1 Chuyên đề thực tập GVHD: PGS.TS Nguyễn Văn Công HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ KINH DOANH MÁY VĂN PHÒNG VIỆT 3.1 Đánh giá thực trạng kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ tại Công ty Cổ phần Sản xuất vầ Kinh doanh Máy văn phòng Việt Có thể nói, lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ trong kỳ là hoạt động chủ yếu trong các doanh nghiệp kinh doanh thương mại. Hiểu rõ tầm quan trọng đó, trong quá trình tồn tại và phát triển tới nay, Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt luôn luôn tổ chức tốt các khâu từ mua hàng đến tiêu thụ để đạt được kết quả kinh doanh tốt nhất. Góp phần vào thành công đó là sự nỗ lực, cố gắng chung của toàn Công ty, và trong đó không thể không kể đến bộ phận kế toán. Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt luôn dành sự chú trọng đến công tác kế toán trong đơn vị và đã đạt được những thành tựu nhất định. 3.1.1 Về bộ máy kế toán Kể từ khi thành lâp, đặc biệt là những năm gần đây, Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt đã có những bước phát triển không ngừng, thị trường tiêu thụ ngày càng mở rộng, uy tín với khách hàng cũng ngày càng tăng lên. Có được thành tích đó không thể không kể đến vai trò của bộ máy kế toán. Bộ máy kế toán được tổ chức và thực hiện hiệu quả, cung cấp kịp thời, đầy đủ thông tin về công ty và tình hình thực hiện các hợp đồng cung cấp hàng hoá, dịch vụ, là cơ sở cho các quyết định quản lý kịp thời của Ban giám đốc. Phòng kế toán là một bộ phận đóng góp tích cực vào sự phát triển chung của Công ty. SVTH: Đinh Thị Hương - Kế toán 47C 1 2 Chuyên đề thực tập GVHD: PGS.TS Nguyễn Văn Công Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty gọn nhẹ, hợp lý trong đó có quy định rõ ràng, cụ thể nhiệm vụ cho từng nhân viên kế toán. Việc tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung đã đảm bảo có sự đối chiếu kiểm tra lẫn nhau giữa các phần hành kế toán, giữa kế toán trưởng và kế toán viên, Hơn nữa, việc tập trung hạch toán ở một nơi sẽ là cơ chế ràng buộc về vấn đề tài chính, thu, chi, cũng như hạn chế được bộ máy lao động cồng kềnh. Ngoài ra Công ty có thể tăng cường giám sát trong việc hạch toán chi phí, doanh thu, làm giảm đi những sai sót cố ý nhằm mục đích tư lợi cá nhân. Tuy nhiên, hiện tại tất cả các nghiệp vụ liên quan đến nhập - xuất hàng tồn kho, tiêu thụ hàng hoá tại Công ty đều do kế toán hàng hoá thực hiện. Các nghiệp vụ này lại là nghiệp vụ thường xuyên của Công ty, do vậy khối lượng công việc đối với kế toán hàng hoá là rất nhiều, nếu kéo dài sẽ không tránh khỏi sai sót, nhầm lẫn. 3.1.2 Về hệ thống chứng từ tiêu thụ và quy trình luân chuyển chứng từ Hệ thống chứng từ kế toán tiêu thụ được Công ty sử dụng phù hợp với quy định của Nhà nước. Quá trình luân chuyển và bảo quản chứng từ được thực hiện theo đúng chế độ quy định. Để quản lý và sử dụng hợp lý hàng hoá của của Công ty, tăng cường việc hạch toán kinh doanh, Công ty đã đưa công tác chứng từ kế toán nói chung và chứng từ kế toán tiêu thụ nói riêng vào nề nếp và duy trì được kỷ cương trong việc thực hiện các khâu về chứng từ. Nhiệm vụ hạch toán công tác tiêu thụ được giao cho kế toán hàng hoá dưới sự giám sát của kế toán trưởng. Nhìn chung công việc được thực hiện khá tốt, do kế toán có trình độ và nhiều kinh nghiệm, luôn thực hiện theo đúng quy trình kế toán. Kế toán luôn đi từ chứng từ gốc để hạch toán, và trong quá trình hạch toán kế toán luôn có sự đối chiếu hoá đơn, chứng từ của các phần hành với nhau nên hiệu quả công tác kế toán cao. SVTH: Đinh Thị Hương - Kế toán 47C 2 3 Chuyên đề thực tập GVHD: PGS.TS Nguyễn Văn Công Công tác luân chuyển chứng từ được Công ty tổ chức khá gọn nhẹ và linh hoạt, tuy nhiên cũng không vì thế mà làm mất đi tính chặt chẽ, chính xác và sự liên kết giữa các bộ phận trong Công ty với nhau. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho công tác hạch toán, đồng thời cũng làm tăng tính đối chiếu, kiểm tra và giám sát. 3.1.3 Về hệ thống tài khoản kế toán tiêu thụ Về cơ bản, Công ty áp dụng đúng và đầy đủ hệ thống các tài khoản theo chế độ ban hành, đảm bảo ghi chép đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tuy nhiên Công ty cũng nên chú ý tới việc xây dựng một hệ thống tài khoản chi tiết để tiện cho việc quản lý cũng như lập báo cáo và theo dõi. Đối với hàng hoá, hiện tại Công ty có nhiều chủng loại hàng hoá khác nhau nhưng mới chỉ theo dõi trên TK tổng hợp 156 mà không chi tiết theo chủng loại hàng hoá, làm cho việc quản lý hàng tồn kho tương đối khó khăn. Tương tự, đối với các TK 5111 và TK 632, Công ty cũng nên chi tiết theo từng loại hàng hoá để có theo dõi được doanh thu, giá vốn, cũng như xác định được kết quả tiêu thụ của từng loại hàng hoá. Từ đó, cung cấp thông tin chi tiết, cụ thể hơn, tạo điều kiện cho nhà quan lý ra quyết định nhanh chóng và hiệu quả. 3.1.4 Về công tác ghi sổ kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ Kế toán tiêu thụ ở Công ty được kết hợp chặt chẽ và đồng bộ giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp. Hệ thống kế toán chi tiết tiêu thụ phản ánh rõ ràng, đầy đủ, chính xác và hợp lý tình hình tiêu thụ và kết quả tiêu thụ của hàng hoá. Cùng với việc kê khai thường xuyên cho kế toán tổng hợp, phương pháp thẻ song song cho kế toán chi tiết hàng hoá đã cung cấp thông tin hàng tháng cho ban lãnh đạo Công ty, giúp lãnh đạo Công ty đưa ra các quyết định đúng đắn và kịp thời. Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt đã tập SVTH: Đinh Thị Hương - Kế toán 47C 3 4 Chuyên đề thực tập GVHD: PGS.TS Nguyễn Văn Công hợp đầy đủ các khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phục vụ cho việc xác định kết quả kinh doanh trong kỳ. Bộ phận kế toán tiêu thụ hàng hoá đã phản ánh đầy đủ tình hình thực tế tiêu thụ thông qua việc theo dõi Nhập - Xuất - Tồn kho hàng hoá. Cung cấp số liệu cho kế toán kết quả tiêu thụ tính đúng và xác định chính xác kết quả lãi, lỗ trong kỳ kinh doanh của Công ty. Mọi vấn đề liên quan đến công tác kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ được ban lãnh đạo Công ty quan tâm và có những biện pháp giải quyết kịp thời, do Công ty nhận thức được tầm quan trọng của công tác tiêu thụ - là công cụ tạo ra lợi nhuận cho Công ty. Chính nhờ sự quản lý thống nhất giữa các bộ phận đã tạo điều kiện hoàn thiện hơn cho Công ty để đạt hiệu quả cao trong kinh doanh. Tuy nhiên, về hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý, hiện tại Công ty đang hạch toán toàn bộ chi phí khấu hao TSCĐ vào chi phí quản lý, mà không phân biệt TSCĐ dùng cho hoạt động bán hàng và TSCĐ dùng cho quản lý. Điều này tuy không ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh nhưng làm sai lệch bản chất của chi phí, làm ảnh hưởng tới công tác quản lý chi phi kinh doanh. Một số khoản chi không phục vụ cho mục đích sản xuất kinh doanh như: Chi thăm hỏi người ốm, tiền phúng viếng đám ma .nhưng Công ty vẫn hạch toán vào chi phí bán hàng, điều này là trái với quy định và các chi phí này sẽ bị loại ra khỏi chi phí hợp lý, hợp lệ khi tính thu nhập chịu thuế. Về hạch toán doanh thu tiêu thụ và giá vốn hàng bán, Công ty mới chỉ hạch toán doanh thu và giá vốn chung cho tất cả các loại hàng hoá mà không theo dõi chi tiết cho từng loại hàng hoá, và do đó Công ty chỉ xác định được kết quả tiêu thụ chung chứ không xác định kết quả tiêu thụ riêng của từng loại hàng hoá, làm cho công tác quản lý và việc ra quyết định khó khăn hơn. SVTH: Đinh Thị Hương - Kế toán 47C 4 5 Chuyên đề thực tập GVHD: PGS.TS Nguyễn Văn Công 3.2Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt 3.2.1 Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của Công ty được áp dụng theo mô hình kế toán tập trung. Đây là mô hình phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty và đã đem lại hiệu quả cao cho công tác quản lý của Công ty. Tuy nhiên, hiện nay bộ máy kế toán của Công ty đang gồm có bốn thành viên, trong đó, kế toán hàng hoá là người chịu trách nhiệm ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan tới nhập-xuất và tiêu thụ hàng hoá. Do đặc điểm là một doanh nghiệp thương mại nên các nghiệp vụ về nhập, xuất và tiêu thụ hàng hoá của Công ty là nghiệp vụ thường xuyên. Đặc biệt trong tương lai khi mà quy mô của Công ty ngày càng lớn, hoạt động kinh doanh ngày càng phát triển thì các nghiệp vụ này diễn ra với mật độ và số lượng ngày càng nhiều hơn. Làm cho công việc của kế toán hàng hoá là rất nhiều, và khó có thể đảm bảo cung cấp chính xác, đầy đủ, kịp thời thông tin cho nhà quản lý. Vì vậy theo em Công ty vẫn nên giữ mô hình kế toán tập trung để phát huy những ưu điểm của nó nhưng cũng nên bổ xung thêm một kế toán viên nữa để giảm bớt công việc của kế toán hàng hoá, tạo điều kiện chuyên môn hoá công việc, nâng cao hiệu quả của bộ máy kế toán cũng như hiệu quả kinh doanh cho công ty. Khi đó kế toán hàng hoá có thể tách thành kế toán hàng tồn kho và kế toán tiêu thụ. Kế toán hàng tồn kho sẽ chịu trách nhiệm ghi chép các nghiệp vụ liên quan tới biến động hàng tồn kho, theo dõi Nhập-Xuất-Tồn hàng hoá. Còn kế toán tiêu thụ sẽ chịu trách nhiệm ghi chép các nghiệp vụ liên quan tới tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hoá. Khi đó mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Công ty như sau: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán SVTH: Đinh Thị Hương - Kế toán 47C 5 6 Chuyên đề thực tập GVHD: PGS.TS Nguyễn Văn Công Kế toán trưởng Kế toán hàng tồn kho Kế toán công nợ Kế toán tổng hợp Kế toán thuế Kế toán tiêu thụ 3.2.2 Hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán tiêu thụ Hiện nay mặc dù vẫn áp dụng đầy đủ hệ thống tài khoản theo chế độ ban hành, nhưng Công ty cũng nên chú ý tới việc xây dựng một hệ thống tài khoản chi tiết để tiện cho việc quản lý, lập báo cáo cũng như theo dõi. Hơn nữa, việc ra quyết định quản lý phụ thuộc rất lớn vào tính chính xác, kịp thời của thông tin tài chính kế toán. Vì thế đối với những dữ liệu kế toán nói chung và đối với hệ thống tài khoản nói riêng, việc chi tiết một cách hợp lý sẽ góp phần làm tăng hiệu quả của quyết định quản lý. Quản lý càng chi tiết và cụ thể bao nhiêu thì thông tin thu được càng có hiệu quả cho chiến lược kinh doanh của Công ty bấy nhiêu. Theo ý kiến của em, đối với hệ thống tài khoản kế toán tiêu thụ, Công ty nên chi tiết cho từng loại hàng hoá để tiện cho việc theo dõi, và cũng là để có thể xác định được kết quả tiêu thụ đối với từng loại hàng hoá, nâng cao hiệu quả cho công tác kế toán. Các tài khoản đó là TK 156, TK 5111 và TK 632. Có thể tiến hành chi tiết các tài khoản như sau: • Tài khoản 1561: Hàng hoá Được chi tiết thành các tài khoản cấp 3 như sau: TK 15611 - Đèn TK 15612 - Mực TK 15613 - Băng tải TK 15614 - Máy . SVTH: Đinh Thị Hương - Kế toán 47C 6 7 Chuyên đề thực tập GVHD: PGS.TS Nguyễn Văn Công • Tài khoản 5111: Doanh thu bán hàng Tài khoản doanh thu bán hàng có thể chi tiết thành các TK cấp 3 như sau: Tài khoản này sẽ được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 như sau: TK 51111 - Đèn TK 51112 - Mực TK 51113 - Băng tải TK 51114 - Máy • TK 632 – Giá vốn hàng bán Tương tự như tài khoản 156 và TK 5111, tài khoản 632 cũng nên được mở chi tiết cho từng loại hàng hoá, cụ thể như sau: TK 6321 - Đèn TK 6322 - Mực TK 6323 - Băng tải TK 6324 - Máy Ngoài ra, cùng với việc chi tiết các tài khoản, Công ty cũng nên mở sổ chi tiết cho từng loại hàng hoá để tiện cho việc theo dõi và quản lý. 3.2.3 Hoàn thiện hệ thống sổ sách kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ Hiện nay Công ty đang có những khách hàng lớn, thường xuyên, khách hàng là bạn hàng lâu năm. Đây chính là nguồn đầu ra ổn định cho Công ty. Nhưng vấn đề đặt raở đây là quản lý nhóm khách hàng này như thế nào để có những quyết định hợp lý cho việc khai thác tốt nhất nhóm khách hàng này mà vẫn giữ được uy tín và mối quan hệ tốt đẹp của Công ty với khách hàng. Và việc đưa ra chính sách quản lý gì, cụ thể thế nào phụ thuộc rất lớn vào những thông tin từ bộ máy kế toán cung cấp. Thông tin càng rõ ràng, cụ thể thì càng hỗ trợ cho bộ máy quản lý của Công ty. SVTH: Đinh Thị Hương - Kế toán 47C 7 8 Chuyên đề thực tập GVHD: PGS.TS Nguyễn Văn Công Hiện nay, Công ty không sử dụng sổ kế toán tiêu thụ chi tiết để quản lý các thông tin liên quan đến nhóm khách hàng nêu trên. Do vậy theo em nghĩ việc mở sổ theo dõi riêng quá trình tiêu thụ liên quan đến nhóm khách hàng này là rất cần thiết và hữu ích. Các thông tin phản ánh trên bộ sổ này cũng là nguồn cung cấp hữu ích cho công tác kế toán quản trị, sổ có thể được mở theo mẫu sau: SỔ CHI TIẾT TÌNH HÌNH TIÊU THỤ Tháng .Năm . Đối tượng: Khách hàng M STT Chứng từ SH NT Mặt hàng Doanh thu Khoản giảm trừ DT Giá vốn Lợi nhuận gộp 1 2 3 4 5 6 7 8 1 -HĐBH -PXK Đèn 2 -HĐBH -PXK Mực 3 . . Ngoài việc theo dõi chi tiết tình hình tiêu thụ theo đối tượng thụ, việc xác định được sự thay đổi về doanh số, cũng như chi phí bỏ ra cho từng mặt hàng hàng tháng là rất cần thiết. Vì vậy, theo em Công ty cũng nên thực hiện phân tích tình hình tiêu thụ hàng hoá hàng tháng, để thấy được những biến động bất thường của từng mặt hàng, từ đó có những biện pháp kịp thời cải thiện và thúc đẩy tiêu thụ. Việc phân tích này có thể thực hiện bằng cách lập Bảng phân tích doanh thu, chi phí hàng tháng theo mẫu sau: SVTH: Đinh Thị Hương - Kế toán 47C 8 9 Chuyên đề thực tập GVHD: PGS.TS Nguyễn Văn Công SVTH: Đinh Thị Hương - Kế toán 47C 9 10 Chuyên đề thực tập GVHD: PGS.TS Nguyễn Văn Công BẢNG PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH TIÊU THỤ Tháng . Năm . STT Mặt hàng DT tháng trước DT tháng này Chênh lệch % tăng (giảm) CP tháng trước CP tháng này Chênh lệch % tăng (giảm) 1 Đèn 2 Mực 3 Máy . . SVTH: Đinh Thị Hương - Kế toán 47C 10 [...]... công tác kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ đóng một vai trò rất quan trọng trong công tác quản lý của doanh nghiệp, đặc biệt là trong các doanh nghiệp thương mại Nhận thức được vai trò đó, Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt đã vận dụng linh hoạt các Quy định của Bộ tài chính cũng như không ngừng đổi mới, hoàn thiện công tác kế toán nói chung, công tác kế toán tiêu thụ và kết. .. và kết quả tiêu thụ nói riêng, và đã thu được những thành tựu to lớn, hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý của Công ty Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn một số hạn chế nhất định mà Công ty cần phải khắc phục để kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ ngày càng hoàn thiện hơn, phù hợp với tình hình mới của Công ty Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của thầy giáo – PGS.TS Nguyễn Văn Công cũng... chị phòng kế toán Công ty trong quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Máy văn phòng Việt, đã giúp em hoàn thiện chuyên đề thực tập chuyên ngành của mình Tuy nhiên do thời gian thực tập không nhiều cũng như sự hạn chế về kiến thức, kinh nghiệm, chuyên đề của em không thể tránh khỏi những hạn chế và thiếu sót, em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của thầy cô và các... rất nhiều phần mềm kế toán, mỗi phần mềm đều có những ưu, nhược điểm riêng, hơn nữa hình thức Chứng từ ghi sổ mà Công ty đang áp dụng cũng khá đơn giản và thuận tiện cho Công ty khi chuyển đổi sang sử dụng kế toán máy Do vậy, theo em, Công ty nên tìm hiểu và lựa chọn một phần mềm để áp dụng sao cho phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của mình nhằm nâng cao hiệu quả cho công tác kế toán SVTH:... nhân nào: Do doanh thu tăng, do lãng phí, hay do ảnh hưởng của các nhân tố khác từ đó có những biện pháp kịp thời nhằm tiết kiệm chi phí, đem lại lợi nhuận cao nhất cho Công ty 3.2.4 Về việc ứng dụng kế toán máy vào công tác kế toán Hiện nay Công ty đang sử dụng hình thức Chứng từ ghi sổ làm hình thức ghi sổ kế toán và công tác lập sổ và tính toán còn đang thực hiện trên Excel Kế toán thủ công cũng có... kế toán SVTH: Đinh Thị Hương - Kế toán 47C 12 Chuyên đề thực tập GVHD: PGS.TS Nguyễn Văn Công Tuy nhiên, khi sử dụng kế toán máy, Công ty cần phải có chính sách đào tạo và đào tạo lại chuyên môn nghiệp vụ của các cán bộ, nhân viên trong toàn Công ty nói chung và trong phòng kế toán nói riêng cho phù hợp Bởi vì, khi khoa học công nghệ đã có nhiều thay đổi, chính sách kinh tế tài chính của Nhà nước đã... được những thuận lợi và hạn chế những khó khăn do những thay đổi đó tạo ra, Công ty phải có những chính sách phù hợp để bồi dưỡng kiến thức cho nhân viên trong toàn Công ty Vì trong mọi điều kiện, thì con người vẫn luôn là yếu tố quan trọng nhất, quyết định chủ yếu đến sự thành công của Công ty SVTH: Đinh Thị Hương - Kế toán 47C 13 Chuyên đề thực tập GVHD: PGS.TS Nguyễn Văn Công KẾT LUẬN Quá trình tìm... hoá công tác kế toán như hiện nay thì nó không còn thực sự thích hợp Đặc biệt khi hoạt động kinh doanh của Công ty ngày càng phát triển, với quy mô lớn, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ngày càng nhiều thì việc ghi chép thủ công sẽ khó có thể đáp ứng được yêu cầu ghi chép kịp thời, đầy đủ, chính xác, cung cấp thông tin cho nhà quản trị một cách nhanh và chính xác nhất Vì vậy, vi tính hoá công tác kế toán. .. thực tập GVHD: PGS.TS Nguyễn Văn Công Từ bảng phân tích tiêu thụ ở trên, nhà quản trị có thể thấy được những mặt hàng nào có biến động về doanh thu, chi phí, sự biến động đó theo chiều hướng nào, có tương ứng với nhau không từ đó có thể đưa ra những quyết định hợp lý Mặt hàng nào có doanh thu tăng mạnh thì tiếp tục phát huy, tăng nguồn hàng, giảm thì tìm hiểu nguyên nhân và có những biện pháp thích... thể tránh khỏi những hạn chế và thiếu sót, em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của thầy cô và các bạn Hà Nội, ngày 28 tháng 04 năm 2008 Sinh viên Đinh Thị Hương SVTH: Đinh Thị Hương - Kế toán 47C . Nguyễn Văn Công HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ KINH DOANH MÁY VĂN PHÒNG VIỆT 3.1 Đánh giá thực trạng kế toán. toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ tại Công ty Cổ phần Sản xuất vầ Kinh doanh Máy văn phòng Việt Có thể nói, lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ