệ là khúa chớnh và khúa ngoại. Ngoài việc ghộp cỏc mẫu tin liờn quan trong những bảng riờng biệt, mối quan hệ cũn tận dụng thế mạnh của tớnh toàn vẹn tham chiếu, một thuộc tớnh của bộ mỏy CSDL duy trỡ cỏc dữ liệu trong một CSDL nhiều bảng luụn luụn nhất quỏn. Khi tớnh toàn vẹn tham chiếu tồn tại trong một CSDL, bộ mỏy CSDL sẽ ngăn cản khi xúa một mẫu tin khi cú cỏc mẫu tin khỏc tham chiếu đến nú trong CSDL. 2 Sử dụng Microsoft Access để tạo cơ sở dữ liệu cho chương trỡnh Microsoft Access cú giao diện tinh xảo và dễ dựng để tạo cỏc đối tượng CSDL. a. Bộ dữ liệu gốc của chương trỡnh 1. Tbl_DMCT : Danh mục chứng từ Field name Data type Size Description MA_CT (K) Text 10 Mó chứng từ TEN_CT Text 50 Diễn giải 2. Tbl_DMTK : Danh mục tài khoản Field name Data type Size Description MA_TK(K) Text 14 Mó tài khoản DIENGIAI Text 50 Diễn giải MA_QL Text 5 Mó quản lý NO_DK Number Double Nợ đầu kỳ NO_CK Number Double Nợ cuối kỳ 3. Tbl_DMTKDU : Danh mục tài khoản đối ứng Field name Data type Size Description MA_CT Text 10 Mó chứng từ NO_CO Text 1 Ghi nợ hay ghi cú MA_TKDU Text 10 Tài khoản đối ứng 4. Tbl_DMKH : Danh mục khỏch hàng Field name Data type Size Description LOAI_KH Text 1 Loại khỏch hàng MA_KH(K) Text 10 Mó khỏch hàng HO_KH Text 30 Họ khỏch hàng TEN_KH Text 10 Tờn khỏch hàng DIACHI Text 255 Địa chỉ PHONE Text 15 Điện thoại FAX Text 15 Fax EMAIL Text 50 Email Loại khỏch hàng : Để phõn biệt khỏch hàng cú cụng nợ hay khụng cú cụng nợ. 5. Tbl_DMNCC : Danh mục nhà cung cấp Field name Data type Size Description MA_NCC(K) Text 10 Mó nhà cung cấp TEN_NCC Text 40 Họ tờn nhà cung cấp [...]... bỡnh quõn VND b Dựng Microsoft Access để tạo bộ cơ sở dữ liệu c Mối quan hệ cho cỏc bảng dữ liệu trong chương trỡnh Relationship phõn hệ kế toỏn tiền mặt Cơ sở dữ liệu cho Chương Trỡnh Quản Lý Kế Toỏn Doanh Nghiệp Relationship phõn hệ kế toỏn hàng húa Relationship phõn hệ kế toỏn cụng nợ ... năm và mặt hàng tồn Mó hàng húa Mó nhúm Mó kho Quy cỏch Số lượng đầu kỳ Giỏ trị USD đầu kỳ Giỏ trị VND đầu kỳ Số lượng nhập Giỏ trị USD nhập Giỏ trị VND nhập Số lượng xuất Giỏ trị USD xuất Giỏ trị VND xuất Số lượng cuối kỳ Giỏ trị USD cuối kỳ Giỏ trị VND cuối kỳ Đơn giỏ bỡnh quõn USD Đơn giỏ bỡnh quõn VND b Dựng Microsoft Access để tạo bộ cơ sở dữ liệu c Mối quan hệ cho cỏc bảng dữ liệu trong chương. .. thỏng năm đầu kỳ kế toỏn Field name THANG NAM Data type Number Number Size Byte Integer Description Thỏng đầu kỳ kế toỏn Năm đầu kỳ kế toỏn 16 Tbl_THTCTQ : Bảng xỏc định tỡnh hỡnh thu chi tồn quỹ tiền mặt Field name MA_QL(K) TON_DK SOTHU SOCHI TON_CK Data type Text Number Number Number Number Size 10 Double(Standard) Double(Standard) Double(Standard) Double(Standard) Description Mó quản lý Tồn đầu kỳ... từ Ngày ghi sổ Ngày chứng từ Nội dung Tiền thu vào Tiền chi ra Tồn Field name KEY_SDTH(K) Data type Text Size 30 MA_TK SDNO_DK SDCO_DK FSNO_TK FSCO_TK SDNO_CK SDCO_CK Text Number Number Number Number Number Number 14 Double(Standard) Double(Standard) Double(Standard) Double(Standard) Double(Standard) Double(Standard) Description Khoỏ xỏc định thỏng năm và tài khoản cú số dư Mó tài khoản Số dư nợ đầu... Double(Standard) Double(Standard) Double(Standard) 15 255 Ngày lập chứng từ Tài khoản nợ Tài khoản cú Mó ngõn hàng Tiền VND Tỷ giỏ Tiền USD Mó ngoại tệ Diễn giải 27 Tbl_SDCONGNO : Cụng nợ đầu kỳ, cuối kỳ và phỏt sinh cụng nợ trong kỳ Field name KEY_CONGNO (K) Data type Text Size 30 MA_KH MA_NCC MA_TK NOVND_DK COVND_DK NOFSVND_TK Text Text Text Number Number Number 10 10 14 Double(Standard) Double(Standard)... Double(Standard) 1 Double(Standard) Double(Standard) Double(Standard) COFSUSD_TK Number Double(Standard) NOUSD_CK COUSD_CK Number Number Double(Standard) Double(Standard) Description Khúa xỏc định thỏng năm và khỏch hàng, nhà cung cấp cú cụng nợ Mó khỏch hàng Mó nhà cung cấp Mó tài khoản Nợ VND đầu kỳ Cú VND đầu kỳ Nợ phỏt sinh VND trong kỳ Cú phỏt sinh VND trong kỳ Nợ VND cuối kỳ Cú VND cuối kỳ Phõn loại . liệu trờn sổ sỏch kế toỏn đó lập, trờn những tài khoản tổng hợp PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG CHO CHƯƠNG TRèNH QUẢN Lí KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP 1. Cỏc bước. của kế toỏn doanh nghiệp 1. Mụ tả yờu cầu quản lý của chương trỡnh a. Quản lý tiền mặt Chương trỡnh cú thể :  Quản lý cỏc khoản thu – chi của doanh nghiệp.