NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI ĐIỆN LỰC LẠNG SƠN 1.1. Đặc điểm, yêu cầu quản lý nguyên vật liệu tại Điện lực Lạng Sơn. 1.1.1. Đặc điểm của vật liệu sử dụng. Để tiến hành quá trình sản xuất, các doanh nghiệp phải có các yếu tố đầu vào cho quá trình sản xuất và nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất. Mỗi doanh nghiệp khác nhau thì có nguyên vật liệu khác nhau, điều đó tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất của doanh nghiệp. Điện lực Lạng Sơn là một cơ quan trực thuộc Công ty Điện lực 1, quá trình sản xuất và kinh doanh điện được mua từ Công ty Điện lực 1. Sản phẩm điện là một sản phẩm đặc biệt, vì vậy không giống các doanh nghiệp sản xuất khác nguyên vật liệu được sử dụng chủ yếu trong quá trình hoạt động của Điện lực Lạng Sơn cũng mang những đặc thù riêng không giống những mặt hàng khác, không phát sinh chi phí vận chuyển bốc dỡ, điện không có hàng tồn kho được truyền tải do các đường dây dẫn, sau đó đến các trạm phân phối cung cấp đến người tiêu dùng. Với hoạt động sản xuất kinh doanh như vậy nên nguyên vật liệu sử dụng cho quá trình sản xuất kinh doanh của Điện lực rất đa dạng như : cáp nhôm, cáp bọc, tủ điện, cột điện, sắt, thép, xi măng, cát, đá,…Nguyên vật liệu tại Điện lực Lạng Sơn chỉ tham gia vào một chu kỳ kinh doanh và khi tham gia vào quá trình sản xuất chúng bị tiêu hao hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu. Giá trị của nguyên vật liệu được kết chuyển vào chi phí hoạt động theo từng phân xưởng, chi nhánh điện và gắn với mục đích sử dụng của từng phân xưởng, chi nhánh. Từ đặc điểm trên cho thấy việc quản lý nguyên vật liệu của Điện lực có những khó khăn riêng biệt. Vấn đề đặt ra cho Điện lực là phải đưa ra được những biện pháp quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu và sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm có hiệu quả, tránh tình trạng hao hụt mất mát, lãng phí nguyên vật liệu, góp phần tiết kiệm chi phí, hạ thấp giá thành. 1.1.2. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu tại Điện lực Lạng Sơn. Nguyên vật liệu của Điện lực Lạng Sơn có rất nhiều chủng loại, phong phú và biến động thường xuyên. Từ đặc điểm đó của nguyên vật liệu mà trong quá trình sản xuất, kinh doanh Điện lực Lạng Sơn phải quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu ở mọi khâu, từ khâu thu mua, bảo quản đến khâu sử dụng và dự trữ. Trong khâu thu mua : Điện lực Lạng Sơn thường xuyên phải tiến hành mua nguyên vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất và phục vụ cho nhu cầu kinh doanh điện. Ngoài ra phải quản lý chặt chẽ về khối lượng, quy cách, chủng loại, giá mua, chi phí mua nguyên vật liệu, thực hiện đúng tiến độ mua nguyên vật liệu theo kế hoạch. Việc tổ chức kho vật liệu phải thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại nguyên vật liệu, tránh hư hỏng, mất mát, hao hụt và đảm bảo an toàn. Việc sử dụng nguyên vật liệu tại Điện lực Lạng Sơn được thực hiện một cách hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức và dự toán chi phí, góp phần làm giảm chi phí sản xuất. Do vậy trong khâu sử dụng cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh, bên cạnh đó kế toán còn phải cung cấp những thông tin về nguyên vật liệu với tư cách là một bộ phận của chi phí thường xuyên cần bù đắp sau mỗi chu kỳ kinh doanh. Trong khâu dự trữ đòi hỏi Điện lực Lạng Sơn phải xác định được mức tối đa, tối thiểu để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được liên tục, thống nhất, không bị gián đoạn và đảm bảo cung cấp kịp thời cho nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu. Để tăng cường tính tự động hoá (chương trình phần mềm FMIS) và làm giảm bớt sự cồng kềnh Điện lực Lạng Sơn đã tiến hành hệ thống hoá, mã hoá các loại đối tượng, danh mục được phân biệt với nhau bởi mã đối tượng thuận tiện cho công tác quản lý và hạch toán như : danh mục vật tư chủ yếu, danh mục vật tư thiết bị, danh mục nơi sản xuất, danh mục loại kho, danh mục kho làm việc, danh mục nguồn vốn, danh mục mục đích, danh mục bộ phận sử dụng, danh mục công trình, danh mục nhà cung cấp, danh mục mã chất lượng,… Các loại nguyên vật liệu có những đặc điểm, đặc thù giống nhau thì được nhóm lại với nhau. Loại nguyên vật liệu được dùng để đặc trưng cho các đối tượng có cùng bản chất, các loại nguyên vật liệu được phân biệt với nhau bởi mã loại đối tượng. Vì nguyên vật liệu có nhiều chủng loại đa dạng mà yêu cầu đặt ra là quản lý và hạch toán tốt. Điện lực Lạng Sơn đã xây dựng hệ thống danh mục mã vật tư chi tiết đến từng danh điểm, việc xây dựng căn cứ vào nhóm vật tư : + Loại 1 : Nhiên liệu, khí, hoá chất, xăng dầu. + Loại 2 : Kim khí. + Loại 3 : Vật liệu điện tử bán dẫn. + Loại 4 : Văn phòng phẩm. + Loại 5 : Phụ tùng. + Loại 6 : Vật tư thu hồi. + Loại 7 : Công cụ dụng cụ. Mỗi loại vật tư có tính chất khác nhau, có đơn vị tính khác nhau do vậy phải tiến hành mã hoá khác nhau, mỗi vật tư được mã hoá bởi 8 ký tự theo các số tự nhiên từ 0 đến 9. Việc khai báo mã vật tư được tiến hành một lần khi bắt đầu sử dụng chương trình phần mềm. Những loại vật tư nào phát sinh mà chưa có trong danh mục thì khai báo bổ xung. Giao diện phần mềm hưỡng dẫn sử dụng chương trình quản lý vật tư có dạng như sau : Hình 1 – 1 : Giao diện hưỡng dẫn sử dụng chương trình quản lý vật tư. 1.2. Phân loại nguyên vật liệu tại Điện lực Lạng Sơn. Sản phẩm điện là một sản phẩm đặc biệt, vì vậy không giống các doanh nghiệp sản xuất khác nguyên vật liệu được sử dụng chủ yếu trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp cũng mang những đặc thù riêng. Nguyên vật liệu ở Điện lực Lạng Sơn gồm nhiều chủng loại khác nhau, có quy cách kích cỡ và đơn vị tính khác nhau nên được phân thành những loại khác nhau. Điện lực Lạng Sơn tiến hành phân loại nguyên vật liệu căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp, do đặc thù của ngành Điện nên không có vật liệu chính, hiện nay nguyên vật liệu ở Điện lực Lạng Sơn được phân loại như sau :  Vật liệu phụ : Bao gồm các loại vật liệu được sử dụng cho sửa chữa lưới điện, phục vụ công tác kinh doanh bán điện bao gồm : cáp nhôm, cáp bọc, dầu biến thế, cột điện, cầu dao, cầu chì,…  Nhiên liệu : Bao gồm xăng, dầu các loại dùng cho phương tiện vận tải để phục vụ cho công trình, phòng ban, xưởng đội, các chi nhánh điện.  Phụ tùng thay thế, sửa chữa : Bao gồm các loại vật liệu được sử dụng cho việc thay thế, sửa chữa các loại TSCĐ là máy móc thiết bị, phương tiện vận tải như : vòng bi, ắc quy,…  Vật tư thiết bị XDCB : Bao gồm vật tư thiết bị phục vụ cho công tác XDCB.  Vật liệu thu hồi : Là các loại vật liệu được loại ra trong quá trình cải tạo, sửa chữa lớn, sửa chữa thường xuyên lưới điện được thu hồi về nhập kho như : cáp nhôm, cáp bọc, cột điện, sắt thép, xà sắt,… Việc phân loại nguyên vật liệu trên nhằm tổ chức tốt việc bảo quản nguyên vật liệu, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, đảm bảo việc tính đúng, tính đủ giá thành sản phẩm. Có thể nói, chi phí nguyên vật liệu là chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất, do đó chỉ cần sự biến động nhỏ của chi phí nguyên vật liệu cũng có ảnh hưởng ngay tới giá thành, chính vì vậy mà Điện lực Lạng Sơn cần có các biện pháp quản lý nguyên vật liệu trong tất cả các khâu từ khâu mua, vận chuyển, bảo quản và sử dụng, tránh tình trạng hư hao, mất mát, sử dụng lãng phí nguyên vật liệu,…làm ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh của Điện lực Lạng Sơn. Để giúp cho công tác quản lý được dễ dàng, Điện lực Lạng Sơn đã lập doanh điểm vật tư theo bộ danh điểm của Công ty Điện lực 1. Danh điểm vật tư trên sổ kế toán và danh điểm vật tư ghi trên thẻ kho luôn luôn thống nhất với nhau. 1.3. Tính giá nguyên vật liệu tại Điện lực Lạng Sơn. Khi tiến hành tính giá nguyên vật liệu ở Điện lực Lạng Sơn đã tuân thủ các nguyên tắc như : Nguyên tắc giá gốc, nguyên tắc thận trọng, nguyên tắc nhất quán và nguyên tắc hoạt động liên tục. 1.3.1. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho. Giá nguyên vật liệu nhập kho được xác định theo từng nguồn nhập :  Giá của nguyên vật liệu mua ngoài bao gồm : Giá mua ghi trên hoá đơn (không bao gồm thuế GTGT) trừ đi các khoản chiết khấu thương mại (nếu có), cộng với thuế nhập khẩu và các khoản chi phí vận chuyển, bốc dỡ bảo quản, phân loại, bảo hiểm…(nếu có). Trích dẫn số liệu chứng từ nhập kho số : 55 Ngày 11 tháng 03 năm 2009 Điện lực Lạng Sơn tiến hành mua cáp của Công ty TNHH sản xuất và thương mại Đức phát theo hoá đơn số 0068919 ngày 01 tháng 03 năm 2009 như sau : - Trị giá tiền hàng lô hàng (chưa có VAT) : 5.800.000 đồng - Tiền thuế GTGT 10% : 580.000 đồng - Tổng cộng tiền thanh toán : 6.380.000 đồng Kế toán chi tiết nguyên vật liệu ghi : Nợ TK 15222 : 5.800.000 Nợ TK 13311 : 580.000 Có TK 33111 : 6.380.000 Trường hợp nguyên vật liệu nhập kho nhưng chưa có hoá đơn, đơn vị tạm tính giá nhập kho theo hợp đồng mua nguyên vật liệu hoặc lấy giá mua cùng loại nguyên vật liệu nhập của kỳ trước, khi có giá chính thức sẽ điều chỉnh lại.  Giá nguyên vật liệu gia công chế biến :  Giá nguyên vật liệu tự gia công, chế biến bao gồm : giá nguyên vật liệu thực tế xuất đi gia công, chế biến và chi phí gia công chế biến.  Giá nguyên vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến bao gồm : giá thực tế nguyên vật liệu xuất gia công chế biến, chi phí vận chuyển nguyên vật liệu đến nơi chế biến và từ nơi chế biến về đơn vị cộng chi phí thuê ngoài gia công, chế biến.  Nguyên vật liệu phát hiện thừa trong kiểm kê : căn cứ vào quyết định của hội đồng xử lý kiểm kê tài sản về phát hiện thừa trong kiểm kê.  Nguyên vật liệu xuất sử dụng còn thừa nhập lại kho.  Nếu chất lượng của nguyên vật liệu sử dụng còn thừa vẫn đảm bảo như chính phẩm thì sẽ lấy đơn giá khi xuất để tính giá nhập kho.  Nếu chất lượng không đảm bảo như chính phẩm thì phải lập biên bản để xác định chất lượng và giá trị nhập kho.  Nhập nguyên vật liệu do được biếu tặng, viện trợ : căn cứ vào giá thị trường hoặc đánh giá để nhập kho. 1.3.2. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho. Điện lực Lạng Sơn sử dụng phương pháp bình quân gia quyền tức thời để tính đơn giá nguyên vật liệu xuất kho. Theo phương pháp này sau mỗi lần nhập kho nguyên vật liệu (hay trước mỗi lần xuất) việc tính giá sẽ được thực hiện theo công thức sau : Giá thực tế vật liệu xuất kho = Giá thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập Lượng thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập Trị giá NVL xuất kho = Đơn giá bình quân X Số lượng NVL xuất kho Việc tính giá nguyên vật liệu xuất kho được tự động trên phần mềm FMIS, kế toán chỉ cần nhập số lượng xuất kho, giá xuất kho sẽ được phần mềm tự động tính ngay sau đó (việc xây dựng và cài đặt trong chương trình FMIS được tiến hành thống nhất chung trong tập đoàn Điện lực Việt Nam thực hiện từ tháng 01 – 2004). Trích dẫn tình hình thực tế chứng từ xuất kho số : 426 ngày 27/03/2009 dùng cho phát triển khách hàng như sau : Cầu chì sứ loại 20 A : 7 bộ x 6.700 = 46.900 đồng Kế toán chi tiết nguyên vật liệu ghi : Nợ TK 62713961 : 46.900 Có TK 15222 : 46.900  Trường hợp nhập, xuất trực tiếp : Thường là mua nguyên vật liệu đích danh cho một công trình về sửa chữa lớn, sửa chữa thường xuyên nào đó, đơn vị vẫn phải làm thủ tục nhập, xuất kho để tránh tình trạng sai sót và có giá đích danh cho nguyên vật liệu đó, trong phần mềm FMIS chương trình cho phép chọn hình thức nhập khi chọn hình thức nhập trực tiếp thì ký hiệu của chứng từ mang thêm ký hiệu dấu #, khi nhập xong phần mềm FMIS tự động viết luôn phiếu xuất mang số chứng từ, số lượng và đơn giá như phiếu nhập. Khi đó phiếu xuất chỉ cần ghi thêm người nhận, đơn vị nhận, nội dung của phiếu xuất. Trích dẫn tình hình thực tế phiếu nhập, xuất trực tiếp số : 29# ngày 13/02/2009 xuất chi nhánh điện Văn Quan phục vụ cho khắc phục sau cơn bão số 6 như sau : Giá trị tiền hàng : 617.030 đồng Tiền thuế GTGT 10% : 61.703 đồng Tổng cộng tiền thanh toán :678.733 đồng Kế toán chi tiết nguyên vật liệu ghi : Nợ TK 15222 : 617.030 Nợ TK 13311 : 61.703 Có TK 33111 : 678.733 Đồng thời chương trình tạo luôn cho phiếu xuất kho chỉ cần bổ xung tên người nhận và nội dung xuất kho, kế toán chi tiết nguyên vật liệu định khoản : Nợ TK 13881 : 617.030 Có TK 15222 : 617.030  Trường hợp nguyên vật liệu dùng cho XDCB : tập đoàn Điện lực Việt Nam có xây dựng chương trình phần mềm FMIS riêng dùng cho hệ thống XDCB. Do vậy việc tính giá cho nguyên vật liệu thực tế xuất cho XDCB là giá đích danh của nguyên vật liệu đó. . NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI ĐIỆN LỰC LẠNG SƠN 1.1. Đặc điểm, yêu cầu quản lý nguyên vật liệu tại Điện lực Lạng Sơn. 1.1.1. Đặc điểm của vật. Tính giá nguyên vật liệu tại Điện lực Lạng Sơn. Khi tiến hành tính giá nguyên vật liệu ở Điện lực Lạng Sơn đã tuân thủ các nguyên tắc như : Nguyên tắc