1 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Khoa kế toán THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU INTIMEX 2.1 Những vấn đề chung về công tác quản lý và kế toán hàng xuất khẩu tại Intimex 2.1.1 Một số nguyên tắc chung trong xuất khẩu hàng hoá 2.1.1.1 Phương thức thanh toán Hiện nay trong hoạt động xuất khẩu, Công ty xuất nhập khẩu Intimex áp dụng hầu hết các phương thức thanh toán được chấp nhận rộng rãi trong thương mại quốc tế: - Phương thức tín dụng - Phương thức chuyển tiền và nhờ thu. 2.1.1.2 Phương thức tính giá mua hàng Giá mua hàng xuất khẩu Công ty tính là giá mua theo hoá đơn, chi phí thu mua hàng xuất khẩu được tính luôn vào chi phí bán hàng trong kỳ. 2.1.1.3 Phương thức tính giá vốn hàng xuất khẩu Cán bộ phòng nghiệp vụ tiến hành tìm kiếm nguồn hàng và thu mua hàng xuất khẩu sau khi ký kết hợp đồng ngoại. Thông thường hàng mua xuất khẩu của Công ty xuất nhập khẩu Intimex không nhập kho Công ty mà được đưa thẳng đến cảng làm thủ tục xuất khẩu ngay. Chính vì vậy giá thực tế đích danh được Công ty sử dụng để tính giá vốn hàng xuất khẩu. Cách tính này vừa đảm bảo sự phù hợp giữa chi phí thực tế bỏ ra và doanh thu đạt được, vừa phù hợp với đặc điểm thực hiện hợp đồng xuất khẩu của Công ty. 2.1.1.4 Phương pháp tính giá hàng xuất khẩu Công ty áp dụng 2 phương pháp tính giá bán hàng xuất khẩu được sử dụng phổ biến là giá CIF và giá FOB. SV: Trần Thị Thi Lớp Kế Toán KV15 1 2 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Khoa kế toán Nếu hợp đồng quy định giá bán là giá CIF thì ngoài việc làm thủ tục Hải quan Công ty còn tiến hành thuê phương tiện vận chuyển, mua bảo hiểm hàng hoá nếu hợp đồng yêu cầu, Công ty chịu mọi khoản chi phí này và được tính vào giá bán. Nếu hợp đồng quy định giá bán là giá FOB thì Công ty đưa hàng ra cảng để xuất sau khi thu mua hàng hoá, Công ty chỉ cần làm thủ tục Hải quan và giao hàng lên phương tiện vận chuyển. Công ty áp dụng 2 phương pháp tính giá này là hoàn toàn phù hợp với thông lệ quốc tế tạo điều kiện thuận lợi cho Công ty thích ứng hơn với từng thị trường, từng đối tác. 2.1.1.5 Phương pháp hạch toán tỷ giá hối đoái và chênh lệch tỷ giá Do đặc trưng kinh doanh của Công ty là xuất nhập khẩu nên số lượng nghiệp vụ phát sinh liên quan đến ngoại tệ của Công ty là rất lớn, do đó để thuận lợi trong công việc thanh toán với đối tác, phù hợp với thông lệ quốc tế cũng như phù hợp với chế độ kế toán của Việt Nam, Công ty dùng tỷ giá thực tế tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ. Nghiệp vụ xuất khẩu có các khoản liên quan đến nguồn gốc ngoại tệ như: Doanh thu xuất khẩu, các khoản phải thu nước ngoài, các loại phí Ngân hàng như phí thanh toán bộ chứng từ, phí chuyển tiền… đều được ghi nhận theo tỷ giá thực tế vào ngày phát sinh. 2.2 Kế toán quá trình mua hàng xuất khẩu 2.2.1 Các phương thức mua hàng xuất khẩu và thanh toán mua hàng xuất Sau khi ký hợp đồng ngoại với đối tác nước ngoài, các phòng nghiệp vụ xuất nhập khẩu trực tiếp liên hệ với đối tác trong nước tiến hành thu mua hàng hoá của các đối tác trong nước có ưu thế đối với mặt hàng mà Công ty cần xuất khẩu về giá cả, chất lượng và uy tín. SV: Trần Thị Thi Lớp Kế Toán KV15 2 3 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Khoa kế toán Nghiệp vụ thu mua hàng hoá xuất khẩu được theo dõi từng phòng xuất nhập khẩu thực hiện hợp đồng đó. Phương thức thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản được Công ty áp dụng trong nghiệp vụ thu mua hàng xuất khẩu, có thể thanh toán ngay hoặc thanh toán chậm…điều đó được quy định rõ trong hợp đồng mà 2 bên đã ký kết. 2.2.2 Chứng từ sử dụng trong mua hàng xuất khẩu Hợp đồng thu mua hàng Xuất khẩu Hoá đơn GTGT (Liên 2- giao cho khách hàng) do bên bán cung cấp Phiếu xuất kho của bên bán Biên bản giao nhận hàng Giấy đề nghị tạm ứng Giấy thanh toán tiền tạm ứng Phiếu chi Giấy uỷ nhiệm chi Giấy báo Nợ của Ngân hàng 2.2.3 Hệ thồng tài khoản sử dụng TK 1561XK: Hàng hoá xuất khẩu (nếu nhập kho Công ty) TK 6321: Gía vốn hàng bán (nếu xuất thẳng) TK 3311: Phải trả nhà cung cấp TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ TK 151: Hàng mua đang đi đường TK 1111: Tiền mặt VNĐ TK 1121: Tiền gửi VNĐ 2.2.4. Trình tự kế toán và ghi sổ kế toán Hàng ngày từ các chứng từ gốc: Hoá đơn mua hàng, phiếu xuất kho….kế toán tiến hành cập nhật hoá đơn kiêm phiếu nhập kho trên máy tính, phần mềm kế toán sẽ tự động ghi sổ chi tiết các TK 156, 632, 331, 1331, 112…, sổ cái các TK SV: Trần Thị Thi Lớp Kế Toán KV15 3 4 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Khoa kế toán Ghi sổ chi tiết các TK: 3311, 632, 1331, 112 đối với Công ty xuất nhập khẩu Intimex việc mua hàng xuất khẩu giao tay ba không qua kho của Công ty nên hàng hoá hạch toán thẳng vào TK 632. Để thấy rõ được trình tự kế toán và ghi sổ kế toán tại Công ty xuất nhập khẩu Intimex ta có ví dụ minh hoạ sau: Hợp đồng xuất khẩu trực tiếp số 12-36/06/BR ngày 28 tháng 10 năm 2006 giữa Công ty xuất nhập khẩu Intimex (bên xuất khẩu) do phòng kinh doanh 3 ký với Công ty Bernhard Rothyos GMBH thuộc tập đoàn New Mann Kaffe của Đức (bên nhập khẩu hàng hoá) là khách hàng thường xuyên của Công ty. Để tạo nguồn hàng xuất khẩu cho hợp đồng này Công ty đã ký kết hợp đồng nơi mua hàng xuất khẩu số 560-XKKD3 ngày 02/11/2006 với Công ty TNHH Vĩnh Hiệp để mua lô hàng cà phê theo đúng yêu cầu của bên nhập khẩu: Tên hàng: - Cà phê Robusta R 2 , 5% TPXH - Số lượng: 115,2 (tấn) - Đơn giá (đ/tấn): 22.600.000 - Trị giá: 2.603.520.000 - Thuế GTGT 5%: 130.176.000 - Trị giá hợp đồng: 2.733.696.000 - Thời gian giao hàng: 12/11/2006 - Hình thức thanh toán: chuyển khoản Chi phí giao hàng do Công ty TNHH Vĩnh Hiệp chịu. Công ty Intimex ứng trước 80% trị giá chưa bao gồm thuế VAT số tiền còn lại và GTGT hai bên sẽ quyết toán tại thời điểm thanh lý hợp đồng. Quy trình thực hiện hợp đồng SV: Trần Thị Thi Lớp Kế Toán KV15 4 5 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Khoa kế toán - Ngày 02/11/2006 Công ty tạm ứng số tiền hàng cho bên bán: 2.081.129.208 đồng - Ngày 13/11/2006 Hàng giao tại kho ngoại quan Biên Hoà, chi nhánh tiến hành tiếp nhận, kiểm tra chất lượng số lượng là hàng, lập biên bản giao nhận hàng và biên bản thanh lý hợp đồng. BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG Hợp đồng số: 560-XKKD3 ngày 02/11/2006 Ngày 13/11/2006 Địa điểm giao hàng: Cảng TP Hồ Chí Minh ST T Danh mục Theo hợp đồng Thực tế giao nhận hàng 1 Tên hàng Cà phê R 2 5% Cà phê R 2 5% 2 Số lượng (kg) 115.200 114.753 3 Đơn giá (đ/kg) 22.600 22.600 4 Thành tiền (đ) 2.603.520.000 2.593.417.800 5 Thuế GTGT (5%) 130.176.000 129.670.890 6 Trị giá (đ) 2.733.696.000 2.723.088.690 Chi tiết chất lượng: 2006-2007 Tỷ lệ đen vỡ tối đa: 5% Độ ẩm: 13% Tạp chất: 1% Không có hạt lên men, hạt mốc, tối thiểu 90% trên sàng 13 Bên nhận hàng Bên giao hàng Biểu 2.1: Biên bản giao nhận hàng SV: Trần Thị Thi Lớp Kế Toán KV15 5 6 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Khoa kế toán HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng Ngày 12/11/2006 Mẫu số: 01-GTKT-3LL TU/2006N 0014308 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Vĩnh Hiệp Địa chỉ: Thôn 1, Chư A-Pleiku, Gia Lai Số tài khoản: Điện thoại: Họ tên người mua hàng: Nguyễn Đạt Tân Tên đơn vị: Công ty xuất nhập khẩu Intimex Địa chỉ: 96 Trần Hưng Đạo-Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS: 01 001 08039 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (đ) Thành tiền 01 Cà phê Robusta R 2 , 5% TPXH hợp đồng số 560 Kg 114.753 22.600 2.593.417. 800 02 Bao đay Cái 1.920 Cộng tiền hàng 2.593.417.800 Thuế suất GTGT: 5%, Tiền thuế GTGT 129.670.890 SV: Trần Thị Thi Lớp Kế Toán KV15 6 7 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Khoa kế toán Tổng cộng tiền thanh toán 2.723.088.690 Số tiền viết bằng chữ: Hai tỷ bảy trăm hai mươi ba triệu, không trăm tám mươi tám nghìn, sáu trăm chín mươi đồng Người mua hàng (ký, họ tên) Người bán hàng (ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, đóng dấu, họ tên) Biểu 2.2. Hoá đơn GTGT hàng mua XK Nhận được bộ chứng từ do phòng nghiệp vụ kinh doanh cung cấp, kế toán hàng xuất khẩu tiến hành nhập chứng từ vào máy để hạch toán và ghi sổ. Kế toán hàng xuất khẩu mở: phân hệ kế toán mua hàng và các khoản phải trả/cập nhật số liệu/hoá đơn mua hàng (dịch vụ ) Hóa đơn mua hàng (dịch vụ) Mã đơn vị: vp Văn phòng Công ty Số chứng từ: 14308 Mã khách: HX9011 Công ty TNHH Vĩnh Hiệp Ngày ht:12/11/2006 Địa chỉ: Gia Lai MST 5900315114 Ngày lập ct:12/11/2006 Người giao hàng: Số dư Tỷ giá (VND) Tk có:33113 Số hóa đơn: 0014308 Sô seri TU/2006 Ngày ht:12/11/2006 TK Nợ Tên tài khoản Mã vv Tiền VND Diễn giải 6321 Giá vồn hàng XK 0107CP3015 2.593.418.800 Xuất giá vồn 114,753 tấn cà phê HĐ 560 Tiền hàng: 2.593.417.088 Tk thuế: 13311 Tiền thuế: 192.670.890 Tổng TT: 2.723.088.690 SV: Trần Thị Thi Lớp Kế Toán KV15 7 8 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Khoa kế toán Biểu 2.3: Hoá đơn tr ên máy vi tính SV: Trần Thị Thi Lớp Kế Toán KV15 8 9 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Khoa kế toán Công ty XNK Intimex SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản: 1121-Tiền gửi Ngân hàng VND Từ ngày 01/10/2006 đến ngày 31/12/2006 Số dư Nợ đầu kỳ… Chứng từ Khách hàng Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Ngày Số Nợ Có …. … … … …. …. …. 2/11/06 UN10 Công ty TNHH Vĩnh Hiệp ứng trước 80% giá trị tiền 114,753 tần cà phê chưa VAT 33113 2.074.734.240 13/11/06 UN- 18 Công ty TNHH Vĩnh Hiệp Thanh toán số tiền 20% còn lại 33113 518.683.560 Thuế suất thuế GTGT5% 1331 129.670.890 … …. … … … … … Tổng phát sinh Nợ: Tổng phát sinh Có: Số dư Nợ cuối kỳ: Ngày… tháng… năm…… Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người ghi sổ (Ký, họ tên) Biểu 2.4 Sổ chi tiết tài khoản 1121 SV: Trần Thị Thi Lớp Kế Toán KV15 9 10 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Khoa kế toán Công ty XNK Intimex SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản: 6321-Giá vốn hàng xuất khẩu Từ ngày 01/10/2006 đến ngày 31/12/2006 Số dư Nợ đầu kỳ… Chứng từ Khách hàng Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Ngày Số Nợ Có …. … … … …. …. …. 12/11/06 PKT- 14308 Công ty TNHH Vĩnh Hiệp HX.9011 Xuất giá vốn 114.753 tấn cà phê HĐ156XK-KD3 33113 2.593.417.800 … …. … … … … … Tổng phát sinh Nợ: Tổng phát sinh Có: Số dư Nợ cuối kỳ: Ngày… tháng… năm…… Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người ghi sổ (Ký, họ tên) Biểu 2.5 Sổ chi tiết tài khoản 6321 Công ty XNK Intimex SV: Trần Thị Thi Lớp Kế Toán KV15 10 [...]... hoặc nhập kho của Công ty Nếu hàng mua xuất ngay có biên bản giao nhận hàng hoá, tại Công ty xuất nhập khẩu Intimex chủ yếu là mua hàng xuất ngay Khi xuất khẩu hàng hoá phòng kinh doanh xuất nhập khẩu lập hoá đơn xuất khẩu Hoá đơn này được lập thành 03 liên: Liên 1: Lưu để tính thuế Liên 2: Giao cho khách SV: Trần Thị Thi Lớp Kế Toán KV15 17 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Khoa kế toán 17 Liên 3: Lưu. .. thác xuất khẩu Công ty sẽ nhận được Hoá đơn bán hàng do bên giao uỷ thác lập (liên 2 giao khách hàng) về số hàng uỷ thác xuất khẩu trình tự thực hiện hoạt động xuất khẩu uỷ thác cũng như xuất khẩu trực tiếp, mọi chi phí liên quan đến lô hàng xuất khẩu sẽ do bên giao uỷ thác chi hoặc nhờ Công ty chi hộ Biên bản thanh lý hợp SV: Trần Thị Thi Lớp Kế Toán KV15 27 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Khoa kế toán. .. uỷ thác sẽ được thực hiện sau khi khách hàng ngoại thanh toán tiền hàng đồng thời Công ty thông báo các khoản chi hộ, tiền hoa hồng được hưởng Để hiểu rõ về kế toán xuất khẩu uỷ thác ta có ví dụ minh họa sau: Hợp đồng uỷ thác xuất khẩu số 014-06/XKUT-KD2 ngày 12/10/2006 giữa Công ty xuất nhập khẩu Intimex (bên nhận uỷ thác) do đại diện phòng kinh doanh xuất nhập khẩu 2 ký kết với Công ty dệt tẩy nhuộm... lượng hàng hoá - Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá - Hoá đơn GTGT - Hối phiếu, giấy báo Nợ, giấy báo Có, phiếu chi tiền mặt, giấy thanh toán tạm ứng * Tài khoản sử dụng TK: 131: Phải thu của khách hàng TK: 51111: Doanh thu hàng xuất khẩu TK: 111, 112, 413 2.3.1.2 Trình tự kế toán và ghi sổ Sau khi ký kết hợp đồng ngoại, Công ty tiến hành ký kết hợp đồng nội mua hàng để xuất khẩu, hàng mua có thể xuất khẩu. .. … Tổng cộng Ngày….tháng….năm… Kế toán trưởng Người lập biểu (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 2.10 Bảng cân đối phát sinh công Nợ SV: Trần Thị Thi Lớp Kế Toán KV15 16 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Khoa kế toán 16 2.3 Kế toán quá trình xuất khẩu hàng hoá 2.3.1 Kế toán xuất khẩu hàng hoá trực tiếp 2.3.1.1 Chứng từ và tài khoản sử dụng * Chứng từ sử dụng - Hợp đồng ngoại - Hoá đơn thương mại - Tờ khai hải... vào các sổ cái TK Để hiểu rõ quá trình kế toán xuất khẩu trực tiếp ta xem xét ví dụ minh hoạ sau: Ví dụ thực tế: Tiếp theo ví dụ về hợp đồng xuất khẩu trực tiếp cà phê số 12-36/06/BR ngày 28/10/2006 giữa Công ty xuất nhập khẩu Intimex (bên xuất khẩu) do phòng kinh doanh 3 ký với Công ty Bernhard Rothyos GMBH thuộc tập đoàn Mann Kaffe của Đức (bên nhập khẩu) Tên hàng: Cà phê Robusta loại 2 1920 Bags... Phương thức thanh toán: L/C Cảng giao hàng: Cảng TP HCM Hàng xuất theo giá: FOB Thời gian giao hàng: 15/11/2006 Ngày 15/11/2006 Công ty xuất lô hàng cà phê trị giá 165.196,80 USD theo Hoá đơn số 0098.556 tỷ giá nguyên tệ 16.065 VND/USD Cùng ngày hải quan đã xác nhận lô hàng xuất khẩu SV: Trần Thị Thi Lớp Kế Toán KV15 18 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Khoa kế toán 18 - Ngày 17/11/2006 Công ty nhận được... toán Kế toán trưởng Người ghi sổ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 2.16 Sổ cái tài khoản 13113 SV: Trần Thị Thi Lớp Kế Toán KV15 26 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Khoa kế toán 26 2.3.2 Kế toán xuất khẩu hàng hoá uỷ thác 2.3.2.1 Chứng từ và tài khoản sử dụng Chứng từ sử dụng Phương thức kinh doanh hàng xuất khẩu uỷ thác cũng phải có một bộ chứng từ xuất khẩu đầy đủ theo quy định: - Hợp đồng uỷ thác xuất khẩu. .. mua hàng (ký, họ tên) Người bán hàng (ký, họ tên) Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Thủ trưởng đơn vị (ký, đóng dấu, họ tên) MS: Biểu 2.11 Hoá đơn GTGT hàng XK Khi nhận được đầy đủ chứng từ do phòng nghiệp vụ gửi xuống, kế toán xuất khẩu nhập các chứng từ gốc vào máy: Hóa đơn dịch vụ SV: Trần Thị Thi Lớp Kế Toán KV15 20 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Khoa kế toán 20 Mã đơn vị: vp Văn phòng Công ty. .. toán 17 Liên 3: Lưu nội bộ Khi có đủ bộ chứng từ, phòng kinh doanh xuất nhập khẩu gửi bộ chứng từ cho Ngân hàng của Công ty, để Ngân hàng sẽ chuyển cho Ngân hàng bên mua đề nghị thanh toán, Ngân hàng sẽ gửi giấy báo Có khi tiền hàng được thanh toán Khi hợp đồng xuất khẩu đã được thực hiện, phòng kinh doanh sẽ gửi bộ chứng từ sang phòng kế toán để ghi nhận doanh thu, đồng thời ghi sổ chi tiết các tài khoản . 1 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Khoa kế toán THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU INTIMEX 2.1 Những. mua hàng để xuất khẩu, hàng mua có thể xuất khẩu ngay hoặc nhập kho của Công ty. Nếu hàng mua xuất ngay có biên bản giao nhận hàng hoá, tại Công ty xuất nhập