MỘT SỐ Ý KIẾN GÓP PHẦN NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CPTM XNK NAM THĂNG LONG I . ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG CỦA CÔNG TY. Từ khi được thành lập, Công ty CPTM XNK Nam Thăng Long đã không ngừng phấn đấu hoàn thiện cơ chế quản lý kinh doanh của mình. Ban lãnh đạo Công ty luôn phổ biến kịp thời những văn bản pháp luật mới, nâng cao trình độ hiểu biết pháp luật cho cán bộ công nhân viên để Công ty hoạt động đúng pháp luật và kinh doanh có hiệu quả ngày càng cao. Bên cạnh đó, Công ty thường xuyên quan tâm, củng cố đội ngũ cán bộ có năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức. Công ty đã cử những cán bộ có năng lực chuyên môn làm cán bộ chuyên trách công tác thanh tra của Công ty, đồng thời luôn tạo điều kiện cho cán bộ chủ chốt của Công ty tham gia các khoá học và tập huấn ngắn hạn do cấp trên mở nhằm mở mang kiến thức, nâng cao trình độ chuyên môn cho họ. Qua quá trình tiếp cận thực tế tại công ty CPTM XNK Nam Thăng Long, em xin đưa ra một vài nhận xét về tình hình công tác kế toán và công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty. 1. Ưu điểm: Thực tế trong Công ty CPTM XNK Nam Thăng Long vì có sự quản lý, điều hành tốt về công tác tiền lương và các khoản trích theo lương nên đã ảnh hưởng rất to lớn đến hoạt động kinh doanh của công ty. Đặc biệt Công ty có đội ngũ nhân viên làm kế toán là những người có năng lực, trình độ chuyên môn, có trách nhiệm trong công việc nên việc vận dụng các hướng dẫn của công ty và các quy định mới của nhà nước trong công tác kế toán được thực hiện rất tốt. Hình thức hạch toán chứng từ ghi sổ hiện đang áp dụng tại công ty rất phù hợp với quy mô của Công ty mà còn rất thuận tiện cho việc cơ giới hóa tính toán. Cùng với sự phát triển của Công ty, tổ chức bộ máy kế toán cũng không ngừng được hoàn thiện, tham mưu và giúp cho Ban Giám đốc điều hành các phần việc mà mình phụ trách, đảm bảo cung cấp kịp thời và chính xác những thông tin về tài chính của Công ty giúp cho lãnh đạo Công ty ra các quyết định đúng đắn về quản lý điều hành các hoạt động kinh doanh của Công ty. Bộ phận kế toán của Công ty đã thực hiện việc thanh toán tiền lương cho cán bộ CNV Công ty rất cụ thể, chính xác đáp ứng được nhu cầu của cán bộ CNV trong toàn Công ty. Việc chi trả tiền lương, thực hiện đúng các quy định hiện hành của Nhà nước về các chế độ BHXH, BHYT… đảm bảo quyền lợi trực tiếp của người lao động. Công ty cũng sử dụng đầy đủ các chứng từ kế toán đã quy định trong chế độ ghi chép ban đầu về tiền lương, về thanh toán các chế độ BHXH…. Về tình hình sử dụng máy tính của công ty: Công ty trang bị máy tính đầy đủ cho các phòng ban nên việc xử lý các thông tin cũng như hiệu quả làm việc trong công ty là rất cao. Ở phòng kế toán đang sử dụng phần mềm FAST. Việc áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ cùng với sự hỗ trợ của máy tính giúp cho việc cập nhật các nghiệp vụ kế toán phát sinh hàng ngày một cách kịp thời, giảm bớt khối lượng ghi chép. Nhờ có phần mềm viết sẵn nên các số liệu cập nhật vào máy tính khi tính toán sẽ chính xác và tránh sai sót. 2. Những mặt còn tồn tại: Bên cạnh những ưu điểm đã nêu ở trên, công ty còn một số những tồn tại, hạn chế không thể trách khỏi. Loại hình kinh doanh của công ty rất đa dạng nên gây nhiều khó khăn trong việc hạch toán. Có rất nhiều nghiệp vụ phát sinh trong ngày nên kế toán phải xử lý hạch toán rất vất vả. Về hệ thống sổ kế toán, chứng từ kế toán do áp dụng theo hình thức chứng từ ghi sổ nên trong việc ghi chép các nghiệp vụ phát sinh còn có sự trùng lặp, khối lượng công việc ghi chép nhiều, công việc đối chiếu, kiểm tra thường dồn vào cuối kỳ làm ảnh hưởng tới thời hạn lập và gửi báo cáo tài chính. Mặt khác do sự cập nhật của các chứng từ còn chậm, sự giám sát, quản lý của các văn phòng vẫn còn buông lỏng do vậy các chứng từ về tiền lương, BHXH…và việc tính các khoản bảo hiểm đôi khi cũng chưa thật chính xác, chưa thật hợp lý. Do vậy công ty cần phải đưa ra chính sách quản lý thật đúng đắn, chặt chẽ để công tác kế toán hoạt động có hiệu quả hơn, chính xác hơn. Trong công ty cũng chưa tiến hành trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân viên, đến kỳ trả lương thì mới trích trước như vậy sẽ ảnh hưởng tới việc tập hợp chi phí, kinh doanh của công ty. Trong quy chế kế hoạch của công ty có đề cập đến vấn đề tiền thưởng cho cán bộ công nhân viên, nhưng trong việc chi trả vẫn mang tính chất hình thức và bình quân cho các bộ phận, chưa phản ánh được năng suất lao động và sự lỗ lực cố gắng trong công việc của từng người. Vì thế chưa tạo ra được sự công bằng giữa các cá nhân trong công ty. II. NHỮNG Ý KIẾN GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY Tuỳ theo tình hình thực tế của từng doanh nghiệp mà có phương hướng hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở doanh nghiệp mình sao cho phù hợp. Theo em, trước hết doanh nghiệp cần áp dụng, cập nhật ngay những chính sách, quy định mới ban hành của Nhà nước về chế độ tiền lương và các khoản trích theo lương để đảm bảo quyền lợi của người lao động. Doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến đội ngũ kế toán của doanh nghiệp, không ngừng nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn để họ hoàn thành tốt công việc của mình và có khả năng thích nghi với những chế độ chính sách kế toán mới, đảm bảo sao cho người lao động được hưởng đầy đủ các chế độ hiện hành của Nhà nước cũng như những quyền lợi của họ. Cụ thể em xin đưa ra một số ý kiến như sau: Thứ nhất: Trong chứng từ ban đầu hạch toán sử dụng thời gian là Bảng chấm công của công ty, việc ghi chép không được rõ ràng, thống nhất và cụ thể. Chỉ sử dụng bảng chấm công theo dõi thời gian làm việc của người lao động là có mặt “x” hay không có mặt “0”. Tuy nhiên việc chấm công xong thì kế toán phải tổng hợp công làm việc thực tế của công nhân, số công nghỉ việc, số công nghỉ hưởng BHXH…như vậy sẽ mất rất nhiều thời gian. Cần đưa ra một bảng chấm công chi tiết và thống nhất, cuối tháng người chấm công sẽ thực hiện công việc quy đổi số công thời gian, số công nghỉ hưởng BHXH, công nghỉ không lương… Cụ thể xin nêu ra một Bảng chấm công như sau: ( Xem phụ lục 8) Kế toán công ty cần ra quy định bắt buộc về bảng chấm công là: trước khi gửi lên phòng kế toán phải được tính toán ghi chép số liệu vào cột quy đổi theo đúng quy định. Nếu có sai sót trong tính toán phần này thì người chấm công và người có trách nhiệm cần kiểm tra và hoàn chỉnh lại. Thứ hai: Để sự giám sát, quản lý của các phòng ban được chặt chẽ công ty nên phân công lao động hợp lý ở chỗ phải sắp xếp sao cho đúng người, đúng việc, khuyến khích những người làm việc thực sự có năng suất, chất lượng bằng những hành động cụ thể như khen thưởng, ưu đãi,… và có những biện pháp cứng đối với những người làm việc kém hiệu quả, sai quy cách, làm thất thoát tài sản, nhẹ thì nhắc nhở, nặng thì phải bồi thường quy trách nhiệm cho từng người như vậy mới đảm bảo tốc độ tăng năng suất lao động, tăng trách nhiệm của người lao động trong công việc. Thứ ba: Về vấn đề trích trước tiền lương nghỉ phép. Trên thực tế ở công ty CPTM XNK Nam Thăng Long số lượng công nhân viên nghỉ phép không đồng đều giữa các tháng. Để đảm bảo không có sự biến động lớn và tránh tình trạng phản ánh sai lệch, giảm bớt chi phí và làm cho hạch toán tiền lương được thực hiện dễ dàng và hiệu quả hơn thì việc trích trước tiền lương nghỉ phép cho công nhân viên là cần thiết với bất kỳ công ty nào tham gia hoạt động sản xuất kinh doanh. Theo em công ty nên làm như sau: Xác định số trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân viên: Mức trích trước tiền lương nghỉ phép hàng tháng theo kế hoạch = Tổng số tiền lương chính thực tế phải trả CNV trong tháng x Tỷ lệ trích trước lương nghỉ phép Tỷ lệ trích trước tiền lương nghỉ phép = Tổng số tiền lương nghỉ phép theo kế hoạch năm của CNV x 100% Tổng số tiền lương chính kế hoạch năm của CNV Hàng tháng, khi đã xác định số trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân viên kế toán Công ty ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 641, 642 Có TK 335 – Chi phí phải trả Khi xác định số tiền lương nghỉ phép phải trả công nhân viên, kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 335 – Chi phí phải trả Có TK 334 – Phải trả công nhân viên Cuối năm xác định khoản chênh lệch giữa số trích trước về tiền lương nghỉ phép trong năm với số tiền nghỉ phép thực tế đã trả trong năm. + Nếu số trích trước lớn hơn số thực tế đã trả thì khoản chênh lệch này được kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 335 – Chi phí phải trả Có TK 641, 642 + Nếu số trích trước nhỏ hơn số thực tế đã trả thì khoản chênh lệch này được kế toán định khoản: Nợ TK 641, 642 Có TK 335 – Chi phí phải trả Thứ tư: Việc tính các khoản bảo hiểm. Trong điều lệ BHXH, BHYT thì mức trích quỹ BHXH, BHYT phải trích theo “ tiền lương cấp bậc, chức vụ, hệ số chênh lệch bảo lưu (nếu có) ghi trong hợp đồng lao động và các khoản phụ cấp khu vực, chức vụ, thâm niên…” Như vậy, theo đúng quy định thì tại công ty BHXH, BHYT phải được tính dựa trên số tiền sau: Tổng tiền làm căn cứ để trích quỹ BHXH, BHYT = Mức tiền tháng cơ bản + Phụ cấp lưu động + Phụ cấp trách nhiệm (nếu có). Như vậy mức BHXH, BHYT đơn vị trích tính vào chi phí sản xuất kinh doanh vẫn còn ít hơn so với quy định. Đơn vị chưa làm tròn trách nhiệm đối với quyền lợi của cán bộ công nhân viên trong công ty. Đây là một vấn đề quan trọng mà công ty cần phải lưu tâm để điều chỉnh kịp thời, tránh gây tâm lý không tốt cho người lao động đối với công ty. Thứ năm: Theo nhược điểm đã nêu ở trên thì vấn đề tiền thưởng mà công ty phân bổ cho các bộ phận, cá nhân là không có theo tỷ lệ là bao nhiêu. Phân bổ chưa phù hợp giữa các phòng ban, các cá nhân. Theo em công ty nên đề ra kế hoạch thi đua trong bán hàng, kinh doanh đặc biệt là đối với phòng kinh doanh của công ty nếu hoàn thành vượt mức kế hoạch tùy theo mức độ cao thấp để phân ra mức hoàn thành xuất sắc hay khá, từ đó phân loại A, B, C để xét cho các bộ phận. Cụ thể: Hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ: Loại A: Thưởng 60% lương cơ bản Loại B: Thưởng 40% lương cơ bản Loại C: Thưởng 20% lương cơ bản Hoàn thành mức độ khá: Loại A: Thưởng 40% lương cơ bản Loại B: Thưởng 30% lương cơ bản Loại C: Thưởng 10% lương cơ bản Khi thanh toán tiền thưởng cho CBCNV thì phải lập bảng thanh toán tiền thưởng theo mẫu quy định của Bộ Tài Chính. KẾT LUẬN Để ngày càng thích nghi hơn với cơ chế thị trường, tự chủ trong SXKD các doanh nghiệp cần phải hoàn thiện quy chế trả lương tại doanh nghiệp mình. Bởi vì nó chính là 1 nội dung của tự chủ kinh doanh, nó có tác dụng tích cực trong quá trình tổ chức quản lý kinh doanh và đẩy mạnh quá trình tự chủ. Đồng thời với quy chế trả lương hợp lý có thể tiết kiệm được chi phí mà vẫn thu được lợi nhuận cao. Đề tài kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của người lao động, với những vấn đề quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng lao động tại Công ty Cổ phần Thương mại Xuất nhập khẩu Nam Thăng Long sẽ đóng góp một phần vào việc giải quyết vấn đề đảm bảo công bằng trong việc trả lương của công ty cũng như ngoài công ty, ở nơi sử dụng lao động làm việc, giúp công ty tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trường hiện nay. Trong thời gian thực tập tại Công ty CPTM XNK Nam Thăng Long, em đã có điều kiện được tìm hiểu tổ chức bộ máy kế toán cũng như phương pháp hạch toán của Công ty, đặc biệt là đi sâu vào nghiên cứu vấn đề hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty. Đó là nhờ sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo Lương Trọng Yêm cùng sự nhiệt tình giúp đỡ của Ban Giám đốc, các anh chị phòng Kế toán của Công ty, và với sự nỗ lực của bản thân em đã hoàn thành chuyên đề: Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty. Do thời gian thực tập tại công ty và kiến thức còn hạn chế nên bài viết còn nhiều thiếu sót về nội dung thông tin và ngôn từ. Rất mong sự góp ý quý báu của thầy cô, ban lãnh đạo, và đặc biệt là các anh chị phòng kế toán của công ty để chuyên đề của em được phong phú về lý luận và sát với thực tế của công ty hơn. Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn đến thầy giáo hướng dẫn là: GS-TS Lương Trọng Yêm, cùng ban lãnh đạo công ty, các anh chị phòng kế toán và các phòng ban khác trong công ty CPTM XNK Nam Thăng Long đã giúp đỡ em hoàn thành bài luận văn của mình. Hà nội, ngày 01 tháng 05 năm 2010 . MỘT SỐ Ý KIẾN GÓP PHẦN NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CPTM XNK NAM THĂNG LONG I . ĐÁNH. tại công ty CPTM XNK Nam Thăng Long, em xin đưa ra một vài nhận xét về tình hình công tác kế toán và công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo