MỘT SỐ Ý KIẾN ĐĨNG GĨP NHẰM HỒN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI TRUNG TÂM THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU THIẾT BỊ THUỶ 3.1 Nhận xét công tác kế toán bán hàng Trung tâm 3.1.1 Ưu điểm Với kinh tế thị trường ngày phát triển mặt hàng kinh doanh ngày đa dạng địi hỏi đơn vị, doanh nghiệp phải có định hướng đắn Để nhận định quán triệt vấn đề đó, Ban lãnh đạo Trung tâm đưa nhiều biện pháp kinh tế có hiệu nhằm khắc phục khó khăn có vị trí vững thị trường Bộ máy kế toán Trung tâm tổ chức phù hợp với yêu cầu công việc phù hợp với chuyên môn người Bên cạnh cán chủ chốt có trình độ đại học, cán khác qua lớp bồi dưỡng tương đương với trình độ đại học Để cơng tác kế tốn thuận lợi việc hạch toán, lưu trữ xử lý số liệu, ban lãnh đạo Trung tâm trang bị máy vi tính với phần mềm kế tốn VASJ ACCOUNTING để giảm bớt phần công việc cho nhân viên Hiện 100% người phịng kế tốn sử dụng thành thạo phần mềm kế toán VASJ ACCOUNTING 3.1.2 Nhược điểm Thứ nhất, Trung tâm chưa áp dụng phương pháp dự phịng phải thu khó địi, phương pháp thể nguyên tắc thận trọng kế toán Trong Trung tâm thường bán chịu cho khách hàng với loại hàng hóa có giá trị lớn rủi ro khoản phải thu Trung tâm lớn Tuy đa số khách hàng người khách quen, phương thức bán hàng có ảnh hưởng đến hiệu sử dụng vốn lưu động Trung tâm Thứ 2, điều kiện nay, việc bán hàng vấn đề quan trọng doanh nghiệp Để bán hàng doanh nghiệp khơng nghĩ đến việc mua chất lượng mà phải quan tâm đến q trình tổ chức tiêu thụ hàng hóa có phương thức bán hàng Thực tế Trung tâm hầu hết bán hàng theo phương thức bán trực tiếp bán kho Trung tâm cửa hàng mở việc tiêu thụ hàng hóa chưa áp dụng phương pháp khác như: gửi hàng bán, cách linh hoạt Thứ 3, hệ thống sổ, nhìn chung hệ thống sổ chi tiết tổng hợp Trung tâm hoàn thiện, đáp ứng yêu cầu đặt Tuy nhiên, sổ chi tiết bán hàng mà Trung tâm sử dụng phản ánh doanh thu bán hàng tổng hợp tất loại hàng hóa mà khơng theo dõi doanh thu riêng loại, số lượng, đơn giá loại hàng mà Trung tâm tham gia kinh doanh kế tốn khơng có số liệu đầy đủ để hạch tốn lỗ lãi cho loại hàng hóa Thứ tư, khoản chi phí phát sinh q trình thu mua chi phí vận chuyển, bốc dỡ, phí mở L/C Trung tâm khơng hạch tốn riêng vào TK 562 “Chi phí thu mua hàng hóa” mà Trung tâm lại hạch tốn vào TK 6417 “Chi phí dịch vụ mua ngồi” Hạch tốn khơng với chuẩn mực kế tốn chung, khơng phản ánh trị giá vốn hàng nhập không phản ánh chất chi phí mua hàng Nó ảnh hưởng đến tính xác cho nhà quản trị doanh nghiệp để từ có biện pháp làm giảm chi phí tăng lợi nhuận 3.2 u cầu hồn thiện cơng tác kế tốn bán hàng xác định kết hoạt động kinh doanh Trung tâm TM & XNK thiết bị thủy Trong trình thực tập Trung tâm TM & XNK thiết bị thủy, với ưu điểm nhược điểm trên, em nhận thấy cơng tác kế tốn Trung tâm tương đối khoa học tổ chức máy kế tốn lẫn cơng tác hạch tốn, nhiên, trước yêu cầu đa dạng thực tế, tuyệt đối hồn hảo, vậy, việc khơng ngừng tăng cường hồn thiện cơng tác kế tốn nói chung cơng tác kế tốn bán hàng xác đinh kết kinh doanh cần thiết, giải pháp hoàn thiện phải dựa sở tơn trọng chế Tài chính, tơn trọng chế độ kế toán nhà nước phải phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp với hiệu cao Từ kiến thức học tập nghiên cứu, sở yêu cầu đặt cộng với kết tìm tịi, học hỏi đơn vị thực tập, em xin mạnh dạn đề xuất số ý kiến nhằm hồn thiện cơng tác kế toán bán hàng xác định kết kinh doanh Trung tâm thương mại xuất nhập thiết bị thuỷ 3.2.1 Hồn thiện phân cơng máy kế tốn Phịng kế tốn Trung Tâm gồm người, với trình độ cao kinh nghiệm lâu năm thực lợi Trung tâm việc bố trí cơng việc thành viên phịng hợp lý Tuy nhiên để nâng cao trình độ nghiệp vụ cán kế tốn vài năm lần kế toán viên nên đổi phần việc cho người khác Qua đó, người có tầm nhìn khái qt kế tốn, hiểu sâu sắc phần hành cơng việc, đồng thời quay trở lại công việc cũ họ làm tốt việc làm tạo điều kiện cho phối hợp nhịp nhàng công việc, tránh trường hợp thực trùng lặp phần hành riêng 3.2.2 Hoàn thiện giá vốn hàng bán Hiện nay, Trung tâm tính trị giá vốn hàng hoá xuất kho theo phương pháp thực tế bình quân gia quyền áp dụng theo phương pháp việc phản ánh số tiền tồn kho hàng hố khơng liên tục mà phải đến cuối tháng kế tốn phản ánh trung tâm nên áp dụng phương pháp nhập trước xuất trước, theo phương pháp kế toán trừ sổ chi tiết hàng hố rút số lượng hàng tồn kho số tiền tồn hàng hoá, phản ánh kịp thời xác tình hình ln chuyển hàng hố doanh nghiệp 3.2.3 Hồn thiện kế tốn bán hàng Cơng ty có sách khuyến khích khách hàng để tăng doanh thu bán hàng nhằm tăng lợi nhuận, cụ thể giảm giá cho khách hàng mua với số lượng lớn, hay thực việc chiết khấu bán hàng Để hạch toán nghiệp vụ này, Trung tâm phải sử dụng tài khoản sau: TK 521: Chiết khấu bán hàng Nợ 532 : Giảm giá bán hàng Khi phát sinh chiết khấu, giảm giá hàng bán, kế toán ghi định khoản sau: Nợ TK 521 Nợ TK 532 Có TK 131 Hoặc Có TK 111, 112 Đồng thời kế toán điều chỉnh doanh thu Nợ TK 511 Hoặc Nợ TK 512 Có TK 531 Có TK 532 Khi nộp tiền bán hàng cho ngân hàng, kế tốn khơng ghi qua tài khoản 113 mà nhận giấy báo có ngân hàng, kế toán ghi thẳng sang tài khoản 112, đến cuối tháng ngân hàng chưa báo có, kế toán ghi qua tài khoản 113, vậy, thời điểm định tháng, kế toán chưa phản ánh đầy đủ tiền vốn Trung tâm Theo em, nộp tiền vào ngân hàng, vào giấy nộp tiền ngân hàng ký nhận, kế toán ghi định khoản sau: Nợ TK 113 Có TK 111 Khi nhận giấy báo có ngân hàng kê tốn ghi Nợ TK 112 Có TK 113 3.2.4 Hoàn thiện việc sử dụng hệ thống sổ kế toán tăng cường ứng dụng phần mềm kế tốn cơng tác hạch tốn kế tốn Nhìn chung, việc hạch toán sổ chi tiết sổ tổng hợp Trung tâm hoàn thiện Hệ thống sổ chi tiết đáp ứng phần yêu cầu đặt cho phép ghi chép chi tiết đối tượng kế tốn địi hỏi phải theo dõi chi tiết cơng nợ, hàng hố… để phục vụ u cầu kiểm tra tính tốn số chi tiêu trung tâm mà sổ tổng hợp không đáp ứng Tuy nhiên Trung tâm bước áp dụng máy vi tính vào cơng tác kế tốn nên số sổ sửa đổi để phù hợp với đặc điểm Trung tâm so với chế độ chưa phù hợp với kiểu mẫu thống Chẳng hạn mẫu sổ bán hàng Trung tâm phần mềm kế toán cài đặt sẵn giúp theo dõi giá vốn, giá bán … nên Trung tâm không mở sổ chi tiết bán hàng sổ chi tiết giá vốn hàng bán quy định Bộ Tài Nhưng sổ bán hàng Trung tâm lại có nhược điểm khơng có số liệu khoản giảm trừ doanh thu mà kế toán tổng hợp khoản từ sổ chi tiết, nhật ký chứng từ bảng kê có liên quan Ngồi sổ tài khoản ghi chép thủ công mà không tổng hợp từ máy nên thường không tập hợp với thời gian quy định Do vậy, Trung tâm xúc tiến việc cài đặt cải tiến chương trình biểu mẫu sổ vào máy vi tính đề giảm bớt tối đa việc ghi chép tay để kế tốn viên tổng hợp sổ kịp thời Hiện với xu hướng vi tính hố hoạt động hạch tốn ưu việt việc sử dụng máy vi tính vào hạch toán như: - Giảm lao động đơn điệu nhân viên kế toán vào sổ kế toán chi tiết, tính tổng hợp số liệu để lập chi tiết báo cáo kế tốn sử dụng phần mềm kế tốn, cơng việc máy tính tự động thực hiện, người việc đưa đầy đủ liệu cần thiết chứng từ gốc vào máy - Cung cấp thơng tin kế tốn cách nhanh chóng, xác Khi sử dụng phần mềm kế tốn ta lấy số liệu sổ chi tiết báo cáo thời điểm số liệu xử lý trực tiếp từ số liệu chứng từ gốc nên khơng có sai lệch số liệu - Thuận tiện cho việc kiểm tra phát sai sót số liệu sổ báo cáo tổng hợp trực tiếp từ số liệu chứng từ gốc, khơng qua sổ trung gian nên có sai sót số liệu sổ kết toán báo cáo kế tốn ta việc kiểm tra thơng tin chứng từ gốc, máy vi tính việc tìm chứng từ để kiểm tra, xem xét nhanh chóng đơn giản Nhận thức tầm quan trọng việc ứng dụng phần mền máy vi tính vào cơng tác hạch toán kế toán, Trung tâm cài đặt số phần mềm kế tốn phục vụ cơng tác phục vụ cơng tác nhập - xuất - tồn hàng hố, quản lý quỹ ngân hàng … thu kết đáng kể Nhưng đặc thù kế tốn hình thức nhật ký chứng từ mà cơng ty áp dụng nên việc đưa máy vi tính vào cơng tác hạch tốn gặp nhiều khó khăn hình thức nhật ký chứng từ có khối lượng sổ sách sử dụng nhiều, cấu tạo sổ phức tạp, quy trình ghi nhận tổng hợp số liệu rắc rối, việc lập trình để vi tính hố tồn phần hành Theo ý kiến em, Trung tâm nên có thay đổi mang tính triệt để: Thay đổi hình thức nhật ký - chứng từ hình thức chứng từ ghi sổ hình thức nhật ký chung hai hình thức phù hợp với việc áp dụng kế toán máy Việc thay đổi chắn gây khơng khó khăn, lúng túng giai đoạn đầu vào nề nếp thực pháp huy hiệu quả, góp phần nâng cao vai trị cơng tác hạch tốn kế tốn, đặc biệt cơng tác hạch toán kế toán bán hàng xác định kết kinh doanh Trung tâm 3.3.5 Hoàn thiện việc sử dụng tài khoản 139 - Dự phòng phải thu khó địi Hiện tại, Trung tâm khơng sử dụng TK139 - Dự phịng phải thu khó địi Điều không phù hợp với doanh nghiệp kinh doanh thương mại có quy mơ có quan hệ giao dịch với nhiều khách hàng Trung tâm Mặc dù trình tiêu thụ, cán Trung tâm thận trọng việc phân loại khách hàng đề xác định phương thức toán tiền hàng số khách hàng có quan hệ tốn chậm với Trung tâm lớn Trong kinh doanh, khó có đảm bảo cách chắn khách hàng khơng bị khả tốn Nếu điều xảy ra, chắc hoạt động Trung tâm bị ảnh hưởng Theo quy định Bộ Tài chính, doanh nghiệp trích dự phịng khoản phải thu có chứng từ ghi nhận khoản phải thu khó đòi thời gian nợ hai năm, doanh nghiệp địi nợ nhiều lần khơng thu khách nợ giai đoạn làm thủ tục giải thể, phá sản bỏ trốn, bị giam giữ, xét hỏi … Việc trích lập dự phịng tiến hành vào cuối niên độ kế toán Qua thực tế Trung tâm, kế tốn có theo dõi công nợ khách hàng sổ chi tiết TK 131 - Phải thu khách hàng lên bảng cân đối chi tiết TK131 phân định rõ khách hàng q hạn tốn khách hàng khó địi khơng sử dụng TK139 - Dự phịng phải thu khó địi Do đó, có khoản phải thu khách hàng khơng thu được, kế tốn Trung tâm hạch tốn trực tiếp ln vào TK811 - Chi phí bất thường làm chi phí bất thường niên độ kế tốn độ kế tốn tăng lên cách đáng kể Vì vậy, theo ý kiến em, Trung tâm nên bổ sung vào hệ thống kế toán tài khoản TK 139 - Dự phịng phải thu khó đòi bổ sung thêm tiểu khoản 6426 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Nội dung TK 139 trình tự hạch tốn nghiệp vụ trích lập, hồn nhập dự phịng theo quy định Bộ Tài Theo quy định này, cuối năm kế toán, xác định mức trích dự phịng phải thu khó địi, kế tốn ghi: Nợ TK 642 (4626) : Chi phí dự phịng Có TK 139 : Trích dự phịng phải thu khó địi Mức trích dự phịng làm tăng chi phí quản lý doanh nghiệp Trung tâm từ ảnh hưởng đến kết hoạt động tiêu thụ lợi nhuận trước thuế Trung tâm mức độ ảnh hưởng nhỏ nhiều so với việc khơng trích dự phịng hạch tốn tồn khoản phải thu khơng thu vào chi phí bất thường trước Trung tâm tiến hành 3.2.6 Hoàn thiện việc sử dụng tài khoản 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Dự phòng thực chất việc ghi nhận trước khoản chi phí thực tế chưa thực chi vào chi phí kinh doanh để có nguồn tài cần thiết bù đắp thiệt hại xảy niên độ sau Trong kinh doanh thương mại, việc vật tư hàng hố bị giảm giá khơng thể tránh nguyên nhân chủ quan khách quan như: giá thị trường giảm, công tác bảo quản … Đặc biệt mặt hàng thiết bị thuỷ mà Trung tâm kinh doanh nhạy cảm với giá thị trường tiến vượt bậc công nghệ, với công hàng thường gọi Đông Nam Á nhập từ Trung Quốc, giá thị trường số mặt hàng giảm mạnh, nhiều Trung tâm phải bán hàng thấp giá mua chịu lỗ Do vậy, Trung tâm có sách mức trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho hợp lý giúp đối phó kịp thời với vấn đề Theo quy định Bộ Tài chính, dự phịng giảm giá hàng tồn kho xác định lần vào cuối niên độ kế toán sở kết kiểm kê hàng tồn kho đối chiếu giá gốc (ghi sổ kế toán) với giá thị trường cùa loại hàng tồn kho Dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo mặt hàng trích dự phịng giảm giá với mặt hàng tồn kho mà giá thị trường giảm xuống so với giá gốc Không lấy phần tăng giá mặt hàng để bù cho phần giảm giá mặt hàng khác Tại Trung tâm TM & XNK thiết bị thuỷ, với phần mềm kế toán quản lý hàng tồn kho chi tiết nay, kế toán nên giá thị trường để lập bảng tính, trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho mặt hàng có giá thị trường giảm so với giá bán gốc Để kế tốn khoản dự phịng giảm giá hàng tồn kho, Trung tâm cần bổ sung vào hệ thống tài khoản TK 159 - Dự phịng giảm giá hàng tồn kho, quản lý hạch toán theo quy định Bộ Tài khoản dự phịng Theo quy định này, cuối niên độ kế toán, có chứng từ chắn giá thị trường có xu hướng giảm sút so với giá gốc hàng tồn kho, kế tốn tính tốn xác định số dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho năm Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập cuối kỳ kế toán năm lớn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho lập cuối kỳ kế toán năm trước số chênh lệch lớn lập thêm, kế toán ghi: Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) Có TK 159 - Dự phịng giảm giá hàng tồn kho Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập cuối kỳ kế toán năm nhỏ khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho lập cuối kỳ kế tốn năm trước số chênh lệch nhỏ hồn nhập kế tốn ghi: Nợ TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632 - Giá vốn hàng hố (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) 3.2.7 Hoàn thiện thủ tục cho khách hàng trả lại phần toàn hàng xuất Việc khách hàng trả lại hàng mua làm ảnh hưởng tới doanh thu uy tín Trung tâm Do vậy, Trung tâm có quy định chặt chẽ thủ tục trả lại hàng cụ thể: - Đơn vị mua (hoặc người mua - tư nhân) phải có công văn xin trả lại hàng ghi rõ lý sao, theo hoá đơn số … ngày … tháng … năm …., mặt hàng, quy cách, số lượng, giá chưa thuế, thuế VAT, tổng số tiền phải toán Giám đốc trực tiếp kiểm tra lại hàng hoá, hàng đảm bảo giữ nguyên trạng ban đầu, đồng ý cho nhận lại phải ghi ý kiến công văn Nhân viên bán hàng lập biên trả lại hàng có chữ ký bên - Nhân viên bán hàng vào biên trả lại hàng, cơng văn hố đơn GTGT bên mua trả lại hàng để lập phiếu nhập lại hàng Theo ý kiến em, quy định nên áp dụng đơn vị, cá nhân mua với số lượng giá trị hàng trả lại lớn, đòi hỏi quy trình thủ tục phải chặt chẽ, đảm bảo thận trọng Như vậy, thủ tục đơn giản nhanh gọn nhiều, tránh gây phiền hà cho khách hàng, tạo hình ảnh tốt đẹp thái độ phục vụ Trung tâm đồng thời tạo thuận lợi cho cơng tác kế tốn hàng bán bị trả lại 3.3 Định hướng nhằm nâng cao công tác kế toán bán hàng xác định kết hoạt động kinh doanh Trung tâm TM & XNK thiết bị thủy Là đơn vị trực thuộc Công ty tư vấn đầu tư & Thương mại, Trung tâm thương mại xuất nhập thiết bị thuỷ có dấu riêng có tài khoản riêng, có đầy đủ tư cách pháp nhân Ngay từ thành lập, dựa tiêu kinh tế đạt từ năm 1996 - 2006, Ban lãnh đạo Công ty Trung tâm đề phương hướng kinh doanh thời gian tới Bảng 2.16 Phương hướng kinh doanh thời gian tới Đơn vị: 1.000.000đ Chỉ tiêu KH Doanh thu 28000 2005 TH %KH 20863 94% KH 2006 TH %KH 35000 2899 89.97 2007 2008 2009 KH 4500 KH 7000 KH 9500 Công ty Doanh thu 28000 21362 90.36 35000 2393 % 87.85 3850 6500 8000 Trung tâm % % 0 Như phương hướng kinh doanh Công ty, Trung tâm giao nhiệm vụ bước nâng cao doanh thu, góp phần vào việc nộp ngân sách đầy đủ, bảo toàn số vốn nhà nước cấp phát triển nguồn vốn kinh doanh Về hoạt động kinh doanh thương mại Trung tâm phải tiền hành bảo đảm yêu cầu sau: - Tích cực mở rộng, khai thác nguồn vật tư thiết bị nước tiếp tục phục vụ theo yêu cầu, giá hợp lý - Phát huy tinh thần trách nhiệm khách hàng, đảm bảo cung cấp vật tư thiết bị theo yêu cầu, giá hợp lý - Mở rộng thêm khách hàng để không ngừng tăng khối lượng vật tư thiết bị cung cấp - Môi giới dịch vụ mua bán tàu cũ - Liên doanh liên kết sản xuất thiết bị cung cấp cho ngành đóng tàu Trung tâm tiếp tục kiện tồn tổ chức, xếp cơng việc phù hợp với nhiệm vụ khả nhân viên Về mặt tài chính, Trung tâm có định hướng tìm cách sử dụng cho có hiệu nhất, rà soát chi tiêu theo tinh thần tiết kiệm đầu tư vào lúc, khoản mục KẾT LUẬN Trong trình chuyển đổi kinh tế từ chế kế hoạch hóa tập trung sang chế thị trường có quản lý Nhà nước, tiêu thụ hàng hóa trở thành vấn đề đóng vai trị định sống cịn q trình phát triển doanh nghiệp thương mại nói chung, với Trung tâm Thương mại Xuất nhập thiết bị thủy nói riêng Do việc hồn thiện cơng tác tổ chức kế toán trở thành yêu cầu tất yếu điều kiện Với chức cung cấp thơng tin kiểm tra kiểm sốt hoạt động kinh doanh cơng ty, kế tốn thực công cụ đắc lực việc phản ánh với Giám đốc cách chặt chẽ tình hình quản lý sử dụng vốn phục vụ cho lãnh đạo quản lý điều hành hoạt động chung toàn Trung tâm Trong thời gian thực tập, tơi có nhiều nỗ lực cố gắng việc tìm hiểu máy tổ chức cơng tác thực hành kế tốn Trung tâm, sâu phân tích, đánh giá ưu nhược điểm nhằm góp phần hồn thiện hoạt động kế toán Trung tâm Mặc dù Chuyên đề giúp đỡ tận tình giáo viên hướng dẫn thực tập – Cô Phạm Thị Thuỷ giúp đỡ Ban lãnh đạo cán Trung tâm, chắn Chun đề tơi cịn nhiều thiếu sót, hạn chế… Tơi mong nhận ý kiến đóng góp giáo viên hướng dẫn Trung tâm nhằm tiếp tục hoàn thiện chuyên đề nâng cao tri thức thân Tôi xin trân trọng cảm ơn! ... sổ bán hàng Trung tâm phần mềm kế toán cài đặt sẵn giúp theo dõi giá vốn, giá bán … nên Trung tâm không mở sổ chi tiết bán hàng sổ chi tiết giá vốn hàng bán quy định Bộ Tài Nhưng sổ bán hàng Trung. .. vụ Trung tâm đồng thời tạo thuận lợi cho công tác kế toán hàng bán bị trả lại 3.3 Định hướng nhằm nâng cao cơng tác kế tốn bán hàng xác định kết hoạt động kinh doanh Trung tâm TM & XNK thiết bị. .. kinh doanh Trung tâm thương mại xuất nhập thiết bị thuỷ 3.2.1 Hồn thiện phân cơng máy kế tốn Phịng kế tốn Trung Tâm gồm người, với trình độ cao kinh nghiệm lâu năm thực lợi Trung tâm việc bố trí