THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH AN PHÚ. I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ĐẶC ĐIỂM VÀ TÌNH HÌNH QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH AN PHÚ. 1. Đặc điểm yêu cầu quản lý sử dụng nguyên Vật liệu tại công ty TNHH An Phú. 1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu Một trong những điều kiện cần thiết để tiến hành sản xuất là đối tượng lao động. Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hoá, khác với tư liệu lao động, Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình tháI vật chất ban đầu để tạo ra hình tháI vật chất của sản phẩm. Do vậy toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Công ty TNHH An Phú là doanh nghiệp mà hoạt động của nó là sản xuất – kinh doanh. Sản phẩm chủ yếu của công ty là sản phẩm giầy dép với số lượng sản xuất hàng năm lên đến 6-7 triệu chiếc. Sản phẩm của công ty rất đa dạng về chủng loại, mẫu mã và kích cỡ, điều này phụ thuộc vào từng đơn đặt hàng và từng thời điểm sản xuất. Do đó. NVL được sử dụng vào sản xuất cũng rất phong phú với khối lượng lớn. 80% số sản phẩm do công ty sản xuất là hàng xuất khẩu ra các công ty nước ngoài, số còn lại công ty sản xuất và tiêu thụ trong nước. Hiện nay ở công ty cũng đang thực hiện sản xuất các đơn đặt hàng của các công ty nước ngoài như: Tiệp khắc, Trung Quốc, Inđô .Với các đơn đặt hàng này, công ty chủ động tìm và mua NVL theo yêu cầu của các công ty đặt hàng theo hợp đồng đã ký. Bên cạnh việc sản xuất hàng xuất khẩu, công ty cũng chủ động tìm kiếm và khai thác thị trường hàng da giầy trong nước. Công ty đã tự tổ chức thu mua NVL để sản xuất và tiêu thụ nội địa. Tuy số lượng sản phẩm tiêu thụ trong nước chiếm tỉ trọng không lớn ( khoảng 20% ) nhưng công ty vẫn tiến hành sản xuất để tập trung nguồn năng lực sản xuất sẵn có, tạo việc làm và tăng thu nhập cho công nhân của công ty. Với số NVL này, kế toán phải theo dõi và hạch toán về cả mặt giá trị và số lượng của từng loại vật tư theo từng nguồn nhập. Vật liệu của công ty được nhập theo các nguồn sau: Vật liệu nhập từ các công ty liên doanh với nước ngoài Vật liệu mua của các công ty sản xuất trong nước. Vật liệu mua lẻ. Phế liệu thu hồi. Từ những đặc điểm trên đã đặt ra nhiệm vụ năng nề cho việc tổ chức kế toán NVL tại công ty: phải quản lý và hạch toán NVL một cách chặt chẽ, có hiệu quả từng theo từng loại từ khâu thu mua, giao nhân, vận chuyển đến khâu bảo quản, dự trữ và sử dụng, phải theo dõi thường xuyên và đảm bảo đủ vật tư phục vụ cho việc sản xuất. Vì vậy, khối lượng công việc của kế toán NVL là rất nhiều và có ảnh hưởng lớn tới công tác sản xuất, góp phần quan trọng đối với cố gắng hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả sản xuất. 1.2 Yêu cầu quản lý Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố không thể thiếu được của quá trình sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp, giá trị Nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh. Vì vậy, quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Để thuận lợi trong công tác quản lý và hạch toán Nguyên vật liệu trước hết các doanh nghiệp phải xây dung được hệ thống danh điểm và đánh số danh điểm cho Nguyên vật liệu. Hệ thống danh điểm và số danh điểm của Nguyên vật liệu phải rõ ràng, chính xác tương ứng với quy cách, chủng loại của Nguyên vật liệu. Trong doanh nghiêp, vật liệu luôn được dự trữ ở một mức nhất định hợp lý nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được liên tục. Do vậy, các doanh nghiệp phải xây dung định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng danh đểm Nguyên vật liệu, tránh việc dự trữ quá nhiều hoặc quá ít một loại Nguyên vật liệu nào đó. Định mức tồn kho của Nguyên vật liệu còn là cơ sở để xây dung kế hoạch thu mua Nguyên vật liệu và kế hoạch tài chính của doanh nghiệp. Để bảo tốt Nguyên vật liệu dự trữ, giảm thiểu hư hao, mất mát, doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống kho tàng, bến bãI đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, bố trí nhân viên thủ kho có đủ phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn để quản lý Nguyên vật liệu tồn kho và các nghiệp vụ nhập xuất kho, tránh việc bố trí kiêm nhiệm chức năng thủ kho với tiếp liệu và kế toán vật tư. 1.3. Nhiệm vụ hạch toán Nguyên vật liệu Để cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác thông tin cho công tác quản lý nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp, kế toán nguyên vật liệu phảI thực hiện các nhiệm vụ sau: - Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, số lượng, chất lượng và giá thành thực tế của nguyên vật liệu nhập kho. - Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời số lượng và giá trị nguyên vật liệu nhập xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao nguyên vật liệu. - Phân bổ hợp lý giá trị nguyên vật liệu sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh. - Tính toán và phản ánh chính xác số lượng và giá trị nguyên vật liệu tồn kho, phát hiện kịp thời nguyên vật liệu thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xẩy ra. 2. Phân loại, tính giá nguyên Vật liệu tại công ty TNHH An Phú. 2.1 Phân loại nguyên vật liệu: NVL được sử dụng trong công ty bao gồm rất nhiều thứ, nhiều loại khác nhau về tính năng, công dụng, về phẩm cấp chất lượng, về chất liệu và kích thước. Bên cạnh đó, khối lượng NVL rất lớn và thường xuyên biến động. Do đó, để quản lý và hạch toán được NVL cần phải tiến hành phân loại theo tiêu thức nhất định. Căn cứ vào các tiêu thức khác nhau, có rất nhiều cách để phân loại NVl. Nhưng để phù hợp với đặc điểm của công ty và để việc quản lý NVL được dễ dàng và hiệu quả, NVL ở công ty TNHH An Phú được phân loại căn cứ vào công dụng kinh tế của chúng trong quá trình sản xuất như sau: - Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành cơ bản nên thực thể sản phẩm như: Da váng, Da action, đế, vải cán, vải tráng nhựa, vải lót, bông . - Vật liệu phụ: trong quá trình sản xuất có tác dụng hoàn thiện hoặc làm tăng chất lượng sản phẩm như : Khuy tam giác, khoá, nhãn mác, giấy độn . - Nhiên liệu: được sử dụng để cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh như điện để thắp sáng, để là .;dầu mỡ máy khâu . - Phụ tùng thay thế: bao gồm các chi tiết phục vụ cho việc thay thế, sửa chữa các loại máy may, máy cắt .: kim khâu, bàn đạp, dây curoa, dao cắt, các vật liệu khác. - Bao bì: là loại vật liệu dùng để đóng gói, làm đẹp và bảo quản thành phẩm: bìa cứng, túi nilon . - Phế liệu thu hồi: Da thừa, vải thừa, vải vụn, bông vụn . 2.2. Tính giá nguyên vật liệu Tính giá nguyên vật liệu là một công tác quan trong trong việc hạch toán nguyên vật liệu. Tính giá nguyên vật liệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng. Trong công tác hạch toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp, nguyên vật liệu được tính theo giá thực tế (giá gốc). Giá thực tế nguyên vật liệu bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được nguyên vật liệu ở địa điểm và trạng tháI hiện tại. Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho được xác định tùy theo từng nguồn nhập. a, Nhập kho : - Nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho : Giá trị thực tế NVL nhập kho = Giá mua - Chiết khấu thương mại - Giảm giá hàng bán + Thuế theo quy định + Chi phí thu mua Thuế theo quy định chủ yếu là thuế VAT, thuế xuất nhập khẩu. Thuế VAT không được cộng vào giá trị thực tế nguyên vật liệu nhập kho nếu doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ. - Nguyên vật liệu gia công nhập kho : Giá trị thực tế nguyên vật liệu nhập kho = Giá trị thực tế nguyên vật liệu xuất kho + Chi phí gia công - Nguyên vật liệu nhập do nhận của đơn vị khác góp vốn liên doanh : Giá trị thực tế Giá Chi phí nguyên vật liệu = thỏa + tiếp nhập kho thuận nhận b, Xuất kho : Nguyên vật liệu xuất kho được tính giá theo 4 phương pháp : - Phương pháp nhập trước – xuất trước : Nguyên vật liệu nào nhập kho trước thì xuất dùng trước và lấy giá thực tế nhập của số hàng đó làm giá xuất kho. + Phương pháp này có ưu điểm : Rất phù hợp với thời kỳ giá cả ổn định. + Nhược điểm : Chi phí phát sinh hiện hành không phù hợp với doanh thu hiện hành - Phương pháp nhập sau - xuất trước : Phương pháp này xây dựng trên giả thuyết nguyên vật liệu nào nhập kho sau sẽ được xuất ra trước và lấy giá thực tế nhập của số hàng đó làm giá xuất kho. + Phương pháp này có ưu điểm : • Doanh thu và chi phí phù hợp nhau • Trong điêù kiện lạm phát, thuế là nguyên nhân làm cho phương pháp này được áp dụng rộng rãi. Bởi vì có lạm phát, giá cả tăng dẫn đến chi phí tăng, lợi nhuận giảm ; doanh nghiệp được giảm thuế. • Cải thiện được đồng tiền luân chuyển. + Nhược điểm : Đó là trong điều kiện lạm phát, không phải là doanh nghiệp nào cũng thích giảm thuế. Phương pháp nhập kho sau xuất dùng trước sẽ làm cho vốn lưư động trong bảng cân đối kế toán ( hàng tồn kho ) có thể bị đánh giá giảm - Phương pháp giá thực tế đích danh ( Phương pháp trực tiếp ) : theo phương pháp này, nguyên vật liệu xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó ( thường được áp dụng cho những doanh nghiệp vật tư hàng hóa giá trị chủng loại cao như vàng, bạc …) - Phương pháp giá đơn vị bình quân : Giá thực tế NVL xuất kho = Số lượng xuất x giá đơn vị bình quân Giá đơn vị bình quân có 2 cách tính + Cách 1 : Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ ( Phương pháp bình quân gia quyền ) Giá trị thực tế NVL Xuất kho = Giá trị hàng tồn đầu kỳ + giá trị hàng nhập trong kỳ Số lượng hàng tồn đầu kỳ + số lượng hàng nhập trong kỳ • Phương pháp này có ưu điểm : đơn giản, dễ tính toán • Nhược điểm : Chỉ tính được vào thời điểm cuối kỳ. Điều đó làm ảnh hưởng đến các khâu quyết toán khác. + Cách 2 : Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập ( Phương pháp bình quân liên hoàn ) Giá trị đơn vị bình quân mới = Giá trị hàng tồn trước khi nhập + GT hàng trong lần nhập mới SL hàng tồn trước khi nhập +SL hàng nhập trong lần nhập mới II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NHẬP - XUẤT NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH AN PHÚ. 1. Chứng từ và quá trình luân chuyển chứng từ. Trong quá trình Nhập – Xuất nguyên vật liệu, công ty sử dụng các mẫu biểu sau : - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho - Phiếu lĩnh vật tư - Thẻ kho - Biên bản kiểm kê nguyên vật liệu Nhật ký nguyên vật liệu liên tục kế tiếp nhau từ khâu này sang khâu khác, từ giai đoạn này sang giai đoạn khác được gọi là quá trình luân chuyển chứng từ kế toán bắt đầu từ khâu lập chứng từ kế toán đến khâu hủy chứng từ kế toán là khâu kết thúc. Lập chứng từ kế toán => Kiểm tra chứng từ kế toán => Sử dụng chứng từ kế toán => Bảo quản và sử dụng lại chứng từ kế toán => Lưu trữ và hủy chứng từ kế toán. Khi chứng từ luân chuyển phải phát huy tối đa lượng thông tin cung cấp cho công tác quản trị tài chính doanh nghiệp, giảm bớt các khâu luân chuyển trung gian trùng lặp, giảm bớt những thủ tục giấy tờ ghi chép không cần thiết. 1.1. Phiếu nhập kho : Ghi chính xác số lượng, thời gian, quy cách vật tư, hàng hóa nhập kho, cũng như đơn vị cung ứng, làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán và ghi sổ kế toán. ĐƠN VỊ:………………… PHIẾU NHẬP KHO Số 01 Mẫu số 02-VT BỘ PHẬN:………………. Ngày 06 tháng 01 năm 2007 QĐ số 1141-BTC/11/95 Nhận của: Anh Nguyễn Mạnh Khánh- Cửa hàng 183 ĐN - HP…… Theo số…………………………Ngày… tháng….năm…… Biên bản kiểm nghiệm số…… Ngày… tháng….năm…… Người nhập: Anh Trần Thành Công……….Nhập tại kho: Cty An Phú STT TÊN NHÃN HIỆU QUY CÁCH HÀNG HÓA ĐƠN VỊ TÍNH SỐ LƯỢNG HÀNG GIÁ MUA THÀNH TIỀN GIÁ BÁN THÀNH TIỀN 1 Đế cao su trẻ em Đôi 2.000 15.000 30.000.000 2 Giả da màu đen Mét 1.500 32.000 48.000.000 đ 3 Khuy tam giác Cái 4.200 800 3.360.000 đ 4 Găng tay cao su Đôi 25 4.000 100.000 đ 5 Găng tay sợi Đôi 100 2.000 200.000 đ 6 Kim may số 14 Cái 500 500 250.000 đ 7 Kim may số 20 Cái 180 500 90.000 đ Cộng thành tiền: 82.000.000 đ (Bằng chữ): Tám hai triệu đồng chẵn…………… Nhập ngày 06 tháng 01 năm 2003 Nợ Có Thủ trưởng đơn vị Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng 1.2. Phiếu xuất kho: Ghi chính xác thời gian, số lượng, quy cách vật liệu xuất kho và đơn vị nhận. Phiếu này được sử dụng khi xuất nguyên vật liệu ra ngoàI gia công chế biến hoặc cho vay, chuyển nhượng nguyên vật liệu. ĐƠN VỊ:………………… PHIẾU XUẤT KHO Số 08 Mẫu số 02-VT ĐỊA CHỈ:………………. Ngày 15 tháng 01 năm 2007 QĐ số 141-BTC/11/95 Họ tên người nhận hàng: Ông Vũ Đán….…………… Địa chỉ: Tiệp Khắc…………………………… Lý do xuất : Xuất bán…………………………… Xuất tại kho: Công ty TNHH An Phú STT TÊN NHÃN HIỆU QUY CÁCH HÀNG HOÁ MÃ SỐ ĐƠN VỊ TÍNH SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN YÊU CẦU THỰC XUẤT 1 Giầy thể thao trẻ em TE 01 Đôi 400 400 40.000 16.000.000 2 Sandal da SA 05 Đôi 2.000 1500 100.000 150.000.000 3 Giầy thể thao người lớn AP 04 Đôi 1500 1500 80.000 100.000.000 Cộng tiền hàng: … ……… 606.000.000đ Thuế suất thuế GTGT: 10% …… 60.600.000 đ Tổng tiền thanh toán: …… ……….666.600.000đ Số tiền bằng chữ: Sáu trăm sáu mươi sáu triệu sáu trăm ngàn đồng chẵn…… Nợ [...]... 4 Kế toán tổng hợp 4.1 Trình tự hạch toán Công ty TNHH An Phú là 1 doanh nghiệp chuyên sản xuất giầy thể thao, dép sandal da, giả da, vải bạt xuất khẩu và tiêu dùng nội địa Bên cạnh đó, Công ty còn thường xuyên nhận gia công các loại giầy thể thao cho các công ty, doanh nghiệp khác Kế toán tổng hợp xuất, nhập nguyên vật liệu công ty TNHH An Phú Chi tiết số liệu quý III năm 2005 4.1.1 Nguyên vật liệu. .. Bảng tổng hợp nhập – xuất– tồn nguyên vật liệu Chú thích : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu 3.2 Tại phòng kế toán • Kế toán chi tiết nguyên vật liệu có chức năng giúp cho nhà quản trị trong doanh nghiệp kiểm tra, giám sát theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất, quá trình sử dụng, dự trữ nguyên vật liệu • Kế toán chi tiết mở sổ theo từng danh điểm nguyên vật liệu tương ứng với thẻ kho mở...Xuất ngày 25 tháng 01 năm 2003 Thủ trưởng đơn Kế toán vị Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho trưởng 1.3 Bảng kiểm kê nguyên vật liệu Công ty TNHH An Phú BIÊN BẢN KIỂM KÊ NGUYÊN VẬT LIỆU Bộ phận : Kho NVL Ngày 30/12/2006, tạI kho NVL của công ty TNHH An Phú chúng tôi gồm có: - Ông : Phạm Thành Công – Thủ kho - Bà : Phạm Thị Yến - Kế toán kho - Ông : Nguyễn Văn HảI – Trưởng phòng kỹ thuật... chất lượng đối với từng loại nguyên vật liệu cụ thể theo từng kho hàng, từng danh đIểm Kế toán kho công ty TNHH An Phú đã áp dụng phương pháp thẻ song song 3.1 Kho nguyên vật liệu : Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập – xuất – tồn về mặt số lượng của từng loạI nguyên vật liệu Mỗi chứng từ được ghi 1 dòng vào thẻ kho, thẻ sẽ được mở chi tiết cho từng danh đIúm vật liệu Phiếu nhập ( xuất )... TK 642 156 641 3 .Kế toán chi tiết nguyên vật liệu Mỗi loại nguyên vật liệu có vai trò nhất định đối với quá trình sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp Việc hạch toán chi tiết được thực hiện ở kho và phòng kế toán - Hạch toán chi tiết vật tư hàng hoá phản ánh cả về thước đo sản lượng, thước đo giá trị theo từng loạI vật tư hàng hoá - Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đòi hỏi phải phản ánh cả về mặt... kế toán kiểm tra, đối chiếu, tính thành tiền và phân loại chứng từ Từ đó kế toán căn cứ để ghi chép biến động của từng loại nguyên vật liệu cả về số lượng và giá trị vào sổ chi tiết • Sau đó tiến hành cộng và tính số tồn cho từng loại nguyên vật liệu, số liệu này khớp với số liệu trên thẻ kho • Sau khi đối chiếu xong kế toán lập : “ Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu “ MẪU SỔ NHẬT KÝ NGUYÊN... Nguyên vật liệu thừa do cuối tháng kiểm kê phát hiện thừa so với sổ sách Cuối quý III năm 2005 tiến hàng kiểm kê, sau khi kiểm kê phát hiện thừa do kho nguyên vật liệu đã tiết kiệm nguyên vật liệu, không phát thêm 2% dư theo định mức Công ty quyết định nhập lại kho số thừa : Nợ TK 152 : 3.000.000 Có Tk 338 : 3.000.000 4.1.3 Xuất nguyên vật liệu đi gia công : Công ty có một đơn hàng xuất dép xăng an, ... SỐ THỰC PHẨM CHẤT KIỂM 1 DA VÁNG Y 1500 1501 + 01 90% chất lượng tốt 2 DA ACTION Y 532 530 - 02 100% chất lượng tốt 3 PVC – 54” Y 100 100 0 100% chất lượng tốt 4 Kamat – 44” Y 450 450 0 100% chất lượng tốt GIÁM ĐỐC TP KỸ THUẬT THỦ KHO LẬP BIỂU 2 Tài khoản sử dụng : Hạch toán kế toán Nhập – Xuất nguyên vật liệu, công ty TNHH An Phú sử dụng một số tài khoản sau : 2.1 Tài khoản 152 “ Nguyên liệu, vật liệu. .. loạI nguyên vật liệu Cuối ngày hoặc định kỳ thủ kho phảI tính toán số lượng nguyên vật liệu thực tế và số liệu tồn trên sổ sách Theo định kỳ đối chiếu với kế toán chi tiết • Nếu có sự thiếu hụt hoặc tương tự phải yêu cầu đối chiếu hoặc kiểm kê thực tế • Thẻ kho Theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn từng loại vật tư trong kho, làm căn cứ để kế toán vào sổ thẻ kho chung Mỗi thẻ kho được dùng cho một loại nguyên. .. an, nguyên vật liệu trong kho đẫ có nhưng do yêu cầu của kỹ thuật nên phải chuyển mầu Công ty xuất sang xưởng nhuộm mầu Thành Hưng làm lại mầu Nợ TK 154 : 1.500.000 Có Tk 152 : 1.500.000 Chi phí làm chuyển mầu công ty thanh toán cho bên Thành hưng bằng tiền mặt : Nợ TK 154 : 135.000.000 Nợ TK 133 : 13.500.000 Có TK 111 : 148.500.000 Sau khi gia công xong xưởng Thành Hưng xuất trả vật tư cho công ty An . THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH AN PHÚ. I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ĐẶC ĐIỂM VÀ TÌNH HÌNH QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH. 2.2. Tính giá nguyên vật liệu Tính giá nguyên vật liệu là một công tác quan trong trong việc hạch toán nguyên vật liệu. Tính giá nguyên vật liệu là dùng